Manual de Expositores

Transcripción

www.colombiamar.co
Manual de
Expositores
Contenido
1
Información General
2
Reglamento Centro de Convenciones
3
Dimensiones y Capacidades de Áreas del CCCI
4
Envío de Carga y Material
5
Directorio de Expositores
6
Mobiliario
7
Audiovisuales
8
Diseño de Stand
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Información General
LOCALIZACIÓN
CENTRO DE CONVENCIONES CARTAGENA DE INDIAS
El Centro de Convenciones Cartagena de Indias está ubicado en
el Centro Histórico de la ciudad, a escasos metros de la ciudad
amurallada y de los principales hoteles de la ciudad, a minutos de
la zona moderna y hotelera de Bocagrande y El Laguito.
Alrededor del Centro de Convenciones Cartagena de Indias, en el
sector Getsemaní se encuentran hoteles y hostales para su mayor
comodidad y cercanía. En nuestra página web: www.cccartagena.
com podrá ver la localización exacta del CCCI así como de los
hoteles más cercanos.
El ingreso al CCCI de materiales, mercancía y personal de apoyo
se efectúa a través de la entrada de la Bodega, en los Planos del
capítulo 3 podrá identificar la entrada al CCCI.
El ingreso de camiones al Centro Histórico está regulado por
el Departamento Administrativo de Tránsito y Transporte de
Cartagena, DATT, quienes restringen el tráfico vehicular en esta
zona.
4
Centro Histórico, Getsemaní
Calle 24 #8A-344
Cartagena de Indias , Colombia
Horario de Montaje Stands
Lunes 13 de Marzo de 7:30 - 22:00
Martes 14 de Marzo de 7:30 - 22:00
Horarios de la Muestra Comercial
Miércoles 15 de Marzo de 8:00 – 18:00
Jueves 16 de Marzo de 8:00 – 18:00
Viernes 17 de Marzo de 8:00 – 18:00
Horario de Desmontaje
Viernes 17 de Marzo de 16:00 - 23:00
Por consideraciones de seguridad ninguna
persona menor de 13 años será permitida en
sala de exposiciones.
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2
Reglamento Centro de
Convenciones (CCCI)
2.1. HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE
El horario de atención para Montajes en el CCCI es el lunes 13 y
martes 14 de marzo de 08:00 a 18:00 y Desmontajes el día viernes
17 de marzo de 16:00 a 23:00 de 2017. Los organizadores del evento
podrán establecer modificaciones en el horario, por favor consulte
con anticipación con el organizador del evento o directamente en
la oficina de Atención al Expositor del CCCI las fechas y el horario
establecido para el montaje y desmontaje del evento. Es importante
recordar que este horario es de estricto cumplimiento.
Durante el horario de montaje usted podrá ocupar las áreas
contratadas por la organización del evento para el montaje. Treinta
minutos después de finalizado el horario de montaje, evento o
desmontaje se efectuará corte en la corriente eléctrica del área
comercial. Si la maquinaria, o equipos de su muestra comercial
requieren suministro eléctrico constante, favor comuníquese con
la Oficina de Atención al Expositor, solicite y diligencie el formulario
de Solicitud de Servicios.
Importante: No se permite el montaje de áreas comerciales
fuera del tiempo establecido contractualmente por el
organizador del evento. Tenga esto en cuenta al momento
de programar el diseño y el personal de apoyo para el
montaje y desmontaje de su área comercial.
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2.2. ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAL DE APOYO,
MATERIALES Y MERCANCÍA
El ingreso de personal de apoyo, materiales y mercancías se
efectúa por la entrada de la Bodega. Al momento de su llegada
nuestro Departamento de Seguridad verificará su acreditación
como expositor por parte de los organizadores del evento.
El CCCI posee diversos accesos que pueden facilitar la entrada
y salida de personal o materiales a diversas áreas. Estos accesos
solo podrán ser habilitados por los organizadores/operadores del
evento, siempre y cuando se cumplan a cabalidad las condiciones
de seguridad estipuladas por el CCCI. En caso de que su muestra
comercial considere conveniente la utilización de accesos
diferentes a los de Bodega, comuníquese con su organizador de la
muestra comercial para que este realice la solicitud al CCCI.
Personal de Apoyo: Por favor asegúrese de que su personal tenga
en todo momento la escarapela que lo acredite como personal
de montaje, apoyo o desmontaje. De igual manera, asegúrese
de que el personal contratado para realizar labores tenga al día la
afiliación al sistema de Seguridad Social, esta es su responsabilidad
expositor que contrata los servicios de montaje a terceros y según
lo describe el artículo 2do del decreto 129 de 2010 de la legislación
colombiana.
Convenciones (CCCI)
Ingreso y Salida de Mercancía: Para el ingreso de mercancía
destinada para la Zona Franca Transitoria, por favor remítase a la
sección IV, donde detallamos el procedimiento a seguir.
Solo sé permite el ingreso de la mercancía que está directamente
relacionada con la muestra comercial y durante los días de
montaje. Por medidas de seguridad, sin excepciones, el CCCI no
recibe mercancía o cualquier otro producto antes de las fechas de
montaje.
