Guía Simple de Archivos

Transcripción

Presentación e Instructivo
19/02/2014
OPMA-DCMG-GSA-01
(Presentación e Instructivo)
Revisión
Emisión
01
19/02/14
Ley Federal de Archivos
Art. 12, Fracción lll
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
ÍNDICE
Página
1
Presentación
3
2
Objetivo
4
3
Fundamentación
5
4
Metodología
10
5
Marco legal
12
6
Explicación de los elementos para la elaboración de la
Guía simple de archivos
14
7
Formato
22
8
Instructivo
25
9
Consideraciones finales
28
10 Anexos
29
11 Glosario
38
12 Documentos de referencia
39
13 Control de cambios
40
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“ Este es un documento controlado propiedad del OPMA, prohibida su reproducción parcial o total sin previa autorización”
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Emisión
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1.
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Calidad y Mejora
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PRESENTACIÓN
La Guía simple de archivos, es el esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características
fundamentales, funciones y/o atribuciones, conforme al Cuadro general de clasificación
archivística y sus datos generales.
La importancia de la elaboración de la Guía simple de archivos de cada entidad o
dependencia es, además de dar cumplimiento a la Ley Federal de Archivos, la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos
Generales de Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de
la Administración Pública Federal, es que sirve para identificar los documentos de archivo
por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos,
se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas
(activa, semiactiva e inactiva), así como los productores.
El presente documento es una propuesta metodológica para implementar la aplicación de las
normas internacionales de descripción archivística, en la elaboración de la guía simple de
archivos, instrumento de descripción conocido por toda la administración pública, pero que
pocos saben su importancia y cómo realizarla. Pese a que el Archivo General de la Nación
emitió el “Instructivo para la elaboración del guía simple de archivos”, no se ha logrado la
homogenización de las descripciones de las series documentales. De ahí el interés para
investigar y desarrollar el sustento teórico y normativo para la correcta elaboración de dicho
instrumento.
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2.
OBJETIVO
Contar con un instrumento de consulta que refleje la estructura documental del OPMA,
desde su contexto y contenido.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
2.1. Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los cuadros de
clasificación archivística, así como su esquema de organización y sus datos generales
para transparentar su sistema de clasificación.
2.2. Asegurar la creación de descripciones consistentes y apropiadas para facilitar la
recuperación y el intercambio de información.
2.3. Facilitar la obtención y acceso a la información pública.
2.4. Coadyuvar en la transparencia de la información de las dependencias o entidades.
2.5. Constituye el primer acercamiento de los usuarios (ciudadanos e investigadores) a la
información documental que maneja el Organismo.
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3.
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FUNDAMENTACIÓN
Contexto normativo
Derivado de la emisión de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, es obligatorio elaborar la Guía simple de archivos, de cada
dependencia o entidad y publicarla en los portales institucionales, la cual deberá actualizarse
anualmente, ordenamiento que actualmente es reforzado por la Ley Federal de Archivos. Así
mismo se estableció que el Archivo General de la Nación, como ente rector en la materia,
debe proporcionar el instructivo para su elaboración. El Instructivo para la elaboración de la
Guía simple de archivos, fue emitido por dicha instancia en 2006, es de carácter obligatorio,
y proporciona las disposiciones generales siguientes:

De aplicación. 1) El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, los
archivos de trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapa
semiactiva) y, por último, los históricos (etapa inactiva). 2) Los elementos de
descripción determinados en este instructivo son básicos y obligatorios, sin
menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos
adicionales que convengan a sus necesidades de control.

De excepción. 1) En el caso de los archivos históricos que por razones de
procedencia contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese
nivel. 2) En los archivos previos a 2005, cuya estructura no esté establecida por serie,
se aplicará el nivel inmediato superior.

De responsabilidades. El área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad
será la responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace
de la dependencia o entidad para su divulgación a través del portal de transparencia.

De estructura. Se establecen dos áreas de información: una de identificación y otra
de contexto y contenido; así como 25 elementos de descripción de los cuales 12 son
elementos comunes y 13 son elementos específicos de actualización, que serán
seleccionados según el tipo de archivo (trámite, concentración e histórico). Como se
muestra en el cuadro siguiente:
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ÁREAS
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Ubicación física
Fondo
Sección
Serie (s)
Fecha (s)
Descripción física
Comunes
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Volumen
Apertura de expedientes
Transferencias primarias (envío)
Bajas documentales
Volumen total
Volumen
Transferencias
primarias
(recepción)
Bajas documentales
Transferencias
secundarias
(envío)
Volumen total
Volumen
Transferencias
secundarias
(recepción)
Volumen total
Actualización
Para las 3 etapas
Trámite
Concentración
Comunes
1. Órgano responsable
2. Área de procedencia del
Archivo
3. Nombre del responsable y
cargo
4. Domicilio
5. Teléfono
6. Correo electrónico
CONTEXTO Y CONTENIDO
Histórico
ELEMENTOS
Para las 3 etapas
IDENTIFICACIÓN
El Instructivo del AGN, describe cada uno de estos elementos, indicando el objetivo, la regla
y las observaciones para su registro.
Contexto archivístico
Ahora bien, es importante señalar que desde 2008 se cuenta con las Normas internacionales
de descripción archivística, las cuales consisten en un conjunto de reglas generales
encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes, apropiados e inteligibles
por sí mismos. Tienen como finalidad facilitar la recuperación, lograr la homogeneidad en la
descripción de archivos y estar en posibilidad de intercambiar información a nivel
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internacional mediante un código común, normalizar los encabezamientos autorizados y
posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de
información.
Como información general, las normas se deben utilizar con las normas nacionales
existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales. Los elementos descriptivos
de las normas son en sí las reglas que constituyen la descripción de una unidad de
descripción (o entidad archivística). El número de elementos que, además de los esenciales
(obligatorios), debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la
unidad de descripción.
Las normas que a continuación se mencionan son las que permiten establecer los elementos
de descripción normalizados para la elaboración de la Guía simple de archivos: la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), la Norma Internacional sobre los
Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR
(CPF), la Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, y la Norma
Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo ISDIAH.
Por lo anterior y con base en que el Instructivo del AGN señala que las dependencias están
facultadas para agregar elementos que permitan complementar la información de la Guía
simple de archivos, se propone aplicar las normas internacionales de descripción, fusionando
los elementos que son aplicables con los elementos de dicho Instructivo, con la finalidad de
unificar los criterios de descripción archivística para la elaboración de este instrumento.
De manera que, el formato de Guía simple de archivos, formulado se compone de 21
elementos que se han seleccionado de las 4 normas. Cabe señalar que por una parte las
normas especifican que la numeración de los elementos señalada en cada una de éstas, no
se debe utilizar para designar los elementos de la descripción o para prescribir el orden o
estructura de las descripciones, por lo que derivado de que existen algunas áreas de
información comunes entre las normas, el orden de los elementos que se enlistan en el
cuadro siguiente, corresponde a dichas áreas, y por otra que los elementos señalados con
(*) son de carácter obligatorio conforme a las normas, como se muestra a continuación:
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Tabla de los elementos de las normas propuestas para la guía simple de archivos
Áreas
Elementos de información
Identificación
Contexto
Contenido y
estructura
Tipo de
entidad*
Nombre del
Alcance y
o los
contenido
productor(es) *
Forma
autorizada del
nombre*
Historia
institucional
Otras formas
autorizadas del
nombre
Condiciones de
acceso y
utilización
Condiciones
de acceso
Contacto
Control de la
descripción
Localización y Nota del
dirección(es) * archivero
Teléfono, fax,
correo
electrónico
Reglas o
normas
Personas de
contacto
Fecha(s) de
la(s)
descripción(es)
Tipo de
institución
Código de
referencia*
Título*
Fechas(s) *
Nivel de
descripción*
Volumen y
soporte*
Tipo*
Clasificación
Para señalar los elementos que se fusionan con los de Instructivo del AGN, se muestra el
cuadro siguiente:
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Cuadro comparativo de los elementos fusionados
Elementos de las Normas
1) Forma autorizada del nombre*
2) Tipo de entidad*
Elementos del Instructivo del AGN
1) Unidad Administrativa / 2) Área de
procedencia / 8) Unidad Administrativa
de procedencia
3) Otras formas autorizadas del nombre
---------
4) Código de referencia*
---------
5) Tipo de institución
---------
6) Historia institucional
---------
7) Nombre del o de los productores*
3) Nombre del responsable y cargo
8) Localización y dirección(es)
4) Domicilio
9) Nivel de descripción*
10) Clasificación
9) Sección / 10) Serie
11) Título*
12) Personas de contacto
---------
13) Teléfono, fax, correo electrónico
5) Teléfono / 6) correo electrónico
14) Tipo*
---------
15) Alcance y contenido
12) Descripción
16) Fecha(s)
11) Fecha(s)
17) Volumen y soporte*
Volumen (elemento de actualización en
las 3 etapas)
18) Condiciones de acceso
---------
---------
7) Ubicación física
19) Nota del archivero
---------
20) Reglas o normas
---------
21) Fecha(s) de la descripción(es)
---------
En relación a los elementos de actualización, se tomó sólo el de volumen (para las 3 etapas),
el cual, como se muestra en el cuadro de arriba se fusionó con el de volumen y soporte de la
unidad de descripción, de la norma ISAD (G), ya que sin demeritar lo establecido en el
Instructivo del AGN, en sentido estricto, el propósito de una guía simple de archivos, es
informar el contenido, acceso y servicios que ofrece el archivo (fondo) que se está
describiendo.
