Ejemplo acta de Revisión por la dirección 2009 libro

Transcripción

ACTA Nº 1 - 2009
REVISIÓN GERENCIAL
El día Miércoles 25 de Octubre de 2009, se reunieron en la Sala de Juntas de
Mundial de Tornillos S.A. en una jornada de 11:00 AM a 5:00 PM, para realizar la
reunión de la Revisión Gerencial, las siguientes personas:
• Gerente General.
• Director de Compras
• Representante de la Dirección
• Supervisor de Calidad
• Asistente Administrativo
Interna de Calidad.
Temas a Tratar:
1. Introducción.
2. Resultados De Las Auditorias Internas De Calidad.
3. Retroalimentación Del Cliente.
4. Desempeños De Los Procesos Y Conformidad Del Producto (Indicadores De
Calidad).
5. Estado De Las Acciones Correctivas Y Preventivas.
6. Acciones De Seguimiento De Revisiones Por La Dirección Anteriores.
7. Cambios Que Pueden Afectar El Sistema De Gestión De Calidad.
8. Revisión De La Política Y Objetivos De Calidad.
9. Recomendaciones Para La Mejora.
Desarrollo de la Reunión
1. Introducción
Se habló de la importancia de realizar este tipo de reuniones para analizar el
grado de implementación del SGC en la organización. EN LA EMPRESA XXX se
determina que se hace una reunión formal, como mínimo una vez al año, pero se
revisa por medio de seguimientos permanentes.
De la misma manera, se analizan las siguientes palabras que hacen parte de las
conclusiones de la reunión de Revisión Gerencial.
Eficacia
Grado en que se alcanzaron los Objetivos De Calidad y/o los objetivos propuestos.
Conveniencia
Grado en que el Sistema De Gestión De Calidad es una herramienta útil para la
empresa.
Adecuación
Grado en que la Política De Calidad se ha cumplido y si el SGC es coherente con
la Política, así como si ésta cumple con la Misión y la Visión, además de si cumple
con los objetivos de la empresa.
1 / 13
2. Auditorias Internas De Calidad
En el ciclo de auditorias internas de calidad realizadas en la empresa, se
obtuvieron los siguientes resultados:
Total de No Conformidades:
NCM: 00
NCm: 23
Tipo
Las No Conformidades detectadas están clasificadas de la siguiente manera:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Se
encontró
la
utilización
de
documentos
(procedimiento-formato den o conformes) sin versión y
fecha de revisión.
No se encontraron no conformes relacionados con
actividades que afecten los procesos de la
organización
No se encontró evidencia de reunión de seguimiento a
la acción correctiva no. 2 correspondientes los
traslados de m/cía realizados a las diferentes
sucursales.
Se revisaron tres carpetas de las siguientes personas;
Castaño Orjuela Edilson, Valencia Duarte Adriana,
Canchon Muete Efren. En las cuales no se encontró
evidencia de registros de formación, educación y
experiencia.
Se encontró que no se puede medir la trazabilidad de
las compras internacionales, puesto que se encuentran
en archivo excel y aunque esta físicamente, no es fácil
recuperarla para su consulta
Se encontró que hay registros que ya han cumplido su
tiempo de retención y no se ha dado cumplimiento al
procedimiento en cuanto a su disposición final.
No se actualizado y/o cambiado los documentos de
E.U. a S.A.
