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TABLE OF CONTENTS
TABLA DE CONTENIDO
Letter from President of the Board
Carta del Presidente de la Junta Directiva
Convocation Agenda
Agenda de la convocatoria
Minutes of September, 24, 2012 Meeting
Acta de la asamblea del 24 de Septiembre, 2012
2012 Balance Sheet
La hoja de balance del 2012
2012 Profit & Loss Statement
La hoja del estado de Ganancias y Pérdidas del 2012
Board’s Recommendation
Recomendación de la Junta Directiva
2014 Summary Budget
Resumen del presupuesto 2014
Proposed changes to the Articles of Association.
Cambios propuestos a los Estatutos de la Asociación.
Proposal to extend the duration of the Association for an additional thirty (30) years.
Propuesta para extender la duración de la Asociación por treinta (30) años más.
Article 20
Artículo 20
Voting Sheet (Proxy)
Formulario de poder de voto para la Reunión General Anual.
CONVOCATION
For the Annual General Meeting of Members of
COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB
The Board of the COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB (The Association), established in Aruba, Dutch
Caribbean, herewith convenes the Annual General Meeting of the Association, to be held at the resort on September 23, 2013 at
10:00 a.m.
AGENDA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Opening.
Establishment of Quorum.
Approval of Minutes of Annual General Meeting of September 24, 2012.
Approval of Balance Sheet and Profit & Loss Statements of the year ending December 31, 2012.
Board’s account of the proposed Budget for 2014 and proposed 2014 Maintenance Fees.
Approval of the Budget and Maintenance Fees for the year 2014.
Approval of the proposed changes to the Articles of Association.
Approval of the extension of the duration of the Association for an additional thirty (30) years.
Approval of any items under Article 20 section 4 of the Articles of Association.
Free Word.
Closing.
**************************************
CONVOCATORIA
Para la Reunión General Anual de Miembros de
ASOCIACIÓN COOPERATIVA LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB
Junta de la ASOCIACIÓN COOPERATIVA LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB (La Asociación), establecido en Aruba, Caribe Holandés,
por la presente convoca la Reunión General Anual de la Asociación, que se celebrará en el resort el 23 de septiembre del 2013 a las
10:00 a.m.
ORDEN DEL DÍA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Apertura
Establecimiento de Quórum.
Aprobación de las notas de la Reunión General Anual del 24 de septiembre de 2012.
Aprobación de la hoja de Balance y Estados de pérdidas y ganancias del año cerrado el 31 de diciembre 2012.
Resumen de la Junta Directiva del presupuesto para 2014 y cuotas de mantenimiento propuestas para el 2014.
Aprobación del presupuesto y cuotas de mantenimiento para el año 2014.
Aprobación de cambios en los Estatutos de la Asociación.
Aprobación de la extensión de la duración de la Asociación por treinta (30) años más.
Aprobación de cualquier punto del artículo 20 punto 4 de los Estatutos de la Asociación.
Palabra Libre.
Cierre.
Cooperative Association La Cabana Beach & Racquet Club
Subject:
Annual General Meeting of Members
Date/Time: Monday, September 24, 2012; 10:00 a.m.
Place:
Board Room, La Cabana Beach & Racquet Club
In Attendance:
Co-op Board of Directors:
B&R Club Operations:
Atlas auditors:
Association members:
William Mosconi, president & chairperson
Carl Hultman, vice president
Randy Pozniak, treasurer
Gil Cooper, director
Brenda Hodges, director
Joe Najjar, resort general manager
Rudger Boom, auditor
24
Meeting Minutes
Prepared by:
Doreen Kralick
1.0 Opening
1.01 WM greets membership, opening the AGM at 10:02 a.m. He requests all ballots, if not
already turned in -- RB states that two ballots are still pending -- and asks for completion of the
form from those members who have yet to submit their vote.
He asks if there are any Spanish-speaking owners represented among the members who are
present, and not finding any, continues meeting without the assistance of a translator.
He re-introduces all board members individually and explains the absence of two board
members -- Anthony Wever, who is off island, and Marty Doctrow, who, as a result of illness,
cannot be present.
2.0 Establishment of Quorum
2.01 WM confirms quorum with RB, who notes that 15,114 votes have been received, which
represent more than the required amount of 20% of membership.
3.0 Approval of Minutes from AGM of September 19, 2011
3.01 RB reports that the 2011 AGM minutes were approved by a majority vote of 14,692 in
favor, 56 opposed, 199 abstained and 167 judged invalid, out of a total number of 15,114 votes.
Motion to approve presented by Carl Hultman, seconded by Gil Cooper, and passed
unanimously.
4.0 Approval of Balance Sheet and P&L Statements for the Year, ending December 31, 2011
RP provides an overview of the documents, presented on Pages 14 through 15 of the
convocation booklet. Regarding the Balance Sheet, he notes that operations closed with 8.4M
in cash. At the same time last year, cash was at 8.3M, so there has been an improvement. In the
Renovation column, he notes reserve funds ($1.8M), which continues to build to ensure
coverage of future replacements. Every five years, replacements are needed. A five-year
reserve study was accomplished to track what is needed, and when. By 2017, the forecast is
that the resort will have 3.5M in reserve, which will protect membership from future special
assessments.