El CCCI cuenta con una bodega de 100m2, por lo tanto la
mercancía debe salir hacia las áreas de exposición en su totalidad;
al término de la exposición cuenta con máximo un tiempo de 24
horas para retirar las mercancías, luego de lo cual se procederá a
considerarlas en abandono voluntario y se dispondrá de ellas para
habilitar el espacio de bodegaje
Si usted decide enviar mercancía al CCCI utilizando una empresa
transportadora, la carga debe dirigirse a nombre de la persona
o empresa que realizará el montaje, o a nombre de la persona
que retirará la mercancía de la bodega para llevarla a la muestra
comercial, no olvide referenciar siempre el nombre del evento
para el cual será utilizada la mercancía. Favor abstenerse de enviarla
remitida a personal del CCCI.
Cualquier carga programada para ser entregada en el CCCI deberá
ser enviada con cargo al expositor. El CCCI no aceptará envíos por
2
cobrar, ni acepta responsabilidad por los costos asociados con la
entrega o recogida de la mercancía.
Si su exposición posee elementos contemplados dentro de
aquellos que deben cancelar un derecho de ingreso (para
más detalle revise la sección IV de este manual), favor realice el
respectivo trámite con anticipación. El CCCI se reserva el derecho
de permitir el ingreso de estos elementos a sus instalaciones de no
haber efectuado oportunamente el trámite.
Para mayor información del Cargue y Descargue de Mercancia ver
capítulo 4 .
2.3. MONTAJE DE LA MUESTRA COMERCIAL
El CCCI desea brindarle un servicio de alta calidad en este evento, y
en los eventos futuros en los que participe, para lograrlo requerimos
de su colaboración en el cuidado de la infraestructura física y de
los elementos dispuestos para alquiler en el CCCI.
Le solicitamos tener en cuenta los siguientes aspectos para la
planificación de su muestra comercial:
A. Es requisito indispensable para iniciar el montaje de las áreas
de exhibición la entrega formal por parte del Coordinador de
Evento del CCCI. Los expositores o las empresas que tengan
a su cargo el montaje de uno o varios stands deben recibir las
7
2
8
Convenciones (CCCI)
áreas correspondientes por parte del encargado.
B. Los elementos utilizados en el área deben ser auto-sostenidos,
no se permiten anclajes, amarres, uso de chazos o puntillas,
tornillos, perforaciones, ni pegar nada sobre pisos, muros,
plafones, columnas u otras instalaciones del CCCI. Los diseños
de los stands deben contar con elementos terminados y
pintados, listos para ser ensamblados. EL CCCI no cuenta
con área para taller de producción o acabado y no podrán
desarrollarse estas actividades al interior del CCCI.
C.No está permitido pintar con sistemas de aspersión o
compresión dentro del CCCI.
D. No está permitido retirar las alfombras del CCCI. De generarse
algún daño a las alfombras (manchas de pintura, perforaciones,
cortes o quemaduras) el CCCI realizará el cobro de acuerdo
con las tarifas de multas por daño. La limpieza o reparación
de las alfombras será realizado por personal autorizado por el
CCCI.
E. Se debe prever utilizar plataformas o tarimas en caso de requerir
acabados sobre el piso o la alfombra, para no ocasionar daños
al piso de mármol o a las alfombras del CCCI.
F. Está prohibido pegar, láminas o cualquier autoadhesivo en
pisos o paredes y techos del CCCI.
G. Toda empresa de montaje debe contar con las herramientas y
equipos necesarios para la ejecución de sus trabajos. El CCCI
no posee herramientas o equipos para préstamo. Si su material
de muestra así lo exige, prevea con el organizador/operador la
existencia de un área especial o secretaría técnica adecuada
en ubicación y área con respecto a sus stands.
H.Todo stand que realice un desarrollo estructural debe
contar con la aprobación de un ingeniero que verifique el
cumplimiento de la nueva Norma Sismo Resistente 2010 NSR10.
I. El expositor y/o las empresas de montaje son responsable
del aseo de los stands durante el montaje y desmontaje.
Se considera basura o escombros a los materiales que se
encuentren en las áreas comunes o fuera del área asignada
al expositor. Si usted requiere el servicio de retiro de basuras o
escombros por favor solicítelo con antelación a la oficina de
atención al expositor.
J. El CCCI realizará el levantamiento de materiales, objetos o
mercancía que encuentre abandonados en las áreas comunes
o de circulación, sin responsabilidad por su estado o paradero,
y cobrará los gastos que genere esta operación al expositor
responsable de acuerdo a la tabla de multas 2012.
K. Si requiere colgar elementos de los techos o estructuras de los
salones o halls de exposiciones, debe solicitar a la Oficina de
Atención al Expositor la autorización para dicha actividad, este
permiso debe ser solicitado por lo menos 30 días antes de la
fecha de inicio de montaje. En caso de no hacerlo se multará
con un valor de $500.000,oo. El CCCI reservamos el derecho
de desmontar cualquier elemento que no se encuentre
aprobado previamente por la oficina de Atención al Expositor.
Convenciones (CCCI)
L. No se permite bajo ninguna circunstancia que personal ajeno
al CCCI opere sobre las cubiertas del edificio.
M. El expositor y/o las empresas de montaje están en la obligación
de conocer, entender y difundir estas normas a todo el
personal que se encuentra involucrado en el diseño, montaje,
desarrollo y desmontaje de la exhibición.
El CCCI se reserva el derecho de detener el proceso de
montaje o a retirar o desmontar elementos o stands que
no cumplan las normas de este manual. Esto generará un
cobro al expositor. Para cualquier consulta o aclaración,
diríjase a la Oficina de Atención al Expositor. El CCCI se
reserva el derecho de ingreso a compañías de montaje
que sean recurrentes en violar las normas del CCCI, así
como de empleados que insistan en descuidar sus medidas
mínimas de seguridad industrial y de protección física de las
instalaciones.
