ayuda de trabajo seteo proveedor

AYUDA DE
TRABAJO
SETEO
PROVEEDOR
Índice
Alta de Proveedor
Acceso a Dana Si
Alta de Proveedores
Datos Generales del Proveedor
Datos Comerciales
Datos para el sistema de Pago
Proveedores con Aviso pendiente
Autorización de Solicitudes
Solicitudes con Banco Pendiente
Solicitudes Aprobadas
Enviar contraseña a Proveedor
Modificación de datos Proveedor
Reasignar Responsable
Movimientos Manuales
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Alta de Proveedor
Una vez que el Comprador es notificado sobre el registro del Proveedor en eb2 por parte del Administrador
de base de datos. Esté tendrá que esperar a que el registro de su proveedor quede publicado dentro del
portal Dana Si de acuerdo a los horarios de los crones*
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Acceso a Dana SI
Para el acceso al portal Dana Si http://proveedores.dana.com/danasi/admin/default.aspx es necesario
contar con usuario y contraseña, estos datos serán proporcionados por el Administrador del portal.
De no recordar sus datos de acceso para el acceso a la interfaz será necesario que de clic en
Donde será solicitada una dirección de correo electrónica para
hacer llegar nuevos datos de acceso.
Los datos enviados tendrán que se ingresados dentro del
portal para su acceso.
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Alta de Proveedores
1- Para realizar el seteo del proveedor es necesario ingresar en el menú
y seleccionar la opción
, en seguida se abrirá
y podrá realizar la configuración del proveedor posteado dentro de su perfil.
2- Una vez que el proveedor quede publicado se visualizará de la siguiente
forma, de no verlo, esperar a su publicación, de acuerdo a frecuencia de corrida
de cron.
3- Seleccionar
(agregar).
4- Enseguida mostrará la siguiente ventana, donde se realizará la configuración
del Proveedor.
A continuación se explica cada campo
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Datos Generales del Proveedor
Clave ERP: Código de Proveedor asignado en ERP eb2.
Nombre Fiscal: Razón social del Proveedor.
Email: Correo electrónico proporcionado por el Comprador para hacerle llegar la invitación y datos de
acceso al Proveedor.
¿Permitir a proveedor actualizar datos?: El proveedor podrá actualizar sus datos dentro de su perfil
asignado en Dana Si, es decir, datos comerciales y bancarios, de no marcar la casilla el proveedor no
tendrá acceso y no podrá actualizar su información dentro del portal.
Alta: En automático proporciona la fecha y hora en que se genero el alta de Proveedor dentro del portal.
RFC: Muestra el Registro Federal de Contribuyente del Proveedor, este dato no es editable
Idioma: Se deberá seleccionar el idioma definido para el proveedor, inglés o español.
Datos Comerciales
Comprador: Seleccionar Comprador asignado a proveedor, cuanta con modulo de ayuda
Términos de crédito: Seleccionar los términos de crédito pactados con el Proveedor.
Forma de pago: Seleccionar dentro de las opciones que muestra“Tranferencia de fondos”.
Rubro: Seleccionar “Egresos –Proveedores.
Incoterms: Seleccionar el incoterm que se ajuste a la negociación pactada con el Proveedor.
Impuesto: Seleccionar la base gravable que aplicará.
Tipo de Proveedor: Seleccionar la clasificación del Proveedor
Moneda: Seleccionar la moneda negociada con el Proveedor
¿Gravable?: Marcar casilla en caso de aquel Proveedor que genere base gravable.
¿Crítico?: Marcar casilla en caso de que el Proveedor sea considerado como critico para la operación.
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Código de Mercancía: Seleccionar el tipo de mercancía a suministrar /adquirir.
Dominios: Por default, marcar cada uno de los dominios mostrados.
Departamentos/Aprobación: Seleccionar la tercia de aprobación para la validación de la solicitud.
Solicitudes de Compras indirectas deberá estar direccionala con Carolina Reyes Ortiz, solicitudes de
Compras directas con Rodrigo Esquivel.
Datos para el Sistema de Pago
Plataforma de pago: Se cuenta con 2 diferentes:
SET: Plataforma para Proveedores en MXP.
GPIS: Plataforma para Proveedores en USD u otra moneda diferente a MXP.
Classification: Colocar el commodity
Minority: Por default Colocar “ Undefined”
Women owned: Por default Colocar “ Undefined”
Productive flan: Se cuenta con 2 diferentes:
Non Productive: Seleccionar cuando el material y o servicio sea No productivo (Proveedores
indirectos).
Productive: Seleccionar cuando el material y o servicio sea Productivo (Proveedores directos).
Una vez que concluya el seteo dar clic en
en caso contrario dar clic
Nota: Cada campo es requerido como parte del seteo, si olvida llenar algún campo y desea continuar, el
sistema le indicará que campo es requerido en la parte superior del modulo. Podrá continuar con el proceso
en cuanto complete la información.
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Proveedores con aviso pendiente
Finalizada la configuración del Proveedor podrá notar que la los datos del proveedor se transfieren a dicho
apartado. Seleccionando en enviar aviso
El aviso será disparado y enviado al Proveedor, de no contar con más solicitudes el modulo de Alta
proveedores quedará como se muestra abajo.
Autorización de solicitudes
En cuanto el Proveedor carga sus datos dentro del portal Dana Si a través de una solicitud de datos, el
Comprador asignado a dicho proveedor recibirá una notificación emitida por Dana Si, indicando que existe
una solicitud pendiente por autorizar, será necesario ingresar al portal Dana Si y validar que los datos del
Proveedor sean correctos.
