CÓDIGO

CÓDIGO:
PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y
COMPROBACIÓN DE GASTOS
REVISIÓN:
1
FECHA:
Marzo 2006
PPO 0106
PÁGINA:
1 DE 6
Responsables:
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró :
Revisó :
Autorizó:
REPRESENTANTE
REPRESENTANTE
REPRESENTANTE
SUBCOMISIÓN TÉCNICA
Lic. Roberto Paz Neri
COMISIÓN TÉCNICA
Dr. Daniel L. Barrera P.
GRUPO DE TRABAJO
C.P. Norma Benítez Reyes
L.C. David Rodríguezmuñoz Soto
Firma
1. OBJETIVO
Proporcionar los recursos presupuestales y de ingresos extraordinarios en forma anticipada a la
adquisición de bienes y servicios
2. ALCANCE
Aplica a todas las Secretarías y Unidades Administrativas.
3. LINEAMIENTOS
3.1 Atender lo dispuesto en la Normatividad Institucional reflejada en circulares y oficios, así
como lo dispuesto en las “Normas de operación presupuestal y clasificador por objeto de
gasto” vigente.
3.2 Únicamente se afectarán por concepto de Gastos Generales el grupo 200 “Servicios” y el
grupo 400 “Artículos y Materiales de Consumo” y la partida 531 “Animales de Rancho y
Granja”. En caso de partidas centralizadas, se deberá contar con la autorización de la
dependencia centralizadora.
3.3 Los Gastos a Reserva de Comprobar serán autorizados de acuerdo a la prioridad del
proyecto al que pertenecen y a la suficiencia presupuestal existente.
3.4 Todo gasto general a reserva de comprobar deberá estar debidamente justificado y
autorizado por el Titular de la Entidad o Dependencia. Dicha justificación deberá anexarse a
la solicitud interna.
3.5 Los Gastos a Reserva de Comprobar no se otorgarán al personal contratado por honorarios.
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3.6 Los Gastos a Reserva de Comprobar relativos a viáticos, profesores visitantes y prácticas
escolares incluyen: hospedaje, alimentación, transporte local y cualquier gasto similar a los
anteriores, conexo al desempeño de la comisión.
3.7 Las comisiones del personal administrativo serán autorizadas por el Titular de la Entidad o
Dependencia. Tratándose de personal académico, estas serán autorizadas por el Consejo
Técnico o Consejo Interno respectivo y se otorgarán únicamente por los días necesarios
para el desempeño de las actividades motivo del viaje, dichos documentos deberán ser
anexados a la solicitud interna
3.8 En el caso de viáticos los recursos se asignarán de a acuerdo a las tarifas establecidas en las
“Normas de operación presupuestal y clasificador por objeto de gasto” vigente, así como las
publicadas en el Contrato Colectivo de Trabajo Académico y Administrativo y a la suficiencia
presupuestal de la Entidad o Dependencia.
3.9 El número de trabajadores en las comisiones será el estrictamente necesario para cumplir
adecuadamente con las actividades que le sean encomendadas.
3.10 Los Gastos a Reserva de Comprobar se otorgarán exclusivamente por los días
programados para el desempeño de las actividades motivo de la comisión.
3.11 Los recursos proporcionados por concepto de Gastos a Reserva de Comprobar para la
realización de una comisión oficial o la compra de bienes o servicios, no se destinarán a
un fin distinto del autorizado, por lo que todo recurso no utilizado se depositará en la Caja
General de la Dirección General de Finanzas, quien entrega un Certificado de Entero
como comprobante de dicho depósito, mismo que formará parte de los comprobantes de
gastos.
3.12 Los cheques emitidos por el Patronato Universitario que amparan viáticos, prácticas
escolares o profesores invitados únicamente se elaboraran a nombre del comisionado.
3.13 Para los casos de prácticas escolares o trabajos de campo se designará una persona que
se responsabilice de los recursos otorgados en cuanto a su uso, resguardo y
comprobación, así mismo deberá anexarse a la solicitud interna la lista de participantes
3.14 En el caso de solicitud de gastos de intercambio (profesores visitantes) deberá anexarse
carta invitación, así como la carta de aceptación del profesor visitante
3.15 La carta invitación establecerá la invitación formal por parte de la Entidad o Dependencia al
profesor, el trabajo a desarrollar, lugar y duración del evento.
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3.16 La comprobación de Gastos a Reserva de Comprobar se efectuará mediante documentos
expedidos por terceros, mismos que deberán reunir los requisitos establecidos en el
artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación vigente.
3.17 En el caso de viáticos, trabajos de campo y prácticas escolares deberá comprobarse al
100%, a efecto de observar cabalmente las disposiciones fiscales, el importe por el que no
se cuente con la documentación comprobatoria se acumulará a las percepciones del
trabajador académico o administrativo, efectuándose la retención de impuestos
correspondientes. Quedan exceptuados de estas disposiciones los gastos menores de
difícil comprobación como pudieran ser taxis, pasaje urbanos y en algunos casos propinas,
entre otros.
3.18 No se autorizarán nuevos Gastos a Reserva de Comprobar cuando existan saldos
pendientes de comprobar vencidos.
3.19
La relación de la documentación comprobatoria contendrá en los casos de viajes al
extranjero, el tipo de cambio a la fecha en que se realizó el gasto.
