PowerPoint 2007 - Universidad Autónoma de Tlaxcala

Transcripción

 Unidad 5 Cuerpo colegiado / Universidad Autónoma de Tlaxcala
PowerPoint 2007
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Administración de archivos
Aplicar formato a diapositivas o presentaciones
Utilizar plantillas y patrones
Crear materiales de apoyo
Agregar sonidos o películas
Importar contenido de otras versiones de
PowerPoint
Revisar y agregar comentarios a una presentación
Crear una presentación
Agregar gráficos, diagramas o tablas
Agregar imágenes, formas, WordArt o imágenes
prediseñadas
Informática Aplicada
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Cuerpo colegiado / Universidad Autónoma de Tlaxcala
Unidad 5 Administración de archivos
Compartir y volver a usar el contenido de las diapositivas de PowerPoint 2007
Importante: Para almacenar, compartir y volver a usar las diapositivas de una biblioteca de
diapositivas, en el equipo se debe estar ejecutando Microsoft Office PowerPoint 2007 y,
además, debe estar conectado a un servidor en el que se ejecute Microsoft Office
SharePoint Server 2007. Si no sabe si el equipo está conectado a un servidor de Office
SharePoint Server 2007, póngase en contacto con el administrador del servidor.
Descripción general del uso compartido y cómo volver a utilizar el contenido de
las diapositivas
Mediante el uso de Office PowerPoint 2007, puede compartir y volver a usar el contenido
de la diapositiva almacenándolo individualmente en una biblioteca de dispositivas, ubicada
centralmente en un servidor en el que se ejecute Office SharePoint Server 2007. Puede
publicar diapositivas desde una biblioteca de diapositivas y agregar diapositivas a la
presentación desde una biblioteca de diapositivas.
Si usa actualizaciones de la biblioteca de diapositivas, puede asociar una diapositiva que
haya insertado en una presentación del equipo con la diapositiva original que reside en la
biblioteca de diapositivas del servidor. Cada vez que abra la presentación del equipo,
PowerPoint le notifica si se ha actualizado la diapositiva y le da la oportunidad de omitir la
actualización, anexar una nueva diapositiva a la diapositiva obsoleta o sustituir la
diapositiva obsoleta por la actualizada.
Cuando cambie una diapositiva existente en una biblioteca de diapositivas, Office
SharePoint Server 2007 inserta marcas de tiempo, automáticamente comprueba el archivo
y, a continuación, inserta marcas de tiempo y las vuelve a comprobar cuando termine.
Office SharePoint Server 2007 tiene una función de versión que puede usar para realizar el
seguimiento del historial de todos los cambios efectuados en una diapositiva. Para
aprovechar esta funcionalidad de la biblioteca de diapositivas, vea la Ayuda de Office
SharePoint Server 2007.
Para buscar la versión más reciente de una biblioteca de diapositivas, aplique un filtro y
ordene la lista de la biblioteca de diapositivas. Para saber cómo buscar la versión más
reciente de una diapositiva, vea la Ayuda de Office SharePoint Server 2007.
Office PowerPoint 2007 automáticamente recuerda las ubicaciones de varias bibliotecas de
diapositivas para que pueda encontrarlas fácilmente.
Mediante el uso de las bibliotecas de diapositivas junto con Office SharePoint Server 2007,
puede seguir uno de estos procedimientos:
Almacenar las diapositivas en una ubicación compartida para que otros usuarios tengan acceso.
Realizar el seguimiento y revisar los cambios en las diapositivas.
Buscar la última versión de una diapositiva.
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Unidad 5 Cuerpo colegiado / Universidad Autónoma de Tlaxcala
Publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas
Nota: Antes de poder publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas, debe crear
una lista de las bibliotecas de diapositivas de un servidor de Office SharePoint Server 2007.
Para crear una biblioteca de diapositivas, vea la Ayuda del servidor de Office SharePoint
Server 2007.
1. Abra la presentación que contenga las diapositivas que desea publicar en la biblioteca de
diapositivas.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office
clic en Publicar diapositivas.
, elija Publicar y, a continuación, haga
3. En el cuadro de diálogo Publicar diapositivas, active las casillas de verificación
situadas junto a las diapositivas que desee publicar en la biblioteca de diapositivas.
4. Para seleccionar todas las diapositivas, haga clic en Seleccionar todas.
En Nombre de archivo, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
Para cambiar el nombre de uno o más archivos de diapositivas, haga clic en el nombre de
archivo existente y, a continuación, escriba un nuevo nombre.
Para conservar los nombres de los archivos de diapositivas predeterminados, pase al paso 5.
3
Nota: PowerPoint automáticamente asigna un nombre a cada archivo de diapositiva
utilizando el nombre de la presentación y un número de identificación (Id.) de diapositiva
único como el nombre de archivo predeterminado. Si mueve las diapositivas, ya no
aparecen los números de id. de las diapositivas en orden secuencial.
1. En Descripción, haga clic y escriba una descripción del archivo de la diapositiva.
2. En la lista Publicar en, escriba o haga clic en la ubicación de la biblioteca de
diapositivas en la que desee publicar las diapositivas y, a continuación, haga clic en
Publicar.
Agregar diapositivas desde una biblioteca de diapositivas a la presentación
1. Abra la presentación que desee agregar una diapositiva.
2. En el grupo Diapositivas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de la
opción Nueva diapositiva y, a continuación, haga clic en Volver a utilizar
diapositivas.
3. En el cuadro Insertar diapositiva de del panel Volver a utilizar diapositivas,
especifique la ubicación de la biblioteca de diapositivas y, a continuación, haga clic en la
flecha
para buscar la biblioteca de diapositivas. O bien, haga clic en Examinar para
buscarla.
4. En la lista Todas las diapositivas, haga clic en la que desee agregar.
Para ver una miniatura más grande de la diapositiva, deje el puntero sobre la diapositiva.
5. Para agregar más diapositivas desde una biblioteca de diapositivas a la presentación,
repita los pasos 3 y 4.
Nota: Si desea que se le notifique cuando alguien cambie una diapositiva que haya
agregado a la presentación desde una biblioteca de diapositivas, en la parte inferior del
panel Volver a utilizar diapositivas, haga clic en la diapositiva y, a continuación, active
la casilla de verificación Informarme cuando esta dispositiva cambie.
Buscar cambios en las diapositivas agregadas desde una biblioteca de diapositivas
1. Abra una presentación que contenga una o más diapositivas que originalmente
provinieron de la biblioteca de diapositivas de un servidor.
Aparece un cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas para
informarle de que la presentación contiene una o más diapositivas asociadas a la biblioteca
de diapositivas. El cuadro de diálogo le da la oportunidad de comprobar los cambios en
esas diapositivas.
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Cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas
2. En el cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas, haga
clic en Comprobar.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Si no hay que actualizar ninguna diapositiva de la presentación, aparece el mensaje En
este momento no hay diapositivas actualizadas. Haga clic en Aceptar.
Si aparece el cuadro de diálogo Confirmar actualización de diapositivas y muestra
una miniatura de la diapositiva de la presentación y de una diapositiva de la biblioteca de
diapositivas, compárelas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
Para reemplazar la diapositiva local con la diapositiva cambiada desde la biblioteca de
diapositivas, haga clic en Reemplazar.
Para agregar la diapositiva modificada a la presentación y poder comparar las dos
diapositivas mejor, haga clic en Anexar.
Nota: Este comando inserta la diapositiva actualizada a continuación de la obsoleta en la
presentación.
Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS
Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que
sea fácil de compartir e imprimir pero difícil de modificar. Los currículos, documentos
jurídicos, boletines informativos y otros archivos concebidos para ser leídos e impresos
principalmente, son algunos ejemplos de estos casos. 2007 Microsoft Office system ofrece
un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes
instalar el complemento para poder utilizarlo. También hay productos de otros fabricantes
disponibles para exportar un archivo de Microsoft Office en un documento con diseño fijo.
Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS
Si utiliza un complemento, puede guardar o exportar un archivo desde un programa de
Microsoft Office con los siguientes formatos:
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Formato de documento portátil (PDF) PDF es un archivo electrónico con diseño fijo
que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato PDF
garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el
formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato
PDF también es útil para documentos que se reproducirán utilizando métodos comerciales
de impresión.
Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que
conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS
garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el
formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.
Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF o XPS desde Microsoft
Para guardar o exportar un archivo como PDF o XPS, debe antes instalar Publish como
complemento de PDF o XPS2007 Microsoft Office system.
1. Vaya a Complemento Guardar como PDF o XPS de Microsoft para programas de
Microsoft Office 2007 y siga las instrucciones de esa página.
2. Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo como
PDF o XPS. Encontrará vínculos con más información sobre cómo hacer esto en la sección
Vea también.
Instalar una solución de otro fabricante
Puede que haya otras soluciones disponibles para guardar o exportar datos desde el
programa de Microsoft Office con otro formato.
1. Visite Catálogo de soluciones de Office y explore o busque un complemento.
2. Tras obtener el complemento, siga las instrucciones del proveedor para la instalación y
el uso del complemento.
Nota: Los productos de otros fabricantes analizados en este artículo son fabricados por
proveedores independientes de Microsoft; Microsoft no ofrece ninguna garantía, implícita ni
de ningún otro tipo, con respecto al rendimiento o la confiabilidad de estos productos.
Introducción a las nuevas extensiones de nombres de archivo y a formatos XML
de Office
2007 Microsoft Office system presenta un nuevo formato de archivo basado en XML. Se
denomina formatos XML abiertos de Microsoft Office y se aplica a Microsoft Office Word
2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007. Este artículo resume
los principales beneficios del nuevo formato, describe qué son las extensiones de nombres
de archivo y explica cómo compartir archivos de versión Office 2007 con otras personas
que utilicen anteriores versiones de Office.
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Unidad 5 ¿Cuáles son las ventajas de los formatos XML de Office?
versión Office 2007 Los formatos XML de Office presentan varias ventajas no sólo para los
programadores y las soluciones que generan, sino también para las personas y las
organizaciones de cualquier tamaño:
Archivos compactos Los archivos se comprimen automáticamente y pueden llegar a ser
un 75 por ciento menores en algunos casos. Los formatos XML de Office utilizan tecnología
de compresión zip para almacenar documentos; ofrece un ahorro potencial de costos
puesto que reduce el espacio de disco necesario para almacenar archivos y reduce el ancho
de banda necesario para enviar archivos a través del correo electrónico, de redes y de
Internet. Cuando se abre un archivo, se descomprime automáticamente. Cuando se guarda
un archivo, se comprime de nuevo automáticamente. No es necesario instalar ninguna
utilidad de compresión en especial para abrir y cerrar archivos en versión Office 2007.
Mejoras en la recuperación de archivos dañados Los archivos se estructuran de una
forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo
independientes entre sí. Esto permite abrir los archivos aunque algún componente del
archivo (un gráfico o una tabla, por ejemplo) esté dañado o alterado.
Mayor facilidad para la detección de documentos que contienen macros Los
archivos que se guardan con el sufijo predeterminado "x" (tales como .docx y .pptx) no
pueden contener macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni controles ActiveX y, por
lo tanto, no representan para la seguridad ninguno de los riesgos asociados con estos tipos
de código incrustado. Sólo los archivos cuya extensión de nombre de archivo termina en
"m" (tales como .docm y xlsm) pueden contener macros de VBA y controles ActiveX, que
se almacenan en una sección separada dentro del archivo. Las distintas extensiones de
nombre de archivo facilitan la tarea de distinguir los archivos que contienen macros de los
que no, y permiten que el software antivirus distinga fácilmente los archivos que contienen
código potencialmente nocivo. Además, los administradores de IT pueden bloquear los
documentos que contienen macros o controles no deseados, lo que hace más segura la
apertura de documentos.
Mayor privacidad y más control sobre la información personal Los documentos se
pueden compartir confidencialmente, porque la información identificable relativa a
personas y negocios, como nombres de autor, comentarios, marcas de revisión y rutas de
acceso a archivos puede identificarse y eliminarse fácilmente con el Inspector de
documento. Para ver información detallada, vea Quitar datos ocultos e información
personal de los documentos de Office.
Mejor integración e interoperabilidad de los datos profesionales El uso de
formatos XML de Office como marco de trabajo de interoperabilidad para el conjunto de
productos de versión Office 2007 significa que los documentos, hojas de cálculo,
presentaciones y formularios pueden guardarse en un formato de archivo XML que está a
libre disposición de cualquiera para su uso y licencia, libre de derechos de autor.
Office también admite esquemas XML definidos por el usuario que amplían y mejoran los
tipos de documento Office existentes. Esto significa que los clientes pueden desbloquear
fácilmente la información de sistemas existentes y actuar sobre ella en los familiares
programas de Office.
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La información que se crea dentro de Office puede utilizarse fácilmente en otras
aplicaciones de negocios. Todo lo que necesita para abrir y editar un archivo de Office es
una utilidad ZIP y un editor de XML.
Nota: En ocasiones quizá necesite guardar archivos con el formato de archivo binario que
se utilizaba en versiones anteriores de Office. Por ejemplo, quizá esté trabajando en un
documento con alguien que tiene una versión anterior de Office. Por esta razón, versión
Office 2007 aún permite guardar archivos en formato binario.
¿Cuáles son las nuevas extensiones de nombres de archivo?
De forma predeterminada, los documentos, hojas de cálculo y presentaciones creados en
versión Office 2007 se guardan en formato XML con nuevas extensiones de nombre de
archivo que agregan una "x" o una "m" a las extensiones de nombre de archivo que ya
conoce. La "x" significa un archivo XML que no tiene macros, la "m" significa un archivo
XML que sí contiene macros.
Por ejemplo cuando se guarda un documento en Word, el archivo utiliza ahora la extensión
de nombre de archivo .docx de forma predeterminada, en lugar de la extensión de nombre
de archivo .doc.
Al guardar un archivo como una plantilla, verá el mismo tipo de cambio. La extensión de
plantilla utilizada en versiones anteriores está ahí, pero ahora tiene una "x" o una "m" al
final.
Si el archivo contiene código o macros, deberá guardarlo utilizando el nuevo formato de
archivo XML con macros, que agrega un "m" de macro a la extensión del archivo.
Las tablas siguientes muestran la lista de extensiones de archivo predeterminadas en Office
Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007.
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Word
Tipo de archivo XML
Extensión
Documento
.docx
Documento con macros
.docm
Plantilla
.dotx
Plantilla con macros
.dotm
Excel
Tipo de archivo XML
Extensión
Libro
.xlsx
Libro con macros
.xlsm
Plantilla
.xltx
.xltm
Libro binario no XML
.xlsb
Complemento con macros
.xlam
Tipo de archivo XML
Extensión
Presentación
.pptx
Presentación con macros
.pptm
Plantilla
.potx
.potm
Complemento con macros
.ppam
Presentación
.ppsx
Presentación con macros
.ppsm
Diapositiva
.sldx
Diapositiva con macros
.sldm
Tema de Office
.thmx
PowerPoint
¿Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos?
versión Office 2007 permite guardar archivos en los nuevos formatos XML de Office y en el
formato de archivo binario de versiones anteriores de Office. versión Office 2007 incluye
comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso
compartido de archivos entre diferentes versiones de Office.
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Unidad 5 Abrir archivos existentes en versión Office 2007
Puede abrir y trabajar en los archivos creados en una versión anterior de Office y, a
continuación, guardarlos en el formato existente. Dado que es probable que esté
trabajando con documentos en colaboración con otros usuarios que utilizan una versión
anterior de Office, no deseará especificar ninguna característica que sólo sea compatible
con versión Office 2007.versión Office 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que
se asegura de que no haya especificada ninguna característica incompatible con una
versión anterior de Office. Cuando guarde el archivo, el comprobador de compatibilidad le
informará de esas características y le permitirá quitarlas antes de continuar con el proceso
de guardado.
Para obtener más información sobre el uso de versión Office 2007 para abrir documentos,
libros y presentaciones creados en versiones anteriores de Word, Excel y PowerPoint,
consulte los vínculos en la sección Vea también.
Abrir los archivos de la versión Office 2007 en versiones anteriores de Office
Puede abrir y modificar un archivo de la versión Office 2007 en una versión anterior de
Word, Excel o PowerPoint si descarga los convertidores de archivo necesarios. En el equipo
que tenga instalada una versión anterior de Office, vaya al Centro de descargas y
descargue el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de
archivo de la versión 2007 de Office Word, Excel y PowerPoint.
Importante: Para que funcionen los convertidores, la versión de Microsoft Office debe ser
actualizada previamente a uno de los Service Packs indicados en esta lista. Una vez
instalado el Service Pack para su versión de Office, descargue el convertidor.
Service Pack 3 de Microsoft Office 2000
Service Pack 3 de Microsoft Office XP
Service Pack 1 de Microsoft Office 2003
Comprobador de compatibilidad
Utilice el Comprobador de compatibilidad para identificar posibles pérdidas de funcionalidad
cuando guarde la presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 en un formato de
archivo de una versión anterior de PowerPoint. Este documento contiene mensajes que
genera el Comprobador de compatibilidad. Utilice la información de cada mensaje para ver
qué lo causa y para obtener sugerencias sobre qué acción llevar a cabo.
Existen dos tipos diferentes de mensajes del Comprobador de compatibilidad. En el caso
más común, perderá la funcionalidad de modificación al abrir el archivo en una versión
anterior de PowerPoint. Por ejemplo, si guarda una presentación con un gráfico SmartArt
en un formato de una versión anterior de PowerPoint y abre ese archivo en una versión
anterior de PowerPoint, el gráfico SmartArt cambiará a una imagen. Sin embargo, si abre el
archivo de nuevo en Office PowerPoint 2007 y no realiza ninguna modificación en dicha
imagen de gráfico SmartArt, puede continuar modificando el gráfico SmartArt.
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Estos tipos de mensajes incluyen la frase “en versiones anteriores de PowerPoint” en los
mismos. En el segundo caso, perderá la funcionalidad de forma permanente. Por ejemplo,
si ha modificado el texto del marcador en un diseño personalizado, el texto del marcador
se perderá de forma permanente.
No puede modificar determinado contenido de Office PowerPoint 2007 en versiones
anteriores de PowerPoint. Por ejemplo, las formas y el texto con efectos nuevos se
convierten en imágenes (mapas de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de
puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos
cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de
bits suelen tener la extensión .bmp.)) en versiones anteriores de PowerPoint para
garantizar que tengan el mismo aspecto en una presentación.
Por tanto, no puede cambiar el ancho de línea, el color de relleno ni otros aspectos de las
formas y el texto. Además, una vez que el texto se convierte en un mapa de bits, las
animaciones de dicho texto no se muestran durante la presentación.
Sugerencia: Si desea modificar un gráfico SmartArt, una forma u otros objetos (objeto:
tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una
aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son
objetos OLE.) de la presentación de Office PowerPoint 2007, guarde una copia de la
presentación de Office PowerPoint 2007 y, a continuación, guarde la copia como un archivo
de PowerPoint 97-2003.
Al hacer esto, podrá realizar cambios en la presentación de Office PowerPoint 2007
original, si los gráficos SmartArt, las formas o los otros objetos se convierten en imágenes
al guardar la presentación en el formato de archivo de una versión anterior.
"La forma ya no puede modificarse, aunque el texto de la misma sí se puede
modificar al usar versiones anteriores de PowerPoint".
Para mantener el aspecto visual de la forma, algunos efectos se convierten en imágenes
que se utilizan como relleno de la forma. Puede modificar cualquier texto porque éste
aparece sobre estas imágenes.
Este mensaje aparece porque la
presentación contiene
Solución posible
Una forma con uno o más de los efectos
siguientes: reflejo, resplandor, bisel, bordes
suaves, giro 3D o rellenos (degradado,
imagen y textura).
Quitar los efectos o el relleno degradado.
La forma y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones
anteriores de PowerPoint".
Para mantener el aspecto visual de la forma, ésta y el texto de la misma se convierten en
una imagen que no puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
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Solución posible
Texto con uno o más de los efectos
siguientes: reflejo, resplandor, bisel,
sombra (interior o en perspectiva),
distorsión, giro 3D, contornos de texto o
rellenos (degradado, imagen y textura).
Quitar el efecto de texto, contorno o relleno.
Texto tachado o con doble tachado,
columnas de texto, texto con niveles de
sangría 6 - 9 o texto vertical.
Quitar estos efectos mediante los botones
del grupo Fuente o del grupo Párrafo de la
ficha Inicio.
imagen y textura).
Quitar el relleno de degradado o los efectos.
"Las formas agrupadas y el texto de las mismas no pueden modificarse al usar
versiones anteriores de PowerPoint".
Para mantener el aspecto visual de las formas agrupadas, éstas se convierten en una
imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Formas agrupadas con uno o más de los
efectos siguientes aplicados a todas las
formas: reflejo, resplandor, bisel, bordes
imagen y textura).
Quitar los efectos 3D.
"El gráfico SmartArt y el texto del mismo no pueden modificarse al usar
Para mantener el aspecto visual del gráfico SmartArt, éste se convierte en una imagen que
no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
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Solución posible
Un gráfico SmartArt.
Los gráficos SmartArt se convierten en un
objeto simple que no se puede modificar en
versiones de PowerPoint anteriores a Office
PowerPoint 2007. No obstante, puede
convertir el gráfico SmartArt en formas
individuales, que después se pueden
modificar utilizando versiones anteriores de
PowerPoint. Tenga en cuenta que una vez
que convierta el gráfico SmartArt en formas
individuales, ya no está disponible la
funcionalidad en las fichas Herramientas
de SmartArt.
"La tabla y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones
Para conservar el aspecto visual de la tabla, ésta se convierte en una imagen que no se
puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Una tabla con WordArt en las celdas.
Quitar el estilo de WordArt.
Una tabla con uno o más de los efectos
Quitar los efectos.
"Los efectos en la forma se eliminan al usar versiones anteriores del programa
para presentaciones PowerPoint".
Cuando agrega un efecto a una forma que hace que la imagen convertida sea superior a
30 megabytes (MB), aparece este mensaje.
forma contiene
Solución posible
bordes suaves, giro 3D o rellenos
(degradado, imagen y textura).
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"Los efectos en formas agrupadas se eliminan en versiones anteriores de
PowerPoint".
imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint y se eliminan los
efectos.
Solución posible
siguientes efectos aplicados a todas las
imagen y textura).
Quitar el efecto 3D.
"Las personalizaciones específicas del documento agregadas a la barra de
herramientas de acceso rápido y las partes personalizadas de la interfaz de
usuario se pierden si se guardan".
Podría recibir este mensaje si la presentación contiene una barra de herramientas de acceso
rápido personalizada, partes personalizadas de la interfaz de usuario que no se admiten en
versiones de PowerPoint anteriores a Office PowerPoint 2007, o ambas. Estas características
personalizadas no estarán disponibles en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Uno o más botones agregados a la barra
de herramientas de acceso rápido
específicos en esta presentación.
Dado que la interfaz de usuario de la Cinta de
opciones en Office PowerPoint 2007 es muy
diferente a los menús y barras de
herramientas de versiones anteriores de
PowerPoint, las personalizaciones llevadas a
cabo en Office PowerPoint 2007 no están
disponibles en versiones anteriores de
PowerPoint.
Una interfaz personalizada.
En versiones anteriores de PowerPoint, puede
agregar comandos personalizados similares a
las barras de herramientas y menús.
"Un gráfico en este documento puede contener datos en celdas que están fuera del límite
de columna y fila del formato de archivo seleccionado. Los datos más allá de 256 (IV)
columnas y 65.536 filas no se pueden guardar".
En Microsoft Office Excel 2007, el tamaño de la hoja de cálculo es de 16.384 columnas y
1.048.576 filas, pero el tamaño de la hoja en versiones anteriores es solo de 256 columnas
y 65.536 filas. Los datos de las celdas que ocupen más de este límite de fila y columna se
pierden en versiones anteriores de Excel. Las referencias de fórmula a los datos en esta
área devolverán un error #REF!.
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Solución posible
Un gráfico creado desde los datos en las
celdas que están fuera del límite de
columna y fila del formato de archivo
seleccionado.
En el Comprobador de compatibilidad de
Office Excel 2007, haga clic en Buscar para
localizar las celdas y rangos que ocupan más
de los límites de columna y fila,
selecciónelos y colóquelos dentro de los
límites de fila y columna o en otra hoja
mediante los comandos Cortar y Pegar.
"Se eliminará el código asociado a los objetos del diseño personalizado si se guardan".
Cuando guarda una presentación de Office PowerPoint 2007 que contiene un diseño
personalizado con uno o más controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla
de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o
secuencias de comandos que automatizan una tarea.
Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o
secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) como
presentación de PowerPoint 97-2003 (.ppt), aparece este mensaje.
Solución posible
Uno o más controles ActiveX agregados al
diseño personalizado.
Si su presentación no contiene código, haga
clic en Continuar.
Si su presentación contiene código, haga clic
en Cancelar.
Notas
En Office PowerPoint 2007, no es posible guardar código asociado a controles ActiveX en
diseños personalizados en formatos de archivo de versiones previas de PowerPoint.
Para evitar que el código se pierda o se dañe, guarde el archivo como una presentación de
PowerPoint (.pptx).
"El texto del mensaje personalizado en diseños personalizados se quitará en versiones
anteriores de PowerPoint."
Cuando se guarda una presentación que contiene un diseño personalizado con texto de
mensaje personalizado, aparece este mensaje.
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Solución posible
Un diseño personalizado con texto de
mensaje personalizado.
Elimine el texto de mensaje personalizado del
En la vista Patrón de diapositivas, seleccione
el texto personalizado dentro del marcador de
posición (marcadores de posición: cuadros con
bordes punteados que forman parte de la
mayor parte de diseños de diapositivas. Estos
cuadros mantienen el título y el texto principal
u objetos como gráficos, tablas e imágenes.)
y, a continuación, elimínelo. Una vez que el
texto personalizado se elimine, se devolverá el
texto del marcador predeterminado.
"Se quitará la animación aplicada a los marcadores en los diseños personalizados si se
guarda".
Cuando se agrega un efecto de animación a un marcador de posición (marcadores de
posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de
diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos,
tablas e imágenes.) en un diseño personalizado, aparece este mensaje.
Solución posible
Un efecto de animación agregado a un
Elimine el efecto de animación del marcador de
posición realizando lo siguiente:
1. En la vista Patrón de diapositivas, seleccione el
marcador de posición.
2. En la ficha Animaciones, en el grupo
Animaciones, haga clic en Personalizar
animación.
3. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana
de una aplicación Office que proporciona comandos
utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño
tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras
trabaja en los archivos.)Personalizar animación,
haga clic en Quitar.
"Es posible que se eliminen animaciones de formas que no se pueden editar al
usar versiones anteriores de PowerPoint".
Al aplicar efectos de animación determinados a las formas y guardar la presentación en el
formato de archivo de versiones anteriores de PowerPoint, puede que no se vean las
animaciones. Esto se debe a que la animación está en texto o en una forma que se ha
convertido en una imagen.
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Solución posible
Un efecto de animación aplicado a una
forma que no se podrá modificar.
Elimine la animación realizando lo siguiente:
1. Haga clic en la forma que contiene la
animación que desea eliminar.
Animaciones, en la lista Animar,
seleccione Sin animación.
"Los controles ActiveX no inicializados se convierten en objetos estáticos si se
guardan".
Si se guarda una presentación que contiene un control ActiveX (control ActiveX: control,
como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta
macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea.
Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o
secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) sin
inicializar, aparece este mensaje.
Un control ActiveX sin inicializar es un control que no se ha habilitado. Para obtener más
información sobre cómo habilitar controles ActiveX, vea Habilitar o deshabilitar controles
ActiveX en documentos de Office.
Solución posible
Un control ActiveX sin inicializar.
Elimine el control ActiveX de la presentación.
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Formatos de archivo compatibles con PowerPoint 2007
Con Microsoft Office PowerPoint 2007 puede guardar las presentaciones en cualquiera de
los tipos de archivos que se citan a continuación.
Importante: Microsoft Office PowerPoint 2007 no admite guardar en formatos de archivo
de PowerPoint 95 (o anteriores).
Guardar como
tipo de archivo
Extensión
Utilice para guardar
Presentación de
PowerPoint
.pptx
Una presentación de Office PowerPoint 2007, que es un
archivo de formato habilitado para XML, de forma
predeterminada.
Presentación de
PowerPoint
habilitada para
macros
.pptm
Una presentación que contiene código de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones
(VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft
Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones
basadas en Microsoft Windows y que se incluye en
varios programas de Microsoft.).
Presentación de
PowerPoint 972003
.ppt
Una presentación que se puede abrir desde la versión de
PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint
2003.
Formato de
documento PDF
.pdf
Publicar como PDF o XPS: formato de archivo
electrónico basado en PostScript desarrollado por Adobe
Systems que conserva el formato del documento y
permite compartir archivos.
Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un
programa 2007 Microsoft Office system únicamente
después de instalar un complemento. Para obtener más
información, vea Habilitar la compatibilidad con otros
formatos de archivo como PDF y XPS.
Formato de
documento XPS
.xps
Publicar como PDF o XPS: nuevo formato de papel
electrónico de Microsoft para el intercambio de
documentos en su forma final.
Plantillas de
diseño de
PowerPoint
.potx
Una presentación en forma de plantilla que puede
utilizarse para dar formato a futuras presentaciones.
18
Unidad 5 Plantilla de
diseño de
PowerPoint
habilitada para
macros
.potm
Una plantilla que incluye las macros aprobadas
previamente que puede agregar a una plantilla para
utilizarlas en una presentación.
Plantilla de
diseño
PowerPoint 972003
.pot
Una plantilla que se puede abrir desde la versión de
2003.
Tema de Office
.thmx
Una hoja de estilos que incluye definiciones de un tema
de color, tema de fuente y tema de efecto.
Presentación de
PowerPoint
.pps; .ppsx
Una presentación que siempre se abre en la vista
Presentación con diapositivas en lugar de abrirse en la
vista Normal.
Presentación de
PowerPoint
habilitada para
macros
.ppsm
Una presentación con diapositivas que incluye las
macros aprobadas previamente que pueden ejecutarse
desde una presentación.
Presentación de
PowerPoint 972003
.ppt
Una presentación con diapositivas que se puede abrir
desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de
Office PowerPoint 2003.
Complemento de
PowerPoint
.ppam
Un complemento que almacena comandos
personalizados, código de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) y funciones especializadas como un complemento.
Complemento de
PowerPoint 972003
.ppa
Un complemento que se puede abrir desde la versión de
2003.
Página Web de
un solo archivo
.mht;
.mhtml
Una página Web como un solo archivo con un archivo
.htm y todos los archivos auxiliares, como imágenes,
archivos de sonido, hojas de estilos en cascada,
secuencias de comandos, etc. Es útil para enviar por
correo electrónico una presentación
Página Web
.htm;
.html
Una página Web como una carpeta con un archivo .htm
y todos los archivos auxiliares, como imágenes, archivos
de sonido, hojas de estilo en cascada, secuencias de
comandos, etc.
Es útil para exponer en un sitio o editar con Microsoft
Office FrontPage u otro editor HTML.
19
GIF (Formato de
intercambio de
gráficos)
.gif
Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas
Web.
El formato de archivo GIF sólo admite 256 colores y, por
tanto, es más eficaz para imágenes digitalizadas, como
ilustraciones, en vez de fotografías en color.
El formato GIF también puede ser útil para dibujos tipo
línea, imágenes en blanco y negro, y texto pequeño que
sólo tiene algunos píxeles. Este formato admite la
animación y los fondos transparentes.
Formato de
archivo JPEG
.jpg
Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web.
El formato de archivo JPEG admite 16 millones de
colores y se adapta mejor a las fotografías y a los
gráficos complejos.
Formato PNG
(Portable
Network
Graphics)
.png
World Wide Web Consortium (W3C) aprobó el formato
PNG como estándar para sustituir el formato GIF. PNG
no admite animación como los GIF. Además, algunos
exploradores más antiguos no admiten este formato de
archivo.
TIFF (Formato
Tag Image File)
.tif
TIFF es el formato de archivo más adecuado para
almacenar imágenes de mapa de bits en equipos
personales. Los gráficos TIFF pueden tener cualquier
resolución, pueden ser en blanco negro, en escala de
grises o en color.
Mapa de bits
independiente del
dispositivo
.bmp
Un mapa de bits es una representación de una imagen
de gráficos en la memoria del equipo que consta de filas
y columnas de puntos. El valor de cada punto
(independientemente de si está rellenado o no) se
almacena en uno o más bits de datos.
Metarchivo de
Windows
.wmf
Una diapositiva como un gráfico de 16 bits (para utilizar
con Windows 3.x y posteriores).
Metarchivo de
Windows
mejorado
.emf
con Windows 95 y posteriores).
Esquema/RTF
.rtf
Un esquema de presentación como un documento de
sólo texto que proporciona tamaños de archivo más
pequeños y la posibilidad de compartir archivos sin
macros con otros usuarios que utilicen una versión
diferente de PowerPoint o del sistema operativo. El texto
del panel de notas no se guarda con este formato de
archivo.
Diapositiva de
PowerPoint
.sldx
Un archivo de diapositivas autónomo.
20
Guardar un archivo
Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en
una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación de
almacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lo
demás, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija.
Guardar un archivo
Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office
system:
Word, Excel o PowerPoint
Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.
InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio
En el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.
Nota: Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre.
Guardar una copia de un archivo
1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office
system:
como.
y, a continuación, haga clic en Guardar
En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar.
Sugerencia: Para guardar la copia en una carpeta diferente, haga clic en otra unidad de la
lista Guardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia
en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta, el
.
21
1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.
2. Haga clic en Guardar.
Guardar un archivo en otro formato
1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office
system:
como.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desea
guardar el archivo.
Guardar automáticamente información de Autorrecuperación
Autorrecuperación no sustituye la tarea de guardar normalmente los archivos. Si elige no
guardar el archivo de recuperación después de abrirlo, el archivo se eliminará y los cambios
no guardados se perderán. Si guarda el archivo de recuperación, reemplazará el archivo
original (a menos que especifique un nombre de archivo nuevo). Cuanto más
frecuentemente guarde los archivos, más información se recuperará si hay un corte de
energía u otro problema mientras un archivo está abierto.
Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system:
Nombre del programa.
y, a continuación, en Opciones de
Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada.
4. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué
frecuencia desea guardar los archivos.
22
Publisher
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la
ficha Avanzadas.
2. Active la casilla de verificación Guardar info. de Autorrecuperación cada.
Visio
1. En el menú Herramientas haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la
ficha Guardar/Abrir.
2. Active la casilla de verificación Guardar info. de Autorrecuperación cada.
Project
ficha Avanzadas.
2. Active la casilla de verificación Guardar cada.
InfoPath
ficha Avanzadas.
2. Active la casilla de verificación Al completar formularios, guardar información de
Autorrecuperación cada.
23
Unidad 5 Guardar un archivo en formato PDF
Puede guardar archivos creados por muchos programas de 2007 Microsoft Office system en
Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format), que es un formato
habitual para compartir documentos.
Descripción general del formato PDF
El formato PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del
documento y que permite compartir archivos. Este formato garantiza que, cuando el
archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los
datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para los
documentos que se reproducirán mediante métodos comerciales de impresión.
Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo. Por
ejemplo, Adobe Reader es un lector y está disponible en el sitio de Adobe Systems.
Después de guardar un archivo como PDF, no podrá usar el programa de la versión Office
2007 para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los cambios en el
archivo de la versión Office 2007 original del programa de la versión Office 2007 en el que
lo creó y volver a guardar el archivo como PDF.
Microsoft Office PowerPoint 2007
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , señale la flecha situada junto a Guardar
como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la presentación.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de
verificación Abrir archivo después de publicar.
5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime
más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
Si la presentación requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar
(publicación en línea e impresión).
Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en
Tamaño mínimo (publicación en línea).
6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones.
(Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.)
Haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Publicar.
24
Organizar el acceso rápido a los archivos usando la barra Mis direcciones
Es probable que tenga una o más carpetas donde almacena ciertos tipos de archivos, y con
frecuencia necesitará buscar o almacenar archivos en estas carpetas. Puede usar la barra
Mis direcciones para ir rápidamente a una carpeta para guardar o buscar un archivo que
necesite. La barra Mis direcciones es más útil si se personaliza. En este artículo
aprenderá a personalizar la barra Mis direcciones.
¿Qué es la barra Mis direcciones?
La barra Mis direcciones es un área del lado izquierdo de algunos cuadros de diálogo
como Guardar como, Abrir e Insertar imagen. Puede utilizar la barra Mis direcciones
para especificar una carpeta en la que desee almacenar archivos para facilitar el acceso.
Los cambios que haga en la barra Mis direcciones de cualquier cuadro de diálogo
aparecerán en los demás cuadros de diálogo que tengan la barra Mis direcciones.
De forma predeterminada, la barra Mis direcciones contiene accesos directos a las
carpetas Documentos recientes, Escritorio, Mis documentos, Mi PC y Mis sitios de red.
Puede agregar hasta 256 carpetas a la barra Mis direcciones, pero no se puede agregar
archivos a la barra Mis direcciones.
Para elegir una carpeta, utilice la lista Guardar en.
Para ver los contenidos de una carpeta de la barra Mis direcciones, haga clic en el
acceso directo de la carpeta en la barra Mis direcciones.
Para ver las demás carpetas agregadas a la barra Mis direcciones, haga clic en la
flecha.
25
Agregar un acceso directo a la barra Mis direcciones
1. Siga estos procedimientos en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system:
como.
InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, SharePoint Designer o Visio
2. En la lista Guardar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la ubicación de Internet que
contenga la carpeta cuyo acceso directo desee crear en la barra Mis direcciones.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un espacio en blanco en la barra
Mis direcciones, debajo de los accesos directos existentes y, a continuación, haga clic en
Agregar nombre de carpeta. El nuevo acceso directo aparecerá en la parte inferior de la
barra Mis direcciones.
Quitar un acceso directo de la barra Mis direcciones
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En la barra Mis direcciones, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que
desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar en el menú contextual.
Precaución: Una modificación incorrecta del Registro podría causar graves daños en el
sistema operativo e, incluso, forzar su reinstalación. Microsoft no puede garantizar que
puedan resolverse los problemas resultantes de una modificación incorrecta del Registro.
Antes de modificar el Registro, realice una copia de seguridad de todos los datos de valor.
Para obtener la información más reciente sobre el uso y la protección del Registro de su
equipo, vea la Ayuda de Microsoft Windows.
Nota: Sólo se puede quitar los accesos directos que se haya agregado a la barra Mis
direcciones. Los accesos directos predeterminados (como Mis documentos) no se pueden
quitar a no ser que se edite el Registro de Microsoft Windows. Para obtener más
información sobre cómo quitar los accesos directos predeterminados, remítase a la sección
Vea también.
26
Reorganizar los accesos directos de la barra Mis direcciones
como.
2. En la barra Mis direcciones, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que
desee quitar y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar en el menú contextual.
Cambiar el tamaño de los iconos en la barra Mis direcciones
como.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra Mis direcciones y, a
continuación, elija Iconos pequeños o Iconos grandes en el menú contextual.
Guardar un archivo en formato XPS
Puede guardar archivos creados por muchos programas de 2007 Microsoft Office system en
Especificación de papel XML (XPS, XML Paper Specification ), que es un formato para
compartir documentos.
Nota: Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office
system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información,
vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
Descripción general del formato XPS
Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el
formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que,
27
cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y
que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente.
Para ver un archivo en formato XPS, necesita un visor. Usted o el destinatario del archivo
pueden descargar un visor gratuito desde Descargas de Microsoft Office Online.
Guardar como XPS
Microsoft Office PowerPoint 2007
, señale la flecha situada junto a
Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS.
2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la presentación.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Documento XPS.
4. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime
más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión:
Si la presentación requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar
(publicación en línea e impresión).
Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en
Tamaño mínimo (publicación en línea).
5. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones.
(Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.)
Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Publicar.
Guardar una presentación que contiene macros de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA)
Nota: No se puede guardar una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 que
contenga macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.
Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.)
de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del
lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones
basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) con
una extensión de nombre de archivo que termine en una "x" (como .pptx o .sldx). las
presentaciones cuyas extensiones de nombre de archivo terminen en una "x" no contienen
macros y, por tanto, no pueden contener código de VBA.
28
Para guardar una presentación que contenga macros de VBA, siga este procedimiento:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En la lista Guardar como tipo, siga uno de estos procedimientos:
Presentación de PowerPoint habilitada para macros Se trata de una presentación
con una extensión de nombre de archivo .pptm que puede contener código de VBA.
Presentación de PowerPoint habilitada para macros Se trata de una presentación
con una extensión de nombre de archivo .ppsm que incluye macros aprobadas previamente
que se pueden ejecutar desde la presentación.
Plantilla de diseño de PowerPoint habilitada para macros Se trata de una plantilla
con una extensión de nombre de archivo .potm que incluye macros aprobadas previamente
que se pueden agregar a una plantilla y usar en la presentación.
Seleccionar varios archivos
Puede realizar una acción (como copiar, mover o eliminar) en más de un archivo a la vez,
siempre que todos los archivos se encuentren en la misma carpeta. Recuerde que algunas
tareas, incluidas las de mover y eliminar, sólo pueden realizarse en archivos que no estén
abiertos actualmente en ningún programa. Si los archivos son archivos compartidos,
deberán estar además protegidos.
1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system
que se indican:
Word, Excel, PowerPoint o Access
y, a continuación, haga clic en Abrir.
Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione CTRL+A.
Para seleccionar archivos no adyacentes en el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en un
archivo, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada archivo
adicional.
Para seleccionar archivos adyacentes en el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el primer
archivo de la secuencia, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último.
Sugerencia: Si selecciona un archivo que no desea, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en el archivo de nuevo.
29
Asignar nombres a archivos y datos adjuntos
Los nombres de archivo puede tener un máximo de 255 caracteres, incluida cualquier
extensión de nombre de archivo. Puede usar letras tanto en mayúsculas como en
minúsculas en estos nombres de archivo, que conservan las mayúsculas y minúsculas que
utilice al crearlos, pero que no distinguen mayúsculas de minúsculas.
Algunos de los caracteres del teclado pueden ocasionar resultados inesperados si se usan
en nombres de archivo. No los use al asignar los nombres, tanto si adjunta el archivo a un
mensaje de correo electrónico, a una celda o a un registro.
Caracteres no válidos para nombres de archivo
Nombre del carácter
Signo de interrogación
?
Comillas
"
Barra diagonal inversa o
barra vertical
/
Barra inversa
\
Signo menor que
<
Signo mayor que
>
Asterisco
*
Símbolo de canalización
|
Dos puntos
:
Crear un archivo nuevo
Siga uno de los procedimientos siguientes en estos programas de 2007 Microsoft Office
system:
y, a continuación, en Nuevo.
2. En Plantillas, aparecen las opciones que puede utilizar para crear:
Un documento, libro o presentación en blanco.
Un documento, libro o presentación desde una plantilla.
Un nuevo documento, libro o presentación desde un archivo existente.
3. Si está conectado a Internet, también aparecen plantillas disponibles desde Microsoft
Office Online.
30
Unidad 5 Descargar una plantilla
La primera vez que descarga una plantilla, se abre un cuadro de diálogo que explica que
esta función sólo está disponible para los usuarios con una versión de Microsoft Office
original. Tras comprobar que el software es legítimo y totalmente admitido por Microsoft,
se descarga la plantilla, y no vuelven a aparecer más mensajes sobre el software original.
Las siguientes descargas de plantilla se ejecutan inmediatamente.
Nota: Comprobamos la validez del software cada vez que descarga una plantilla. Sin
embargo, no aparece el cuadro de diálogo a menos que se detecte que el software no es
original.
Si su versión de Microsoft Office no es original, se abrirá otro cuadro de diálogo que le
informa de qué programas de Microsoft Office no originales tiene instalados en su equipo.
También aparece una lista de los programas que no son originales. Puede cerrar el cuadro
de diálogo o hacer clic en un vínculo para obtener más información. Este vínculo le dirige a
una página del sitio Web de Microsoft que proporciona información detallada sobre su
situación y enumera los pasos que debe seguir para que su software sea legítimo y
totalmente admitido. Si no dispone de una versión de Microsoft Office original, no podrá
descargar plantillas.
Abrir un archivo
Abrir un archivo
Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el archivo
original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura,
que le impide guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.
¿Qué desea hacer?
•
•
•
Abrir un archivo
Abrir un archivo como copia
Abrir un archivo como de sólo lectura
Abrir un archivo
que se indican:
Método abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione
CTRL+A.
31
En el menú Archivo, haga clic en Abrir.
CTRL+A.
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que
contiene el archivo que desee abrir.
3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo.
Nota: De forma predeterminada, los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir
son sólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, s usa
Microsoft Office Excel, no ve los archivos creados con Microsoft Office Word a menos que
haga clic en Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo.
4. Haga clic en el archivo y, a continuación, en Abrir.
Abrir un archivo como copia
Cuando abra un archivo como copia, el programa crea un duplicado del mismo y lo que ve
es el duplicado. Los cambios que haga se guardarán en la copia. El programa asigna a la
copia un nombre nuevo. El nombre predeterminado agrega Copia (1) de al principio del
nombre de archivo.
que se indican:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
4. Seleccione el archivo del que desee abrir una copia haciendo clic en la flecha situada
junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como copia.
Nota: Al abrir un archivo como copia, se crea una copia nueva del mismo en la carpeta
que contiene el archivo original.
32
Abrir un archivo como de sólo lectura
Al abrir un archivo en modo de sólo lectura, ve el archivo original, pero no puede guardar
cambios en él.
que se indican:
CTRL+A.
4. Seleccione el archivo que desee abrir en modo de sólo lectura haciendo clic en la flecha
situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo de sólo
lectura.
Notas: Para crear un acceso directo a una carpeta de un servidor de archivos de red o de
un servidor Web, utilice Mis sitios de red en la barra Mis direcciones del cuadro de
diálogo Abrir.
La lista Archivos usados recientemente del menú Archivo o la lista Documentos
recientes que están disponibles al hacer clic en el botón de Microsoft Office muestran
una lista de los últimos archivos abiertos. Haga clic en el nombre del archivo para abrirlo.
La carpeta Mis documentos recientes del cuadro de diálogo Abrir muestra una lista de
los archivos y carpetas abiertos.
Copiar un archivo
Al copiar un archivo se crea un duplicado de ese archivo en otra ubicación, que puede ser
una ubicación de red, un disco, CD, el escritorio u otra ubicación de almacenamiento. Si
está copiando archivos entre otras unidades u otras ubicaciones de red, sólo debe
identificar las ubicaciones de origen y destino en la lista Buscar en. El proceso de copia es
el mismo.
33
que se indican:
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta o en la unidad que contiene el archivo que
desee copiar.
3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contenga el archivo que desee copiar.
Nota:De forma predeterminada, los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir son
sólo aquellos archivos creados por el programa que se está utilizando. Por ejemplo, si está
usando Microsoft Office Excel, no verá los archivos creados con Microsoft Office Word a
menos que haga clic en Todos los archivos en la lista Tipo de archivo.
1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo que desee copiar y, a
continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual (menú contextual: menú que
muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar
un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o
presione MAYÚS+F10.).
Nota:También puede seleccionar varios archivos para copiarlos a la vez.
¿Cómo se seleccionan varios archivos?
Siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar archivos no adyacentes en el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en un
adicional.
2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta en la que desee copiar el archivo.
3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta en la que desee copiar el archivo.
4. Con el botón secundario haga clic en cualquier punto de la lista de carpetas (asegúrese
de que el puntero no esté situado sobre ningún archivo de la lista) y, a continuación, haga
clic en Pegar del menú contextual.