2.4. MEDIDAS DE CONVIVENCIA
Para garantizar que los eventos se desarrollan de manera adecuada,
es importante que cada expositor vele por el cumplimiento de las
normas que a continuación presentamos:
A. Su montaje no deberá invadir las áreas comunes como pasillos,
corredores, rutas de evacuación, rutas de servicios, etc.
2
Tampoco deberá invadir las áreas asignadas a otros expositores.
Si usted considera que las áreas demarcadas para su muestra
comercial no son las adecuadas, contacte inmediatamente al
organizador del evento.
B. Todos los elementos publicitarios como pendones, skylines,
mobiliario, entre otros, deberán permanecer dentro su área de
muestra comercial. Evite siempre obstaculizar las áreas visuales
de sus vecinos. No es permitida la utilización de material
obsceno o que vaya en contra de la moral de las personas
asistentes al evento.
C. Todo montaje debe prever la utilización de acabados óptimos
para todas las fachadas que puedan ser vistas en la exhibición.
D. Evite generar ruido o sonidos que puedan causar molestias
o incomodidad a expositores o visitantes, el expositor o el
encargado del montaje, debe prever sistemas de aislamiento
acústico adecuado o volúmenes de no más de 80 decibeles a
tres (3) metros de la fuente de emisión. En caso de no acatar el
límite se dará aviso de suspensión del fluido eléctrico.
E. Para garantizar la seguridad en el CCCI, los montajes no deben
en ningún momento bloquear cajas eléctricas, extintores y
gabinetes de incendios o salidas de emergencia. Verifique en
los planos que se encuentran en la pagina web la ubicación de
las mismas.
F. El transporte de materiales y mercancía de los stands debe
realizarse por los pasillos, corredores y escaleras de servicios
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2
Convenciones (CCCI)
que posee el CCCI. En ningún caso deberá realizarse por
zonas comunes.
G.Coordine con anticipación la logística del montaje de su
muestra comercial con su organizador/operador, con el fin
de evitar que la mercancía quede retenida en áreas donde el
montaje de otros expositores o el inicio de eventos no permitan
su tránsito.
2.5.DESMONTAJE
El expositor deberá entregar el espacio y los elementos arrendados
al CCCI para la realización de sus actividades en las mismas
condiciones de conservación y aseo en las que fue entregado.
Verificado esto, el Coordinador del Evento entregará al expositor un
Paz y Salvo que le permitirá retirar sus materiales y mercancías de la
bodega del CCCI. En caso de que se reporten daños ocasionados
a las áreas o los elementos en arriendo, se aplicarán cargos que
correrán por cuenta del expositor. Es importante tener en cuenta
que hasta que el valor no haya sido cancelado, no se emitirá el Paz
y Salvo para salida de mercancía y materiales del CCCI.
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Finalizado el periodo de tiempo establecido para el desmontaje, los
elementos que aún permanezcan en el área de exhibición del CCCI
serán considerados en abandono voluntario. El CCCI se encargará
del retiro de los mismos (sin que ello implique responsabilidad
del CCCI sobre los mismos) y cobrará el transporte y el retiro del
material ya sean escombros, decoración o mercancía, al expositor.
2.6. INGRESO DE MAQUINARIA PESADA Y VEHÍCULOS
Las resistencias de los pisos del CCCI varían de un área a otra,
le invitamos a revisar la Tabla de Dimensiones y Capacidades
de Áreas del CCCI, en el capítulo 3, al momento de planear su
muestra comercial. Para garantizar la seguridad al interior del
CCCI es indispensable que diligencie el formulario de ingreso de
maquinaria pesada y vehículos el cual debe solicitarse y enviarse a
la Oficina de Atención al Expositor, por lo menos 30 días antes del
inicio del evento. Recuerde que la aprobación de este formulario
y la expedición de la autorización de ingreso son indispensables
para el ingreso de su maquinaria o vehículo durante el montaje
del evento.
Toda maquinaria o equipo pesado deberá estar apoyado sobre
cojinetes de hule o material similar que amortigüe y proteja el piso,
distribuyendo la carga con tarimas, a fin de evitar concentraciones
que excedan la capacidad del carga del piso.
Todo vehículo exhibido debe tener los cables de la batería
desconectados. El tanque de gasolina debe estar sellado o tener
una tapa con llave, debe estar con máximo ¼ de tanque, y se
debe poner un cobertor de plástico debajo del vehículo para evitar
cualquier posible derrame.
Los automoviles ubicados sobre el tapete del CCCI, deben tener
las llantas cubiertas en plástico, o un tapete o plástico debe estar
debajo cubriendo las llantas para evitar daños. Los vehículos no se
Convenciones (CCCI)
moverán en ningún momento durante las horas de exhibición. Por
favor consulte en el plano las rutas de ingreso de los vehiculos a las
diferentes áreas del CCCI.
2.7.ALTURAS
La altura máxima permitida dentro de los pabellones es la
estipuladad en el capítulo 3 de Dimensiones y Capacidades de
Áreas del CCCI. Es importante tener en cuenta que la altura no
estropee la visibilidad de los stands vecinos ni bloquee los ductos
del sistema de aire acondicionado.
2.8. SERVICIOS ELÉCTRICOS
Está estrictamente prohibido el acceso a las instalaciones
eléctricas del CCCI por parte de personal que no pertenezca a
nuestro equipo de trabajo. Recomendamos utilizar estabilizadores
de voltaje para reforzar la protección de computadoras y equipos
electrónicos.