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4.
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METODOLOGÍA
Los elementos de las normas seleccionados, están estructurados en tres módulos, los cuales
se desglosan de la siguiente manera: 1) la información general, con la cual se da a conocer a
la Institución y los datos del fondo documental; 2) la información particular, la cual se divide
en los datos de responsabilidad y contacto por cada sección documental y en la descripción
de las series documentales; y 3) los datos de control de la descripción. Así mismo su
elaboración requiere de tres etapas descritas a continuación:
Etapa I.
Corresponde al coordinador de archivos (archivista), o al personal de apoyo en la
coordinación de archivos del Organismo, elaborar los módulos 1 y 3. Para ello tendrá que
investigar y estructurar la información general de la institución, bajo los siguientes elementos:
forma autorizada del nombre, otras formas del nombre, código de referencia, tipo de
institución y la historia institucional. Así mismo proporcionar la información del fondo
documental, con los siguientes elementos: tipo de entidad, forma autorizada del nombre,
nombre de los productores, localización y dirección(es), nivel de descripción, clasificación y
título, código de referencia y alcance y contenido. Y al final del documento, es decir de la
guía simple de archivos, aportará los elementos de: nota del archivero, reglas o normas y
fecha(s) de la(s) descripción(es). Cabe mencionar que estos son los elementos mínimos o
más relevantes que permiten dar a conocer a la institución y el fondo. Para obtener datos
confiables consultará la normatividad interna o aplicable, manuales de organización,
publicaciones institucionales y la página web del Organismo.
Etapa II.
El coordinador de archivos solicitará a los responsables de archivo de trámite, concentración
e histórico elaborar el módulo 2, mediante los siguientes elementos: tipo de entidad y forma
autorizada del nombre, nombre del o los productores (y cargo), localización y dirección(es),
personas de contacto, y teléfono, fax, correo electrónico, para indicar los datos de
responsabilidad y contacto de la documentación que se va a describir; por otro lado el nivel
de descripción, clasificación y título, código de referencia, y tipo, por cada sección
documental; para la descripción de las series y subseries documentales conforme al Cuadro
general de clasificación archivística de la Institución, observará los elementos de: código y
título, alcance y contenido, código de referencia, nivel de descripción, fecha(s), volumen y
soporte de la unidad de descripción, ubicación física, y condiciones de acceso, cabe señalar
que se considerarán todas y cada una de las series documentales que integran el archivo en
custodia; y finalmente el nombre, firma y cargo de quien elabora y de quien valida la
información presentada (datos solicitados en el instructivo del AGN).
Los responsables de los archivos y/o el personal administrativo, podrán consultar: el
Catálogo de disposición documental de la Institución, instrumento que refleja la estructura
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documental, es decir, el Cuadro general de clasificación archivística; los inventarios
documentales (por expediente, transferencia primaria y secundaria); y los expedientes
mismos. En este punto cabe señalar que como se menciona en el apartado de “alcance y
contenido”, en el ejercicio previo de elaboración del catálogo de disposición documental, ya
se habrán descrito las funciones (y sus divisiones), las cuales corresponden a las series
documentales de cada sección, por lo que podrá retomarse esa información, de lo contrario,
para la descripción (alcance y contenido) de las series documentales se deberán consultar
los manuales de procedimientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública
principalmente (para las series comunes) y los internos (para las series sustantivas).
Previo y durante este proceso, el archivista supervisará y asesorará al personal
administrativo para la elaboración y entrega de la información, con el propósito de obtener
información concreta, certera, homogénea y de calidad.
Etapa III.
En esta etapa se analiza y depura la información desarrollada. La información compilada se
vacía ordenadamente en un solo documento, es decir en el formato normalizado de guía
simple de archivos, de manera tal que se vea reflejado el Cuadro general de clasificación
archivística, con el propósito de simplificar su consulta. Por otro lado, la presentación de este
instrumento, deberá contar con la debida estructura y/o diseño para su publicación en el
portal institucional. Las aportaciones vertidas en las observaciones y ejemplos en cada uno
de los elementos seleccionados de las normas (adaptadas a las necesidades y/o realidad
actual que deriva de la normatividad local), proporcionan un panorama más amplio para
comprender y aplicar dichas normas; logrando obtener un formato o cédula de Guía simple
de archivos sustentado y objetivo, de fácil llenado, toda vez que las aportaciones referidas
funcionan como un instructivo claro, preciso e ilustrativo.
Por otro lado, aunque la Ley Federal de Archivos, la Ley Federal de Transparencia, su
Reglamento, los Lineamientos generales de conservación y organización de archivos y el
Instructivo del AGN, no especifiquen una fecha exacta, si se señala que todas las
dependencias y entidades están obligadas a elaborarla a partir de 2005 y actualizarla
anualmente. Es decir que la primera guía debería comprender por lo menos, la información
generada de 2002 a 2005, y posteriormente las actualizaciones por cada año fiscal. A
manera de propuesta, las actualizaciones deben elaborarse en los meses de enero y febrero
para reportar la información generada el año anterior al de la actualización.
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5.
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MARCO LEGAL
Nacional
 Ley Federal de Archivos. D.O.F. 23 de enero de 2012.
Artículo 19
Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística
que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus
archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:
…
IV. La guía simple de archivos.
 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F.
DOF 11 de junio de 2002, última reforma 08 de junio de 2012.
Artículo 32 (segundo párrafo)
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones
aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo,
deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de
clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.
 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. D.O.F. 11 de junio de 2003.
Artículo 46.
De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artículo 42 de este Reglamento,
los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de
los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a
la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas
necesarias para la custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités
supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capítulo.
 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 20 de febrero de
2004.
Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones
contenidas en el artículo 2° del Reglamento del Instituto en Materia de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, se entenderá por:
XVIII. Guía simple de archivo. Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y
sus datos generales.
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Séptimo. Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con
base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá contener la descripción
básica de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de
concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos,
así como el nombre y cargo del responsable.
El Archivo General de la Nación proporcionará el instructivo para la elaboración de la guía
simple de archivos.
Decimotercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que
se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización,
conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que deberán
contar al menos con los siguientes:
IV. La guía simple.
El Archivo General de la Nación proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de
los instrumentos de consulta y de control archivístico.
Tercero Transitorio. El instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos, será
publicado en el sitio de Internet del Instituto dentro de los 60 días hábiles posteriores a la
publicación de los presentes Lineamientos.
Cuarto Transitorio. La guía simple de archivos deberá estar publicada en los sitios de
Internet de las dependencias y entidades, a más tardar el 1 de enero de 2005.
Internacional
 Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). ICA 2000.
 Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF). ICA 2003.
 Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF. ICA 2007.
 Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo
ISDIAH. ICA 2008.