As demonstrated in the P&L, Operations netted a total revenue of $17M, with expenses at
about $16M. Resort is operating in the black, and is enjoying a surplus (with a total ending fund
balance of $1.6M).
In regard to a question posed by member (Bob Connell) about the renovation schedule: RP
notes that, without the special assessment, renovations would have taken until 2015 to
complete. There was urgency in completing roof repairs, but with the special assessment it also
enabled the resort to accomplish other work at the same time, i.e. painting, corridors and
exterior work, which would have otherwise taken much longer to accomplish. JN confirms that
that work is on schedule, except for painting, which might be slightly delayed
Member (Lorraine Oltedal) asks about quality control, noting an issue with the shower as an
example. JN responds that the resort is working off a ‘punch list’, with visual inspections done
as work is in process and when accomplished. He states that the issue she mentions has not
come up as a concern, but other items have been noted and addressed.
Member (Mr. Bursky) states that he finds lighting is not sufficient and it is too dark in the
rooms. A circumstance on which fellow member (Paul Dutra) is in agreement. JN notes that an
additional lamp can be provided on request. He further notes that lighting will undergo a
change, with the resort switching over to LED lighting in an effort to conserve energy and
realize a savings of about 15% in energy costs. CH clarifies that the lower wattage is what the
bulb consumes, but not in what light is emitted.
Member (Ernie Silvia) asks for explanation on revenue generated from the casino: RP explains
that the casino operator was paying 50% of the monthly rent (12,500) during negotiation
period. For five months, during construction, no rent was paid. However, that circumstance has
ended and the operator is now being billed the full amount of 25,000. Once the casino is open,
operator will pay rent as well as a percentage of the casino profit. The revenue from the casino
will help to feed the reserve and stabilize operating fees.
4.01 RB reports that the Balance Sheet and Profit & Loss Statement from the year ending
December 31, 2011 were approved by a majority vote of 14,596 in favor, 87 opposed, 252
abstained and 179 invalid, out of a total number of 15,114 votes.
5.0 Board’s account of the proposed Budget for 2013, and proposed 2013 Maintenance Fees
5.01 RP remarks that renovations are coming to an end and that operation is stabilized. The
Board recommends that MFs are lowered by one (1) dollar, with the proposal of a decrease
possible for the very first time. MFs would be reduced by one (1) dollar on all units -- A,C,F: 607;
Studio, B: 564; D: 868, and E: 1,242. (The proposal is met by applause by members.)
6.0 Approval of the Budget and Maintenance Fees for the year 2013
6.01 RB reports that the 2013 Budget and Maintenance Fees were approved by a majority vote
of 14,495 in favor, 253 opposed, 200 abstained and 166 invalid, out of a total number of 15,114
votes.
7.0 Approval of any items under Article 20, section 4, of the Articles of Association
RB explains that there is a restriction on both expenses and of revenue exceeding $100,000. He
does not foresee that expenses will exceed that limit (as it once did in an emergency action to
purchase computers instead of continuing with a costly rental agreement, which thereby
ultimately created a huge savings for the resort). However, the resort may exceed that amount
in revenue with the award on the casino likely (resort is waiting on the judge’s decision).
Without approval from the membership, the resort will not be able to accept the amount of the
judgement.
7.01 RB reports that action on items under Article 20, section 4, was approved by a majority
vote of 14,253 in favor, 271 opposed, 400 abstained and 190 invalid, out of a total number of
15,114 votes.
8.0 Election of two board members:
8.01 RB reports a majority vote for the top five candidates (out of a total of 30,228 votes, with
each member afforded a vote for two different candidates): Brenda Hodges received 13,062
votes; Gary Ehrlich received 12,614 votes; William Dubrow received 353 votes; William E.
Nutter received 352 votes; and Robert Brunelli received 351 votes. The breakdown of votes
received by other candidates are noted as follows: Dennis Etzkorn at 120; David Ezra at 168;
Thomas Fraioli at 211; Raymond Gallison Jr. at 44; Ruth Gillen at 77; Harry Mautte at 147;
Micheal McMahon at 219; Willard Moore at 303; Renee Mosely at 74; Curtis Nave at 8; Alan J.
Phair at 74; Gwendolyn Philips at 27; Henry R. Quintero at 62; Charles A. Reichheld, III at 209;
Kim G. Rossman at 103; Steve Scott at 68; Wayne A. Smith at 115; Ellan H. Spring at 148;
Charles E. Tempio at 157; Hernando Velasquez at 50; John White at 48; Thomas M. White at
174; Peter V. Williams at 73; and Cynthia J. Yard at 272. Total number of invalid votes: 545.
8.02 CH presents a motion to approval the standing of voting results, despite the exclusion of
John White from the printed ballots (he was, however, listed on website and from the amount
of votes he received, it was determined he would not have reached the level of votes received
by the top two), seconded by GC, and passed unanimously.