El cableado de la muestra comercial no podrá bajo ninguna
circunstancia colgar de la estructura o columnas, debiendo ser
conducido en forma oculta por canalizaciones adecuadas y
quedar debidamente protegido.
Si su muestra comercial, tendrá equipos que requieren conexiones
adicionales, el expositor deberá presentar a la Oficina de Atención
al Expositor, la información técnica de los equipos en exposición.
2
Así mismo deberá marcarse la distribución total de la red eléctrica
que se instalará en el espacio comercial en un plano eléctrico y de
logística que indicando claramente, las características del equipo a
utilizar sujetándose a lo siguiente:
• Los interruptores que se usen deberán ser termo magnéticos
• Los cables que se utilicen para la alimentación de contactos,
deberán ser necesariamente de uso rudo.
• Los cables para la alimentación de lámparas, podrán ser de uso
rudo o dúplex, siempre y cuando sean del calibre requerido por
la carga eléctrica, cuenten con balastros y no se encuentren
en el piso.
• Las uniones de cables deberán ser siempre aisladas con la cita
adecuada para este fin.
La finalidad de estas normas, es la de proteger las instalaciones del
evento contra calentamientos innecesarios por cargas no previstas
y el de asegurar el suministro eléctrico adecuado a cada expositor.
Si la muestra comercial no cumple con las normas de seguridad
anteriormente señaladas, el CCCI se reserva el derecho de
desconectar y retirar los aparatos, focos, lámparas, spots, o equipos
de cualquier otra índole que pongan en riesgo la seguridad del
edificio y sus ocupantes.
11
12
Convenciones (CCCI)
Los expositores deben asegurarse que el personal que ejecuta las
instalaciones eléctricas, está matriculado en el CONTE (Consejo
Nacional de Técnicos Electricistas) y cumplen con el Reglamento
Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE) de lo contrario el CCCI
no autoriza la instalación de los elementos y/o equipos eléctricos.
2.9. SERVICIOS DE AGUA Y DESAGÜES
El CCCI puede brindar el servicio de conexión al agua y de
desagües, sin embargo tenga en cuenta que no en todos los
lugares es posible instalar estos servicios. Verifique en nuestros
planos los puntos donde es posible habilitarlos y solicite con 30
días de anticipación al inicio del evento el correspondiente servicio
adicional.
2.10. PRIMEROS AUXILIOS
En caso de que los organizadores/operadores del evento contraten
con el CCCI los servicios médicos y de atención de emergencias,
el CCCI pondrá a su disposición un área de enfermería en la cual
se prestan los servicios de primeros auxilios durante el horario
del evento y otros servicios de atención en salud según hubiesen
sido contratados por el organizador /operador del evento. Por
favor identifique en los planos su localización. En caso de que
el organizador/operador del evento hubiese decidido utilizar
los servicios médicos por medio de terceros ajenos al CCCI,
contáctelo para que este le entregue la ubicación y servicios
médicos disponibles para el evento.
2
2.11. MANEJO DE BASURAS
El personal de aseo del CCCI se encargará de efectuar recolección
de basuras según los horarios establecidos con el organizador de
la muestra comercial, mientras esto ocurre, cada expositor deberá
mantener la basura generada en su stand, en sus respectivas
canecas de manera que no causen incomodidad a los vecinos o
visitantes.
En caso de que su muestra comercial genere volúmenes de
basuras o residuos superiores a las capacidades de las canecas
suministradas para cada stand, o en caso de que su exposición
requiera el servicio de limpieza permanente no dude en contactar
a nuestra Oficina de Atención al Expositor, para ofrecerle el servicio
de manejo de estos residuos.
2.12. ASCENSORES Y EELEVADOR DE CARGA
El CCCI cuenta con un (1) ascensor de carga, (1) ascensor mixto y
(1) ascensor de personal. Los ascensores se encuentran disponibles
para el uso de los expositores durante los días contratados por
la organización del evento. Estos elevadores alimentan la zona
de carga y descarga, la bodega, Gran Salón Barahona y Hall de
Exposiciones.
A continuación la ubicación y capacidad de cada uno de los
elevadores disponibles:
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2
Convenciones (CCCI)
Niveles
Dimensiones Entrada
1
2
3
ancho
alto
ancho
alto
largo
Servicio 1
Bodegas
Barahona 3
Oficinas
1.1 mts
2.1 mts
2 mts
2.22 mts
1.7 mts
1.6 ton
De carga
Bodegas
Barahona 3
No aplica
5 mts
3.9 mts
5 mts
3.9 mts
2.9 mts
4.5 ton
Es responsabilidad de los expositores el adecuado uso de estos
elevadores y no exceder la capacidad de cada uno de estos según
la tabla de capacidades.
Tenga siempre en cuenta y coordine con el organizador de la
muestra comercial, el orden de los montajes, debido a que las áreas
de muestra comercial aledañas al ascensor de carga, deberán ser
las últimas en montarse.
2.13. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD POR PÉRDIDA O
HURTO
El CCCI ofrece seguridad institucional, únicamente en áreas
comunes y perimetrales. Si desea contar con seguridad para su
área comercial por favor solicite el servicio adicional a la Oficina de
Atención al Expositor.
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Dimensiones Compartimiento
Capacidad
de Carga
Ascensores
El CCCI no se hace responsable por pérdida o hurto de elementos
tales como computadores portátiles, celulares, cámaras de
video, agendas digitales, bolígrafos, cámaras de fotografía, video,
grabadoras de voz, efectos personales, entre otros. Las muestras
comerciales deberán contar con personal durante el desarrollo del
evento y estar atentos a sus equipos y artículos.
