Ingenio Plan de San Luis Manual de Procedimiento del Código de

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Ingenio Plan de San Luis Manual de Procedimiento del Código de
Ingenio Plan de San Luis
Manual de Procedimiento del Código de Conducta
Estimado (a) colaborador (a):
Quienes formamos parte del Ingenio Plan de San Luis, tenemos la responsabilidad de
cumplir nuestra misión, buscar permanentemente nuestra visión y vivir los valores que
juntos hemos establecido:
(Clientes, Calidad, Competitividad, Innovación Tecnológica, Honestidad)
El mejoramiento de nuestra integridad y calidad personal es la base para mejorar
permanentemente la calidad de nuestro producto y la sustentabilidad de nuestro querido
ingenio. Debemos dar ejemplo de que somos personas de calidad, eficaces, productivos
e íntegros en nuestras relaciones cotidianas con compañeros, clientes proveedores,
productores y otros grupos vinculados con el ingenio.
Un elemento que nos apoyará a cumplir con esos propósitos es el CÓDIGO DE
CONDUCTA que ahora tienes en tus manos, y que es producto de una amplia
participación y un proceso voluntario de todos; nuestro CÓDIGO DE CONDUCTA
representa el esfuerzo y el compromiso de los que aquí laboramos y es un compromiso
por desarrollar una cultura de responsabilidad social. Cuidemos nuestras relaciones
internas, nuestra salud e integridad física y nuestro entorno comercial, social y
ambiental.
En este CÓDIGO DE CONDUCTA se encuentran plasmadas nuestras opiniones y
aspiraciones; de nosotros depende que esto se logre. Los invitamos a adoptar el
CÓDIGO DE CONDUCTA como la norma voluntaria básica de nuestra convivencia
interna y externa, que nos impulse a lograr un mejor ingenio y a cumplir la
responsabilidad que tenemos con nuestras familias y con la sociedad.
Cordialmente
L.C. Edilberto Castañeda Loeza
Gerente General
Abel Morales Robles
Secretario General, Sección 34 STIASRM
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(481) 38-1-49-90. Especificar ext. 321
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ANEXO 1
Al Código de Ética
Manual de Procedimiento del Código de
Ética
Actuando con responsabilidad e integridad para alcanzar nuestras
metas
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El Objetivo
1. El objetivo principal de este manual de procedimiento es el de proporcionar en
forma clara y detallada las conductas permitidas y no permitidas de acuerdo con
las normas y principios establecidos en el Código de Ética del Fideicomiso
Ingenio Plan de San Luis.
2. Establecer criterios claros y detallados de cómo se realizarán las investigaciones
a las denuncias de posibles violaciones al Código de Ética del Fideicomiso
Ingenio Plan de San Luis.
3. Establecer de forma clara las posibles sanciones que operarán en caso de que se
compruebe una violación al Código de Ética.
Alcance
Este Manual de Procedimiento es de observancia obligatoria para Alta Dirección,
Colaboradores, Asesores y Empresas Subcontratadas que presten sus servicios directa
o indirectamente en el Fideicomiso Ingenio Plan de San Luis.
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Conductas permitidas en el Ingenio
Respetar las Instalaciones y los bienes del Ingenio.
Colaborar en las áreas de trabajo, en capacitaciones y con la
comunidad.
En cualquier área de trabajo se debe limpiar y ordenar al inicio y
término de cada actividad.
Respetar los derechos humanos de todos.
Utilizar el EPP.
Usar recipientes identificados para productos de limpieza, químicos,
aceites y grasas.
Asistir a todos los cursos de capacitación que se programen.
Poner en práctica lo aprendido en los cursos de capacitación.
Solicitar talleres de práctica para capacitación en equipos.
Organizar, participar y difundir los eventos deportivos y de recreación
familiares que realiza el Ingenio.
Inculcar los valores en la familia.
Ser parte de la organización y cooperar con los proyectos que
implementa en la comunidad.