9.0 Freeword
9.01 JN provides members a 2012 GM overview:
He notes the following circumstances:
Resort is forecasting to finish 2012 with a deficit of less than 1% of the total budget
($75K).
- Increases in energy costs, delay in Casino opening (reducing rental income) and
unexpected out-of-order rooms as a result of the interior corridors renovation, have
affected this year’s bottom line.
- As per Audited Financial Statements: In 2006, the resort ran a deficit of 3.3M; and in
2007, improvement was made, but operations was still in the red by 845,370. Since
2008, the resort has been operating in the black, registering a surplus of $1.4M in 2008,
$1.4M in 2009; $857.503 in 2010 and $1.4M in 2011.
- In regard to Resort Occupancy (Actual and Forecast) for 2012, there was a decrease as a
result of the limited amount of inventory available because of the renovation. This
limited the amount of exchangers and other guests which also negatively impacted F&B
revenue.
Board of Directors/Consultant Accomplishments and Initiatives:
-
-
Worked with Baker Tilly Aruba and directed onsite accounting to complete 2011 audit.
Continue to provide risk management coverage and support for insurance premiums
and claims processing.
Decreased annual audit report fees due to on-going financial oversight.
Continue to produce monthly cash flow reports, year-end forecasts to budget with
variance reports and on time monthly financial statements.
Oversaw Casino plans and execution of detail in construction.
Completed Roof Renovation, majority of building exterior and south side OF suites.
Planned for balance of pending Projects through 2013.
Supported local arts through year round Lobby painting exhibits.
Increased Room Rental Revenues by $335K + in 2011 vs 2010.
-
On-going involvement by the Board in all the legal cases.
On-going Energy Efficiency Investment.
Upgraded Health Club equipment.
Continued equipment replacement program.
Increased security measures @ property.
Sold over 260 units in the last 12 months (since Aug 2011) from the foreclosed
inventory.
Collected over US $ 48,035.36_ from collection agency in the last three months.
Continuous involvement of the Board’s Renovation Committee in all aspects of property
renovation.
Earth Check GOLD Certification for 2011/2012 -- shooting for Platinum. Not only good for resort
environmentally, but also for marketing purposes
Interval International Scores: resort achieved an overall score of 88 in 2012, YTD. Operations is
working to ensure scores remain high as value in exchanging is based on numerical score.
Unifocus Guest Survey: Inched up half a point from last year. Operations is always looking for
ways to improve and provide better delivery of product and services at every opportunity.
La Cabana B&R Club Guest Comments: Overall satisfaction is up over last year’s numbers.
Maintenance Fee Comparisons: In comparison to other timeshare properties on the island, La
Cabana’s MFs for the one bedroom unit (which is the majority of its inventory) fall in the lower
range. For its two bedroom units, MFs are in the higher range. But JN explains that it is not
‘apples to apples’ comparison. La Cabana offers more ocean views and what has not been
included in this comparison is the upgrades at other resorts, such as the Playa Linda penthouse
and the Divi duplexes.
JN attributes achievements at the resort as the result of a team effort.
9.02 RP reiterates that the resort had suffered great losses under OHEM management, and it
had spurred the changeover. He credits Bluegreen with helping the resort out of the hole and in
aiding the progress the resort has made since.
9.03 In response to the issue of free drinks at the casino impacting revenue at the resort’s F&B
outlets, JN states that the resort will undertake activities and promotions in order to help
maintain the flow of customers to the resort’s bar. He will also look at price point. The
challenge is in covering expenses with fixed costs, such as salaries. Regarding Tropicana’s plans
for its casino, WM notes that its Co-op is working to start things up, but other details are not
yet known.
9.04 JN recognizes his Executive Team for their contributions: Assistant General Manager Jessica
Franken, F&B Director Pierre Kock, HR Director Tessy Koolman, Financial Director Marc Anthony
and Chief Engineer Stanley De Cuba. He also recognizes Bluegreen’s Barney Barber and Gary
Ehlrich for their contributions, and introduces them again to membership.
9.05 WM, on behalf of the Board, thanks Joe and his team in successfully working to reduce
expenses as much as possible.
10.0 Closing
10.01 WM adjourns the AGM at 10:51 a.m. with a motion presented for adjournment by RP,
and seconded by GC, and passed unanimously.
Asociación Cooperativa La Cabana Beach & Racquet Club
Asunto:
Asamblea General Anual de Miembros
Fecha/hora: el lunes, 24 de septiembre de 2012; a las 10.00 a.m.
Lugar:
sala de reuniones, La Cabana Beach & Racquet Club
Presentes:
Junta Directiva de la Cooperativa: William Mosconi, presidente de la Junta Directiva y de la
Asamblea
Carl Hultman, vicepresidente
Randy Pozniak, tesorero
Gil Cooper, director
Brenda Hodges, directora
Operaciones del Club B&R:
Joe Najjar, gerente general del resort
Atlas auditores:
Rudger Boom, auditor
Miembros de la Cooperativa:
24
Acta de la asamblea
redactada por:
Doreen Kralick
1.0 Apertura
1.01 WM saluda a los miembros y abre la AGA a las 10.02 a.m. Solicita que se entreguen
todas las papeletas de votación, a no ser que ya fueran entregadas -- RB indica que dos
papeletas de votación aún están pendientes -- y pide que aquellos miembros que aún no
han presentado su papeleta de votación rellenen el formulario.