En caso de presentarse la pérdida de algún elemento dentro
de nuestras instalaciones, favor reporte la situación a la Oficina
de Seguridad (identifique su ubicación en el plano), a donde se
acumulan objetos que son abandonados (lost&found). De no
hallarse el objeto en esta oficina, a través de nuestro sistema de
cámaras de seguridad se verificará si es posible colaborar para
resolver la eventualidad, y de ser necesario, se brindará orientación
para efectuar el correspondiente denuncio ante las autoridades.
Convenciones (CCCI)
Es obligación del cliente y de los participantes de los eventos tomar
las pólizas de seguro contra daño o hurto de los elementos que
ingresarán al CCCI.
2.14. PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE INCENDIOS
Es obligación del CCCI y de los expositores velar por el cumplimiento
de las normas y regulaciones del Departamento de Bomberos de
Cartagena.
El CCCI posee un sistema automático de regaderas, adicionalmente,
gabinetes para las mangueras de incendio y los extinguidores. Está
prohibido esconder, obstruir o dañar las puertas de salida, las luces
de salida, las estaciones de alarma, los gabinetes de mangueras de
incendio, los extinguidores y las luces estroboscópicas.
Está restringido el ingreso y manipulación al interior del CCCI
de Gases comprimidos inflamables, tanques de helio, líquidos
inflamables o combustibles, químicos o materiales peligrosos; y
Clase II o laser mayor, agentes explosivos.
Se encuentra restringida la utilización de equipo eléctrico para
cocinar, aparatos de llama abierta, equipos y materiales de soldadura,
equipo de corte o llama abierta, munición, aparatos radioactivos,
aparatos de presión, exhibiciones que involucran procesos y
2
materiales peligrosos, juegos pirotécnicos de cualquier clase,
explosiones y agentes explosivos, gases criogénicos inflamables,
tarros en aerosol con impulsadores inflamables, equipo de cocina
operados con gas, equipo de calefacción portátil.
Si su muestra comercial requiere alguno de esos elementos, es
necesario que lo comunique con mínimo treinta (30) días de
antelación al evento, a la Oficina de Atención al Expositor, para
el estudio de la situación y la toma de medidas de seguridad
necesarias en acuerdo con el Cuerpo de Bomberos y para expedir
la autorización del uso de estos elementos.
En caso de utilizar equipos de llama expuesta, es obligación del
expositor contar con elementos propios de control y extinción de
incendios.
El CCCI se reserva el derecho a retirar de las instalaciones
elementos del tipo anteriormente relacionados, que no hayan sido
previamente autorizados por el área de seguridad.
2.15. CUIDADO DE LAS OBRAS DE ARTE
El CCCI tiene el privilegio de albergar valiosas obras de arte,
patrominio artístico de la ciudad. Es nuestra responsabilidad y
la de los expositores extremar las medidas para su protección,
conservación y cuidado.
15
2
Convenciones (CCCI)
Esta totalmente prohibido fijar objetos que obstruyan la visión de
las obras de arte, de igual manera está restringido el acceso a ellas,
los expositores y participantes no pueden tocarlas ni fijar objetos
en las obras de arte.
Es importante que su exhibición comercial respete la observación y
correcta visualización de los murales. Ninguna muestra comercial
podrá ubicarse al frente de los murales. En los planos de nuestra
áreas, en el capítulo 3, se encuentran referenciadas las obras de
arte.
2.16. ESPACIO DE NO FUMADORES
No se permite fumar en las salas de reuniones o zonas públicas
cerradas. El CCCI es una instalación libre de humo y está prohibido
fumar en los Salones de exhibición, salones de ferias, salones de
reuniones, baños y las áreas de montaje. Articulo 19 ley 1335 de
2009.
16
Dimensiones y Capacidades
de Áreas del CCCI
A
B
C
D
E
F
3
G
DEFINICIONES
A. TEATRO
Las sillas se distribuyen en filas frente a la mesa principal, donde
se encuentra el escenario u orador. Maximiza la utilización del
espacio en la sala de reuniones. El teatro funciona bien cuando el
público tiene que tomar notas mínimas.
B. ESCUELA
Las mesas se distribuyen en hileras de mesas con 2 o 3 sillas en
cada una, dispuesto para hacer frente a la parte delantera de una
habitación donde cada persona tiene un espacio para escribir.
C. TIPO U
Mesas colocados en un contorno rectangular con un espacio
abierto en el centro (forma de U). Las sillas están colocadas en el
lado exterior de las mesas.
D. BANQUETE
Mesas redondas con 8 o 10 sillas, este tipo de montaje es utilizado
cuando existe servicio de alimentos y bebidas.
E. COCTEL
Evento social de pie donde se sirven bebidas y pasabocas. Los
alimentos se pueden presentar en pequeñas mesas de buffet o
pasadas por los meseros. Un salón diseñado para fomentar el
tráfico y para que los participantes puedan mezclarse. Se colocan
mesas altas repartidas en todo el salón con pocas o ninguna
silla. Algunas sillas se colocan a lo largo de los bordes de la
habitación. Puede preceder a una función
de comida.
F. MESAS REDONDAS
Montaje que se puede utilizar con 8 o 10 sillas, o montaje media
luna con 6 sillas. Este tipo de montaje es utilizado en sesiones
académicas pero sin alimentos y bebidas.