Fomentar actividades deportivas para cuidar el desarrollo físico y mental
de la comunidad.
Participar en la reforestación de lugares públicos para conservar el
ambiente.
Reportar fugas de jugo al azucarero de turno y avisarle al Jefe de
Seguridad Industrial.
Apoyar las actividades del Ingenio que son de mejora a la comunidad
como voluntarios.
Informar y difundir para que todos en la comunidad participen en los
proyectos que organiza el Ingenio.
Deben ser honestos en el apunte de los datos requeridos y la lectura de
cada equipo.
Reportar a quien esté siendo agresivo con los compañeros o quien esté
haciendo acoso sexual.
Satisfacer las normas que nos pide el cliente para entregar el producto
a tiempo con las condiciones establecidas.
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Escuchar las sugerencias de los clientes y dar cumplimiento a las
normas de calidad del producto.
Reportar al proveedor con sus superiores en caso de incumplimiento de
los materiales y/o herramientas solicitadas por el Ingenio.
Conductas no permitidas en el Ingenio
Venir alcoholizado o drogado a trabajar.
Sustraer los bienes de la empresa.
Faltar al respeto a los compañeros.
No usar el EPP.
Entrar sucios a áreas blancas y sin autorización.
Negarse a asistir a los cursos de capacitación.
Tirar basura fuera de los contenedores.
Tirar químicos, diesel, aceites y/o grasas al drenaje.
Desperdiciar el agua.
No cooperar con los proyectos del Ingenio.
Acosar sexualmente a los compañeros o compañeras.
Desatender las normas de producción que solicita el cliente.
Entregar el producto con condiciones diferentes a las establecidas por
el cliente.
Continuar relaciones comerciales con el proveedor que incumpla con
los requerimientos solicitados por el Ingenio.
Falsear información en los registros de producción y/o procesos y
alterar las lecturas de los equipos ya que pueden ser auditables.
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Cumplimiento del Código de Conducta
Los Responsables de llevar el control internos sobre el proceso de
implementación del CC son:
1. Coordinador ético de recepción, registro e investigación
Judith Marlene Paulin Mora
Enrique Hernández Carrera
2. Coordinador ético de monitoreo
Nicerata González Matamoros
Gregorio Pérez Martínez
3. Coordinador ético de evaluación
Yadyra Solórzano Rubio
Leobardo Ríos Ordáz
4. Coordinador ético de actualización del CC
Gustavo Alfonso Guillén Solís
Luis Ramón Martínez Compeán
Cumplimiento
Es responsabilidad de todas las personas que laboran en el Ingenio, así como
empresas subcontratadas y asesores que presten sus servicios directa o
indirectamente en el Ingenio, respetar y cumplir los lineamientos establecidos
en el CC.
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Recepción e investigación de posibles violaciones al Código de
Conducta:
Cuando haya una denuncia de alguna violación al Código de Conducta la
recibirá el Coordinador ético de recepción, registro e investigación quién
se responsabilizará de realizar la investigación, informará el plazo para la
investigación y el resultado de dicha investigación se comentarán con el
Coordinador ético de monitoreo, quienes de manera colaborativa
determinarán si procede o no algún tipo de sanción con base en los resultados
de la Investigación, las sanciones las comentarán con el Secretario General
del Sindicato y el Gerente General del Ingenio.
Investigaciones
Toda denuncia al código de ética debe ser seguida por una investigación a fin
de determinar si efectivamente se ha cometido una violación, para ello se
designa al Coordinador ético de recepción, registro e investigación como
responsable de llevar a cabo las investigaciones correspondientes
salvaguardando la confidencialidad de quien denunció y de quién se presume
que cometió la violación.
Las investigaciones deben hacerse de la forma más discreta posible y deben
estar enfocadas a recabar pruebas, ya sean testimoniales o directas
(documentos, fotografías, videos, etc.), de la violación en cuestión.