Pregunta si figuran propietarios de habla hispana entre los miembros presentes, y, puesto
que no está presente ninguno, continúa con la Asamblea sin la asistencia de un traductor.
Reintroduce a todos los miembros de la Junta Directiva de forma individual y explica la
ausencia de dos miembros de la Junta Directiva -- Anthony Wever, quien está fuera de la
isla, y Marty Doctrow, quien, a causa de una enfermedad, no puede estar presente.
2.0 Comprobación del quórum
2.01 WM confirma el quórum con RB, quien señala que se han recibido 15.114 votos, los
cuales representan más de la cantidad requerida del 20% de los miembros.
3.0 Aprobación del acta de la AGA del 19 de septiembre de 2011
3.01
RB comunica que el acta de la AGA de 2011 fue aprobada por la mayoría de los
votos, con 14.692 a favor, 56 en contra, 199 abstenciones y 167 considerados inválidos, de
un número total de 15.114 votos. Propuesta para aprobar presentada por Carl Hultman,
apoyada por Gil Cooper y aprobada por unanimidad.
4.0 Aprobación del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias sobre el año
terminado el 31 de diciembre de 2011
RP proporciona un resumen de los documentos presentados en las páginas 14 hasta 15
inclusive de la libreta de convocatoria. En lo que se refiere al balance, señala que se
cerraron las operaciones con 8,4 millones en efectivo. Al mismo tiempo el año pasado, el
efectivo ascendía a 8,3 millones, entonces ha habido una mejora. En lo que se refiere a la
columna relativa a la renovación, señala fondos de reserva (US$ 1,8 millones), que siguen
acumulando para garantizar la cobertura de repuestos futuros. Cada cinco años, se
necesitan repuestos. Se finalizó un estudio de reserva de cinco años para controlar lo que
se necesita y cuándo. Para el año 2017, se prevé que el resort contará con 3,5 millones en
reserva, lo que protegerá a los miembros contra cuotas especiales en el futuro.
Como se demuestra en la cuenta de pérdidas y ganancias, las operaciones generaron
ingresos totales de US$ 17 millones, y los gastos ascendían a aproximadamente US$ 16
millones. El resort está funcionando en el negro, y está disfrutando de un superávit (con un
saldo de fondos de cierre total de US$ 1,6 millones).
Con respecto a una pregunta formulada por un miembro (Bob Connell) sobre el calendario
de renovación: RP señala que, sin la cuota especial, la finalización de las renovaciones
hubiera durado hasta el año 2015. Había urgencia en lo que se refiere a la finalización de
las reparaciones del techo, pero, gracias a la cuota especial, el resort también pudo llevar a
cabo otras tareas al mismo tiempo, es decir, la pintura, los pasillos y el trabajo exterior, lo
que hubiera tomado mucho más tiempo para finalizar sin la cuota especial. JN confirma que
el trabajo se está llevando a cabo según lo previsto, salvo la pintura, lo que podría sufrir un
breve retraso.
Un miembro (Lorraine Oltedal) pregunta por el control de calidad, señalando un problema
con la ducha como ejemplo. JN contesta que el resort está trabajando en base a una ‘lista de
trabajos pendientes’, y que se realizan inspecciones visuales mientras el trabajo esté en
proceso y cuando se finalice. Señala que el problema mencionado por ella no ha surgido
como una preocupación, pero otros asuntos han sido observados y tratados.
Un miembro (Sr. Bursky) señala que considera la iluminación insuficiente y que es
demasiado oscuro en las habitaciones. Una circunstancia en la que otro miembro (Paul
Dutra) está de acuerdo. JN señala que se puede proporcionar una lámpara adicional a
solicitud. Además, señala que la iluminación se cambiará, puesto que el resort ha empezado
a utilizar la iluminación LED en un esfuerzo por conservar la energía y realizar un ahorro
de aproximadamente el 15% de los gastos de energía. CH explica que la potencia menor es
lo que consume la bombilla, pero no el tipo de luz emitida.
Un miembro (Ernie Silvia) pide una explicación sobre los ingresos generados por el casino:
RP explica que el operador del casino estaba pagando el 50% del alquiler mensual (12.500)
durante el período de negociación. Durante cinco meses, durante la construcción, no se
pagó el alquiler. Sin embargo, esta circunstancia ha terminado y ahora se está facturando al
operador el importe total de 25.000. En cuanto el casino esté abierto, el operador pagará
alquiler, así como un porcentaje de las ganancias del casino. Los ingresos del casino
ayudarán a alimentar la reserva y estabilizar las cuotas de explotación.
4.01 RB comunica que el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias del año terminado
el 31 de diciembre de 2011 fueron aprobados por la mayoría de los votos, con 14.596 a
favor, 87 en contra, 252 abstenciones y 179 inválidos, de un número total de 15.114 votos.