G. ESPINA
Los asientos o mesas están organizados en filas inclinadas en forma
de V y separados por un pasillo central, la atención se concentra
en la mesa principal o el orador.
17
3
de Áreas del CCCI
PLANTA PRIMER PISO
ESCUELA
TIPO U
BANQUETE
COCTEL
MESAS
REDONDAS
ESPINA
STANDS
6 m2
ÁREA
( m2 )
ALTURA
( m2 )
4000
NA
2000
NA
NA
1000
4000
1200
NA
60
Claustro de las Ánimas
1270,92
3,5* 6**
600
300
NA
700
1200
800
250
64
Terrazas del Claustro
976,33
NA
800
NA
NA
600
900
700
NA
46
Hall Obregón
318,62
2,9
NA
NA
NA
NA
150
NA
NA
8
Sala 101
60,5
2,73
30
15
18
40
50
40
12
NA
Sala 102
33,6
2,60***
20
9
NA
20
NA
20
NA
NA
Sala 103
81,56
2,99
70
36
27
50
80
50
24
NA
Pórtico Obregón
87,03
3,0
74
42
21
70
80
70
38
4
Pórtico Registro
109,62
2,60
100
100
39
100
100
100
45
3
Salón Pegasos
226,86
2,70
220
111
45
150
220
180
81
14
Terrazas Pabellón Climatizado
700
3,40
600
342
NA
530
700
600
318
46
Rotonda / Parqueadero
620
NA
NA
NA
NA
350
620
NA
NA
NA
SALONES
Explanada de San Francisco
18
TEATRO
de Áreas del CCCI
PLANTA SEGUNDO PISO
3
TEATRO
ESCUELA
TIPO U
BANQUETE
COCTEL
MESAS
REDONDAS
ESPINA
STANDS
6 m2
ÁREA
( m2 )
ALTURA
( m2 )
Lobby del Gran Salón
199,35
2,65
NA
NA
NA
150
200
180
NA
10
Gran Salón Barahona
1380
6,00
1500
800
NA
1050
1380
1210
752
112
Salón Barahona 1
250,63
6,00
250
126
51
140
250
180
105
19
Salón Barahona 2
283,77
6,00
283
141
57
170
283
210
126
17
Salón Barahona 3
386,78
6,00
386
192
63
240
386
280
168
25
Salón Barahona 4
359,18
6,00
360
180
60
210
360
250
156
28
Salón Barahona 1 - 2
534,04
6,00
533
267
108
310
533
390
231
36
Salón Barahona 3 - 4
745,96
6,00
746
372
123
450
746
530
324
53
71,28
2,72
NA
NA
NA
NA
NA
10
NA
NA
Hall de Exposiciones
661,44
2,30
250
126
NA
430
660
510
NA
37
Foyer del Auditorio
585,09
2,25
NA
NA
NA
280
585
NA
NA
19
Secretaria General
137,42
2,40
130
60
36
60
137
90
45
7
Hall Grau
224,65
2,25
NA
NA
NA
80
180
80
NA
7
Salón Arsenal
125,50
2,40
130
60
36
60
125
90
45
7
Sala 201
88,58
2,60
60
30
21
60
88
60
24
NA
932
NA
1462
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
SALONES
Sala Vip II
Auditorio Getsemaní
19
3
de Áreas del CCCI
PLANTA TERCER PISO
ESCUELA
TIPO U
BANQUETE
COCTEL
MESAS
REDONDAS
ESPINA
STANDS
6 m2
ÁREA
( m2 )
ALTURA
( m2 )
Sala 301
77,33
2,39
70
33
24
50
77
50
24
NA
Sala 302
103,73
2,39
100
54
36
60
103
90
48
NA
Sala 302 A
54,02
2,39
45
21
15
30
54
40
18
NA
Sala 302 B
48,88
2,39
45
21
15
30
54
40
18
NA
Sala 303
107,60
2,39
100
54
36
60
103
90
48
NA
Sala 303 A
50,33
2,39
45
21
15
30
54
40
18
NA
Sala 303 B
56,46
2,39
45
21
15
30
54
40
18
NA
Sala 304
103,23
2,39
100
54
36
60
103
90
48
NA
Sala 304 A
47,25
2,39
45
21
15
30
54
40
18
NA
Sala 304 B
54,87
2,39
45
21
15
30
54
40
18
NA
661
NA
NA
NA
NA
430
700
NA
NA
NA
52,53
2,42
40
21
15
40
50
40
18
NA
SALONES
Terraza del Tercer Piso
Sala VIP III
20
TEATRO
Envio de Carga y
Material Promocional
4
4.1 ZONA FRANCA TRANSITORIA
Bajo ninguna circunstancia los equipos o mercancía deberán ser
dirigidos a nombre propio de empleados del CCCI. La mercancía
o equipos que se envíen al CCCI amparadas por la Zona Franca
Transitoria deberá ser remitida de la siguiente manera:
• Nombre del evento
• Nombre del cliente
• Centro de Convenciones Cartagena de Indias
• Getsemaní, Cra 8
• Cartagena de Indias, Colombia
• Sur América
EMPRESA DE ADUANAS SUGERIDA PARA LAS GESTIONES
CORRESPONDIENTE
GAMA LOGISTICS S.A.