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6.
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EXPLICACIÓN DE LOS ELEMENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA GUÍA
SIMPLE DE ARCHIVOS
La descripción de los elementos de las normas (de los cuales 9 se fusionan con los del
AGN), consistirá en citar el nombre del elemento, proporcionar consideraciones teóricas,
técnicas o normativas en materia archivística, indicar la razón por la cuál es útil y dar algunos
ejemplos, tomando como base lo establecido en las normas. Los objetivos y reglas de cada
uno de los elementos se pueden consultar en el cuadro que se anexa denominado
“Elementos de información de las Normas internacionales de descripción archivística
aplicables en la elaboración de la Guía simple de archivos: objetivos, reglas y
observaciones”. (Anexo 1)
Área de identificación
Tipo de entidad* ISAAR (CPF)
Este elemento tiene dos aplicaciones, por un lado indicar que la entidad que se está
describiendo es una institución (a nivel fondo), y por otro especificar que se está
describiendo la unidad de descripción de los documentos generados por una dirección,
subdirección o jefatura de departamento (a nivel sección, serie o subserie).
Forma autorizada del nombre* ISAAR (CPF)
Se debe registrar el nombre oficial de la entidad, así como de la dirección, subdirección o
jefatura de departamento en base al estatuto orgánico u otra normatividad nacional o local
aplicable, ya que será el punto de acceso normalizado para identificar de manera unívoca a
la institución y/o sus áreas.
Otras formas autorizadas del nombre ISAAR (CPF)
Es importante señalar otras formas del nombre, con las que se conoce a una institución o
dependencia, por ejemplo los acrónimos, esto permite normalizarlos y lograr una mejor
identificación de la institución.
Tipo de institución ISDIAH
Informar al usuario qué tipo de institución o entidad es la que está describiendo sus unidades
de archivo, conforme a la organización de la administración pública (o privada); permitirá
ampliar o delimitar líneas de búsqueda de información.
En este elemento se encuentran subelementos para una mejor descripción:
Titularidad: Condición que se da para que una entidad figure dentro en un área diferenciada
de la actividad económica, productiva, social, educativa, gubernamental o política, como
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
pública o privada. Gestión: Dentro del ámbito en el que se desarrolla, indica la forma
descendente de la jerarquía orgánica de la que depende. Ciclo vital: Señala la etapa de
archivo que se describe. Tipología: Giro u orientación (actividad preponderante) de la entidad
que permita identificar o distinguirla dentro del sector a la que pertenece.
Ejemplo para el OPMA:
Subelemento
Descripción
Titularidad
Organismo público con representación Federal
Gestión
Organismo descentralizado y sectorizado a la Secretaría de Gobernación
(SEGOB)
Ciclo vital
Archivo de Trámite
Tipología
Sector audiovisual de SEGOB (Televisión Pública)
Código de referencia* ISAD (G)
Es trascendente indicar el código que identifica a una dependencia o archivo de un modo
único a nivel mundial, se conforma por las siguientes claves: el código ISO 3166 (códigos
para la representación de los nombres de los países) donde para México es MX, la clave del
Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) para las entidades del país, la clave
INEGI para municipios o delegaciones y las siglas que otorga la Red de Archivos Históricos
Mexicanos (RAHMEX) del AGN para un Archivo Histórico (en caso de contar con su
registro), o el acrónimo de la dependencia u organismo. Por ejemplo en el caso del OPMA,
quedaría de la siguiente forma:
Siglas
Significado
MX
México
09
Distrito Federal
015
Delegación Cuauhtémoc
OPMA
Organismo Promotor de Medios Audiovisuales
Código completo
MX09015OPMA
Titulo* ISAD (G)
Para describir cualquier unidad de descripción, es imprescindible indicar el título formal con
el que se le identifica de manera unívoca. En este sentido, resalta la importancia de asignar
correctamente los títulos formales o atribuidos, desde que se está elaborando el cuadro
general de clasificación archivística (CGCA) para el caso de las secciones, series y
subseries, así como el título de los expedientes cuando se está clasificando (elaboración de
la carátula y ceja del expediente), incluso en el momento en que se realiza la descripción si
se carece del título.
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Código:
Esta norma establece que el título formal es el que figura en un lugar preferente de la
documentación que se describe, mientras que el título atribuido es el inferido por el archivista
(o quien realiza la descripción) a la unidad de descripción que carece de título formal. Por
ende, se deberá indicar el nombre del nivel de descripción conforme al CGCA, asentando el
título tal cual aparece en dicho instrumento. Aunque la norma es flexible en cuanto a abreviar
títulos si son largos, se recomienda no abreviar, ni poner siglas.
Fecha(s)* ISAD (G)
Es esencial indicar la fecha o periodo de la unidad de descripción para situarla en el tiempo y
contexto en el que se produjo o acumuló (la documentación). En este punto vale la pena
señalar que dependiendo del nivel de descripción y la variación de fechas en un conjunto de
documentos, se anotará ya sea las fechas extremas o ya sea el periodo, pero siguiendo
siempre el mismo criterio.
Para indicar un periodo este será por año fiscal es decir, que comprenderá de enero a
diciembre de un mismo año, mientras que las fechas extremas pueden ser de dos formas: a)
se pondrá el año inicial y el año final separados por un guión, b) se indicará(n) con día mes y
año separados entre sí con una diagonal, de la siguiente manera (dd/mm/aaaa) y entre cada
fecha separados por un guión, en todos los casos con números arábigos. Cuando se trate de
la descripción a nivel unidad documental simple (documento) de igual forma se indicará con
día, mes y año.
Periodo
(una sola fecha)
2010
Fechas extremas
(un intervalo de fechas)
a) 2010 - 2012
b) 15/04/2010 - 31/12/2010
Nivel de descripción* ISAD (G)
Es importante situar al usuario en el nivel de descripción (nivel de organización documental)
en el que se encuentra la unidad de descripción, es decir, fondo, sección, subsección, serie,
subserie, unidad documental compuesta (expediente) y unidad documental simple
(documento o pieza documental), en perfecta correspondencia con el cuadro general de
clasificación archivística de la entidad.
Cabe señalar que aunque esta norma no especifica alguna clave o identificador para cada
nivel, el AGN, les asignó claves para diferenciar entre cada nivel y poder complementar el
código de referencia de cada unidad de descripción, quedando de la siguiente manera:
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Identificador
o clave
Nivel de descripción
Fondo
FO
Subfondo
SF
Sección
SC
Subsección
SU
Serie
SE
Subserie
SS
Unidad documental compuesta (expediente)
UC
Unidad documental simple (pieza documental)
US
Volumen y soporte (cantidad, tamaño o dimensiones)* ISAD (G)
Conocer la extensión física o lógica de la unidad de descripción, permite planificar los
tiempos y métodos de búsqueda de la información; así mismo conocer el soporte en el que
está plasmada la información permite tomar las medidas o acciones necesarias para su
consulta.
De acuerdo con lo establecido en esta norma, el volumen se indica con la cantidad o número
de las unidades físicas en arábigo, así como la unidad de medida física (m.l., cajas, legajos,
hojas, etc.) y/o unidades de medida lógicas (documentos electrónicos, ficheros informáticos,
etc.); para indicar el soporte se especificará el material físico donde está plasmada la
información. Se medirá en metros lineales (m.l.) en los niveles de fondo, sección y serie
preferentemente.
Se indicará también el formato y características externas que detallen tanto el volumen como
el soporte, indicándolo entre paréntesis como lo señala la norma en relación a información
adicional, en la descripción de documentos convencionales (textuales) y especiales (gráficos,
sonoros, audiovisuales). Ejemplos:
Cantidad o
número
(extensión)
Unidades
de
medida físicas
o lógicas
125
m.l.