Verificar si en realidad no hay conformes con respecto
a la revisión del último trimestre por parte del
supervisor de calidad
No hay plan de capacitación por ingreso de personal
nuevo a las diferentes áreas, se hace necesario
programar capacitación de procedimiento de no
conformes
No se encuentran no conformes por quejas y reclamos
Se encontraron no conformidades pendientes de cerrar
del mes de junio
No hay requisiciones por parte del coordinador de
ventas
No se ha exigido al proveedor hacer llegar respuesta a
las evaluaciones enviadas
Importación No. 61, no es fácil la identificación de la
trazabilidad de las compras internacionales
No se cumplió el indicador de cartera recaudada
No se cumplió el indicador de cartera mayor a 90 días
No hay claridad en la información de los cupos que
actualmente están autorizados por la gerencia
No hay control de cheques devueltos y cheques postfechados
No hay informe de cartera de los meses de mayo,
junio, julio y agosto de 2006
NUMERAL
ISO
X
4.2.3
X
X
8.3
X
8.5.2
X
6.2.2
X
X
X
7.4
X
4.2.4
X
4.3.4
X
MEJORA
Nc
m
CONCEPTOS
NC
M
DOCUMENTAL
DESCRIPCION
REGISTROS
No
TIPO DE NO
CONFORMIDAD
EFICAZ
NO EFICAZ
X
X
X
X
X
X
8.3
X
8.2.1
X
X
8.3
X
X
X
X
X
7.4
X
7.6
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2 / 13
20
21
22
23
No se tiene registro del control de mantenimiento
preventivo y correctivo en el formato de hoja de vida
Depurar necesidad y/o requerimientos de maquinas de
conteo de los almacenes
Los originales (discos) se deben almacenar en caja
fuerte
No se encontró cronograma de actividades de
mantenimiento de equipos
X
X
X
6.3
X
4.2.4
X
7.5
X
X
X
DOCUMENTAL
REGISTROS
CONCEPTOS
MEJORA
•
Documental
Cuando hay incumplimiento de procedimiento o es necesario modificarlo.
•
Registros
Cuando no se ha diligenciado de forma apropiada el correspondiente registro.
•
Conceptos
Cuando se evidencia que el problema es relacionado con conceptos de ISO
9001:2000.
•
Mejora
Cuando e hallazgo es identificado contra requisitos del numeral 8 de la norma
ISO 9001:2000.
Acciones a Tomar
• Cerrar las acciones correctivas y/o preventivas pendientes
Responsable: Representante de la Dirección
Fecha: De acuerdo a la fecha establecida en el plan de acción de cada una de
ellas
•
Realizar las auditorias de Revisión por la dirección y la Auditoria de Auditoria
interna de Calidad.
Fecha: 15 de Noviembre de 2006
Conclusión
El proceso de Auditoria interna de calidad en lo que va corrido del año es
conforme a las necesidades interno de la organización con lo que respecta al
control que debe efectuar cada dueño del proceso, además mantiene y mejora el
S.G.C.
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Igualmente se realzo la importancia de haber realizado el ciclo completo de
auditoria interna de calidad a todos los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad, programado para el presente año.
3. Retroalimentación Del Cliente
Para medir la satisfacción del cliente de la organización, se realizaron dos
encuestas, una que mide la satisfacción de los clientes por visita y otra en la cual
se mide el momento de verdad de la atención en los puntos de ventas.
Los resultados obtenidos en estas dos encuestas se ubican en un nivel de
Excelente el 50% y Bueno el 30% de la percepción de nuestros clientes. los cuales
se evidencian a través de los resultados de la medición de los indicadores
analizados en el numeral siguiente.
Acciones a Tomar
• Selección del personal que va a tomar la capacitación de ventas (nivel I,II,III)
Responsable: Director de Talento Humano
Fecha: 01 de Enero de 2007
Conclusión
Se evidencia una buena percepción de los clientes de acuerdo a los resultados de
las encuestas y se decide que se debe continuar con dicha medición generando
estrategias de acuerdo a los resultados obtenidos.
Las dos encuestas se van a realizar no en el mismo mes sino en meses diferentes
para que no se junten las tabulaciones y los análisis de los mismos.
4. Desempeños De Los Procesos Y Conformidad Del Producto (Indicadores
De Calidad)
Análisis de los Indicadores Comerciales
La meta se fija teniendo en cuenta, entre otros, algunos de los siguientes factores:
• Porcentaje de inflación (6%).
• PIB (4%).
• Condiciones internas del mercado.
Se estima un ingreso global de 39.000.000.000 para el año 2006
•
Gestión Comercial
Tendencia Positiva.
Se concluye que la gestión general del proceso de ventas es eficaz.
Se mantiene el indicador para el próximo año
•
Ventas por Mostrador
Tendencia Positiva.
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Se concluye que la gestión del proceso de ventas mostrador es eficaz.
Se mantiene el indicador para el próximo año
•
Ventas por Visita
Tendencia Positiva.