NIT 900.026.089-2
Contac: Mrs. Martha Gaitán
E-mail: [email protected]
Ph: (+57) (1) 422 0200
Fax: (+57) (1) 404 6996
USA VOIP Ph: (+1) 381 2640
Cell: (+57) 313 574 1127
Oficina Principal Bogotá
AK (Av. Carrera) 97 # 24C-51 Bod. 19
Bogotá / Colombia
Oficina Cartagena
Centro, Av. Del Arsenal # 8B-39
Frente al Centro de Convenciones
Cartagena de Indias / Colombia
21
4
Envio de Carga y
4.2. LOGÍSTICA PARA EL DESPACHO DE MERCANCÍAS
Gamalogistics S.A en pro de desarrollar eficientemente su rol
de operador logístico internacional, ha preparado el siguiente
manual para expositores con el fin de indicar el procedimiento
correcto para el ingreso, permanencia y salida de sus mercancías,
publicidad, muestras y aprovisionamiento durante los eventos de
exposición.
Por favor tenga muy en cuenta las siguientes recomendaciones
y así logrará tener la certeza de que sus mercancías llegarán
oportunamente y sin inconvenientes al lugar de la feria.
Podrán ingresar al evento:
• Bienes destinados a la exhibición
• Muestras sin valor comercial
• Impresos, catálogos y demás material publicitario
• Materiales destinados a la decoración, mantenimiento y
dotación de los pabellones destinados exclusivamente a fines
experimentales de demostración dentro del recinto, que serán
destruidos o consumidos al efectuar dicha demostración
• Alimentos y bebidas
El recinto destinado para el evento fue declarado por la autoridad
Colombiana como Zona Franca Transitoria y por esto todas
22
las mercancías que ingresen al evento están libres del pago de
impuestos en Colombia, mientras se encuentren en el recinto
destinado para el evento.
Nuestra sugerencia es que un solo despachador se encargue
de enrutar las mercancías desde su origen para así asegurar que
aduaneramente no se presenten inconvenientes en Colombia,
especialmente si las cargas no entran directamente por la ciudad
de Cartagena, para poder garantizar que el transito aduanero
afianzado de aduana al interior de Colombia, pueda ser aprobado
sin inconvenientes. Para esto puede contar con los servicios del
GRUPO GAMA como su aliado estratégico para asegurar que la
mercancía llegue al evento sin tropiezos.
4.3. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS MERCANCÍAS
A. Factura no comercial válida solo para efectos de aduana o
remisión valorada en USD la cual debe contener:
• Ciudad y fecha de expedición.
• Nombre y dirección del expositor o representante en
Colombia
• Descripción exacta de la mercancía indicando marcas y
seriales.
• Valores declarados en USD
• Declaración de precios y origen
Envio de Carga y
B. Lista de Empaque, deberá contener:
• Descripción de la mercancía
•Cantidad
• Contenido por empaque
• Pesos brutos y netos
•Dimensiones
C. Documento de transporte según sea el medio de transporte:
• Aéreo: Guía Aérea
• Marítimo: Conocimiento de embarque (BL)
• Terrestre: Carta de porte
D. Documento de Tránsito Aduanero
(DTAI, DTA, Continuación de Viaje, Planilla de envío)
En los documentos de transporte debe señalarse como
consignatario
Zona Franca Transitoria Centro de Convenciones Cartagena
de Indias Julio César Turbay Ayala” Feria Internacional
COLOMBIAMAR Cartagena 2015 – “____________________”
(aquí agregar nombre del expositor participante del evento)
4
4.4. MEDIOS DE INGRESO AL PAÍS
A. Medio terrestre – Carta de Porte: Declaración de tránsito
Internacional, Carta de Porte Internacional Cuando llegue al
país, manifiesto de Carga Internacional ante la aduana local.
B. Medio Marítimo – Conocimiento de Embarque (BL): A la
llegada de su mercancía al puerto, el expositor, su embarcador
o su agente de aduanas, deberá tramitar ante la DIAN, la
declaración de tránsito Aduanero (DTA), acompañado del
certificado de embarque, para poder efectuar su transporte
desde el puerto hasta el Centro de Convenciones de
Cartagena.
C. Medio Aéreo – Guía Aérea: Una vez la mercancía arriba
a algún aeropuerto colombiano, se deberá presentar en la
oficina de la DIAN del aeropuerto, el documento de transporte
o guía aérea para poder retirarla.
4.5. ALIMENTOS Y BEBIDAS
El monto de las mercancías de origen extranjero que cada expositor
podrá introducir para uso, consumo, o distribución gratuita dentro
del recinto ferial estará sujeto a lo que autorice y estipule la zona
franca transitoria.
23
4
Envio de Carga y
4.6. TIEMPOS PARA INGRESO Y SALIDA
(FECHA CALENDARIO ANTES Y DESPUÉS DE LA FERIA)
• 1 mes antes – Ingreso
• 1 mes después - Salida
En este caso la embarcación o aeronave pueden llegar a Colombia
desde el 13 de febrero y debe salir de este país máximo el 15 de
abril de 2017.
4.7. EN CASO DE ENAJENAR, VENDER O DONAR LOS
BIENES DE LA EXHIBICIÓN
El acreedor en Colombia deberá: Efectuar una operación de
importación previamente a la salida de las mercancías del evento
presentando una declaración de importación pagando los tributos
aduaneros que en su momento sean aplicables En todo caso esta
decisión y la consecución del levante o aprobación de la importación,
deberá ser tomada y obtenidas antes de terminar 30 días calendario
después de finalizado el evento. El Agente de Carga o “FORWARDER”
oficial recomendado por COLOMBIAMAR 2017 es:
24
GAMA LOGISTICS S.A.
