Art Science of Document Examination Final Spanish v2

Art Science of Document Examination Final Spanish v2

Global Transaction Services
Cash Management Trade Services and Finance Securities and Fund Services
El Arte y la Ciencia de Examinar Documentación
bajo Cartas de Crédito
Victor Peña
Vice-Presidente / Asesor Técnico Regional de Comercio Internacional
15 de Noviembre de 2006
"Este material se entrega exclusivamente con fines
educativos e ilustrativos y no constituye una
promoción de ningún producto o servicio en
particular de parte de Citigroup."
1
Revisión Eficaz de Documentos
n
¿Por qué un banco debe ser más eficaz en el examen de
la documentación de las cartas de crédito?
n
¿Cómo puede un banco examinar más eficazmente la
documentación?
2
Objetivos del Examinador de Documentos
n
Examinar la documentación eficazmente
– Mantener la integridad de pago
de la carta de crédito
– Mitigar los riesgos para el banco
3
Las Funciones de los Bancos
n
Banco Emisor
- Compromiso de pagar siempre
que se presenten los documentos
estipulados y se cumplan todos
los términos y condiciones del
crédito
n
Banco Confirmador
- Compromiso, además de aquél
del banco emisor, de pagar
siempre que se presenten los
documentos estipulados y se
cumplan los términos y
condiciones del crédito
n
Banco Nominado
- No tiene obligación de pago, a
menos que agregue su
confirmación al crédito
4
Riesgos por no Detectar Discrepancias
n
Demoras en los pagos al beneficiario que generan
reclamos de intereses por pago atrasado
n
Imposibilidad de obtener reembolso, lo cual acarrea una
posible pérdida
n
Posibilidades de pérdida de negocios
n
Posibilidades de pérdida de la reputación
5
Pasos para la Revisión Eficaz de Documentos
n
Observar los procedimientos internos establecidos
n
Con respecto a la carta de crédito
- asegurarse de que se presenten
todos los documentos;
- asegurarse de que se cumplan
los términos y condiciones
n
Con respecto a UCP 500, ISP98
- cumplimiento de las normas
n
Comparar los documentos para verificar la consistencia
n
Aplicar las prácticas bancarias normales
- ISBP 645
- Decisión de la CCI sobre los originales
- Documentos de posición de la CCI
- Dictámenes de la CCI
6
La Carta de Crédito
n
La carta de crédito se
relaciona con la
documentación presentada
n
Se presentan la carta de crédito
original y las enmiendas si se
necesitan
n
La carta de crédito no ha
vencido
n
n
Si venció y está disponible
en otra parte, la
presentación se realizó
antes del vencimiento
Si se presenta la carta de
crédito original, revisar los
endosos
n
Transferencias / cesiones
n
Otras presentaciones recibidas
internamente
n
Carta de Crédito operativa
7
Enmiendas
n
Aceptadas / rechazadas
n
Puede ser necesario determinarlo mediante la revisión
de la documentación
n
Puede ser necesario comunicarse con las partes
8
Normas para la Revisión de Documentación
n
Revisar la carta remesa
información pertinente.
n
Conformidad con los términos de la carta de crédito
n
Prácticas bancarias internacionales estándar
n
Examinar toda la documentación METICULOSAMENTE,
no suponer que el banco nominado ha realizado un
trabajo meticuloso o que le informó de todas las
discrepancias.
9
para
obtener
toda
la
Normas para la Revisión de Documentación
n
Los documentos que no son consistentes entre sí, no están en
conformidad.
n
No se examinan los documentos que no se señalan en la carta
de crédito.
n
No se tendrán en cuenta las condiciones no documentarias de la
carta de crédito.
n
Cuidado razonable /sentido común
n
Aceptación de las discrepancias en la documentación:
El banco en primer lugar, el ordenante en segundo lugar.
10
Fechas en una Carta de Crédito
n
Última fecha de embarque
n
Plazo de presentación
n
Fecha de vencimiento
11
Fecha de Vencimiento y Lugar de Presentación
n
La documentación se debe presentar en la fecha de
vencimiento o antes
n
Lugar de presentación que se señala en la carta de
crédito
n
La presentación en conformidad para esa fecha,
incluso si no se ha examinado o pagado, satisface
fecha vencimiento
n
La presentación de los documentos donde se corrigen
las discrepancias después del vencimiento o del
último día para la presentación no está conforme
12
Plazo de Presentación
n
Se aplica a las cartas de crédito con documento de
transporte, se estipula en la carta de crédito o se aplica
el artículo 43 de la UCP 500
n
Si se trata de embarques múltiples con el mismo
medio de transporte / viaje / destino use la fecha del
último documento de transporte
13
UCP 500
Artículos 13 & 14
Examine Documents
(Issuing Bank)
[13(a)(b)]….examine all documents; with reasonable
care; on their face; international banking practice;
reasonable time not exceeding seven banking days.