Se concluye que la gestión del proceso de ventas por visita es eficaz.
Para el año entrante se considera un aumento del estándar del 30%.
•
Ventas por Teléfono
Falta de diligenciamiento de registros en el proceso comercial de venta por
teléfono. La gerencia indica que se debe tener el indicador listo y analizado
para la auditoria externa que va a realizar Icontec.
Se debe estudiar la posibilidad de implementación en la sucursal de
paloquemao.
Análisis de los Indicadores de Alistamiento
• Pedidos Entregados
Tendencia Positiva.
Para el año entrante se considera un aumento del estándar a 1300.
Se concluye que la gestión de este proceso es eficaz.
Se propone el estudio de montar indicador a paloquemao de pedidos entregados y
de call center.
•
Movimiento de Producto en Toneladas
Tendencia Positiva.
Se aumenta el indicador a 350 toneladas.
Análisis de los Indicadores de Cartera
• Cartera Recaudada
Tendencia Positiva.
La cartera se incremento a 7500.000.000, con la política de lograr el mayor
cobro a máximo a 30 días. A partir de este punto el proceso de cartera se
encuentra eficaz con tendencia es positiva. El estándar se mantiene para el
próximo año
•
Cartera Morosa Mayor a 90 Días
Tendencia Positiva.
Se concluye que la gestión del proceso de cartera es eficaz.
Análisis de los Indicadores de Facturación
• Facturas Elaboradas
Tendencia Positiva.
El proceso es eficaz y se tiene una alta confiabilidad del mismo.
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Se considera que el próximo año el estándar debe ser modificado a mínimo
3.300 facturas.
Análisis de de contabilidad
Razón Circulante
El indicador es eficaz, se propone que para el próximo se suba el estándar a 2.3
puntos
Prueba ácida
Por cada peso de deuda, se tenga dos para sostenerlo en flujo de efectivo. Este
indicador es eficaz. Se debe subir el indicador para el próximo año a 1.5
Análisis de los Indicadores de Infraestructura
• Trámite de Sistemas
Tendencia Positiva.
El proceso de sistemas es eficaz.
•
Efectividad en las Máquinas
Tendencia Positiva.
El proceso es eficaz. Se aumenta el indicador a 90%
Análisis de los Indicadores de Recursos Humanos
• Productividad de Personal
Indicador eficaz, tendencia negativa
Se establece bajar el estándar al 10% a partir del 2007
•
Cronograma de Formación
Indicador eficaz cumplimiento del 100%
•
Desempeño del Personal
El proceso es eficaz.
•
Clima Organizacional
Tendencia Positiva.
El proceso es eficaz.
Se establece preparación de vendedores de mostrador. Capacitación hasta nivel
tres de ventas. (Establecer compromiso)
Análisis de los Indicadores de Compras
Se observa que en las visitas realizadas a los proveedores especiales, se han
obtenido muy buenos resultados logrando una mayor comunicación con el mismo,
en este momento se está en proceso de comunicar los resultados obtenidos tanto
de esta actividad como de las evaluaciones realizadas a los proveedores tanto
críticos como especiales.
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•
Desempeño de Proveedores
Tendencia negativa.
Aunque el indicador se encuentra dentro de los márgenes establecidos, la
explicación de esta tendencia debida a la mayor importación que se han estado
realizando y la industria nacional no se presenta la capacidad que la
organización necesita para satisfacer a nuestros clientes.
Como mejora para el próximo año este indicador se divide en nacional e
internacional. (60% para nacionales) (Internacionales 80%)
•
Trámite de Compras Nacionales
Este indicador es eficaz.
•
Trámite de Compras Internacionales
Este indicador es eficaz. El estándar se establece para el próximo año a 150
días.
•
Desempeño de Proveedor de Personal
Aumentar el indicador al 90%
Análisis de los Indicadores de Satisfacción del Cliente
• Satisfacción del Cliente en Almacén
Se establece aumentar el indicador de excelente al 70% una vez se halla
realizado el curso de capacitación para el personal de ventas. (Atención al
cliente) con el fin de que nuestros clientes no estimen el criterio de malo.