34
Cambiar el nombre de un archivo
Al cambiar el nombre de un archivo se cambia el nombre de un archivo existente. No se
puede cambiar el nombre de un archivo mientras alguien lo tenga abierto en un programa
y, si se trata de un archivo compartido, debe estar protegido.
Puede guardar un archivo abierto con un nombre nuevo, pero continuará existiendo una
copia del archivo con el nombre original.
que se indican:
CTRL+A.
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta o en la unidad que contiene el archivo
cuyo nombre desee cambiar.
3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo cuyo nombre
desea cambiar.
son sólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, s está
menos que haga clic en Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo.
4. Haga clic con el botón secundario en el archivo cuyo nombre desea cambiar y, a
continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual (menú contextual: menú
que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado.
Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
5. Escriba el nombre nuevo de la carpeta y, a continuación, presione ENTRAR.
Formatos de archivo multimedia compatibles
En las tablas siguientes se muestran los formatos de archivo compatibles para archivos de
audio y vídeo.
35
Formatos de archivos de audio
Formato
de
archivo
Extensión
Más información
Archivo
de audio
AIFF
.aiff
Audio Interchange File Format Este formato de sonido se
utilizaba originalmente en los equipos de Apple y Silicon
Graphics (SGI). Los archivos de forma de onda se almacenan en
un formato monaural (mono o de un solo canal) de 8 bits, que
no se comprime y puede producir archivos grandes.
Archivo
de audio
AU
.au
Audio UNIX Este formato de archivo suele utilizarse con
objeto de crear archivos de sonido para equipos UNIX o para
Web.
Archivo
MIDI
.mid o
.midi
Interfaz digital de instrumentos musicales Éste es un
formato estándar para el intercambio de información musical
entre instrumentos musicales, sintetizadores y equipos.
Archivo
de audio
MP3
.mp3
MPEG Audio Layer 3 Éste es un archivo de sonido que se ha
comprimido con el códec (códec: abreviatura de
compresor/descompresor. Software o hardware usado para
comprimir y descomprimir medios digitales.) MPEG Audio Layer
3, desarrollado por Fraunhofer Institute.
Archivo
de audio
de
Windows
.wav
Forma de onda Este formato de archivo de audio almacena
los sonidos como formas de onda. Según diversos factores, un
minuto de sonido puede ocupar un mínimo de 644 o un máximo
de 27 megabytes de espacio de almacenamiento.
Archivo
de
Windows
Media
Audio
.wma
Windows Media Audio Éste es un archivo de sonido que se
ha comprimido mediante el códec (códec: abreviatura de
comprimir y descomprimir medios digitales.) de audio de
Microsoft Windows Media, un esquema de codificación de audio
digital desarrollado por Microsoft que se utiliza para distribuir
música grabada, normalmente a través de Internet.
Formatos de archivos de vídeo
Formato
de
archivo
Extensión
Más información
Archivo
de
Windows
Media
.asf
Advanced Streaming Format Este formato de archivo
almacena datos multimedia sincronizados y puede utilizarse para
transmitir contenido de audio y vídeo, imágenes y secuencias de
comandos a través de una red.
Archivo
de vídeo
de
.avi
Formato AVI Es un formato de archivo multimedia para
almacenar sonido e imágenes en movimiento en formato
Microsoft RIFA (Formato de archivo para intercambio de
36
Windows
Unidad 5 recursos). Es el más común de los formatos porque el contenido
de audio o vídeo que se comprime con diversos códecs (códec:
abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware
usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) puede
almacenarse en un archivo .avi.
Archivo
de
película
.mpg o
.mpeg
Grupo MPEG Éste es un conjunto en evolución de estándares
para la compresión de audio y vídeo desarrollados por Moving
Picture Experts Group (Grupo MPEG). Este formato de archivo se
diseñó específicamente para utilizarlo con Video-CD y CD-i.
Archivo
de
Windows
Media
Video
.wmv
Windows Media Video Este formato de archivo comprime
audio y vídeo mediante el códec (códec: abreviatura de
comprimir y descomprimir medios digitales.) de Windows Media
Video, un formato muy comprimido que requiere una cantidad
mínima de espacio de almacenamiento en el disco duro del
equipo.
Nota: Aunque un archivo de sonido o de película tenga la misma extensión de archivo que
los enumerados anteriormente, podría no reproducirse correctamente si no está instalada
la versión adecuada del códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor.
Software o hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) o si el
archivo no está codificado en un formato que su versión de Microsoft Windows reconozca.
La codificación es el proceso de convertir los datos en una secuencia de unos o ceros.
Mover un archivo
Al mover un archivo, realmente se copia en una nueva ubicación y se elimina de la
ubicación original. La nueva copia puede colocarse en el disco o ubicación de red original o
en otra ubicación. En cualquiera de los casos, el proceso para mover es el mismo.
Si el archivo de Microsoft Office que desea mover es una página HTML, deberá mover el
archivo HTML más la carpeta que lo acompaña, que contiene archivos complementarios
tales como imágenes.
Este requisito no se aplica si la página Web está en formato de página Web de archivo
único (mhtml). Este formato archiva todo en un solo archivo.
No se puede mover ningún archivo mientras alguien lo tenga abierto en un programa. El
archivo debe estar cerrado y, si es un archivo compartido, debe estar protegido.
que se indican:
37
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta, en el disco o en la ubicación de red que
contiene el archivo que desee mover.
3. En la lista de carpetas, haga clic en la carpeta que contiene el archivo que desee mover
la versión adecuada del códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor.
archivo no está codificado en un formato que su versión de Microsoft Windows reconozca.
La codificación es el proceso de convertir los datos en una secuencia de unos o ceros.
También puede seleccionar varios archivos para eliminarlos a la vez.
1. Para seleccionar archivos no adyacentes en el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en un
adicional.
2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta a la que desee mover el archivo.
3. En la lista de carpetas, haga clic en la carpeta a la que desee mover el archivo y, a
continuación, haga clic en Abrir.
4. Con el botón secundario haga clic en cualquier punto de la lista de carpetas (asegúrese
de que el puntero no esté situado sobre ningún archivo de la lista) y, a continuación, haga
clic en Pegar del menú contextual.
38
Eliminar un archivo
Al eliminar un archivo se elimina el archivo de la ubicación donde está almacenado. Si la
ubicación de almacenamiento es el disco duro, el archivo se mueve a la Papelera de
reciclaje. Si la ubicación de almacenamiento es un disco, CD o ubicación de red, el archivo
se destruye.
No se puede eliminar ningún archivo mientras alguien lo tenga abierto en un programa. El
archivo debe estar cerrado y, si es un archivo compartido, debe estar protegido.
que se indican:
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta o en la unidad que contiene el archivo que
desea eliminar.
son sólo los archivos creados por el programa que se está usando. Por ejemplo, s está
menos que haga clic en Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo.
3. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo que desee eliminar.
4. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Eliminar
en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos
relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic
con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
Nota: También puede seleccionar varios archivos para eliminarlos a la vez.
Para seleccionar archivos no adyacentes en el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en un archivo,
mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada archivo adicional.
39
Unidad 5 Ver o cambiar las propiedades de un documento de Office
En este artículo se explica qué son las propiedades del documento, cómo puede ver o
cambiar las propiedades de un documento de Microsoft Office y cómo puede crear
propiedades personalizadas para un documento.
Aprender más acerca de las propiedades del documento
Las propiedades de documento, conocidas también como metadatos (metadatos: datos
que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el
recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), son detalles acerca de un archivo que
lo describen o identifican. Las propiedades de documento incluyen información detallada
como el título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el
contenido del documento.
Si especifica los valores pertinentes de los campos de propiedades de los documentos, más
tarde puede organizarlos e identificarlos fácilmente. También puede buscar documentos en
función de sus propiedades. En Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y
Microsoft Office PowerPoint 2007, puede ver o modificar fácilmente las propiedades de los
documentos mientras trabaja en su contenido mediante el Panel de información del
documento, que se muestra en la parte superior del documento del programa de Office.
Tipos de propiedades de documentos
Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:
Propiedades estándar De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office
están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título y el
asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades, para facilitar la
tarea de organizar e identificar los documentos. Por ejemplo, en Word, puede utilizar la
propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas.
Con esa palabra clave, puede buscar todos los archivos de ventas.
Propiedades de actualización automática Estas propiedades incluyen tanto
propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas
cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de
Office mantienen para usted (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un
documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización
automática.
Puede utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o buscar
documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados después del 3 de
agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez.
Propiedades personalizadas Puede definir propiedades personalizadas adicionales
para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numéricos a las
propiedades personalizadas y también asignarles los valores sí o no. Puede elegir en una
lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios.
40
Propiedades para la organización Si la organización personalizó el Panel de
información del documento, las propiedades del documento asociadas al documento
pueden ser específicas de la organización.
Propiedades de biblioteca de documentos Se trata de las propiedades asociadas con
los documentos de una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta
donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma
plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario
y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) de un sitio Web o de una
carpeta pública. Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o
varias propiedades de la biblioteca y establecer reglas sobre sus valores. Cuando los
usuarios agregan documentos a la biblioteca de documentos, se les pide que rellenen un
formulario en el que asignan valores a cada una de estas propiedades. Por ejemplo, una
biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos podría pedir al usuario
propiedades como Enviado por, Fecha, Categoría y Descripción. Cuando abra un
documento de una biblioteca de documentos en Office Word 2007, Office Excel 2007 u
Office PowerPoint 2007, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de
documentos en el Panel de información del documento.
Ver las propiedades del documento actual
En Office Word 2007, Office Excel 2007 u Office PowerPoint 2007, puede utilizar el Panel
de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.
haga clic en Propiedades.
, señale Preparar y, a continuación,
2. En el Panel de información del documento, haga clic en la flecha situada junto a
Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee
ver; por ejemplo, Propiedades avanzadas.
Notas:Puede ver las propiedades personalizadas si hace clic en Propiedades avanzadas.
Si la organización personalizó el Panel de información del documento o si el documento
cuyas propiedades desea ver está guardado en una biblioteca de documentos (biblioteca
de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos
usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la
información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha
biblioteca.) o en un servidor de administración de documentos, es posible que estén
disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.
Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo
Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de diálogo Abrir o en
el cuadro de diálogo Guardar como.
41
1. En el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione el
documento cuyas propiedades desee ver.
2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuación, siga el procedimiento siguiente:
Para ver propiedades tales como el tamaño del archivo y la fecha de la última modificación,
haga clic en Detalles.
Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.
Cambiar las propiedades del documento actual
En Office Word 2007, Office Excel 2007 u Office PowerPoint 2007, puede utilizar el Panel
de información del documento para ver o cambiar las propiedades del documento.
haga clic en Propiedades.
, señale Preparar y, a continuación,
Propiedades del documento para seleccionar el conjunto de propiedades que desee
cambiar; por ejemplo, Propiedades avanzadas.
Nota: Si la organización personalizó el Panel de información del documento o si el
documento cuyas propiedades desea cambiar está guardado en una biblioteca de
documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de
archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca
está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de
contenido para dicha biblioteca.) o en un servidor de administración de documentos, es
posible que estén disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.
3. En el Panel de información del documento, escriba la información que desee en
cada uno de los cuadros de los campos de propiedad.
Nota: Los campos de propiedades marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios; quizá deba completarlos antes de poder guardar el documento.
Crear propiedades personalizadas para un documento
Las propiedades personalizadas son propiedades que el usuario define para un documento
de Office. Puede asignar un texto, una hora o un valor numérico a las propiedades
personalizadas y también les puede asignar los valores sí o no. Puede elegir de una lista
de nombres sugeridos o definir los propios.
42
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , señale Preparar y, a continuación, haga
clic en Propiedades.
Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas.
3. En el cuadro de diálogo Propiedades del documento, haga clic en la ficha Personalizar.
4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o
seleccione un nombre de la lista.
5. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
6. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe
coincidir con la selección realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en
Número en la lista Tipo, debe escribir un número en el cuadro Valor. Los valores que no
coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
7. Haga clic en Agregar.
Crear una conexión a una carpeta de red compartida
Si tiene acceso con frecuencia a una carpeta de red compartida, puede usar el Asistente
para conectar a unidad de red para crear una conexión a esa carpeta y asignar una letra
de unidad (por ejemplo, Y: o Z:) a la conexión. Una vez asignada la conexión, puede tener
acceso rápidamente a la carpeta siempre que lo desee.
1. Siga los procedimientos siguientes en los programas de Microsoft Office que se indican:
2. Haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic en Conectar a unidad de red.
3. En el Asistente para conectar a unidad de red, en la lista Unidad, haga clic en la letra
de unidad que desee.
4. En la lista Carpeta, busque y seleccione la carpeta a la que desea conectarse.
Para conectarse automáticamente a esta unidad de red cada vez que inicie Microsoft
Windows, active la casilla de verificación Conectar de nuevo al iniciar sesión.
5. Haga clic en Finalizar.
43
Establecer o cambiar el nombre de una carpeta predeterminada de trabajo
La carpeta Mis documentos, ubicada de forma predeterminada en el directorio raíz (carpeta
raíz: carpeta de una unidad de donde parten todas las demás carpetas. El nombre de la
carpeta raíz consiste en una barra invertida (\).
Por ejemplo, en la unidad C, esta carpeta se representa en el sistema de archivos como
C:\.) de la unidad C, es la carpeta de trabajo predeterminada de todos los documentos y
del resto de los archivos que se crean en los programas de Microsoft Office. Puede cambiar
el nombre de la carpeta Mis documentos y también puede elegir una carpeta de trabajo
predeterminada diferente.
Cambiar el nombre de la carpeta Mis documentos
que se indican:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar
como.
2. En la lista Guardar, haga clic en Mis documentos.
3. Haga clic en Subir un nivel
.
4. En la lista de carpetas, haga clic con el botón secundario en la carpeta Mis documentos
y, a continuación, haga clic en el comando Cambiar nombre del menú contextual (menú
contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento
determinado.
Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
el elemento, o presione MAYÚS+F10.).
5. Escriba el nombre nuevo de la carpeta y, a continuación, presione ENTRAR.
Nota: Quizá necesite cerrar el cuadro de diálogo Guardar como y abrirlo de nuevo para
que el cambio sea visible en la barra Mis direcciones y en la lista Guardar en.
Establecer una carpeta de trabajo predeterminada diferente
Siga los procedimientos siguientes en los programas de 2007 Microsoft Office system que
se indican:
Nota: La carpeta seleccionada se aplica sólo al programa que está utilizando actualmente.
Por ejemplo, si cambia la carpeta predeterminada de trabajo en Word, la carpeta de
trabajo predeterminada para PowerPoint seguirá siendo Mis documentos.
44
PowerPoint
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones
de PowerPoint.
3. En Guardar presentaciones, escriba la ruta de acceso del cuadro Ubicación de
archivo predeterminada.
Crear una nueva carpeta
Las carpetas ayudan a agrupar y organizar documentos y a encontrar rápidamente
documentos específicos. Puede crear una carpeta nueva cuando esté guardando un archivo
o usando Mi PC o el Explorador de Microsoft Windows.
Crear una nueva carpeta al guardar un archivo
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar
como.
2. En el cuadro Guardar en, seleccione la carpeta en la que desee crear la carpeta nueva.
3. Haga clic en Crear nueva carpeta
.
4. En el cuadro de diálogo Nueva carpeta, escriba un nombre para la nueva carpeta y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Crear una nueva carpeta usando Mi PC o el Explorador de Windows
1. En Mi PC o en el Explorador de Windows, desplácese a la carpeta en la que desea crear
la carpeta nueva.
2. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta.
Escriba un nombre para la carpeta y presione ENTRAR.
Personalizar la lista de archivos recientemente utilizados
Muchos programas de Microsoft Office muestran los últimos archivos abiertos en ese
programa. Puede utilizar los vínculos de esta lista para tener acceso rápidamente a los
archivos. Esta característica está activada de forma predeterminada pero puede
desactivarla, volverla a activar o ajustar el número de archivos que muestra.
45
Si cierra un archivo y, a continuación, lo mueve a otra ubicación, usando por ejemplo el
Explorador de Windows, el vínculo a ese archivo en el programa en el que lo creó dejará de
funcionar. Deberá usar el cuadro de diálogo Abrir para buscar el archivo y abrirlo.
Si esta característica se desactivó y después se volvió a activar, sólo aparecerán los
archivos que abra y guarde después de activarla.
Siga estos pasos en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system:
Access, Excel, PowerPoint o Word
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación en Opciones de
Nombre de programa, donde Nombre de programa es el nombre del programa que está
utilizando, por ejemplo, Opciones de Word.
2. Haga clic en Avanzadas.
3. En Mostrar, en la lista Mostrar este número de documentos recientes, seleccione el
número de archivos que desea mostrar. Si no desea mostrar ningún archivo, seleccione 0.
Sugerencia: Para mantener un archivo en la lista Documentos recientes, haga clic en
el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Agregar este documento a la lista
de documentos recientes . Cuando un documento está agregado a la lista
Documentos recientes, el botón parece un alfiler visto desde arriba: .
Volver a la unidad, carpeta o ubicación de Internet anterior
En ocasiones, cuando esté trabajando en el cuadro de diálogo Abrir o el cuadro de diálogo
Guardar como de un programa de Microsoft Office, quizá desee volver a la ubicación
seleccionada previamente. Puede hacerlo haciendo clic en Atrás .
Sugerencia: El nombre de la carpeta, unidad o ubicación de Internet anterior aparece en
la Información en pantalla (Información en pantalla: breve descripción que aparece cuando
el usuario sitúa el puntero del mouse (ratón) sobre un objeto, por ejemplo un botón o
hipervínculo.) al situar el puntero sobre el botón Atrás.
46
Aplicar formato a diapositivas o presentaciones
Agregar un título a una imagen en un álbum de fotografías
1. Abra la presentación del álbum de fotografías.
2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada junto a
Álbum de fotografías y, a continuación, haga clic en Editar álbum de fotografías.
3. En Opciones de imagen, active la casilla de verificación Títulos debajo de TODAS
las imágenes.
Nota: Si el cuadro de diálogo Títulos debajo de TODAS las imágenes no está
disponible, debe especificar en primer lugar un diseño (diseño: organización de elementos,
como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas,
en una diapositiva.) para las imágenes del álbum de fotografías. Para ello, en la lista
Diseño de la imagen de la sección Diseño del álbum, haga clic en el diseño que desee.
Para ajustar la imagen con el fin de que no ocupe toda la diapositiva, en la lista Diseño de
la imagen de la sección Diseño del álbum, seleccione cualquier opción salvo Ajustar a
la diapositiva.
1. Haga clic en Actualizar.
Nota: De forma predeterminada, PowerPoint usa el nombre del archivo de imagen como
marcador de posición para el texto de título.
2. En la vista Normal , haga clic en el marcador de posición del texto de título, y escriba
un título que describa la imagen.
Crear un álbum de fotografías
Descripción de la creación de un álbum de fotografías
Un álbum de diapositivas de PowerPoint es una presentación que se puede crear para
mostrar las fotografías personales o empresariales. Puede agregar efectos que incluyan
transiciones de diapositivas que capten la atención, fondos y temas (tema: combinación
de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un
archivo mediante una selección única.) vistosos, diseños específicos, etc. Después de que
las imágenes estén en el álbum, puede agregar títulos, ajustar el orden y el diseño,
enmarcar las imágenes e, incluso, aplicar un tema para personalizar aún más la apariencia
del álbum.
Para compartir el álbum de fotografías con otras personas, puede enviarlo como datos
adjuntos de correo electrónico, publicarlo en Web, o imprimirlo.
Importante: La opción De escáner o cámara, para agregar imágenes a una presentación
o a un álbum de fotografías, no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007.
47
Diapositiva de título con tema
Imagen
Cuadro de texto vacío que se utiliza para el espaciado
Forma del marco
Título
Agregar una imagen desde un archivo o disco
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada debajo de
la opción Álbum de fotografías y, a continuación haga clic en Nuevo álbum de
fotografías.
2. En el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, en Insertar imagen de, haga clic en
Archivo o disco.
3. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes nuevas, busque la carpeta que contiene la
imagen que desee insertar y haga clic en Insertar.
4. Para obtener una vista preliminar de un archivo de imagen del álbum de fotografías, en
Imágenes del álbum, haga clic en el nombre de archivo de la imagen cuya vista
preliminar desee obtener y; a continuación, véala en la ventana Vista preliminar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran las imágenes, en la sección Imágenes del
álbum, haga clic en el nombre de archivo de la imagen que desee mover y, a
continuación, utilice los botones de flecha para subirla o bajarla en la lista.
6. En el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, haga clic en Crear.
Agregar un título
Cuando se agrega un título, se escribe texto que describe cada imagen del álbum de
fotografías.
1. Agregue una imagen.
3. En el comando Opciones de imagen del cuadro de diálogo Editar álbum de
fotografías, active la casilla de verificación Títulos debajo de TODAS las imágenes.
Nota: Si esta casilla de verificación no está disponible, tiene que elegir primero un diseño
para las imágenes del álbum de fotografías. Para ello, en la lista Diseño de la imagen de
Diseño del álbum, seleccione el diseño que desee.
48
Unidad 5 4. Haga clic en Actualizar.
De forma predeterminada, PowerPoint usa el nombre del archivo de imagen como
5. En la vista Normal , haga clic en el marcador de posición del texto de título, y escriba el
título.
Cambiar la apariencia de una imagen
1. Abra la presentación del álbum de fotografías que contiene la imagen que desea
cambiar.
3. En el cuadro de diálogo Editar álbum de fotografías, siga uno o más de los
siguientes procedimientos:
Para mostrar todas las imágenes de un álbum de fotografías en blanco y negro, en la
sección Opciones de imagen, active la casilla de verificación TODAS las imágenes en
blanco y negro.
Si desea seleccionar un diseño (diseño: organización de elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva.) para las
imágenes, en la lista Diseño de la imagen de la sección Diseño del álbum, seleccione
el diseño que desee.
Para enmarcar las imágenes, en la lista Forma del marco de la sección Diseño del
álbum, seleccione una forma de marco que vaya bien con todas las imágenes del álbum
de fotografías.
Si desea seleccionar un tema (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y
efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única.)
para el álbum de fotografías, en la opción Diseño del álbum, situada junto a Tema, haga
clic en Examinar y, a continuación, en el cuadro de diálogo Elegir tema, busque el tema
que desee usar.
Para obtener más información sobre el uso de los temas, vea Aplicar un tema (o fondo) a
una presentación.
Para agregar un cuadro de texto (que proporciona espacio en el álbum de fotografías), en
Imágenes del álbum, haga clic en la imagen que desee complementar con un cuadro de
texto y, a continuación, haga clic en Nuevo cuadro de texto.
Para girar, aumentar o reducir el brillo y el contraste de una imagen, en la lista Imágenes
del álbum, haga clic en la imagen que desee girar y, a continuación, siga este
procedimiento:
49
Para girar una imagen en el sentido de las agujas del reloj, haga clic en .
Para girar una imagen en sentido contrario a las agujas del reloj, haga clic en .
Para aumentar el contraste, haga clic en .
Para reducir el contraste, haga clic en .
Para aumentar el brillo, haga clic en .
Para reducir el brillo, haga clic en .
Dar una presentación en dos monitores mediante la vista Moderador
Puede ejecutar la presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 en un monitor (en un
estrado, por ejemplo) mientras el público la ve en otro monitor.
Descripción de la vista Moderador
Al usar dos monitores, puede ejecutar otros programas que el público no podrá ver, y
puede tener acceso a la vista Moderador, que incluye las siguientes herramientas para
facilitar la presentación de la información:
Nota: Aunque un equipo admita más de dos monitores, PowerPoint admite el uso de hasta
dos monitores para una presentación.
Puede usar las miniaturas para seleccionar diapositivas sin seguir el orden de la secuencia
y crear presentaciones personalizadas para cada público. La vista previa de texto muestra
el elemento que va a parecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una
diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista.
Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que le sirvan de guión de
la presentación. Puede detener la presentación con una pantalla en negro y volver a
reanudarla donde se detuvo. Por ejemplo, quizás no desee mostrar el contenido de las
diapositivas durante un descanso o durante un período de preguntas y respuestas.
50
En la vista Moderador, los iconos y botones son lo suficientemente grandes para permitir el
desplazamiento fácil, incluso si usa un teclado o mouse (ratón) al que no está acostumbrado. La ilustración siguiente muestra las diversas herramientas que están disponibles en
la vista Moderador.
Miniaturas de diapositivas en las que puede hacer clic para omitir una diapositiva o
volver a una diapositiva que ya ha presentado.
La diapositiva que está mostrando actualmente a la audiencia.
El botón Fin de la presentación, en el que puede hacer clic en cualquier momento
para terminar la presentación.
El botón Pantalla en negro, en el que puede hacer clic para oscurecer temporalmente
la pantalla de la audiencia y volver a hacer clic para mostrar la diapositiva actual.
Hasta, que indica la diapositiva que la audiencia verá a continuación.
Botones en los que puede hacer clic para moverse hacia atrás o hacia delante en la
presentación.
El número de la diapositiva (por ejemplo, Diapositiva 7 de 12).
El tiempo transcurrido, en horas y minutos, desde el inicio de la presentación.
Las notas del orador, que puede usar como guión de la presentación.
51
Requisitos para usar la vista Moderador
Para usar la vista Moderador, siga este procedimiento:
Asegúrese de que el equipo que está usando para la presentación tiene capacidad para
varios monitores. La mayoría de los equipos de escritorio requieren dos tarjetas de vídeo
para usar la capacidad de varios monitores y la mayoría de los equipos portátiles tienen
integrada la capacidad de varios monitores.
Active la compatibilidad con varios monitores
Active la vista Moderador.
Activar la compatibilidad con varios monitores
Notas: Aunque un equipo admita más de dos monitores, PowerPoint admite el uso de
hasta dos monitores para una presentación.
Puede desactivar la compatibilidad con varios monitores si selecciona el segundo monitor y
desactiva la casilla de verificación Extender el escritorio de Windows a este monitor.
Para obtener más información acerca de este procedimiento, vea la Ayuda de Microsoft
Windows.
1. En el grupo Monitores de la ficha Presentación con diapositivas, haga clic en
Mostrar vista Moderador.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar propiedades, en la ficha Configuración, haga clic
en el icono correspondiente al monitor del moderador, y a continuación active la casilla de
verificación Usar este dispositivo como monitor principal.
Si la casilla de verificación Usar este dispositivo como monitor principal está activada
y no está disponible, el monitor ya está designado como monitor principal. Sólo puede
seleccionar un monitor principal a la vez. Si hace clic en un icono de monitor diferente, la
casilla de verificación Usar este dispositivo como monitor principal se desactiva y
vuelve a estar disponible.
Sugerencia: La presentación se puede mostrar en la vista Moderador y ejecutarse
únicamente desde un monitor, que suele ser el monitor 1.
1. Haga clic en el icono correspondiente al monitor de la audiencia, y a continuación active
la casilla de verificación Extender el escritorio de Windows a este monitor.
Dar una presentación en dos monitores mediante la vista Moderador
Una vez configurados los monitores, abra la presentación que desee ofrecer, y a
continuación siga este procedimiento:
1. En el grupo Configuración de la ficha Presentación con diapositivas, haga clic en
Configurar presentación con diapositivas.
52
2. En el cuadro de diálogo Configurar presentación, elija las opciones que desee y haga
clic en Aceptar.
3. Para empezar a dar la presentación, en el grupo Vistas de presentación de la ficha
Vista, haga clic en Presentación.
Agregar una imagen a un álbum de fotografías
Para mostrar fotografías personales o empresariales, puede crear un álbum de fotografías
de PowerPoint y agregarle transiciones de diapositivas que llamen la atención, fondos y
temas llenos de color, diseños específicos y otros efectos.
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada junto a la
opción Álbum de fotos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una imagen a un nuevo álbum de fotografías, haga clic en Nuevo álbum de
fotografías.
Para agregar una imagen a un álbum de fotografías existente, haga clic en Editar álbum
de fotografías.
Sugerencia: Para ver la opción Editar álbum de fotografías en el menú, primero debe
abrir una presentación que contenga un álbum de fotografías.
Archivo o disco.
2. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes nuevas, busque y haga clic en la imagen
que desee agregar y, a continuación, haga clic en Insertar.
Notas:
Para obtener una vista previa del álbum de fotografías, en la lista Imágenes del álbum
del cuadro de diálogo Álbum de fotografías, seleccione un nombre de imagen y, a
continuación, vea la imagen en la ventana Vista previa.
Si desea cambiar el orden en que se muestran las imágenes, en la lista Imágenes del
álbum del cuadro de diálogo Álbum de fotografías, seleccione una imagen y, a
continuación, haga clic en los botones de flecha para subirla o bajarla en la lista.
2. En el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, lleve a cabo una de las siguientes
acciones:
Para agregar una imagen a un nuevo álbum de fotografías, haga clic en Crear.
Para agregar una imagen a un álbum de fotografías existente, haga clic en Actualizar.
53
Ocultar el esquema de una presentación Web
Si guarda la presentación como archivo de página Web, el explorador Web muestra
automáticamente el esquema asociado a la presentación. Los títulos de las diapositivas se
convierten en una tabla de contenido de la presentación. Si no desea que aparezcan los
esquemas, puede ocultarlos antes de guardar el archivo como página Web.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo o no haga nada si
desea aceptar el nombre sugerido.
3. En la lista Guardar como tipo, seleccione Página Web y, a continuación, haga clic en Publicar.
En el cuadro de diálogo Publicar como página Web, haga clic en Opciones Web.
4. En la ficha General, desactive la casilla de verificación Agregar controles de
exploración de diapositivas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Publicar como página Web, haga clic en Publicar.
Aplicar formato al documento mediante la mini barra de herramientas
Al seleccionar texto, puede mostrar u ocultar una barra de herramientas cómoda, pequeña
y semitransparente, llamada la mini barra de herramientas. Esta mini barra de herramientas facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación,
color de texto, niveles de sangría y viñetas.
Nota: No se puede personalizar la mini barra de herramientas.
A continuación se muestra el aspecto de la barra de herramientas semitransparente al
seleccionar texto en una diapositiva o en una forma en Microsoft Office PowerPoint 2007.
A continuación se muestra la mini barra de herramientas al dejar el puntero sobre ella.
Para utilizar la barra de herramientas, haga clic en cualquiera de los comandos disponibles.
54
Cambiar el formato, posición y tamaño de encabezados y pies de página en una
presentación
Puede modificar un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes
punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros
mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) de
encabezado o pie de página cambiando su tamaño o posición, o cambiando la fuente, el
tamaño, el uso de mayúsculas y minúsculas, el color o el espaciado del texto que contiene.
1. En el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en el patrón que
desee cambiar.
2. En cualquier patrón, siga este procedimiento:
Para cambiar el tamaño de un marcador de posición, haga clic en él, elija uno de los
controladores de tamaño (controlador de tamaño: uno de los pequeños círculos o
cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre
estos controladores para cambiar el tamaño del objeto.) y cuando el puntero se transforme
en una doble flecha, arrastre el controlador.
Para cambiar la posición de un marcador de posición, haga clic en él, elija uno de los
bordes y cuando el puntero se transforme en una flecha de cuatro puntas, arrastre el
marcador a una nueva posición.
Para cambiar la fuente, tamaño, uso de mayúsculas y minúsculas, color o espaciado del
texto de un marcador de posición, seleccione el texto y, a continuación, en el grupo
Fuente, haga clic en las opciones que desee.
Nota: Para salir de la vista Patrón, en cualquier ficha de vista Patrón, en el grupo Cerrar,
haga clic en Cerrar vista Patrón.
Cambiar la apariencia de una imagen en un álbum de fotografías
Para cambiar la apariencia de las imágenes en el álbum de fotografías, puede elegir un
diseño, agregar un marco a las imágenes, seleccionar un tema o insertar un cuadro de
texto, entre otras posibilidades.
cambiar.
Para mostrar todas las imágenes de un álbum de fotografías en blanco y negro, bajo
Opciones de imagen, active la casilla de verificación TODAS las imágenes en blanco
y negro.
55
Si desea seleccionar un diseño para las imágenes, en la lista Diseño de la imagen de
Para enmarcar las imágenes, bajo Diseño del álbum, en la lista Forma del marco,
seleccione una forma de marco que vaya bien con todas las imágenes del álbum de
fotografías.
que desee usar.
Para obtener más información sobre el uso de los temas, vea Aplicar un tema (o fondo) a
una presentación.
procedimiento:
Para girar una imagen en el sentido de las agujas del reloj, haga clic en .
Para girar una imagen en sentido contrario a las agujas del reloj, haga clic en .
Para aumentar el contraste, haga clic en .
Para reducir el contraste, haga clic en .
Para aumentar el brillo, haga clic en .
Para reducir el brillo, haga clic en .
Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora en cualquier parte de una
diapositiva
Puede agregar un número y la fecha y hora en cualquier parte de una dispositiva si agrega
un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o
sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros
mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) o un
cuadro de texto (cuadro de texto: contenedor móvil de tamaño variable para texto o
gráficos. Utilice los cuadros de texto para colocar varios bloques de texto en una página o
para dar a un texto una orientación distinta de otro texto en el documento.) a la
diapositiva.
56
Agregar un número de diapositiva a una diapositiva
1. En la diapositiva, haga clic en el marcador de posición (marcadores de posición: cuadros
con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de
tablas e imágenes.) o en el cuadro de texto (cuadro de texto: contenedor móvil de tamaño
variable para texto o gráficos. Utilice los cuadros de texto para colocar varios bloques de
texto en una página o para dar a un texto una orientación distinta de otro texto en el
documento.) al que desee agregar el número de diapositiva.
2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Número de diapositiva.
Nota: Si aparece el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página después de hacer
clic en la opción Número de diapositiva, la diapositiva no contiene ningún marcador de
posición ni cuadros de texto.
Agregar la fecha y hora a una diapositiva
documento.) al que desea agregar la fecha y hora.
2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Fecha y hora.
clic en Fecha y hora, la diapositiva no contiene un marcador de posición o cuadro de
texto.
1. En el cuadro de diálogo Fecha y hora, en Formatos disponibles, seleccione el
formato que desee y haga clic en Aceptar.
Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página en una
diapositiva
Para agregar un número de diapositiva o la fecha y hora a una diapositiva que no contiene
sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas.
Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e
imágenes.) o un cuadro de texto (cuadro de texto: contenedor móvil de tamaño variable
para texto o gráficos.
Utilice los cuadros de texto para colocar varios bloques de texto en una página o para dar a
un texto una orientación distinta de otro texto en el documento.), puede agregar el
número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página.
57
1. Haga clic en cualquier parte de la diapositiva.
Para agregar un número de diapositiva, en el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic
en Número de diapositiva.
Para agregar la fecha y hora, en el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Fecha
y hora.
3. En el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página, en la ficha Diapositiva, active
la casilla de verificación Pie de página y siga uno de estos procedimientos:
Para agregar la fecha y hora, active la casilla de verificación Fecha y hora.
Para agregar un número de diapositiva, active la casilla de verificación Número de
diapositiva.
4. Para agregar un número de diapositiva o la fecha y hora al pie de página únicamente en
la diapositiva actual, haga clic en Aplicar. Para agregar un número de diapositiva o la
fecha y hora al pie de página de todas las diapositivas de la presentación, haga clic en
Aplicar a todas.
Quitar una imagen de un álbum de fotografías
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada en la
opción Imagen y, a continuación, en Editar álbum de fotografías.
2. En la lista Imágenes del álbum, seleccione la imagen que desee eliminar y, a
continuación, haga clic en Quitar.
Cambiar el número de la diapositiva de inicio
Para cambiar el número de diapositiva que aparece en la primera diapositiva de la
presentación, siga este procedimiento:
1. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Configurar página.
2. En el cuadro de diálogo Configurar página, en el cuadro Numerar las diapositivas
desde, escriba el número que desea mostrar en la primera diapositiva de la presentación
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
¿Qué ocurrió con el patrón de títulos?
El patrón de títulos (patrón de títulos: diapositiva que almacena información de la plantilla
de diseño a la que pertenecen los estilos de las diapositivas de títulos, incluidos las
posiciones y los tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones
de colores.) no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007.
58
En su lugar, Office PowerPoint 2007 usa diseños (diseño: organización de elementos, como
texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una
diapositiva.) para definir el formato del contenido y la posición de las diapositivas en la
presentación. Si no encuentra ningún diseño estándar que se ajuste a sus necesidades,
puede agregar un nuevo diseño.
Cambiar el orden de las diapositivas
Puede querer cambiar el orden de las diapositivas al crear una presentación.
1. En el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas, haga clic en la ficha
Diapositivas.
2. En la ficha Inicio, seleccione las miniaturas de las diapositivas que desea mover y, a
continuación, arrástrelas a su nueva ubicación.
Sugerencia: Para seleccionar varias diapositivas secuenciales, haga clic en la primera
diapositiva y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última
diapositiva que desea seleccionar. Para seleccionar varias dispositivas que no son
secuenciales, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada una de las
diapositivas que desea seleccionar.
Eliminar diapositivas
Para eliminar una diapositiva en una presentación, siga este procedimiento:
Haga clic con el botón secundario en la diapositiva que desea eliminar y, a continuación,
haga clic en Eliminar diapositiva.
Agregar texto a una diapositiva
Puede agregar texto a las siguientes áreas de una diapositiva:
•
•
•
Marcador de posición
Forma
Cuadro de texto
Texto en marcadores de posición
Cuadro de texto utilizado como título
Texto en una forma de flecha
59
Agregar texto principal o texto de título a un marcador de posición
Los diseños de diapositiva contienen marcadores de posición de texto y de objeto en
diversas combinaciones. Se pueden escribir títulos, subtítulos y el texto principal en los
marcadores de posición de texto y objeto.
El borde punteado representa el marcador de posición que contiene el texto de título de la
diapositiva. Para agregar texto principal o texto de título a un marcador de posición en una
diapositiva, siga este procedimiento:
Haga clic dentro de un marcador de posición de texto y, a continuación, escriba o pegue el texto.
Nota: Si el texto tiene un tamaño mayor que el del marcador de posición, PowerPoint
reduce el tamaño de la fuente y el interlineado mientras escribe para que quepa el texto.
Agregar texto a una forma
Las formas como cuadrados, círculos, globos de llamada y flechas de bloque pueden
contener texto. Cuando escribe texto en una forma, el texto se adjunta a la forma, se
mueve y gira junto con ella. Asimismo, puede superponer texto que sea independiente de
la forma y no se mueva a la vez que la forma.
Agregar texto que es parte de una forma
Para agregar texto que es parte de una forma, seleccione la forma, y a continuación
escriba o pegue el texto.
Agregar texto que es independiente de una forma
Para agregar texto que se mueva independientemente de una forma, agregue un cuadro
de texto y, a continuación, escriba o pegue el texto.
Agregar un cuadro de texto
1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto.
Nota: Si está utilizando un idioma de Asia Oriental, en el menú desplegable Cuadro de
texto, haga clic en la alineación Horizontal o Vertical.
2. Haga clic en la diapositiva, y después arrastre el puntero para dibujar el cuadro de texto.
60
Agregar texto a un cuadro de texto
Utilice cuadros de texto para colocar texto en cualquier parte de una diapositiva, como
fuera de un marcador de posición de texto. Por ejemplo, puede agregar un título a una
imagen si crea un cuadro de texto y lo coloca junto a la imagen. Además, un cuadro de
texto es muy útil para agregar texto a una forma cuando no se desea asociarlo a ésta. Se
pueden agregar un borde, relleno, sombra o un efecto tridimensional (3D) al texto de un
cuadro de texto.
Para agregar texto a un cuadro de texto, haga clic dentro del cuadro de texto, y a
continuación escriba o pegue el texto.
Cambiar todas las diapositivas de una presentación a la orientación de página
vertical
De forma predeterminada, los diseños de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007
se presentan con orientación de página horizontal, o bien se pueden cambiar a orientación
vertical.
Orientación de página vertical
Orientación de página horizontal
2. En el cuadro de diálogo Configurar página, en Diapositivas, haga clic en Vertical y
después en Aceptar.
Utilizar la orientación horizontal y vertical de diapositivas en la misma
presentación
se configuran con orientación horizontal.
Aunque únicamente puede haber una orientación (horizontal o vertical) en una
presentación, puede vincular dos presentaciones para mostrar diapositivas con orientación
horizontal y vertical de forma que parezcan una sola presentación. Para vincular dos
presentaciones, haga lo siguiente:
Nota: Es mejor colocar ambas presentaciones en la misma carpeta antes de crear los
vínculos. De esta forma, si la carpeta se copia a un CD o se mueve, las presentaciones
seguirán vinculándose correctamente.
61
1. Cree un vínculo de la primera presentación a la segunda:
1. En la primera presentación, seleccione el texto u objeto que desee y haga clic para
vincularlo a la segunda presentación.
2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Acción.
3. En la ficha Clic del mouse o en la ficha Acción del mouse, haga clic en
Hipervínculo a y después seleccione Otra presentación de PowerPoint en la lista.
4. Busque la segunda presentación, haga clic en ella y, a continuación, en Aceptar.
5. En la sección Título de la diapositiva del cuadro de diálogo Hipervínculo con
diapositiva, haga clic en la diapositiva a la que desee vincular y, a continuación, en
Aceptar dos veces.
2. Vuelva a crear un vínculo, esta vez de la segunda presentación a la primera:
Aceptar.
4. Busque la primera presentación, haga clic en ella y, a continuación, en Aceptar.
Aceptar dos veces.
Activar o desactivar Autoajustar texto
Para asegurarse de que el texto del título y el principal se ajustan automáticamente a un
marcador de posición , siga este procedimiento para activar o desactivar la función
Autoajustar:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de PowerPoint y,
a continuación, en Revisión.
2. En la sección Opciones de Autocorrección, haga clic en el botón Opciones de
Autocorrección.
3. Haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe y después en Aplicar mientras
escribe, siga este procedimiento:
Si desea ajustar automáticamente el texto de título a un marcador de posición, active la
casilla de verificación Autoajustar el texto de título al marcador de posición, o
desactive la casilla de verificación si desea desactivar Autoajustar texto.
62
Agregar un encabezado o pie de página a una presentación
Para agregar información como los números de diapositiva, la hora y la fecha, el logotipo
de la compañía, el nombre de archivo o el título de la presentación, el nombre de quien
efectúa la presentación y más en la parte superior de cada documento, en la página de
notas de la presentación o en la parte inferior de cada diapositiva, documento o página de
notas, utilice encabezados o pies de página .
De manera predeterminada, las diapositivas no contienen encabezados, pero se pueden
mover los marcadores de posición de los pies de página a la posición del encabezado.
Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea Formato, posición y cambio de tamaño
de encabezados y pies de página en una presentación.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.
Agregar un pie de página a una diapositiva
la casilla de verificación Pie de página y, a continuación, escriba el texto que desea que
aparezca en la parte inferior central de la diapositiva.
2. Seleccione cualquier otra opción que desee y siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mostrar información acerca del pie de página de la diapositiva seleccionada
únicamente, haga clic en Aplicar.
Para mostrar información del pie de página en todas las diapositivas de la presentación,
haga clic en Aplicar a todas.
Agregar un encabezado, un pie de página o ambos a un documento o página de
notas
3. En el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página, en la ficha Notas y
documentos para distribuir, active la casilla de verificación Encabezado o Pie de
página y, a continuación, escriba el texto que desea que aparezca en la parte superior
central (encabezado) o en la parte inferior central (pie de página) para cada nota o
documento.
4. Haga clic en Aplicar a todas.
Nota: El cuadro Vista previa, situado en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de
página, muestra información del encabezado y pie de página en la ubicación en la que la
mostrará la diapositiva, el documento o la página de notas.
63
Agregar transiciones entre diapositivas
Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en la vista
Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente. Puede
controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas y también agregarle
sonido.
Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos diferentes de transiciones de
diapositivas, entre los que se incluyen (pero sin limitarse a) los siguientes:
Sin transición
Cuadros bicolores hacia el lado
Persianas horizontales
Cuadros bicolores hacia abajo
Persiana verticales
Barrido horizontal
Recuadro entrante
Barrido vertical
Recuadro saliente
Para ver más efectos de transición, en la lista Estilos rápidos, haga clic en el botón Más, tal
y como se muestra en el diagrama anterior.
Agregar la misma transición de diapositivas a todas las diapositivas de la
presentación
Diapositivas.
2. En la ficha Inicio, haga clic en la miniatura de la diapositiva.
3. En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en un
efecto de transición.
Para ver más efectos de transición, en la lista Estilos rápidos, haga clic en el botón Más.
4. Para establecer la velocidad de transición de las diapositivas, en el grupo Transición a
esta diapositiva, haga clic en la flecha situada junto a Velocidad de transición y
seleccione la velocidad que desee.
5. En el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en Aplicar a todas.
64
Agregar diferentes transiciones de diapositivas a las diapositivas de la
presentación
Diapositivas.
3. En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en el
efecto de transición de diapositivas que desee para cada diapositiva.
Para ver más efectos de transición en la lista Estilos rápidos, haga clic en el botón Más .
4. Para establecer la velocidad de transición de las diapositivas, en el grupo Transición a
esta diapositiva, haga clic en la flecha situada junto a Velocidad de transición y
5. Para agregar una transición de diapositivas diferente a otra diapositiva de la
presentación, repita los pasos que van del 2 al 4.
Agregar sonido a las transiciones de diapositivas
Diapositivas.
3. En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en la
flecha situada junto a Sonido de transición y, a continuación, lleve a cabo una de las
acciones siguientes:
Para agregar un sonido de la lista, seleccione el sonido que desee.
Para agregar un sonido que no se encuentra en la lista, seleccione Otro sonido, busque el
archivo de sonido que desee agregar y haga clic en Aceptar.
4. Para agregar sonido a otra transición de diapositivas, repita los pasos 2 y 3.
Crear una presentación autoejecutable
Mediante una presentación autoejecutable, puede comunicar la información sin un orador.
Por ejemplo, puede ejecutar una presentación para que se ejecute sin supervisión en una
cabina o en una exposición (exposición: un PC y un monitor, situados normalmente en un
área frecuentada por muchas personas, que pueden incluir pantallas táctiles, sonido o
vídeo. Las exposiciones se pueden configurar para que ejecuten presentaciones de
PowerPoint automática, continuamente, o de ambos modos.) en una feria o convención, o
bien puede enviar a un cliente un CD con una presentación autoejecutable.
65
Puede hacer que la mayoría de los controles no estén disponibles, a fin de que la audiencia
no pueda realizar cambios en la presentación autoejecutable. Las presentaciones
autoejecutables se vuelven a iniciar cuando terminan o cuando han estado inactivas
durante más de cinco minutos en una diapositiva con avance manual.
Para empaquetar una presentación autoejecutable que se va a entregar en un CD, en la red o en
un equipo, vea Copiar una presentación en una unidad de CD, de red o de disco local.
Opciones interactivas para una presentación autoejecutable
Cuando diseñe una presentación autoejecutable, tenga en cuenta el entorno en el que se
va a mostrar, por ejemplo, si la cabina o exposición estará en un lugar público no vigilado o
si habrá supervisión disponible. Si tiene en cuenta el entorno, puede determinar mejor qué
elementos debe agregar a la presentación, cuánto control va a permitir a la audiencia y
qué medidas tomará para impedir el uso incorrecto.