Debe también informársele a la persona involucrada que está siendo sujeto de
investigación por una violación al código de ética sin mencionar la identidad de
quien o quienes lo han denunciado a fin de evitar represalias y
animadversiones entre el personal.
La investigación no debe extenderse a un período mayor a dos semanas.
Los resultados de las investigaciones serán presentados ante el Comité de
Responsabilidad Social y Ética.
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Auditoría anual del cumplimiento del Código de Ética
El Coordinador ético de evaluación auditará anualmente todos los casos de
anomalías que se hayan presentado, así como la solución que se les dio a los
mismos y la investigación de estos.
El Coordinador ético de evaluación entregará un reporte de los resultados de
esta auditoría al Comité de Responsabilidad Social y Ética.
Es responsabilidad del Coordinador ético de evaluación difundir los resultados de
las denuncias ética recibidas
Modificaciones y actualizaciones al Código de Conducta
Las posibles modificaciones al Código de Conducta que surjan de la auditoria.,
las recibirá y estarán a cargo del Coordinador ético de actualización del CC.
Las modificaciones al Código de Conducta por actualización del mismo,
correrán a cargo del Coordinador ético de actualización del CC quién también
coordinara la difusión de las modificaciones con el personal de todo el Ingenio.
Penalidades
Menores
Apercibimiento Verbal a cargo del Gerente de Relaciones Industriales
y el Secretario General del Sindicato en calidad de representantes del
Comité de Responsabilidad Social y Ética.
Mayores
Aplicación del art. 47 de la LFT en vigor en caso de violación a los
principios o reincidencia de violación después del apercibimiento
escrito.
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Artículo 47.- Son causas de rescisión de la relación de trabajo, sin
responsabilidad para el patrón:
II. Incurrir el trabajador, durante sus labores, en faltas de
probidad u honradez, en actos de violencia, amagos, injurias o
malos tratamientos en contra del patrón, sus familiares o del
personal directivo o administrativo de la empresa o
establecimiento, o en contra de clientes y proveedores del
patrón, salvo que medie provocación o que obre en defensa
propia;
III. Cometer el trabajador contra alguno de sus compañeros,
cualquiera de los actos enumerados en la fracción anterior, si
como consecuencia de ellos se altera la disciplina del lugar en
que se desempeña el trabajo;
VI. Ocasionar el trabajador los perjuicios de que habla la
fracción anterior siempre que sean graves, sin dolo, pero con
negligencia tal, que ella sea la causa única del perjuicio;
VII. Comprometer el trabajador, por su imprudencia o
descuido inexcusable, la seguridad del establecimiento o de
las personas que se encuentren en él;
VIII. Cometer el trabajador actos inmorales o de hostigamiento
y/o acoso sexual contra cualquier persona en el
establecimiento o lugar de trabajo;
XII. Negarse el trabajador a adoptar las medidas preventivas o
a seguir los procedimientos indicados para evitar accidentes o
enfermedades;
XIII. Concurrir el trabajador a sus labores en estado de
embriaguez o bajo la influencia de algún narcótico o droga
enervante, salvo que, en este último caso, exista prescripción
médica. Antes de iniciar su servicio, el trabajador deberá
poner el hecho en conocimiento del patrón y presentar la
prescripción suscrita por el médico;
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Incentivos
Se incentivará a los colaboradores que muestren una actitud en pro del
proceder ético.
Cómo denunciar y reportar una falta o hacer un comentario al proceso
del código de conducta:
Las denuncias de posibles violaciones deberán hacerse respetando los siguientes
lineamientos:
Denunciar las faltas al Código de Conducta y ofrecer las pruebas
necesarias para su investigación (evidencia fotográfica, documental,
testimonial entre otras)
Si existe alguna inconsistencia en el proceso de seguimiento al CC, se
puede presentar el caso al comité de RSE del Ingenio, quien dará
seguimiento a las inconsistencias
Todas las quejas serán investigadas y se pueden presentar tanto
confidencial como anónimamente. Cuando sea necesario, se
implantarán medidas correctivas. Toda la documentación se tratará de
forma confidencial ateniéndose a la legalidad vigente. No se tomarán
represalias de ningún tipo contra los que presenten quejas.