4
1
cajas
mapa
rollos
microfilm
55
de
Formato (tamaño
externos
o
dimensiones)
y caracteres
Soporte
(35 cajas AG12 con 3,000 expedientes de tamaño
carta)
(AG30 con 125 expedientes en tamaño oficio)
(de 17.5 x 46.7 cm, a color)
papel
tela
(de 35 mm x 30.5 m)
plástico flexible
papel
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Cantidad o
número
(extensión)
Unidades
de
medida físicas
o lógicas
Formato (tamaño
externos
5
negativos
(de 5” o 12.5 x 7 cm, a color)
16
fotografías
(positivos de 5” o 12.5 x 7 cm, en sepia)
o
dimensiones)
y caracteres
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
Soporte
placa de vidrio
papel
(calidad
fotográfico)
Existen lenguajes controlados para nombrar y/o escribir medidas (físicas o lógicas), formatos
y soportes, los cuales pueden variar de un país a otro, como referencia se presentan unas
tablas sobre unidades de medida, formatos y soportes en los anexos 2, 3 y 4.
Tipo* ISDF
Este elemento servirá para indicar si la descripción de la unidad de descripción corresponde
a una función o a una de sus divisiones, en base a los manuales de organización y de
procedimientos de la entidad. Cabe señalar que conforme a esta norma, las divisiones de la
función son: subfunción, proceso, actividad, tarea, acción. Así mismo se debe especificar si
es una función común o una sustantiva.
Clasificación ISDF
Indicar el código de clasificación que se asignó a la función que se describe, conforme al
cuadro general de clasificación archivística de la entidad.
Área de contexto
Nombre del o de los productor(es)* ISAD (G)
Es importante consignar el nombre de la entidad como productora de un fondo documental;
así como el nombre de la dirección, subdirección, jefatura de departamento, y/o el nombre
del o los individuo(s) responsables de la producción y custodia de documentos de archivo de
los documentos. En este punto se consignará tanto el nombre de los titulares como el de los
responsables de archivo de trámite, concentración e histórico.
Historia institucional ISAD (G)
Se debe proporcionar la historia institucional de la unidad de descripción (fondo) para situar
la documentación en su contexto y hacerla más comprensible. Para una dependencia se
consigna sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución, nombre
oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus nombres primitivos, diversos o
sucesivos. En el caso de que exista información adicional en alguna publicación, citar la
fuente. El propósito de incluir este elemento en la guía simple, es que permita al usuario
conocer de manera abreviada cuándo surgió y cómo ha evolucionado la entidad, así como
cuál es su giro o la finalidad de su creación. Cabe señalar que este instrumento sirve como
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19/02/14
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
primer acercamiento de los usuarios internos y externos (ciudadanos y /o investigadores) a
los documentos de la entidad.
Área de contenido y estructura
Alcance y contenido ISAD (G)
Este elemento será llenado con la información de los elementos de “Funciones, ocupaciones
y actividades” de la ISAAR (CPF) y el de “Descripción” de la ISDF, desarrollados
previamente en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística y el catálogo
de disposición documental, ya que con el primero se describe la naturaleza de la función,
ocupación o actividad realizadas por la dirección, subdirección, jefatura de departamento, o
persona, y el segundo lo complementa con la descripción de los objetivos de la función. Esto
se fundamenta en que para describir la documentación derivada de funciones comunes o
sustantivas, donde la unidad de descripción es a nivel de series y/o subseries, como la
norma ISAD (G) señala, se deben proporcionar procedimientos administrativos, asunto y
tipos documentales. Con ello se busca transmitir la información presente en los documentos,
a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis, que nos permitirá ver el
asunto; proporcionando a los usuarios la información necesaria para apreciar su valor
potencial.
En este sentido, es conveniente mencionar que en el año 2004, dentro de la administración
pública y derivado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, surge el concepto de lenguaje ciudadano, el cual es la expresión simple,
clara y directa de la información que los lectores (servidores públicos y ciudadanos)
necesitan conocer; la finalidad de dicho concepto es regular el lenguaje utilizado en la
escritura de la información dirigida a los usuarios (público en general), en consecuencia, para
el archivista o servidor público sirve de herramienta para fijar criterios homologados de
redacción aplicables en este elemento.
Área de condiciones de acceso y utilización
Condiciones de acceso ISAD (G)
En contexto con la normatividad del país, en materia de transparencia y acceso a la
información pública, indicar si la información de la serie que se describe es pública,
reservada o confidencial, según la clasificación del Instituto Federal de Acceso a la
Información y Protección de Datos Personales (IFAI); permite al usuario conocer las
posibilidades de acceso para consultar la información. Cabe mencionar que dicha instancia
emplea el término clasificación para referirse al acto por el cual se determina que la
información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial, es decir, al
momento de asignarle restricción de acceso parcial o total, por un tiempo determinado a la
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
información que contiene datos confidenciales o reservados. La información que no tiene
estos elementos, es considerada pública.
Área de contacto
Localización y dirección(es)* ISDIAH
Una entidad que describe (y publica o difunde) el (o los) fondo(s) documental(es) que
genera, recibe y custodia, necesariamente debe consignar los datos de localización del (o
los) archivo(s) con el(los) que cuenta, como son: calle y número, código postal, ciudad,
provincia, demarcación, país, etc.; indicar asimismo cualquier otra dirección necesaria (por
ejemplo las direcciones de otros servicios que se ofrecen). También debe consignar, la
dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del sitio Web). Con el fin de
informar a los usuarios (investigadores o ciudadanos) sobre el lugar en el que se encuentra
la información.
Teléfono, fax, correo electrónico ISDIAH
Consignar el teléfono, fax y/o el correo electrónico así como cualquier otra herramienta
electrónica facilita a los usuarios el contactar y/o comunicarse con la institución, dirección,
subdirección, o jefatura de departamento, así como con el (o los) individuo(s) responsable(s)
de la producción y custodia de documentos de archivo.
Personas de contacto ISDIAH
Registrar los datos del contacto con quien se podrá consultar en relación a los documentos
que custodia, como son: el nombre, apellidos, área de responsabilidad, cargo, correo
electrónico, brinda un servicio personificado para consultar – informar, reduciendo los riesgos
de búsqueda no productiva.
Área de control de la descripción
Nota del archivero ISAD (G)
Registrar el nombre de la(s) persona(s) que ha(n) elaborado o controlado las descripciones
vertidas en los otros elementos, y las fuentes consultadas. En este punto se debe mencionar
la normatividad interna o aplicable, manuales de organización, publicaciones institucionales,
la página web del Organismo, el Catálogo de disposición documental de la Institución
agregando entre paréntesis el dato de la actualización utilizada, de la manera siguiente:
clave del instrumento si cuenta con este y la fecha de elaboración o actualización, etc.
Reglas o normas ISAD (G)
Citar las normas internacionales de descripción archivística, así como las leyes,
disposiciones y acuerdos nacionales o locales.
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Código:
Fecha(s) de la(s) descripción(es) ISAD (G)
Indicar fecha de elaboración y/o actualización o revisión de la(s) descripción(es).
Así mismo, cabe señalar que en el Instructivo del AGN, se describen los elementos,
indicando el nombre, el objetivo, la regla y las observaciones, bajo el modelo de las normas
citadas; siendo así que por tratarse de disposiciones generales, se deben observar dichos
elementos al elaborar la guía simple de archivos, los elementos fusionados con los de las
normas, coinciden en la idea general que se plasma en objetivos, reglas y observaciones, sin
embargo hay 3 casos, que manejan información relevante que no aparece en las normas,
por lo que se considera importante citar:
Elementos del Instructivo del AGN
Objetivo / Reglas / Observaciones
Descripción
Fusionado
con
alcance
y
contenido de la norma ISAD (G)
Observaciones: No repetir el nombre con el cual se identifica la
serie en descripción. La descripción informativa busca clarificar
su contenido, en particular de aquellas series documentales
que se registran con el nombre de las unidades administrativas.
Volumen
Elemento de actualización en las
3 etapas, fusionado con volumen
y soporte de la norma ISAD (G)
Regla: Consignar el volumen de la serie documental del año
anterior al que se efectúa la actualización, especificando la
cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea
el caso.
Ubicación física
No aportado por las normas y de
utilidad para la descripción
documental
Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s)
documental(es).
Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s)
documental(es).
Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo,
semiactivo e histórico) y de la ubicación física de la serie
documental a describir, el responsable del archivo se encargará
de asignar tanto la etapa como la ubicación física.
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7.
