1. OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración

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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
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1
Fecha: 17-junio-2014
PROCESO GESTIÓN DE MEJORAMIENTO CONTINUO
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1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para la elaboración, revisión, aprobación, modificación,
distribución y control de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión
Integral de la Fundación FES.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos generados por la Fundación FES
que se han incorporado en el Sistema de Gestión Integral (SGI), así como a los
documentos externos de la Fundación que deben atenderse y que requieren control de
su distribución.
3. DEFINICIONES
Alcance: las áreas estructurales y funcionales de la organización a las cuales le es
aplicable el documento.
Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el punto
de vista de recursos y coherencia con el Sistema de Gestión Integral diseñado.
Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada
proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas,
salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.
Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un
documento en forma particular.
Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético
entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con
la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de
actualización.
Descripción de
cargo:
documento
que
describe
el
responsabilidades y competencias de cada cargo definido
organizacional.
perfil,
en la
funciones,
estructura
Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega
a los interesados para su aplicación.
Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos,
formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros).
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En la Fundación FES los documentos son los relacionados en el Anexo 1 – Estructura
Documental.
Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la Fundación pero que
inciden en la ejecución de los procesos y proyectos del Sistema de Gestión Integral de
la Fundación FES. Entre los documentos externos se pueden considerar normas,
códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales, formatos del cliente, entre otros.
Documentos Obsoletos: Son todos aquellos documentos internos o externos que ya
no se utilizan porque han sufrido algún cambio o actualización, han perdió su vigencia
en fecha o contenido y son identificados para evitar que se tomen decisiones con la
información de estos.
Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona
evidencia de una acción.
Guías: Documentos donde se especifican los estándares en la realización de una
actividad, y proporcionan la información detallada que se requiere para
implementarlos. Son usadas como la fuente de información específica y actualizada, y
además como información general necesaria para la consulta.
Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas.
Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos
controlados de la Fundación FES.
Manual del Sistema de Gestión Integral: es el documento que describe en forma
genérica el Sistema de Gestión Integral, incluye entre otros la política integrada del
sistema y el alcance del mismo.
Mapa de Procesos: El mapa de procesos es una representación grafica que nos
ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación
entre ellos.
Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los
documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el
Sistema de Gestión Integral.
Plan: documento que describe cómo se aplica una normativa o sistema documentado
a un producto, proyecto o contrato específico. Documento mediante el cual la
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Fundación ordena y organiza las acciones que va a desarrollar para el cumplimiento
de los objetivos estratégicos, de los programas, de los proyectos o de los procesos.
Política: Documento que define directrices.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es
recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, porqué y cómo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Protocolo: documento que describe cómo se ejecuta una actividad o metodología.
Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
R = Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad
competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación,
una dependencia o un servicio.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
SGI: Sistema de Gestión Integral. Plataforma común que unifica los sistemas de
gestión de la Fundación FES, para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección,
articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen.
Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al
documento. La primera versión corresponde al número uno (1.), para la segunda
versión correspondería al número dos (2.).
4. RESPONSABLE
Coordinador de Planeación y Calidad
Todos los colaboradores serán responsables de garantizar la aplicación de este
procedimiento en todos sus documentos.
5. CONDICIONES
Todos los documentos emitidos por la Fundación FES, deben ser presentados en forma
clara, nítida, sin enmendaduras, con lenguaje sencillo, claro y conciso, guardando
adecuada estructura gramatical y correcta ortografía.
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6.DESARROLLO DE ACTIVIDADES
6.1 Identificar la necesidad de crear, modificar o retirar un documento
Cualquier colaborador puede manifestar a su jefe o responsable del proceso, la
necesidad de elaborar, modificar o retirar un documento del Sistema de Gestión
Integral.
El jefe o responsable del proceso analiza la viabilidad de crear, modificar, anular o
retirar algún documento. Si se considera que la solicitud es viable, envía un correo a la
Coordinación de Planeación y Calidad justificando la solicitud.