Las opciones que se deben considerar cuando se diseña una presentación autoejecutable
son las siguientes:
Hipervínculos y botones de acción Puede utilizar hipervínculos para ayudar a la
audiencia a desplazarse por la presentación o ir a otros programas. También puede utilizar
botones de acción, que son botones de exploración integrados que dan a la presentación el
aspecto y funcionalidad de una página Web, con botones de Inicio, Ayuda, Atrás,
Siguiente, etc.
Narración sonora Puede agregar una narración grabada para que se reproduzca junto
con la presentación.
Intervalos automáticos o manuales Con los intervalos puede configurar una
presentación para que se ejecute automáticamente o para que la audiencia pueda
desplazarse por ella a su propio ritmo haciendo clic en los botones de acción. Si configura
una presentación para que se ejecute en una exposición, únicamente se puede hacer clic
en los objetos que tienen hipervínculos o botones de acción.
Agregar controles de desplazamiento
Si desea que la audiencia se mueva libremente por una presentación autoejecutable, puede
agregar hipervínculos o botones de acción para proporcionar controles de exploración.
66
Hipervínculos
Puede agregar hipervínculos que vayan a presentaciones personalizadas, diapositivas
específicas de la presentación, presentaciones diferentes, documentos de Microsoft Office
Word, hojas de cálculo de Microsoft Office Excel, sitios de Internet o de una intranet, o
direcciones de correo electrónico. Se puede crear un hipervínculo con cualquier objeto, ya
sea texto, formas, tablas, gráficos o imágenes.
Botones de acción
PowerPoint cuenta con algunos botones de acción predefinidos que puede insertar en una
presentación y para los que puede definir hipervínculos. Los botones de acción contienen
formas, como las flechas derecha e izquierda. Utilícelos con el fin de agregar símbolos
convencionales para ir a las diapositivas siguiente, anterior, primera o última. PowerPoint
también tiene botones de acción para reproducir películas o sonidos.
Agregar una narración
Si se agrega una narración, puede servir para comunicar la información más claramente en
una presentación autoejecutable.
Para grabar una narración en un equipo de escritorio se necesita una tarjeta de sonido y
un micrófono con un conector. Los equipos portátiles únicamente requieren un micrófono
con un conector. Puede grabar una narración antes de proyectar la presentación o durante
la misma, para incluir los comentarios de la audiencia. Si no desea utilizar la narración
durante toda la presentación, puede grabar sonidos independientes o comentarios en
diapositivas u objetos seleccionados.
Ensayar y grabar intervalos de diapositiva
Nota: Esté preparado para empezar a establecer los intervalos de la presentación
inmediatamente después de realizar el primer paso de este procedimiento.
1. En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, haga clic en
Ensayar intervalos.
Aparece la barra de herramientas Ensayo y en el cuadro Tiempo de exposición
comienza a registrarse el intervalo de presentación.
La barra de herramientas Ensayo
Siguiente (avanzar a la diapositiva siguiente)
Pausa
Tiempo de exposición
Repetir
Tiempo total de presentación
67
1. Mientras registra los intervalos de la presentación, siga uno o varios de estos
procedimientos en la barra de herramientas Ensayo:
Para pasar a la diapositiva siguiente, haga clic en Siguiente.
Para detener temporalmente el registro del tiempo, haga clic en Pausa.
Para reiniciar el registro del tiempo después de una pausa, haga clic en Pausa.
Para establecer un intervalo exacto de tiempo durante el que se mostrará una diapositiva,
escriba el intervalo en el cuadro Tiempo de exposición.
Para reiniciar el registro del tiempo de la diapositiva actual, haga clic en Repetir.
2. Después de establecer el tiempo de la última diapositiva, aparece un cuadro de mensaje
que muestra el tiempo total de la presentación y le solicita que siga uno de estos
procedimientos:
Para mantener los intervalos de diapositivas registrados, haga clic en Sí.
Para descartar los intervalos de diapositivas registrados, haga clic en No.
Aparece la vista Clasificador de diapositivas, que muestra el tiempo de cada diapositiva de
la presentación.
Configurar una presentación para que se ejecute en una exposición
Al configurar una presentación para que se ejecute en una exposición puede controlar si un
clic del mouse en cualquier parte de la pantalla va a avanzar una diapositiva. Por ejemplo,
si desea que la presentación se vea a un ritmo específico, establezca intervalos
automáticos, y después configure la presentación para que se ejecute en una exposición.
Para dar a los usuarios control adicional, puede agregar a las diapositivas controles de
desplazamiento, como hipervínculos o botones de acción.
Configuración de la presentación con diapositivas.
2. En Tipo de presentación, haga clic en Examinada en exposición (pantalla
completa).
Importante: Si configura una presentación para que se ejecute en una exposición,
recuerde utilizar intervalos automáticos, hipervínculos para exploración, o botones de
acción. De lo contrario, la presentación autoejecutable no avanzará más allá de la primera
diapositiva.
Cambiar o quitar transiciones entre diapositivas
Puede cambiar o quitar transiciones de diapositivas de algunas o de todas las diapositivas
de una presentación.
68
Cambiar todas las transiciones de diapositivas de la presentación
Diapositivas.
3. En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en
otro efecto de transición de diapositivas.
Para ver más efectos de transiciones en la lista Estilos rápidos, haga clic en el botón Más.
4. Para restablecer la velocidad de transición de las diapositivas, en el grupo Transición a
esta diapositiva, haga clic en la flecha situada junto a Velocidad de transición y luego
Cambiar algunas transiciones de diapositivas de la presentación
Diapositivas.
2. En la ficha Inicio, haga clic en la miniatura de la diapositiva cuya transición desea
modificar.
3. En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en
otro efecto de transición de diapositivas, para dicha diapositiva.
Para ver más efectos de transición en la lista Estilos rápidos, haga clic en el botón Más.
4. Para restablecer la velocidad de transición de las diapositivas, en el grupo Transición a
esta diapositiva, haga clic en la flecha situada junto a Velocidad de transición y luego
5. Para cambiar otra transición de diapositivas, repita los pasos que van del 2 al 4.
Quitar todas las transiciones de diapositivas de la presentación
Diapositivas.
3. En el grupo Transición a esta diapositiva de la ficha Animaciones, haga clic en Sin
transición.
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Quitar algunas de las transiciones de diapositivas de la presentación
Diapositivas.
2. En la ficha Inicio, haga clic en la miniatura de la diapositiva cuya transición de
diapositiva desee quitar.
3. En el grupo Transición a esta diapositiva de la ficha Animaciones, haga clic en Sin
transición.
4. Para quitar una transición de diapositivas de otra diapositiva de la presentación, repita
los pasos que van del 2 al 4.
70
Unidad 5 Utilizar plantillas y patrones
Crear una plantilla
Cuando crea una plantilla, genera un archivo (.potx) que incluye cualquier personalización
que se realice en una combinación de patrón de diapositivas (patrón de diapositivas:
diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los
estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y
combinaciones de colores.), diseño (diseño: organización de elementos, como texto de
título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en una
diapositiva.) y tema (tema: conjunto de elementos de diseño unificados que proporcionan
una vista a su documento mediante color, fuentes y gráficos.). Las plantillas se utilizan
como base para crear presentaciones similares en el futuro, ya que almacenan información
de diseño que puede aplicarse a una presentación para dar un formato coherente al
contenido de todas las diapositivas.
A continuación se incluye un ejemplo de plantilla:
Esta plantilla contiene datos de marcador de posición como "Nombre del alumno", "Nombre
del colegio", etc. También incluye atributos de formato, color, fondo y diseño que componen un certificado de participación en un concurso.
Cada plantilla contiene un patrón de diapositivas que debe tener al menos un diseño (pero
puede contener más) a fin de poder utilizarla en una presentación.
La plantilla anterior fue creada por un diseñador, pero cualquier usuario puede crear una si
define uno o más patrones, agrega diseños y después aplica un tema.
Para crear una plantilla, siga el procedimiento siguiente:
1. Si desea utilizar el patrón de diapositivas predeterminado, vaya al paso 2. Si desea
agregar otro patrón de diapositivas o crear uno nuevo, vea Agregar un patrón de
diapositivas.
2. Aplique un diseño mediante los diseños estándar integrados en Office PowerPoint 2007.
Sin embargo, si desea personalizar el diseño, vea Agregar un diseño.
71
Unidad 5 3. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar
como.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o acepte el nombre de
archivo sugerido.
5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantillas de PowerPoint y en Guardar.
Cambiar el nombre de un patrón de diapositivas
1. En el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en Patrón de
diapositivas.
2. En las miniaturas de diapositivas de la izquierda, haga clic en el patrón de diapositivas
cuyo nombre desea cambiar.
3. En la ficha Patrón de diapositivas, en el grupo Modificar patrón, haga clic en
Cambiar nombre.
En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de patrón, en el cuadro Nombre de patrón,
escriba un nombre nuevo y haga clic en Cambiar nombre.
Eliminar un tema personalizado
Al personalizar y guardar un tema de documento de manera que se pueda aplicar a otros
documentos, el tema personalizado se guarda en la carpeta Temas del documento y se
agrega automáticamente a la lista de temas personalizados. Al eliminar el tema del
documento de la carpeta Temas del documento, se quita de la lista de temas personalizados de manera automática.
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Si está utilizando Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office Excel 2007, en la ficha
Diseño de página, en el grupo Temas, haga clic en Temas.
Si está utilizando Microsoft Office PowerPoint 2007, en la ficha Diseño, en el grupo
Temas, haga clic en el botón Más.
2. Bajo Personalizado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el tema
personalizado que desea eliminar y, a continuación, en Eliminar, en el menú contextual.
Nota: Si no desea que los temas integrados se muestren en la galería Temas, puede
mover el archivo de los temas a otra carpeta. No se recomienda que elimine los temas
integrados porque la única forma que tiene de recuperarlos es volver a instalar 2007
Microsoft Office system.
72
Unidad 5 Cambiar un patrón de documentos
Entre los cambios que pueden realizarse en un patrón (patrón: vista de diapositiva o
página en la que define el formato de todas las diapositivas o páginas de la presentación.
Cada presentación tiene un patrón por cada componente clave: diapositivas, diapositivas
de título, notas del orador y documentos de la audiencia.) de documentos se incluyen
mover los marcadores de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados
o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos
cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) de encabezado y pie de página, cambiar su tamaño y darles formato. También puede
establecerse la orientación de la página y especificar el número de diapositivas que se van
a imprimir por página.
documentos.
2. Realice los cambios que desee.
En la ficha Patrón de documentos, en el grupo Cerrar, haga clic en Cerrar vista
Patrón.
Nota: Los cambios que realice en un patrón de documentos también aparecerán en el
esquema impreso.
Agregar un patrón de diapositivas
Un patrón de diapositivas es una parte de una plantilla que almacena información como
posiciones de texto y objetos en una diapositiva, tamaños de los marcadores de posición
de texto y objetos, estilos de texto, fondos, temas de color, efectos y animación.
Al guardar uno o varios patrones de diapositivas como un solo archivo de plantilla (.potx),
se crea una plantilla que puede utilizarse para crear nuevas presentaciones. Cada patrón
de diapositivas contiene uno o varios conjuntos de diseños estándar o personalizados.
La imagen siguiente muestra un solo patrón de diapositivas que contiene tres diseños.
73
Agregar un patrón de diapositivas
diapositivas.
Insertar patrón de diapositivas.
3. Siga uno o todos estos procedimientos:
Si desea quitar un marcador de posición predeterminado que no va a utilizar, haga clic en
el borde del marcador de posición y presione SUPRIMIR.
Si desea agregar un marcador de posición, siga el procedimiento siguiente:
1. Haga clic en un diseño de diapositiva en miniatura situado bajo el patrón de diapositivas
que ha agregado.
2. En la ficha Patrón de diapositivas, en el grupo Diseño del patrón, haga clic en la
flecha situada junto a Insertar marcador de posición y, a continuación, haga clic en un
3. Haga clic en una ubicación en el patrón de diapositivas y arrastre para dibujar el
Sugerencia: Para cambiar el tamaño de un marcador de posición, arrastre una de sus
esquinas.
4. Haga clic en el botón de Microsoft Office y después en Guardar como.
archivo sugerido.
6. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantillas de PowerPoint y en Guardar.
Cambiar el formato, posición y tamaño de encabezados y pies de página en una
presentación
Puede modificar un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes
punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros
mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) de
encabezado o pie de página cambiando su tamaño o posición, o cambiando la fuente, el
tamaño, el uso de mayúsculas y minúsculas, el color o el espaciado del texto que contiene.
1. En el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en el patrón que
desee cambiar.
2. En cualquier patrón, siga este procedimiento:
Para cambiar el tamaño de un marcador de posición, haga clic en él, elija uno de los
controladores de tamaño (controlador de tamaño: uno de los pequeños círculos o
cuadrados que aparecen en las esquinas y los lados de un objeto seleccionado. Arrastre
estos controladores para cambiar el tamaño del objeto.) y cuando el puntero se transforme
en una doble flecha, arrastre el controlador.
74
Para cambiar la posición de un marcador de posición, haga clic en él, elija uno de los
bordes y cuando el puntero se transforme en una flecha de cuatro puntas, arrastre el
marcador a una nueva posición.
texto de un marcador de posición, seleccione el texto y, a continuación, en el grupo
Fuente, haga clic en las opciones que desee.
Nota: Para salir de la vista Patrón, en cualquier ficha de vista Patrón, en el grupo Cerrar,
haga clic en Cerrar vista Patrón.
diapositiva
diapositiva.
75
texto. Para obtener más información acerca de los marcadores de posición, vea Agregar un
marcador de posición a un diseño. Para obtener más información acerca de los cuadros de
texto, vea Agregar texto a una diapositiva. Para obtener información acerca de cómo
agregar la fecha y hora sin utilizar un marcador de posición o un cuadro de texto, vea
Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página en una diapositiva.
Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página en una
diapositiva
para dar a un texto una orientación distinta de otro texto en el documento.), puede
agregar el número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página.
en Número de diapositiva.
Para agregar la fecha y hora, en el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Fecha
y hora.
la casilla de verificación Pie de página y siga uno de estos procedimientos:
Para agregar la fecha y hora, active la casilla de verificación Fecha y hora.
Para agregar un número de diapositiva, active la casilla de verificación Número de
diapositiva.
Aplicar a todas.
Aplicar un tema integrado a un patrón de diapositivas
Cuando aplica un tema (tema: conjunto de elementos de diseño unificados que
proporcionan una vista a su documento mediante color, fuentes y gráficos.) a un patrón de
diapositivas (patrón de diapositivas: diapositiva que almacena información acerca de la
plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los
76
Unidad 5 marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores.), el tema también se
aplica a todos los diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en una diapositiva.)
asociados a dicho patrón.
diapositivas.
2. En el grupo Editar tema de la ficha Patrón de diapositivas, haga clic en la flecha
situada bajo Temas y, a continuación, haga clic en un tema.
¿Qué ha ocurrido con el Asistente para autocontenido?
El Asistente para autocontenido no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007. En
su lugar, puede crear fácil y rápidamente una presentación si utiliza plantillas (plantilla:
archivo o grupo de archivos que contienen información acerca del tema, el diseño y otros
elementos de una presentación finalizada). Las plantillas de Office PowerPoint 2007
incluyen diversos temas y diseños, entre los que se encuentran la mayoría de los que
existían en el Asistente para autocontenido. Las plantillas proporcionan un punto de partida
y facilitan la rápida terminación de una presentación. Puede modificar el texto y el diseño
de una plantilla, agregar un logotipo de la compañía, agregar sus propias imágenes, o
eliminar texto u otro contenido de la plantilla.
Office PowerPoint 2007 incluye plantillas integradas y se pueden descargar plantillas de
Office PowerPoint 2007 adicionales en Plantillas de Office Online.
de colores.) no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007. En su lugar, Office
PowerPoint 2007 usa diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva.) para
definir el formato del contenido y la posición de las diapositivas en la presentación. Si no
encuentra ningún diseño estándar que se ajuste a sus necesidades, puede agregar un
nuevo diseño.
Aplicar o personalizar un tema del documento
Puede dar formato de manera fácil y rápida a un documento entero para proporcionarle un
aspecto profesional y moderno aplicando un tema (tema: conjunto de elementos de diseño
unificados que proporcionan una vista a su documento mediante color, fuentes y gráficos.)
del documento. Un tema del documento es un conjunto de opciones de formato que
incluyen un conjunto de colores, un conjunto de temas de fuentes (incluyendo fuentes para
encabezados y texto principal) y un tema de efectos (incluidos efectos de líneas y relleno).
Los programas como Microsoft Office Word, Excel y PowerPoint proporcionan varios temas
del documento predefinidos, aunque también se puede crear temas propios personalizando
un tema del documento existente y guardándolo después como un tema del documento
personalizado. Los temas del documento se comparten entre los programas de Office para
que todos los documentos de Office puedan tener el mismo aspecto uniforme.
77
Aplicar un tema del documento
Puede cambiar el tema del documento que se aplica de manera predeterminada en los
programas de Office como Word, Excel y PowerPoint seleccionando otro tema del
documento predefinido, o bien uno personalizado. Los temas del documento que aplique
afectarán de forma inmediata a los estilos (estilo: combinación de características de
formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un
conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se
aplican al mismo tiempo.) que puede utilizar en el documento.
En Word o en Excel:
Temas.
En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, haga clic en
o
En PowerPoint: En la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en el tema del documento
que desee, o haga clic en Más para ver todos los temas del documento disponibles.
Para aplicar un tema del documento predefinido, haga clic en el tema del documento que
desea utilizar en Integrado.
Para aplicar un tema del documento personalizado, haga clic en el tema del documento
que desea utilizar en Personalizado.
Nota: Personalizado sólo está disponible si ha creado uno o más temas del documento
personalizados. Para obtener más información sobre la creación de temas del documento
personalizados, vea Personalizar un tema del documento.
3. Si uno de los tema del documento que desea utilizar no aparece en la lista, haga clic en
Buscar temas para buscarlo en su equipo o en una ubicación de red.
4. Para buscar otros temas del documento en Office Online, haga clic en Buscar en Office Online.
Sugerencia: En PowerPoint, tiene la opción de aplicar un tema del documento a todas las
diapositivas, solamente a las diapositivas seleccionadas o a la diapositiva patrón. Haga clic
con el botón secundario del mouse (ratón) en el tema del documento y, a continuación,
haga clic en la opción que desee.
78
Personalizar un tema del documento
Para personalizar un tema del documento, debe empezar cambiando los colores, las
fuentes o los efectos de línea y relleno que se utilizan. Los cambios que lleve a cabo en
uno o más de estos componentes del tema afectarán a los estilos que haya aplicado en el
documento activo. Si desea aplicar estos cambios a los nuevos documentos, puede
guardarlos como tema del documento personalizado.
Personalizar los colores del tema
Los colores del tema contienen cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de énfasis y
dos de hipervínculo. Los colores del botón Colores del tema representan los colores de
texto y de fondo actuales. El conjunto de colores situado al lado del nombre Colores del
tema después de hacer clic en el botón Colores del tema representan los colores de
énfasis y de hipervínculo para ese tema. Si modifica cualquiera de esos colores para crear
su propio conjunto de colores, cambiarán los colores mostrados en el botón Colores del
tema y al lado del nombre Colores del tema.
En Word o en Excel:
Colores del tema.
en la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, haga clic en
o
En PowerPoint: en la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en Colores del tema.
2. Haga clic en Crear nuevos colores del tema.
3. Dentro de Colores del tema, haga clic en el botón del elemento del color del tema que
desea cambiar.
4. En Colores del tema, seleccione los colores que desea utilizar.
Sugerencia: Dentro de Ejemplo, podrá ver el efecto de los cambios que haya hecho.
Para ver cómo afectan los colores que ha selecciona a los estilos que ha aplicado al
documento, haga clic en Vista previa.
5. Repita las pasos 3 y 4 para todos los elementos de color del tema que desea cambiar.
79
6. En el cuadro Nombre, escriba un nombre apropiado para los nuevos colores del tema.
Sugerencia: Para recuperar los elementos de color del tema originales, puede hacer clic
en Restablecer antes de hacer clic en Guardar.
Personalizar las fuentes del tema
Las fuentes del tema contienen una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo. Si hace
clic en el botón Fuentes del tema , podrá ver el nombre de las fuentes de encabezado y
de cuerpo utilizadas para cada tema debajo del nombre Fuentes del tema. Puede
modificar ambas fuentes para crear su propio conjunto de fuentes del tema.
En Word o en Excel:
Fuentes del tema.
o
En PowerPoint:
tema.
en la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en Fuentes del
2. Haga clic en Crear nuevas fuentes del tema.
3. En Fuente de encabezado o en Fuente de cuerpo, seleccione las fuentes que desea
utilizar.
Sugerencia: El ejemplo se actualizará con las fuentes seleccionadas.
4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre apropiado para las nuevas fuentes del tema.
80
Seleccione un conjunto de efectos del tema
Los efectos del tema son conjuntos de líneas y efectos de relleno. Si hace clic en el botón
Efectos del tema , podrá ver las líneas y los efectos de relleno utilizados para cada
conjunto de efectos del tema del gráfico que se muestra con el nombre Efectos del tema.
Aunque no pueda crear su propio conjunto de efectos del tema, puede elegir el que desee
utilizar en su propio tema del documento.
En Word o en Excel: en la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, haga clic en
Efectos del tema.
o
En PowerPoint: en la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en Efectos del tema.
Seleccione el efecto que desee utilizar.
Guardar un tema del documento
Los cambios que se realizan en los colores, en las fuentes o en los efectos de línea y
relleno de un tema del documento se pueden guardar como un tema del documento
personalizado que puede aplicar a otros documentos.
En Word o en Excel:
Temas.
o
En PowerPoint: En la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en Más.
81
2. Haga clic en Guardar tema actual.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para el tema.
Nota: Un tema del documento se guarda en la carpeta de temas del documento y se
agrega automáticamente a las lista de temas personalizados.
Agregar un fondo a la presentación
En versiones anteriores de Microsoft Office PowerPoint, para agregar un fondo a la
presentación, lo que se hacía era agregar una plantilla de diseño (plantilla de diseño:
archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las
viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y
combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos
opcional.) desde el panel Estilo de la diapositiva.
En Microsoft Office PowerPoint 2007, para agregar un fondo a la presentación, lo que se
hace es agregar un estilo de fondo.
Descripción general de los estilos de fondo
Los estilos de fondo son variaciones de rellenos de fondo que se derivan de las
combinaciones de los colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza
en un archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema
constituyen un tema.) y de las intensidades de fondo en el tema (tema: combinación de
colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un
archivo mediante una selección única.) del documento.
Cuando se cambian temas del documento, los estilos de fondo se actualizan para reflejar
los nuevos colores del tema y los fondos. Si únicamente desea cambiar el fondo de la
presentación, debe elegir un estilo de fondo diferente.
Al cambiar los temas del documento, se cambia mucho más que el fondo: se cambian
también el conjunto de colores, las fuentes de los encabezados y del texto principal, los
estilos de línea y de relleno, y los efectos del tema (efectos de tema: conjunto de atributos
visuales que se aplica a los elementos de un archivo. Los efectos de tema, los colores de
tema y las fuentes de tema constituyen un tema.).
Los estilos de fondo se muestran en miniatura en la galería Estilos de fondo. Si sitúa el
puntero sobre una miniatura de estilo de fondo, puede obtener una vista previa del modo
en que el estilo de fondo afectará a la presentación. Si le gusta el estilo de fondo, puede
hacer clic en él para aplicarlo.
82
Unidad 5 Agregar un estilo de fondo a la presentación
1. Haga clic en la diapositiva o diapositivas a las que desea agregar un estilo de fondo.
Para seleccionar varias dispositivas, haga clic en la primera de ellas y, después, presione la
tecla CTRL y manténgala presionada mientras hace clic en las otras.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Fondo, haga clic en la flecha situada junto a Estilos de
fondo.
1. Haga clic con el botón secundario en el estilo de fondo que desee y siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para aplicar el estilo de fondo a las diapositivas seleccionadas, haga clic en Aplicar a las
diapositivas seleccionadas.
Para aplicar el estilo de fondo a todas las diapositivas de la presentación, haga clic en
Aplicar a todas las diapositivas.
Para reemplazar el estilo de fondo de las diapositivas seleccionadas y de cualquier otra
diapositiva de la presentación que utilice el mismo patrón de diapositivas (patrón de
diapositivas: diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada,
incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición,
diseño de fondo y combinaciones de colores.), haga clic en Aplicar a diapositivas
coincidentes. Esta opción está disponible sólo si la presentación contiene varios patrones
de diapositivas.
Sugerencia: Para agregar la galería de estilos de fondo a la Barra de herramientas de
acceso rápido, haga clic con el botón secundario en una miniatura y, a continuación, en
Agregar galería a la barra de herramientas de acceso rápido.
Personalizar un estilo de fondo para la presentación
1. Haga clic en la diapositiva o diapositivas a las que desea agregar un estilo de fondo.
Para seleccionar varias dispositivas, haga clic en la primera de ellas y, después, presione la
tecla CTRL y manténgala presionada mientras hace clic en las otras.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Fondo, haga clic en la flecha situada junto a Estilos de
fondo.
83
1.Haga clic en Dar formato a fondo y elija las opciones que desee.
Sugerencia: Para facilitar la lectura de los documentos de las presentaciones, puede
ocultar los objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los
objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o
incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) que no sean marcadores de posición,
como formas, imágenes, gráficos o gráficos SmartArt, que estén en los diseños del patrón
de diapositivas o en diseños personalizados. Para ello, haga clic en la diapositiva o
diapositivas en las que desea ocultar los gráficos y en la ficha Diseño, en el grupo Fondo,
active la casilla de verificación Ocultar gráficos de fondo.
mover los marcadores de posición de los pies de página a la posición del encabezado. Para
obtener información sobre cómo hacerlo, vea Formato, posición y cambio de tamaño de
encabezados y pies de página en una presentación.
84
Agregar un encabezado, un pie de página o ambos a un documento o página de notas
documento.
Notas: El cuadro Vista previa, situado en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de
Crear materiales de apoyo
Imprimir diapositivas
Descripción general de la impresión de diapositivas
La mayoría de las presentaciones se diseñan en color, pero las diapositivas y los
documentos se suelen imprimir en blanco y negro o en escala de grises (escala de grises:
serie de sombras de blanco a negro usado para mostrar o imprimir texto y gráficos.).
Cuando se imprimen las diapositivas, PowerPoint establece los colores de la presentación
de acuerdo con las características de la impresora seleccionada. Puede cambiar el tamaño
de las diapositivas y ajustarlo a diferentes tamaños de papel, incluidas carta y doble carta,
o bien puede especificar un tamaño personalizado.
En Microsoft Office PowerPoint 2007 puede imprimir otras partes de una presentación,
como documentos, páginas de notas o una presentación en la vista Esquema.
Establecer el tamaño y la orientación de las diapositivas para la impresión
Para cambiar las opciones de impresión, siga este procedimiento:
1. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño, haga clic en Configurar página.
2. En la lista Tamaño de diapositivas para, haga clic en el tamaño de papel en el que
va a imprimir.
Nota: Si hace clic en Personalizado, escriba o seleccione las medidas que desee en los
cuadros Ancho y Alto.
Para imprimir una transparencia, haga clic en Transparencia.
3. Para establecer la orientación de página de las diapositivas, bajo Orientación, en
Diapositivas, haga clic en Horizontal o Vertical.
Nota: Todas las diapositivas de una presentación deben establecerse con una misma
orientación.
85
Imprimir las diapositivas
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , en la flecha situada junto a Imprimir y, a
continuación, en Vista preliminar.
2. En la lista Imprimir del grupo Configurar página, seleccione Diapositivas.
3. Haga clic en Opciones, elija Color o escala de grises y después haga clic en una de
las opciones siguientes:
Color Si usa una impresora en color, con esta opción se imprime en color.
Color (en impresora en blanco y negro)
esta opción imprime en escala de grises.
Si utiliza una impresora en blanco y negro,
Escala de grises Esta opción imprime imágenes que contienen variaciones de gris entre
blanco y negro. Los rellenos de fondo se imprimen en blanco a fin de que el texto sea más
legible. A veces, la escala de grises parece igual que Blanco y negro puros.
Blanco y negro puros Esta opción imprime el documento sin rellenos grises.
4. Haga clic en Imprimir.
Nota: Si va a crear transparencias para un proyector, siga este procedimiento para
imprimir la presentación en hojas transparentes. Vaya a Establecer el tamaño y la
orientación de las diapositivas para la impresión si desea configurar las páginas para la
impresión de transparencias. PowerPoint optimiza automáticamente las diapositivas de
modo que se ajusten a la impresora seleccionada, ya sea en blanco y negro o en color.
Imprimir una presentación en blanco y negro o en escala de grises
Puede imprimir toda la presentación (diapositivas, esquema, páginas de notas y
documentos para la audiencia) en color, en escala de grises (escala de grises: serie de
sombras de blanco a negro usado para mostrar o imprimir texto y gráficos.) o en blanco y
negro puros. En la mayoría de los casos, sin embargo, probablemente opte por imprimirla
en blanco y negro o en escala de grises.
Descripción general de la impresión en blanco y negro o en escala de grises
La mayoría de las presentaciones están pensadas para mostrarlas en color, si bien las
diapositivas y los documentos suelen imprimirse en blanco y negro o en sombras de gris
(escala de grises). Al imprimir en escala de grises, se obtiene una imagen que contiene
variaciones de tonos grises entre el blanco y el negro.
Cuando desee imprimir, Microsoft Office PowerPoint 2007 configura los colores de la
presentación para que coincidan con los de la impresora seleccionada.
Para comprobar cómo va a quedar la presentación impresa, vaya a la vista preliminar
antes de imprimirla. Esta vista permite ver el aspecto final de las diapositivas, las notas y
los documentos en blanco y negro puros o en escala de grises. Además, permite ajustar la
apariencia de los objetos antes de imprimirlos.
86
También puede hacer determinados cambios en la vista previa antes de imprimir. Puede
seleccionar lo siguiente:
Lo que desea imprimir: la presentación, los documentos, las páginas de notas o sólo el
esquema
Un diseño para los documentos
La orientación (vertical u horizontal) de los documentos, páginas de notas o un esquema
Opciones de encabezado y pie de página
En una presentación, los objetos en escala de grises y en blanco y negro aparecen en la
pantalla y en la versión impresa tal y como se indica en la tabla.
Objeto
Escala de grises/
blanco y negro
puros
Texto
Negro/Negro
Sombreados de texto
Escala de grises/Oculto
Relieve
Escala de grises/Oculto
Rellenos
Escala de grises/Blanco
Marco
Negro/Negro
Rellenos de trama
Escala de grises/Blanco
Líneas
Negro/Negro
Sombras de objetos
Escala de grises/Negro
Mapas de bits
Escala de grises/Escala de grises
Imágenes prediseñadas
Fondos de diapositiva
Blanco/Blanco
Gráficos
Nota: Los mapas de bits , las imágenes prediseñadas y los gráficos se muestran e
Imprimen en escala de grises, aunque se configuren las propiedades de la impresora para
que la impresión se realice en blanco y negro puros.
Configurar las propiedades para imprimir en blanco y negro
1. En el grupo Color o escala de grises de la ficha Vista, haga clic en Blanco y negro
puros.
2. En la parte superior de la ventana de PowerPoint, en el menú de la cinta de opciones,
haga clic en la ficha Blanco y negro.
3. En la ficha Blanco y negro, en el grupo Configuración, haga clic en los valores de
configuración que desee.
87
Nota: Puede aplicar diferentes valores de escala de grises o de blanco y negro a distintos
objetos así como al fondo en la misma diapositiva. Seleccione el objeto para el que desee
configurar los valores de escala de grises o de blanco y negro y, a continuación, configure
las propiedades en el menú Ver. No seleccione ningún objeto cuando desee especificar los
valores de escala de grises y de blanco y negro del fondo, y a continuación configure las
propiedades en el menú Ver.
Configurar las propiedades para imprimir en escala de grises
1. En el grupo Color o escala de grises de la ficha Vista, haga clic en Escala de grises.
2. En la parte superior de la ventana de PowerPoint, en el menú de la cinta de opciones,
haga clic en la ficha Escala de grises.
3. En la ficha Escala de grises, en el grupo Configuración, haga clic en los valores de
configuración que desee.
Nota: Puede aplicar diferentes valores de escala de grises o de blanco y negro a distintos
objetos, así como al fondo, en la misma diapositiva. Seleccione el objeto para el que desee
configurar los valores de escala de grises o de blanco y negro, y a continuación configure
las propiedades en la ficha Ver. Si desea configurar las propiedades del fondo de la
diapositiva, no seleccione ningún objeto en la diapositiva.
Imprimir una presentación en blanco y negro o en escala de grises
y, a continuación, en Vista preliminar.
, en la flecha situada junto a Imprimir
2. En el grupo Imprimir, haga clic en la flecha situada debajo de Opciones, elija Color o
escala de grises y, a continuación, haga clic en Blanco y negro puros o Escala de
grises.
Escala de grises Este valor de configuración imprime el documento en escala de grises.
Algunos colores, como el relleno de fondo, se muestran en blanco para aumentar su
legibilidad. A veces, es similar a Blanco y negro puros.
Blanco y negro puros
grises.
Este valor de configuración imprime el documento sin rellenos
3. En el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.
Notas: Si desea cambiar las propiedades de la impresión en escala de grises o en blanco y
negro, vea Configurar las propiedades para imprimir en blanco y negro o Configurar las
propiedades para imprimir en escala de grises.
Puede aplicar distintas configuraciones de escala de grises o de blanco y negro a los
objetos de la misma diapositiva. Este proceso no cambia los colores ni el diseño de la
presentación original en color. Cuando se imprime en escala de grises o en blanco y negro,
puede que no se imprima el fondo si afecta al contraste de la diapositiva.
88
Unidad 5 Crear e imprimir documentos
Puede imprimir las presentaciones como documentos (con una, dos, tres, cuatro, seis o
nueve diapositivas en cada página) para que la audiencia los utilice como referencia
durante la presentación o como referencia futura.
El documento con tres diapositivas por página incluye
espacio para que la audiencia pueda tomar notas.
Puede seleccionar un diseño para los documentos en la vista
preliminar (vista preliminar: vista que muestra el aspecto que
tendrá el documento al imprimirlo.).
Organizar el contenido en un documento
En la vista preliminar, puede organizar el contenido de un documento y, a continuación,
obtener una vista preliminar para ver cómo va a quedar exactamente la versión impresa.
Puede especificar que la página tenga orientación vertical u horizontal así como el número
de diapositivas que desee mostrar por página. Las instrucciones para seleccionar estas
opciones se incluyen en la siguiente sección.
Puede agregar, obtener la vista previa y editar los encabezados y pies de página, por
ejemplo los números de página. En el diseño de una diapositiva por página, puede aplicar
encabezados y pies de página sólo al documento y no a las diapositivas, si no desea que
aparezcan en las diapositivas el texto de los encabezados y pies de página, la fecha o los
números de las diapositivas.
Aplicar contenido y formato a todos los documentos
Para cambiar la apariencia, posición y tamaño del texto de los encabezados y pies de
página, la fecha o el número de página de los documentos, haga los cambios en el patrón
de documentos. Para incluir el nombre o el logotipo que debe aparecer en cada página del
documento, agréguelo al patrón de documentos. Los cambios realizados en el patrón de
documentos aparecen también al imprimir un esquema.
Imprimir los documentos
1. Abra la presentación para la que desee imprimir documentos.
3. En el grupo Configurar página, haga clic en la flecha situada debajo de Imprimir y, a
continuación, seleccione la opción de diseño de documento que desee en la lista.
89
Sugerencia: El formato Documentos (3 diapositivas por página) proporciona líneas
para que se puedan tomar notas.
4. Para especificar la orientación de página, haga clic en la flecha situada en la sección
Orientación y, a continuación, haga clic en Horizontal o Vertical.
Nota: Si desea imprimir los documentos en color, elija una impresora en color. Haga clic
en el botón de Microsoft Office , en la flecha situada junto a Imprimir y, a
continuación, en Vista preliminar. En el grupo Imprimir, haga clic en Opciones, elija
Color o escala de grises y, a continuación, en Color.
Crear e imprimir páginas de notas
Puede crear páginas de notas (páginas de notas: páginas impresas que muestran las notas
del autor debajo de la diapositiva que acompaña las notas.) para utilizarlas durante la
presentación o para repartirlas a la audiencia.
Crear páginas de notas
Utilice el panel de notas (panel de notas: panel en la vista normal en el que escribe las
notas que desea que acompañen a una diapositiva. Imprima estas notas como páginas de
notas o muéstrelas cuando guarde una presentación como una página Web.) de la vista
Normal para escribir notas sobre las diapositivas.
Panel de notas en la vista Normal
Puede escribir las notas y aplicarles formato mientras
trabaja en la vista Normal, pero para ver cómo se van a
imprimir las páginas de notas y ver el efecto del formato de
texto, como los colores de fuente, cambie a la vista Página
de notas. En esta vista, también puede comprobar y
cambiar los encabezados y pies de página de las notas.
En cada página de notas aparece una imagen de una diapositiva, junto con las notas
correspondientes. En la vista Página de notas, puede mejorar el aspecto de las notas con
gráficos, imágenes (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y
manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto
(como mapas de bits).), tablas y otro tipo de ilustraciones.
Las páginas de notas incluyen las notas y cada
diapositiva de la presentación.
Cada diapositiva se imprime en su propia página de
notas.
Las notas acompañan a la diapositiva.
Se pueden agregar datos como gráficos o imágenes a
las páginas de notas.
90
Unidad 5 Las imágenes o los objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información.
Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o
incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) agregados en la vista Página de notas
aparecerán en la página de notas impresa, si bien no aparecen en pantalla en la vista
Normal. Si guarda la presentación como página Web, las imágenes o los objetos no
aparecen al mostrar la presentación en el explorador Web, sólo se mostrarán las notas.
Los cambios, adiciones y eliminaciones realizados en una página de notas se aplican sólo a
esa página de notas y al texto de las notas en la vista Normal.
Para agrandar, cambiar la posición o dar formato al área de imágenes de diapositivas o al
área de notas, vaya a la vista Página de notas y haga los cambios necesarios.
No puede dibujar ni colocar imágenes en el panel de notas en la vista Normal. Cambie a la
vista Página de notas para dibujar o agregar una imagen.
Aplicar contenido y formato a todas las páginas de notas
Para que se apliquen el contenido o el formato a todas las páginas de notas de una
presentación, cambie el patrón de notas (patrón: vista de diapositiva o página en la que
define el formato de todas las diapositivas o páginas de la presentación. Cada presentación
tiene un patrón por cada componente clave: diapositivas, diapositivas de título, notas del
orador y documentos de la audiencia.). Por ejemplo, para colocar el logotipo de una
empresa o cualquier otro tipo de imágenes en todas las páginas de notas, agréguelas al
patrón de notas. O bien,si desea cambiar el estilo de la fuente utilizada en todas las notas,
hágalo en el patrón de notas. Puede cambiar el aspecto y la posición del área de la
diapositiva, del área de las notas, de los encabezados, de los pies de página, del número
de página y de la fecha.
Mostrar las páginas de notas en una página Web
Si guarda la presentación como una página Web, las notas se muestran automáticamente,
a menos que opte por ocultarlas. Los títulos de las diapositivas se convierten en una tabla
de contenido de la presentación y las notas aparecen debajo de cada diapositiva. Las notas
pueden desempeñar la función del orador, ya que proporcionan a la audiencia los
antecedentes y los detalles que proporcionaría un orador durante una presentación en
directo.
Si desea que las notas no aparezcan en la página Web, las puede desactivar antes de
guardar el archivo como una página Web.
Imprimir páginas de notas
1. Abra la presentación para la que desee imprimir notas.
91
3. En el grupo Configurar página, haga clic en la flecha situada junto al cuadro
Imprimir y, a continuación, haga clic en Páginas de notas.
4. Para especificar la orientación de página, haga clic en la flecha situada debajo de
Orientación y, a continuación, en Vertical u Horizontal.
6. Para configurar los encabezados y pies de página, haga clic en Opciones y después en
Encabezado y pie de página.
Nota: Si desea imprimir las notas en color, elija una impresora en color. Haga clic en el
botón de Microsoft Office , en la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, en
Vista previa. En el grupo Imprimir, haga clic en Opciones, señale Color o escala de
grises y, a continuación, haga clic en Color.
Crear e imprimir una presentación en la vista Esquema
Descripción general de cómo trabajar en la vista Esquema
Existen varias formas de ver una presentación en Microsoft Office PowerPoint 2007. Cada
vista está pensada con un propósito diferente. Por ejemplo, en la vista Esquema,
PowerPoint muestra la presentación como un esquema formado por los títulos y el texto
principal de cada diapositiva. Cada título aparece en la parte izquierda del panel que
contiene la ficha Esquema, junto con el icono y el número de la diapositiva. El texto
principal aparece con sangría debajo del título de la diapositiva. Los objetos gráficos se
muestran sólo como pequeñas anotaciones en el icono de diapositiva de la vista Esquema.
Trabajar en la vista Esquema es especialmente útil si desea realizar modificaciones
globales, obtener una descripción general de la presentación, cambiar la secuencia de las
viñetas o diapositivas, o aplicar cambios de formato.
Tras guardar la presentación como página Web, el texto de la ficha Esquema pasa a ser
una tabla de contenido, que puede utilizar para desplazarse por las diapositivas.
Nota: Las fichas Esquema y Diapositivas cambian para mostrar un icono cuando el
panel se vuelve estrecho. Si la ficha Esquema está oculta, puede ampliar el panel
arrastrando el borde derecho.
Aumente el tamaño del panel que contiene las fichas
Esquema y Diapositivas.
Crear una presentación en la vista Esquema
1. En el grupo Vistas de presentaciónde la ficha Vista, haga clic en Normal.
Esquema.
3. En la ficha Esquema, coloque el puntero y, a continuación, pegue el contenido o
comience a escribir el texto.
92
Ver una presentación en la vista Esquema
Esquema.
Imprimir una presentación en la vista Esquema
1. Abra la presentación que desea imprimir.
Esquema.
4. Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione la flecha situada junto a
Imprimir y, a continuación, haga clic en Vista preliminar.
5. En el grupo Configurar página, haga clic en la flecha situada junto al cuadro
Imprimir y, a continuación, en Vista Esquema.
6. Para especificar la orientación de página, haga clic en la flecha situada en la sección
Orientación y, a continuación, haga clic en Horizontal o Vertical.
93
Unidad 5 Agregar sonidos o películas
Agregar sonidos
Agregar y reproducir sonidos en una presentación
Puede mejorar la presentación agregando algún sonido o efecto.
Sonidos
Cuando inserta un sonido en una diapositiva, aparece un icono que representa el archivo
de sonido. Para reproducir el sonido mientras ofrece la presentación, puede configurarlo de
forma que se inicie automáticamente cuando se muestre la diapositiva, iniciarlo con un clic
de mouse (ratón), iniciarlo automáticamente con un retardo o reproducirlo como parte de
una secuencia de animación. También puede reproducir música desde un CD o agregar
una narración a la presentación.
Puede agregar sonidos desde archivos del equipo, una red o la Galería multimedia de
Microsoft. También puede grabar sus propios sonidos para agregar una presentación o
utilizar música de un CD.
Puede obtener una vista previa de un sonido y también hacer que no se vea el icono de
sonido durante una presentación con diapositivas si lo oculta o lo mueve al área gris fuera
de la diapositiva.
Cuando utilice sonido, éste se reproducirá una vez, según el comportamiento predeterminado de los sonidos en Microsoft Office PowerPoint. Para que el sonido siga
reproduciéndose hasta que lo detenga o durante toda la presentación, tiene que elegir las
opciones de detención en el panel de tareas Personalizar animación o configurar el
sonido para que se reproduzca continuamente. Si no elige cuándo detenerlo, el sonido se
parará cuando vuelva a hacer clic en la diapositiva.
Sólo se pueden incrustar archivos .wav (WAV: formato de archivo en el que Windows
almacena los sonidos con forma de ondas. Estos archivos tienen la extensión .wav.
Dependiendo de varios factores, un minuto de sonido puede ocupar tan poco como 644
kilobytes o tanto como 27 megabytes de espacio de almacenamiento.) (datos de audio de
forma de onda). Todos los demás tipos de archivos multimedia se vinculan. De forma
predeterminada, los archivos de sonido .wav con un tamaño mayor que 100 kilobytes (KB)
se vinculan (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en
un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto
vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen)
automáticamente a la presentación, en vez de incrustarse (objeto incrustado: información
(objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez
incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el
objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.). Puede aumentar el límite de
tamaño de los archivos .wav incrustados para que tengan un máximo de 50.000 KB, pero
el aumento de este límite también incrementa el tamaño global de la presentación.
94
Unidad 5 Cuando inserta un archivo de sonido vinculado, PowerPoint crea un vínculo a la ubicación
del archivo de sonido. Si más adelante mueve el archivo a otra ubicación, PowerPoint no
podrá localizarlo cuando desee reproducirlo. Se recomienda copiar los sonidos en la misma
carpeta que la presentación antes de insertar los sonidos. PowerPoint crea un vínculo al
archivo de sonido y puede encontrarlo siempre que lo mantenga en la carpeta de la
presentación, incluso si mueve o copia la carpeta a otro equipo. Otra forma de asegurarse
de que los archivos vinculados están en la misma carpeta que la presentación es utilizar la
característica Empaquetar para CD-ROM. Esta característica copia todos los archivos en una
ubicación (un CD o una carpeta) junto con la presentación y actualiza automáticamente
todos los vínculos de los archivos de sonido. Cuando una presentación tiene archivos
vinculados, debe copiarlos a la vez que la presentación si va a ofrecer la presentación en
otro equipo o va a enviarla a alguien por correo electrónico.
Si desea que el archivo de sonido .wav se incluya en la presentación, puede aumentar el
tamaño del archivo incrustado hasta un máximo de 50.000 KB (50 megabytes). Sin
embargo, el aumento de este límite también incrementa el tamaño global de la
presentación y puede disminuir el rendimiento.
Agregar un sonido
Para evitar posibles problemas con los vínculos, se recomienda copiar los sonidos en la
misma carpeta que la presentación antes de agregarlos a la misma.
Diapositivas.
2. Haga clic en la diapositiva a la que desea agregar un sonido.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Clip multimedia, haga clic en la flecha situada bajo
Sonido.
Haga clic en Sonido de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo y haga doble
clic en el archivo que desee agregar.
Haga clic en Sonido de la Galería multimedia, desplácese hasta el clip que desea en el
panel de tareas Imágenes prediseñadas y, a continuación, haga clic en él para
agregarlo a la diapositiva.
Sugerencia: Puede obtener una vista previa de un clip antes de agregarlo a la
presentación. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, en el cuadro Resultados
que muestra los clips disponibles, mueva el puntero del mouse sobre la vista en miniatura
del clip. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Vista previa o
propiedades.
95
Unidad 5 Obtener una vista previa de un sonido
1. En la diapositiva, haga clic en el icono de sonido .
2. En Herramientas de sonido, en el grupo Reproducir de la ficha Opciones, haga clic
en Vista previa. También puede hacer doble clic en el icono de sonido.
Elegir entre Automáticamente o Al hacer clic encima
Al insertar un sonido, un mensaje le pregunta cómo desea que se inicie el sonido:
automáticamente (Automáticamente) o al hacer clic en el sonido (Al hacer clic encima).
Para iniciar automáticamente el sonido cuando muestre la diapositiva, haga clic en
Automáticamente.
El sonido se reproducirá automáticamente cuando muestra la diapositiva, a menos que
existan otros efectos multimedia en la diapositiva. Si no hay otros efectos, por ejemplo una
animación, el sonido se reproduce después de ese efecto.