Se realizó una encuesta se determino lo que se quiere eliminar el concepto de
malo de las encuestas por lo cual se estable lo siguiente para la próxima
medición en lo Almacenes una vez se realice la capacitación para aumentar la
competencia de los vendedores del almacén
Local bueno 65 regular 35. Entre bueno y excelente 99%
•
Satisfacción del Cliente en Visita
Tendencia positiva.
Las encuestas arrojan un resultado bueno por lo cual se concluye que se
observa una buena percepción.
Acciones a Tomar
• Modificar los indicadores mencionados en el análisis anterior.
•
Capacitación a los vendedores (lista, ventas y morales) y extenderlo a todas
las sucursales. Pruebas psicotécnicas (ojo) y pruebas de producto.
7 / 13
Fecha: 01 de Agosto de 2007
•
Personal que ya lo recibieron hay que efectuar una actualización en ventas
especialmente en relaciones humanas.
•
Implementar indicadores de cartera, alistando, revisando y conductores
separando industria y comercio.
Responsable: Representante de la dirección
Fecha: 01 de Marzo de 2007
Conclusión
Proceso adecuado a las necesidades de la organización
5. Estado de las Acciones Correctivas Y Preventivas.
5.1. Acciones Correctivas
5.1.1. Generadas por el ICONTEC
Dentro de la reorganización de la bodega se tiene adelantado:
ACTIVIDAD
INICIO
FIN
Entrega de bodega (ala sur) nueva
Levantamiento de estantería
Ubicación de mercancía en la estantería
nueva.
En la estantería nueva se ubico bajo
pronostico establecido por Compras el
tiempo de almacenaje de las siguientes
líneas: G5 – G8 UNC – RDO ZINC – A.A.
REDUCIDA
–
MM
NEGRO
Y
BICROMATIZADO – G2 NEGRO – G1
MEDIDAS GRANDES – REMACHE POP –
ZAPATA – CHAZO EXP – B7 Y DRY
WALL - G2 NEGRO Y ZINC - G1 NEGRO
YZINC - T.0. - G2 ZINC - G1 NEGRO
YZINC - PAN RAN - TCA SEGURIDAD
Reubicación de las siguientes líneas por
organización de bodega central:
T.0.
TCA G2 H.D.G.
TCA G5 H.D.G.
TLLO A-325
TLLO G5 H.D.G.
AVELLAN BRISTOL
TLLO G5 – G8 UNF
– PAN PHIL
ARANDELA NEGRA Y ZINC
Líneas pendientes por trabajar:
CARRIAGE NEGRO Y ZINC
BRISTOL CON Y SIN CABEZA
TCA EN GENERAL
01/01/2006
01/01/2006
01/03/2006
01/05/2006
01/01/2006
15/10/2006
EFECTIVIDAD
100%
100%
90%
Pendiente:
Línea B7: falta
terminar
de
trasladar lo que
se encuentra en
el pasillo de la
TCA.
Dry Wall:
Pendiente
8
espacios.
50%
Se
esta
trabajando sobre
estas líneas
8 / 13
Debe hacer seguimiento a la acción correctiva de inventarios
5.1.2. Acciones Correctivas Generadas por Otras Fuentes
No se generaron por no conformes, únicamente por auditoria interna de calidad.
Acciones a Tomar
• Cerrar las acciones impuestas en el ciclo de auditoria.
Fecha: de acuerdo al plan de acción
Acciones a Documentar
• Seccionalización de bodega despacho y almacén. (señalización)
Responsable: Supervisor de Calidad
Fecha: 30 de Diciembre de 2006
5.2. Acciones Preventivas
Se tienen por ciclo de auditoria interna de calidad
Acciones a Tomar
Realizar el respectivo seguimiento y cierre de las acciones preventivas
Acciones a Documentar
Estudiar la posibilidad de documentar las siguientes acciones
• Planta eléctrica ing Camargo. En la sede central
•
Tanque de gasolina para la bodega central
•
Instalación de equipo de seguridad en la sede central
Responsable: Gerencia General
Conclusión
El proceso de implementación de acciones correctivas y/o preventivas se ha
desarrollado de acuerdo a lo establecido en su procedimiento, lo que nos ha
permitido establecer procesos de mejora eficaces.