6.2. Autorizar la elaboración, modificación o retiro de documentos
El Coordinador de Planeación y Calidad recibe la solicitud de crear, modificar, retirar
documento, evalúa la pertinencia de la misma considerando el cumplimiento de los
requisitos legales, de las normas que soportan el SGI, de los requisitos del cliente o de
cualquier otra política o disposición interna de la FES.
Si es avalado da respuesta al responsable del proceso. Continúa actividad 6.3.
Si no es avalado, incluye la respectiva justificación. Fin del procedimiento.
Si es una anulación o retiro de obsoleto continúa en la actividad 6.11.
En el caso de referirse a documento externo continua con la actividad 6.13.
6.3. Elaborar o modificar los documentos
El responsable de la elaboración o modificación del documento, lo elabora o modifica
según corresponda, teniendo en cuenta lo establecido en ANEXO 4. “Estructura y
formatos de presentación de los documentos del Sistema de Gestión Integral”.
El responsable de elaborar o modificar el documento evalúa si hay otras dependencias
involucradas con la actividad ó si afecta otros procesos, a fin de garantizar la
participación de sus responsables en la elaboración y/o ajuste del documento y hace
un levantamiento preliminar de la información.
Si es una modificación se registran en la sección “control de cambios”, las
modificaciones significativas.
Se identifican los requisitos legales, organizacionales o del cliente específicos
aplicables a la elaboración o modificación del documento en estudio.
Una vez elaborado y/o ajustado el documento, se envía al responsable de su revisión
según el Anexo 2. Responsables de la Elaboración, Revisión y Aprobación de
documentos del SGI.
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La creación de documentos debe ser en forma legible, coherente, que cumpla el ciclo
PHVA y que se tenga en cuenta el glosario del sistema.
6.4 Revisar el documento
El responsable de la revisión, según el Anexo 2: Responsables de la Elaboración,
Revisión y Aprobación de documentos, analiza si el documento está acorde con las
directrices establecidas en el Sistema de Gestión Integral, en la normatividad vigente.
Si no cumple se devuelve a la Actividad 6.3 a quien lo elaboró para que realice los
ajustes requeridos.
Se envía el documento al Coordinador de Planeación y Calidad para su codificación.
6.5. Codificar el documento
El Coordinador de Planeación y Calidad revisa que el documento cumpla con los
aspectos formales establecidos en el presente documento. Se asigna el código,
número de versión y fecha de acuerdo con las directrices establecidas.
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en Anexo 3. Codificación de los
documentos del Sistema de Gestión Integral.
6.6. Aprobar el documento
El documento es aprobado y adoptado con las firmas correspondientes en la sección
Control de Documentos.
Remitir documento al Coordinador de Planeación y Calidad para gestionar su
publicación.
6.7. Actualizar el listado de control de documentos
Se actualiza el Listado de Control de Documentos F-GMC-1 con el nuevo documento o
con la información del documento modificado.
6.8. Archivar documento
El documento original con las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y
aprobación se mantendrá bajo custodia en el archivo de gestión de la Coordinación de
Planeación y Calidad. No se mantendrán otras copias físicas del documento.
De igual manera se archivan en medio electrónico, los archivos fuentes del documento
y el archivo original escaneado.
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6.9. Publicar el documento
Una vez el documento se apruebe, se publica en el sitio web repositorio de documento
del SGI.
6.10. Distribuir y divulgar
El Coordinador de Planeación y Calidad comunica al responsable del proceso que
realizó la solicitud, la publicación del documento.
Identificar el personal relacionado con el documento e informar vía correo electrónico,
los cambios o modificaciones en el mismo, así como si se trata de una creación.
Hacer la divulgación de los documentos en su dependencia de trabajo para asegurar
su entendimiento, comprensión e implementación inmediata, e informar la localización
o ruta de acceso donde pueden consultar el documento.
En el caso de que el documento genere gran impacto en el SGI, se puede considerar
fortalecer su divulgación con una campaña que se soporta en el proceso Gestión de
Comunicaciones.
6.11.Retirar el documento obsoleto
El Coordinador de Planeación y Calidad actualiza el Listado de Control de Documentos,
descarga los documentos anulados u obsoletos del sitio web repositorio de
documentos del Sistema de Gestión Integral y al documento físico se le imprime un
sello OBSOLETO.