Las denuncias de posibles violaciones deberán hacerse proporcionando la
siguiente información:
1. El nombre de la persona que se denuncia.
2. El área donde labora si es colaborador o empresa en la que presta sus
servicios.
3. Lugar y fecha donde se cometió la falta.
4. Descripción de la falta.
5. Evidencia puede ser documental, fotográfica, testimonial, video etc.
6. Todos los colaboradores pueden presentar una queja a su superior
jerárquico, al Gerente General, al Secretario General o a cualquier otra
persona designada a este efecto o al comité de ética del ingenio.
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Procedimiento de implementación del Código de Conducta
Condiciones de implementación del Código de Conducta:
Todos los proveedores y prestadores de servicios al ingenio se obligan a tomar las
medidas necesarias para implementar y verificar el Código de Conducta
Responsabilidades del Comité de Responsabilidad Social y Ética:
Estableciendo el ámbito de responsabilidad, dentro del Ingenio, de
todos los temas relacionados al Código de Conducta.
Revisar y aprobar el Código de Conducta.
Recibir información sobre el resultado de la difusión a los proveedores
y servicios subcontratados acerca del Código de Conducta.
Verificar la implementación del Código de Conducta en todas las áreas
del Ingenio.
Hacer un seguimiento del cumplimiento del Ingenio sobre el Código de
Conducta y aplicando los cambios necesarios en sus instalaciones.
Verificar la entrega a los colaboradores del Código de Conducta.
Verificar regularmente el entrenamiento regular a los colaboradores en
lo relativo al Código de Conducta.
Verificar la difusión por diferentes medios sobre el Código de Conducta
del Ingenio.
Verificar la implementación del Código de Conducta.
Conocer el resultado de las evaluaciones periódicas relacionadas con el
Código de Conducta.
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Responsabilidades del Comité de Sostenibilidad:
Coordinación:
Coordinar el entrenamiento regular y refuerzos de actitudes éticas a los
empleados en lo relativo al código de conducta
Verificar la difusión por diferentes medios sobre el Código de Conducta.
Verificar la entrega a los colaboradores del Código de Conducta;
asimismo informando e instruyendo a sus colaboradores y a aquellos de
los subcontratistas acerca del contenido del Código de Conducta y
exhibir el mismo en un lugar visible en sus instalaciones.
Verificar que los colaboradores reciban orientación verbal e información
acerca del Código de Conducta.
Informar a los proveedores acerca del contenido del Código de
Conducta.
Abstenerse de desestimar o ejercer otras medidas disciplinarias sobre
los colaboradores que informan acerca del cumplimiento del Código de
Conducta, los Proveedores y Subcontratistas.
Proveer los recursos para implementar las medidas correctivas
necesarias.
Registro:
Entregar y llevar registros de los nombres, los cargos de todos los
colaboradores, proveedores y colaboradores de los subcontratistas que
reciban de conformidad el Código de Conducta.
Manteniendo documentación actualizada acerca de las requisitos
reglamentarios y normas relevantes. Reclamaciones y Medidas
correctivas, relacionadas con el Código de Conducta.
Documentar el proceso de implementación del Código de Conducta.
Llevar un registro documentado de cada uno de los procesos
investigados.
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Documentando e investigando las reclamaciones, de los colaboradores
y de terceros, relacionados a los principios establecidos en el código de
ética, e informando si son fundamentados y si se llevaron a cabo
medidas correctivas al respecto.
El afectado en cuanto al incumplimiento del Código de Conducta
tendrá derecho a conocer el resultado del proceso, así como a
inconformarse y presentar pruebas a su favor.
Llevar un control de la información relativa a la administración y
aplicación del Código de Conducta.
Monitoreo:
Dar seguimiento puntual al proceso de implementación del Código de
Conducta.
