Agrupar Órdenes de Pago.

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SGF: Documentación de Referencia
Agrupar Órdenes de Pago.
Versión [3.0]
15/05/2015
SGF – Agrupar Órdenes de Pago: Documentación de Referencia
Fecha: 15/05/2015
Versión [1.0]
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TABLA DE CONTENIDO
DOCUMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO ................................................................................................3
1.
DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO ........................................................................................................................................................... 3
2.
PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO ...................................................................................................................................................... 8
2.1 CREACIÓN DEL GRUPO: ............................................................................................................................... 8
2.2 GESTIONAR GRUPOS CREADOS. ................................................................................................................... 14
2.3 DESAGRUPAR ÓRDENES DE PAGO ................................................................................................................ 17
2.4 GENERANDO UN REPORTE DE AGRUPACIÓN DE ORPAS...................................................................................... 21
2.5 CONSULTA GENERAL ÓRDENES DE PAGO ..................................................................................................... 244
2.6. HISTORIAL GRUPOS ÓRDENES DE PAGO ....................................................................................................... 26
2.7. CUANDO UNA ORPA SE ENCUENTRA EN ESTADO PAGADA.................................................................................. 28
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DOCUMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO
1. Descripción del requerimiento
Las órdenes de pago en la forma autorizar órdenes de pago “CPMOAUTO”, contendrá una nueva
columna la cual va a permitir a través de una casilla de validación seleccionar las órdenes de pago no
autorizadas con el fin de que estas sean agrupadas.
Se mantiene la funcionalidad del proceso actual (parcialización – autorización), se manejarán las
siguientes restricciones:
1. Se traerán únicamente las órdenes de pago que se encuentren en estado “trámite” si no
requieren el proceso de aprobación y las que se encuentren en estado “aprobada”.
2. Se debe garantizar que las órdenes de pago no estén anuladas ni pagadas o pagadas
parcialmente.
3. Únicamente se podrán parcializar órdenes de pago que no requieran aprobación.
4. La parcialización de las órdenes de pago que requieran aprobación se realizará en la
funcionalidad
creada
para
tal
fin
(Ver
entendimiento
“FS-F-
02_Formato_de_Entendimiento_Adicionar estados a cuentas por pagarV2”).
5. Al seleccionar las órdenes de pago que no provienen del proceso de aprobación el sistema
ubicara al usuario en el campo correspondiente para que se indique si se requiere o no
realizar pagos parciales.
6. Las órdenes de pago que ya se encuentran parcializadas y en estado tramite podrán
pertenecer a un mismo grupo.
Crear grupos de órdenes de pago
Una vez las órdenes de pago estén seleccionadas a través de la casilla de validación situada en la
última columna de la tabla, será posible crear un grupo de órdenes de pago. El usuario operativo
podrá seleccionar la cantidad deseada de órdenes de pago y así mismo podrá deshacer esta
selección; finalizando este proceso el usuario deberá hacer click sobre un nuevo botón “crear grupo”
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situado finalizando la tabla correspondiente a las órdenes de pago.
Nota:
1. El sistema debe validar las órdenes de pago escogidas, debe verificar si las órdenes de
pago tienen pagos parciales o totales.
2. Esta forma tendrá una nueva columna correspondiente a “numero del grupo”, con el fin de
que si ya pertenece a un grupo el usuario pueda gestionarlo y garantizar que ésta no podrá
ser asignada a otro grupo hasta que se encuentre en estado trámite o aprobada.
Al seleccionar este botón “crear grupo” el sistema muestra un mensaje de confirmación el cual indica
“está seguro que desea crear un grupo de órdenes de pago” seguido en este mensaje de
confirmación se muestran las opciones “ok” – “cancelar”.
Al seleccionar el botón “OK” el sistema emite un mensaje el cual indica “El grupo de órdenes de pago
se ha creado exitosamente” el número que se ha creado para el grupo, estará atado a la empresa y
periodo cuya composición será el identificador único del grupo de pago y se generará de manera
consecutiva, direccionara al usuario a la pantalla de gestión de grupos; este grupo de órdenes de
pago se almacenara en la base de datos y estará disponible para su “autorización” – “Impresión”.
Nota:
La consulta del grupo se puede realizar en la forma operativa de autorización (verificando la casilla
que indica el número del grupo o presionando el botón gestionar grupos) o en la consulta general de
órdenes de pago.
Adicionalmente por cada uno de los grupos de órdenes de pago se guardara un historial que consta
de:
1. Fecha Acción: Corresponde a la fecha de cada acción o afectación al grupo.
2. Usuario: Corresponde al usuario que realizo modificaciones sobre el grupo de órdenes
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de pago.
3. Estado: Corresponde al estado del grupo de órdenes de pago, estos estados
corresponden a:

Tramite: Corresponde al estado inicial con el que se crea el grupo para su
posterior autorización.