6.12. Comunicar documento obsoleto
Una vez retirado el documento del Listado de Control de Documentos y del sitio web
repositorio de documentos del SGI, se informa al interior de la Fundación FES acerca
de su retiro para evitar su uso no intencionado.
6.13. Controlar documentos externos
Los documentos de origen externos se ubican en el sitio web compartido o en carpeta
dropbox a fin de que puedan ser consultados por los usuarios de los procesos o
proyectos.
El responsable del proceso o proyecto debe socializar el documento de origen externo
con todos aquellos que lo requieran para la ejecución de sus actividades.
En el caso de que corresponda a algún tipo de normatividad, se puede solicitar
asesoría del proceso Gestión Jurídica sobre su aplicación en la Fundación.
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7.ANEXOS
ANEXO 1: Estructura documental
Nivel 1
Plan estratégico
Objetivos y políticas institucionales y de gestión
Nivel 2
Manual del Sistema de Gestión Integral.
Mapa de procesos
Nivel 3
Caracterización del proceso.
Nivel 4
Procedimiento
Nivel 5
Protocolo
Instructivo
Nivel 6
Guía
Formato
Manual de funciones
Nivel 7
Documentos Externos
Anexo 2 Responsables de la Elaboración, Revisión y Aprobación de
documentos del SGI
La elaboración, revisión y aprobación de los documentos es realizada por el personal
según se indica en este Anexo.
Documento
Mapa de procesos
Elabora
Coordinador
Planeación
Calidad
Manual del Sistema de Coordinador
Gestión Integral
Planeación
Calidad
Política del SGI
Coordinador
Planeación
Calidad
Caracterizaciones
de Responsable
los procesos
cada proceso
Todos los documentos Coordinador
Revisa
de Representante de
y Dirección para
SGI
de Representante de
y Dirección para
SGI
de Representante de
y Dirección para
SGI
de Representante de
Dirección para
SGI
de Representante de
Aprueba
la Director Ejecutivo
el
el
el
el
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de Gestión Estratégica
excepto
caracterización
Todos los documentos
de
Gestión
de
Comunicaciones
excepto
caracterización
de
Gestión
de
Mejoramiento Continuo
excepto
caracterización
de
Gestión
de
Oportunidades
Continuo
excepto
caracterización
de
Gestión
de
Programas y Proyectos
excepto
caracterización
de ( Gestión Contable
y Financiera, Gestión
TIC, Gestión Jurídica,
Gestión
Talento
Humano,
Gestión
Administrativa
de
Proyectos
excepto
caracterización
Planeación
Calidad
y Dirección
SGI
para
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el
Coordinador de Coordinador
Comunicaciones
Planeación
Calidad
de Director
y Administrativo
Financiero
Coordinador
Planeación
Calidad
de Representante de la
y Dirección para el
SGI
de Coordinador
y Planeación
Calidad
Directores
de Directores de Área
Área
y/o
Coordinador
PMO
Director
Administrativo
Financiero
Directores
de Directores de Área
Área
y/o
Coordinador
PMO
Director Ejecutivo
Director
Administrativo y
Financiero y/o
Coordinadores
y/o equipo de
trabajo de cada
uno de estos
procesos
Coordinador
Planeación
Calidad
de Director
y Administrativo
Financiero
y
y
y
Anexo 3 Codificación de los documentos del Sistema de Gestión Integral
Los documentos del Sistema de Gestión Integral
alfanumérico de identificación.
La codificación de los documentos se realizará así:
Codificación para procesos:
Se realiza así:
deben tener asignado un código
Código: P-GMC-1
DOCUMENTOS
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Primera posición: Abreviatura del tipo de documento proceso, según Tabla 1.
Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura según
Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Cuarta posición: guión, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo de una cifra iniciando en 1 según tipo de documento.
Documento
Caracterización
del proceso
Gestión
Estratégica
Procedimiento
Auditorías
Internas
Abreviatura del tipo
de documento
Abreviatura del
proceso
Consecutivo
C
-
GE
-
P
-
GMC
-
1
3
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de
documentos del Sistema de Gestión Integral.