Contac: Mrs. Martha Gaitán
E-mail: [email protected]
Ph: (+57) (1) 422 0200
USA VOIP Ph: (+1) 381 2640
Cell: (+57) 313 574 1127
RECOMENDAMOS: Que los embarques que vienen hacia
Colombia desde USA sean consolidados en Miami en las
bodegas de GAMALOGUSA, oficina de Miami del agente
de carga oficial del evento, lo cual facilitará su arribo justo
a tiempo y sin inconvenientes. Esta coordinación deberá
hacerse con la Sra. Martha Gaitán de Gama Logistics en
Bogotá, según información antes señalada.
Oficina Principal Bogota
Calle 25C Bis # 99-13 Ofic. 303
Bogotá / Colombia
Oficina Cartagena
Centro, Av. Del Arsenal # 8B-39 / Frente al Centro de Convenciones
Cartagena de Indias / Colombia
DIrectorio de
Expositores
5
Para la realización del Directorio de Expositores agradecemos
el envío de la información de la empresa para dicha gestión.
Así aparecerá la información de la empresa en el directorio
de expositores que se entrega durante los días de la Feria, por
favor enviar la información que desee que allí aparezca.
Logo, reseña de la empresa, Contacto Cargo, Dirección,
Teléfono, E-mail, Sitio Web, Ciudad, País.
Logo
Reseña
25
6
Mobiliario
Los valores son durante todo el evento – Los elementos deben ser solicitados con 15 días de anticipacion
26
Mesa Tapa de Vidrio
1.05 mts alto
70 cms de diámetro
Valor: $ 100.000 + IVA
Mesa Tapa de Vidrio
1,10 mts de alto
70 cms de diámetro
Valor: $ 100.000 + IVA
Silla Tipo Bar
Color Blanco
Sistema sube baja
Valor: $ 67.000 + IVA
Silla Tipo Bar
Color Blanco
Sistema sube baja
Valor: $ 67.000 + IVA
Mesa Tapa de Vidrio
75 mts alto
80 cms de diámetro
Valor: $ 78.000 + IVA
Silla Tipo Bar
Color Blanco
Con estructura metálica
Valor: $ 67.000 + IVA
Mobiliario
6
Silla Baja Plástica
Color Blanco
Valor: $ 47.200 + IVA
Silla Polo
Color Blanco
Valor: $ 45.000 + IVA
Silla Baja Plástica
Color Blanco
Valor: $ 45.000 + IVA
Silla Baja Curva
Color Blanco
Valor: $ 42.200 + IVA
Mesa Rectangular
1,20 mts de ancho y 60 cms de fondo
Valor: $ 89.000 + IVA
27
6
Mobiliario
Sofá de Dos Puestos
Color Blanco
Valor: $ 245.000 + IVA
Sofa Sencillo
Color Blanco
Valor: $ 125.000 + IVA
28
Mesa de Centro
50cms de ancho y 50 cms de fondo
Valor: $ 56.000 + IVA
Sofá de Tres Puestos
Color Blanco
Valor: $ 315.000 + IVA
Puff Cuadrado
Color Blanco, Rojo o Gris
24 cm largo x 40 cm fondo x 50 cm alto
Valor: $ 95.000 + IVA
Mobiliario
6
Gabinete en Madera
Color Blanco
0.90 mts de Alto x 0.70 mts de Largo x 0.40mts de Fondo
Valor: $ 145.000 + IVA
Exhibidor de Folletos
Altura 1,50 mts x ancho 25 cm
3 bolsillos de 30 cm de alto cada uno
Valor: $ 115.000 + IVA
Alfombra Color Según Catalogo
Valor Mtr2: $ 56.000 + IVA
Piso Tipo Tablemac
Color Madera o Blanco
Valor Mtr2: $ 100.000 + IVA
Repisa Metálica
Color Blanco
1.00 mtr de Frente x 0.30 de Fondo
Valor: $ 45.000 + IVA
29
7
Audiovisuales
PRECIOS POR DIA
VALOR UNA SEMANA ANTES DEL EVENTO /
UNIT PRICE ONE WEEK PRIOR TO EVENT
VALOR UNITARIO IN SITU /
UNIT PRICE ONSITE
Video Wall LEDs 46" (2 X 2) / Laptop / Interconnection / Mounting / Support
$3.010.651
$3.311.716
$6.773.965
$7.451.361
$5.017.752
$5.519.527
Monitor LED-LCD 42" / Full HD 1080p / Speakers / Stand at 1,80 mts. / USB
$261.573
$287.730
$300.132
$330.145
$369.464
$406.410
$501.889
$552.078
$800.177
$880.195
$81.501
$89.651
Camera Full HD 1080p / Stand / No record, media or cameraman included
$658.580
$724.438
19" VGA LCD Monitor
$102.708
$112.978
Laptop - Core Duo, 4 GB RAM, 250 HDD, CD-DVDr, Wi-Fi, 15" Screen /
$160.829
$176.911
DESCRIPCIÓN /
DESCRIPTION
DVD - Blue Ray Player / Full HD 1080p / NTSC
External Mouse / Chain
30
• Valores 2016
• Los equipos audiovisuales que deseen ingresar al Centro de Convenciones tendrán costo por derecho de ingreso que deberá
verificarse con la oficina del expositor.
Estos servicios deben ser solicitados al Centro de Convenciones al correo: [email protected] / [email protected]
Diseño de
Stands
8
31
www.colombiamar.co
/colombiamar
/colombiamar2017
32

Manual de Expositores

Transcripción

Documentos relacionados

borrador # 2