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Calidad y Mejora
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Código:
FORMATO
El módulo 1 es requisitado por el coordinador de archivos o archivista.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN
Forma autorizada del nombre*
1.1
Otras formas autorizadas del nombre
1.2
Código de referencia*
1.3
Tipo de institución
1.4
Historia institucional
1.5
INFORMACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
Datos de responsabilidad y contacto
Tipo de entidad* / Forma
autorizada del nombre*
Nombre del o de los
productor(es)*
Localización y dirección(es)
1.6
1.7
1.8
Descripción documental
Nivel de descripción*
Clasificación / Título*
Alcance y contenido
1.9
1.10
1.11
1.12
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
El módulo 2 es elaborado por los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico.
DESCRIPCIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES POR SECCIONES
DATOS DE RESPONSABILIDAD Y CONTACTO
Tipo de entidad* / Forma
autorizada del nombre*
2.1
Nombre del o de los
productores*/ y cargo
2.3
Localización y dirección(es)
2.5
Personas de contacto
2.6
Teléfono, fax, correo
electrónico
2.7
2.2
2.4
Ext.
0000
2.8
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Nivel de descripción*
2.9
Clasificación / Título*
2.11
2.12
2.10
Tipo*
Series y subseries documentales
Código de referencia * (2.16).
Nivel de descripción* (2.17).
Fecha(s)* (2.18). Volumen y
soporte* (2.19). Ubicación física
Clasificación (2.13) / Título* (2.14)
Alcance y contenido (descripción) (2.15)
(2.20).
(2.21).
Condiciones
de
acceso
Ejemplo:
4C.3 Expediente único de personal
Documentos que corresponden a la trayectoria laboral de una persona desde el inicio hasta el
fin de la relación laboral con el Organismo.
MX09015OPMA. SC04C.SE03.
Serie.
2010-2012.
251
expedientes, en soporte papel.
Ubicado en el 2do. piso. Pública.
Control de descripción de la serie
Fecha de elaboración: 2.23
Descrita por: 2.22
Elaboró
Validó
(2.24)
[Nombre]
[Cargo]
(2.25)
[Nombre]
[Cargo]
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
El módulo 3 es cumplimentado por el archivista.
CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
Nota del archivista
(3.1)
.
Reglas o normas
(3.2)
.
Fecha(s) de la(s) descripción(es)
(3.3)
.
Elaboró
Validó
(3.4)
(3.5)
[Nombre]
[Cargo]
[Nombre]
[Cargo]
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8.
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
INSTRUCTIVO
Módulo 1
A llenar por el coordinador de archivos o archivista.
ELEMENTOS
1.1. Forma autorizada del nombre *
DESCRIPCIÓN DEL LLENADO
Nombre formal y completo de la Institución
1
1.2. Otras formas autorizadas del nombre Acrónimo y otras formas del nombre de la Institución
1.3. Código de referencia *
Código conformado por las claves: MX (México) + 09 (Entidad Distrito Federal) +
015 (Delegación Cuauhtémoc) + OPMA (acrónimo formal) = MX09015OPMA
1.4. Tipo de institución
Indicar la titularidad, gestión, ciclo vital y tipología del Organismo
1.5. Historia institucional
Consignar sintéticamente cualquier dato significativo, sobre el origen, evolución,
nombre oficial, fechas de existencia, finalidad (misión y visión), y sus nombres
primitivos, diversos o sucesivos
Para indicar los datos de responsabilidad y contacto sobre la documentación
1.6. Tipo de entidad * / Forma autorizada generada a nivel fondo documental, se indicará el nombre formal de la
Institución, donde en el mismo nombre ya se indica que el tipo de entidad es una
del nombre*
Institución.
1.7. Nombre del o los productor(es) *
Nombre del titular del Organismo, quien es el responsable de la documentación
a nivel fondo
1.8. Localización y dirección(es)
Calle, número exterior e interior, edificio, piso, oficina o despacho, colonia,
delegación o municipio, código postal, estado, provincia o demarcación y país,
así como la dirección electrónica usada por la institución (por ejemplo la URL del
sitio Web)
1.9. Nivel de descripción *
Indicar que se está describiendo a nivel fondo
1.10. Clasificación / Título *
Código o clave archivística y nombre del nivel de descripción (fondo)
1.11. Código de referencia *
En este caso es el mismo que el señalado en el punto 1.3 (para el fondo)
1.12. Alcance y contenido (descripción)
Describir el asunto y/o contenido del fondo documental, señalando el tipo y o
valor de la información y tipos documentales de la documentación derivada de
las funciones o procedimientos del Organismo
1
Acrónimo: Palabra formada por la unión de las iniciales o siglas de dos o más palabras o elementos.
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División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
Módulo 2
A llenar por los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico.
ELEMENTOS
2.1. Tipo de entidad * / Forma
autorizada del nombre *
2.2. Tipo de entidad * / Forma
autorizada del nombre *
Nombre formal de la Coordinación, División o Unidad Administrativa
Nombre formal de la División u Oficina o Área de procedencia
2.3. Nombre del o los productor(es) * / y Nombre y cargo del Titular de la Coordinación o División, responsable(s) de la
cargo
producción y custodia de documentos de archivo
2.4. Nombre del o los productor(es) * / y Nombre y cargo del Titular de la División u Oficina y Responsable de Archivo de
cargo
Trámite
2.5. Localización y dirección(es)
Calle, número exterior e interior, edificio, piso, oficina o despacho, colonia,
delegación o municipio, código postal, estado, provincia o demarcación y país,
donde se encuentra ubicado el archivo
2.6. Personas de contacto
Nombre del Responsable de Archivo de Trámite y/o del suplente
2.7. Teléfono, fax, correo electrónico
Consignar el teléfono y/o extensión del responsable de archivo
2.8. Teléfono, fax, correo electrónico
Consignar el correo electrónico del responsable de archivo y/o del suplente
Indicar que se está describiendo el nivel: Sección
2.10. Tipo*
Especificar si es una función común o una sustantiva.
2.11. Clasificación / Título *
2.12. Código de referencia*
2.13. Código (Clasificación)
2.14. Título *
2.15. Alcance y contenido
Código o clave archivística y nombre del nivel de descripción (sección
correspondiente), conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística
015 (Delegación Cuauhtémoc) + OPMA (acrónimo formal) + SC (Sección) +
Número de la sección (2 dígitos) + C (común) o S (sustantiva). Ejemplo:
MX09015OPMASC01C o MX09015OPMASC01S
Código o clave archivística del nivel de descripción (serie correspondiente),
conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística
Indicar el nombre del nivel de descripción (serie correspondiente), conforme al
Cuadro General de Clasificación Archivística. Asentando el nombre de la serie tal
cual aparece en el CGCA. No abreviar, ni poner siglas.
Describir el asunto y/o contenido de la serie documental, señalando el tipo y o
valor de la información y tipos documentales de la documentación derivada de
las funciones o procedimientos del Organismo, es decir, registrar un breve
resumen de la información que refleje el conjunto de expedientes que integran
la serie documental que se describe. La descripción informativa busca clarificar
su contenido. No repetir el nombre con el cual se identifica la serie en cuestión,
no abreviar, ni poner siglas, utilizar lenguaje ciudadano. En el caso del OPMA lo
anterior fue requisitado en la cédula de identificación de series y prevaloración
documental, por lo que se deberá retomar la descripción que aparece en la
misma.
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División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
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19/02/14
2.16. Código de referencia*
015 (Delegación Cuauhtémoc) + OPMA (acrónimo formal) + SC (Sección) +
Número de la sección (2 dígitos) + C (común) o S (sustantiva) + SE (Serie) +
Número (2 dígitos), cuando sea el caso se agregará + SS (Subserie) + Número (2
dígitos). Ejemplos: MX09015OPMA.SC01C.SE01 o
MX09015OPMA.SC01C.SE01.SS01
Indicar que se está describiendo el nivel: Serie
2.18. Fecha(s) *
Indicar el año fiscal (enero a diciembre) de acumulación de la documentación,
ejemplo: 2012
2.19. Volumen y soporte*
Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o soporte
2.20. Ubicación física
Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es)
2.21. Condiciones de acceso
Indicar si la información de la serie que se describe es pública, reservada o
confidencial
2.22. Descrito por
Nombre de la persona que elaboró la cédula de descripción.