Tabla 1. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SGI
Tipo de documento
Mapa de procesos
Manual
Caracterización
de Proceso
Procedimiento
Instructivo
Guía
Plan
Formato
Reglamento
Política
Protocolo
Documento
especial
Descripción de
Cargo
Codificación
MP
M
C
P
I
G
PL
F
R
PO
PT
DE
DC
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la
organización
Código: P-GMC-1
DOCUMENTOS
Versión:
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Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de procesos
Proceso
Codificación
GESTIÓN ESTRATÉGICA
GE
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
GC
GESTIÓN
DE
MEJORAMIENTO
GMC
CONTINUO
GESTIÓN DE OPORTUNIDADES
GO
GESTIÓN
DE
PROGRAMAS
Y
GP
PROYECTOS
GESTIÓN DE CONOCIMIENTO
GCO
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
GFC
GESTIÓN TECNOLÓGICA
GT
GESTION ADMINISTRATIVA
GA
GESTION JURIDICA
GJ
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
GH
Anexo 4. Estructura y formatos de presentación de los documentos del
Sistema de Gestión Integral
A continuación se explica cada una de las partes que comprende un documento para
su elaboración.
Sección Encabezado: Todos los documentos elaborados internamente irán de la
siguiente forma:
Código: P-GMC-01
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Versión:
PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
Fecha: 14-marzo2014
1
Página: 10 de 4
El encabezado incluye:



En la sección izquierda: Logo de la Fundación FES
En la sección media: Nombre del documento elaborado, así como el Nombre del
proceso con el que está relacionado el documento elaborado.
En la sección derecha: Código del documento elaborado, número de la versión,
fecha de aprobación del documento, página.
Código: P-GMC-1
DOCUMENTOS
Versión:
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Página: 11 de 13
Secciones que hacen parte del cuerpo del documento
Secciones
Documento /
Tipo de
Documentos
C
P
I - G - PT
Demás tipo
de
documentos
Objetivos
X
X
X
Op
Alcance
X
X
X
Op
Definiciones
NA
X
Op
Op
Responsable
X
X
X
Op
X
Op
Op
Condiciones
Desarrollo de
actividades
X
X
X
Op
Anexos
NA
Op
Op
Op
Op: Opcional.
X: Aplica.
NA: No aplica
1. Objetivo: Describe la razón de ser del documento.
2. Alcance: Se determinan los límites de aplicación del documento.
3. Definiciones: Son definiciones de palabras que se utilizan dentro del documento
y que se requieren para facilitar la comprensión del mismo.
4. Responsable: Se citaran los cargos responsables por velar por la aplicación del
documento y sus modificaciones.
5. Condiciones: corresponden a requisitos, o consideraciones generales que se
deben cumplir para el desarrollo del documento.
6. Desarrollo de actividades: Se documenta la secuencia de actividades, tareas
para cumplir con el objetivo del documento, se relacionan también los cargos
que participan, los recursos requeridos, los registros generados.
7. Anexos: Se citan todos los formatos que se aplican dentro de la actividad
descrita en el documento y los documentos que se podrán consultar para
ampliar la información del documento
Sección final
Control de cambios: se mantiene la trazabilidad de los cambios que se han presentado
en el documento.
Código: P-GMC-1
DOCUMENTOS
Versión:
1
Versión del
Documento
Descripción
del Cambio
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
Página: 12 de 13
Aprobado por
Control de Documentos: de acuerdo con lo expresado en el Anexo 2 de este
procedimiento
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Código: P-GMC-1
DOCUMENTOS
Versión:
1
Página: 13 de 13
CONTROL DE CAMBIOS
Versión del
Documento
Descripción
del Cambio
1
Creación
Motivo del
cambio
Fecha del
cambio
17 de junio
de2014
Aprobado
por
Representante
de la
Dirección para
el SGI.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Olga Mildred
Charry
Nombre: Olga Mildred
Charry
Nombre: Máximo Adrián
Luna Valencia
Cargo: Coordinador
Planeación y Calidad
Cargo: Coordinador
Planeación y Calidad
Cargo: Representante de la
Dirección para el SGI.
Firma:
Firma:
Firma:

1. OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración

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