6. Acciones De Seguimiento De Revisiones Por La Dirección Anteriores.
Las tareas que quedaron sin terminar de la anterior revisión siguen adelante sin
ningún tipo de reparo.
9 / 13
Acciones a Tomar
• Control de registros debe quedar al día para noviembre (organizar oficina)
Fecha: 25 de Noviembre de 2006
•
Página Web
Responsable: Coordinador de Sistemas
•
Banda transportadora paloquemao. Rapiscol.
Responsable: Supervisor de calidad
Conclusión
Se alcanzó en 90% de las tareas colocadas en la pasada reunión de revisión por
la gerencia. Las tareas pendientes se cerraran a medida que la reorganización de
la bodega y sus inventarios se realice.
7. Cambios Que Pueden Afectar El Sistema De Gestión De Calidad.
Cambio en el organigrama de la organización debe ser una propuesta
estructurada.
Acciones a Tomar
Estructurar la propuesta para que sea un cambio en el proceso de mejora
Responsable: Auditor Externo
8. Revisión De La Política Y Objetivos De Calidad.
La política de calidad y los objetivos siguen siendo vigentes por lo cual no se
realizan modificaciones
9. Recomendaciones Para La Mejora.
9.1.
•
Para el Servicio
Se Ha Mejorado
Traslados a sucursales desde bodega central a sucursales
• Se Va Mejorar
El aseo de la bodega central implementando escobas grandes industriales.
10 / 13
Mantenimiento de la sede central, reacondicionar avisos de E.U. a S.A., La zona
de restaurante y arreglos locativos.
Acciones a Tomar
• Almacén Barranquilla pendiente por local para su montaje.
•
El personal de mantenimiento deberá presentarse a realizar los arreglos
locativos una vez se termine el levantamiento de la estantería en la ampliación
de la sucursal de la 30-1. igualmente el personal de construcción contratado
para el almacén de Puente Aranda.
•
Centro de almacenamiento de Cali (readaptación) para lograr una capacidad
de distribución mayor.
•
Terminación del almacén de Puente Aranda para aumentar la capacidad
instalada del proceso de distribución.
•
Estudiar la posibilidad de espacio en Medellín y paloquemao para parqueo
•
Implementación de software a tres años
9.2.
Para el Producto
•
Se Ha Mejorado
Mayor disponibilidad de producto a nivel nacional
•
Se Va A Mejorar
Con la consecución de nuevos vehículos prevista para el mes de diciembre del
presente año, se aumentará la satisfacción del cliente, por rapidez en la enrega
de mercancía a nivel Bogotá
Acciones a Tomar
• Sistema de empaque (100.000.000) equipo de conteo. Responsable (sup.
Calidad)
•
Toma pedido (ala sur)
Responsable: Director de Compras
•
Construir estantería bodega ala sur
11 / 13
•
Abrir el mezanine de la bodega de recepción de mercancía
•
Oficina facturación y bodega en la ubicación propuesta
Responsable: Gerente General
•
Adecuación de lockers, comedor, ensamble de tortillería (arid)
•
Una vez se termine 30-1 los chatarreros para sede central.
Responsable: Director de compras
Fecha: 01 de Febrero de 2007
•
4 carros. 1 para Medellín y tres para Bogotá
•
Enviar Mitsubishi a Cali y el samurai para Esteban Londoño
•
Legalizar motos rojos (perito)
9.3. Mejoras del SGC
Implementar indicadores financieros para establecer eficiencia de los procesos a
nivel particular.
Acciones a Tomar
Desarrollar con la auditoria externa de control indicadores financieros
Responsable: Representante de la dirección, Auditor Externo e Interno, Revisor
Fiscal
Conclusión
El sistema de gestión de calidad nos ha permitido aumentar la satisfacción del
cliente colocando a nuestra organización como líder en el mercado nacional.
10. Decisiones
Cumplimiento de las tareas colocadas durante este proceso e informar avances y
resultados en su debido tiempo.
12 / 13
En constancia firman,
Gerente General
Representante de la Dirección
Supervisor de Calidad
ING. MÓNICA ALEXANDRA VALERO
Auditora Interna de Calidad
13 / 13

Ejemplo acta de Revisión por la dirección 2009 libro

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