2.23. Fecha de elaboración
Indicar la fecha (dd/mm/año).
2.24. Elaboró
Indicar el nombre, firma y cargo de la persona que elaboró la descripción
2.25. Validó
Indicar el nombre, firma y cargo de la persona que valida la información, puede
ser el responsable de archivo de trámite o el titula r de la unidad administrativa
Nota: se considerarán todas y cada una de las series documentales que integran el archivo en custodia.
Módulo 3
A llenar por el coordinador de archivos o archivista.
ELEMENTOS
3.1. Nota del archivista
Indicar cualquier información que amplíe o facilite la comprensión de la guía.
Nombre del archivista o servidor público que compiló, analizó e integró la
información, y/o elaboró la descripción. Citar las fuentes consultadas para las
descripciones
3.2. Reglas o normas
Citar las normas utilizadas para las descripciones
3.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es)
Indicar la fecha de elaboración y/o actualización de la guía
3.4. Elaboró
3.5. Validó
Indicar el nombre, firma y cargo del archivista o servidor público que compiló,
analizó e integró la información, y/o elaboró las descripción
Indicar el nombre, firma y cargo del coordinador de archivos o de la autoridad
institucional que valida la información
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Revisión
Emisión
01
19/02/14
9.
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
CONSIDERACIONES FINALES
Definir, explicar y desarrollar los elementos de las normas internacionales de descripción, por
medio de las aportaciones vertidas en las observaciones y ejemplos en cada uno de los
elementos seleccionados de las normas (adaptadas a las necesidades y/o realidad actual
que deriva de la normatividad local) en el punto 6 de este documento, proporcionan un
panorama más amplio para comprender y aplicar dichas normas, así mismo constituyen las
políticas para su elaboración; por ende se ha logrado obtener un formato o cédula de la Guía
simple de archivos sustentado y objetivo, de fácil llenado. Toda vez que las aportaciones
referidas funcionan como un instructivo claro, preciso e ilustrativo, a través del cual se
cumple con el objetivo del presente trabajo: elaborar la Guía simple de archivos del OPMA.
Por lo anterior, se enfatiza la importancia de ocuparse en el establecimiento de criterios
normalizados para su elaboración, con el fin de unificar las descripciones, y a su vez lograr el
intercambio de información.
Es así que, de manera optimista se ratifica que, es posible aplicar las normas internacionales
de descripción archivística en dicho instrumento de información (o descripción), y que
debemos atrevernos a innovar en la teoría y/o práctica archivística y romper paradigmas
para introducir las normas en cuestión en el ámbito laboral.
Lo expuesto puede suscitar, el debate, la reflexión, las opiniones, etc., que como
profesionales estamos llamados a ejercer, y de esta manera abandonar la apatía o letargo,
para proponerse aplicar las normas en la elaboración de la guía simple de archivos y romper
el reto personal e institucional de aceptar un nuevo modelo, mediante acciones como las
planteadas en este trabajo: la elaboración de la guía simple de archivos debidamente
sustentada en la teoría, la práctica y la normatividad archivística.
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Revisión
Emisión
01
19/02/14
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
10. ANEXOS
Anexo 1
PROPUESTA DE CUADRO EN EL QUE SE SEÑALAN LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN
DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA APLICABLES
EN LA ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS
(OBJETIVOS, REGLAS Y OBSERVACIONES)
NORMAS
Consignar, en la medida que sea
necesario para su identificación
única, los siguientes elementos: el
código del país de según la última
versión de la Norma ISO 3166
(códigos para la representación de
los nombres de los países), el código
del archivo según norma nacional de
códigos de archivo u otro
identificador único de su ubicación,
código de referencia local específico,
el número de control u otro
identificador único.
Consignar bien el título formal, bien
asignarle un título conciso de
acuerdo con las reglas de
descripción multinivel nacionales. En
caso necesario, si el título formal es
largo, éste puede abreviarse
siempre que no se pierda
información esencial. En el caso de
que se utilice un título atribuido,
incluir en el nivel superior el nombre
del productor. En los niveles
inferiores puede incluirse, por
ejemplo, el nombre del autor del
documento, así como un término
que indique el tipo documental de
los documentos de la unidad de
descripción, y en su caso, alguna
expresión que refleje la función, la
actividad, el objeto, la ubicación, o
el tema. Distinguir entre los títulos
formales y los atribuidos de acuerdo
con las normas nacionales o
idiomáticas.
X
Código ISO 3166 (MX) para
país México, clave INEGI
para las entidades del país,
clave
INEGI
para
municipios o delegaciones,
siglas RAHMEX-AGN para
Archivo Histórico (en caso
de tener su registro), o
siglas formales de la
dependencia u organismo.
X
Anotar
el
nombre
completo
del
fondo,
sección, serie, subserie,
unidad
documental
compuesta (expediente) o
unidad documental simple
(documento).
ISDIAH
REGLAS DE LOS ELEMENTOS
ISAAR
(CPF)
ISDF
CONCEPTO U
OBJETIVO DE LOS
ELEMENTOS
ISAD (G)
ELEMENTOS
DE
INFORMACIÓN
OBSERVACIONES
Área de identificación
Código de
referencia*
Identificar de un
modo único la
unidad
de
descripción
y
establecer
el
vínculo con la
descripción que
la representa.
Titulo*
Denominar
unidad
descripción.
la
de
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OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
Identificar
y
consignar
la(s)
fecha(s) de la
unidad
de
descripción.
Nivel de
descripción*
Identificar
nivel
organización
la unidad
descripción.
Volumen y
soporte de la
unidad de
descripción*
Identificar
y
describir:
la
extensión física o
lógica
y
el
soporte de la
unidad
de
descripción.
Tipo de
entidad*
Indicar
si
la
entidad que se
está describiendo
es
una
institución, una
persona o una
familia.
Crear un punto
de
acceso
normalizado que
Forma
autorizada del
nombre*
el
de
de
de
Para cada unidad de descripción
consignar, al menos, uno de los
siguientes tipos de fechas, el más
adecuado a la documentación y al
nivel de descripción: la(s) fecha(s) en
la(s) que el productor acumuló los
documentos en el ejercicio o
desarrollo de su actividad; la(s)
fecha(s) de producción de los
documentos. Aquí se incluyen las
fechas de las copias, ediciones o
versiones, anexos, u originales de las
unidades documentales producidas
con anterioridad a su acumulación.
Consignar según los casos, una sola
fecha o un intervalo de fechas.
Consignar el nivel de la unidad de
descripción.
X
Periodo en el que el
productor acumuló los
documentos de la unidad
de descripción en el
ejercicio de su actividad:
año fiscal (enero a
diciembre)
o
fechas
extremas (dd/mm/aaaa de
inicio y fin del trámite o
asunto).
X
Consignar el volumen de la unidad
de descripción especificando el
número de las unidades físicas o
lógicas en cifras árabes y la unidad
de medida. Especificar el soporte o
soportes de la unidad de
descripción.
Alternativamente,
consignar los metros lineales de
estantería o los metros cúbicos de
la unidad de descripción. Si el
volumen se especifica en metros
lineales y se considera conveniente
añadir información adicional, ésta
debe figurar entre paréntesis.
Especificar el tipo de entidad
(institución, persona o familia) que
se está
describiendo en este
registro de autoridad.
X
Señalar
si
se
está
describiendo un fondo,
subfondo,
sección,
subsección, serie, subserie,
expediente
o
unidad
documental.
Volumen:
cantidad
o
número de las unidades
físicas en arábigo y unidad
de medida.
Soporte: material físico
donde está plasmada la
información.
Aunque no se pretende
catalogar, es conveniente
agregar el formato y
características externas.
Los metros lineales aplica a
nivel fondo, sección y serie
preferentemente.
Indicar
si
se
está
describiendo una entidad,
dirección, subdirección o
jefatura de departamento.