Para iniciar manualmente el sonido cuando haga clic en la diapositiva, haga clic en Al
hacer clic encima.
Al insertar un sonido, se agrega un efecto desencadenador de reproducción. Esta opción se
conoce como desencadenador porque para reproducir el sonido hay que hacer clic en un
elemento específico, a diferencia de hacer clic simplemente en la diapositiva.
Nota: Si utiliza varios sonidos, se agregan uno sobre otro y se reproducen en el orden en
que se agregaron. Si desea que cada sonido se inicie al hacer clic encima, arrastre los
iconos de sonido para alejarlos uno de otro después de insertarlos.
Reproducir un sonido continuamente
Puede reproducir un sonido continuamente durante una sola diapositiva o entre varias
diapositivas.
Reproducir un sonido continuamente para una diapositiva
1. Haga clic en el icono de sonido.
2. En Herramientas de sonido, en el grupo Opciones de sonido de la ficha Opciones,
active la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción.
Nota: Cuando repite un sonido, se reproduce continuamente hasta que avance a la
diapositiva siguiente.
96
Unidad 5 Reproducir un sonido entre varias diapositivas
1. En el grupo Animaciones de la ficha Animaciones, haga clic en Personalizar
animación.
2. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en la flecha situada a la
derecha del sonido seleccionado en la lista Personalizar animación y, a continuación, en
Opciones de efectos.
3. En la ficha Efecto, en Detener la reproducción, haga clic en Después de y, a
continuación, seleccione el número total de diapositivas en las que debe reproducirse el
archivo.
Nota: La duración del archivo de sonido debe ser igual que los tiempos de presentación
especificados de las diapositivas. Puede ver la duración del archivo de sonido en la ficha
Configuración de sonido, en Información.
Ocultar el icono de sonido
Importante Sólo debe utilizar esta opción si establece que el sonido se reproduzca
automáticamente o si ha creado otro tipo de control, como un desencadenador, en el que
hacer clic para reproducir el sonido (un desencadenador es un elemento de la diapositiva,
como una imagen, forma, botón, párrafo de texto o cuadro de texto, que inicia una acción
al hacer clic encima). Tenga en cuenta que el icono de sonido siempre está visible en la
vista Normal a menos que lo arrastre fuera de la diapositiva.
1. Haga clic en el icono de sonido .
active la casilla de verificación Ocultar durante la presentación.
Establecer las opciones de inicio y detención del sonido
1. Para ajustar las opciones que definen cuándo reproducir o detener el archivo de sonido,
haga clic en el icono de sonido.
2. En el grupo Animaciones de la ficha Animaciones, haga clic en Personalizar
animación.
97
1. En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en la flecha situada a la
derecha del sonido seleccionado en la lista Personalizar animación y, a continuación, en
Elegir cuándo se inicia la reproducción de un sonido
En la ficha Efecto, en Iniciar reproducción, siga uno de estos procedimientos:
Para iniciar el archivo de sonido inmediatamente, haga clic en Desde el principio.
Para iniciar el archivo de sonido desde la última pista reproducida en el CD, haga clic en
Desde la última posición.
Para iniciar el archivo de sonido después de un retardo, haga clic en A partir de y, a
continuación, escriba el número total de segundos para el retardo.
Elegir cuándo se detiene la reproducción de un sonido
En la ficha Efecto, en Detener la reproducción, siga uno de estos procedimientos:
Para detener el archivo de sonido al hacer clic sobre la diapositiva, haga clic en Al hacer
clic (la opción predeterminada).
Para detener el archivo de sonido después de esta diapositiva, haga clic en Después de la
diapositiva actual.
Para seguir reproduciendo el archivo de sonido durante varias diapositivas, haga clic en
Después de y, a continuación, escriba el número total de diapositivas durante las cuales
debe reproducirse el archivo.
Notas: Para las dos últimas opciones, la duración del sonido debe ser igual que los
tiempos de presentación especificados de las diapositivas. Puede ver la duración del
archivo de sonido en la ficha Configuración de sonido, en Información.
Si el sonido no se reproduce, vea el artículo El sonido no se reproduce para solucionar el
problema.
También puede cambiar los sonidos o eliminar sonidos.
98
Unidad 5 Agregar una narración a una presentación
Una narración puede mejorar las presentaciones basadas en Web o las que se ejecutan
automáticamente. Una narración también es útil para archivar una reunión, de modo que
los presentadores o quienes no hayan asistido puedan revisarla más adelante y oír los
comentarios realizados durante la misma.
Sobre la narración en una presentación
Puede grabar una narración antes de realizar una presentación o grabar una narración
durante una presentación e incluir comentarios para la audiencia en la grabación. Si no
desea que la narración se oiga durante toda la presentación, puede grabar comentarios
sólo en diapositivas seleccionadas o desactivar la narración de forma que sólo se
reproduzca cuando desee.
Cuando agrega una narración a una diapositiva, aparecerá un icono de sonido en la
diapositiva. Al igual que ocurre con cualquier sonido, puede hacer clic en el icono para
reproducir el sonido o establecer que se reproduzca automáticamente. La narración de voz
tiene prioridad sobre otros sonidos y durante una presentación sólo se reproduce un sonido
al mismo tiempo. Como resultado, otros sonidos configurados para reproducirse
automáticamente en una presentación son reemplazados por la narración y no se
reproducen. Sin embargo, los sonidos configurados para reproducirse al hacer clic encima
seguirán reproduciéndose cuando haga clic.
Para grabar y oír una narración, su equipo tiene que disponer de una tarjeta de sonido,
micrófono y altavoces.
Intervalos de diapositivas y narración automáticos
Cuando graba una narración, Microsoft Office PowerPoint 2007 se graba automáticamente
la cantidad de tiempo que se emplea en cada diapositiva. Cuando se le pregunte, puede
elegir entre guardar esos intervalos de diapositivas con la narración o configurar los
intervalos de diapositivas manualmente. Los intervalos de diapositivas son especialmente
útiles si desea que la presentación se ejecute automáticamente con la narración. Puede
desactivar los intervalos cuando no desee que la presentación los utilice.
Incrustar o vincular una narración
Puede vincular o incrustar (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo
de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser
parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en
el archivo de destino.) una narración.
Cuando incrusta una narración, el archivo de sonido de la narración pasa a formar parte de
la presentación y se incluye con ella, por lo que la presentación tiene un tamaño de archivo
mayor.
Cuando vincula una narración, el tamaño de archivo de la presentación es más pequeño
porque el archivo de sonido se almacena fuera de la presentación. Se especifica una
99
ubicación en el disco duro del equipo para la narración y el archivo de sonido se reproduce
con la presentación. Si ofrece la presentación en otro equipo, tiene que mover el archivo
de sonido vinculado a ese equipo. La mejor manera de mover una presentación y sus
archivos vinculados es utilizar la característica Empaquetar para CD-ROM. O bien, puede
actualizar manualmente los vínculos en el segundo equipo si elimina la narración y vuelve a
agregar el archivo de sonido de la narración antes de ofrecer la presentación.
Además, cuando vincule narraciones, puede volver a los archivos de sonido y modificarlos
con un programa de edición de sonido.
Sugerencia: Adjunte las notas de la diapositiva a la narración. Como las audiencias tienen
diferentes necesidades y equipos, considere la posibilidad de adjuntar notas a la narración.
Las notas pueden beneficiar a las personas con deficiencias auditivas o cuyos equipos
carezcan de tarjeta de sonido. Si guarda la presentación como archivo de página Web
(.htm), las notas aparecerán debajo de cada diapositiva cuando se muestre. Si guarda la
presentación como archivo de presentación (.pptx), la audiencia puede imprimir las notas o
puede entregárselas ya impresas.
Grabar una narración antes de una presentación
Cuando graba una narración, recorre la presentación y graba sobre cada diapositiva. Puede
pausar y reanudar la grabación.
1. En la vista Normal, seleccione la diapositiva en la que desee iniciar la grabación.
2. En el grupo Configurar de la ficha Presentación con diapositivas, haga clic en
Grabar narración. .
1. Haga clic en Establecer nivel de micrófono, siga las indicaciones para configurar el
nivel del micrófono y haga clic en Aceptar.
Para incrustar (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e
insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del
archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo
de destino.) la narración, haga clic en Aceptar.
Para vincular la narración, active la casilla de verificación Vincular narraciones en, haga
clic en Examinar, haga clic en una carpeta en la lista, y a continuación en Seleccionar.
Sugerencia: Para evitar posibles problemas, utilice la misma carpeta en la que ha
guardado la presentación.
100
3. Si ha seleccionado empezar a grabar en la diapositiva número uno, vaya al paso
Si ha seleccionado una diapositiva diferente para iniciar la grabación, aparecerá el cuadro
de diálogo Grabar narración. Siga uno de estos procedimientos:
Para iniciar la narración en la diapositiva número uno de la presentación, haga clic en
Primera diapositiva.
Para iniciar la narración en la diapositiva seleccionada actualmente, haga clic en
Diapositiva actual.
4. En la vista Presentación con diapositivas, lea el texto de la narración por el micrófono y
haga clic en la diapositiva para avanzar a la diapositiva siguiente. Realice este proceso con
cada diapositiva a la que desee agregar una narración.
Sugerencia: Para pausar o reanudar la narración, haga clic con el botón secundario en la
diapositiva y, a continuación, en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra
una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú
contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione
MAYÚS+F10.), haga clic en Pausar narración o en Reanudar la narración.
1. Haga clic en la pantalla negra de salida.
2. La narración se guarda automáticamente y aparece un mensaje que pregunta si desea
guardar también los intervalos de la presentación. Siga uno de estos procedimientos:
Para guardar los intervalos, haga clic en Guardar. Las diapositivas aparecen en la vista
Clasificador de diapositivas, con los intervalos debajo de cada diapositiva.
Para cancelar los intervalos, haga clic en No guardar. Puede grabar los intervalos por
separado.
Nota: La narración de voz tiene prioridad sobre otros sonidos y durante una presentación
sólo se reproduce un sonido al mismo tiempo. Como resultado, otros sonidos configurados
para reproducirse automáticamente en una presentación son reemplazados por la
narración y no se reproducen. Sin embargo, los sonidos configurados para reproducirse al
hacer clic encima seguirán reproduciéndose cuando haga clic.
Obtener una vista previa de una narración
1. En la diapositiva, haga clic en el icono de sonido .
2. En Herramientas de sonido, en el grupo Reproducir de la ficha Opciones, haga clic
en Vista previa o haga doble clic en el icono de sonido.
101
Volver a grabar una parte de una narración
1. En la vista Normal, seleccione la diapositiva en la que desee volver a iniciar la grabación.
Grabar narración.
Si ya ha probado el micrófono, haga clic en Aceptar.
Para probar el micrófono, haga clic en Establecer nivel de micrófono, siga las
indicaciones para establecer el nivel del micrófono y haga clic en Aceptar.
4. Si ha seleccionado volver a grabar en la diapositiva número uno, vaya al paso 5.
Si ha seleccionado una diapositiva diferente para volver a grabar, aparece el cuadro de
diálogo Grabar narración. Siga uno de estos procedimientos:
Diapositiva actual.
5. En la vista Presentación con diapositivas, grabe la narración para la diapositiva y siga
uno de estos procedimientos: Para detener la grabación, presione ESC.
Para continuar la grabación, haga clic con el mouse (ratón) para avanzar a la diapositiva
siguiente, lea la narración de la diapositiva y haga clic en la diapositiva siguiente para
seguir grabando.
Para terminar la grabación sin recorrer todas las diapositivas, presione ESC.
Para volver a grabar en todas las diapositivas, cuando llegue a la pantalla negra de salida,
haga clic en ella.
guardar también los intervalos de las diapositivas. Siga uno de estos procedimientos:
Para guardar los intervalos, haga clic en Guardar.
Para cancelar los intervalos, haga clic en No guardar.
102
Grabar una narración durante una presentación
Si desea capturar sus propios comentarios, los comentarios de la audiencia o ambos
durante la presentación, puede activar la narración antes de iniciar la presentación.
1. En la vista Normal, seleccione la diapositiva en la que desee iniciar la grabación.
Grabar narración.
3. Haga clic en Establecer nivel de micrófono, siga las indicaciones para configurar el
nivel del micrófono y haga clic en Aceptar.
Para incrustar (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e
de destino.) la narración, haga clic en Aceptar.
Para vincular la narración, active la casilla de verificación Vincular narraciones en, haga
clic en Examinar, haga clic en una carpeta en la lista y, a continuación, en Seleccionar.
5. Si ha seleccionado empezar a grabar en la diapositiva número uno, vaya al paso
Si ha seleccionado una diapositiva diferente para iniciar la grabación, aparecerá el cuadro
de diálogo Grabar narración. Siga uno de estos procedimientos:
Diapositiva actual.
6. En la vista Presentación con diapositivas, agregue los comentarios del orador junto con
los comentarios de la audiencia y haga clic en la diapositiva para avanzar a la diapositiva
siguiente. Repita este proceso con todas las diapositivas de la presentación.
Sugerencia: Para pausar o reanudar la narración, haga clic con el botón secundario en la
diapositiva y, en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de
comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual,
haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione
MAYÚS+F10.), haga clic en Pausar narración o en Reanudar la narración.
103
1. Haga clic en la pantalla negra de salida.
guardar también los intervalos de la presentación. Siga uno de estos procedimientos: Para
guardar los intervalos, haga clic en Guardar. Las diapositivas aparecen en la vista
Clasificador de diapositivas, con los intervalos debajo de cada diapositiva.
Para cancelar los intervalos, haga clic en No guardar.
Grabar comentarios en una diapositiva
1. En la vista Normal, haga clic en la diapositiva a la que desea agregar un comentario.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Clips multimedia, haga clic en la flecha situada bajo
Sonido y, a continuación, en Grabar sonido.
3. Para grabar el comentario, haga clic en Grabar y empiece a hablar.
4. Cuando termine de grabar, haga clic en Detener.
5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el sonido y haga clic en Aceptar.
Aparecerá un icono de sonido en la diapositiva.
Configurar manualmente los intervalos de diapositivas
Office PowerPoint 2007 graba automáticamente los intervalos de diapositivas cuando se agrega
una narración o bien pueden configurarse manualmente para adjuntar las narraciones.
1. En la vista Normal, haga clic en la diapositiva para la que desee establecer los intervalos.
2. En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, en Avanzar a
la diapositiva siguiente, active la casilla de verificación Automáticamente después
de y, a continuación, escriba el número de segundos que desea que la diapositiva aparezca
en la pantalla.
Repita el proceso con las diapositivas en las que desee establecer un intervalo.
Sugerencia: Si desea que la diapositiva siguiente aparezca al hacer clic con el mouse o
automáticamente después del número de segundos especificado (lo que se produzca
antes), active las dos casillas de verificación: Al hacer clic con el mouse y Automáticamente después de.
104
Desactivar los intervalos de diapositivas
La desactivación de los intervalos de diapositivas no los elimina. Puede volver a activarlos
en cualquier momento sin tener que crearlos de nuevo. Sin embargo, si los intervalos de
diapositivas están desactivados, las diapositivas no avanzan automáticamente cuando se
graba una narración y deberá hacerlo manualmente.
1. En la vista Normal, en el grupo Configurar de la ficha Presentación con
diapositivas, haga clic en Configurar presentación con diapositivas.
2. En Avance de diapositivas, haga clic en Manual.
Sugerencia: Para volver a activar los intervalos, en Avance de diapositivas, haga clic
en Usar los intervalos de diapositiva guardados.
Cambiar o eliminar un sonido
Para cambiar un sonido, en primer lugar tiene que eliminar el sonido existente en la
diapositiva y después agregar el nuevo sonido.
Eliminar un sonido
1. Haga clic en la diapositiva que contiene el sonido que desea eliminar.
2. En la vista Normal, haga clic en el icono de sonido o en el icono de CD y, a continuación,
presione SUPRIMIR.
Para eliminar varios sonidos, repita los pasos 1 y 2 con cada diapositiva que contenga
archivos de sonido que desea eliminar.
Agregar un sonido
Antes de agregar sonidos a la presentación, puede evitar posibles problemas si copia o
mueve los sonidos que va a agregar a la misma carpeta en la que está guardada la
presentación.
Sonido y siga uno de estos procedimientos:
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Haga clic en Sonido de la Galería multimedia, desplácese hasta el clip que desee en el
panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona
comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar
estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Imágenes prediseñadas y, a
continuación, haga clic en él para agregarlo a la diapositiva.
Cuando se le pida que elija cómo desea que se inicie el sonido en la presentación, siga uno
de estos procedimientos:
Para reproducir el sonido de forma automática al desplazarse hasta la diapositiva, haga clic
en Automáticamente.
Para reproducir el sonido al hacer clic en el icono de sonido o en el icono de CD , haga clic
en Al hacer clic encima.
Si elige iniciar el sonido con un clic de mouse (ratón), el icono de sonido o el icono de CD
aparecerá en la diapositiva aunque se active la casilla de verificación Ocultar durante
presentación.
Archivos de sonido incrustados y vinculados en una presentación
Sonidos incrustados y vinculados
Las diferencias principales entre los sonidos incrustados (objeto incrustado: información
(objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez
incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el
objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.)(objetos) (objeto: tabla, gráfico,
ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo,
hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) y los
sonidos vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se
inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El
objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de
origen) radican en dónde se almacenan y cómo se actualizan después de colocarlos en la
presentación. Los archivos incrustados se almacenan en la presentación y los vinculados,
fuera de la presentación. Además, los archivos vinculados se actualizan cuando se realizan
cambios en el archivo de origen, pero los archivos incrustados no cambian si cambia el
archivo de origen. Tenga en cuenta que PowerPoint refleja las actualizaciones en los
archivos vinculados si la presentación contiene vínculos actualizados al archivo de sonido.
106
Cuando la presentación contenga archivos vinculados, deberá copiarlos junto con la
presentación si planea darla en otro equipo o enviarla por correo electrónico. Si copia los
archivos en la misma carpeta que la presentación, los archivos estarán disponibles para
que Microsoft Office PowerPoint 2007 los busque cuando desee reproducirlos. Si utiliza la
característica Empaquetar para CD-ROM cuando mueve los archivos, los vínculos se
actualizan automáticamente. Si no utiliza esta característica, tendrá que actualizar
manualmente los vínculos; para ello, elimine los archivos de sonido y, a continuación,
vuelva a agregarlos.
Un objeto incrustado
Un objeto vinculado
El archivo de origen que contiene el objeto vinculado
De forma predeterminada, sólo se incrustan los archivos de sonido .wav (WAV: formato de
archivo en el que Windows almacena los sonidos con forma de ondas. Estos archivos
tienen la extensión .wav. Dependiendo de varios factores, un minuto de sonido puede
ocupar tan poco como 644 kilobytes o tanto como 27 megabytes de espacio de
almacenamiento.) (datos de audio de forma de onda) en una presentación con un tamaño
inferior a 100 kilobytes (KB). Todos los demás tipos de archivos multimedia y los archivos
.wav mayores que 100 KB se vinculan. Si desea que el archivo de sonido .wav se incluya
en la presentación, puede aumentar el tamaño del archivo incrustado hasta un máximo de
50.000 KB (50 megabytes). Sin embargo, el aumento de este límite también incrementa el
tamaño global de la presentación y puede disminuir el rendimiento.
Como ayuda para decidir si incrustar o vincular los archivos de sonido, tenga en cuenta la
tabla siguiente.
Tipo de
archivo
Utilícelo cuando
Archivo
incrustado
Los archivos tengan menos de 100 KB cada uno (el tamaño máximo
recomendado) y sólo son archivos .wav. Puede incrustar archivos .wav de
hasta 50 megabytes (MB), pero el rendimiento de la presentación puede
disminuir.
Desee que todos los archivos de sonido se incluyan en la presentación,
en lugar de vincularse.
No planee cambiar los archivos de origen.
Archivo
vinculado
Cada uno de los archivos de sonido tenga más de 100 KB.
Planee cambiar los archivos de origen.
Planee utilizar la característica Empaquetar para CD-ROM a fin de
empaquetar la presentación para copiarla en un CD, en otra carpeta o en
otro equipo.
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Determinar si un sonido está vinculado o incrustado
1. En la vista Normal, haga clic en el icono de sonido de la diapositiva cuyo estado de
incrustación o vinculación desee determinar.
haga clic en Iniciador de cuadro de diálogo .
3. En Información, a continuación de Archivo, se muestra [Contenido en la
presentación] (lo que significa que el sonido está incrustado) o la ruta de acceso del
archivo (lo que significa que el sonido está vinculado).
Aumentar o reducir el tamaño del sonido incrustado
1. Haga clic en el icono de sonido incrustado .
aumente el tamaño máximo del archivo de sonido escribiendo un número en el cuadro
Tamaño máximo del archivo de sonido (KB). Puede aumentarlo hasta 50 MB o
reducirlo hasta 1 KB.
Nota: Los cambios realizados en esta opción de configuración no son retroactivos.
Cualquier archivo de sonido vinculado antes de aumentar el tamaño máximo del archivo de
sonido se debe eliminar y, a continuación, reinsertar en la presentación si desea que se
incrusten. Igualmente, los archivos de sonido que estaban incrustados antes de reducir el
tamaño máximo del archivo de sonido se deben eliminar y, a continuación, reinsertar en la
presentación si desea que se vinculen.
Cambiar un archivo de sonido incrustado a archivo vinculado
Para disminuir el tamaño del archivo de presentación, puede eliminar los sonidos
incrustados y, a continuación, volver a agregarlos como archivos vinculados. Con este fin,
guarde una copia de la presentación como página Web (página Web: presentación
guardada en formato HTML. Los archivos de compatibilidad de gráficos y otros archivos
relacionados se almacenan en una carpeta asociada cuando se guarda una presentación
como una página Web.) para guardar los sonidos en una carpeta independiente, elimine
los sonidos incrustados, copie o mueva los sonidos a la misma carpeta que la presentación
y, a continuación, agregue los sonidos vinculados a la presentación original.
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Guardar los sonidos incrustados en una carpeta
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , elija Guardar como y, a continuación,
haga clic en Presentación de PowerPoint 97-2003.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la página Web.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Página Web.
PowerPoint guarda los sonidos incrustados en una carpeta independiente que tenga el
mismo nombre que la utilizada anteriormente para la página Web. Una vez guardados
estos sonidos en una carpeta independiente, puede copiarlos o moverlos a la misma
carpeta que la presentación.
Eliminar los sonidos incrustados
1. En la presentación original, en la vista Normal, haga clic en la diapositiva que contiene el
sonido que desea eliminar.
2. Haga clic en el icono de sonido y, a continuación, presione SUPRIMIR.
Para eliminar varios sonidos, repita este proceso en cada diapositiva que contenga los
archivos de sonido que desea quitar.
Reemplazar los sonidos incrustados por sonidos vinculados
Antes de agregar los sonidos de nuevo a la presentación, copie o mueva los sonidos a la
misma carpeta que la presentación y, a continuación, compruebe y establezca el Tamaño
máximo del archivo de sonido (KB) a un tamaño inferior al tamaño de los sonidos que
desea incluir en la presentación.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Clips multimedia, haga clic en la flecha desplegable
situada bajo Sonido y, a continuación, haga clic en Sonido de archivo.
3. Busque la carpeta que contiene los archivos de sonido que acaba de eliminar y haga
doble clic en el archivo que desea agregar.
Para agregar varios sonidos, repita esta proceso en cada diapositiva que contenga archivos
de sonido que desea agregar.
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Unidad 5 Sugerencia: Para ejecutar una presentación que contiene archivos vinculados en otro
equipo, distribuir una presentación en un CD o guardar una presentación en una carpeta o
en la red, debe copiar la presentación y los archivos vinculados. Para copiar la presentación
y cualquier archivo auxiliar en un CD o en una sola carpeta o en un recurso compartido de
la red, haga clic en el botón de Microsoft Office , señale Publicar y, a continuación,
haga clic en Empaquetar para CD-ROM. Esta característica actualiza automáticamente
los vínculos en los archivos que se empaquetan con la presentación. Al empaquetar la
presentación, también puede configurarla para que se reproduzca automáticamente.
El sonido no se reproduce
Hay muchos motivos por los que un archivo de sonido puede no reproducirse. Éstos son
algunos aspectos que debe comprobar:
Ha insertado varios sonidos apilados, pero sólo se reproduce el primero cuando
hace doble clic en él Arrastre los sonidos para alejar uno de otro y haga doble clic en
cada sonido para reproducirlo.
No se oye la música o los sonidos de la presentación Para reproducir música y
sonido en su equipo, necesitará altavoces y una tarjeta de sonido. Para saber qué tiene
instalado y qué configuración utilizar, compruebe la configuración de multimedia y sonido,
en el Panel de control.
El formato del archivo de sonido no es compatible con Microsoft Office
PowerPoint 2007 Aunque el archivo de sonido tenga la misma extensión de nombre de
archivo que uno de los que aparecen en la lista de formatos de archivo compatibles, tal vez
no se reproduzca correctamente si no está instalada la versión adecuada del códec (códec:
abreviatura de compresor/descompresor. Software o hardware usado para comprimir y
descomprimir medios digitales.) o si el archivo no se ha codificado en un formato que
reconozca la versión de Microsoft Windows que utilice. La codificación es el proceso de
convertir los datos en una secuencia de unos y ceros. Instale el códec correcto o vuelva a
codificar el archivo.
Intente reproducir el sonido mediante el Reproductor de Microsoft Windows Media, que
forma parte de Windows, para determinar si el problema radica en el archivo de sonido o
en PowerPoint.
Ha enviado la presentación por correo electrónico y el destinatario dice que el
sonido no se reproduce Los archivos de sonido están vinculados (objeto vinculado:
objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino,
manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el
archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen), no incrustados (objeto
incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e insertada en un
archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino.
Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino.), y los
archivos de sonido tienen que enviarse junto con la presentación. Copie los archivos de
sonido en la carpeta que contiene la presentación y, a continuación, utilice la característica
Empaquetar para CD-ROM con objeto de actualizar los vínculos y empaquetar los archivos
asociados.
110
Unidad 5 Puede encontrar información sobre si el sonido está incrustado o vinculado, así como la
ubicación del archivo de sonido vinculado en el cuadro de diálogo Opciones de sonido.
Haga clic en el sonido y, a continuación, en Herramientas de sonido, en el grupo
Opciones de sonido de la ficha Opciones, haga clic en Iniciador de cuadros de
diálogo . En Información, a continuación de Archivo, se muestra Contenido en la
presentación (es decir, el sonido está incrustado) o la ruta de acceso del archivo (es
decir, el sonido está vinculado).
Ha compartido la presentación o la ha copiado en un servidor de archivos de red
y los sonidos no se reproducen Los archivos de sonido están vinculados (objeto
vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de
destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se
actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen), no
incrustados (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo de origen e
de destino.). Copie los archivos de sonido en la carpeta que contiene la presentación y
utilice la característica Empaquetar para CD-ROM con objeto de actualizar los vínculos y
empaquetar los archivos asociados, y copie la presentación y todos los archivos vinculados
en una carpeta del servidor de red.
Puede encontrar información sobre si el sonido está incrustado o vinculado, así como la
diálogo
. En Información, a continuación de Archivo, se muestra Contenido en la
Ha copiado la presentación en un CD y el sonido no se reproduce en otro
equipo No ha utilizado la característica Empaquetar para CD-ROM o ha copiado
manualmente los archivos de sonido en el CD. Copie los archivos de sonido en la carpeta
que contiene la presentación, utilice la característica Empaquetar para CD-ROM con objeto
de actualizar los vínculos a los archivos de sonido y vuelva a copiar la presentación en un
Compact Disc.
Ha movido los archivos de sonido a una nueva ubicación y la presentación no se
reproduce Copie los archivos de sonido en la carpeta que contiene la presentación y
actualice los vínculos mediante la característica Empaquetar para CD-ROM o actualice
manualmente los vínculos; para ello, quite los sonidos y vuelva a agregarlos. La
característica Empaquetar para CD-ROM también copia la presentación y todos los archivos
vinculados en una carpeta.
Puede encontrar información sobre si el sonido está incrustado o vinculado, así como la
diálogo
. En Información, a continuación de Archivo, se muestra Contenido en la
111
Nota: Si el nombre de ruta de acceso del archivo vinculado tiene más de 128 caracteres,
Office PowerPoint 2007 no podrá encontrarla y reproducirla. Si el nombre de ruta de
acceso tiene más de 128 caracteres, cambie el nombre del archivo o abrevie la ruta
copiando los archivos en la misma carpeta que la presentación. Luego actualice los vínculos
mediante la característica Empaquetar para CD-ROM o actualice manualmente los vínculos;
para ello, quite los sonidos y vuelva a agregarlos.
Reproducir un CD durante una presentación
Si ha creado una presentación que se ejecuta automáticamente, quizá desee agregar
música para acompañarla o reproducir música antes o después de la presentación, cuando
la audiencia entre o salga de ella.
No se puede agregar música de un CD a una presentación, de modo que la música no
aumentará el tamaño de archivo de la presentación. Sin embargo, debe acordarse de llevar
el CD cuando vaya a exponer la presentación.
Agregar audio a una diapositiva en una presentación
1. Inserte el CD en la unidad de CD-ROM.
2. Haga clic en la diapositiva en la que desea comenzar a reproducir la música.
Sonido y, a continuación, en Reproducir pista de audio de CD.
4. En Selección de clips, en los cuadros Empezar en la pista y Finalizar en la pista,
escriba los números de las pistas de inicio y fin.
Para reproducir sólo una pista o parte de una pista, escriba el mismo número en ambos
cuadros.
5. Siga uno o todos estos procedimientos:
En los cuadros hora, establezca la hora de inicio de la primera pista y la hora de fin de la
última pista. El valor predeterminado para la hora de inicio es cero y el valor
predeterminado para la hora de finalización es el número total de minutos para la última
pista.
Si desea repetir la música, en Opciones de reproducción, active la casilla de verificación
Repetir la reproducción hasta su interrupción.
112
Unidad 5 6. Cuando se le pida que especifique cómo desea que se inicie el sonido en la
presentación, siga uno de estos procedimientos:
Para reproducir la música automáticamente cuando vaya a la diapositiva, haga clic en
Automáticamente.
Para reproducir la música cuando haga clic en el icono de CD , haga clic en Al hacer clic
encima.
Si elige iniciar la música con un clic de mouse (ratón), el icono de CD aparecerá en la
diapositiva incluso si ha activado la casilla de verificación Ocultar durante la
presentación.
Ajustar las opciones de audio
1. Para ajustar las opciones que definen cuándo detener la música, en el grupo
Animaciones de la ficha Animaciones, haga clic en Personalizar animación.
2. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que
proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le
permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.)Personalizar
animación, haga clic en la flecha situada a la derecha del sonido seleccionado en la lista
Personalizar animación y, a continuación, en Opciones de efectos.
3. En la ficha Efecto, en Detener reproducción del clip, siga uno de estos
procedimientos:
Para detener la música con un clic del mouse en la diapositiva, seleccione Al hacer clic.
Para detener la música después de esta diapositiva, haga clic en Después de la
diapositiva actual.
Para seguir reproduciendo la música durante varias diapositivas, haga clic en Después de
y, a continuación, seleccione el número total de diapositivas durante las cuales debe
reproducirse la música.
Notas: Para reproducir diferentes pistas del CD con diferentes diapositivas, repita los
pasos 3 a 6 del proceso anterior, Agregar audio a una diapositiva en una presentación,
utilice Reproducir pista de audio de CD para agregar el sonido y, a continuación,
configure la pista y el intervalo para cada diapositiva.
Si configura la presentación para que se reproduzca continuamente, el CD reanuda la
ejecución con la primera pista programada cuando la presentación se reinicia.
113
Puede cambiar la configuración del CD, como el número de pista o las horas de inicio y fin,
en Herramientas de audio de CD, en el grupo Configuración de la ficha Opciones.
Si reproduce varias pistas, el silencio entre ellas en el CD no se puede eliminar. Intente
seleccionar una pista larga que corresponda a la duración de la presentación.
Para reproducir pistas de sonido de CD sin tener el CD en la unidad de CD-ROM, puede
guardar los archivos de sonido como archivos WAV (WAV: formato de archivo en el que
Windows almacena los sonidos con forma de ondas. Estos archivos tienen la extensión
.wav. Dependiendo de varios factores, un minuto de sonido puede ocupar tan poco como
644 kilobytes o tanto como 27 megabytes de espacio de almacenamiento.) y, a
continuación, incrustarlos (objeto incrustado: información (objeto) contenida en un archivo
de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser
parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en
el archivo de destino.) en la diapositiva.
Reproducir un sonido continuamente para una o varias diapositivas
Para repetir un sonido hasta que lo detenga o durante toda la presentación, debe
especificar opciones de detención o configurar el sonido para que se reproduzca
continuamente. Si la duración del archivo de sonido no es lo bastante prolongada para la
reproducción continua durante una presentación, puede establecer que el sonido se repita
o se reproduzca repetidamente. Si no especifica cuándo debe detenerse un sonido, se
detendrá la próxima vez que haga clic con el mouse (ratón).
1. Agregue un sonido si no lo ha hecho ya:
1. En la vista Normal, haga clic en la diapositiva a la que desea agregar un sonido.
Sonido y siga uno de estos procedimientos:
clic en el archivo que desee agregar a la diapositiva.
Haga clic en Sonido de la Galería multimedia, busque el clip que desee en el panel de
tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos
utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos
comandos mientras trabaja en los archivos.) Imágenes prediseñadas y, a continuación,
haga clic en él para agregarlo a la diapositiva.
114
3. Cuando aparezca un mensaje, siga uno de estos procedimientos:
Para reproducir el sonido de forma automática al desplazarse hasta la diapositiva, haga clic
en Automáticamente.
Para reproducir el sonido sólo cuando haga clic en el icono de sonido, haga clic en Al
hacer clic encima.
2. Para repetir el sonido continuamente hasta que lo detenga con un clic del mouse
(ratón), haga clic en el sonido y, a continuación, en Herramientas de sonido, en la ficha
Opciones y, en el grupo Opciones de sonido, active la casilla de verificación Repetir la
reproducción hasta su interrupción.
3. Para ajustar las opciones que definen cuándo detener el sonido, en el grupo
Animaciones de la ficha Animaciones, haga clic en Personalizar animación.
animación, haga clic en la flecha situada a la derecha del sonido seleccionado en la lista
5. En la ficha Efecto, en Detener la reproducción, siga uno de estos procedimientos:
Para detener el archivo de sonido con un clic de mouse en la diapositiva, haga clic en Al
hacer clic.
Para detener el archivo de sonido después de esta diapositiva, haga clic en Después de la
diapositiva actual.
Para reproducir el archivo de sonido durante varias diapositivas, haga clic en Después de
y, a continuación, seleccione el número total de diapositivas durante las cuales debe
reproducirse el archivo.
Nota: Para las dos últimas opciones, la duración del sonido debe ser igual que la de la
presentación especificada de las diapositivas. Puede ver la duración del archivo de sonido
en la ficha Configuración de sonido, en Información.
Notas: Para obtener una vista previa de un sonido, siga uno de estos procedimientos:
En la vista Normal, haga doble clic en el icono de sonido.
115
Haga clic en el icono de sonido y, a continuación, en Herramientas de sonido, haga clic
en la ficha Opciones. En el grupo Reproducir, haga clic en Vista previa.
Para que el icono de sonido no se vea durante una presentación con diapositivas, haga clic
en el icono de sonido y, en Herramientas de sonido, haga clic en la ficha Opciones. En
el grupo Opciones de sonido, active la casilla de verificación Ocultar durante la
presentación.
También puede arrastrar el icono de sonido fuera de la presentación para que no se vea
durante una presentación con diapositivas. Sólo debe utilizar esta opción si establece que
el sonido se reproduzca automáticamente o si ha creado otro tipo de control, como un
botón de acción (botón de acción: botón ya confeccionado que puede insertar en su
presentación y definirle hipervínculos.), en el que hacer clic para reproducir el sonido.
Tenga en cuenta que el icono de sonido siempre se ve en la vista Normal.
También puede agregar música a una presentación si reproduce un CD. La música que se
reproduce desde un CD no se agrega a la diapositiva. Para crear opciones de configuración
para el CD, en la ficha Insertar, en el grupo Clips multimedia, haga clic en la flecha
situada debajo de Sonido, haga clic en Reproducir pista de audio de CD y seleccione
las opciones que desee utilizar.
Desactivar o eliminar la narración
La desactivación de la narración no la elimina de la presentación, sólo impide que se
reproduzca. Para eliminar definitivamente la narración de una presentación, siga los pasos
de la siguiente sección Eliminar la narración.
Desactivar la narración
Configuración de la presentación con diapositivas.
2. En Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar sin
narración.
Sugerencia: Para volver a ejecutar la narración, desactive la casilla de verificación
Mostrar sin narración.
116
Eliminar la narración
1. En la vista Normal, haga clic en el icono de sonido y, a continuación presione SUPRIMIR.
2. Repita el paso 1 con cada diapositiva de la que desee eliminar la narración.
Formatos de archivo multimedia compatibles
audio y vídeo.
Formato
de
archivo
Extensión
Más información
Archivo
de audio
AIFF
.aiff
Archivo
de audio
AU
.au
Web.
Archivo
MIDI
.mid
.midi
Archivo
de audio
MP3
.mp3
comprimido
con
el
códec (códec:
abreviatura
de
Archivo
de audio
de
Windows
.wav
Archivo
de
Windows
Media
Audio
.wma
o
117
Unidad 5 Formatos de archivos de vídeo
Formato
de
archivo
Extensión
Más información
Archivo
de
Windows
Media
.asf
Archivo
de vídeo
de
Windows
.avi
recursos). Es el más común de los formatos porque el contenido
Archivo
de
película
.mpg
.mpeg
Archivo
de
Windows
Media
Video
.wmv
o
equipo.
la versión adecuada del códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o
hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) o si el archivo no está
codificado en un formato que su versión de Microsoft Windows reconozca. La codificación
es el proceso de convertir los datos en una secuencia de unos o ceros.
Agregar efectos de sonido a una animación o hipervínculo
Agregar un sonido a una animación
Para agregar un sonido a la animación (animar: agregar un efecto visual o sonoro especial
a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de texto
"vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso
cuando se hace visible una imagen.), previamente tiene que agregar un efecto de
animación al texto o al objeto (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información.
Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o
incrustados en otra aplicación son objetos OLE.).
118
1. Haga clic en la diapositiva que contiene el efecto de animación al que desea agregar un
sonido.
2. En la ficha Animaciones, en el grupo Animaciones, haga clic en Personalizar
animación.
animación, haga clic en la flecha situada a la derecha del efecto de animación en la lista
4. En la ficha Efecto, en Mejoras, haga clic en la flecha de la lista Sonido y lleve a cabo
una de las acciones siguientes:
Para agregar un sonido de la lista, haga clic en un sonido.
Para agregar un sonido desde un archivo, haga clic en Otro sonido y busque el archivo de
sonido que desee utilizar.
Destacar un hipervínculo con un sonido
1. Seleccione el hipervínculo.
Para aplicar la configuración de la acción después de hacer clic en el hipervínculo, haga clic
en la ficha Clic del mouse.
Para aplicar la configuración de la acción cuando el puntero esté sobre el hipervínculo,
haga clic en la ficha Acción del mouse.
4. Active la casilla de verificación Reproducir sonido y, a continuación, haga clic en el
sonido que desee reproducir.
119
Agregar películas
Configurar las opciones de una película
Si ha agregado una película a la presentación, puede cambiar el tamaño de la película,
ocultar el marco, retardar el inicio de la película o rebobinarla.
Cambiar el tamaño de una película
Si no desea reproducir una película a pantalla completa, puede cambiarla a las dimensiones
que desee.
1. En la vista Normal, haga clic en la película cuyo tamaño desea cambiar.
2. En Herramientas de películas, en el grupo Opciones de la ficha Opciones, haga clic
en Iniciador de cuadro de diálogo .
3. Para mantener las proporciones de alto y ancho de la película, haga clic en la ficha
Tamaño y, a continuación, en Escala, active la casilla de verificación Bloquear relación
de aspecto.
En Tamaño y giro, escriba los tamaños en los cuadros Alto y Ancho.
En Escala, en los cuadros Alto y Ancho, escriba el porcentaje de tamaño que desee
respecto al tamaño original de la película.
Sugerencias
Para evitar que las películas se descentren durante la reproducción, active la casilla de
verificación Escala adecuada para la presentación con diapositivas.
También puede cambiar el tamaño de una película arrastrando los bordes. Para mantener
el centro de la película en el mismo lugar, mantenga presionada la tecla CTRL mientras
arrastra. De forma predeterminada, Office PowerPoint 2007 mantiene las proporciones (es
decir, bloquea la relación de aspecto) de la película mientras la arrastra.
Normalmente, la mayoría de las películas con una resolución de 640 x 480 tienen una
relación de aspecto de 4:3, que también es la relación de aspecto de la mayoría de las
presentaciones de PowerPoint. Si las relaciones de aspecto de la presentación y la película
son diferentes, la película se verá distorsionada cuando se reproduzca.
120
Ocultar el marco de una película
Quizá desee que el marco de una película sea invisible para evitar que aparezca durante la
presentación y hacer que desaparezca de la diapositiva después de la presentación. Si
establece esta opción y la opción Reproducir a pantalla completa, parecerá que la
película no está en la diapositiva (aunque puede verla parpadear en la diapositiva antes de
reproducirla a pantalla completa). Para evitar el breve parpadeo, arrastre el marco de la
película fuera de la diapositiva.
Importante Si arrastra el marco de la película fuera de la diapositiva o lo oculta, debe
configurar la película para que se reproduzca automáticamente o mediante otro tipo de
control, como un desencadenador. Un desencadenador es un elemento de la diapositiva,
al hacer clic encima.
1. En la vista Normal, haga clic en el marco de la película en la diapositiva.
2. En Herramientas de películas, en el grupo Opciones de las películas de la ficha
Opciones, active la casilla de verificación Ocultar durante la presentación.
Nota: Aunque el marco de la película siempre está visible en la vista Normal, puede
arrastrarlo fuera de la diapositiva para ocultarlo.
Retardar el inicio de una película
Puede ajustar la configuración para la reproducción de un archivo de película. Por ejemplo,
puede iniciar la película después de cinco segundos, en lugar de iniciarla desde el principio.
animación.
3. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona
estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Personalizar animación, haga clic en
la flecha situada a la derecha de la película seleccionada y, a continuación, haga clic en
121
El icono de película, que es similar al símbolo del botón reproducir de un reproductor VCR o
DVD, aparece sobre la barra del desencadenador.
1. Haga clic en la ficha Efecto y, a continuación, en Iniciar reproducción, haga clic en A
partir de y escriba el número total de segundos de retardo.
Rebobinar una película al acabar la reproducción
Cuando configura una película para que se rebobine, vuelve automáticamente al primer
marco y se detiene después de reproducirse una vez.
Opciones, active la casilla de verificación Rebobinar la película al terminar la
reproducción.
Deseo agregar una película digital de un DVD de vídeo a una presentación
No es posible agregar una película digital de un DVD de vídeo a una presentación en
Microsoft Office PowerPoint 2007. Sin embargo, algunos complementos de otros
proveedores, como PFCMedia, permiten reproducir un DVD de vídeo durante una
presentación de PowerPoint.
Agregar una película de Adobe Macromedia Director a una presentación
No se puede insertar un archivo de película de Adobe Macromedia Director en una
presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007. Para reproducir una película de Director
durante una presentación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Cree un hipervínculo o un botón de acción (botón de acción: botón ya confeccionado que
puede insertar en su presentación y definirle hipervínculos.) para la película de Director y,
a continuación, haga clic en el vínculo para reproducir la película.
Guarde la película de Director como archivo de Shockwave Director con la extensión .dcr y
reprodúzcala en una presentación de Office PowerPoint 2007 mediante un control ActiveX
específico y el reproductor de Shockwave. Para reproducir el archivo de Director, agregue
un control ActiveX a la diapositiva y cree un vínculo desde él al archivo de Director.
122
Nota: La configuración de seguridad de los controles ActiveX se encuentra en el Centro de
confianza, donde puede buscar opciones de seguridad y confidencialidad para los
programas de 2007 Microsoft Office system. Tal vez sea necesario ajustar las opciones de
seguridad para que los controles Active X se ejecuten. La configuración de ActiveX en el
Centro de confianza se aplica a todos los productos de versión Office 2007. Por ejemplo, si
cambia una opción de configuración en PowerPoint, dicha opción también se cambia en el
resto de los programas de Office que utilizan el Centro de confianza.
1. Convierta la película de Director en una versión de Director Shockwave del archivo. Para
ello, vea la documentación de Director o visite el sitio Web de Adobe.
2. Descargue e instale el control Director Shockwave, también conocido como Shockwave
ActiveX Control, desde la página de descarga de Adobe Macromedia Shockwave.
Nota: El control Director Shockwave tiene que estar registrado en el equipo para poder
reproducir el archivo de Director en una presentación. Para comprobar si está registrado,
en el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Más controles . Si el
control Director Shockwave aparece en la lista de controles, está registrado en el equipo. Si
no está registrado, descargue la versión más reciente de Shockwave Player desde el sitio
Web de Adobe Macromedia para registrarlo.
3. En PowerPoint, en la vista Normal, muestre la diapositiva en la que desea reproducir la
película de Director.
de PowerPoint.
5. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, debajo de la sección Opciones
principales para trabajar con PowerPoint, active la casilla de verificación Mostrar
ficha Programador en la cinta de opciones. Después haga clic en Aceptar.
6. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Más controles.
7. En la lista de controles, haga clic en Shockwave ActiveX Control, haga clic en
Aceptar y arrástrelo a la diapositiva para dibujar el control.
Para cambiar el tamaño del control, arrastre los controladores de tamaño.
8. Haga clic con el botón secundario en Shockwave ActiveX Object y, a continuación,
en Propiedades.
9. En la ficha Alfabético, haga clic en la propiedad SRC.
10. En la columna de valor (la celda en blanco situada junto a SRC), escriba la ruta de
acceso completa de la unidad, incluido el nombre de archivo (por ejemplo,
C:\MiArchivo.dcr) o el localizador uniforme de recursos (URL) del archivo de Director que
desee reproducir.
123
Sugerencia: Si ha guardado el archivo .dcr en la misma carpeta que la presentación,
puede escribir el nombre de archivo en lugar de la ruta de acceso completa.
Nota: Los productos de terceros que se tratan en este artículo están fabricados por
proveedores independientes de Microsoft; no garantizamos, implícitamente ni de ninguna
otra forma, el rendimiento o la fiabilidad de estos productos.
Reproducir una película a pantalla completa
En lugar de reproducir una película como parte de una diapositiva en la presentación,
puede reproducirla de modo que llene toda la pantalla. Esto se conoce como reproducción
de una película a pantalla completa. Según la resolución del archivo de película original, la
película podría aparecer distorsionada al reproducirla a pantalla completa. Por este motivo,
siempre es conveniente obtener una vista previa de la película para deshacer la opción de
pantalla completa si la película aparece distorsionada o borrosa.
Si configura la película para la reproducción a pantalla completa y también para que se
inicie automáticamente, puede arrastrar el marco de la película fuera de la diapositiva para
que no esté visible en la diapositiva ni parpadee brevemente antes de pasar a pantalla
completa.
Importante Si arrastra el marco de la película fuera de la diapositiva o lo oculta, debe
configurar la película para que se reproduzca automáticamente o mediante otro tipo de
control, como un desencadenador. Un desencadenador es un elemento de la diapositiva,
al hacer clic encima.
