Compras Vigente a partir de: Julio de 2012 Cla

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Dirección Administrativa
PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES DE COMPRAS
Vigente a partir de: Julio de
Clave: AC-PR-01
Departamento:
2012
Compras
Versión: 3.0
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1. Objetivo: Asegurar que las adquisiciones a través del departamento de compras se realicen
de acuerdo al mejor precio o bien en el menor tiempo de entrega, según convenga a los
intereses del área solicitante.
2. Alcance: Este procedimiento comprende los pasos desde la petición de la cotización hasta la
captura de pedido en SAP.
3. Responsable: Ejecutiva de atención de Compras.
4. Áreas involucradas: Proveedores, Asistente, Direcciones de División y Director de Compras.
5. Contenido
Generalidades:
SAP: (Systems Application and Products in Data Processing).
MM: Modulo de compras en sistema SAP.
5.1 Petición de la compra
Asistente
1. Realiza su solicitud de cotización en: http://www.pue.itesm.mx/compras/ en el caso de que
la solicitud sea de transporte se ajustará al Procedimiento para petición y entrega del servicio
de transporte terrestre (AC-PR-05).
5.2 Cotización
Ejecutiva de atención de Compras
1. Revisa Catalogo de Proveedores (Archivo en Excel) y lo selecciona dependiendo de las
necesidades del usuario, en caso de no existir un proveedor dentro del catalogo busca a
través de otros medios.
2. Solicita cotización a los proveedores seleccionados.
NOTA: Cuando la solicitud es de artículos en convenio a nivel sistema, la ejecutiva de Atención a
Compras envía el precio acordado según el convenio, no se realiza cuadro comparativo y el Director
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
L.A.E. Claudia Lorena Toledo Rosas
Directora de Compras
Ing. Ricardo Rodríguez Salazar
Director Administrativo
Lic. Teresa Castillo Zamora
Directora de efectividad Institucional y
Desarrollo Social
Este documento es para uso exclusivo del Tecnológico de Monterrey Campus Puebla
Clave: AC-PR-01
Departamento:
2012
Compras
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o responsable del CeCo lo autoriza en el sistema.
Proveedor
3. Recibe Solicitud de Cotización y da respuesta a la Ejecutiva de atención de compras del
Tecnológico de Monterrey de Campus Puebla.
4. Envía la cotización vía correo dependiendo de la facilidad para conseguir el bien y/o servicio
realizando cuadro comparativo cuando aplique.
5.3 Cesta de compra
Asistente
1. Captura la cesta de compra en SAP obteniendo número de cesta.
2. Recaba firmas de autorización en el cuadro comparativo y entrega a la Ejecutiva de Atención
de Compras.
MM
3. Valida presupuesto, de acuerdo al precio enviado previamente por la Ejecutiva de Atención de
Compras, en el momento de la captura de la cesta de compras.
4. Solicita autorización del responsable de presupuesto y de familia en su caso.
5. Solicita al Director de compra la distribución de cesta a cada comprador.
Director de Compras
6. Distribuye a cada comprador la cesta que le corresponde
5.4 Pedido, Validación y autorización
1. Genera pedido en sistema SAP y obtiene copia de la presentación preliminar del pedido, en
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
Desarrollo Social
Clave: AC-PR-01
Departamento:
2012
Compras
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caso de no contar con presupuesto notifica al asistente para que su director o el coordinador
de control presupuestal realicen el traspaso correspondiente.
NOTA: Cuando sea una compra menor a $2,000.00, se puede realizar la compra, incluso con una
cotización y no se realiza cuadro comparativo.
2. Pasa a autorización de la dirección administrativa el cuadro comparativo cuando las
adquisiciones sean por importes mayores a $15,000.00, tratándose de inversiones, gastos
atípicos y todas aquellas compras sobre las que no se tenga un estándar o no estén
establecidas en políticas.
MM
3. Notifica al coordinador de Activos fijos cuando se trata de un activo.
4. Solicita autorización de pedido generado a la Dirección de compras.
Historial de Cambios
Fecha
Feb-12
Abr-12
Oct-12
Modificación
 Se incluyo en el punto 1 de Petición de la Compra, la solicitud de itinerario para
cuando se tratan de peticiones de transporte
 Se modificó el objetivo del procedimiento definiendo la palabra correctamente que
anteriormente se contemplaba.
 Se modificó el paso 1 en la sección del 5.1 Petición de Compra del envío de un
correo a [email protected] por parte de la asistente para realizar
actualmente la solicitud de cotización en el sistema auxiliar de compra.
 Se agregó una nota después del paso 2 dentro del 5.2 Cotización, sobre los
convenios a nivel sistema.
 Se agregó la actividad 2 dentro del 5.3 Cesta de compra sobre el recabar las
firmas de autorización del cuadro comparativo.
 Se agregó una nota después del paso 1 dentro del 5.4 Pedido, Autorización y
Validación sobre los montos menores a $2000.
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Autorizado por:
Desarrollo Social
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2012
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Desarrollo Social

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