Registrar la forma normalizada del
nombre de la entidad que se está
describiendo, siguiendo las normas
X
X
ISDIAH
Fecha(s) *
NORMAS
ISAAR
(CPF)
ISDF
CONCEPTO U
OBJETIVO DE LOS
ELEMENTOS
ISAD (G)
ELEMENTOS
DE
INFORMACIÓN
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OBSERVACIONES
Registrar
la
forma
autorizada de la entidad,
dirección, subdirección o
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OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
identifique
de
manera unívoca a
una institución,
persona
o
familia.
o convenciones nacionales o
internacionales que haya utilizado el
servicio de archivos responsable del
registro de autoridad. Utilizar todos
los calificadores necesarios - fechas,
lugar,
jurisdicción,
ocupación,
epíteto, etc. - para distinguir la
forma autorizada del nombre de los
de otras entidades que tengan
nombres similares.
Registrar
cualquier
nombre(s)
existente(s) de la
institución,
persona
o
familia, que no se
haya mencionado
en ningún otro
lugar del Área de
Identificación
Indicar
si
la
descripción es de
una función o de
una
de
sus
divisiones.
Registrar otros nombres por los que
puede ser conocida la entidad.
Especificar si la descripción es de
una función o de una de sus
divisiones, de acuerdo con la
terminología
nacional
o
internacional.
X
Clasificación
Clasificar
la
función
de
acuerdo con un
cuadro
de
clasificación.
X
Tipo de
institución
Identificar
la
tipología de la
institución que
custodia
los
fondos
de
archivo.
Cumplimentar cualquier término y/o
código tomado de un cuadro de
clasificación de funciones. Consignar
el cuadro de clasificación utilizado
en el elemento Reglas y/o
convenciones utilizadas (5.4.3)
Registrar el tipo de institución que
detenta los documentos de archivo.
Otras formas
del nombre
Tipo*
Área de
contexto
Nombre del o
de los
productor(es)*
Identificar
el
productor o los
productores de la
unidad
de
Consignar el nombre de la(s)
entidad(es) o persona(s) física(s)
responsables de la producción,
acumulación y conservación de los
ISDIAH
NORMAS
ISAAR
(CPF)
ISDF
CONCEPTO U
OBJETIVO DE LOS
ELEMENTOS
ISAD (G)
ELEMENTOS
DE
INFORMACIÓN
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OBSERVACIONES
jefatura de departamento.
X
Otras formas del mismo
nombre, por ejemplo,
acrónimos.
Las divisiones de la función
son: subfunción, proceso,
actividad, tarea, acción u
otro término de uso
internacional, nacional o
local.
En base al cuadro de
clasificación funcional de la
dependencia que describe,
indicar el código asignado
a la función que se
describe.
X
X
Indicar el nombre de la
entidad,
dirección,
subdirección, jefatura de
departamento y/o nombre
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Revisión
Emisión
01
19/02/14
descripción.
Historia
institucional
Proporcionar la
historia
institucional o los
datos biográficos
del productor o
de
los
productores de la
unidad
de
descripción para
situar
la
documentación
en su contexto y
hacerla
más
comprensible.
documentos de la unidad de
descripción. El nombre deberá
especificarse
de
manera
normalizada de acuerdo con las
normas nacionales e internacionales
y con los principios de la ISAAR
(CPF).
Consignar sintéticamente cualquier
dato significativo, sobre el origen,
evolución desarrollo y trabajo de la
entidad (o entidades), o sobre la
vida y trabajo de la(s) persona(s)
física(s) responsable(s) de la
producción
de la unidad de
descripción. En el caso de que exista
información adicional en alguna
publicación, citar la fuente. Las áreas
de información de la ISAAR (CPF)
contienen elementos informativos
específicos que pueden incluirse en
este elemento. Para las personas o
familias consignar los nombres
completos y títulos, fechas de
nacimiento y fallecimiento, lugar de
nacimiento, domicilios sucesivos,
actividades, empleos o cargos,
nombre original y otros posibles
nombres,
acontecimientos
significativos,
y
lugar
de
fallecimiento. Para las entidades,
consignar datos como el nombre
oficial, fechas de existencia,
legislación aplicable, funciones,
finalidad y evolución de la entidad,
organigrama, y sus nombres
primitivos, diversos o sucesivos.
ISDIAH
NORMAS
ISAAR
(CPF)
ISDF
CONCEPTO U
OBJETIVO DE LOS
ELEMENTOS
ISAD (G)
ELEMENTOS
DE
INFORMACIÓN
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OBSERVACIONES
del o los
responsables
producción
documentos.
individuo(s)
de
la
de
X
Consignar sintéticamente
cualquier dato significativo,
sobre el origen, evolución,
nombre oficial, fechas de
existencia, finalidad, y sus
nombres
primitivos,
diversos o sucesivos.
X
Para
describir
la
documentación derivada
de funciones comunes o
sustantivas proporcionar
procedimientos
administrativos, asunto y
tipos documentales. Se
busca
transmitir
la
información presente en
Área de contenido y estructura
Alcance y
contenido
Proporcionar a
los usuarios la
información
necesaria
para
apreciar el valor
potencial de la
unidad
de
descripción.
Dar una visión de conjunto (por
ejemplo, periodos de tiempo,
ámbito geográfico)* y realizar un
resumen de contenido (por ejemplo,
tipos
documentales,
materia
principal,
procedimientos
administrativos)** de la unidad de
descripción, apropiados al nivel de
descripción.
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OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
ISDIAH
NORMAS
ISAAR
(CPF)
ISDF
CONCEPTO U
OBJETIVO DE LOS
ELEMENTOS
ISAD (G)
ELEMENTOS
DE
INFORMACIÓN
Comentarios:
* A nivel fondo y sección
** A los niveles inferiores
Área de condiciones de acceso y
utilización
Condiciones de Informar sobre la
acceso
situación jurídica
y cualquier otra
normativa
que
restrinja o afecte
el acceso a la
unidad
de
descripción.
Área de
contacto
Localización y
dirección(es) *
Teléfono, fax,
correo
electrónico
Personas de
contacto
Facilitar todas las
direcciones
pertinentes de la
institución
detentora de los
fondos
de
archivo descrita,
tanto
las
direcciones
físicas
como
electrónicas.
Proporcionar los
datos necesarios
para
contactar
con la institución
que tiene la
custodia de los
documentos de
archivo.
Proporcionar a
los usuarios la
información
necesaria
para
contactar con los
miembros
del
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
Especificar la legislación o la
situación jurídica, los convenios,
regulaciones o cualquier tipo de
decisión que afecte al acceso a la
unidad de descripción. En su caso,
indicar el periodo de tiempo durante
el
cual
la
documentación
permanecerá no accesible y la fecha
en la que la documentación sí lo
será.
Consignar los datos de localización
de la institución que conserva los
fondos de archivo para el acceso
público (calle y número, código
postal,
ciudad,
provincia,
demarcación, país, etc.). Indicar
asimismo cualquier otra dirección
necesaria
(por
ejemplo
las
direcciones de otros servicios que se
ofrecen). Consignar también, la
dirección electrónica usada por la
institución (por ejemplo la URL del
sitio Web).
Consignar el teléfono, fax y/o el
correo electrónico así como
cualquier
otra
herramienta
electrónica que pueda ser empleada
para contactar y/o comunicarse con
la institución que custodia los
fondos de archivo.
Registrar el nombre, los datos de
contacto y el cargo de los miembros
del personal (nombre, apellido, área
de
responsabilidad,
correo
electrónico, etc.). Esta información
debe ser coherente con la
OBSERVACIONES
un (o los) documento(s) a
través de una idea general,
producto del análisis y la
síntesis, que nos permitirá
ver el asunto.
X
Indicar si es pública,
reservada o confidencial,
según la clasificación IFAI.
X
X
X
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OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
personal.
ISDIAH
NORMAS
ISAAR
(CPF)
ISDF
CONCEPTO U
OBJETIVO DE LOS
ELEMENTOS
ISAD (G)
ELEMENTOS
DE
INFORMACIÓN
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OBSERVACIONES
información proporcionada en el
elemento Estructura Administrativa
(5.3.4).
Área de control de la descripción
Nota del
archivero
Reglas o
normas
Fecha(s) de
la(s)
descripción(es)
Explicar quién y
cómo
ha
preparado
la
descripción.