5.0 La rendición de cuentas de la Junta Directiva con respecto al presupuesto
propuesto para el año 2013 y las cuotas de mantenimiento propuestas para el año
2013
5.01 RP señala que las renovaciones están llegando a su fin y que las operaciones se han
estabilizado. La Junta Directiva recomienda que se rebajen las cuotas de mantenimiento
con un (1) dólar, con la propuesta de una posible disminución por primera vez. Las cuotas
de mantenimiento se disminuirían en un (1) dólar para todas las unidades -- A, C, F: 607,
Studio, B: 564, D: 868 y E: 1242. (La propuesta fue recibida con aplausos por los
miembros).
6.0 Aprobación del presupuesto y las cuotas de mantenimiento para el año 2013
6.01 RB informa que el presupuesto y las cuotas de mantenimiento para el año 2013
fueron aprobados por la mayoría de los votos, con 14.495 a favor, 253 en contra, 200
abstenciones y 166 inválidos, de un número total de 15.114 votos.
7.0 Aprobación de algunos asuntos en virtud del artículo 20, inciso 4, de los
estatutos
RB explica que hay una restricción con respecto a tanto los gastos como los ingresos de más
de US$ 100.000. No prevé que los gastos exceden ese límite (como alguna vez lo hicieron
durante una acción de emergencia para comprar computadoras en vez de continuar con un
contrato de alquiler costoso, lo que, a fin de cuentas, generó un gran ahorro para el resort).
Sin embargo, el resort podría exceder tal importe de ingresos con la probable
indemnización con respecto al casino (el resort está a la espera de la decisión del juez). Sin
la aprobación de los miembros, el resort no será capaz de aceptar el importe de la
sentencia.
7.01 RB informa que la acción con respecto a los asuntos en virtud del artículo 20, inciso
4, fue aprobada por la mayoría de los votos, con 14.253 a favor, 271 en contra, 400
abstenciones y 190 inválidos, de un número total de 15.114 votos.
8.0 Elección de dos miembros de la Junta Directiva:
8.01 RB comunica que se ha obtenido una mayoría de votos para los cinco principales
candidatos (de un total de 30.228 votos, mientras cada miembro votó a favor de dos
candidatos diferentes): Brenda Hodges recibió 13.062 votos, Gary Ehrlich recibió 12.614
votos, William Dubrow recibió 353 votos, William E. Nutter recibió 352 votos, y Robert
Brunelli recibió 351 votos. La distribución de los votos recibidos por otros candidatos es
como sigue: Dennis Etzkorn 120, David Esdras 168, Thomas Fraioli 211, Raymond Gallison
Jr. 44, Ruth Gillen 77, Harry Mautte 147, Michael McMahon 219, Willard Moore 303, Renee
Mosely 74, Curtis Nave 8, Alan J. Phair 74, Gwendolyn Philips 27, Henry R. Quintero 62,
Charles A. Reichheld III 209, Kim G. Rossman 103, Steve Scott 68, Wayne A. Smith 115,
Ellan H. Spring 148, Charles E. Tempio 157, Hernando Velásquez 50, John White 48,
Thomas M. White 174, Peter V. Williams 73 y Cynthia J. Yard 272. Número total de votos
inválidos: 545.
8.02 CH presenta una propuesta para la aprobación de resultados de la votación, a pesar
de la exclusión de John White de las papeletas de votación impresas (sin embargo, él sí
apareció en el sitio web, y en base a la cantidad de votos que recibió, se determinó que no
habría alcanzado el nivel de votos recibidos por los dos primeros), apoyada por GC y
aprobada por unanimidad.
9.0 Ruegos y preguntas
9.01 JN proporciona a los miembros una visión general del año 2012 de la gerencia:
Señala las siguientes circunstancias:
- El resort prevé que se terminará el año 2012 con un déficit de menos del 1% del
presupuesto total (US$ 75.000).
- Los aumentos en los gastos de energía, el retraso en la apertura del casino
(reduciendo los ingresos por concepto de alquiler) y habitaciones fuera de orden
inesperadas como resultado de la renovación de los pasillos interiores, han afectado
a los resultados finales de este año.
- Como consta de los estados financieros auditados: en el año 2006, el resort tuvo un
déficit de 3,3 millones, y en el año 2007, se realizó una mejora, pero las operaciones
aún demostraron resultados negativos con un importe de 845.370. Desde el año
2008, el resort está funcionando en el negro, registrando un superávit de US$ 1,4
millones en 2008, US$ 1,4 millones en 2009, US$ 857.503 en 2010 y US$ 1,4
millones en 2011.
- En lo que se refiere a la ocupación del resort (real y prevista) para el año 2012, se
registró una disminución como consecuencia de la cantidad limitada de inventario
disponible debido a la renovación. Esto limitó la cantidad de huéspedes de
intercambio y otros huéspedes. lo que también afectó negativamente a los ingresos
de F&B.
Logros e iniciativas de la Junta Directiva/consultor:
-
-
Se trabajó con Baker Tilly Aruba y se ordenó una auditoria en las instalaciones para
finalizar la auditoría relativa al año 2011.
