Pgina UP Seguimiento de Preparatorias
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Universidad Panamericana Kardex de Calificaciones GUÍA DE UTILIZACIÓN Y CONSULTA DEL KARDEX DE CALIFICACIONES Descripción general: Esta guía ofrece una descripción del proceso para emitir el reporte Kardex de Calificaciones y la explicación de la información que contiene. Este reporte se encuentra en la sección UP Reports de Administración de Estudiantes, es para uso de las Escuelas y Facultades y no tiene validez oficial. Objetivos: Al finalizar esta guía usted será capaz de: • Generar e interpretar la información del reporte Kardex de Calificaciones. Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones Página UP Kardex de Calificaciones En esta página podrá generar el Kardex de Calificaciones, el cual muestra las calificaciones de las materias oficiales y, si se requiere puede incluir las materias no oficiales. Este reporte es para uso interno. Pasos Después de seguir los pasos de la izquierda aparecerá la siguiente pantalla: • Home • Manage Student Records • Establish Courses • UP Reports • UP Kardex de Calificaciones El Run Control ID es un identificador que le permitirá generar procesos en el sistema. En caso de contar con un Run Control ID, haga clic en el botón Search y seleccione su Run Control ID. Si no cuenta con uno, haga clic en la liga Add a New Value. Aparecerá la siguiente pantalla: Registre un nombre que describa su uso, por ejemplo REPORTES. Es importante que el nombre sea menor a treinta caracteres y no debe llevar puntos ni signos. Al registrarlo haga clic en el botón Add. Pág. 2 UP Confidencial Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones Después de elegir o registrar su Run Control ID, el sistema mostrará la siguiente página: A continuación se describen los parámetros solicitados. Academic Institution Ingrese la institución según corresponda al Campus en que se encuentre. UPANA para el Campus México y UPGDL para el Campus Guadalajara. Academic Career Registre el valor correspondiente al grado académico. Academic Program Seleccione el programa del que desee generar el reporte. En esta sección se selecciona la forma en que se mostrará el momento en que el alumno presentó exámenes de las materias cursadas. Las tres formas pueden ser: Forma Descripción Fecha Se mostrará la fecha en el orden de día, mes y año. Ciclo Muestra el ciclo escolar que maneja la SEP, esto es, indicando el año escolar y el número 1 ó 2 dependiendo del semestre del que se trata. El número 1 se utiliza para indicar el semestre de agosto a diciembre y el número 2 se utiliza para el semestre de enero a junio. Por ejemplo, para el año escolar 2005, los semestres se escriben de esta forma: 2005-1: Para el semestre de agosto a diciembre de 2004. 2005-2: Para el semestre de enero a junio de 2005. Term Muestra el term (periodo) utilizado en el sistema. Los periodos que finalizan en 8, abarcan de agosto a diciembre, y los que finalizan en 2, abarcan de enero a junio. Para más información consulte el Manual de Adscripción de Alumnos. Esta elección no afecta los registros de las revalidaciones. Si las revalidaciones tienen fecha y número de oficio se muestran en la sección de equivalencias o revalidaciones. Pág. 3 UP Confidencial Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones ID En esta sección se indica si se requiere el reporte de alumnos activos (actualmente inscritos) o inactivos (egresados o dados de baja). Si selecciona el valor Inactivo, se mostrará el campo Attr Value. Puede generar el reporte por persona, registrando un ID; o por generación, registrando un valor en Attr Value (el cual muestra la generación), después de registrar este valor se bloqueará el campo ID. Si selecciona el valor Activo, se mostrarán los campos Term y Acad Org. Puede generar el reporte por persona, registrando un ID, o por grupo, registrando un valor en los campos Term y Acad Org. Registre el ID de la persona de quien desee generar el reporte. Este campo se utilizará para obtener el reporte de una sola persona, tanto en estatus activo como inactivo. Incluir materias no