3.20 El Titular de la Entidad o Dependencia y el Secretario o Jefe de Unidad Administrativa,
serán las instancias responsables de certificar los días efectivos de la comisión, junto con
la documentación.
3.21
Los profesores visitantes podrán comprobar el 100% de los gastos con un recibo firmado
por el interesado, fotocopia de boleto de avión o facturas de los gastos efectuados que
certifiquen el lugar de la comisión.
3.22 El Titular de la Entidad o Dependencia es el responsable del uso y manejo de los importes
recibidos y de su oportuna comprobación. En caso de cambio, el Titular entrante recibirá
por escrito del Titular saliente, los gastos pendientes de comprobar, asumiendo el primero
las responsabilidades correspondientes respecto de ellos.
3.23
El plazo máximo de comprobación será de 30 días naturales a partir de la expedición del
gasto a reserva o bien 15 días después cuando la conclusión del viaje sea mayor de 30
días.
3.24
El Secretario o Jefe de Unidad Administrativa será el responsable de vigilar que la
comprobación de los gastos pendientes de comprobar se realice dentro del plazo
establecido.
3.25 El Área de Presupuesto informará al Secretario o Jefe de Unidad Administrativa
(mensualmente) el saldo de gastos a reserva de comprobar, para que en caso de existir
adeudos, les sean solicitados los documentos comprobatorios a los interesados.
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4. DESCRIPCIÓN
N°
Responsable
Descripción
1
SECRETARIO O
JEFE DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Recibe del titular o persona designada por éste solicitud
interna
con
documentación
correspondiente
debidamente autorizada y turna al Responsable de
Presupuesto.
2
RESPONSABLE DE
PRESUPUESTO
Recibe del Secretario o Jefe de Unidad Administrativa
la solicitud interna para el trámite del gasto a reserva de
comprobar, verifica suficiencia de recursos financieros,
y asigna folio interno.
Para continuar el trámite Remitirse al Procedimiento
PPO0103 Ejercicio y control del presupuesto
Para proceder al pago o deposito remitirse a los
procedimientos PPO 0107 “Pago a proveedores y
acreedores” y PPO 0109 “Creación, incremento, manejo
y reembolso del fondo fijo”.
3
RESPONSABLE DE
PRESUPUESTO
UNA VEZ QUE EL INTERESADO ENTREGA
DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO
Recibe del usuario (personal académico, administrativo
o proveedor) los comprobantes relativos a los gastos de
viáticos, profesores visitantes, trabajos de campo,
prácticas escolares y gastos generales, verificando que
se compruebe el total del dinero otorgado y que los
comprobantes cumplan los requisitos fiscales que
establece el articulo 29-A del Código Fiscal de la
Federación vigente.
En caso de existir remanente o devolución total del
apoyo otorgado, se deposita en la Caja General de
Finanzas, obteniendo el Certificado de entero
correspondiente que formará parte de la comprobación.
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N°
Responsable
Descripción
4
RESPONSABLE DE
PRESUPUESTO
Requisita el formato correspondiente de gastos a
reserva de comprobar en el rubro de comprobación,
anexa los comprobantes si estos son en moneda
extranjera se realiza la conversión correspondiente, y
turna.
5
SECRETARIO O
JEFE DE UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Recibe, firma y recaba la firma del Titular o de la
persona que este designe en el rubro de comprobación
de los formatos de gastos a reserva de comprobar y
devuelve.
6
RESPONSABLE DE
PRESUPUESTO
Ingresa documentación en la UPA y recibe Contra–
recibo como comprobante del trámite realizado.
7
Consulta posteriormente en el SIAU el folio del Contra–
recibo para ver si fue aceptado o rechazado.
Si fue aceptado, se registra y archiva.
En caso de rechazo corrige inconsistencias y reingresa
el trámite.
5. GLOSARIO
DGPO
Dirección General de Presupuesto.
SIAU
Sistema Integral de Administración Universitaria
UPA
Unidad de Proceso Administrativo
6. REFERENCIAS
6.1 Referencias Generales
Código
MC01
Nombre
Manual de Gestión de la Calidad de las Secretarías y Unidades
Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM.
NMX-CC-9001-IMNC-2000
Norma ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la CalidadRequisitos.
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NMX-CC-9000-IMNC-2000
Nombre
Norma ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la CalidadFundamentos y Vocabulario.
Vigente
Normas de operación presupuestal y clasificador por objeto del
gasto.
28/10/92
Circular s/n de la Secretaría Administrativa-Tesorería
01/02/91
Circular N° 1 de la Secretaría Administrativa-Tesorería
22/03/2004
Circular SA/CONT/04/2004 de la Secretaría administrativa.
Contraloría.
6.2 Documentos relacionados
Código
PPO 0102
Nombre
Procedimiento Registro y Control del Presupuesto Asignado.
PPO 0103
Procedimiento Ejercicio y Control del Presupuesto.
PPO 0107
Procedimiento pago a Proveedores y Acreedores
PPO 0109
Procedimiento creación, incremento, manejo y reembolso de
fondo fijo.
6.3 Registros de Calidad
Código
H-33
Nombre
Viáticos.
F-34
Profesores Visitantes.
F-11
Trabajos de Campo Prácticas Escolares.
F-18
Gastos Generales a Reserva de Comprobar.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Revisión
0
Fecha
Mayo 2005
Motivo del Cambio
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad.
1
Marzo 2006
Adecuación con respecto a la operación del área.
8. ANEXOS
No aplica
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