Autorizado: Corresponde a realizar la autorización de aquellos grupos de
órdenes de pago que han sido creados.

Desautorizado/Inactivo: Corresponde a aquellas órdenes de pago que
fueron desagrupadas, una vez se realice este proceso el grupo quedará
inactivo y las órdenes de pago en su estado anterior.
4. Número del grupo: corresponde a indicar el número del grupo de órdenes de pago.
5. Usuario: Corresponde al usuario que realizo la acción sobre el grupo de órdenes de
pago.
6. Observación: Corresponde al motivo por el cual el usuario realizo la desautorización de
un grupo de autorización.
Gestionar grupos de órdenes de pago
Este proceso asociado al botón “gestionar grupos”, permite realizar la gestión de
autorizar,
desagrupar o imprimir los grupos creados con sus órdenes de pago asociadas.
Al seleccionar este botón “gestionar grupos” el sistema muestra una nueva ventana la cual se titula
“Gestionar Grupos de Órdenes de Pago” esta ventana muestra en la parte superior los grupos
existentes creados para la empresa con la cual se realizó el filtro en la funcionalidad de Autorización
de Órdenes de Pago, listándolos por ID (corresponde al identificador único del grupo de órdenes de
pago generado por el sistema al momento de la creación del grupo) seguido de esta lista de grupos
de órdenes de pago se encuentra una tabla que contiene la información detallada del grupo de
operación seleccionado esta contiene la siguiente información:

Fecha
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
Usuario

Estado (Tramite –Autorizado – Desautorizado/Inactivo)

Observación
Los campos anteriormente mencionados se muestran según el grupo de órdenes de pago que se
encuentra seleccionado; de la misma manera en la parte inferior se muestra en detalle la información
de cada una de las órdenes de pago que conforman el grupo para esto se muestra en una tabla la
cual contiene los siguientes valores:
1. Orden de pago: Corresponde a un listado de las órdenes de pago que conforman el
grupo que se encuentra seleccionado.
2. Fecha Creación: Corresponde a la fecha de creación de la Orden de Pago.
3. Estado: Corresponde al estado en el cual se encuentra la orden de pago.
4. Valor: Corresponde al valor en pesos de la orden de pago.
5. A/I: Corresponde al estado A-activo ó I-Inactivo de la Orden de Pago en el grupo.
6. Casilla de verificación o checklist por si se desea desagrupar una orden de pago,
esta des agrupación debe cumplir con unas restricciones que se presentan en el
numeral 2.3 Desagrupar Ordenes de Pago. Inicialmente las Ordenes de Pago no
vienen seleccionadas.
7. El usuario puede realizar la gestión de los grupos de órdenes de pago que agrupo
previamente en el sistema para esto finalizando se encuentran los botones
correspondientes a:
1. Autorizar: Corresponde a autorizar el grupo de órdenes y las órdenes de pago
respectivas que lo conforman el grupo. Cada una de estas órdenes cambiarán su
estado a “Autorizada"
2. Desagrupar: Corresponde a desagrupar los grupos de órdenes de pago teniendo en
cuenta que esa des agrupación desautoriza las órdenes de pago y las deja en el
estado anterior en “tramite” o “aprobada” y estás quedan libres para que puedan
ser nuevamente agrupadas. Este proceso, dejará el grupo en estado
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“Desautorizado/Inactivo” en caso de desagrupar todas las órdenes o simplemente
desagrupará la orden de pago seleccionada siempre y cuando se cumplan con las
condiciones ya mencionadas para tal fin. Si se genera una des agrupación el
sistema mostrara una nueva ventana correspondiente a observación en la cual
debe justificar el motivo de la anulación del grupo, esta observación será
almacenada en el historial del grupo de orden.
Nota:
1. Cuando se desagrupe un grupo que se encuentre no autorizado deja inactivo el
grupo y deja las órdenes de pago en su mismo estado para ser agrupadas
nuevamente.
2. El proceso de des agrupación se efectuara en caso de que una o más órdenes de
pago no cumplan con el criterio establecido por el ordenador del gasto para su
autorización, inactivando el grupo.
3. Imprimir: Corresponde a generar un reporte que contiene únicamente la siguiente
información
Encabezado del reporte:
Detalle del reporte:
Empresa
No de orden de pago
Consecutivo de la agrupación
Estado de la orden de pago
Usuario que realizó la agrupación
Facturas relacionadas
Fecha de la agrupación
Valores liquidados
Nota:
1. El reporte que se genera está basado en el reporte HOJA RUTA ORD PGO que se encuentra
en la ruta: Cuentas x pagar >> reportes >> operativo >> HOJA RUTA ORD PGO El reporte
corresponde a la forma CPMROPGR, en el cual se debe incluir el recurso.
2. Los datos relacionados en el reporte deben coincidir con el consecutivo de la agrupación
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generada
Entradas del proceso de negocio:
o Órdenes de pago en estado aprobado, y trámite las cuales mediante una nueva
columna que contiene una casilla de validación permite seleccionar las órdenes de
pago para que sean agrupadas. Esta agrupación se realiza mediante un nuevo
botón “Crear Grupo” este se adicionara en la forma que corresponde a
“Autorización de órdenes de pago - CPMOAUTO”.
Salidas del proceso de negocio:

Una vez creado el grupo se genera un ID el cual corresponde a un identificador único del
grupo (empresa – periodo) , adicionalmente se almacena por cada uno de los grupos la
fecha
de
creación,
el
estado
del
grupo
incluidas
(Tramite
–Autorizado–
“Desautorizado/Inactivo”)

Observación

Usuario que realizó la acción, Observación (Solo se visualizará la observación para aquéllos
grupos de órdenes de pago que fueron anulados).
2. PROCESO A REALIZAR POR EL USUARIO
2.1 Creación del Grupo:
1. El usuario operativo ingresa a “Cuentas por pagar” > “Operativo” > “Autoriza Ord. De pago”.
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2. Se ingresa los criterios de búsqueda “Empresa” y “Vigencia” finalizando con la tecla “Enter”.
3. El usuario selecciona la orden de pago que desea incluir en el grupo, haciendo clic sobre la casilla
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de “check box” que se encuentra en la última columna de la tabla de “órdenes de pago”. El cursor se
ubicará en el campo Dsc del mismo registro que fue seleccionado, el campo será editable y
obligatorio.
4. Avanza hasta el campo “Neto giro tesorería” del mismo registro, donde aparecerá por defecto el
valor “neto a pagar” (no podrá ser editable), y el campo “Fec.Pago” donde aparecerá por defecto la
información del vencimiento de la orden de pago (ORPA_FECVTO) y será editable.
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5. Conduce al campo “Pago Parcial” en el cual se espera el parámetro de si maneja pagos parciales.
Ingresa el valor “N” en el campo “Pago Parcial” y pulsa la tecla Enter.
6. Si desea adjuntar otra ORPA al grupo regresará al paso 3, de lo contrario para finalizar la creación
del grupo pulsa el botón “Crear Grupo”
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7. El sistema muestra un mensaje que el grupo fue creado.
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8. El sistema genera un ID “identificador único de grupo” este número estará atado a la empresa y
periodo cuya composición será el identificador único del grupo de pago este se genera de manera
consecutiva.
2.2 Gestionar Grupos Creados.
1. Ingresar a “Cuentas por pagar” > “Operativo” > “Autoriza Ord. De pago” dentro de la forma que se
abre (CPMOAUTO) ingresando los criterios de búsqueda (Empresa – Vigencia).
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2. Pulsar el botón “Gestionar Grupos”.
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3. El usuario selecciona el botón “Autorizar” donde se presenta el siguiente mensaje de confirmación
Nota: El sistema valida que todas las Órdenes de Pago que pertenecen al grupo se encuentren en
estado “Tramite” o “Aprobada” para que puedan ser autorizadas.
4. El sistema por cada una de las Orpas del grupo actualiza los campos de la forma CPMOAUTO con
los siguientes valores:
• Aut: Con el valor S
• Fch Auto: con la fecha en que se está realizando la autorización
• Autoriza: con el usuario que efectuó la autorización
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2.3 Desagrupar Órdenes de Pago
1. Se ingresa de nuevo a la funcionalidad CPMOAUTO - Autorización de Órdenes de pago por la
ruta “Cuentas por pagar” > “Operativo” > “Autoriza Ord. De pago”. Luego en la pantalla de
Gestionar Grupos de Órdenes de Pago el usuario selecciona el botón “Desagrupar”.
Con esta opción el sistema permite desagrupar una o varias órdenes de pago asociadas al
grupo, para que puedan ser referenciadas en otro grupo o anuladas.