Configurar una película para la reproducción a pantalla completa
1. En la vista Normal, haga clic en la película que desee reproducir a pantalla completa.
2. En Herramientas de películas, en el grupo Opciones de películas de la ficha
Opciones, haga clic en Reproducir a pantalla completa.
Obtener una vista previa de una película
Para obtener una vista previa de una película, en la vista Normal, siga uno de estos
procedimientos:
Haga doble clic en la película.
Haga clic en la película y, a continuación, en Herramientas de películas, en el grupo
Reproducir de la ficha Opciones, haga clic en Vista previa.
124
Unidad 5 Haga clic en la diapositiva donde está la película y, a continuación, en Presentación con
diapositivas en la parte inferior de la ventana de Microsoft Office PowerPoint 2007 o
presione F5. Si configura la película para que se reproduzca al hacer clic encima, haga clic
en el marco de la película.
Notas: Si la película forma parte de una secuencia de animación personalizada, para
obtener una vista previa, haga clic en la opción Reproducir del panel de tareas
Personaliza animación.
Si hay varias diapositivas en la presentación, utilice el marcador de posición del título para
identificar la diapositiva que contiene el marco de la película, a fin de saber en qué
diapositiva tiene que hacer clic para reproducirla. Si ha insertado una película como un
objeto para reproducir con el Reproductor de Microsoft Windows Media, tendrá que hacer
clic en los botones Detener, Iniciar y Pausar del Reproductor de Windows Media para
controlar la película.
Agregar una película a una presentación y reproducirla
Descripción de las películas y los archivos GIF animados
Las películas son archivos de vídeo de escritorio con formatos como AVI o MPEG y
extensiones de archivo como .avi, .mov, .mpg y .mpeg. Lo habitual es que una película
muestre, por ejemplo, a la persona que no puede asistir a la presentación. Las películas
también se utilizan para dar cursos o para realizar una demostración.
Un archivo GIF (GIF: formato de archivo de gráficos (extensión .gif en Windows) utilizado
para mostrar gráficos con colores indizados en el World Wide Web. Admite hasta 256
colores y utiliza compresión sin pérdida, es decir, no se pierde ningún dato de la imagen
cuando se comprime el archivo.) animado incluye movimiento y tiene una extensión de
archivo .gif. Aunque los archivos GIF animados no son técnicamente películas, contienen
muchas imágenes en secuencia que crean un efecto de animación. Suelen utilizarse para
crear un diseño o un sitio Web. Los archivos GIF se clasifican como clips de películas en la
característica Imágenes prediseñadas de Microsoft Office pero no son realmente vídeo
digital; por tanto, no todas las opciones de las películas están disponibles para estos
archivos animados.
Puede agregar a las diapositivas películas y archivos GIF animados almacenados en su
equipo, la Galería multimedia de Microsoft, una red o una intranet. Para agregar una
película o archivo GIF animado, insértelo en la diapositiva elegida. La reproducción de la
película o el archivo GIF puede iniciarse de varias formas: automáticamente al mostrar la
diapositiva, al hacer clic en la diapositiva o mediante la creación de un intervalo de modo
que se reproduzca después de un retardo específico. También puede hacer que una
película se reproduzca en varias diapositivas o que se reproduzca continuamente durante
toda la presentación. Además, puede configurar las opciones de la película, como ocultar el
marco o cambiar el tamaño.
125
Unidad 5 A diferencia de las imágenes o los dibujos, los archivos de película siempre están
vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un
archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado
se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) a la
presentación, en lugar de incrustados (objeto incrustado: información (objeto) contenida
en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto
pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se
reflejan en el archivo de destino.). Cuando inserta un archivo de película vinculado,
PowerPoint crea un vínculo a la ubicación del archivo. Si más adelante mueve el archivo de
película a otra ubicación, PowerPoint no puede localizarlo cuando desee que el archivo se
reproduzca. Se recomienda copiar las películas en la misma carpeta que la presentación
antes de insertar las películas. PowerPoint crea un vínculo al archivo de la película y puede
encontrarlo siempre que se mantenga en la carpeta de la presentación, aunque la carpeta
se mueva o se copie en otro equipo. Otra forma de asegurarse de que los archivos
vinculados están en la misma carpeta que la presentación es utilizar la característica
Empaquetar para CD-ROM. Esta característica copia todos los archivos en una ubicación
(un CD-ROM o una carpeta) con la presentación y actualiza automáticamente todos los
vínculos de los archivos de película. Cuando la presentación contiene archivos vinculados,
debe copiarlos junto con la presentación si planea ofrecer la presentación en otro equipo o
enviarla a alguien por correo electrónico.
Al insertar una película, se agrega un efecto desencadenador de pausa. Esta configuración
se conoce como desencadenador porque hay que hacer clic en alguna parte en la
diapositiva para reproducir la película. En una presentación, puede hacer clic en el marco
de la película para hacer una pausa y volver a hacer clic para reanudarla.
Funcionamiento de los efectos reproducir y pausar en las películas que se inician
automáticamente
Cuando inserta una película y, a continuación, selecciona Automáticamente, se agregan
dos efectos al panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que
permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.)
Personalizar animación: un efecto de pausa y un efecto. Sin el efecto pausar, la película
se reiniciaría desde el comienzo cada vez que hiciera clic en ella, en lugar de hacer una
pausa y continuar.
Después de insertar una película, se muestra una imagen
similar a la siguiente en el panel de tareas Personalizar
animación.
En esta imagen, la primera línea (con un "0") es el efecto
reproducir. Representa el inicio automático. El icono de
reloj es el símbolo de la configuración de inicio
denominada Iniciar después de Anterior. Esta opción permite que la película se
reproduzca automáticamente cuando se muestre la diapositiva o se reproduzca otro efecto
(si hay alguno). El icono de triángulo (similar al símbolo del botón reproducir de un
reproductor VCR o DVD) es el indicador del efecto reproducir.
126
Unidad 5 La segunda línea es la barra del desencadenador y la línea siguiente (con un "1") es el
efecto pausar. Se muestra un icono de mouse (ratón) y un símbolo de doble barra (similar
al símbolo del botón pausar de un reproductor VCR o DVD). Este efecto se agrega tanto si
la película se inicia automáticamente como si se inicia con un clic. Su posición bajo la barra
del desencadenador indica que hay que hacer clic en la película (a diferencia de hacer clic
en cualquier parte de la diapositiva) para iniciarla.
Funcionamiento del efecto pausar con las películas que se inician al hacer clic
Después de insertar una película, se muestra una imagen similar a la siguiente en el panel
de tareas Personalizar animación.
A diferencia de lo que ocurre cuando selecciona iniciar una
película automáticamente, el único efecto que se aplica
cuando elige iniciar la película haciendo clic es el efecto
pausar, representado por la línea con el icono de mouse y
el símbolo de doble barra (pausa).
Agregar una película
Para evitar posibles problemas con los vínculos, es conveniente copiar las películas en la
misma carpeta que la presentación antes de agregarlas a la presentación.
1. En la vista Normal, haga clic en la diapositiva a la que desea agregar una película o un
archivo GIF animado.
Película.
Haga clic en Película de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo y haga doble
Haga clic en Película de la Galería multimedia, desplácese hasta el clip que desee en el
panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona
estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Imágenes prediseñadas y, a
continuación, haga clic en él para agregarlo a la diapositiva.
Sugerencia: Puede obtener una vista previa de un clip antes de agregarlo a la presentación. En
el panel de tareas Imágenes prediseñadas, en el cuadro Resultados que muestra los clips
disponibles, mueva el puntero del mouse sobre la vista en miniatura del clip, haga clic en la flecha
que aparece y, a continuación, en Vista previa o propiedades.
127
Unidad 5 Elegir entre Automáticamente o Al hacer clic encima
Al insertar una película, un mensaje le pregunta cómo desea que se inicie la película:
automáticamente (Automáticamente) o al hacer clic en la película (Al hacer clic
encima).
Para iniciar automáticamente la película cuando muestre la diapositiva, haga clic en
Automáticamente. Para pausar una película mientras se está reproduciendo, haga clic en
ella. Para continuar reproduciendo la película, vuelva a hacer clic.
Para iniciar manualmente la película cuando haga clic en la diapositiva, haga clic en Al
hacer clic encima.
Al insertar una película, se agrega un efecto desencadenador de pausa. Se conoce como
desencadenador porque hay que hacer clic en una parte específica de la diapositiva para
reproducir la película. Por ejemplo, en una presentación, puede hacer clic en el marco de la
película para pausarla y volver a hacer clic para reanudarla.
Nota: Puede cambiar esta opción en cualquier momento. Haga clic en la película y, a
continuación, en Herramientas de películas, haga clic en la ficha Opciones. En el
grupo Opciones de las películas, seleccione la opción que desee en la lista Reproducir
película.
Reproducir una película a pantalla completa
Puede reproducir una película de modo que llene toda la pantalla cuando ofrezca la
presentación, en lugar de reproducirla como parte de una diapositiva dentro de la
presentación. Esto se conoce como reproducir una película a pantalla completa. Según la
resolución del archivo de película original, podría aparecer distorsionada cuando se amplíe.
Siempre debería obtener una vista previa de la película, de modo que si la película aparece
distorsionada o borrosa, puede deshacer la opción de pantalla completa. Generalmente,
una película pequeña que se configura para la reproducción a pantalla completa no se ve
bien cuando se amplía.
Si configura la película para que se muestre a pantalla completa y para que se inicie
automáticamente, puede arrastrar el marco de la película al área gris fuera de la
diapositiva, de forma que no esté visible en la diapositiva o flash hasta poco antes de que
la película pase a pantalla completa.
1. En la vista Normal, haga clic en el marco de la película en la diapositiva que desee
reproducir a pantalla completa.
Opciones, active la casilla de verificación Reproducir a pantalla completa.
128
Unidad 5 Obtener una vista previa de una película
En la vista Normal, haga clic en el marco de la película en la diapositiva de la que desee
obtener una vista previa.
En Herramientas de películas, en el grupo Reproducir de la ficha Opciones, haga clic
en Vista previa.
Sugerencias
También puede obtener una vista previa de una película en la vista Normal haciendo doble
clic sobre la misma.
Si la película o el archivo GIF animado forma parte de una secuencia de animación
personalizada, puede obtener una vista previa si hace clic en Reproducir en el panel de
tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos
utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos
comandos mientras trabaja en los archivos.) Personalizar animación.
Si hay varias diapositivas en la presentación, utilice el marcador de posición del título para
identificar la diapositiva que contiene el marco de la película, a fin de saber en qué
diapositiva tiene que hacer clic para reproducirla.
Si ha insertado una película como un objeto para reproducir con el Reproductor de
Microsoft Windows Media, tendrá que hacer clic en los botones Detener, Iniciar y
Pausar del Reproductor de Windows Media para controlar la película.
Reproducir una película en varias diapositivas
Quizá desee que la película que ha insertado en una presentación continúe
reproduciéndose cuando avance a la siguiente diapositiva. Para ello, tiene que especificar
cuándo debe detenerse la reproducción; de lo contrario se detendría al volver a hacer clic
con el mouse.
Nota: Debe tener un efecto reproducir para realizar el procedimiento siguiente. Si ya ha
insertado la película y selecciona Al hacer clic encima, puede cambiar a Automáticamente para agregar un efecto reproducir.
129
Cambiar de Al hacer clic encima a Automáticamente
1. En la vista Normal, haga clic en la película.
Opciones, en la lista Reproducir película, haga clic en Automáticamente.
Mantener la reproducción de la película en las diapositivas
Nota: Este procedimiento reproduce la película una vez por completo. No reproduce la
película repetidamente.
Opciones, en la lista Reproducir película, haga clic en Reproducir en todas las
diapositivas.
animación.
2. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona
estos comandos mientras trabaja en los archivos.) de Personalizar animación, haga clic
en la línea que representa el efecto de reproducción de película (la línea con el triángulo),
haga clic en la flecha y, a continuación, en Opciones de efectos.
3. Para mantener la reproducción de la película en varias diapositivas, en Detener
reproducción, haga clic en Después de y, a continuación, establezca el número de
diapositivas durante las que se debe reproducir el archivo.
Sugerencias: Si establece este valor en 999 (el máximo) y la película no es
suficientemente larga, se reproducirá durante toda la presentación y no deberá ajustar el
valor si agrega o elimina diapositivas de la presentación.
130
Reproducir una película continuamente durante una presentación
Quizás desee que una película se reproduzca durante una presentación o que siga
reproduciéndose hasta que la detenga. Si la duración de la película es menor que la de la
presentación, puede configurar la película para que se inicie otra vez después de finalizar a
fin de que siempre se esté reproduciendo alguna parte de la película durante la
presentación.
Opciones, active la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su
interrupción.
Sugerencia: Cuando repite una película, se reproduce repetidamente hasta que hace clic
en ella. También puede reproducir una película en varias diapositivas.
Notas: Si la película no se reproduce, vea el artículo La película no se reproduce para
solucionar el problema.
También puede eliminar una película.
Algunas partes de este artículo son fragmentos tomados de Cursos de Microsoft Office
Online.
Deseo agregar una película QuickTime (.mov) a la presentación
No es posible insertar un archivo de Apple QuickTime (.mov) en una presentación de
Microsoft Office PowerPoint 2007. Para reproducir una película de QuickTime durante la
presentación, siga uno de estos procedimientos:
Cree un hipervínculo a la película de QuickTime. Durante la presentación, haga clic en el
objeto o texto vinculado. QuickTime para Windows se iniciará y reproducirá la película
automáticamente.
Convierta el archivo en un archivo de vídeo de Microsoft Windows (.avi) o en otro formato
de archivo multimedia compatible que Office PowerPoint 2007 pueda insertar. Para
convertir el archivo, puede utilizar algunas versiones de QuickTime, como las versiones Pro.
Para obtener más información, consulte la documentación de QuickTime o visite el sitio
Web de Apple QuickTime.
131
Reproducir una animación de Adobe Macromedia Flash en una presentación
Si dispone de un gráfico animado creado mediante Adobe Macromedia Flash y guardado
como archivo Shockwave con la extensión .swf, puede reproducirlo en una presentación de
Microsoft Office PowerPoint 2007 mediante el control ActiveX denominado Shockwave
Flash Object y el reproductor de Adobe Macromedia Flash. Para reproducir el archivo de
Flash, agregue un control ActiveX a la diapositiva y cree un vínculo al archivo de Flash o
incruste el archivo en la presentación.
La configuración de seguridad de los controles ActiveX se encuentra en el Centro de
confianza, donde puede buscar opciones de seguridad y confidencialidad para los
programas de 2007 Microsoft Office system. Tal vez sea necesario ajustar las opciones de
seguridad para que los controles Active X se ejecuten. La configuración de ActiveX en el
Centro de confianza se aplica a todos los productos de versión Office 2007. Por ejemplo, si
cambia una opción de configuración en PowerPoint, dicha opción también se cambia en el
resto de los programas de Office que utilizan el Centro de confianza.
Importante:
El control Shockwave Flash Object tiene que estar registrado en el equipo para reproducir
el archivo de Flash en una presentación. Para ver si Shockwave Flash Object está
registrado, en el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Más controles
. Si Shockwave Flash Object aparece en la lista de controles, está registrado en el equipo.
Si no está registrado, descargue la versión más reciente de Flash Player desde el sitio Web
de Adobe para registrar Shockwave Flash Object en el equipo.
Para garantizar que las animaciones complejas se ejecuten correctamente, instale la
versión más reciente de Flash Player aunque haya versiones anteriores de Shockwave Flash
Object registradas en el equipo.
Agregar un archivo de Flash a una presentación
1. Instale Flash Player en el equipo.
2. En PowerPoint, en la vista Normal, muestre la diapositiva en la que desea reproducir la
animación.
de PowerPoint.
4. Haga clic en Más frecuentes y, a continuación, debajo de la sección Opciones
principales para trabajar con PowerPoint, active la casilla de verificación Mostrar
ficha Programador en la cinta de opciones. Después haga clic en Aceptar.
5. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Más controles .
6. En la lista de controles, haga clic en Shockwave Flash Object, haga clic en Aceptar y
arrástrelo a la diapositiva para dibujar el control.
132
Para cambiar el tamaño del control, arrastre los controladores de tamaño.
7. Haga clic con el botón secundario en Shockwave Flash Object y, a continuación, haga
clic en Propiedades.
8. En la ficha Alfabético, haga clic en la propiedad Película.
9. En la columna de valor (la celda en blanco situada junto a Película), escriba la ruta de
acceso completa de la unidad, incluido el nombre de archivo (por ejemplo,
C\:MiArchivo.swf) o el localizador uniforme de recursos (URL) del archivo de Flash que
desee reproducir.
10. Para establecer opciones específicas relativas a la reproducción de la animación, siga el
procedimiento siguiente y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Propiedades:
Para reproducir el archivo automáticamente cuando se muestre la diapositiva, establezca la
propiedad Playing en Verdadero. Si el archivo de Flash tiene un control Iniciar/Rebobinar
(Start/Rewind) integrado, puede establecer la propiedad Playing en Falso.
Si no desea que la animación se reproduzca repetidamente, establezca la propiedad Loop
en Falso.
Para incrustar el archivo de Flash de modo que pueda compartir la presentación con otros
usuarios, establezca la propiedad EmbedMovie en Verdadero. Sin embargo, para que el
archivo de Flash se ejecute, el control Shockwave Flash Object tiene que estar registrado
en cualquier equipo que ejecute la presentación.
Obtener una vista previa de una animación en la vista Presentación con
diapositivas
En el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en Presentación o
presione F5.
Para salir de la presentación y volver a la vista Normal, presione ESC.
La película no se reproduce
Hay muchos motivos por los que un archivo de película puede no reproducirse. Éstos son
algunos aspectos que debe comprobar:
Ha enviado la presentación por correo electrónico y el destinatario dice que la película no
se reproduce. Los archivos de película siempre están vinculados (objeto vinculado: objeto
que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo
una conexión entre los dos archivos.
133
Unidad 5 El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de
origen) y no forman parte de la presentación. Copie los archivos de la película en la misma
carpeta que la presentación. Luego utilice la característica Empaquetar para CD-ROM con el
fin de actualizar los vínculos y empaquetar los archivos asociados. O bien, actualice los
vínculos manualmente; para ello, copie los archivos de la película en la carpeta que
contiene la presentación y, a continuación, elimine las películas y vuelva a agregarlas.
Ha compartido la presentación o la ha copiado en un servidor de archivos de
red, y las películas ya no se reproducen. Los archivos de película siempre están
vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un
archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos.
El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de
origen) y no forman parte de la presentación. Mueva o copie los archivos de la película en
la misma carpeta que la presentación o en el servidor de archivos de red.
Luego utilice la característica Empaquetar para CD-ROM con el fin de actualizar los vínculos
y empaquetar los archivos asociados. O bien, actualice los vínculos manualmente; para
ello, copie los archivos de la película en la carpeta que contiene la presentación y, a
continuación, elimine las películas y vuelva a agregarlas.
Ha copiado la presentación en un CD y la película no se reproduce en otro
equipo. Copie los archivos de la película en la misma carpeta que la presentación. Luego
utilice la característica Empaquetar para CD-ROM con el fin de actualizar los vínculos a los
archivos de la película y vuelva a copiar la presentación en el CD.
Ha movido los archivos de la película a una nueva ubicación y ahora, cuando
ejecuta la presentación, la película no se reproduce.
Los archivos de película
siempre están vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y
se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos.
El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de
origen) y no forman parte de la presentación. Copie los archivos de la película en la misma
carpeta que la presentación. Luego utilice la característica Empaquetar para CD-ROM con el
fin de actualizar los vínculos y empaquetar los archivos asociados.
O bien, actualice los vínculos manualmente; para ello, copie los archivos de la película en la
carpeta que contiene la presentación y, a continuación, elimine las películas y vuelva a
agregarlas.
No puede encontrar ni reproducir el archivo de la película. Si el nombre de ruta de
acceso del archivo de película vinculado tiene más de 128 caracteres, Microsoft Office
PowerPoint 2007 no puede encontrarlo ni reproducirlo. Mueva o copie el archivo de película
en la misma carpeta que la presentación y, a continuación, elimine la película y vuelva a
agregarla para actualizar el vínculo (la información de ruta de acceso).
Ha insertado varias películas o sonidos, pero sólo se reproducen los que están
en la parte superior de la lista. Arrastre los iconos de película o los iconos de sonido
para separarlos entre sí e intente reproducirlos.
134
Unidad 5 El formato del archivo de película no es compatible con Office PowerPoint
2007. Intente reproducir la película fuera de Office PowerPoint 2007 con el Reproductor
de Microsoft Windows Media, que forma parte de Microsoft Windows. Inicie el Reproductor
de Windows Media y utilice el menú Archivo para abrir y reproducir el archivo de película
en el Reproductor de Windows Media (quizás tenga que maximizar la ventana para ver el
menú Archivo). Si la película no se reproduce, el Reproductor de Windows Media le
proporciona mensajes de error detallados y un vínculo de Ayuda que puede utilizar para
solucionar el problema.
Si la película se reproduce en el Reproductor de Windows Media, puede insertarla como un
clip multimedia en la presentación mediante el procedimiento siguiente:
1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Objeto.
2. En la lista Tipo de objeto, haga clic en Crear desde archivo y, a continuación,
escriba el nombre del archivo de película o haga clic en Examinar.
Nota: Una película que se reproduce en Office PowerPoint 2007 mediante el Reproductor
de Windows Media no puede tener asignados valores de configuración de animación ni
intervalos especiales. En su lugar, se reproduce haciendo clic en los botones del
Reproductor de Windows Media.
Si Office PowerPoint 2007 no reproduce el archivo de película en Office PowerPoint 2007 ni
en el Reproductor de Windows Media, intente crear un hipervínculo o un botón de
acción (botón de acción: botón ya confeccionado que puede insertar en su presentación y
definirle hipervínculos.) en la diapositiva y vincularla a un programa que pueda reproducir
el archivo de película.
El archivo de película se muestra como compatible con PowerPoint, pero no se
reproduce correctamente. Vea la lista de formatos de archivo compatibles con
PowerPoint. Aunque el archivo de película tenga una extensión de archivo enumerada
como compatible, puede no reproducirse correctamente si no está instalada la versión
adecuada del códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor.
archivo no se ha codificado en un formato reconocido por su versión de Microsoft
Windows. La codificación es el proceso de convertir los datos en una secuencia de unos y
ceros. Instale el códec correcto o vuelva a codificar el archivo
La película tiene títulos o subtítulos. Office PowerPoint 2007 no puede reproducir
películas con títulos o subtítulos. Para resolver el problema, intente crear un hipervínculo a
la película.
135
Unidad 5 La película se reproduce como un rectángulo blanco. El nombre de la ruta de
acceso al archivo de película vinculado tiene más de 128 caracteres y Office PowerPoint
2007 no puede encontrarlo ni reproducirlo. Mueva o copie el archivo de película en la
misma carpeta que la presentación y, a continuación, elimine la película y vuelva a
agregarla para actualizar el vínculo (la información de ruta de acceso).
La película se reproduce como un rectángulo negro. Esto suele indicar que la
aceleración de hardware es incompatible. Intente desactivar la opción de configuración
Aceleración de hardware, que se encuentra en el Panel de control.
Si utiliza monitores duales (a veces denominados múltiples monitores), asegúrese de que
ambos monitores están configurados con la misma resolución de pantalla en el Panel de
control o intente configurarlos con una resolución de pantalla inferior.
Eliminar una película o archivo GIF animado
1. En la vista Normal, haga clic en la diapositiva que contiene la película o el archivo
GIF (GIF: formato de archivo de gráficos (extensión .gif en Windows) utilizado para
mostrar gráficos con colores indizados en el World Wide Web. Admite hasta 256 colores y
utiliza compresión sin pérdida, es decir, no se pierde ningún dato de la imagen cuando se
comprime el archivo.) animado que desee eliminar.
2. Haga clic en la película o en el archivo GIF animado y, a continuación, presione
SUPRIMIR.
Para eliminar varias películas o varios archivos GIF animados, repita estos pasos con cada
diapositiva que contenga la película o los archivos GIF animados que desea eliminar.
Nota: Si la película o el archivo GIF animado están en un patrón de diapositivas (patrón de
diapositivas: diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada,
incluidos los estilos de fuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición,
diseño de fondo y combinaciones de colores.), bastará con eliminarlo una vez del patrón de
diapositivas. Para mostrar el patrón de diapositivas, en el grupo Vistas de presentación
de la ficha Vista, haga clic en Patrón de diapositivas.
136
Unidad 5 Formatos de archivo multimedia compatibles
audio y vídeo.
Formato
de
archivo
Extensión
Más información
Archivo
de audio
AIFF
.aiff
Archivo
de audio
AU
.au
Web.
Archivo
MIDI
.mid o
.midi
Archivo
de audio
MP3
.mp3
comprimido con el códec (códec: abreviatura de
Archivo
de audio
de
Windows
.wav
Archivo
de
Windows
Media
Audio
.wma
137
Unidad 5 Formatos de archivos de vídeo
Formato
de
archivo
Extensión
Más información
Archivo
de
Windows
Media
.asf
Archivo
de vídeo
de
Windows
.avi
recursos). Es el más común de los formatos porque el contenido
Archivo
de
película
.mpg o
.mpeg
Archivo
de
Windows
Media
Video
.wmv
equipo.
la versión adecuada del códec (códec: abreviatura de compresor/descompresor. Software o
hardware usado para comprimir y descomprimir medios digitales.) o si el archivo no está
codificado en un formato que su versión de Microsoft Windows reconozca. La codificación
es el proceso de convertir los datos en una secuencia de unos o ceros.
138
Unidad 5 Importar contenido de otras versiones de PowerPoint
Abrir una presentación de PowerPoint 2007 en una versión anterior de
PowerPoint
Para abrir una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 en una versión anterior de
PowerPoint, puede usar el formato de archivo binario (binario: archivo que contiene
información codificada que se interpreta de acuerdo con la aplicación que lo creó. En
general, un archivo binario se puede modificar sólo en la aplicación en la que se creó.)
(.ppt) antiguo o el nuevo formato de archivo basado en el Lenguaje de marcado extensible
(XML, Extensible Markup Language) (Lenguaje de marcado extensible (XML): forma
abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los
programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y
presentar información.) (.pptx). Para obtener más información sobre las diferencias entre
los dos formatos de archivo, vea Formatos de archivo compatibles con PowerPoint 2007.
Guardar la presentación de Office PowerPoint 2007 en el formato de PowerPoint
97-2003
Para asegurarse de que puede abrir la presentación de Office PowerPoint 2007 (.pptx) en
una versión anterior de PowerPoint, puede guardar una copia de ella que sea compatible
con PowerPoint 97-2003.
Importante: Para evitar que se conviertan los gráficos SmartArt y los objetos (objeto:
objetos OLE.) de la presentación en imágenes de mapas de bits (mapa de bits: imagen
creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se
han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como
archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión .bmp.), guarde la copia de la
presentación de Office PowerPoint 2007 y, a continuación, guarde la copia como archivo de
PowerPoint 97-2003. PowerPoint 97-2003 no reconoce los nuevos gráficos SmartArt ni los
objetos visuales que están disponibles en Office PowerPoint 2007 y los convertirá en mapas
de bits para mantener su aspecto. No puede cambiar algunos aspectos de los mapas de
bits, como el grosor de línea, el color de relleno y otras propiedades específicas de Office
PowerPoint 2007.
1. En Office PowerPoint 2007, abra la presentación que desee guardar como archivo de
PowerPoint 97-2003.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , señale la flecha situada junto a Guardar
como y, a continuación, haga clic en Presentación de PowerPoint 97-2003.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la presentación o no haga
nada para aceptar el nombre de archivo sugerido.
139
Unidad 5 4. En la lista Guardar en, seleccione la ubicación en la que desee guardar la presentación
o no haga nada para aceptar la ubicación sugerida.
El archivo se guarda en el formato de archivo de presentación de PowerPoint 97-2003
(.ppt) que puede abrir en las versiones de PowerPoint 97 a PowerPoint 2003.
Descargar e instalar las actualizaciones y los convertidores de las versiones
anteriores de PowerPoint
Para abrir, editar y guardar la presentación de Office PowerPoint 2007 en una versión
anterior de PowerPoint sin guardarla primero en el formato de archivo de la versión
anterior, puede descargar el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para los
formatos de archivo de la versión 2007 de Office Word, Excel y PowerPoint.
Importante: 2007 Microsoft Office system admite los convertidores de Office 2000, Office
XP y Office 2003, y los convertidores admiten la versión de Microsoft Windows 2000 y
versiones posteriores.
En el equipo que tiene instalada una versión anterior de PowerPoint a Office PowerPoint
2007, siga uno de estos procedimientos:
Descargue e instale el Paquete de compatibilidad para 2007 Office system desde el sitio
Web Descargas y actualizaciones de Microsoft Office.
Después de instalar las actualizaciones y los convertidores, todas las presentaciones que
abra en Office PowerPoint 2007 se convierten automáticamente para que pueda
modificarlas y guardarlas. Las características y el formato que son específicos de Office
PowerPoint 2007 puede que aparezcan en versiones anteriores de PowerPoint, pero están
disponibles si guarda y vuelve a abrir la presentación en Office PowerPoint 2007. Para
obtener más información sobre las características y el formato que quizá no aparezca, vea
Características que cambian o se pierden al abrir una presentación de PowerPoint 2007 en
una versión anterior de PowerPoint.
Abra la presentación de Office PowerPoint 2007. Si aún no ha descargado e instalado el
paquete de compatibilidad, verá instrucciones sobre cómo hacerlo.
Importante: PowerPoint 97-2003 no reconoce los nuevos gráficos SmartArt ni los
objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados
en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra
aplicación son objetos OLE.) visuales que están disponibles en Office PowerPoint 2007 y los
convertirá en mapas de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos
pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados
para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen
tener la extensión .bmp.) para conservar su aspecto. No puede cambiar algunos aspectos
de los mapas de bits, como el grosor de línea, el color de relleno y otras propiedades
específicas de Office PowerPoint 2007.
140
Unidad 5 Usar PowerPoint 2007 para abrir o guardar una presentación en otro formato de archivo
de PowerPoint 95 y anteriores.
Si guarda la presentación de Office PowerPoint 2007 en un formato de archivo de una
versión anterior de PowerPoint, puede que no se conserven el formato ni las características
que son propias de Office PowerPoint 2007. Para obtener más información, vea
Características que cambian al abrir una presentación de PowerPoint 2007 en una versión
anterior de PowerPoint.
En Office PowerPoint 2007, abra la presentación que desee guardar en un formato de
archivo distinto.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para la presentación o
acepte el nombre de archivo sugerido.
En la lista Guardar como tipo, seleccione el formato de archivo que desee y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Comprobador de compatibilidad
Utilice el Comprobador de compatibilidad para identificar posibles pérdidas de funcionalidad
cuando guarde la presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 en un formato de
archivo de una versión anterior de PowerPoint. Este documento contiene mensajes que
genera el Comprobador de compatibilidad. Utilice la información de cada mensaje para ver
qué lo causa y para obtener sugerencias sobre qué acción llevar a cabo.
Existen dos tipos diferentes de mensajes del Comprobador de compatibilidad. En el caso
más común, perderá la funcionalidad de modificación al abrir el archivo en una versión
anterior de PowerPoint. Por ejemplo, si guarda una presentación con un gráfico SmartArt
en un formato de una versión anterior de PowerPoint y abre ese archivo en una versión
anterior de PowerPoint, el gráfico SmartArt cambiará a una imagen. Sin embargo, si abre el
archivo de nuevo en Office PowerPoint 2007 y no realiza ninguna modificación en dicha
imagen de gráfico SmartArt, puede continuar modificando el gráfico SmartArt. Estos tipos
de mensajes incluyen la frase “en versiones anteriores de PowerPoint” en los mismos. En el
segundo caso, perderá la funcionalidad de forma permanente. Por ejemplo, si ha
modificado el texto del marcador en un diseño personalizado, el texto del marcador se
perderá de forma permanente.
No puede modificar determinado contenido de Office PowerPoint 2007 en versiones
anteriores de PowerPoint. Por ejemplo, las formas y el texto con efectos nuevos se
convierten en imágenes (mapas de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de
puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos
cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de
bits suelen tener la extensión .bmp.)) en versiones anteriores de PowerPoint para
garantizar que tengan el mismo aspecto en una presentación. Por tanto, no puede cambiar
el ancho de línea, el color de relleno ni otros aspectos de las formas y el texto. Además,
una vez que el texto se convierte en un mapa de bits, las animaciones de dicho texto no se
muestran durante la presentación.
141
Sugerencia: Si desea modificar un gráfico SmartArt, una forma u otros objetos (objeto:
objetos OLE.) de la presentación de Office PowerPoint 2007, guarde una copia de la
presentación de Office PowerPoint 2007 y, a continuación, guarde la copia como un archivo
de PowerPoint 97-2003.
Al hacer esto, podrá realizar cambios en la presentación de Office PowerPoint 2007
original, si los gráficos SmartArt, las formas o los otros objetos se convierten en imágenes
al guardar la presentación en el formato de archivo de una versión anterior.
"La forma ya no puede modificarse, aunque el texto de la misma sí se puede
modificar al usar versiones anteriores de PowerPoint".
Para mantener el aspecto visual de la forma, algunos efectos se convierten en imágenes
que se utilizan como relleno de la forma. Puede modificar cualquier texto porque éste
aparece sobre estas imágenes.
Solución posible
imagen y textura).
Quitar los efectos o el relleno degradado.
La forma y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones
Para mantener el aspecto visual de la forma, ésta y el texto de la misma se convierten en
una imagen que no puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Texto con uno o más de los efectos
Quitar el efecto de texto, contorno o relleno.
Texto tachado o con doble tachado,
columnas de texto, texto con niveles de
sangría 6 - 9 o texto vertical.
Quitar estos efectos mediante los botones
del grupo Fuente o del grupo Párrafo de la
ficha Inicio.
imagen y textura).
142
"Las formas agrupadas y el texto de las mismas no pueden modificarse al usar
imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
efectos siguientes aplicados a todas las
imagen y textura).
Quitar los efectos 3D.
"El gráfico SmartArt y el texto del mismo no pueden modificarse al usar
Para mantener el aspecto visual del gráfico SmartArt, éste se convierte en una imagen que
no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Un gráfico SmartArt.
Los gráficos SmartArt se convierten en un
objeto simple que no se puede modificar en
versiones de PowerPoint anteriores a Office
PowerPoint 2007. No obstante, puede convertir
el gráfico SmartArt en formas individuales, que
después se pueden modificar utilizando
versiones anteriores de PowerPoint. Tenga en
cuenta que una vez que convierta el gráfico
SmartArt en formas individuales, ya no está
disponible la funcionalidad en las fichas
Herramientas de SmartArt.
"La tabla y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones
Para conservar el aspecto visual de la tabla, ésta se convierte en una imagen que no se
puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Una tabla con WordArt en las celdas.
Quitar el estilo de WordArt.
Una tabla con uno o más de los efectos
Quitar los efectos.
143
"Los efectos en la forma se eliminan al usar versiones anteriores de PowerPoint".
Cuando agrega un efecto a una forma que hace que la imagen convertida sea superior a
30 megabytes (MB), aparece este mensaje.
forma contiene
Solución posible
bordes suaves, giro 3D o rellenos
(degradado, imagen y textura).
"Los efectos en formas agrupadas se eliminan en versiones anteriores de PowerPoint".
imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint y se eliminan los
efectos.
Solución posible
siguientes efectos aplicados a todas las
imagen y textura).
Quitar el efecto 3D.
"Las personalizaciones específicas del documento agregadas a la barra de
herramientas de acceso rápido y las partes personalizadas de la interfaz de
usuario se pierden si se guardan".
Podría recibir este mensaje si la presentación contiene una barra de herramientas de acceso
rápido personalizada, partes personalizadas de la interfaz de usuario que no se admiten en
versiones de PowerPoint anteriores a Office PowerPoint 2007, o ambas. Estas características
personalizadas no estarán disponibles en versiones anteriores de PowerPoint.
Solución posible
Uno o más botones agregados a la barra
de herramientas de acceso rápido
específicos en esta presentación.
Dado que la interfaz de usuario de la Cinta de
opciones en Office PowerPoint 2007 es muy
diferente a los menús y barras de herramientas
de versiones anteriores de PowerPoint, las
personalizaciones llevadas a cabo en Office
PowerPoint 2007 no están disponibles en
versiones anteriores de PowerPoint.
Una interfaz personalizada.
En versiones anteriores de PowerPoint, puede
agregar comandos personalizados similares a las
barras de herramientas y menús.
144
"Un gráfico en este documento puede contener datos en celdas que están fuera
del límite de columna y fila del formato de archivo seleccionado. Los datos más
allá de 256 (IV) columnas y 65.536 filas no se pueden guardar".
En Microsoft Office Excel 2007, el tamaño de la hoja de cálculo es de 16.384 columnas y
1.048.576 filas, pero el tamaño de la hoja en versiones anteriores es solo de 256 columnas
y 65.536 filas. Los datos de las celdas que ocupen más de este límite de fila y columna se
pierden en versiones anteriores de Excel. Las referencias de fórmula a los datos en esta
área devolverán un error #REF!.
Solución posible
Un gráfico creado desde los datos en las
celdas que están fuera del límite de
columna y fila del formato de archivo
seleccionado.
En el Comprobador de compatibilidad de
Office Excel 2007, haga clic en Buscar para
localizar las celdas y rangos que ocupan más
de los límites de columna y fila, selecciónelos
y colóquelos dentro de los límites de fila y
columna o en otra hoja mediante los
comandos Cortar y Pegar.
"Se eliminará el código asociado a los objetos del diseño personalizado si se
guardan".
Cuando guarda una presentación de Office PowerPoint 2007 que contiene un diseño
personalizado con uno o más controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla
de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o
secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control
en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de
secuencias de comandos de Microsoft.) como presentación de PowerPoint 97-2003 (.ppt),
aparece este mensaje.
Solución posible
Uno o más controles ActiveX agregados al
Si su presentación no contiene código, haga
clic en Continuar.
Si su presentación contiene código, haga clic
en Cancelar.
Notas: En Office PowerPoint 2007, no es posible guardar código asociado a controles
ActiveX en diseños personalizados en formatos de archivo de versiones previas de
PowerPoint.
Para evitar que el código se pierda o se dañe, guarde el archivo como una presentación de
PowerPoint (.pptx).
145
"El texto del mensaje personalizado en diseños personalizados se quitará en
versiones anteriores de PowerPoint."
Cuando se guarda una presentación que contiene un diseño personalizado con texto de
mensaje personalizado, aparece este mensaje.
Solución posible
Un diseño personalizado con texto de
mensaje personalizado.
Elimine el texto de mensaje personalizado del
En la vista Patrón de diapositivas, seleccione
el texto personalizado dentro del marcador de
posición (marcadores de posición: cuadros con
bordes punteados que forman parte de la
mayor parte de diseños de diapositivas. Estos
cuadros mantienen el título y el texto principal
u objetos como gráficos, tablas e imágenes.)
y, a continuación, elimínelo. Una vez que el
texto personalizado se elimine, se devolverá el
texto del marcador predeterminado.
"Se quitará la animación aplicada a los marcadores en los diseños personalizados si se guarda".
Cuando se agrega un efecto de animación a un marcador de posición (marcadores de
posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de
tablas e imágenes.) en un diseño personalizado, aparece este mensaje.
Solución posible
Un efecto de animación agregado a un
Elimine el efecto de animación del marcador
de posición realizando lo siguiente:
1. En la vista Patrón de diapositivas, seleccione
el marcador de posición.
Animaciones, haga clic en Personalizar
animación.
3. En el panel de tareas (panel de tareas:
ventana de una aplicación Office que
proporciona comandos utilizados
frecuentemente. Su ubicación y pequeño
tamaño le permiten utilizar estos comandos
mientras trabaja en los
archivos.)Personalizar animación, haga clic
en Quitar.
146
"Es posible que se eliminen animaciones de formas que no se pueden editar al
usar versiones anteriores de PowerPoint".
Al aplicar efectos de animación determinados a las formas y guardar la presentación en el
formato de archivo de versiones anteriores de PowerPoint, puede que no se vean las
animaciones. Esto se debe a que la animación está en texto o en una forma que se ha
convertido en una imagen.
Solución posible
Un efecto de animación aplicado a una
forma que no se podrá modificar.
Elimine la animación realizando lo siguiente:
1. Haga clic en la forma que contiene la
animación que desea eliminar.
Animaciones, en la lista Animar,
seleccione Sin animación.
"Los controles ActiveX no inicializados se convierten en objetos estáticos si se
guardan".
Si se guarda una presentación que contiene un control ActiveX (control ActiveX: control,
como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta
macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para
el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el
Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) sin inicializar, aparece este mensaje. Un
control ActiveX sin inicializar es un control que no se ha habilitado.
Solución posible
Un control ActiveX sin inicializar.
Elimine el control ActiveX de la presentación.
Formatos de archivo compatibles con PowerPoint 2007
Con Microsoft Office PowerPoint 2007 puede guardar las presentaciones en cualquiera de
los tipos de archivos que se citan a continuación.
de PowerPoint 95 (o anteriores).
147
Guardar como
tipo de archivo
Extensión
Utilice para guardar
Presentación de
PowerPoint
.pptx
Una presentación de Office PowerPoint 2007, que es un
archivo de formato habilitado para XML, de forma
predeterminada.
Presentación de
PowerPoint
habilitada para
macros
.pptm
Una presentación que contiene código de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones
(VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft
Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones
basadas en Microsoft Windows y que se incluye en
varios programas de Microsoft.).
Presentación de
PowerPoint 972003
.ppt
Una presentación que se puede abrir desde la versión de
2003.
Formato de
documento PDF
.pdf
Publicar como PDF o XPS: formato de archivo
electrónico basado en PostScript desarrollado por Adobe
Systems que conserva el formato del documento y
permite compartir archivos.
Formato de
documento XPS
.xps
Publicar como PDF o XPS: nuevo formato de papel
electrónico de Microsoft para el intercambio de
documentos en su forma final. Podrá guardar como un
archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft
Office system únicamente después de instalar un
complemento. Para obtener más información, vea
Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo
como PDF y XPS.
Plantillas de
diseño de
PowerPoint
.potx
Una presentación en forma de plantilla que puede
utilizarse para dar formato a futuras presentaciones.
Plantilla de
diseño de
PowerPoint
habilitada para
macros
.potm
Una plantilla que incluye las macros aprobadas
previamente que puede agregar a una plantilla para
utilizarlas en una presentación.
Plantilla de
diseño
PowerPoint 972003
.pot
Una plantilla que se puede abrir desde la versión de
2003.
Tema de Office
.thmx
Una hoja de estilos que incluye definiciones de un tema
de color, tema de fuente y tema de efecto.
148
Presentación de
PowerPoint
.pps; .ppsx
Una presentación que siempre se abre en la vista
Presentación con diapositivas en lugar de abrirse en la
vista Normal.
Presentación de
PowerPoint
habilitada para
macros
.ppsm
Una presentación con diapositivas que incluye las
macros aprobadas previamente que pueden ejecutarse
desde una presentación.
Presentación de
PowerPoint 972003
.ppt
Una presentación con diapositivas que se puede abrir
desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de
Office PowerPoint 2003.
Complemento de
PowerPoint
.ppam
Un complemento que almacena comandos
personalizados, código de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) y funciones especializadas como un complemento.
Complemento de
PowerPoint 972003
.ppa
Un complemento que se puede abrir desde la versión de
2003.
Página Web de
un solo archivo
.mht;
.mhtml
Una página Web como un solo archivo con un archivo
.htm y todos los archivos auxiliares, como imágenes,
archivos de sonido, hojas de estilos en cascada,
secuencias de comandos, etc. Es útil para enviar por
correo electrónico una presentación
Página Web
.htm;
.html
Una página Web como una carpeta con un archivo .htm
y todos los archivos auxiliares, como imágenes, archivos
de sonido, hojas de estilo en cascada, secuencias de
comandos, etc. Es útil para exponer en un sitio o editar
con Microsoft Office FrontPage u otro editor HTML.
GIF (Formato de
intercambio de
gráficos)
.gif
Web. El formato de archivo GIF sólo admite 256 colores
y, por tanto, es más eficaz para imágenes digitalizadas,
como ilustraciones, en vez de fotografías en color. El
formato GIF también puede ser útil para dibujos tipo
línea, imágenes en blanco y negro, y texto pequeño que
sólo tiene algunos píxeles. Este formato admite la
animación y los fondos transparentes.
Formato de
archivo JPEG
.jpg
Web.
El formato de archivo JPEG admite 16 millones de
colores y se adapta mejor a las fotografías y a los
gráficos complejos.
Formato PNG
(Portable
Network
Graphics)
.png
Web. World Wide Web Consortium (W3C) aprobó el
formato PNG como estándar para sustituir el formato
GIF. PNG no admite animación como los GIF. Además,
algunos exploradores más antiguos no admiten este
formato de archivo.
149
TIFF (Formato
Tag Image File)
.tif
Web.
TIFF es el formato de archivo más adecuado para
almacenar imágenes de mapa de bits en equipos
personales. Los gráficos TIFF pueden tener cualquier
resolución, pueden ser en blanco negro, en escala de
grises o en color.
Mapa de bits
independiente del
dispositivo
.bmp
Web.
Un mapa de bits es una representación de una imagen
de gráficos en la memoria del equipo que consta de filas
y columnas de puntos. El valor de cada punto
(independientemente de si está rellenado o no) se
almacena en uno o más bits de datos.
Metarchivo de
Windows
.wmf
con Windows 3.x y posteriores).
Metarchivo de
Windows
mejorado
.emf
con Windows 95 y posteriores).
Esquema/RTF
.rtf
Un esquema de presentación como un documento de
sólo texto que proporciona tamaños de archivo más
pequeños y la posibilidad de compartir archivos sin
macros con otros usuarios que utilicen una versión
diferente de PowerPoint o del sistema operativo. El texto
del panel de notas no se guarda con este formato de
archivo.
Diapositiva de
PowerPoint
.sldx
Un archivo de diapositivas autónomo.
150
Unidad 5 Características que cambian al abrir una presentación de PowerPoint 2007 en
una versión anterior de PowerPoint
Las siguientes características cambian al abrir la presentación de Microsoft Office
PowerPoint 2007 en versiones anteriores del producto (teniendo instalado el Paquete de
compatibilidad para formatos de archivos de Microsoft Office Word, Excel y PowerPoint
2007).
Característica de Office PowerPoint
2007
Qué ocurre con la característica al abrir
una presentación de Office PowerPoint
2007 en una versión anterior
Gráficos (salvo los de Microsoft Graph)
Los gráficos se convierten en objetos OLE (OLE:
tecnología de integración de programas que se
puede utilizar para compartir información entre
programas. Todos los programas de Office
admiten OLE, de manera que es posible
compartir información a través de objetos
vinculados e incrustados.), que se pueden
editar. Sin embargo, puede que el aspecto de
un gráfico sea distinto al editarlo en una versión
anterior de PowerPoint y, a continuación, volver
a abrirlo en Office PowerPoint 2007.
Diseños (diseño: organización de
elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas,
gráficos, autoformas y películas, en una
diapositiva.) de diapositivas
personalizados
Los diseños de diapositivas personalizados con
fondos específicos, transiciones de diapositivas
únicas, etc. se representan como varios
patrones (patrón: vista de diapositiva o página
en la que define el formato de todas las
diapositivas o páginas de la presentación. Cada
presentación tiene un patrón por cada
componente clave: diapositivas, diapositivas de
título, notas del orador y documentos de la
audiencia.).