Seleccionar
y buscar
opción
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Es importante revisar que los datos que el Proveedor envió correspondan con la información que anexo.
1- Revisar que el domicilio fiscal sea completo y corresponda con la carátula del RFC anexa por el
proveedor, de realizar cambio de domicilio fiscal debe venir anexo R2.
2- Validar , contactos completos, tels con lada e-mail proveedores.
3- La información bancaria debe corresponder con la hoja bancaria enviada por el Proveedor. La vigencia
de expedición no debe ser mayor al año corriente.
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4- La plataforma y datos comerciales de pago debe corresponder con el tipo de cuenta, así como el tipo de
compra, (productivo o no productivo).
Así mismo es importante revisar cada uno de los documentos anexos.
Comentarios: Para realizar la aprobación de la solicitud del proveedor, es necesario se ingrese algún
comentario, ejemplo: Datos validados, información correcta, solicitud aprobada, etc., de ser rechazada es
importante colocar la justificación de rechazo.
Autorizar: Seleccionar casilla según sea el caso, aprobar o rechazar.
En espera: La solicitud esta en espera dentro de su perfil hasta que deseé darle el visto bueno o
rechazarla, quedará en espera de validación por su parte, es recomendable no dejar solicitudes en espera
Nota importante:
•
•
•
No olvidar la configuración en idioma del Proveedor para proveedores extranjeros, si se coloca el
mensaje en español será posible que el mensaje no sea claro.
No usar caracteres especiales como, $%”#$$Ññ!?¿!¡-/
Cada uno de los 3 filtros de aprobación debe aprobar la solicitud para que se considere que la
solicitud es aprobada por Dana. (Comprador- Supervisor- Cuentas por Pagar)
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En cuarto termine de validar cada solicitud ubicada en su perfil, el mensaje que mostrará el modulo es “No
existen solicitudes pendientes de autorización”.
Cada solicitud aprobada es enviada en automático al siguiente filtro de aprobación- Supervisor de Compras
y Cuentas por Pagar. En caso contrario el Proveedor recibirá la notificación con las indicaciones de rechazo
afín de enviar una nueva solicitud con las correcciones señaladas.
Solicitudes con Banco Pendiente
Si recibe en su bandeja de entrada notificaciones de–Solicitud con banco no registrado, significa que la
solicitud enviada por X proveedor tiene un banco no registrado dentro del catálogo de Tesorería, se tendrá
que esperar a que está área valide los datos bancarios del proveedor, se aprobarlos, usted podrá visualizar
la solicitud dentro de su perfil, en caso contrario el proveedor recibe notificación de rechazo en solicitud para
que ingrese de nueva cuenta y corrija sus datos bancarios.
Solicitudes Aprobadas
El Comprador asignado a X proveedor recibirá la notificación a sus bandeja de entrada en cuanto la solicitud
sea aprobada por el flujo de aprobación. Se tendrá que esperar a que el Cron* corra, para su publicación
dentro de eb2.
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Enviar Contraseña a Proveedor
Ingresar a
y seleccionar
Clave ERP: Colocar el código de Proveedor a 8 dígitos de eb2.
Observaciones y Comentarios: Opcional, colocar comentarios destinado al proveedor, tener cuidado con
caracteres especiales
Modificación de Datos Proveedor
De detectar que los existe alguna inconsistencia en cuanto a términos comerciales pactados con el
Proveedor, si desea enviar datos de acceso a Proveedor y el contacto no esta actualizado contactar al
administrado del portal Dana Si.
Reasignar responsable
Ingresar a
y seleccionar
, se desplegará la lista de Proveedores que
podrán ser reasignados de tercia de aprobación. Dar clic en
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Responsable: Indica el usuario que tiene enrutada la solicitud actual,
Backup 1:Indica el respaldo del Responsable
Backup 2: Indica el respaldo alterno del Responsable y el primer Backup.
Si estos 3 campos se dejan con el mismo Responsable, sólo él podrá validar la solicitud enviada por el
Proveedor, en caso contrario el Responsable tendrá que ingresar a este mismo modulo y cambiarlo.
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Movimientos Manuales
Si el movimiento que requiere en ERP eb2 es urgente, podrá proceder con el llenado del formato.
Continuación se explica cada campo.
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Marcar con X, el
movimiento solicitado
Agregar prefijo de
Proveedor a 3
dígitos (PDN, PIE)
Colocar breve
descripción de los
servicios del Proveedor
Tipo: Colocar
categoría
Código de
Mercancía: Colocar
commodity a 4
dígitos ***
Incoterns: Colocar a
3 dígitos
Marcar con X, Si ó No
Colocar Nombre
de solicitante
RFC Proveedor
Código de empleado del Solicitante
Razón social del Proveedor de acuerdo a
RFC, W9 o documento Oficial
Fecha de solicitud
Marcar con X, los
dominios Danamaq y
Danausa
Marcar con X, el tipo
De Proveedor
Colocar País de
origen del
Proveedor
Las cuentas contables
serán proporcionadas
por Finanzas (filiales)
Colocar
Moneda de
negociación
Colocar
términos de
crédito
Marcar con X plataforma de pago
Marcar con X base
gravable
Colocar justificación
del movimiento
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Agregar dirección fiscal del Proveedor de acuerdo a RFC, W9 o documento oficial
Nombre, firma y fecha de cada de
los responsables que intervienen en
el movimiento solicitado por el
Comprador.
Marcar con X los documentos de Proveedor entregados al Administrador base de
datos.
Nota: La clasificación del código de Mercancía a 4 dígitos esta ubicando en la siguiente liga
*** \\172.24.60.244\folder_compras\Suppliers\FORMATOS PROVEEDOR
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