Se seguirá ofreciendo cobertura y apoyo de administración de riesgo para primas de
seguro y tramitación de reclamaciones.
Cuotas disminuidas por el informe de auditoría anual como resultado de la revisión
financiera continúa.
Se seguirá produciendo informes de flujos de caja mensuales, pronósticos de fin de
año con respecto al presupuesto con informes de variaciones y estados financieros
mensuales oportunos.
Supervisión de los planes del casino y ejecución de los detalles en la construcción.
Se finalizó la renovación del techo, la mayoría de la construcción exterior y la parte
sur de los suites.
Se elaboró un plan para el resto de los proyectos pendientes hasta el año 2013.
Se apoyó el arte local a través de exposiciones de pintura en el lobby durante todo el
año.
Ingresos aumentados del alquilar de habitaciones en un importe de US$ 335.000+
en 2011 comparecido con 2010.
Participación continúa por la Junta Directiva en todos los casos legales.
Inversión continúa en el rendimiento de la energía.
Se mejoró el equipo del gimnasio.
Programa de reemplazo continúo de equipo.
Más medidas de seguridad en las instalaciones.
Se vendieron más de 260 unidades durante los últimos 12 meses (desde el mes de
agosto de 2011) del inventario ejecutado.
Se cobró más de US$ 48.035,36 de la agencia de cobros durante los últimos tres
meses.
Participación continúa del Comité de Renovación de la Junta Directiva en todos los
aspectos de la renovación de las instalaciones.
Certificación de ‘Earth Check GOLD’ para 2011/2012 -- esforzándonos por el platino. No
sólo es bueno para el medio ambiente del resort, sino también para fines de marketing.
Puntuación de ‘Interval International’: el resort obtuvo una puntuación global de 88 en el
año 2012 a la fecha. El Departamento de Operaciones está trabajando para garantizar que
la puntuación sigue siendo alta, puesto que el valor durante el intercambio se basa en la
puntuación numérica.
Encuesta de Huéspedes de Unifocus: subió medio punto comparecido con el año pasado. El
Departamento de Operaciones siempre está buscando maneras para mejorar y ofrecer un
mejor suministro de productos y servicios en cada oportunidad.
Comentarios de los huéspedes de La Cabana B&R Club: satisfacción general es más alta que
las cifras del año pasado.
Comparaciones cuota de mantenimiento: en comparación con otras empresas de tiempo
compartido en la isla, las cuotas de mantenimiento de La Cabana para una unidad de un
dormitorio (lo que representa la mayoría de su inventario) se encuentran en la gama más
baja. En lo que se refiere a sus unidades de dos dormitorios, las cuotas de mantenimiento
se encuentran en la gama más alta. Pero JN explica que no es una comparación de
“manzanas con manzanas”. La Cabana ofrece más vistas al océano y lo que no se ha incluido
en esta comparación es las mejoras en otros resorts, como el ático de Playa Linda y los
dúplex de Divi.
JN atribuye los logros en el resort a los esfuerzos del equipo.
9.02 RP reitera que el resort había sufrido grandes pérdidas durante la gestión por parte de
OHEM, y había impulsado el cambio. Él da las gracias a Bluegreen por haber ayudado al
resort salir del hoyo y por haber ayudado al progreso del resort desde entonces.
9.03 En respuesta a la cuestión de las bebidas gratis en el casino que afectarían a los
ingresos de los puntos de venta de F&B, JN indica que el resort realizará actividades y
promociones, con el fin de ayudar a mantener el flujo de clientes en el bar del resort.
También estudiará el precio. El desafío consiste en cubrir los gastos mediante los gastos
fijos, como sueldos. En cuanto a los planes de Tropicana con respecto a su casino, WM
señala que su Cooperativa está trabajando para comenzar las cosas, pero otros detalles aún
no se conocen.
9.04 JN reconoce a su equipo ejecutivo por sus contribuciones: la Directora General Adjunta
Jessica Franken, el Director de F&B Pierre Kock, el Director de Recursos Humanos Tessy
Koolman, el Director Financiero Marc Anthony y el Ingeniero Jefe Stanley De Cuba.
También reconoce a Barney Barber de Bluegreen y a Gary Ehlrich por sus contribuciones, y
los introduce de nuevo a los miembros.
9.05 WM, en nombre de la Junta Directiva, da las gracias a Joe y su equipo por haber
trabajado con éxito en reducir los gastos lo más posible.
10.0 Cierre
10.01 WM pospone la AGA hasta las 10:51 a.m., y RP presenta una propuesta de
aplazamiento, la cual es apoyada por GC y aprobada por unanimidad.