Sombras
Las sombras exteriores suavizadas se
convierten en sombras duras que se pueden
editar.
Ecuaciones
Las ecuaciones se convierten en imágenes que
no se pueden editar. No obstante, si, a
continuación, vuelve a abrir el archivo en Office
PowerPoint 2007, la ecuación se vuelve a poder
editar.
Fuentes del encabezado y del cuerpo
Las fuentes del encabezado y del cuerpo se
convierten a formato estático. Si, a
continuación, vuelve a abrir el archivo en Office
PowerPoint 2007 y usa un estilo distinto, estas
fuentes no cambian automáticamente.
151
Formas, imágenes, objetos (objeto:
tabla, gráfico, ecuación u otra forma de
información. Los objetos creados en
una aplicación, por ejemplo, hojas de
cálculo, y vinculados o incrustados en
otra aplicación son objetos OLE.),
animaciones y efectos nuevos, entre los
que se incluyen:
Unidad 5 Las características o los efectos nuevos
disponibles en Office PowerPoint 2007 se
convierten a imágenes que no se pueden editar
en versiones anteriores de PowerPoint.
Texto bidimensional (2D) o
tridimensional (3D)
Esquemas de degradado de las formas
o el texto
Tachado y doble tachado del texto
Rellenos de degradado, imagen y
textura del texto
Sombras, bordes suaves, reflejos y la
mayor parte de los efectos 3D de
cualquier tipo de objeto
Gráficos SmartArt
Los gráficos SmartArt se convierten en
imágenes que no se pueden editar en versiones
anteriores de PowerPoint.
Temas (tema: combinación de colores
de temas, fuentes de temas y efectos
de temas. Se puede aplicar un tema a
un archivo mediante una selección
única.)
Los temas se convierten en estilos (estilo:
combinación de características de
formato, como fuente, tamaño de fuente y
sangría, que se nombra y almacena como un
conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las
instrucciones de formato de ese estilo se
aplican al mismo tiempo.). Si se vuelve a abrir
el archivo en Office PowerPoint 2007, no se
puede cambiar automáticamente el estilo
mediante el uso de temas.
Colores del tema (colores del tema:
conjunto de colores que se utiliza en un
archivo. Los colores del tema, las
fuentes del tema y los efectos del tema
constituyen un tema.)
Los colores del tema se convierten en
estilos (estilo: combinación de características de
aplican al mismo tiempo.).
Si, a continuación, se vuelve a abrir el archivo
en Office PowerPoint 2007, no se puede
cambiar automáticamente el estilo mediante el
uso de los colores del tema.
152
Unidad 5 Efectos del tema (efectos de tema:
conjunto de atributos visuales que se
aplica a los elementos de un archivo.
Los efectos de tema, los colores de
tema y las fuentes de tema constituyen
un tema.)
Los efectos del tema se convierten en
estilo (estilo: combinación de características de
aplican al mismo tiempo.). Si, a continuación,
se vuelve a abrir el archivo en Office
PowerPoint 2007, no se puede cambiar
automáticamente el estilo mediante el uso de
los efectos del tema.
Fuentes del tema (fuentes de tema:
conjunto de fuentes mayores y menores
que se aplica a un archivo. Las fuentes
de tema, los colores de tema y los
efectos de tema constituyen un tema.)
Las fuentes del tema se convierten en
estilo (estilo: combinación de características de
aplican al mismo tiempo.). Si, a continuación,
se vuelve a abrir el archivo en Office
PowerPoint 2007, no se puede cambiar
automáticamente el estilo mediante el uso de
las fuentes del tema.
Determinar si una presentación de PowerPoint 2007 es compatible con
versiones anteriores de PowerPoint
de PowerPoint 95 o anteriores.
Para asegurarse de que puede abrir la presentación de Office PowerPoint 2007 en una
versión anterior de PowerPoint, así como para reducir pérdidas importantes de
funcionalidad y fidelidad, puede ejecutar el Comprobador de compatibilidad de Office
PowerPoint 2007.
Este comprobador busca posibles problemas de compatibilidad entre Office PowerPoint
2007 y las versiones anteriores de PowerPoint; además, crea un informe para ayudar al
usuario a resolver los problemas.
Como ejemplo de pérdida de funcionalidad, algunos de los nuevos efectos de las formas de
Office PowerPoint 2007 (como los reflejos y el resplandor) aparecen como imágenes en
versiones anteriores de PowerPoint. Para obtener más información sobre otras
características y elementos de Office PowerPoint 2007 que pueden cambiar, vea
Características que cambian o se pierden al abrir una presentación de PowerPoint 2007 en
una versión anterior de PowerPoint.
Importante: Al trabajar en una presentación en el modo de compatibilidad, si la
presentación está en el formato de archivo de PowerPoint 97-2003 en vez de en el nuevo
formato de archivo de Office PowerPoint 2007 (.pptx), al guardar la presentación se
ejecuta automáticamente el Comprobador de compatibilidad.
153
Para ejecutar el Comprobador de compatibilidad, siga este procedimiento:
1. En Office PowerPoint 2007, abra la presentación para la que desee que se compruebe la
compatibilidad.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , elija Preparar y, a continuación, haga clic
en Ejecutar comprobador de compatibilidad.
Para comprobar la compatibilidad de la presentación cada vez que la guarde, en el cuadro
de diálogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Office PowerPoint, active
la casilla de verificación Comprobar la compatibilidad al guardar esta presentación.
Revisar y agregar comentarios a una presentación
Escribir en las diapositivas durante una presentación
Cuando use Microsoft Office PowerPoint 2007 para ofrecer una presentación, puede dibujar
círculos, subrayados y flechas, u otras marcas en las diapositivas para dar énfasis a un
punto o mostrar conexiones.
Para escribir en las diapositivas durante una presentación, siga este procedimiento:
1. En Presentación con diapositivas, haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en la diapositiva donde desee escribir, elija Opciones de puntero y, a
continuación, haga clic en una opción de pluma o de resaltado.
2. Mantenga presionado el botón primario del mouse y arrastre para escribir o dibujar en
las diapositivas.
Mostrar marcas y comentarios de revisión
Para leer los comentarios que los revisores han agregado a la presentación, siga el
procedimiento siguiente:
1. En el grupo Comentarios de la ficha Revisar, haga clic en Mostrar marcas.
2. Use los botones Anterior y Siguiente para desplazarse por los comentarios.
154
¿Qué ha ocurrido con el comando Enviar para revisión?
El comando Enviar para revisión no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007. En
las versiones anteriores de PowerPoint, si se utilizaba el comando Enviar para revisión con
Microsoft Office Outlook u otro programa de correo electrónico, se podían solicitar
comentarios sobre el borrador de una presentación a revisores, por ejemplo compañeros
de trabajo o socios.
Para enviar una presentación de Office PowerPoint 2007 a los revisores, adjúntela a un
mensaje de correo electrónico. Los revisores pueden comentar la presentación con la
característica Comentarios (ubicada en el grupo Comentarios de la ficha Revisar) de
Office PowerPoint 2007 y, a continuación, adjuntar la presentación marcada a un mensaje
que le envíen. Con la característica Comentarios de Office PowerPoint 2007, el usuario o
los revisores pueden hacer lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
Mostrar u ocultar las revisiones
Agregar nuevos comentarios
Modificar comentarios existentes
Eliminar comentarios
Ir a un comentario anterior
Ir al comentario siguiente
Nota: Si utiliza PowerPoint 2003 o una versión anterior para enviar una presentación a
revisión, los revisores que utilicen Office PowerPoint 2007 pueden ver y agregar
comentarios a la presentación, pero usted no puede combinar sus comentarios con la
misma.
•
•
•
Forma
Cuadro de texto
155
El borde punteado representa el marcador de
posición que contiene el texto de título de la
diapositiva.
Para agregar texto principal o texto de título a
un marcador de posición en una diapositiva,
siga este procedimiento:
Haga clic dentro de un marcador de posición
de texto y, a continuación, escriba o pegue el
texto.
contener texto.
Cuando escribe texto en una forma, el texto se adjunta a la forma, se mueve y gira junto
con ella. Asimismo, puede superponer texto que sea independiente de la forma y no se
mueva a la vez que la forma.
156
cuadro de texto.
Colaboración
Establecer una contraseña para abrir o modificar un documento, un libro o una
presentación
En 2007 Microsoft Office system, puede usar contraseñas para impedir que otras personas
abran o modifiquen los documentos de Microsoft Office Word 2007, los libros de Microsoft
Office Excel 2007 y las presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2007.
En este artículo se describe cómo establecer una contraseña para abrir o modificar un
archivo, y cómo cambiarla o quitarla. En otros artículos se describe el uso de las
contraseñas para proteger el formato de los documentos y proteger los elementos de las
hojas de cálculo o de los libros.
Establecer una contraseña para un documento
Para permitir que sólo los revisores autorizados vean o modifiquen el contenido, puede
proteger el documento completo con una contraseña.
2. Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales.
3. Siga uno o ambos procedimientos:
Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder ver el documento,
especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura. Si desea que los
revisores escriban una contraseña para poder guardar los cambios en el documento,
especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de escritura.
Notas:
Contraseña de apertura. De forma predeterminada, esta característica utiliza cifrado avanzado. El cifrado es un método estándar que se utiliza para que el archivo sea más seguro.
Contraseña de escritura. Esta característica no utiliza ningún método de cifrado. Se ha
diseñado para que pueda colaborar con los revisores de contenido en los que confía, no
para que el archivo sea más seguro.
Ambas contraseñas. Puede asignar ambas contraseñas: una para tener acceso al archivo y otra para proporcionar a revisores específicos permiso para modificar el contenido.
Asegúrese de que cada contraseña es diferente.
157
Importante: Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos
elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura,
Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más
caracteres es todavía mejor.
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.
Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan
a proteger.
1. Si no desea que los revisores de contenido modifiquen el archivo por error, active la
casilla de verificación Recomendado sólo lectura. Al abrir el archivo, se preguntará a los
revisores si desean abrir el archivo como de sólo lectura.
2. Haga clic en Aceptar.
Cuando se le indique, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
5. Si se le pregunta si desea reemplazar el documento existente, haga clic en Sí.
Establecer una contraseña para un libro
especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura.
Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder guardar los cambios en el
documento, especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de escritura.
Notas:
158
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde
las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.
Nota: La protección de un libro completo con una contraseña es distinta de la protección de
libros y hojas de cálculo que puede establecer en la ficha Revisar, en el grupo Cambios.
Establecer una contraseña para una presentación
especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura.
Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder guardar los cambios en el
documento, especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de escritura.
Notas:
159
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla.
Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan
a proteger.
Cambiar una contraseña
Abra el archivo con la contraseña de apertura y como lectura y escritura.
Abra el archivo con la contraseña de escritura y como lectura y escritura.
4. Seleccione la contraseña existente y, a continuación, escriba una contraseña nueva.
6. Cuando se le indique, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla y, a continuación,
8. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en Sí.
160
Quitar una contraseña
Abra el archivo con la contraseña de apertura y como lectura y escritura.
Abra el archivo con la contraseña de escritura y como lectura y escritura.
4. Seleccione la contraseña y presione SUPRIMIR.
7. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en Sí.
161
Unidad 5 Crear una presentación
Agregar un título a una imagen en un álbum de fotografías
1. Abra la presentación del álbum de fotografías.
3. En Opciones de imagen, active la casilla de verificación Títulos debajo de TODAS
las imágenes.
Nota: Si el cuadro de diálogo Títulos debajo de TODAS las imágenes no está
disponible, debe especificar en primer lugar un diseño (diseño: organización de elementos,
como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas,
en una diapositiva.) para las imágenes del álbum de fotografías. Para ello, en la lista
Diseño de la imagen de la sección Diseño del álbum, haga clic en el diseño que desee.
Para ajustar la imagen con el fin de que no ocupe toda la diapositiva, en la lista Diseño de
la imagen de la sección Diseño del álbum, seleccione cualquier opción salvo Ajustar a
la diapositiva.
Nota: De forma predeterminada, PowerPoint usa el nombre del archivo de imagen como
1. En la vista Normal , haga clic en el marcador de posición del texto de título, y escriba
un título que describa la imagen.
Crear un álbum de fotografías
Descripción de la creación de un álbum de fotografías
Un álbum de diapositivas de PowerPoint es una presentación que se puede crear para
mostrar las fotografías personales o empresariales. Puede agregar efectos que incluyan
transiciones de diapositivas que capten la atención, fondos y temas (tema: combinación
de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un
archivo mediante una selección única.) vistosos, diseños específicos, etc. Después de que
las imágenes estén en el álbum, puede agregar títulos, ajustar el orden y el diseño,
enmarcar las imágenes e, incluso, aplicar un tema para personalizar aún más la apariencia
del álbum.
Para compartir el álbum de fotografías con otras personas, puede enviarlo como datos
adjuntos de correo electrónico, publicarlo en Web, o imprimirlo.
162
Diapositiva de título con tema
Imagen
Cuadro de texto vacío que se utiliza para el espaciado
Forma del marco
Título
Agregar una imagen desde un archivo o disco
la opción Álbum de fotografías y, a continuación haga clic en Nuevo álbum de
fotografías.
Archivo o disco.
3. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes nuevas, busque la carpeta que contiene la
imagen que desee insertar y haga clic en Insertar.
4. Para obtener una vista preliminar de un archivo de imagen del álbum de fotografías, en
Imágenes del álbum, haga clic en el nombre de archivo de la imagen cuya vista
preliminar desee obtener y; a continuación, véala en la ventana Vista preliminar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran las imágenes, en la sección Imágenes del
álbum, haga clic en el nombre de archivo de la imagen que desee mover y, a
continuación, utilice los botones de flecha para subirla o bajarla en la lista.
6. En el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, haga clic en Crear.
Nota: Para cambiar la apariencia de las imágenes del álbum de fotografías (lo que incluye
especificar un diseño , agregar un marco a las imágenes, seleccionar un tema (tema:
combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar
un tema a un archivo mediante una selección única.) e insertar un cuadro de texto ).
Agregar un título
Cuando se agrega un título, se escribe texto que describe cada imagen del álbum de
fotografías.
1. Agregue una imagen.
163
Unidad 5 1. En el comando Opciones de imagen del cuadro de diálogo Editar álbum de
fotografías, active la casilla de verificación Títulos debajo de TODAS las imágenes.
Nota: Si esta casilla de verificación no está disponible, tiene que elegir primero un diseño
para las imágenes del álbum de fotografías. Para ello, en la lista Diseño de la imagen de
De forma predeterminada, PowerPoint usa el nombre del archivo de imagen como
3. En la vista Normal , haga clic en el marcador de posición del texto de título, y escriba el
título.
Cambiar la apariencia de una imagen
cambiar.
Para mostrar todas las imágenes de un álbum de fotografías en blanco y negro, en la
sección Opciones de imagen, active la casilla de verificación TODAS las imágenes en
blanco y negro.
Si desea seleccionar un diseño (diseño: organización de elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva.) para las
imágenes, en la lista Diseño de la imagen de la sección Diseño del álbum, seleccione
el diseño que desee.
Para enmarcar las imágenes, en la lista Forma del marco de la sección Diseño del
álbum, seleccione una forma de marco que vaya bien con todas las imágenes del álbum
de fotografías.
que desee usar.
164
procedimiento:
Para girar una imagen en el sentido de las agujas del reloj, haga clic en.
Para girar una imagen en sentido contrario a las agujas del reloj, haga clic en.
Para aumentar el contraste, haga clic en.
Para reducir el contraste, haga clic en.
Para aumentar el brillo, haga clic en.
Para reducir el brillo, haga clic en.
Agregar un botón de acción
Los botones de acción son botones predefinidos que pueden insertarse en una
presentación y para los que pueden definirse hipervínculos. Contienen formas, como
flechas derecha e izquierda, y símbolos convencionales para ir a la diapositiva siguiente,
anterior, primera y última, así como para reproducir películas o sonidos. Estos botones se
suelen usar para presentaciones autoejecutables; por ejemplo, en presentaciones que se
muestran repetidamente en una cabina o en una exposición (exposición: un PC y un
monitor, situados normalmente en un área frecuentada por muchas personas, que pueden
incluir pantallas táctiles, sonido o vídeo. Las exposiciones se pueden configurar para que
ejecuten presentaciones de PowerPoint automática, continuamente, o de ambos modos.).
Formas y, a continuación, haga clic en el botón Más
.
2. En Botones de acción, haga clic en el botón que desee agregar.
3. Haga clic en una ubicación en la diapositiva, y arrastre el puntero para dibujar la forma
del botón.
4. En el cuadro Configuración de la acción, siga uno de estos procedimientos:
Para elegir el comportamiento del botón de acción cuando se haga clic en él, haga clic en
la ficha Clic del mouse.
Para elegir el comportamiento del botón de acción cuando se mueva el puntero sobre él,
haga clic en la ficha Acción del mouse.
Para elegir qué ocurrirá cuando haga clic o mueva el puntero sobre el botón de acción, siga
uno de estos procedimientos:
Si no desea que ocurra nada, haga clic en Ninguna.
165
Unidad 5 Para crear un hipervínculo, haga clic en Hipervínculo a y después seleccione el destino
del hipervínculo.
Para ejecutar un programa, haga clic en Ejecutar programa y en Examinar y a
continuación busque el programa que desee ejecutar.
Para ejecutar una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar
tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para
Aplicaciones.), haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro que desee ejecutar.
Nota: Los valores de configuración de Ejecutar macro únicamente están disponibles si la
presentación contiene una macro.
Si desea que la forma elegida como botón de acción realice una acción, haga clic en
Acción de objeto y después seleccione la acción que desee.
Nota: Los valores de configuración de Acción de objeto únicamente están disponibles si
la presentación contiene un objeto OLE (OLE: tecnología de integración de programas que
se puede utilizar para compartir información entre programas. Todos los programas de
Office admiten OLE, de manera que es posible compartir información a través de objetos
vinculados e incrustados.).
Para reproducir un sonido, active la casilla de verificación Reproducir sonido y, a
continuación, seleccione el sonido que desee reproducir.
Copiar y pegar varios elementos con el Portapapeles de Office
El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos de texto y gráficos de
documentos de Office u otros programas y pegarlos en otro documento de Office. Por
ejemplo, puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico, datos de un libro o una
hoja de cálculo, y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en un documento. Al
utilizar el Portapapeles de Office, puede organizar los elementos copiados como desee en
el documento.
Aprender más sobre el funcionamiento del Portapapeles de Office
El Portapapeles de Office funciona con los comandos estándar Copiar y Pegar. Copie un
elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y, a continuación,
péguelo desde ahí cuando lo desee en un documento de Office. Los elementos reunidos
permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que cierre todos los programas de Office
o elimine los elementos del panel de tareas Portapapeles
Tras cerrar todos los programas de Office, sólo queda en el
Portapapeles el último elemento copiado. Al salir de todos
los programas de Office y reiniciar el equipo, se borran todos
los elementos del Portapapeles de Office.
166
El Portapapeles de Office y el Portapapeles del sistema
El Portapapeles de Office está relacionado con el Portapapeles del sistema en Microsoft
Windows como se indica a continuación:
Al copiar varios elementos en el Portapapeles de Office, el último elemento se copia
siempre en el Portapapeles del sistema.
Al borrar el Portapapeles de Office, también se borra el Portapapeles del sistema.
Al utilizar el comando Pegar, el botón Pegar o las teclas de método abreviado de teclado
CTRL+V, se pega el contenido del Portapapeles del sistema y no el del Portapapeles de
Office.
Activar el Portapapeles de Office
Para ver el Portapapeles de Office en el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una
aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y
pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.),
proceda como se indica en estos programas de Office:
Access, Excel, Outlook, PowerPoint o Word
En la ficha Inicio (ficha Mensaje en Outlook), en el grupo Portapapeles, haga clic en el
iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles.
Publisher o SharePoint Designer
En el menú Edición, haga clic en Portapapeles de Office.
Controlar el aspecto del Portapapeles de Office
Puede utilizar estas opciones para controlar el aspecto del Portapapeles de Office.
1. En el panel de tareas del Portapapeles, haga clic en Opciones.
167
1. Haga clic en las opciones que desee.
Opción
Descripción
Mostrar automáticamente
el Portapapeles de Office
Se muestra automáticamente el Portapapeles de Office
al copiar elementos.
Mostrar Portapapeles de
Office al presionar Ctrl+C
dos veces
Muestra automáticamente el Portapapeles de Office al
presionar Ctrl+C dos veces.
Recopilar sin mostrar en el
Portapapeles de Office
Copia automáticamente elementos en el Portapapeles de
Office sin mostrar el panel de tareas Portapapeles.
Mostrar el icono del
Portapapeles de Office en
la barra de tareas
Mostrar estado cerca de la
barra de tareas al copiar
Muestra el icono
Portapapeles de Office en el área
de estado de la barra de tareas del sistema cuando el
Portapapeles de Office está activo. La opción está
activada de manera predeterminada.
Muestra el mensaje de los elementos reunidos al copiar
elementos en el Portapapeles de Office. La opción está
activada de manera predeterminada.
Desactivar el Portapapeles de Office
Siga uno de los procedimientos siguientes:
En el panel de tareas del Portapapeles, haga clic
en el botón Cerrar.
En el panel de tareas Portapapeles, haga clic en la flecha y, a continuación, en el menú,
haga clic en Cerrar.
Presione F6 para desplazarse al panel de tareas Portapapeles. Presione CTRL+BARRA
ESPACIADORA y, a continuación, con la tecla FLECHA ABAJO, vaya a Cerrar y presione ENTRAR.
Copiar varios elementos al Portapapeles de Office
1. Abra el archivo desde el que desea copiar elementos.
2. Seleccione el primer elemento que desea copiar.
3. Siga uno de estos procedimientos en los siguientes programas de Office:
168
Access, Excel, Outlook, PowerPoint o Word
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
Método abreviado de teclado CTRL+C
Publisher o SharePoint Designer
En el menú Edición, haga clic en Copiar. Método abreviado de teclado CTRL+C
1. Siga copiando elementos del mismo u otros archivos hasta que haya recopilado todos los
elementos que necesita. El Portapapeles de Office puede incluir hasta 24 elementos. Al copiar el
elemento número 25, se elimina el primer elemento que contenga el Portapapeles de Office.
Si abre el panel de tareas Portapapeles en un programa de Office el panel de tareas
Portapapeles no aparece automáticamente al cambiar a otro programa de Office. Sin
embargo, puede continuar copiando elementos de otros programas. Si la opción Mostrar
estado cerca de la barra de tareas al copiar está seleccionada (para comprobarlo,
haga clic en el panel de tareas Opciones del Portapapeles), aparece un mensaje sobre
el área de estado para indicar que se ha añadido al Portapapeles de Office.
Al agregar elementos al Portapapeles de Office, se muestra una entrada en el panel de
tareas Portapapeles. La entrada más reciente siempre se agrega encima. Cada entrada
incluye un icono que representa el programa de origen de Office y una parte del texto
copiado o una miniatura del gráfico copiado.
Notas: El Portapapeles de Office no está disponible
en vistas en las que los comandos Copiar, Cortar y
Pegar no están disponibles.
Los elementos recopilados permanecen en el
Portapapeles hasta que cierre todos los programas
de Office que se ejecutan en el equipo o hasta que
haga clic en Borrar todo en el panel de tareas
Portapapeles. Si desea obtener más información,
consulte Eliminar elementos del Portapapeles de
Office.
En algunos casos, como en texto Unicode (Unicode:
codificación de caracteres estándar desarrollada por
Unicode Consortium. Al utilizar más de un byte para representar cada carácter, Unicode
permite que casi todos los idiomas se representen mediante un único juego de
caracteres.), cambiará ligeramente la imagen que aparece en el panel de tareas.
169
Se debe a que, en el panel de tareas, el texto se muestra siempre con la fuente Tahoma.
Sin embargo, la información correcta de formato y fuente se restaura al pegar el elemento
desde el panel de tareas.
El Portapapeles de Office no permite copiar objetos de Office Access, como un formulario o
un informe.
Pegar elementos
Puede pegar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.
1. Haga clic donde desee que se peguen los elementos. Puede pegar elementos reunidos
en cualquier programa de Office.
2. Siga uno de estos pasos:
Para pegar elementos individualmente, en el panel de tareas Portapapeles, haga doble
clic en cada elemento que desee pegar.
Para pegar todos los elementos copiados en el panel de tareas Portapapeles, haga clic en
Pegar todo.
Nota: El Portapapeles de Office no admite el comando Pegado especial. Sin embargo, el
comando Pegado especial sí está disponible en los programas de Office.
Eliminar elementos del Portapapeles de Office
Puede eliminar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez.
En el panel de tareas Portapapeles, siga uno de estos procedimientos:
Para eliminar un elemento, haga clic en la flecha junto al elemento que desea eliminar y
haga clic en Eliminar.
Para eliminar todos los elementos, haga clic en Borrar todo.
170
Unidad 5 Vistas de PowerPoint
Descripción de las vistas de PowerPoint
PowerPoint tiene cuatro vistas principales: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas,
vista Página de notas y vista Presentación con diapositivas.
Lo que se conocía como el menú Ver en versiones anteriores de PowerPoint ahora es la
ficha Vista de Microsoft Office PowerPoint 2007. La ficha Vista está situada en el menú de
la cinta de opciones.
Vista Normal
La vista Normal es la vista de edición principal, donde se escribe y diseña la presentación.
Esta vista tiene cuatro áreas de trabajo:
Ficha Esquema Es el mejor lugar para empezar a escribir el contenido, recoger sus ideas o planear cómo se
van a presentar y mover las diapositivas y el texto. La
ficha Esquema muestra el texto de las diapositivas en
forma de esquema.
Ficha Diapositivas Resulta útil para ver las diapositivas en la presentación como imágenes en miniatura
durante la edición. Las miniaturas permiten desplazarse
fácilmente por la presentación y ver el efecto de los cambios de diseño. También permiten reorganizar, agregar o
eliminar diapositivas fácilmente.
Panel Diapositiva En la sección superior derecha de
la ventana de PowerPoint, el panel Diapositiva presenta
una vista grande de la diapositiva actual.
Cuando la diapositiva actual se muestra en esta vista, puede agregar texto e insertar
imágenes (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como
dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de
bits).), tablas, gráficos SmartArt, gráficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, películas,
sonido, hipervínculos y animaciones.
Panel Notas En el panel Notas situado bajo el panel Diapositivas, puede escribir las
notas correspondientes a la diapositiva actual. Después, puede imprimir las notas y hacer
referencia a ellas durante la presentación. También puede imprimirlas y repartirlas entre la
audiencia o incluirlas en una presentación que vaya a enviar a la audiencia o a exponer en
una página Web.
Puede cambiar entre las fichas Diapositivas y Esquema. Las fichas Diapositivas y Esquema
cambian para mostrar símbolos si el panel se hace más estrecho.
171
Unidad 5 Vista Clasificador de diapositivas
La vista Clasificador de diapositivas es una vista de las diapositivas en forma de miniaturas.
Vista Página de notas
Puede escribir las notas en el panel Notas, que está situado debajo del panel Diapositivas
de la vista Normal. Sin embargo, si desea ver y trabajar con las notas en el formato de
página completa, en el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en
Página de notas.
Vista Presentación con diapositivas
La vista Presentación con diapositivas ocupa toda la pantalla, como una presentación real.
En esta vista, verá la presentación de la misma manera en que la verá la audiencia. Puede
ver el aspecto real que los gráficos, intervalos, películas, elementos animados (animar:
agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede
hacer que los puntos de las viñetas de texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la
vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible una imagen.) y efectos de
transición tendrán durante la presentación real.
Establecer una vista como predeterminada
Cuando cambia la vista predeterminada por otra más idónea para el tipo de trabajo que
realiza, PowerPoint siempre se abre en esa vista. Entre las vistas que pueden establecerse
como predeterminadas se encuentran Clasificador de diapositivas, Sólo esquema, Notas y
las variaciones de la vista Normal.
172
De forma predeterminada, en la vista Normal, PowerPoint muestra el panel que contiene
las fichas Diapositivas y Esquema. Cuando se realizan cambios en el tamaño de los paneles
de una vista o en la propia vista, se guardan y se muestran sólo en la presentación para la
que se han realizado. Dichas personalizaciones no se guardan fuera de esa presentación.
Agregar una imagen a un álbum de fotografías
Para mostrar fotografías personales o empresariales, puede crear un álbum de fotografías
de PowerPoint y agregarle transiciones de diapositivas que llamen la atención, fondos y
temas llenos de color, diseños específicos y otros efectos.
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada junto a la
opción Álbum de fotos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una imagen a un nuevo álbum de fotografías, haga clic en Nuevo álbum de
fotografías.
Para agregar una imagen a un álbum de fotografías existente, haga clic en Editar álbum
de fotografías.
Sugerencia: Para ver la opción Editar álbum de fotografías en el menú, primero debe
abrir una presentación que contenga un álbum de fotografías.
Archivo o disco.
3. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes nuevas, busque y haga clic en la imagen
que desee agregar y, a continuación, haga clic en Insertar.
Notas: Para obtener una vista previa del álbum de fotografías, en la lista Imágenes del
álbum del cuadro de diálogo Álbum de fotografías, seleccione un nombre de imagen y,
a continuación, vea la imagen en la ventana Vista previa.
Si desea cambiar el orden en que se muestran las imágenes, en la lista Imágenes del
álbum del cuadro de diálogo Álbum de fotografías, seleccione una imagen y, a
continuación, haga clic en los botones de flecha para subirla o bajarla en la lista.
4. En el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, lleve a cabo una de las siguientes
acciones:
Para agregar una imagen a un nuevo álbum de fotografías, haga clic en Crear.
Para agregar una imagen a un álbum de fotografías existente, haga clic en Actualizar.
173
¿Qué ha ocurrido con la opción De escáner o cámara, para agregar imágenes a
una presentación?
La opción De escáner o cámara, para agregar imágenes a una presentación o un álbum de
fotografías, no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007. En su lugar, puede
agregar imágenes de una cámara o escáner si primero descarga las imágenes en el equipo
y, a continuación, las copia desde el equipo en PowerPoint.
Nota: Para obtener más información sobre cómo copiar un archivo de imagen desde la
cámara o el escáner al equipo, vea la documentación incluida con la cámara o el escáner.
Después de descargar una imagen en el equipo, siga este procedimiento:
En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imagen, busque la imagen
que desee agregar a la presentación o al álbum de fotografías y, a continuación, haga clic
en Insertar.
Cambiar la apariencia de una imagen en un álbum de fotografías
Para cambiar la apariencia de las imágenes en el álbum de fotografías, puede elegir un
diseño, agregar un marco a las imágenes, seleccionar un tema o insertar un cuadro de
texto, entre otras posibilidades.
cambiar.
Para mostrar todas las imágenes de un álbum de fotografías en blanco y negro, bajo
Opciones de imagen, active la casilla de verificación TODAS las imágenes en blanco
y negro.
Si desea seleccionar un diseño para las imágenes, en la lista Diseño de la imagen de
Para enmarcar las imágenes, bajo Diseño del álbum, en la lista Forma del marco,
seleccione una forma de marco que vaya bien con todas las imágenes del álbum de
fotografías.
que desee usar.
174
procedimiento:
Para girar una imagen en el sentido de las agujas del reloj, haga clic en.
Para girar una imagen en sentido contrario a las agujas del reloj, haga clic en.
Para aumentar el contraste, haga clic en.
Para reducir el contraste, haga clic en.
Para aumentar el brillo, haga clic en.
Para reducir el brillo, haga clic en.
diapositiva
diapositiva.
175
texto. Para obtener más información acerca de los marcadores de posición, vea Agregar un
marcador de posición a un diseño. Para obtener más información acerca de los cuadros de
texto, vea Agregar texto a una diapositiva. Para obtener información acerca de cómo
agregar la fecha y hora sin utilizar un marcador de posición o un cuadro de texto, vea
Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página en una diapositiva.
Agregar un número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página en una diapositiva
para dar a un texto una orientación distinta de otro texto en el documento.), puede
agregar el número de diapositiva o la fecha y hora a un pie de página.
en Número de diapositiva. Para agregar la fecha y hora, en el grupo Texto de la ficha
Insertar, haga clic en Fecha y hora.
la casilla de verificación Pie de página y siga uno de estos procedimientos: Para agregar
la fecha y hora, active la casilla de verificación Fecha y hora. Para agregar un número de
diapositiva, active la casilla de verificación Número de diapositiva.
Aplicar a todas.
176
Quitar una imagen de un álbum de fotografías
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en la flecha situada en la
opción Imagen y, a continuación, en Editar álbum de fotografías.
2. En la lista Imágenes del álbum, seleccione la imagen que desee eliminar y, a
continuación, haga clic en Quitar.
Mostrar u ocultar la ficha Esquema o Diapositivas
Cuando se editan diapositivas en el panel Diapositiva, se trabaja con miniaturas de
diapositivas en la ficha Diapositivas, o se crea un esquema para una presentación en la
ficha Esquema, puede maximizarse el espacio de trabajo de una forma sencilla. Puede
mostrar u ocultar (o ampliar o reducir) el panel que contiene las fichas Esquema y
Diapositiva.
Mostrar o ampliar la ficha Esquema o Diapositivas
Cuando el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas está oculto o se halla
reducido, siga este procedimiento para mostrarlo o ampliarlo:
Para ampliar el panel, en vista Normal, seleccione la barra divisoria que se halla entre el
panel Diapositiva y el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas, y arrastre la
barra divisoria hacia la derecha.
Nota: Si el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas está oculto, podrá verse
el filo de la barra divisoria en el lateral izquierdo de la ventana de programa.
Mostrar o ampliar el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas.
Ocultar o reducir la ficha Esquema o Diapositivas
Para maximizar el espacio de edición en el panel Diapositiva, puede ocultar o reducir el
panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas.
Cuando el panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas se muestra o se superpone
excesivamente al panel Diapositiva, puede seguir este procedimiento para ocultarlo o
reducir su tamaño:
En vista Normal, haga clic en el cuadro Cerrar, en el ángulo superior derecho del panel, o
arrastre hacia la izquierda la barra divisoria que se encuentra entre el panel Diapositiva y el
panel que contiene las fichas Esquema y Diapositivas.
Ocultar o reducir el panel que contiene las fichas
Esquema y Diapositivas.
177
¿Qué ha ocurrido con el Asistente para autocontenido?
El Asistente para autocontenido no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007. En
su lugar, puede crear fácil y rápidamente una presentación si utiliza plantillas (plantilla:
archivo o grupo de archivos que contienen información acerca del tema, el diseño y otros
elementos de una presentación finalizada).
Las plantillas de Office PowerPoint 2007 incluyen diversos temas y diseños, entre los que
se encuentran la mayoría de los que existían en el Asistente para autocontenido. Las
plantillas proporcionan un punto de partida y facilitan la rápida terminación de una
presentación.
Puede modificar el texto y el diseño de una plantilla, agregar un logotipo de la compañía,
agregar sus propias imágenes, o eliminar texto u otro contenido de la plantilla.
Office PowerPoint 2007 incluye plantillas integradas y se pueden descargar plantillas de
Office PowerPoint 2007 adicionales en Plantillas de Office Online.
Duplicar diapositivas en una presentación
Para agregar una diapositiva que contenga el contenido de una diapositiva ya existente en
una presentación, puede duplicar la diapositiva.
Nota: Si lo necesita, recuperación de pegado (recuperación de Pegar: opciones de Pegar
disponibles mediante un botón que aparece después de pegar contenido. Si hace clic en
este botón, puede elegir las opciones de formato del contenido pegado.) le permite
mantener el formato de la diapositiva duplicada con lo que podrá copiar y pegar las
diapositivas.
Diapositivas.
2. Seleccione una o más diapositivas que desee duplicar.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Nueva diapositiva.
4. En la galería de diseño, haga clic en Duplicar diapositivas seleccionadas.
Nota: Las diapositivas duplicadas son insertadas directamente debajo de la diapositiva
más baja que haya seleccionado.
Cambiar la vista predeterminada
De forma predeterminada en la vista Normal, PowerPoint muestra el panel que contiene las
fichas Diapositivas y Esquema. Los cambios realizados en el tamaño de los paneles de una
vista o en la propia vista se guardan y se muestran sólo en la presentación en la que se
han modificado. Los cambios no se guardan fuera de la presentación. Sin embargo, puede
especificar que PowerPoint siempre se abra en una vista determinada.
178
Entre las que puede establecer como predeterminadas se encuentran las vistas Clasificador
de diapositivas, Presentación con diapositivas, Página de notas y las variaciones de la vista
Normal. Para obtener más información sobre las vistas de PowerPoint, vea Vistas de
PowerPoint.
de PowerPoint.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint, haga clic en Avanzadas.
3. En la lista Abrir todos los documentos con esta vista de la sección Mostrar,
seleccione la vista que desee establecer como predeterminada y, continuación, haga clic en
Aceptar.
de colores.) no está disponible en Microsoft Office PowerPoint 2007. En su lugar, Office
PowerPoint 2007 usa diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva.) para
definir el formato del contenido y la posición de las diapositivas en la presentación. Si no
encuentra ningún diseño estándar que se ajuste a sus necesidades, puede agregar un
nuevo diseño.
Cambiar el orden de las diapositivas
Puede querer cambiar el orden de las diapositivas al crear una presentación.
Diapositivas.
2. En la ficha Inicio, seleccione las miniaturas de las diapositivas que desea mover y, a
continuación, arrástrelas a su nueva ubicación.
Nota: Para seleccionar varias diapositivas secuenciales, haga clic en la primera diapositiva
y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última diapositiva que
desea seleccionar. Para seleccionar varias dispositivas que no son secuenciales, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada una de las diapositivas que desea
seleccionar.
Eliminar diapositivas
Para eliminar una diapositiva en una presentación, siga este procedimiento:
Haga clic con el botón secundario en la diapositiva que desea eliminar y, a continuación,
haga clic en Eliminar diapositiva.
179
Unidad 5 Sugerencia: Para seleccionar varias diapositivas secuenciales, haga clic en la primera
Mostrar u ocultar una diapositiva
Si hay alguna diapositiva que sea necesario tener en una presentación pero no desea que
aparezca en la presentación con diapositivas, puede ocultar dicha diapositiva.
Esta posibilidad resulta especialmente útil cuando haya agregado diapositivas a una
presentación que proporcionan distintos niveles de detalle sobre el asunto objeto de la
presentación, quizás para distintos públicos. Puede marcar estas diapositivas como ocultas
para que no aparezcan en la presentación con diapositivas principal, pero puede seguir
teniendo acceso a ellas en caso necesario.
Por ejemplo, una persona del público podría pedirle que explicara algún punto con más
detalle. En ese caso, puede mostrar las diapositivas ocultas que contienen esos detalles. No
obstante, si no dispone de mucho tiempo y el público está asimilando los conceptos que
está presentando, puede que desee mantener ocultas las diapositivas que tienen la
información suplementaria, de manera que pueda continuar con la presentación sin que
sea evidente que está omitiendo diapositivas.
Nota: Cuando se oculta una diapositiva, ésta permanece en el archivo, aunque esté oculta
cuando se ejecute la presentación en la vista Presentación con diapositivas. La opción
Ocultar diapositiva se puede activar o desactivar por separado para cualquier diapositiva
de la presentación.
Diapositivas.
Para ocultar una diapositiva, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
diapositiva que desea ocultar y elija Ocultar diapositiva.
El icono de diapositiva oculta aparece con el número de diapositiva en su interior, junto a
la diapositiva que se ha ocultado.
Para mostrar una diapositiva ocultada previamente, haga clic con el botón secundario del
mouse en la diapositiva que desee mostrar y haga clic en Ocultar diapositiva.
Nota: Si está en la vista Presentación con diapositivas y decide que desea mostrar una
diapositiva previamente ocultada, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la
diapositiva actual, hacer clic en Ir a diapositiva y, por último, hacer clic en la diapositiva
que desea mostrar.
180
•
•
•
Forma
Cuadro de texto
El borde punteado representa el marcador de posición que contiene el texto de título de la
diapositiva.
Para agregar texto principal o texto de título a un marcador de posición en una diapositiva,
Haga clic dentro de un marcador de posición de texto y, a continuación, escriba o pegue el
texto.
181
contener texto. Cuando escribe texto en una forma, el texto se adjunta a la forma, se
mueve y gira junto con ella. Asimismo, puede superponer texto que sea independiente de
la forma y no se mueva a la vez que la forma.
cuadro de texto.
Copiar y pegar diapositivas
Información general sobre cómo copiar y pegar diapositivas
Cuando se copian una o varias diapositivas de una presentación a una ubicación distinta de
la misma presentación o en otra presentación, puede especificarse el tema que se desea
que adopten las nuevas diapositivas.
De manera predeterminada, cuando se pega una diapositiva en una nueva ubicación de la
misma presentación, la diapositiva hereda el tema de la diapositiva que le precede.
182
Sin embargo, si se copia la diapositiva de otra presentación que utiliza un tema diferente,
puede conservar dicho tema cuando pegue la diapositiva en una presentación distinta. Para
modificar el formato a fin de que la diapositiva pegada no herede el tema de la diapositiva
que le precede, utilice el botón Opciones de pegado, que se muestra junto a la
diapositiva pegada.
Copiar y pegar diapositivas
Diapositivas.
2. Seleccione la diapositiva que desee copiar siguiendo uno de estos procedimientos:
Para seleccionar una única diapositiva, haga clic en ella.
Para seleccionar varias diapositivas secuenciales, haga clic en la primera diapositiva,
presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en la última diapositiva que desea
seleccionar.
Para seleccionar varias diapositivas no sucesivas, presione CTRL y haga clic en cada una de
las diapositivas que desea seleccionar.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una de las diapositivas
seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.
4. En la presentación de destino, en la ficha Diapositivas, haga clic con el botón
secundario en la diapositiva que desea que sigan las diapositivas copiadas, y haga clic en
Pegar.
Para conservar el diseño original de las diapositivas copiadas, haga clic en el botón
Opciones de pegado, que se muestra junto a las diapositivas pegadas en la ficha
Esquema o Diapositivas en la vista Normal, o en el panel Diapositivas, y haga clic en
Mantener formato de origen.
Si no ve el botón Opciones de pegado, vaya a ¿Dónde se encuentra el botón Opciones
de pegado?
Nota: más adelante.
Sugerencia
Para trasladar diapositivas a otra ubicación, seleccione las diapositivas que desea desplazar
y arrástrelas hasta la nueva ubicación. Utilice el botón Opciones de pegado tal y como se
ha descrito para conservar el formato original.
183
¿Dónde se encuentra el botón Opciones de pegado?
Cuando se pega una diapositiva en una nueva ubicación de una presentación, el botón
Opciones de pegado suele mostrarse junto a la diapositiva pegada en la ficha Esquema
o Diapositivas en la vista Normal, o en el panel Diapositivas. El botón Opciones de
pegado permite controlar cómo se muestra el contenido una vez pegado, lo que también
se conoce como recuperación de pegado (recuperación de Pegar: opciones de Pegar
disponibles mediante un botón que aparece después de pegar contenido. Si hace clic en
este botón, puede elegir las opciones de formato del contenido pegado.).
A continuación se exponen varios motivos por los que es posible que no vea el botón
Opciones de pegado después de pegar una diapositiva:
Ha pegado utilizando Pegado especial de la sección Portapapeles de la ficha Inicio.
Debe utilizar los comandos Cortar o Copiar y Pegar, o puede copiar y pegar utilizando el
Portapapeles de Office para ver las opciones de pegado.
Ha pegado un grupo de objetos de otro programa, como Microsoft Office Word.
No hay discrepancia de estilo entre el origen y el destino para la diapositiva que se está
pegando.
Agregar una nueva diapositiva
1. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Nueva diapositiva.
2. Seleccione una miniatura de diapositiva en la galería de diseño.
Agregar un diseño
Si no encuentra un patrón estándar que satisfaga sus necesidades, puede agregar y
personalizar un nuevo diseño (diseño: organización de elementos, como texto de título y
subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en una diapositiva.).
Para agregar un diseño, vaya a la vista Patrón de diapositivas, agregue un diseño nuevo,
agregue los marcadores de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes
punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas.
imágenes.) específicos del texto y de los objetos y, a continuación, guarde la presentación
como archivo de plantilla (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una
presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de
los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un
patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.) (.potx).
diapositivas.
2. En el panel que contiene los patrones de diapositivas y diseños, haga clic en una
ubicación bajo el patrón donde desee agregar el diseño nuevo.
184
Insertar diseño.
4. Siga uno o varios de estos procedimientos:
Para quitar un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes
punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas.
imágenes.) predeterminado no deseado, haga clic en el borde del marcador y presione
SUPRIMIR.
Para agregar un marcador de posición, siga este procedimiento:
flecha situada junto a Insertar marcador de posición y, a continuación, haga clic en un
2. Haga clic en una ubicación en el diseño y arrastre para dibujar el marcador de posición.
Sugerencia: Para cambiar el tamaño de un marcador de posición, arrastre una de sus
esquinas.
5. Haga clic en el botón de Microsoft Office y después en Guardar como.
archivo sugerido.
7. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de PowerPoint y, a
continuación, en Guardar.
Nota: El diseño agregado y personalizado aparecerá en la lista de diseños integrados
estándar, que se encuentra en la vista Normal, en el grupo Diapositivas de la ficha
Diapositivas.
Agregar un marcador de posición a un diseño
Los marcadores de posición son cuadros con bordes punteados que forman parte de todos
los diseños de diapositivas. Estos cuadros contienen texto de título y texto principal; o bien,
objetos como gráficos SmartArt, gráficos, tablas e imágenes.
Por ejemplo, a continuación se muestra el diseño de
diapositivas estándar predeterminado, que contiene un
marcador de posición de texto de título y un marcador
de posición de subtítulo.
Para agregar un marcador de posición a un diseño,
185
diapositivas.
Insertar diseño.
flecha situada junto a Insertar marcador de posición y, a continuación, haga clic en el
tipo de marcador de posición que desee.
4. Haga clic en una ubicación en el diseño y arrastre para dibujar el marcador de posición.
5. Para agregar más marcadores de posición a un diseño, repita los pasos 2 a 4.
Aplicar un diseño
Diapositivas.
2. Haga clic en la diapositiva a la que desea aplicar un diseño.
3. En el grupo Diapositivas de la ficha Inicio, haga clic en Diseño y, a continuación, en
un diseño.
Cambiar un marcador de posición
Puede modificar un marcador de posición cambiando su tamaño o posición, o cambiando
la fuente, el tamaño, el uso de mayúsculas y minúsculas, el color o el espaciado del texto
que contiene. También puede cambiar los marcadores de posición que aparecen en una
sola diapositiva o en varias diapositivas de una presentación.
Todos los cambios realizados en un patrón de diapositivas afectan a todas las diapositivas
que siguen ese patrón, mientras que los cambios en los diseños (diseño: organización de
elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y
películas, en una diapositiva.) de diapositivas afectan a todas las diapositivas que siguen
ese diseño. Por ejemplo, si desea cambiar el color de la fuente de todas las diapositivas de
título de una presentación, en la vista Patrón de diapositivas, haga clic en el diseño del
estilo de título y, a continuación, cambie el formato del texto.
Cambiar un marcador de posición que aparece en una sola diapositiva
Haga clic en el marcador de posición que desea cambiar y siga uno de estos
procedimientos:
Para cambiar el tamaño, elija uno de los controladores de tamaño y cuando el puntero se
transforme en una doble flecha, arrastre el controlador.
Para cambiar la posición, elija uno de los bordes y cuando el puntero se transforme en una
flecha de cuatro puntas, arrastre el marcador a una nueva posición.