Documents found in compliance
Step 1
Documents found not in compliance
[14(a)]….pay, accept or incur deferred payment
undertaking.
(i)….to reimburse the Nominated Bank.
(ii)….to take up the documents.
[14(b)]….must determine on the basis of documents
alone whether or not they appear on their face to be
in compliance.
Step 2
Decide to refuse and
give Notice of Refusal
Seek Applicant waiver
[14(c )]…. may in its sole judgment approach the
Applicant for a waiver of the discrepancy(ies) in a
reasonable time not exceeding seven banking days.
Step 4
Applicant waiver
received
Bank accepts the
Applicant’s waiver
Pay, accept or incur a
deferred payment
undertaking
Bank rejects the
Applicant’s waiver
[14(d)(I)]….decides to refuse
the documents, it must give
notice to that effect by
telecommunication or, if that
is not possible, by other
expeditious means, without
delay but no later than the
close of the seventh banking
day following the day of
receipt of the documents.
[14(d)(ii)]….must state all
discrepancies in respect of
which the bank refuses the
documents and must also
state whether it is holding the
documents at the disposal of,
or is returning them to, the
presenter.
Applicant waiver not
received
Give Notice of Refusal
[14(d)(I)]….decides to
refuse the documents, it
must give notice to that
effect by
telecommunication or, if
that is not possible, by
other expeditious means,
without delay but no later
than the close of the
seventh banking day
following the day of receipt
of the documents.
[14(d)(ii)]….must state all
discrepancies in respect of
which the bank refuses the
documents and must also
state whether it is holding
the documents at the
disposal of, or is returning
them to, the presenter.
Step 3
Step 5
[14(b)] If the documents
appear on their face not to
be in compliance with the
terms and conditions of the
Credit, such banks may
refuse to take up the
documents.
[14(d)(I)]….decides to
refuse the documents, it
must give notice to that
effect by
telecommunication or, if
that is not possible, by
other expeditious means,
without delay, but no later
than the close of the
seventh banking day
following the day of receipt
of the documents.
[14(d)(ii)]….notice must
state all discrepancies in
respect of which the bank
refuses the documents and
must also state whether it
is holding the documents
at the disposal of, or is
returning them to the
presenter.
Examine Documents
(Confirming/Nominated Bank)
[13(a,b)]…. banks examine all documents; with
reasonable care; on their face; international banking
practice; reasonable time not exceeding seven
banking days.
Documents found in compliance
Step 1
Documents found not in compliance
Confirming Bank: pay, accept or incur deferred
payment undertaking; forward documents to Issuing
Bank and claim reimbursement.
Nominated Bank: Negotiate; forward documents to
Issuing Bank and claim reimbursement.
[14,b]….must determine on the basis of documents
alone whether or not they appear on their face to be
in compliance.
Step 2
Correctible
discrepancy(ies)
Re-Presentation
within expiry and
presentation period
Corrected documents
re-presented within expiry and
presentation period:
Confirming Bank: pay, accept or
Incur deferred payment
undertaking; forward documents
to Issuing Bank and claim
reimbursement.
Nominated Bank; negotiate;
forward documents to Issuing
Bank and claim reimbursement.
Step 3
Un-Correctible
discrepancy(ies)
Re-Presentation
after expiry or last date
for presentation
Decide to refuse and give
Notice of Refusal
(Confirming Bank)
Correct documents
re-presented after expiry or last
date for presentation is
discrepant and cannot be
corrected.
(Refer to Un-correctible
discrepancy(ies)
[14(b)] If the documents appear
on their face not to be in
compliance with the terms and
conditions of the Credit, such
banks may refuse to take up the
documents.
[14(d)(I)]….decides to refuse the
documents, it must give notice
to that effect by
telecommunication or, if that is
not possible, by other
expeditious means, without
delay but no later than the close
of the seventh banking day
following the date of receipt of
the documents.