Cooperative Association
La Cabana Beach & Racquet Club
Financial Statements
Balance Sheet
Assets
Cash and Cash Equivalents
Accounts Receivable - Members
- Allowance for Doubtful Debts
Accounts receivable - renovations
- Allowance for Doubtful Debts
Accounts Receivable - Repossessed Weeks
Available for Sale
- Allowance for Doubtful Debts
Accounts Receivable - Other
Prepaid Expenses
Inventory
Food and Beverage Equipment
Due from Renovations Fund
Due from Replacement Fund
Total Assets
Liabilities and
Fund Balance (Deficit)
Accounts Payable
Accrued Expenses
Deferred Revenues
Owner Advanced Payments
Note Payable
Total Liabilities
Fund Balance (Deficit)
Total Liabilities and Fund Balance
December 31, 2012
Operating
in USD
8,231,031
2,668,374
(61,454)
-
31 December 2012
Replacement
Renovations
in USD
in USD
2,288,422
-
Total
in USD
2011
Total
in USD
235,816
462,373
(61,594)
10,755,269
2,668,374
(61,454)
462,373
(61,594)
10,361,300
2,584,968
(61,212)
163,553
(9,256)
5,607,633
(1,803,261)
1,330,476
336,178
96,113
64,458
-
6,299,565
(2,900,824)
3,351,231
345,783
97,837
144,942
-
19,394,565
20,377,887
Total
in USD
2011
Total
in USD
1,515,770
243,984
12,850,618
51,685
4,931,499
19,593,556
1,519,036
285,032
12,874,857
28,713
4,879,462
19,587,100
4,038,799
(1,625,228)
1,330,476
336,178
96,113
64,458
1,252,168
28,002
(28,002)
1,568,834
(178,033)
(1,252,168)
-
16,358,917
2,260,420
775,228
Operating
in USD
1,515,770
243,984
12,850,618
51,685
14,662,057
31 December 2012
Replacement
Renovations
in USD
in USD
-
4,931,499
4,931,499
1,696,860
2,260,420
(4,156,271)
16,358,917
2,260,420
775,228
(198,991)
19,394,565
790,787
20,377,887
Cooperative Association
La Cabana Beach & Racquet Club
Statement of Revenues,
Expenses and Changes in Fund Balances
Financial Statements
December 31, 2012
2012
Replacement Renovations
in USD
in USD
Operating
in USD
Revenues
Maintenance Fees
Renovation Special Assessment
Utility, Late and Other Fees
Food
Beverage
Telephone
Health Club
Member Relations
Rental Shops
Room Rental
Housekeeping
Interest and Other Financial Income
Contribution in Remodeling Expenses
Other
Total Revenues
11,047,297
828,022
1,643,202
1,572,935
220,405
174,645
210,017
681,778
833,865
65,999
9,756
59,407
17,347,328
1,873,587
1,873,587
5,525,750
79,463
1,389
5,606,602
12,920,884
5,525,750
907,485
1,643,202
1,572,935
220,405
174,645
210,017
681,778
833,865
65,999
9,756
1,389
59,407
24,827,517
12,810,507
914,824
1,503,600
1,552,484
184,682
162,322
183,910
624,856
946,854
61,270
24,748
498,611
120,507
19,589,175
Expenses
Front Office, Housekeeping and Telephone
Food Expenses
Beverage Expenses
Pool and Beach, Health Club and Activities
Administrative and General
Member Relations Expenses
Repair and Maintenance
Utilities
Long Lease and Ground Tax
BBO Tax
Depreciation
Provision for Doubtful Accounts
Legal Settlements
Other Expenses
Interest
Relocation/Remodeling
Building/Equipment
Total Expenses
3,156,190
1,937,378
1,360,195
578,947
3,785,877
467,163
1,771,562
2,957,690
274,989
82,607
109,219
(974,027)
1,784,773
220,841
17,513,404
1,503,240
1,503,240
415,032
6,385,619
6,800,651
3,156,190
1,937,378
1,360,195
578,947
3,785,877
467,163
1,771,562
2,957,690
274,989
82,607
109,219
(974,027)
1,784,773
220,841
415,032
6,385,619
1,503,240
25,817,295
3,108,467
1,847,359
1,375,911
553,578
3,938,711
493,254
1,776,941
2,821,760
249,518
79,970
106,658
(796,757)
207,990
214,463
5,425,830
1,005,325
22,408,978
(166,076)
1,862,936
1,696,860
370,347
1,890,073
2,260,420
(1,194,049)
(2,962,222)
(4,156,271)
(989,778)
790,787
(198,991)
(2,819,803)
3,610,590
790,787
Changes in Fund Balances
Excess of Revenues over Expenses
Beginning Fund Balance (Deficit)
Ending Fund Balance (Deficit)
Total
in USD
2011
Total
in USD
Statement of Revenues, Expenses
and Changes in Fund Balances
Proposed changes to the Articles of Association of
COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB
1. Article 4: 449 units to be combined at the most to four-bedroom apartments – should be: threebedroom apartments.
2. Article 13: The total shares authorized to be issued and outstanding for the Association are forty-six
thousand nine hundred and seventy one (46,971)– should be: forty-eight thousand two hundred
ninety seven (48,297).
3. Article 17; 2: Voting shall be done by written ballot – should be: Voting shall be done by written ballot
or online.
4. Article 17; 3: Only members in good standing, that have timely fulfilled their financial obligations
towards the Association, are eligible to vote. – should be: Only members in good standing, that have
timely fulfilled their financial obligations towards the Association, are eligible to vote and/or postulate
themselves for a position on the board of directors.