Hacer una evaluación periódica interna, y a proveedores (al menos al
término de cada ciclo) de la percepción del Código de Conducta.
Proporcionar al colaborador ó proveedor que lo solicite la información
relativa a la administración y aplicación del Código de Conducta.
Dar a conocer los avances en el proceso de Implementación del Código
de Conducta.
Dar a conocer a todos los colaboradores del Ingenio los resultados de las
evaluaciones aplicadas, así como de la implementación del Código de
Conducta.
Haciendo que los estándares sociales y el cumplimiento del Código de
Conducta, sea una condición de todos los contratos firmados con los
proveedores.
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TABLA 1: VALORES Y PRINCIPIOS DEL IPSL:
CLIENTE
Nuestra razón de ser
CALIDAD
Certificada por el cliente
COMPETITIVIDAD
Aspiramos a ser tu única opción
INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas
GENTE
Con la gente todo, sin la gente nada
AMBIENTE
Respeto a la naturaleza y a la comunidad
HONESTIDAD
Comprometidos con la verdad
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TABLA 2: PENALIDADES A LAS CONDUCTAS NO PERMITIDAS
Penalidad
Conductas
permitidas
no
Principio o valor
al que se
incumple
Menor
Mayor
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
Apercibimiento Verbal a
cargo del Gerente de
Relaciones Industriales
y el Secretario General
del Sindicato en calidad
de representantes del
Comité
de
Responsabilidad Social
y Ética.
Aplicación del art. 47 de la LFT en
vigor en caso de violación a los
principios o reincidencia de violación
después del apercibimiento escrito.
P. 3.5 Vinculación
con la comunidad.
Venir
alcoholizado
drogado
trabajar.
o
a
P. 3.10 Drogas y
alcohol.
P. 3.14 Corrupción.
P.3.16 Seguridad e
Higiene.
Valor: Gente
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
Sustraer
bienes
de
empresa.
los
la
P. 3.12 Robo de
bienes del Ingenio
y para el Ingenio.
Valor: Honestidad
P.
3.1 Vivimos
nuestros principios.
Faltar al respeto
a
los
compañeros.
P.3.7 Respeto por
las personas.
Valor: Honestidad
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
No usar el EPP.
P.3.16 Seguridad e
higiene.
Valor: Gente
Artículo 47.- Son causas de
rescisión de la relación de trabajo,
sin responsabilidad para el patrón:
II. Incurrir el trabajador, durante sus
labores, en faltas de probidad u
honradez, en actos de violencia,
amagos,
injurias
o
malos
tratamientos en contra del patrón,
sus familiares o del personal
directivo o administrativo de la
empresa o establecimiento, o en
contra de clientes y proveedores del
patrón, salvo que medie provocación
o que obre en defensa propia;
III. Cometer el trabajador contra
alguno
de
sus
compañeros,
cualquiera de los actos enumerados
en la fracción anterior, si como
consecuencia de ellos se altera la
disciplina del lugar en que se
desempeña el trabajo;
VI. Ocasionar el trabajador los
perjuicios de que habla la fracción
anterior siempre que sean graves,
sin dolo, pero con negligencia tal,
que ella sea la causa única del
perjuicio;
VII. Comprometer el trabajador, por
su
imprudencia
o
descuido
inexcusable, la seguridad del
establecimiento o de las personas
que se encuentren en él;
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Entrar sucios a
las áreas blancas
y
sin
autorización.
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
P.3.16 Seguridad e
higiene.
Valor: Calidad
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
Negarse a asistir
a los cursos de
capacitación.
P.
3.18
Capacitación.
Valor: Gente
Tirar basura fuera
de
los
contenedores.
P.
3.3
Actitud
proactiva frente a
exigencias
medioambientales.