186
texto que contiene, seleccione el texto y, a continuación, en el grupo Fuente de la ficha
Inicio, haga clic en las opciones que desee.
Cambiar un marcador de posición que aparece en varias diapositivas
documentos.
2. Haga clic en el marcador de posición que desea cambiar y siga uno de estos
procedimientos:
Para cambiar el tamaño, elija uno de los controladores de tamaño y cuando el puntero se
transforme en una doble flecha, arrastre el controlador.
Para cambiar la posición, elija uno de los bordes y cuando el puntero se transforme en una
flecha de cuatro puntas, arrastre el marcador a una nueva posición.
Para cambiar la fuente, el tamaño, el uso de mayúsculas y minúsculas, el color o el
espaciado del texto que contiene, seleccione el texto para mostrar una barra de
herramientas Fuente flotante. En esta barra de herramientas, haga clic en las opciones
que desee.
Cambiar las fuentes
Puede cambiar las fuentes (fuente: diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y
caracteres alfabéticos. También se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son
ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes tamaños, como 10 puntos, y
varios estilos, como negrita.) de una sola diapositiva o de todas las diapositivas de la
presentación. Además, puede cambiar las fuentes del encabezado y del texto principal del
tema que se aplica a la presentación.
Cambiar las fuentes de una única diapositiva
Para cambiar la fuente de un solo párrafo o frase, seleccione el texto que desee cambiar.
Para cambiar la fuente de todo el texto de un marcador de posición (marcadores de
posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte
de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos
como gráficos, tablas e imágenes.), seleccione todo el texto o haga clic en el marcador de
posición.
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, seleccione una fuente en la lista Fuente.
187
Unidad 5 Cambiar las fuentes de toda la presentación
Si utiliza un patrón de diapositivas (patrón de diapositivas: diapositiva que almacena
información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos de fuentes,
posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de
colores.) y cambia una fuente en el mismo, la nueva fuente aparecerá en toda la
presentación.
Si utiliza varios patrones de diapositivas (por ejemplo, cuando aplica más de una
plantilla (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido
el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de
posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de
diapositivas y el patrón de títulos opcional.) a la presentación), debe cambiar el estilo de
fuente de cada patrón de diapositivas.
diapositivas.
2. En el panel de la izquierda que contiene los patrones de diapositivas y los
diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas,
imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en una diapositiva.), haga clic en la
miniatura del patrón de diapositivas o en el diseño que contiene la fuente que desee
cambiar.
3. En el patrón de diapositivas o diseño, haga clic en el texto de título o en la parte del
texto principal a los que desee aplicar un nuevo estilo de fuente.
Sugerencia: En el patrón de diapositivas o en el diseño, sólo puede cambiar la fuente, no
el texto.
4. En el grupo Editar tema de la ficha Patrón de diapositivas, haga clic en Fuentes y,
a continuación, seleccione una fuente en la lista.
Repita los pasos 1 a 4 para cualquier otra fuente que desee cambiar. Para volver a
modificar las diapositivas, en la ficha Diapositiva patrón, en el grupo Cerrar, haga clic
en Cerrar vista Patrón.
Crear un hipervínculo
En Microsoft Office PowerPoint 2007, un hipervínculo es una conexión entre dos
diapositivas de la misma presentación (como un hipervínculo a una presentación
personalizada ) o a una diapositiva de otra presentación, dirección de correo electrónico,
página Web o archivo.
Puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto, como imagen, gráfico, forma
o WordArt .
188
Crear un hipervínculo a una diapositiva de la misma presentación
1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo.
2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo.
3. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.
Vincular a una presentación personalizada de la presentación actual:
1. En Seleccione un lugar de este documento, haga clic en la presentación
personalizada que desee utilizar como destino del hipervínculo.
2. Active la casilla de verificación Volver al terminar la presentación.
Vincular a una diapositiva de la presentación actual:
En Seleccione un lugar de este documento, haga clic en la diapositiva que va a utilizar
como destino del hipervínculo.
Crear un hipervínculo a una diapositiva de otra presentación
3. En Vincular a, seleccione Archivo o página Web existente.
4. Busque la presentación que contiene la diapositiva con la que desea establecer un vínculo.
5. Haga clic en Marcador y, a continuación, haga clic en el título de la diapositiva con la
que desee establecer el vínculo.
Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico
3. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico.
4. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo
electrónico con la que desee establecer el vínculo o, en el cuadro Direcciones de correo
utilizadas recientemente, haga clic en una dirección de correo electrónico.
5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico.
189
Crear un hipervínculo a una página o archivo en el Web
3. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente y, a continuación, en
Explorar el Web .
4. Busque y seleccione la página o el archivo con el que desee establecer el vínculo y haga
clic en Aceptar.
Crear un hipervínculo a un nuevo archivo
3. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.
4. En el cuadro Nombre del nuevo documento, escriba el nombre del archivo que desee
crear y con el que desee establecer el vínculo.
Si desea crear un documento en una ubicación diferente, en Ruta de acceso completa,
haga clic en Cambiar, busque la ubicación donde desee crear el archivo y, a continuación,
5. En Cuándo modificar, haga clic en la opción correspondiente a modificar el archivo
ahora o más adelante.
Descripción general de los diseños
Puede utilizar los diseños para organizar los objetos y el texto de una diapositiva. Un
diseño es una parte de un patrón de diapositivas que define la información de posición del
contenido que aparecerá más tarde en una diapositiva. Los diseños contienen marcadores
de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que
forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el
título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.), que a su vez
contienen texto, como títulos y listas con viñetas, y contenido de diapositiva como gráficos
SmartArt, tablas, gráficos, imágenes, formas e imágenes prediseñadas (imagen
prediseñada: imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una
combinación de formas dibujadas.). Aunque puede agregarse texto y marcadores de
posición de objetos a un diseño o patrón de diapositivas, no pueden agregarse marcadores
de posición directamente a una diapositiva.
Los diseños por sí mismos definen únicamente la posición y el formato del contenido que
aparecerá más adelante en una diapositiva.
190
Unidad 5 Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye cinco diseños integrados estándar pero pueden
crearse diseños personalizados que satisfagan las necesidades específicas de la
organización. Las personas que creen presentaciones en su organización pueden utilizar los
diseños integrados o los personalizados.
El diagrama siguiente muestra todos los elementos de diseño que pueden incluirse en una
diapositiva de Office PowerPoint 2007.
Una presentación puede contener uno o varios patrones de diapositivas. Cada patrón de
diapositivas contiene uno o varios diseños que, a su vez, componen una plantilla (plantilla
de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño
de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de
fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de
títulos opcional.). Cada plantilla puede contener información de tema (tema: conjunto de
elementos de diseño unificados que proporcionan una vista a su documento mediante
color, fuentes y gráficos.), como color, efectos, fuentes, estilo de fondo de la diapositiva e
información predeterminada que describe cómo se aplica el tema y otra información de
formato al contenido de las diapositivas.
Diseños estándar
Los diseños estándar disponibles en Office PowerPoint 2007 son similares a los disponibles
en PowerPoint 2003 y versiones anteriores.
Cuando se abre una presentación en blanco en PowerPoint, aparece el diseño
predeterminado denominado Diapositiva de título, pero hay otros diseños estándar que
se pueden aplicar y utilizar.
Diseño estándar predeterminado de PowerPoint:
diapositiva de título
191
Unidad 5 Diseños personalizados
Si no encuentra un diseño estándar que se ajuste a sus necesidades o a las de los autores
de presentaciones de su organización, puede crear uno personalizado.
Puede crear diseños personalizados reutilizables que especifiquen el número, tamaño y
ubicación de los marcadores de posición, el contenido del fondo y las propiedades
opcionales de las diapositivas y los marcadores de posición.
También pueden distribuirse diseños personalizados como parte de una plantilla, y evitar
perder tiempo en cortar y pegar diseños en nuevas diapositivas o eliminar contenido de
una diapositiva que desee utilizar con otro contenido nuevo.
Los tipos de texto y marcadores de posición basados en objetos que puede agregar para
crear un diseño personalizado son:
•
•
•
•
•
•
•
•
Contenido
Texto
Imagen
Gráfico
Tabla
Diagrama
Archivo multimedia
Imágenes prediseñadas
Crear y presentar una presentación personalizada
Si crea presentaciones personalizadas en Microsoft Office PowerPoint 2007, puede adaptar
una única presentación a distintos públicos.
Use una presentación personalizada para presentar un grupo de diapositivas independiente
de la presentación o para crear un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado
o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una
página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos
también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) a un grupo
de diapositivas de la presentación.
Descripción de las presentaciones personalizadas
Hay dos tipos de presentaciones personalizadas: básicas y con hipervínculos. Una
presentación personalizada básica es una presentación independiente o una presentación
que incluye algunas de las diapositivas del original. Una presentación personalizada con
hipervínculos es una manera rápida de desplazarse a una o varias presentaciones
diferentes.
192
Presentaciones personalizadas básicas
Use una presentación personalizada básica para ofrecer presentaciones distintas a
diferentes grupos de la organización. Por ejemplo, si la presentación contiene un total de
cinco diapositivas, puede crear una presentación personalizada denominada "Departamento
1" que incluya únicamente las diapositivas 1, 3 y 5. Podría crear una segunda presentación
personalizada denominada "Departamento 2" que incluya las diapositivas 1, 2, 4 y 5.
Cuando cree una presentación personalizada a partir de otra, siempre puede ejecutar la
presentación completa en su orden de secuencia original.
Diapositivas para el departamento 1
Diapositivas para el departamento 2
Presentaciones personalizadas con hipervínculos
Use una presentación con hipervínculos para organizar el
contenido en una presentación. Por ejemplo, si crea una
presentación personalizada primaria acerca de la nueva
organización global de la compañía, puede crear una
presentación personalizada para cada departamento de la
organización y vincular a esas presentaciones desde la
presentación primaria.
Diapositiva con hipervínculos
Presentación personalizada para el departamento A
Presentación personalizada para el departamento B
Puede usar una presentación personalizada con hipervínculos para crear una diapositiva de
tabla de contenido que le permita desplazarse por las diferentes secciones de la
presentación, a fin de elegir las secciones que desea mostrar al público en un momento
determinado.
Crear una presentación personalizada básica
1. En el grupo Iniciar presentación con diapositivas de la ficha Presentación con
diapositivas, haga clic en la flecha situada junto a Presentación personalizada y en
Presentaciones personalizadas.
193
2. En el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas, haga clic en Nueva.
3. En Diapositivas de la presentación, haga clic en las diapositivas que desea incluir en
la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para cambiar el orden en que aparecen las diapositivas, en Diapositivas de la
presentación personalizada, haga clic en una diapositiva y, a continuación, haga clic en
una de las flechas para subir o bajar la diapositiva en la lista.
5. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Para crear presentaciones con cualquier diapositiva
adicional de la presentación, repita los pasos 1 a 5.
Sugerencia: Para obtener una vista previa de una presentación personalizada, haga clic
en el nombre de la presentación en el cuadro de diálogo Presentaciones
personalizadas y haga clic en Mostrar.
Crear una presentación personalizada con hipervínculos
1. En el grupo Iniciar presentación con diapositivas de la ficha Presentación con
diapositivas, haga clic en la flecha situada junto a Presentación personalizada y en
Presentaciones personalizadas.
2. En el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas, haga clic en Nueva.
3. En Diapositivas de la presentación, haga clic en las diapositivas que desea incluir en
la presentación personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para cambiar el orden en que aparecen las diapositivas, en Diapositivas de la
presentación personalizada, haga clic en una diapositiva y, a continuación, haga clic en
una de las flechas para subir o bajar la diapositiva en la lista.
5. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diapositivas y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Para crear presentaciones con cualquier diapositiva
adicional de la presentación, repita los pasos 1 a 5.
194
6. Para crear un hipervínculo desde la presentación principal a una presentación auxiliar,
seleccione el texto o el objeto que desea usar para representar el hipervínculo.
8. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.
Para vincular a una presentación personalizada, en la lista Seleccione un lugar de este
documento, seleccione la presentación personalizada a la que desee ir y active la casilla
de verificación Volver al terminar la presentación.
Para vincular a un lugar de la presentación actual, en la lista Seleccione un lugar de
este documento, seleccione la diapositiva a la que desee ir.
Sugerencia: Para obtener una vista previa de una presentación personalizada, haga clic
en el nombre de la presentación en el cuadro de diálogo Presentaciones
personalizadas y haga clic en Mostrar.
Iniciar una presentación personalizada desde Office PowerPoint 2007
1. En el grupo Configuración de la ficha Presentación con diapositivas, haga clic en
Configurar presentación con diapositivas.
2. En la opción Mostrar diapositivas del cuadro de diálogo Configurar presentación,
haga clic en Presentación personalizada y, a continuación, haga clic en la presentación
personalizada que desee.
4. Abra la presentación que desea ver como una presentación con diapositivas.
5. En el grupo Vistas de presentación de la ficha Vista, haga clic en Presentación.
Cambiar todas las diapositivas de una presentación a la orientación de página
vertical
se presentan con orientación de página horizontal, o bien se pueden cambiar a orientación
vertical.
Orientación de página vertical
Orientación de página horizontal
195
2. En el cuadro de diálogo Configurar página, en Diapositivas, haga clic en Vertical y
después en Aceptar.
Utilizar la orientación horizontal y vertical de diapositivas en la misma
presentación
se configuran con orientación horizontal. Aunque únicamente puede haber una orientación
(horizontal o vertical) en una presentación, puede vincular dos presentaciones para
mostrar diapositivas con orientación horizontal y vertical de forma que parezcan una sola
presentación. Para vincular dos presentaciones, haga lo siguiente:
Nota: Es mejor colocar ambas presentaciones en la misma carpeta antes de crear los
vínculos. De esta forma, si la carpeta se copia a un CD o se mueve, las presentaciones
seguirán vinculándose correctamente.
1. Cree un vínculo de la primera presentación a la segunda:
1. En la primera presentación, seleccione el texto u objeto que desee y haga clic para
vincularlo a la segunda presentación.
4. Busque la segunda presentación, haga clic en ella y, a continuación, en Aceptar.
Aceptar dos veces.
2. Vuelva a crear un vínculo, esta vez de la segunda presentación a la primera:
Aceptar.
4. Busque la primera presentación, haga clic en ella y, a continuación, en Aceptar.
Aceptar dos veces.
196
Activar o desactivar Autoajustar texto
Para asegurarse de que el texto del título y el principal se ajustan automáticamente a un
marcador de posición , siga este procedimiento para activar o desactivar la función
Autoajustar:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de PowerPoint y,
a continuación, en Revisión.
2. En la sección Opciones de Autocorrección, haga clic en el botón Opciones de
Autocorrección.
3. Haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe y después en Aplicar mientras
escribe, siga este procedimiento:
Si desea ajustar automáticamente el texto de título a un marcador de posición, active la
casilla de verificación Autoajustar el texto de título al marcador de posición, o
desactive la casilla de verificación si desea desactivar Autoajustar texto.
Si desea ajustar automáticamente el texto principal a un marcador de posición, active la
casilla de verificación Autoajustar el texto al marcador de posición, o desactive la
casilla de verificación si desea desactivar Autoajustar el texto.
mover los marcadores de posición de los pies de página a la posición del encabezado.
197
Agregar un encabezado, un pie de página o ambos a un documento o página de
notas
documento.
Nota: El cuadro Vista previa, situado en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de
Revisar la ortografía
Buscar palabras en el diccionario
Utilizar la función Referencia puede buscar palabras en el diccionario.
1. Haga lo siguiente en estos programas de Microsoft Office:
Outlook
En un mensaje abierto, en la ficha Mensaje, en el grupo Revisión, haga clic en
Ortografía y, a continuación, en Referencia.
Nota: En Microsoft Office Outlook, se puede acceder al panel
de tareas Referencia desde cualquier elemento de Outlook
abierto, pero no desde la ventana principal de Outlook.
198
Unidad 5 Excel, PowerPoint o Word
En la ficha Revisar, haga clic en Referencia.
Publisher, OneNote, o Visio
En el menú Herramientas, haga clic en Investigación y, a continuación, en la lista
Todos los libros de referencia haga clic en Diccionario Encarta: inglés (Estados
Unidos).
Para buscar una sola palabra en el documento, presione ALT y haga clic en la palabra que
desea buscar.
Nota: Microsoft Office PowerPoint no admite el uso de ALT+Clic. Escriba la palabra o frase
en el cuadro Buscar y haga clic en Iniciar búsqueda.
Para buscar una frase en el documento, seleccione las palabras que desea buscar y
presione ALT y haga clic en la selección.
en el cuadro Buscar y haga clic en Iniciar búsqueda.
Escriba una palabra o frase en el cuadro Buscar y después haga clic en Iniciar
búsqueda.
Los resultados se mostrarán en el panel de tareas Referencia.
Revisar la ortografía y la gramática
Cuando se acerca una fecha límite, no suele haber tiempo suficiente para revisar la
ortografía y la gramática de un documento. Microsoft Office ofrece herramientas que
ayudan a corregir los errores más rápidamente. Puede configurar un programa de
Microsoft Office para ver posibles errores mientras escribe. O bien, si las líneas onduladas
rojas y verdes le distraen, puede revisar el documento cuando vaya a finalizarlo.
199
Unidad 5 Revisar automáticamente la ortografía y la gramática (líneas onduladas rojas,
azules y verdes)
Puede que le interese una forma de buscar y corregir errores de ortografía en el
documento de forma más rápida y sencilla. O puede que no desee ver las líneas onduladas
de color rojo que se muestran en el documento. En esta sección se explica el
funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical automática, y cómo activarla y
desactivarla.
Notas: No hay ninguna opción para revisar la ortografía mientras escribe en Microsoft
Office Access, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Project.
La revisión gramatical sólo está disponible en Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word.
Funcionamiento de la revisión ortográfica automática
Si revisa la ortografía automáticamente mientras escribe, tendrá mayor seguridad de que
no deberá corregir muchos errores cuando vaya a entregar el documento. El programa de
Microsoft Office marca las palabras mal escritas mientras trabaja para que pueda
identificarlas con facilidad, como en el siguiente ejemplo.
Puede hacer clic con el botón secundario en la palabra mal escrita para ver sugerencias de
corrección.
En función del programa de Microsoft Office que esté utilizando, al hacer clic con el botón
secundario en una palabra se proporcionan otras opciones, por ejemplo, agregarla al
diccionario personalizado.
Funcionamiento de la revisión gramatical automática (sólo Outlook y Word)
Después de habilitar la revisión gramatical automática, Word y Outlook marcan los posibles
errores gramaticales y de estilo mientras trabaja en documentos de Word y en elementos
abiertos de Outlook (excepto las notas), como se muestra en el siguiente ejemplo.
200
Puede hacer clic con el botón secundario en el error para ver más opciones.
En el menú que se muestra, se puede incluir una sugerencia de corrección. Además, puede
omitir el error o hacer clic en Acerca de esta oración para ver por qué el programa
considera que el texto es un error.
Activar o desactivar la revisión ortográfica y gramatical automática
En los siguientes programas de Microsoft Office:
Word
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Word.
2. Haga clic en Revisión.
3. Para activar o desactivar la revisión ortográfica automática y la revisión gramatical
automática para el documento abierto, siga el procedimiento siguiente:
1. En Excepciones para, haga clic en Nombre del archivo abierto actualmente.
2. Active o desactive las casillas de verificación Ocultar errores de ortografía sólo en
este documento y Ocultar errores de gramática sólo en este documento.
Para activar o desactivar la revisión ortográfica automática y la revisión gramatical
automática para todos los documentos que cree en el futuro, siga el procedimiento
siguiente:
3. En Excepciones para, haga clic en Todos los documentos nuevos.
Importante: Si desactiva la revisión ortográfica o gramatical automática de un archivo
que comparte con otros usuarios, es conveniente que les notifique que ha realizado este
cambio.
201
Outlook
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Ortografía y, a continuación, en Ortografía y Autocorrección.
3. Active o desactive las casillas de verificación Revisar ortografía mientras escribe y
Revisar gramática mientras escribe.
Nota: Los correctores ortográfico y gramatical están disponibles para todos los elementos
excepto las notas.
Activar o desactivar la revisión ortográfica automática
En los siguientes programas de Microsoft Office:
PowerPoint
de PowerPoint.
3. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía.
Nota: Si desea activar esta casilla de verificación, debe activar también la casilla de
verificación Revisar ortografía mientras escribe.
InfoPath, OneNote, Publisher, SharePoint Designer o Visio
1. En el menú Herramientas, haga clic en Ortografía y, a continuación, en Opciones
de ortografía.
2. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía.
Nota: Si desea activar esta casilla de verificación, debe activar también la casilla de
verificación Revisar ortografía mientras escribe.
Access, Excel o Project
Esta característica no está disponible.
Autocorrección
En algunos programas, también puede usar Autocorrección para corregir automáticamente
la ortografía mientras escribe, sin tener que confirmar cada corrección. Por ejemplo, si
escribe acesorios y, a continuación, escribe un espacio u otro signo de puntuación, la
característica Autocorrección reemplaza automáticamente la palabra mal escrita por
accesorios.
202
Revisar la ortografía y la gramática a la vez
Este método es útil si desea posponer la corrección de un documento hasta que termine de
modificarlo. Puede buscar posibles errores de ortografía y, a continuación, confirmar cada
corrección.
Nota: La revisión gramatical sólo está disponible en Outlook y Word.
En la mayoría de los casos, la revisión ortográfica es muy sencilla en todos los programas
de Microsoft Office. Presione F7 y, a continuación, utilice el cuadro de diálogo o el panel de
tareas que aparece para recorrer el archivo o elemento en el que esté trabajando. A
continuación se incluyen instrucciones detalladas así como explicaciones de las opciones
exclusivas que están disponibles en cada programa de Microsoft Office:
1. Seleccione el archivo, elemento, pasaje de texto o datos en los que desee revisar la
ortografía.
A continuación se indica cómo llevar a cabo esta operación en el programa de Microsoft
Office que esté usando.
Word, PowerPoint, Project, Publisher o SharePoint Designer
Haga clic dentro del archivo. Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del
texto, seleccione el texto que desee revisar.
Access
Revisar la ortografía de los datos en la vista Hoja de datos
1. Abra una hoja de datos.
2. Seleccione los registros, las columnas, los campos o el texto cuya ortografía desee
revisar.
En la siguiente tabla se enumeran las técnicas para seleccionar datos o registros en la vista
Hoja de datos.
Para
seleccionar
Haga clic en
Datos de un
campo
La posición donde desee comenzar la selección y arrastre el
puntero sobre los datos.
Un campo
completo
El borde izquierdo del campo de una hoja de datos, donde el
Campos
adyacentes
El borde izquierdo de un campo y arrastre el puntero para
extender la selección.
puntero cambia a la forma
.
203
También puede mantener presionada la tecla MAYÚS y, a
continuación, hacer clic en otra celda.
Una columna
El selector de campo.
Columnas
adyacentes
El nombre del campo en la parte superior de la columna y, a
continuación, arrastre el puntero para extender la selección.
Un registro
El selector de registro.
Varios registros
El selector de registro del primer registro y, a continuación,
arrastre el puntero para extender la selección.
Todos los
registros
Seleccionar todos los registros en el menú Edición.
Notas:
Si una hoja de datos contiene hojas de datos secundarias, Access sólo revisa la ortografía
de la hoja de datos u hoja secundaria de datos en la que se colocó el cursor.
Para cancelar una selección de celdas, haga clic en una celda de la hoja.
Revisar la ortografía de los datos en la vista Formulario
3. Abra un formulario en la vista Formulario.
4. Seleccione el campo o texto cuya ortografía desee revisar.
Revisar la ortografía de los datos de un objeto de base de datos en el panel de
exploración.
En el panel de exploración, haga clic en la tabla, consulta, formulario, vista o procedimiento
almacenado cuya ortografía desee revisar.
Excel
Haga clic dentro de una hoja de cálculo que esté editando para revisar la hoja activa
completa, incluidos los valores de las celdas, comentarios de las celdas, gráficos
incrustados, cuadros de texto, botones, encabezados de página y pies de página.
Excel no revisa las hojas de cálculo protegidas, las fórmulas ni el texto resultante de una
fórmula. Además, si la barra de fórmulas está activa al revisar la ortografía, Excel sólo
revisará el contenido de la barra de fórmulas.
Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del texto, seleccione dicha parte.
204
Para
seleccionar
Realice esta acción
Un rango de
celdas
Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda. O
bien, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha
para extender la selección.
También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8
para extender la selección mediante las teclas de flecha.
Un rango de
celdas grande
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la
tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para
que se vea la última celda.
Todas las celdas
de una hoja de
cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E.
Nota: Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si
presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.
Celdas o rangos
de celdas no
adyacentes
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación,
presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección.
Nota: No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una
selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
Una fila o
columna
completa
Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.
Encabezado de fila
Encabezado de columna
También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la
primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA
DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA
ABAJO para las columnas).
Nota: Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila
o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por
segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.
Filas o columnas
adyacentes
Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la
primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la
última fila o columna.
205
Filas o columnas
no adyacentes
Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga
presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de
otras filas o columnas que desee agregar a la selección.
Más o menos
celdas que la
selección activa
Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee
incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa (celda activa:
celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una
celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la
que hace clic se convierte en la nueva selección.
Nota: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en una celda de la hoja.
InfoPath
Haga clic dentro de un formulario. Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica
del texto, seleccione dicha parte.
OneNote
Haga clic dentro de una página para revisar la ortografía del texto de la página activa.
Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del texto, seleccione dicha parte.
Outlook
Haga clic dentro de un elemento abierto, por ejemplo un mensaje de correo electrónico,
para revisar la ortografía del texto de dicho elemento. Opcionalmente, para revisar sólo
una parte específica del texto, seleccione dicha parte.
Nota: El corrector ortográfico está disponible para todos los elementos excepto las notas.
Visio
Haga clic dentro del archivo. Opcionalmente, para revisar sólo una parte específica del
texto, puede hacer clic dentro de un objeto de texto para revisar la ortografía de todo el
texto de dicho objeto o puede seleccionar texto específico en dicho objeto.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Presione F7.
Use el mouse en uno de los siguientes programas de Microsoft Office:
En el grupo Revisión de la ficha Revisar, haga clic en Ortografía (en Word, haga clic en
Ortografía y gramática).
206
Outlook
Cree o abra un elemento, por ejemplo un mensaje de correo electrónico, una cita o un
contacto. En el grupo Revisión de la ficha Escritura, haga clic en Ortografía y
gramática.
Access
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Ortografía.
En el menú Herramientas, elija Ortografía y, a continuación, haga clic en Ortografía.
Sólo en Outlook y Word, si también desea revisar la gramática, active la casilla de
verificación Revisar gramática.
Si el programa encuentra errores de ortografía, se muestra un cuadro de diálogo o panel
de tareas, y se selecciona la primera palabra mal escrita que se encuentre. Debe decidir
cómo desea resolver cada error que encuentre el programa. A continuación se incluyen
instrucciones sobre cómo corregir una palabra mal escrita de diferentes maneras:
Corregir el error utilizando una de las palabras sugeridas
Seleccione la palabra en la lista Sugerencias y, a continuación, haga clic en Cambiar.
Corregir el error cambiando la palabra manualmente
Outlook, Word, PowerPoint, InfoPath y OneNote
1. Haga clic en la palabra en el documento y realice las modificaciones necesarias para
corregir el error.
2. Después de corregirlo, haga clic en Reanudar, Buscar siguiente (en InfoPath) o
Iniciar corrector ortográfico (en OneNote).
Access, Excel y Publisher
3. Haga clic en el cuadro No está en el diccionario.
4. Modifique la palabra.
5. Haga clic en Cambiar.
SharePoint Designer o Visio
6. Haga clic en el cuadro Cambiar por.
7. Modifique la palabra.
8. Haga clic en Cambiar.
207
La palabra mal escrita es una palabra real que yo utilizo. Deseo que todos los programas
de Microsoft Office la reconozcan y no la traten como un error de ortografía
Haga clic en Agregar o Agregar al diccionario.
Omitir la palabra mal escrita y pasar a la siguiente
Excel, Outlook, PowerPoint o Word
Haga clic en Omitir una vez.
Importante: Si se hace clic en Omitir una vez en Outlook, PowerPoint o Word, el
corrector ortográfico omite esa aparición de la palabra de forma permanente. En Outlook y
Word, puede hacer que el corrector ortográfico busque de nuevo las palabras omitidas. No
hay ninguna forma de conseguir que PowerPoint busque una aparición de una palabra mal
escrita después de omitirla.
Access, OneNote, Publisher, SharePoint Designer o Visio
Haga clic en Omitir una vez.
Importante: Si se hace clic en Omitir una vez en OneNote, el corrector ortográfico
omite dicha aparición de la palabra de forma permanente. No hay ninguna forma de
conseguir que OneNote busque una aparición de una palabra mal escrita después de hacer
clic en Omitir una vez para dicha palabra.
InfoPath
Haga clic en Buscar siguiente.
Omitir todas las apariciones de la palabra mal escrita y pasar a la siguiente palabra
Haga clic en Omitir todas.
Importante: Si se hace clic en Omitir todas en Outlook, PowerPoint o Word, el corrector
ortográfico omite todas las apariciones de la palabra de forma permanente. En Outlook y
Word, puede hacer que el corrector ortográfico busque de nuevo las palabras omitidas. No
hay ninguna forma de conseguir que PowerPoint busque una aparición de una palabra mal
escrita después de hacer clic en Omitir todas para la palabra.
Tengo tendencia a cometer este error repetidamente, por lo que deseo que el programa lo
corrija de forma automática
Access, Excel, Outlook, Word o PowerPoint
Seleccione la palabra correcta en Sugerencias y, a continuación, haga clic en
Autocorrección.
208
OneNote
1. Haga clic en Opciones de Autocorrección.
2. Escriba la palabra errónea en el cuadro Reemplazar y, a continuación, escriba la
palabra correcta en el cuadro Con.
Project, Publisher o Visio
4. Primero, debe cancelar o finalizar la revisión ortográfica.
5. En el menú Herramientas, seleccione Opciones de Autocorrección.
6. Escriba la palabra errónea en el cuadro Reemplazar y, a continuación, escriba la
palabra correcta en el cuadro Con.
InfoPath y SharePoint Designer
Dado que estos programas no admiten la característica Autocorrección, no hay ninguna
forma de conseguir que el programa corrija automáticamente los errores mientras escribe.
Después de corregir cada palabra mal escrita, el programa marca la siguiente palabra
incorrecta para que pueda decidir qué hacer.
Sólo en Outlook y Word, cuando el programa termina de marcar los errores de ortografía,
comienza a mostrar los errores gramaticales. Para cada error, seleccione una opción en el
cuadro de diálogo Ortografía y gramática.
Usar diccionarios de exclusiones para especificar una ortografía preferida para
una palabra
A continuación, se presentan algunas situaciones en las que es útil poder forzar al corrector
ortográfico a que marque una palabra como con falta de ortografía, aunque aparezca en el
diccionario principal como una palabra escrita correctamente.
Palabras obscenas o malsonantes Mientras trabaja en una presentación de Microsoft
Office PowerPoint, podría escribir accidentalmente púbico en lugar de público.
Normas de estilo que desea seguir usted o su departamento Por ejemplo,
periodo es una palabra escrita correctamente, pero las normas de estilo de su
departamento requieren que se escriba período.
209
Cómo afecta el diccionario de exclusiones al corrector ortográfico
Una vez agregada una palabra al diccionario de exclusiones, cuando revise la ortografía de
un archivo, el corrector ortográfico:
Marcará la palabra al revisar la ortografía
No sugerirá la palabra como corrección de una palabra mal escrita.
Buscar y modificar el diccionario de exclusiones para un idioma
1. Revise la ortografía de un archivo que contenga texto en el idioma para el que desea
modificar el diccionario de exclusiones. Por ejemplo, si desea modificar el diccionario de
exclusiones en inglés, compruebe que el archivo contiene algo de texto en inglés.
2. En el Explorador de Microsoft Windows, vaya a la ubicación donde se guardan los
diccionarios personalizados. Esta ubicación suele ser una de las siguientes:
Microsoft Windows Vista
C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Microsoft\UProof
Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP
C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\UProof
No se ve la carpeta. ¿Cómo la hago visible?
1. En Windows, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de control.
2. En Elija una categoría, haga doble clic en Rendimiento y mantenimiento.
Nota: Si está utilizando el Panel de control en Vista clásica, vaya al siguiente paso.
3. En Vea también, haga clic en Tipos de archivos.
Nota: Si está utilizando el Panel de control en Vista clásica, haga doble clic en Opciones
de carpeta.
4. Haga clic en la ficha Ver.
5. En Configuración avanzada, en Archivos y carpetas, en Archivos y carpetas
ocultos, haga clic en Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos.
3. Localice el diccionario de exclusiones correspondiente al idioma cuya configuración
desea cambiar. El nombre del archivo que necesita abrir es ExcludeDictionaryCódigo de
idiomaLCID de idioma.lex. Por ejemplo, el nombre del diccionario de exclusiones en
inglés es ExcludeDictionaryEN0409.lex.
210
Unidad 5 Encontrará vínculos con más información acerca del código de número de identificación de
configuración regional (LCID) del idioma que utiliza en la sección Vea también.
4. Modifique el archivo mediante el editor de texto que prefiera (como Bloc de notas o
WordPad).
5. Agregue al archivo las palabras que desee que el corrector ortográfico marque como no
escritas correctamente. Asegúrese de escribir las palabras totalmente en minúsculas y
presione ENTRAR después de escribir cada palabra.
6. Guarde y cierre el archivo.
Buscar palabras en el diccionario de sinónimos
Con la función Referencia puede buscar sinónimos (diferentes palabras con el mismo
significado) y antónimos (palabras con el significado opuesto) en el diccionario de
sinónimos.
Sugerencia: En Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint, y Microsoft Office
Outlook, puede buscar una palabra rápidamente haciendo clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en cualquier lugar un documento, una presentación, un mensaje abierto o
una vista previa del mensaje en el Panel de lectura, y seleccionando Sinónimo en el menú
contextual.
1. Haga lo siguiente en estos programas de Microsoft Office:
Outlook
En un mensaje abierto, haga clic en el cuerpo del mensaje y, a continuación, en la ficha
Mensaje, en el grupo Revisión, haga clic en Ortografía y, a continuación, en
Sinónimos.
Nota: En Microsoft Office Outlook, se puede acceder al panel de tareas Referencia desde
cualquier elemento de Outlook abierto, pero no desde la ventana principal de Outlook.
211
Excel, PowerPoint o Word
En la ficha Revisar, haga clic en Sinónimos.
Publisher, OneNote, o Visio
En el menú Herramientas, haga clic en Investigación y, a continuación, en la lista
Todos los libros de referencia haga clic en Sinónimos.
1. Presione ALT y haga clic en la palabra que desea buscar.
en el cuadro Buscar y haga clic en Iniciar búsqueda
.
2. Si desea utilizar una de las palabras mostradas en la lista de resultados o buscar más
palabras, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para utilizar una de las palabras, señálela, haga clic en la flecha abajo y, a continuación,
haga clic en Insertar o en Copiar.
Para buscar otras palabras relacionadas con una palabra de la lista de resultados, haga clic
en dicha palabra.
Nota: También puede buscar palabras en un diccionario de sinónimos correspondiente a
otro idioma. Por ejemplo, si el documento está en francés y desea buscar sinónimos, haga
clic en Opciones de referencia en el panel de tareas Referencia y, a continuación,
seleccione en Libros de referencia las opciones de búsqueda de sinónimos que desee.
Corregir automáticamente la ortografía e insertar texto y símbolos utilizando
palabras de una lista
Puede utilizar la función Autocorrección para corregir errores tipográficos u ortográficos, y
para insertar símbolos y otros fragmentos de texto. La función Autocorrección está
configurada de manera predeterminada con una lista de errores ortográficos y símbolos
comunes, pero se puede modificar dicha lista.
Nota: Autocorrección también puede corregir errores ortográficos si la palabra es parecida
a otra del diccionario del corrector ortográfico. Encontrará vínculos con más información
acerca de esta funcionalidad en la sección Vea también.
No se corrige automáticamente el texto incluido en los hipervínculos.
212
Comprender la lista de autocorrección
Puede utilizar la función Autocorrección para lo siguiente:
Detectar y corregir automáticamente errores tipográficos y ortográficos. Por
ejemplo, si escribe lsa más un espacio, la función Autocorrección lo sustituye por las. O
bien, si escribe Esta es us clasa más un espacio, la función Autocorrección sustituye lo
que ha escrito por Esta es su casa.
Símbolos insertados rápidamente Por ejemplo, escriba (c) para insertar ©. Si la lista
de entradas incluidas en Autocorrección no contiene los símbolos que desea utilizar, puede
añadir más entradas.
Insertar rápidamente un fragmento de texto largo Por ejemplo, si debe escribir
una frase, como rentabilidad de la inversión, repetidas veces, puede configurar el
programa para que introduzca esta frase al escribir roi.
Todos estos usos de la función Autocorrección se basan en dos listas de palabras paralelas.
La primera palabra es la que usted escribe y la segunda palabra o frase es la que el
programa introduce para sustituir esa palabra.
La lista de autocorrección es común a todos los programas que integran esta función, lo
que implica que al agregar o eliminar una palabra de la lista en un programa de Microsoft
Office, los demás programas de Office también aplican el cambio.
Agregar una entrada de texto a la lista de autocorrección
1. Siga uno de estos procedimientos en estos programas de Microsoft Office:
Word
1. Si lo prefiere, y desea agregar una entrada de texto con formato, abra el documento
que contiene el texto con el formato que desea, y seleccione el texto.
213
Excel, PowerPoint o Access
utilizando, por ejemplo, Opciones de Excel.
OneNote, Project, Publisher o Visio
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Autocorrección.
No se puede hacer clic en Opciones de Autocorrección porque no está disponible
4. Para poder hacer clic en Opciones de Autocorrección, debe haber un archivo abierto.
Cree o abra un archivo para que el comando esté disponible.
Outlook
6. Haga clic en la ficha Formato de correo y, a continuación en Opciones del editor.
7. Haga clic en Revisión y, a continuación en Opciones de Autocorrección.
En la ficha Autocorrección, asegúrese de que la casilla de verificación Reemplazar
texto mientras escribe está seleccionada.
En la casilla Reemplazar, escriba la palabra o frase que suele escribir incorrectamente —
por ejemplo, escriba normalemente.
En la casilla Con, escriba la palabra con la ortografía correcta — por ejemplo, escriba
normalmente.
Haga clic en Agregar.
Agregar un texto a la lista de autocorrección durante la revisión ortográfica
Si habilita la revisión ortográfica automática, en algunos programas de Office puede hacer
clic con el botón secundario del mouse (ratón) sobre una palabra que suela escribir
incorrectamente y agregarla a la lista de autocorrección.
Nota: Esta función está disponible en Microsoft Office Outlook, Word, y Visio.
214
Para obtener más información sobre el corrector ortográfico automático y cómo activarlo,
consulte Revisar la ortografía y la gramática.
1. Haga clic con el botón secundario del ratón en una palabra subrayada con una línea roja
ondulada.
2. Aparecerá una lista de correcciones para la palabra con la falta de ortografía.
No aparece una lista de correcciones para la palabra con la falta de ortografía.
Puede agregar la palabra manualmente. Consulte
Agregar una entrada de texto a la lista de autocorrección
Nota: Encontrará vínculos con más información sobre el uso y la solución de problemas del
corrector ortográfico automático en la sección Vea también.
3. Seleccione Autocorrección en el menú contextual.
4. Si el menú que aparece muestra la ortografía correcta de la palabra, haga clic en ella. Ya
ha terminado esta tarea. Si no se ha corregido, avance al siguiente paso.
6. En la ficha Autocorrección, en la casilla Reemplazar, escriba la palabra o frase que
suele escribir incorrectamente — por ejemplo, escriba normalemente.
7. En la casilla Con, escriba la palabra con la ortografía correcta — por ejemplo, escriba
normalmente.
215
Cambiar el contenido de una entrada de texto de la lista de autocorrección
y, a continuación en Opciones de
4. Para poder hacer clic en Opciones de ortografía, debe haber un archivo abierto. Cree
o abra un archivo para que el comando esté disponible.
Outlook
Haga clic en la entrada de la lista bajo la casilla Con.
Escriba la nueva entrada en la casilla Con.
Haga clic en Reemplazar.
Cambiar el nombre de una entrada de texto de la lista de autocorrección
216
4. Para poder hacer clic en Opciones de ortografía, debe haber un archivo abierto. Cree
o abra un archivo para que el comando esté disponible.
Outlook
En la lista debajo de la casilla Reemplazar, seleccione la entrada.
Haga clic en Eliminar.
Escriba otro nombre en la casilla Reemplazar.
Haga clic en Agregar.
Utilizar Autocorrección en InfoPath
Microsoft Office InfoPath sustituye automáticamente palabras mediante la lista de
autocorrección general. Sin embargo, difiere en gran medida de los demás programas de
Microsoft Office en el modo de ofrecer esta función:
No se puede desactivar esta función.
No se puede modificar la lista de autocorrección mediante InfoPath. Sin embargo, sí puede
modificar la lista en uno de los demás programas de Microsoft Office (consulte las
secciones anteriores), y los cambios se aplicarán en InfoPath.
217
Elegir el funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical
Los errores ortográficos y gramaticales distraen a los lectores del contenido de los
documentos, por lo que es conveniente corregirlos. Es probable que tenga preferencias
sobre cómo usar el programa de Microsoft Office para hacer la corrección: tal vez prefiere
revisar toda la ortografía al finalizar un documento o utilizar la revisión ortográfica y
gramatical automática (las líneas onduladas rojas, azules y verdes) para reducir al mínimo
los errores mientras trabaja.
En este artículo se explican todas las formas en que puede adaptar las herramientas de
corrección para crear la experiencia que desea en el programa de Microsoft Office que esté
usando.
Mostrar las opciones de corrección
Muchos de los procedimientos de este artículo requieren que se muestren primero las
opciones de corrección. Para ello, siga este procedimiento en los programas de Microsoft
Office que se indican.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Outlook
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Ortografía y,
a continuación, haga clic en Ortografía y Autocorrección.
Visio, OneNote, Publisher o InfoPath
En el menú Herramientas, haga clic en Ortografía y, a continuación, en Opciones de
ortografía.
No se puede hacer clic en Opciones de ortografía porque no está disponible
Para poder hacer clic en Opciones de ortografía, debe haber un archivo abierto. Cree o
abra un archivo para que el comando esté disponible.
Project
2. Haga clic en la ficha Ortografía y, a continuación, en Más opciones de ortografía.
218
Seleccionar las opciones de corrección ortográfica que afectan a todos los
programas de Office
Para ver y cambiar estas opciones, primero debe mostrar las opciones de corrección.
Después, podrá ver y cambiar la configuración que se describe en las siguientes secciones.
Seleccionar la configuración global de corrección ortográfica de Office
Algunas de las opciones que se muestran en la ventana que aparece se aplican a todos los
programas de Microsoft Office. Con independencia del programa que esté utilizando para
cambiar la opción, el valor que seleccione se aplica a todos los programas.
A continuación se incluye una lista de las casillas de verificación y su función.
Active esta casilla
de verificación
Para realizar esta acción
Omitir palabras en
MAYÚSCULAS
Omitir las palabras en las que todas las letras son mayúsculas. Por ejemplo, si activa
esta opción, el corrector ortográfico no marca ABC como un error.
Omitir palabras que
contienen números
Omitir palabras que contienen números. Por ejemplo, si activa esta opción, el
corrector ortográfico no marca a1b2c3 como un error.
Omitir archivos y
direcciones de
Internet
Omitir palabras que son direcciones de Internet y de archivos. Algunos ejemplos de
palabras que omite el corrector ortográfico cuando está activada esta opción son:
http://www.proseware.com/
\\proseware\public\
mailto:[email protected]
Marcar palabras
repetidas
Omitir palabras repetidas. Por ejemplo, si activa esta opción, el corrector ortográfico
no marca García García como un error.
Permitir mayúsculas
acentuadas en
francés
Recibir una alerta sobre las palabras en francés que contienen letras en mayúsculas
a las que les faltan acentos.
Cuando se utiliza el dialecto Francés (Canadá), esta opción está siempre activada de
forma predeterminada, ya que el diccionario de este idioma incluye la forma
mayúscula acentuada de las palabras de dicho idioma. Por lo tanto, la opción está
activada de forma predeterminada en los siguientes casos:
Al usar Francés (Canadá) como Idioma de edición principal. Para obtener más
información, vea Establecer las opciones de idioma para Office.
Al comprobar la ortografía de texto en Francés (Canadá).
Sólo del diccionario
principal
Sugerir palabras únicamente del diccionario principal integrado en el corrector
ortográfico. Si activa esta opción, las palabras de los diccionarios personalizados no
se incluyen en la lista de sugerencias de palabras al revisar la ortografía de un
documento.
219
Seleccionar un modo del francés
La otra opción que afecta a todos los programas de Microsoft Office es el menú Modos del
francés. Esta opción sólo afecta al texto en francés.
Explicaciones de las opciones de este menú
Opción
Efecto
Nueva
ortografía
Haga clic en esta opción para usar las reglas de ortografía
recomendadas por la Academia Francesa de la Lengua desde la reforma
ortográfica de 1990. Si selecciona esta opción, las palabras que no estén
escritas según estas reglas se tratarán como errores. Además, el
corrector ortográfico sólo sugiere palabras del nuevo diccionario de
ortografía, que incluye palabras no afectadas por la reforma ortográfica,
para las palabras mal escritas.
Ortografía
tradicional
Haga clic en esta opción para usar las reglas de ortografía anteriores a
la reforma ortográfica de 1990. Si selecciona esta opción, las palabras
que no estén escritas según estas reglas se tratarán como errores.
Además, el corrector ortográfico sólo sugiere palabras del diccionario de
ortografía tradicional, que incluye palabras no afectadas por la reforma
ortográfica, para las palabras mal escritas.
Ortografía
tradicional y
nueva
Si hace clic en esta opción, el corrector ortográfico acepta palabras
como escritas correctamente con independencia de si se han escrito
según la ortografía nueva o tradicional. Además, se sugieren palabras
de los diccionarios de ortografía nuevo y tradicional para las palabras
mal escritas.
Por ejemplo, si hace clic en la opción Ortografía tradicional y modifica un documento
con la palabra francesa bruler, la palabra se trata como un error en el corrector
ortográfico, ya que esta palabra utiliza la ortografía posreformista. Sin embargo, si hace clic
en la opción Nueva ortografía o la opción Ortografía tradicional y nueva, la palabra
no se trata como un error.
Cambiar el funcionamiento del corrector ortográfico en segundo plano
Al trabajar en un documento, el corrector ortográfico puede funcionar en segundo plano en
busca de errores. Como resultado, al terminar el trabajo que está realizando, el proceso de
revisión ortográfica va más rápido. Esto puede ahorrarle tiempo, especialmente con
documentos grandes.
Nota: En Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Project, estas
opciones no están disponibles. El corrector ortográfico no funciona en segundo plano en
estos programas.
Para ver y cambiar estas opciones, primero debe mostrar las opciones de corrección.
Después, podrá ver y cambiar la configuración que se describe en las siguientes secciones.
220
Activar o desactivar la casilla de verificación Revisar ortografía mientras escribe
En la mayoría de los casos, debe dejar activada la casilla de verificación Revisar
ortografía mientras escribe. Entre las razones para desactivar esta casilla de
verificación se incluyen:
Desea ocultar los errores de ortografía (las líneas onduladas de color rojo) en los
elementos de Microsoft Office Outlook que está editando.