5. Article 17; 8: A proposal should be submitted in writing in time – should be: A proposal should be
submitted in writing two weeks prior to the set date of the June Board meeting.
**************************************
Cambios propuestos a los Estatutos de
ASOCIACIÓN COOPERATIVA LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB
1. Artículo 4: 449 unidades a combinarse a lo más por apartamentos de cuatro dormitorios – debería ser:
apartamentos de tres dormitorios.
2. Artículo 13: El total de las acciones autorizado a ser emitidos y pendientes para la asociación es
cuarenta y seis mil novecientos setenta y uno (46.971) – debe ser: cuarenta y ocho mil doscientos
noventa y siete (48.297).
3. Artículo 17; 2: La votación se hará por votación escrita – debe ser: la votación se hará por votación
escrita o en línea.
4. Artículo 17; 3: Sólo los miembros de buena reputación, que hayan cumplido oportunamente sus
obligaciones financieras hacia la Asociación, son elegibles para votar. – debe ser: sólo los miembros de
buena reputación, que hayan cumplido oportunamente sus obligaciones financieras hacia la
Asociación, son elegibles para votar o para postularse por un cargo en la Junta de directores.
5. Artículo 17; 8: Una propuesta debe ser presentada por escrito a tiempo – debe ser: una propuesta
debe ser enviada por escrito dos semanas antes de la fecha estipulada para la reunión en junio de la
Junta Directiva.
Proposal to extend the duration of the Association for an additional thirty years
COOPERATIVE ASSOCIATION LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB
Fixed Week Owner Association Proposal:
To extend the duration of the Cooperative Association La Cabana Beach & Racquet Club (“Association”) subject to the
current terms and conditions and as specified in the Amended Articles of Incorporation Amendment of September,
2010, for an additional thirty (30) years.
Resolved:
Members of La Cabana Beach Resort and Casino (La Cabana) Fixed Week Owners Association urge the Board of Directors
to seek owner approval at the 2013 Annual General Meeting to extend the duration of the Association from the existing
2019 expiration date to the year 2049.
Supporting Statements:
The Articles of Incorporation clearly authorize the thirty (30) year extension of the Association before the current Article
lapse as quoted from the Amended Articles of Incorporation dated September 2010 below:
Article 3:
In accordance with the State Ordinance Cooperative Associations, the initial duration of the Association lasts for a period
of thirty years. Before the period lapses, the General Meeting of Shareholders, if so desired, can extend the duration of
the Association for another thirty years. Such extension can be renewed each time.
**************************************
Propuesta para extender la duración de la asociación durante treinta años
COOPERATIVA ASOCIACIÓN LA CABANA BEACH & RACQUET CLUB
Propuesta de Asociación de propietario de semana fija:
Para extender la duración de la Cooperativa Asociación La Cabana Beach & Racquet Club ("Asociación") bajo los actuales
términos y condiciones y como se especifica en los Artículos Modificada de Incorporación Enmienda de septiembre de
2010, por treinta (30) años adicional.
Resuelto:
Los miembros de La Cabana Beach Resort y Casino (La Cabana) Asociación de propietarios de semana fija urge a la Junta
Directiva para buscar la aprobación de propietario en el Asamblea Anual 2013 para extender la duración de la Asociación
de la expiración existente de 2019 al año 2049.
Declaraciones de sostenimiento:
Los artículos de incorporación claramente autorizan la prórroga de treinta (30) años de la Asociación antes del actual
lapso del artículo como citado de los artículos de incorporación modificada fechada septiembre de 2010 a continuación:
Artículo 3:
Según la Ordenanza Nacional de las asociaciones cooperativas, la duración inicial de la Asociación dura por un período
de treinta años. Antes de caducar el periodo, la Junta General de accionistas, si así lo desean, pueden extender la
duración de la Asociación por otros treinta años. Dicha prórroga podrá ser renovada cada vez.
MANAGEMENT AND REPRESENTATION
Article 20
Sub. 4 The Board requires previous authorization or approval of the General Meeting:
a. to alienate or to encumber immovable properties;
b. to perform legal acts of whatever nature of which exceed the value of ONE
HUNDRED THOUSAND UNITED STATES DOLLARS (US$100,000);
c. to enter into agreements which bind the Association for a period longer than one
year;
d. to guarantee debts of third parties, either by security bond or either in any other
way;
e. to apply for an official moratorium or bankruptcy of the association;
ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN
Artículo 20
Inciso 4 La junta directiva requiere la autorización o aprobación previa de la Asamblea
General:
a. para enajenar o gravar bienes inmuebles;
b. para realizar actos legales de cualquier índole, cuyo valor exceda la cantidad de
CIEN MIL DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US$ 100.000);
c. para aceptar contratos que comprometan a la Asociación por un período de más
de un año;
d. para garantizar deudas de terceros, sea mediante boletos de empeño o de
cualquier otra forma;
e. para declarar una moratoria legal o la declaración de quiebra de la Asociación;

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