[14(d)(ii)]….notice must state all
discrepancies in respect of
which the bank refuses the
documents and must also state
weather it is holding the
documents at the disposal of, or
is returning them to, the
presenter.
Seek instruction
from
Beneficiary
Cable Issuing Bank of
discrepancy(ies) and seek
approval to:
Confirming Bank: pay, accept
or incur deferred payment
undertaking.
Nominated Bank: negotiate.
Forward documents to the
Issuing Bank for approval
Plazo Razonable
n
Plazo razonable no superior a siete días bancarios
hábiles después de la recepción para examinar los
documentos
n
Aceptar o rechazar los documentos
– Informar a la parte que los presenta
16
Notificación de Discrepancias
n
Notificación siete días bancarios hábiles después de la
recepción
– A la parte que los presenta
• banco que presenta los documentos;
• parte que los presenta en nombre del beneficiario;
• beneficiario
– La notificación debe indicar:
• los documentos "rechazados"
• TODAS las discrepancias
• Estado de los documentos
» Se mantienen a disposición del presentador
» Se devolvieron al presentador
17
Discrepancias clave que se deben identificar
n
Fecha de vencimiento
n
Embarque fuera de plazo
n
Fuera de periodo presentación
n
Descripción de las mercancías
18
Discrepancias clave que se deben identificar
n
Monto girado excede monto original
n
Monto girado por debajo del monto original
n
Embarques / giros fraccionados
n
Embarques / giros parciales
19
Consejos de Examinadores “Veteranos"
n
Leer la carta de crédito y las enmiendas…
Leer la carta de crédito y las enmiendas…
n
Incorporar las enmiendas que no se rechazaron en la
carta de crédito
n
Leer la carta remesa, información útil
n
Conseguir el estado de la carta de crédito en el sistema
de procesamiento
20
Consejos de Examinadores “Veteranos"
n
Usar una lista de verificación para el examen de
documentos
n
Examinar la documentación en orden
n
Establecer un vocabulario
discrepancias comunes
n
Tener cuidado con la “Consistencia" de los documentos
– no es una ciencia exacta
n
Seguir la pista a la cantidad de mercancías enviadas
21
estándar
para
las
Sistema de Procesamiento y Prestación de Servicios de
Citibank
n
Útil durante el desarrollo de la transacción
n
Automatiza los procesos manuales con lo que se reducen los
posibles errores
n
Pantalla de visualización integrada para el historial de la
transacción: Servicio al cliente
n
Mapeo automático de los mensajes SWIFT entrantes
n
Depósito único de todos los mensajes (datos e imágenes)
22
Sistema de Procesamiento y Prestación de Servicios de
Citibank
n
Proceso de un solo paso en un sistema de principio a fin
n
Controles de cumplimiento automatizados
n
Remisión y solución de problemas en línea de aspectos de crédito,
funcionamiento, cumplimiento y discrepancia
n
Examen de documentos en línea utilizando imágenes
n
Generación automática de solicitudes de reembolso antes del
vencimiento
23
Calidad y Controles
n
Control de rechazos
n
Certificación de especialista en crédito documentario para los
examinadores de documentos
n
Trade Advisory – apoyo técnico
n
Coordinación entre las regiones en el ámbito del
procesamiento
n
Capacitación y mesas redondas internas
24
Futuros Acontecimientos en Cuanto a la Revisión de
Documentos
n
Lanzamiento de las normas UCP 600
n
Modificación de la práctica bancaria internacional
estándar
25
¿Alguna Pregunta?
Nuestros especialistas técnicos en comercio internacional con gusto responderán a sus
preguntas técnicas sobre las cartas de crédito. Mencione que asistió a nuestro webinar
sobre examen de documentos
Servicio al Cliente para Instituciones Financieras en Tampa, FL
Teléfono: 1-813-604-7216
Correo electrónico: [email protected]
Nuestros ejecutivos bancarios de comercio internacional están a su disposición para
proporcionarle información adicional sobre nuestros servicios de comercio internacional,
capacidades de finanzas comerciales y nuestra red mundial. Comuníquese con:
John Ladany en Nueva York, NY
Alfredo Rodriguez en Miami, FL
Teléfono: 1-212-816-1069
Teléfono: 1-305-347-1351
Correo electrónico:
[email protected]
Correo electrónico:
[email protected]
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