Utiliza un equipo que no es muy rápido por limitaciones de hardware (por ejemplo, debido
a la falta de memoria o velocidad de CPU) o de software (por ejemplo, porque ejecuta
muchos programas grandes al mismo tiempo).
Activar o desactivar la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía
(líneas onduladas de color rojo)
Desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía si desea que el
programa de Microsoft Office marque los errores de ortografía automáticamente mientras
escribe. Si desactiva esta opción, tendrá la seguridad de que no deberá corregir muchos
errores de ortografía al terminar el documento. El programa de Microsoft Office marca las
palabras mal escritas mientras trabaja para que pueda identificarlas con facilidad, como en
el siguiente ejemplo.
Para obtener más información acerca del uso del corrector ortográfico automático, vea
Revisar la ortografía y la gramática.
Para activar o desactivar el corrector ortográfico automático, siga uno de estos
procedimientos en los programas de Microsoft Office que se indican:
Word
Para activar o desactivar la revisión ortográfica automática para el documento abierto:
2. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía sólo en
este documento.
Para activar o desactivar la revisión ortográfica automática para todos los documentos que
cree en el futuro:
2. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía sólo en
este documento.
Importante: Si desactiva la revisión ortográfica automática para un archivo que comparte
con otros usuarios, es conveniente que les notifique que ha realizado este cambio.
221
Outlook
Active o desactive la casilla de verificación Revisar ortografía mientras escribe.
Nota: El corrector ortográfico está disponible para todos los elementos excepto las notas.
InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, SharePoint Designer o Visio
Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía.
Mejorar los resultados del corrector ortográfico mediante la ortografía
contextual
Para ver y cambiar esta opción, primero debe mostrar las opciones de corrección.
¿Alguna vez ha cometido un error parecido al siguiente? El vestido era muy carro. En
Outlook, PowerPoint y Word, puede activar la casilla de verificación Utilizar ortografía
contextual para obtener ayuda en la búsqueda y solución de este tipo de errores.
Por ejemplo, si ha activado las casillas de verificación Utilizar ortografía contextual y
Revisar ortografía mientras escribe, y ha desactivado la casilla de verificación Ocultar
errores de ortografía, el corrector ortográfico marca el error y ofrece una sugerencia
cuando hace clic con el botón secundario en la palabra marcada, como en la siguiente
ilustración.
Nota:
Después de instalar Microsoft Office, la casilla de verificación Utilizar ortografía
contextual está desactivada de forma predeterminada si el sistema tiene menos de 1
gigabyte de RAM.
Si se activa la casilla de verificación Utilizar ortografía contextual en un sistema que no
tiene suficiente memoria, puede causar que el rendimiento sea lento. Si observa este tipo
de problema al usar esta opción, puede ser conveniente que desactive la casilla de
verificación Utilizar ortografía contextual para resolverlo.
222
Cambiar las opciones de revisión gramatical de Outlook y Word
Outlook y Word le ofrecen la posibilidad de revisar la gramática además de la ortografía.
Para ver y cambiar las opciones de revisión gramatical, primero debe mostrar las opciones
de corrección.
Activar o desactivar la revisión gramatical automática
Puede elegir que Outlook y Word marquen automáticamente los errores gramaticales,
como se muestra en la siguiente ilustración.
Para activar o desactivar el corrector gramatical automático, siga uno de los
procedimientos siguientes en los programas de Microsoft Office que se indican.
Word
Para activar o desactivar la revisión gramatical automática para el documento abierto
actualmente:
2. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de gramática sólo en
este documento.
Para activar o desactivar la revisión gramatical automática para todos los documentos que
cree en el futuro:
2. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de gramática sólo en
este documento.
IMPORTANTE Si desactiva la revisión gramatical automática para un archivo que
comparte con otros usuarios, puede ser conveniente que les notifique que ha realizado este
cambio.
223
Outlook
Active o desactive la casilla de verificación Revisar gramática mientras escribe.
Nota: El corrector gramatical está disponible para todos los elementos excepto las notas.
Activar la revisión gramatical a la vez
Active la casilla de verificación Revisar gramática con ortografía si desea incluir los
errores gramaticales al revisar la ortografía a la vez (por ejemplo, cuando presiona F7).
Mostrar las estadísticas de legibilidad
Active la casilla de verificación Estadísticas de legibilidad si desea mostrar las
estadísticas de legibilidad después de que finalice la revisión ortográfica completa del
documento (por ejemplo, cuando presiona F7). Para obtener más información acerca de
esta característica, vea Conocer la legibilidad de un documento.
Controlar las reglas que el corrector gramatical aplica a la redacción
Puede seleccionar dos opciones en el menú Estilo de escritura: Sólo gramática o
Gramática y estilo. Si desea cambiar los tipos de reglas de gramática y estilo que utiliza
el corrector gramatical al revisar la redacción, haga clic en Configuración. Puede usar el
cuadro de diálogo Gramática para ver la configuración y realizar los cambios que desee.
¿Por qué no están disponibles en Outlook los botones Estilo de escritura y
Configuración?
Es un problema conocido el que hace que este menú y botón no estén disponibles en
Outlook. Para solucionarlo, puede ver las opciones de corrección en un elemento abierto.
1. En un elemento abierto de Outlook, como un mensaje de correo electrónico pero no una
nota, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones
del editor.
Nota: Los cambios que realice en esta configuración se aplican a todos los elementos que
edite, no sólo al elemento en el que esté trabajando.
Seleccionar las opciones de ortografía de Outlook
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha
Ortografía.
Si desea que el corrector ortográfico se ejecute cuando haga clic en Enviar, active la
casilla de verificación Comprobar siempre la ortografía antes de enviar.
224
Para especificar que no se revise la ortografía del texto original de un mensaje al responder
al mensaje o reenviarlo, active la casilla de verificación Omitir el texto del mensaje
original al responder o reenviar.
Activar o desactivar campos del corrector ortográfico en Project
Puede que haya campos en Project que no desee que revise el corrector ortográfico.
ficha Ortografía.
2. Para cada campo, seleccione Sí para activar la revisión ortográfica para dicho campo o
No para desactivarla.
El corrector ortográfico o gramatical marcan el texto que no deseo o que no
espero que se marque
A veces, puede que desee que la revisión ortográfica y gramatical del programa de
Microsoft Office omita errores del texto. En otros casos, puede que no entienda por qué el
corrector ortográfico y gramatical marca parte del texto, cuando éste está formado por una
sola palabra o un documento completo.
Agregar una palabra o una frase al diccionario personalizado
Cuando se utiliza el corrector ortográfico, éste compara las palabras del documento con las
del diccionario principal. El diccionario principal contiene las palabras más comunes, pero
puede que no incluya nombres propios, términos técnicos, siglas, etc. Además, algunas
palabras pueden tener las mayúsculas o minúsculas de manera distinta en el diccionario
principal y en el documento. Para evitar que el corrector ortográfico marque tales palabras
o usos de mayúsculas o minúsculas como errores, se puede usar un diccionario
personalizado.
Omitir texto o un estilo completo
En Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint y Microsoft Office Word, puede hacer
que el corrector ortográfico y gramatical omita el texto. Por ejemplo, si inserta texto desde un
mensaje de correo electrónico en estilo coloquial. El mensaje contiene fragmentos y términos en
argot y desea que el corrector omita los errores de este bloque de texto.
En Word, puede dar una paso adicional y crear un estilo especial si cuenta con un tipo de
contenido que no desea que corrija el corrector ortográfico y gramatical. Por ejemplo, si el
contenido del documento es técnico como varios bloques de código informático.
Importante: Si desea que el corrector ortográfico y gramatical omita parte del texto, no
se marcan los errores ortográficos y gramaticales de este texto. Asegúrese de avisar al
resto de las personas que trabajan en este documento sobre el uso de esta opción.
Para que el corrector ortográfico y gramatical omita texto o un estilo completo, siga este
procedimiento en estos programas de Microsoft Office.
225
Outlook o PowerPoint
1. Seleccione el texto que desee que omita el corrector ortográfico y gramatical.
2. En el grupo Revisión de la ficha Revisar, haga clic en Definir idioma.
3. Active la casilla de verificación No revisar la ortografía ni la gramática.
Word
1.
1. Seleccione el texto que desee que omita el corrector ortográfico y gramatical.
2.
2. En el grupo Revisión de la ficha Revisar, haga clic en Definir idioma.
3.
3. Active la casilla de verificación No revisar la ortografía ni la gramática.
4.
4. Opcionalmente, puede crear un estilo especial basado en el texto seleccionado:
1.
1. Haga clic con el botón secundario en la selección y, a continuación,
haga clic en Guardar selección como un nuevo estilo rápido en el menú contextual.
2.
2. Asigne un nombre al estilo; por ejemplo, código y, a continuación,
Ocultar los errores ortográficos y gramaticales de un documento de Word
Quizá tenga un documento de Word en el que no desee ver marcados los errores
ortográficos y gramaticales con líneas onduladas rojas y verdes, o puede que prefiera que
el documento que cree no muestre errores ortográficos y gramaticales en absoluto.
3. Para activar o desactivar la revisión ortográfica y gramatical automática del documento
abierto:
Para activar o desactivar la revisión ortográfica y gramatical automática de todos los
documentos que cree:
Importante: Si desactiva la revisión ortográfica o gramatical automática de un archivo
que comparte con otros usuarios, es conveniente que les notifique que ha realizado este
cambio.
226
Solucionar problemas de revisión gramatical en Word y Outlook
Si no está seguro de por qué el corrector gramatical marca parte del texto como
gramaticalmente incorrecto, pruebe con alguno de estos procedimientos:
Para obtener más información sobre por qué Word marca posibles errores gramaticales
Mientras se comprueban los errores ortográficos y gramaticales automáticamente Haga clic con el botón secundario en la palabra y, a continuación, haga clic en
Acerca de esta oración.
Mientras se comprueban los errores ortográficos y gramaticales de una vez
Haga clic en la opción Explicación del cuadro de diálogo Ortografía y gramática.
Si el corrector gramatical marca errores que no desea corregir, puede personalizar las
reglas de estilo gramatical y ortográfico para que sean menos restrictivas. Word
proporciona un corrector gramatical de "lenguaje natural" que marca posibles problemas
mediante un análisis exhaustivo del texto. Si el corrector gramatical no puede determinar la
estructura lingüística correcta de una frase o si detecta un uso dudoso de mayúsculas y
minúsculas, puede marcar el texto incorrectamente o proponer sugerencias incorrectas.
Omitir el texto del mensaje original en Outlook
En Outlook, puede especificar que no se revise el texto original de un mensaje al responder
o reenviar el mensaje.
ficha Ortografía.
2. Active la casilla de verificación Omitir el texto del mensaje original al responder o reenviar.
Omitir siempre los datos de un campo en una tabla de Access
Algunas tablas de Microsoft Office Access contienen datos que no se deben incluir al revisar
la ortografía.
1. Mientras ve los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, seleccione el campo
que desee excluir.
2. En el grupo Edición de la ficha Datos, haga clic en Revisar la ortografía.
Método abreviado de teclado Para que se muestre el cuadro de diálogo Ortografía,
presione F7.
3. haga clic en Ignorar nombre del campo campo.
227
Desactivar campos del corrector ortográfico en Project
Puede que tenga algunos campos en Microsoft Office Project que no desee incluir al pasar
el corrector ortográfico.
1.
2.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic
en la ficha Ortografía.
2. Por cada campo, haga clic en Sí para activar la revisión ortográfica o en No
para desactivarla.
Corregir automáticamente el uso de mayúsculas
El programa de Microsoft Office puede facilitar su trabajo al corregir automáticamente los
errores del uso de mayúsculas. Las opciones predeterminadas suelen convenir a la mayoría
de la gente, por lo que es probable que no requiera modificar estas opciones. Ahora bien,
si fuera necesario cambiarlas, puede personalizar fácilmente las opciones del uso
automático de mayúsculas.
Nota: No se corrige automáticamente el texto incluido en los hipervínculos.
Corregir automáticamente el uso de mayúsculas
Puede habilitar o deshabilitar las diferentes formas de corregir el uso de mayúsculas
automáticamente.
Para poder hacer clic en Opciones de Autocorrección, debe haber un archivo abierto.
228
Outlook
En la ficha Autocorrección, active o desactive cualquiera de estas casillas de verificación:
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas
Poner en mayúscula la primera letra de una oración
Poner en mayúscula los nombres de días
Corregir el uso accidental de bLOQ MAYÚS
Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas (no disponible en Microsoft
Office Access, Excel, OneNote o Visio)
Especificar excepciones para el uso automático de mayúsculas
Puede especificar excepciones para determinadas reglas del uso de mayúsculas. Las
excepciones que defina afectarán a todos los programas de Office que contengan esta
función, lo que implica que cualquier cambio que realice a esta lista en un programa,
también se aplicará en los demás programas.
Para poder hacer clic en Opciones de Autocorrección, debe haber un archivo abierto.
229
Outlook
En la ficha Autocorrección, haga clic en Excepciones y, a continuación, siga uno de
estos procedimientos:
Si ha seleccionado la casilla de verificación Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, y
desea evitar que la Autocorrección corrija una palabra que contenga una mezcla de
mayúsculas y minúsculas, haga clic en la ficha MAyúsculas INiciales.
Si ha seleccionado la casilla de verificación Poner en mayúscula la primera letra de
una oración, y desea impedir que la Autocorrección empiece con mayúscula una palabra
que escribe tras una abreviatura específica, haga clic en la ficha Letra inicial.
Siga uno de estos pasos:
Para agregar una palabra a la lista de excepciones, escriba la palabra en la casilla y haga
clic en Agregar.
Para eliminar una palabra de la lista de excepciones, seleccione la palabra y haga clic en
Eliminar.
Si lo prefiere (sólo en Microsoft Office Word o Outlook), active o desactive la casilla de
verificación Agregar automáticamente palabras a la lista. Se aplicará esta opción al
editar un archivo o un elemento. Cuando la Autocorrección realice una corrección no
deseada, puede deshacerla presionando CTRL+Z. Si la casilla de verificación Agregar
automáticamente palabras a la lista está activada, se agregarán a la lista de
excepciones todas las correcciones no deseadas que deshaga.
Usar diccionarios personalizados para agregar palabras al corrector ortográfico
Cuando se utiliza el corrector ortográfico, éste compara las palabras de un documento con
las del diccionario principal de la herramienta. El diccionario principal contiene las palabras
más comunes, pero puede ser que no incluya nombres propios, términos técnicos o siglas.
Además, algunas palabras pueden tener las mayúsculas o minúsculas de manera distinta
en el diccionario principal y en el documento. Para evitar que el corrector ortográfico
marque tales palabras o usos de mayúsculas o minúsculas como errores, se puede usar un
diccionario personalizado.
Importante: Toda opción que cambie en un diccionario personalizado en un programa de
Microsoft Office afectará a los demás programas.
230
Habilitar diccionarios personalizados
El cuadro de diálogo Diccionarios personalizados se puede usar para administrar los
diccionarios personalizados. No obstante, ninguna de las opciones de dicho cuadro de
diálogo tendrá efecto mientras no se habiliten los diccionarios personalizados.
1. Siga estos procedimientos en los programas de Microsoft Office que se indican:
y, a continuación, en Opciones de
Outlook
En el menú Herramientas, haga clic en Ortografía y, a continuación, en Opciones de
ortografía.
Project
3. Compruebe que la casilla de verificación Sólo del diccionario principal esté
desactivada.
4. Haga clic en Diccionarios personalizados.
5. En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados, para los diccionarios
personalizados que desee usar, compruebe que se han activado las casillas de verificación
situadas junto a ellos.
231
Abrir el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados
Siga estos procedimientos en los programas de Microsoft Office que se indican:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Outlook
1. En el menú Herramientas, haga clic en Ortografía y, a continuación, en Opciones
de ortografía.
Project
Crear un diccionario personalizado
1. Abra el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados.
¿Cómo?
232
2. Haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el diccionario personalizado.
5. Si desea usar el diccionario nuevo para otro idioma, mientras lo tenga seleccionado en la
Lista de diccionarios, seleccione el idioma en el menú Idioma del diccionario.
Agregar un diccionario personalizado existente
En el cuadro de diálogo Diccionarios personalizados, se muestra una lista de diccionarios
personalizados disponibles que puede usar el programa para revisar la ortografía. Si el diccionario
que desea usar (por ejemplo, uno comprado a otra empresa) está instalado en el equipo pero no
aparece en el cuadro Lista de diccionarios, puede agregarlo.
¿Cómo?
3. Ubique la carpeta que contiene el diccionario personalizado que desee y, a continuación,
haga doble clic en el archivo del diccionario.
Si necesita más ayuda para instalar un diccionario de otra empresa, vea las instrucciones
de instalación correspondientes.
Agregar, quitar o modificar palabras en un diccionario personalizado
¿Cómo?
2. Seleccione el diccionario que desea modificar. Asegúrese de no desactivar la casilla de verificación.
3. Haga clic en Editar lista de palabras.
Para agregar una palabra, escríbala en el cuadro Palabras y, a continuación, haga clic en Agregar.
Para quitar una palabra, selecciónela en el cuadro Diccionario y, a continuación, haga clic
en Eliminar.
Para modificar una palabra, bórrela y luego agréguela escrita como desee.
Para quitar todas las palabras, haga clic en Eliminar todas.
233
Cambiar el idioma asociado a un diccionario personalizado
De forma predeterminada, al crear un nuevo diccionario personalizado, el programa
configura el diccionario como Todos los idiomas, lo que significa que el diccionario se usa
al revisar la ortografía de un texto escrito en cualquier idioma. No obstante, se puede
asociar un diccionario personalizado a un idioma determinado, para que el programa use el
diccionario solamente cuando se revise la ortografía de un texto escrito en ese idioma.
¿Cómo?
2. En el cuadro Lista de diccionarios, haga clic en el diccionario que desea cambiar.
3. En el menú Idioma del diccionario, haga clic en el idioma para el que se debe usar el
diccionario.
Cambiar el diccionario personalizado predeterminado al que el corrector
ortográfico agrega palabras
Siempre que revise la ortografía de un archivo, tiene la opción de agregar una palabra marcada como
falta de ortografía a un diccionario personalizado. El diccionario personalizado predeterminado es el
diccionario al que el programa agrega la palabra en un caso así.
Siga este procedimiento para especificar el diccionario personalizado predeterminado que
usarán los programas de Microsoft Office para todos los idiomas o para cada uno de sus
idiomas de trabajo:
¿Cómo?
2. En el cuadro Lista de diccionarios, siga uno de estos procedimientos:
Para cambiar el diccionario predeterminado para todos los idiomas, haga clic en el nombre
del diccionario en Todos los idiomas.
Para cambiar el diccionario predeterminado para un idioma específico, haga clic en el
nombre del diccionario en el encabezado del idioma.
3. Haga clic en Cambiar predeterminado.
Nota: Si sólo hay un diccionario bajo un encabezado, éste deberá ser el predeterminado.
En tal caso, el botón no está disponible.
La próxima vez que revise la ortografía, el programa usará los diccionarios personalizados
predeterminados que haya seleccionado. Para obtener más información, vea Revisar la
ortografía y la gramática.
234
Fuentes y formato
Buscar y reemplazar texto u otros elementos
Buscar texto
Puede buscar rápidamente cada aparición de una palabra o frase específica.
Microsoft Office PowerPoint
1. En la ficha Página principal, en el grupo Edición, haga clic en Buscar.
2. En la cuadro Buscar, escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar siguiente.
Nota: Para cancelar la búsqueda en curso, presione ESC.
Para buscar texto que coincida con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas que
haya escrito en el cuadro Buscar, seleccione la casilla de verificación Coincidir
mayúsculas y minúsculas.
Si desea buscar una palabra específica, como noticia, pero desea omitir la palabra cuando
forme parte de otra palabra, como noticiario, seleccione la casilla de verificación Sólo
palabras completas.
Microsoft Office Publisher
1. En el menú Edición, haga clic en Buscar.
2. En la cuadro Buscar, escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar
siguiente.
palabras completas.
La opción predeterminada de Buscar es Todas, lo que significa que Publisher busca
primero el primer artículo y, a continuación, busca los demás artículos de la publicación,
desde la página uno hasta la última página maestra. Para empezar a buscar desde la
ubicación actual hacia atrás, hacia el principio del artículo, haga clic en la flecha junto a
Buscar y, a continuación en Arriba. (Esta opción sólo está disponible para la función
Buscar, no para la función Reemplazar.) Para comenzar a buscar desde la ubicación actual
hacia abajo, hacia el final del artículo, haga clic en Abajo.
235
Buscar y reemplazar texto
Puede reemplazar automáticamente una palabra o frase con otra , por ejemplo, puede
reemplazar Caja con Carcasa.
Nota: El texto de sustitución utiliza las mismas mayúsculas y minúsculas que el texto al
que reemplaza. Por ejemplo, si busca IVA y lo sustituye con Impuesto sobre el valor
añadido, el resultado es IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO.
1. En la ficha Página principal, en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.
2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desea buscar.
3. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto con el que desea sustituir el texto
buscado.
Para buscar la siguiente aparición del texto, haga clic en Buscar siguiente.
Para reemplazar una aparición del texto, haga clic en Reemplazar. Tras hacer clic en
Reemplazar, PowerPoint avanza a la siguiente aparición del texto.
Para reemplazar todas las apariciones del texto, haga clic en Reemplazar todas.
Nota:
Para cancelar la búsqueda en curso, presione ESC.
palabras completas.
1. En el menú Edición, haga clic en Reemplazar.
2. En el cuadro Buscar, escriba el texto que desea buscar.
3. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto con el que desea sustituir el texto
buscado.
236
Para buscar la siguiente aparición del texto, haga clic en Buscar siguiente.
Para reemplazar una aparición del texto, haga clic en Reemplazar. Tras hacer clic en
Reemplazar, Publisher avanza a la siguiente aparición del texto.
Para reemplazar todas las apariciones del texto, haga clic en Reemplazar todas.
palabras completas.
La opción predeterminada de Buscar es Todas, lo que significa que Publisher busca
primero el primer artículo y, a continuación, busca los demás artículos de la publicación,
desde la página uno hasta la última página maestra. Para empezar a buscar desde la
ubicación actual hacia atrás, hacia el principio del artículo, haga clic en la flecha junto a
Buscar y, a continuación en Arriba. (Esta opción sólo está disponible para la función
Buscar, no para la función Reemplazar.) Para comenzar a buscar desde la ubicación actual
hacia abajo, hacia el final del artículo, haga clic en Abajo.
Cambiar la fuente, el tamaño de fuente o el color de la fuente
Cambiar la fuente
Siga estos pasos en estos programas de 2007 Microsoft Office system:
1. Seleccione el texto al que desee dar formato.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, escriba o haga clic en una fuente en el cuadro
Fuente
.
Método abreviado de teclado Para cambiar la fuente, presione CTRL+MAYÚS+F.
Access
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, escriba o haga clic en una fuente en el cuadro
Fuente
.
237
InfoPath, OneNote, Project o Publisher
2. En la barra de herramientas Formato, escriba o haga clic en una fuente en el cuadro
Fuente
.
Método abreviado de teclado Para cambiar la fuente, presione CTRL+MAYÚS+F.
Cambiar el tamaño de fuente
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, escriba o haga clic en un tamaño de fuente en
el cuadro Tamaño de fuente
.
Método abreviado de teclado Para
CTRL+MAYÚS+P.
cambiar
el tamaño
de
fuente, presione
Access
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, escriba o haga clic en un tamaño de fuente en
el cuadro Tamaño de fuente
.
InfoPath, OneNote, Project o Publisher
2. En la barra de herramientas Formato, escriba o haga clic en un tamaño de fuente en el
cuadro Tamaño de fuente
.
Método abreviado de teclado Para
CTRL+MAYÚS+P.
cambiar
el tamaño
de
fuente, presione
Cambiar el color de la fuente
238
Excel, Outlook, PowerPoint o Access
3. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Color de
fuente
y, a continuación, seleccione el color de fuente que desee.
InfoPath, OneNote o Publisher
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha situada junto a Color de
fuente
y, a continuación, seleccione el color de fuente que desee.
Insertar un símbolo, una fracción o un carácter especial
Puede utilizar el cuadro de diálogo Símbolo para insertar símbolos como ¼ y ©, o
caracteres especiales, como guión largo (—) o puntos suspensivos (…) que no aparecen en
el teclado, así como caracteres Unicode (Unicode: codificación de caracteres estándar
desarrollada por Unicode Consortium. Al utilizar más de un byte para representar cada
carácter, Unicode permite que casi todos los idiomas se representen mediante un único
juego de caracteres.).
Los tipos de símbolos y caracteres que puede insertar depende de la fuente que elija. Por
ejemplo, algunas fuentes pueden incluir fracciones (¼), caracteres internacionales (Ç, ë), y
símbolos de divisa extranjera (£, ¥). La fuente integrada de Símbolo incluye flechas,
viñetas y símbolos científicos. Puede que disponga de fuentes de símbolos adicionales,
como Wingdings, que incluyen símbolos decorativos.
Nota: Puede aumentar o disminuir el tamaño del cuadro de diálogo Símbolo llevando el
puntero a la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo hasta que cambie a una flecha
de dos puntas, y arrastrándola al tamaño que desee.
Insertar un símbolo, una fracción o un carácter especial
Microsoft Office Excel
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el símbolo.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Símbolo.
3. En el cuadro de diálogo Símbolo, haga clic en la ficha Símbolos y proceda como se
indica a continuación:
Haga clic en el símbolo que desea insertar.
Si el símbolo que desea no aparece en la lista, seleccione otra fuente en el cuadro Fuente,
haga clic en la fuente necesaria y seleccione el símbolo que desea insertar.
239
Nota: Si utiliza una fuente extendida, como Arial o Times New Roman, aparece la lista
Subconjunto. Utilice esta lista para elegir entre una lista extendida de caracteres de
lenguaje, como griego y ruso (cirílico), si está disponible.
4. Haga clic en Insertar.
Sugerencia: Para buscar rápidamente e insertar un carácter especial por su descripción,
haga clic en la ficha Caracteres especiales, en el cuadro de diálogo Símbolo, seleccione
el carácter especial que desea insertar y haga clic en Insertar.
2. En el menú Insertar, haga clic en Símbolo.
240
Unidad 5 4. Haga clic en Insertar.
Nota: Para buscar rápidamente e insertar un carácter especial por su descripción, haga clic
en la ficha Caracteres especiales, en el cuadro de diálogo Símbolo, seleccione el
carácter especial que desea insertar y haga clic en Insertar.
Microsoft Office OneNote
Microsoft Office InfoPath
241
Microsoft Office Visio
Nota: Para buscar rápidamente e insertar un carácter especial por su descripción, haga clic
en la ficha Caracteres especiales, en el cuadro de diálogo Símbolo, seleccione el
carácter especial que desea insertar y haga clic en Insertar.
Insertar un carácter Unicode
Microsoft Office Excel
Puede insertar un carácter Unicode seleccionando uno del cuadro de diálogo Símbolo o
escribiendo directamente el código del carácter.
Seleccionar un carácter Unicode del cuadro de diálogo Símbolo
Al seleccionar un carácter Unicode del cuadro de diálogo Símbolo, aparece el código de
carácter en el cuadro Código de carácter.
1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el carácter Unicode.
3. En la ficha Símbolos, en el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que desea.
242
4. En el cuadro de, haga clic en Unicode (hex).
5. Si el cuadro Subconjunto está disponible, haga clic en un subconjunto de caracteres.
6. Haga clic en el símbolo que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar.
7. Haga clic en Cerrar.
Utilizar el teclado para insertar un código de carácter Unicode en un documento
Si conoce el código del carácter, puede introducir el código en el documento y presionar
ALT+X para convertirlo en un carácter. Por ejemplo, presione 002A y a continuación,
ALT+X para que escriba *. El orden inverso también funciona. Para mostrar el código del
carácter Unicode para un carácter que ya está en el documento, sitúe el punto de inserción
directamente después del carácter y presione ALT+X.
Buscar un código de un carácter Unicode
4. El carácter Unicode aparece en el cuadro Código de carácter.
243
El carácter Unicode aparece en el cuadro Código de carácter.
244
Microsoft Office OneNote
245
Microsoft Office InfoPath
246
Microsoft Office Visio
247
1.
2.
3.
4.
En el menú Insertar, haga clic en Símbolo.
En la ficha Símbolos, en el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que desea.
En el cuadro de, haga clic en Unicode (hex).
El carácter Unicode aparece en el cuadro Código de carácter.
Tabla de caracteres ASCII
Los números son el idioma de los equipos informáticos. Para comunicarse con programas
(y con otros equipos), su equipo convierte los caracteres y símbolos en sus
representaciones numéricas.
En la década de 1960, la necesidad de estandarización llevó a la creación del código
norteamericano estándar para el intercambio de información (ASCII o American Standard
Code for Information Interchange). La tabla del ASCII contiene 128 números asignados a
sus correspondientes caracteres. El código ASCII proporciona un sistema para que los
equipos puedan almacenar e intercambiar información con otros equipos y programas.
El texto con formato ASCII no contiene información sobre el formato como negrita, cursiva
o fuentes. Cuando utiliza el Bloc de notas de Microsoft o guarda un archivo como texto sin
formato desde Microsoft Office Word, se utiliza el código ASCII. Puede que haya leído
algún anuncio de oferta de trabajo en la que el empresario solicitaba los currículos en
formato ASCII. Esto significa que cuando envíe su currículum en un mensaje de correo
electrónico, fax o copia impresa, el empresario espera que su currículo no contenga ningún
formato ni estilo especial. El texto con formato ASCII da buenos resultados con el software
de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que utilizan con frecuencia las grandes
empresas para digitalizar currículos.
Insertar un carácter ASCII en un documento
Además de poder escribir un carácter con el teclado, puede usar el código de carácter del
símbolo en forma de método abreviado de teclado, por ejemplo, cuando un símbolo no
esté disponible en el teclado que utilice.
Para insertar un carácter ASCII contenido en las tablas siguientes, mantenga presionada la
tecla ALT mientras escribe el número decimal equivalente.
Por ejemplo, para insertar el símbolo de grado (º), mantenga presionada la tecla ALT
mientras escribe 0176 en el teclado numérico.
Nota: Debe usar el teclado numérico para escribir los números, no el teclado normal.
Asegúrese de que la tecla BLOQ NUM está activada si su teclado lo requiere para escribir
los números con el teclado numérico.
248
Caracteres ASCII imprimibles
Los números 32 a 126 están asignados a caracteres incluidos en el teclado y aparecen
cuando ve o imprime un documento. El número 127 es el comando SUPRIMIR.
Tabla de caracteres ASCII imprimibles
Número decimal
Carácter
Número decimal
Carácter
32
espacio
80
P
33
!
81
Q
34
"
82
R
35
#
83
S
36
$
84
T
37
%
85
U
38
&
86
V
39
'
87
w
40
(
88
X
41
)
89
Y
42
*
90
Z
43
+
91
[
44
,
92
\
45
-
93
]
46
.
94
^
47
/
95
_
48
0
96
`
49
1
97
a
50
2
98
b
51
3
99
c
52
4
100
d
53
5
101
e
54
6
102
f
55
7
103
g
56
8
104
h
57
9
105
i
58
:
106
j
59
;
107
k
249
60
<
108
l
61
=
109
m
62
>
110
n
63
?
111
o
64
@
112
p
65
A
113
q
66
B
114
r
67
C
115
s
68
D
116
t
69
E
117
u
70
F
118
v
71
G
119
w
72
H
120
x
73
I
121
y
74
J
122
z
75
K
123
{
76
L
124
|
77
M
125
}
78
N
126
~
79
O
127
SUPR
Sugerencia: Puede hacer referencia al juego de caracteres extendidos para una fuente
determinada mediante el programa Mapa de caracteres de Microsoft Windows. Haga clic en
Inicio, elija Todos los programas, Accesorios, Herramientas del sistema y, a
continuación, haga clic en Mapa de caracteres.
Caracteres ASCII extendidos imprimibles
Los caracteres ASCII extendidos cubren la necesidad de más caracteres. El código ASCII
extendido incluye los 128 caracteres existentes en el código ASCII (en la tabla siguiente se
incluyen los números del 0 a 32) y agrega otros 128 caracteres para obtener un total de
256. Incluso con estos caracteres adicionales, muchos idiomas poseen símbolos que no
pueden condensarse en 256 caracteres.
Por esta razón, hay variantes del código ASCII para abarcar los caracteres y símbolos de
ciertas regiones.
Por ejemplo, la tabla ASCII también conocida como ISO 8859-1 es usada por muchos
programas para idiomas usados en América del Norte, Europa Occidental, Australia y
África.
250
Tabla de caracteres ASCII extendidos imprimibles
Número decimal
Carácter
Número decimal
128
Ç
192
129
ü
193
130
é
194
131
â
195
132
ä
196
133
à
197
134
å
198
135
ç
199
136
ê
200
137
ë
201
138
è
202
139
ï
203
140
î
204
141
ì
205
142
Ä
206
143
Å
207
144
É
208
145
æ
209
146
Æ
210
147
ô
211
148
ö
212
149
ò
213
150
û
214
151
ù
215
152
ÿ
216
153
Ö
217
154
Ü
218
155
¢
219
156
£
220
157
¥
221
158
Carácter
Ô
222
159
ƒ
223
160
á
224
251
161
í
225
162
ó
226
163
ú
227
164
ñ
228
165
Ñ
229
166
ª
230
167
º
231
168
¿
232
169
ß
π
µ
233
170
¬
234
171
½
235
172
¼
236
173
¡
237
174
«
238
175
»
239
∞
176
240
177
241
±
178
242
≥
179
243
≤
180
244
181
245
182
246
÷
183
247
≈
184
248
≈
185
249
·
186
250
·
187
251
√
188
252
189
253
190
254
191
255
²
Sugerencia: Puede hacer referencia al juego de caracteres extendidos para una fuente
determinada mediante el programa Mapa de caracteres de Microsoft Windows. Haga clic en
Inicio, elija Todos los programas, Accesorios, Herramientas del sistema y, a
continuación, haga clic en Mapa de caracteres.
252
Caracteres de control ASCII no imprimibles
Los números del 0 al 31 de la tabla ASCII están asignados a caracteres de control
utilizados para controlar dispositivos periféricos como, por ejemplo, impresoras. Por
ejemplo, el 12 representa la función de avance de papel/nueva página. Este comando
indica a la impresora que pase directamente a la parte superior de la siguiente página.
Tabla de caracteres de control ASCII no imprimibles
Número
decimal
Carácter
Número
decimal
Carácter
0
nulo
16
escape de vínculo de
datos
1
principio de encabezado
17
control de dispositivo 1
2
inicio de texto
18
3
fin del texto
19
4
fin de transmisión
20
5
consulta
21
confirmación negativa
6
reconocimiento
22
inactividad sincrónica
7
campana
23
fin del bloque de
transmisión
8
retroceso
24
cancelar
9
tabulación horizontal
25
fin del medio
10
avance de línea/nueva
línea
26
sustitución
11
tabulación vertical
27
escape
12
avance de página/nueva
página
28
separador de archivos
13
retorno de carro
29
separador de grupos
14
desplazamiento hacia
fuera
30
separador de registros
15
desplazamiento hacia
dentro
31
separador de unidades
Más allá del ASCII
Hay otra tabla de caracteres más reciente denominada Unicode. Puesto que la tabla de
Unicode es de mucho mayor tamaño, puede representar 65.536 caracteres en lugar de los
128 de la tabla ASCII o los 256 de la tabla del ASCII extendido. Esta mayor capacidad
permite incluir en un solo juego de caracteres la mayoría de los caracteres de los distintos
idiomas.
253
Aplicar el formato de negrita, cursiva o subrayado a un texto
Aplicar el formato de negrita a un texto
Outlook, PowerPoint o Access
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en Negrita.
Método abreviado de teclado Para aplicar el formato de negrita al texto seleccionado,
presione CTRL+N.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Negrita
.
Método abreviado de teclado Para aplicar el formato de negrita al texto seleccionado,
presione CTRL+N.
Aplicar el formato de cursiva a un texto
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en Cursiva.
Método abreviado de teclado Para aplicar el formato de cursiva al texto seleccionado,
presione CTRL+K.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Cursiva
.
Método abreviado de teclado Para aplicar el formato de cursiva al texto seleccionado,
presione CTRL+K.
254
Aplicar el formato de subrayado a un texto
2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en Subrayado.
Método abreviado de teclado Para aplicar el formato de subrayado al texto
seleccionado, presione CTRL+S.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Subrayado
.
Método abreviado de teclado Para aplicar el formato de subrayado al texto
seleccionado, presione CTRL+S.
Alinear o centrar texto
Alinear texto a la izquierda
PowerPoint
2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Alinear a la izquierda.
Método abreviado de teclado Para alinear un texto seleccionado a la izquierda,
presione CTRL+z.
Excel
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Alinear a la izquierda.
presione CTRL+z.
255
Outlook
2. En la ficha Inicio, en el grupo Texto básico, haga clic en Alinear a la izquierda.
presione CTRL+z.
Access
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Alinear a la izquierda.
presione CTRL+z.
InfoPath, Project o Publisher
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Alinear a la izquierda
.
presione CTRL+z.
Alinear texto a la derecha
PowerPoint
2, En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Alinear a la derecha.
Método abreviado de teclado Para alinear un texto seleccionado a la derecha, presione CTRL+d.
Excel
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Alinear a la derecha.
Método abreviado de teclado Para alinear un texto seleccionado a la derecha, presione
CTRL+d.
256
Outlook
2. En la ficha Inicio, en el grupo Texto básico, haga clic en Alinear a la derecha.
CTRL+d.
Access
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Alinear a la derecha.
CTRL+d.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Alinear a la derecha
.
CTRL+d.
Centrar texto
PowerPoint
2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Centrar.
Método abreviado de teclado Para centrar un texto seleccionado, presione CTRL+E.
Excel
2. En la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Centrar.
257
Outlook
2. En la ficha Inicio, en el grupo Texto básico, haga clic en Centrar.
Access
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Centrar.
2. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Centrar
.
Utilizar formato automático al escribir
El formato automático puede facilitar y agilizar la entrada de cierto tipo de texto. Las
opciones específicas disponibles dependen del programa que utilice. Para ver y modificar
las opciones de formato automático, proceda como se indica a continuación:
3. Haga clic en Opciones de autocorrección.
Visio o Publisher
En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de autocorrección.
No se puede hacer clic en Opciones de autocorrección porque no está disponible
Para poder hacer clic en Opciones de autocorrección, debe haber un archivo abierto.
258
Outlook
7. Haga clic en Revisión y, a continuación en Opciones de autocorrección.
Haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe.
Seleccione o desactive las casillas de verificación de las opciones que desea activar o
desactivar.
Importante: En Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word, aparece otra ficha en el
cuadro de diálogo Autocorrección: Autoformato. Puede omitir esta ficha porque no se
incluyen las opciones de esta ficha en 2007 Microsoft Office system. Para obtener más
información, consulte Función Autoformato
Aplicar el formato de tachado
PowerPoint
2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Fuente.
En el cuadro de diálogo Fuente, en la ficha Fuente, en Efectos, active la casilla de
verificación Tachado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Outlook
1. En el elemento de Microsoft Office Outlook, seleccione el texto al que desee dar formato.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Texto básico, haga clic en el iniciador del cuadro de
diálogo Fuente.
3. En el cuadro de diálogo Fuente, en la ficha Fuente, en Efectos, active la casilla de
verificación Tachado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
InfoPath o OneNote
2. En el menú Formato, haga clic en Fuente.
3. En el panel de tareas Fuente, active la casilla de verificación Tachado.
259
Visio
2. En el menú Formato, haga clic en Texto.
3. En el panel de tareas Texto, en la ficha Fuente, haga clic en el estilo Tachado que
desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Fijar, cambiar o borrar tabulaciones
Fijar tabulaciones
Puede utilizar la regla para fijar tabulaciones manualmente a la izquierda, derecha o en el
centro de las diapositivas.
Nota: La regla debe estar visible para poder definir o borrar las tabulaciones. En la ficha
Ver, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Regla.
Puede fijar rápidamente tabulaciones haciendo clic en el selector de tabulaciones situado
en el extremo izquierdo de la regla, hasta que muestre el tipo de tabulación que desea y, a
continuación, haciendo clic en la regla en la ubicación que desea.
Una Tabulación izquierda fija la posición inicial de un texto que se extenderá
hacia la derecha al escribir.
Una Tabulación central fija la posición en el centro del texto. El texto se centra en
esta posición al escribir.
Una Tabulación derecha fija la posición en el extremo derecho del texto. Al
escribir, el texto se extiende hacia la izquierda.
Una Tabulación decimal alinea los números en torno al punto decimal. Con
independencia del número de dígitos, el punto decimal siempre mantendrá la misma
posición. (Puede alinear números en torno a un único carácter decimal; no puede
utilizar la tabulación decimal para alinear números en torno a otro carácter, como un
guión o el símbolo Y comercial.)
Si desea fijar las tabulaciones en posiciones determinadas, siga esto pasos:
1. En la ficha Página principal, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo.
2. En el cuadro de diálogo Párrafo, haga clic en Tabulaciones.
3. En el cuadro de diálogo Tabulaciones, realice estos procedimientos:
En el cuadro Posiciones de tabulación, escriba la medida para la nueva posición de
tabulación.
260
En Alineación, elija cómo debe alinearse el texto con respecto a la tabulación
4. Para guardar la nueva posición de la tabulación, haga clic en Establecer.
5. Para establecer tabulaciones adicionales, repita los pasos anteriores. Una vez finalizado,
haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Puede utilizar la regla para fijar tabulaciones manualmente a la izquierda, derecha o en el
centro de las publicaciones.
Nota: La regla debe estar visible para poder definir o borrar las tabulaciones. En el menú
Ver, haga clic en Reglas.
Puede fijar rápidamente tabulaciones haciendo clic en el selector de tabulaciones situado
en el extremo izquierdo de la regla, hasta que muestre el tipo de tabulación que desea y, a
continuación, haciendo clic en la regla en la ubicación que desea.
Una Tabulación izquierda fija la posición inicial de un texto que se extenderá
hacia la derecha al escribir.
Una Tabulación central fija la posición en el centro del texto. El texto se centra en
esta posición al escribir.
Una Tabulación derecha fija la posición en el extremo derecho del texto. Al
escribir, el texto se extiende hacia la izquierda.
Una Tabulación decimal alinea los números en torno al punto decimal. Con
independencia del número de dígitos, el punto decimal siempre mantendrá la misma
posición. (Puede alinear números en torno a un único carácter decimal; no puede
utilizar la tabulación decimal para alinear números en torno a otro carácter, como un
guión o el símbolo Y comercial.)
Si desea fijar las tabulaciones en posiciones determinadas, siga esto pasos:
1. En el menú Formato, haga clic en Tabulaciones.
2. En el cuadro de diálogo Tabulaciones, realice estos procedimientos:
En el cuadro Posiciones de tabulación, escriba la medida para la nueva posición de
tabulación.
En Alineación, elija cómo debe alinearse el texto con respecto a la tabulación
3. En Relleno, seleccione el estilo de los caracteres de relleno que desea agregar delante
de la tabulación.
4. Para agregar la nueva tabulación a la lista, haga clic en Establecer.
5. Para establecer tabulaciones adicionales, repita los pasos anteriores. Una vez finalizado,
haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.
261
Cambiar tabulaciones
Para cambiar la ubicación de una tabulación existente, siga uno de estos pasos:
En la regla, arrastre la tabulación existente que desea cambiar hacia la izquierda o derecha
de la regla hasta que encuentre la posición deseada.
Si desea establecer las tabulaciones en posiciones concretas que no logra establecer
haciendo clic en la regla, siga este procedimiento:
3. En el cuadro de diálogo Tabulaciones, seleccione la tabulación que desea cambiar de
la lista y haga clic en Borrar.
4. El el cuadro Posiciones de tabulación, escriba la medida para la nueva posición de
tabulación y haga clic en Establecer.
5. Para aplicar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para cambiar la ubicación de una tabulación existente, siga uno de estos pasos:
En la regla, arrastre la tabulación existente que desea cambiar hacia la izquierda o derecha
de la regla hasta que encuentre la posición deseada.
Si desea establecer las tabulaciones en posiciones concretas que no logra establecer
haciendo clic en la regla, siga este procedimiento:
2. En el cuadro de diálogo Tabulaciones, seleccione la tabulación que desea cambiar de
la lista y haga clic en Borrar.
3. El el cuadro Posiciones de tabulación, escriba la medida para la nueva posición de
tabulación y haga clic en Establecer.
4. Para aplicar los cambios, haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Para cambiar rápidamente una tabulación existente, haga doble clic sobre la
tabulación en la regla para abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones.
262
Borrar tabulaciones
Para borrar una tabulación existente, siga uno de estos pasos:
En la regla, arrastre la tabulación que desea eliminar hacia arriba o hacia abajo de la regla.
Si no logra borrar la tabulación arrastrándola fuera de la regla, proceda como se indica a
continuación:
2. El cuadro de diálogo Párrafo, haga clic en Tabulaciones.
3. En el cuadro de diálogo Tabulaciones, seleccione la tabulación que desea borrar de la
lista y haga clic en Borrar.
Nota: Para borrar todas las tabulaciones de la lista, haga clic en Borrar todas.
Para borrar una tabulación existente, siga uno de estos pasos:
En la regla, arrastre la tabulación que desea eliminar hacia arriba o hacia abajo de la regla.
Si no logra borrar la tabulación arrastrándola fuera de la regla, proceda como se indica a
continuación:
2. En el cuadro de diálogo Tabulaciones, seleccione la tabulación que desea borrar de la
lista y haga clic en Borrar.
Nota: Para borrar todas las tabulaciones de la lista, haga clic en Borrar todas.
263
Cambiar el espacio entre las tabulaciones predeterminadas
Las tabulaciones predeterminadas son las posiciones actuales en las que se puede alinear
texto al presionar varias veces la tecla TAB. Puede ajustar el espacio entre las tabulaciones
predeterminadas según sea necesario.
3. En el cuadro Tabulaciones predeterminadas, introduzca la cantidad de espacio que
desea establecer entre las tabulaciones predeterminadas, y haga clic en Aceptar.
Cada vez que presione la tecla TAB mientras edita el texto de una diapositiva, el cursor se
desplaza a la siguiente tabulación, dejando la distancia que haya especificado.
Nota: Si establece manualmente sus propias tabulaciones personalizadas, las tabulaciones
predeterminadas quedan interrumpidas por las tabulaciones manuales que establezca. Las
tabulaciones manuales establecidas en la regla, tienen prioridad sobre la configuración de
las tabulaciones predeterminadas.
Las tabulaciones predeterminadas son las posiciones actuales en las que se puede alinear
texto al presionar varias veces la tecla TAB. Puede ajustar el espacio entre las tabulaciones
predeterminadas según sea necesario.
2. En el cuadro Tabulaciones predeterminadas, introduzca la cantidad de espacio que
desea establecer entre las tabulaciones predeterminadas, y haga clic en Aceptar.
Cada vez que presione la tecla TAB mientras edita el texto en un artículo, el cursor se
desplaza a la siguiente tabulación dejando la distancia que haya especificado.
Nota: Si establece manualmente sus propias tabulaciones personalizadas, las tabulaciones
predeterminadas quedan interrumpidas por las tabulaciones manuales que establezca. Las
tabulaciones manuales establecidas en la regla, tienen prioridad sobre la configuración de
las tabulaciones predeterminadas.
264

PowerPoint 2007 - Universidad Autónoma de Tlaxcala

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