Identificar
la
normativa en la
que está basada
la descripción.
Especificar las fuentes consultadas
para preparar la descripción y quien
la ha elaborado.
X
Consignar las normas y reglas
internacionales, nacionales y locales
utilizadas en la descripción.
X
Indicar cuándo se
ha elaborado y/o
revisado
la
descripción.
Consignar la(s) fecha(s) en la que se
ha preparado y/o revisado la
descripción.
X
Nombre de la(s) persona(s)
que ha(n) elaborado la
descripción, y las fuentes
consultadas.
Citar
las
normas
internacionales
de
descripción y las leyes,
disposiciones y acuerdos
nacionales y/o locales.
Indicar
fecha
de
elaboración
y/0
actualización o revisión.
Notas:
1. Los elementos, sus objetivos y reglas fueron tomados de las normas citadas.
2. Los elementos con (*) son de carácter obligatorio, es decir, los elementos mínimos que debe contemplarse en la
descripción de unidades de archivo, conforme a lo señalado por las normas.
 Las observaciones vertidas en
este cuadro, fueron tomadas y/o adaptadas de los siguientes documentos:
Parra Betancourt, Margarita. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). En
http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm
Hernández Rojas, Arturo. Cédula de prevaloración secundaria basada en las normas internacionales (ISAAR CPF e ISDF) del
Consejo Internacional de Archivos. Documento presentado en el curso de actualización para egresados de la ENBA:
Valoración Documental. 2010.
También se encuentran propuestas de la autora, producto del análisis y la experiencia adquirida.
 El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IFAI), emplea el término clasificación
para referirse al acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o
confidencial, es decir, al momento de asignarle restricción de acceso parcial o total, por un tiempo determinado, a la
información que contiene datos confidenciales o reservados. La información que no tiene estos elementos, es considerada
pública.
Cuadro tomado de la tesina citada en el elemento 12 de este documento.
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División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
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Anexo 2
Lenguaje controlado para unidades físicas y lógicas de medidas documentales
Unidades físicas de medida
Son tangibles y tienen que ver con los tipos de documentos y con los contenedores
Nombre
Abrev.
Nombre
Abrev.
Nombre
Álbum(es)
Documento(s) sonoro(s)
Negativo(s)
Atado(s)
Estampilla(s)
Objeto(s)
Caja(s)
Expediente(s) / Legajo(s)
Partitura(s)
Caricatura(s)
Foja(s) / Hoja(s) / Página(s)
Folleto(s), tríptico(s),
díptico(s)
Pergamino(s)
Carpeta(s)
Carta(s) de navegación
aérea
Carta(s) náutica(s)
Pieza(s) / objeto(s)
Fotografía(s) o positivo(s)
Grabado(s)
Postales
Ilustración(es)
Rollo(s) de microfilm
Casete(s) / audiocasete(s)
Imagen(es)
Sello(s)
Carta(s) topográfica(s)
Cinta(s) de carrete abierto /
película(s)
Cinta(s) fonográfica(s)
Impreso(s)
Interpositivos /
internegativos
Kilómetro(s)
Sobre(s)
Stills
km
Timbre(s) postal(es)
Diapositiva(s)
Lámina(s)
Transparencia(s)
Dibujo(s)
Libro(s) o volumen(es)
Videocasete(s)
Disco(s) compacto(s)
Litografía(s) /grabado(s)
Videocasete(s)
CD(s)
Mapa(s)/ Plano(s)
Videodisco / audiodisco
Disco(s) de vinilo
Metro(s)
m
Disco(s) fonográfico(s)
Metro(s) cuadrado(s)
m²
Disco(s) versátil digital
Disquete(s)
DVD(s)
Documento(s)
pz
Placas radiográficas
Cartel(es) / Póster(s)
Disco(s) de acetato o laca
Abrev.
Metro(s) cúbico(s)
m³
Metro(s) lineal(es)
m.l.
Vista(s) estereoscópica(s)
Microficha(s)
Unidades lógicas de medida
Son intangibles y tienen que ver con los tipos de documentos (virtuales) y los contenedores (informáticos)
Nombre
Correo(s) electrónico(s)
Abrev.
Nombre
Abrev.
Fichero(s) informático(s)
Documento(s) electrónico(s)
Abrev. = abreviatura.
Tabla tomada de la tesina citada en el elemento 12 de este documento.
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División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
Anexo 3
Lenguaje controlado para formatos o tamaños documentales
Formatos (tamaños, dimensiones o capacidad de almacenaje)
Especificaciones
Nombre del
formato
Tamaño o dimensiones
Capacidad de almacenaje
Observaciones
-----
16 mm o 35 mm
Negativos
-----
16 o 35 mm x 30.5 m
Rollos de microfilm
-----
3 ½” o 5 ¼”
Disquetes
-----
3 mm
-----
5” (12.5 cm), 7” (17.5 cm)
Fotografías
-----
80 a 120 mm de diámetro x
1.2 mm de grosor
Discos ópticos
Beta
1/2”
Videocintas
Betacam
1/2”
Videocintas
Betamax
1”
Videocintas
AG12
AG30
AG50
12 cm x 40 cm x 26.5 cm
30 cm x 40 cm x 26.5 cm
50 cm x 40 cm x 26.5 cm
(30, 60, 90 y 120 min)
Variable
Audiocasetes
Cajas
Cajas de cartón archivo
muerto tamaños carta y oficio
Carta
21.59 x 27.94 cm
-----
Papel
Extended play EP
10” o 25 cm
Folio u Oficio
21.59 x 33.02 cm
-----
Papel
Legal
21.59 x 35.56 cm
-----
Papel
Long play LP
12” o 30 cm
Media carta
13.97 x 2.16 cm
-----
Papel
RK60
1 ½”
60 min
Videocasetes
Sencillo
7” o 17.5 cm
VHS
1/2”
Discos de vinilo
Discos de vinilo
Discos de vinilo
120 min
Videocintas
Tabla elaborada por la autora.
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Revisión
Emisión
01
19/02/14
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
Anexo 4
Lenguaje controlado para soportes documentales
Soportes documentales (físicos o lógicos)
Nombre
Nombre
Acetato
Piedra
Albúmina
Placa de vidrio
Analógico - digital
Película flexible
Cinta magnética
Soporte digital óptico (policarbonato de plástico,
capa de aluminio y capa de laca)
Metal
Soporte magnético (videoccasete o audiocasete)
Nitrato
Tela
Internet
Vinilo
Intranet
Vitela
Papel
Papel fotográfico
Papiro
Pergamino
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OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
División de
Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
11. GLOSARIO
Guía simple de archivos: Esquema general de descripción de las series documentales de
los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al
cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.
Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier
descripción o instrumento de referencias realizado o recibido por un servicio de archivos en
el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
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12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS
CÓDIGO
Ley Federal de Archivos. DOF 23 de enero de 2012.
N/A
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. DOF 11 de junio de 2002, última reforma 08 de junio de 2012.
N/A
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental. DOF 11 de junio de 2003.
N/A
Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. México: AGN. Sin
fecha de publicación.
N/A
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). ICA 2000.
N/A
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF). ICA 2003.
N/A
Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF. ICA 2007.
N/A
Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de
Archivo ISDIAH. ICA 2008.
N/A
Cuadro General de Clasificación Archivística del OPMA.
OPMA-DCMGCGCA-02
Catálogo de Disposición Documental del OPMA.
OPMA-DCMGCADIDO-02
Jonguitud García Marina, Elaboración de la Guía Simple de Archivos del
Instituto Mexicano de Cinematografía, basada en Normas Internacionales de
Descripción Archivística. Tesina. México: ENBA. 2012.
N/A
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Calidad y Mejora
de la Gestión
Código:
OPMA-DCMG-GSA-01
Revisión
Emisión
01
19/02/14
13. CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO DE
REVISIÓN
FECHA DE LA
ACTUALIZACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
RAZÓN DEL CAMBIO
00
11/12/2012
Creación del documento
N/A
01
19/02/2014
Modificaciones
Actualización
Página
40 de 40

Guía Simple de Archivos

Transcripción

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10) Guía de uso para adquisición de material documental