oficiales Seleccione esta casilla si desea que se incluyan materias no oficiales, de lo contrario sólo se mostrarán materias oficiales. Tira Completa de Materias del Alumno Seleccione esta casilla si desea que se impriman todas las materias del plan de estudios, de lo contrario, sólo se imprimirán las materias hasta el máximo semestre que ha cursado el alumno. Este campo se muestra en caso de requerir el reporte de alumnos inactivos. Seleccione la generación a la que pertenece el alumno. Este dato se registra en la página Student Attributes del grupo de páginas Student Program/Plan. Attr Value Term Este campo se muestra en caso de requerir el reporte de alumnos activos. Registre el term del que se trate. La información que se muestra será hasta antes del term seleccionado. Si no se llena este campo, se mostrará la información de los alumnos activos hasta la fecha en que se genera el reporte. Acad Org Este campo se muestra en caso de requerir el reporte de alumnos activos. Registre el grupo de los alumnos de los que desee obtener el reporte. Este dato corresponde al grupo en el que el alumno tenga inscritas la mayoría de sus materias. Por ejemplo, en el caso de que un alumno tenga inscritas dos materias en el grupo MXGP_ECO2A y cinco materias en el grupo MXGP_ECO4A, su grupo es este último. Pág. 4 UP Confidencial Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones Una vez establecidos los parámetros con los cuales se generará el reporte, haga clic en el botón Run. El sistema presentará la página Process Scheduler Request, la cual contiene los siguientes campos: UP Kardex de Calificaciones Active esta casilla. Type En esta columna seleccione el valor Web, como se muestra en la figura anterior. Format En esta columna seleccione el valor PDF, como se muestra en la figura anterior. Por último haga clic en el botón OK; el sistema volverá a la página UP Kardex de Calificaciones. Pág. 5 UP Confidencial Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones En esta página aparecerá el número de instancia del proceso (Process Instance), en el área superior derecha. Report Manager Haga clic en este vínculo para acceder al grupo de páginas de seguimiento de procesos. El sistema mostrará activa la página Report List en la cual puede consultar el estado del proceso con el número de instancia. Prcs Instance Bajo esta columna aparecerá el número de la instancia de su reporte, y a la derecha, su tipo, nombre, fecha y hora en que se corrió, así como el estado de avance que guarda. Haga clic en el botón Refresh para actualizar el contenido de la página, hasta que el estado de avance (Status) muestre Posted. Status Una vez que el Status se muestre como Posted, ya se ha generado el reporte. Pág. 6 UP Confidencial Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones View Haga clic en este vínculo para acceder al reporte. Aparecerá la página Report/Log Viewer. UP04136_145008.PDF Haga clic en el vínculo que contiene el número de reporte, en este ejemplo es UP04136_145008.PDF. Iniciará la aplicación Acrobat Reader y podrá ver el reporte en pantalla, el cual será semejante al siguiente: La información que el reporte muestra es la siguiente: Pág. 7 UP Confidencial Universidad Panamericana Guía Kardex de Calificaciones Sección Contenido Encabezado Nombre de la Universidad, Campus y nombre del reporte. Datos personales y datos del programa Fecha de emisión, nombre y fotografía del alumno, carrera, año del plan de estudios, ciclo escolar de ingreso, sexo, matrícula y fecha de nacimiento. Avance en créditos Número de créditos obligatorios y optativos y el avance en ellos, tanto en cantidad como en porcentaje. Asignaturas Número y promedio de materias aprobadas y no aprobadas, de la cantidad de asignaturas tomadas. Información de materias Materias del programa listadas por semestre; seriación entre ellas; tipos de exámenes; número de veces que se han tomado; las fechas, el ciclo o el periodo en que se presentaron, y las equivalencias o revalidaciones que haya tenido el alumno, en caso de existir. Parte inferior Domicilio y teléfono del alumno. Pág. 8 UP Confidencial