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2. El sistema muestra una ventana emergente en cual se ingresa los motivos por los cuales desea
realizar la desagrupación de las órdenes de pago.
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El sistema realiza la desautorización de todas las órdenes de pago, retornando las órdenes de pago a
su estado anterior “Tramite” o “Aprobada”
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Además se actualizarán los valores en la forma CPMOAUTO
2.4 Generando un Reporte de Agrupación de Orpas.
1. Ingresar a “Cuentas por pagar” > “Operativo” > “Autoriza Ord. De pago”> diligenciar los criterios
de búsqueda. Luego ir a la opción “Gestionar Grupos” la cual conduce a la nueva forma “Gestionar
Grupos Órdenes de Pago” y pulsa el botón “Imprimir”.
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Se abre la ventana de la aplicación “Reports – Background Engine” (Generador de reportes) con el
título de la ventana “Reporte Bienes Consumo Sin Control”.
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Mantiene la lista desplegable “Destino” con el valor “Screen”
Presiona botón “Run Report” (Ícono Semáforo). A continuación, el sistema genera un reporte donde
se relaciona la información de la agrupación:
Fecha: 15/05/2015
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2.5 Consulta General Órdenes de Pago
1. Luego de gestionar la creación de grupos de órdenes de pago, podrán ser identificadas en la forma
CPMCOPGN que orpas pertenecen a un grupo.
Ingresar a “cuentas por pagar” > “Consultas” > “Ordenes de pago” > “Gral. Orden de pago”.
2. El usuario operativo ingresa los criterios de búsqueda deseados e ingresa el número del grupo
deseado en el campo “No. Grupo” y realiza la búsqueda por el número del grupo.
Nota: El usuario podrá utilizar la opción F9 en la cual se selecciona desde una lista de valores el grupo
de Órdenes de Pago
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3. Al finalizar de ingresar los criterios de búsqueda pulsa la tecla F8
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2.6. Historial Grupos Órdenes de Pago
1. Ingresar a “cuentas por pagar” > “Consultas” > “Ordenes de pago” > “Gral. Orden de pago” donde
se encuentra el botón “Hist. Grupo OP”.
El usuario consulta una Orden de Pago
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2. El usuario presiona el botón “Hist. Grupo OP” y visualiza una ventana emergente llamada “Historial
Orden de Pago por Grupo” la cual presenta los siguientes campos:
 ID Grupo: Corresponde al IDs de grupo por los que ha estado la Orden de Pago.
 A/I: Estado en el que se encuentra la Orden de pago en el grupo ya sea A-Activo ó Inactivo.
 Fecha: Corresponde a la fecha en la que la Orden de Pago pasa a ser agrupada ó pasa a ser
Inactiva para el grupo.
 Usuario: Corresponde al usuario que realiza la acción de agrupar o desagrupar la Orden de
Pago.
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El botón “Retornar” lo retornara a la pantalla “Historial Orden de Pago por Grupo” y vuelve a la forma
CPMOPGN “Consulta general de órdenes de pago” manteniendo la consulta de la ORPA desde la cual
se pulsó el botón “Hist. Grupo OP”
2.7. Cuando una Orpa se encuentra en estado Pagada.
Fecha: 15/05/2015
Versión [1.0]
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No se mostrará en la forma Cpmoauto – Autorización de Ordenes de Pago

Agrupar Órdenes de Pago.

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