VIII. Cometer el trabajador actos
inmorales o de hostigamiento y/o
acoso sexual contra cualquier
persona en el establecimiento o
lugar de trabajo;
XII. Negarse el trabajador a adoptar
las medidas preventivas o a seguir
los procedimientos indicados para
evitar accidentes o enfermedades;
XIII. Concurrir el trabajador a sus
labores en estado de embriaguez o
bajo la influencia de algún narcótico
o droga enervante, salvo que, en
este último caso, exista prescripción
médica. Antes de iniciar su servicio,
el trabajador deberá poner el hecho
en conocimiento del patrón y
presentar la prescripción suscrita por
el médico;
Valor: Ambiente
Tirar
químicos,
diesel, aceites y/o
grasas al drenaje.
P.
3.3
Actitud
proactiva frente a
exigencias
medioambientales.
Valor: Ambiente
Desperdiciar
agua.
el
P.
3.3
Actitud
proactiva frente a
exigencias
medioambientales.
Valor: Ambiente
Acosar
sexualmente
a
los compañeros y
compañeras.
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
P.3.9 Acoso sexual
y maltrato.
Valor: Gente
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P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
Desatender
las
normas
de
producción que
solicita el cliente.
P.3.2
Responsabilidad
Social Empresarial
P. 3.19 Relaciones
con
los
consumidores.
Valor: Cliente
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
Entregar
el
producto
con
condiciones
diferentes a las
establecidas por
el cliente.
P.
3.2
Responsabilidad
Social Empresarial
P. 3.19 Relaciones
con
los
consumidores.
Valor: Cliente
Valor: Calidad
Continuar
las
relaciones
comerciales con
el proveedor que
incumpla con los
requerimientos
solicitados por el
Ingenio.
P. 3.21 Regalos,
descuentos
o
atenciones de los
proveedores.
Valor: Honestidad
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Falsear
información
en
los registros de
producción
y/o
procesos y alterar
las lecturas de
los equipos ya
que pueden ser
auditables.
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
P. 3.6. Veracidad
en registros de
información.
Valor: Honestidad
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TABLA 3: PENALIDADES A LAS CONDUCTAS NO PERMITIDAS DE LOS SERVICIOS SUBCONTRATADOS (SERVICIOS DE LIMPIEZA, CONTROL DE PLAGAS, SERVICIO DE
VIGILANCIA, SERVICIO DE EXTINTORES, AGRUPACIONES CAÑERAS).
Penalidad
Conductas
permitidas
no
Principio o valor
al que se
incumple
Menor
Mayor
AGRUPACIÓNES
CAÑERAS:
Apercibimiento Verbal a
cargo
del
Superintendente
General
de
Campo
como integrante del
Comité RSE.
1ra. vez.- Apercibimiento verbal
2da. vez.- Apercibimiento por escrito
3ra. vez.- Solicitar a la agrupación
cañera
correspondiente
la
terminación de la relación laboral
con la persona reincidente.
P.3.1
Vivimos
nuestros principios.
P. 3.5 Vinculación
con la comunidad.
P. 3.10 Drogas y
alcohol.
Venir
alcoholizado
drogado
trabajar.
o
a
P. 3.14 Corrupción.
P.3.16 Seguridad e
Higiene.
Valor: Gente
SERVICIOS
LIMPIEZA:
DE
SERVICIO
CONTROL
PLAGAS:
DE
DE
SERVICIO
CONTROL
EXTINTORES:
DE
DE
2da. vez.- Apercibimiento por escrito
SERVICIO
VIGILANCIA:
DE
3ra. vez.- Solicitar a la Gerencia
Administrativa, la terminación de la
relación laboral con la persona
reincidente.
1ra. vez.- Apercibimiento verbal
Apercibimiento Verbal a
cargo de la Gerencia
Administrativa
como
como integrante del
Comité RSE.
Página 19 de 19
Domicilio:
Email:
Ejido La Hincada Fte. Col. Obrera
Cd. Valles, San Luis Potosi C.P. 79236
conductas.é[email protected]
Teléfonos: (481) 38-2-81-42
(481) 38-1-49-90. Especificar ext. 321

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