IP Office - Bluestar Telephone

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IP Office
Guía del usuario para correo de voz
incorporado de IP Office
15-604067 Issue 09a - (19/04/2011)
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la asistencia, consulte el sitio Web de Avaya, en http://www.avaya.com/support
Guía del usuario para correo de voz incorporado de IP Office
IP Office
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Contenido
Contenido
1. Acceso al buzón y los mensajes
1.1 Opciones para
.....................................................................
el llamante
8
8
1.2 Controles del.....................................................................
buzón predeterminado
1.3 Reproducción
de mensajes
.....................................................................
9
1.4 Remisión de
.....................................................................
mensaje
11
1.5 Responder.....................................................................
mensajes
11
.....................................................................
12
1.6 Correo electrónico
de correo de voz
1.7 Llamadas externas
..................................................................... 13
2. Modificación de configuración
2.1 Cambio del.....................................................................
código de acceso del buzón
2.2 Cambio de.....................................................................
saludo
2.3 Opciones para
.....................................................................
la transferencia
2.4 Grabación .....................................................................
de su nombre
16
17
17
18
3. Voz visual
Index
...............................................................................23
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Capítulo 1.
Acceso al buzón y los
mensajes
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Acceso al buzón y los mensajes:
1. Acceso al buzón y los mensajes
De forma predeterminada, puede acceder al buzón desde su extensión sin necesidad de utilizar su código de acceso
porque se utilizará su número de extensión como fuente confiable. El responsable del mantenimiento del sistema puede
cambiar esa configuración si así lo solicita. Si lo desea, también puede solicitarle que configure otros números como
fuentes confiables para su buzón.
En el caso de fuentes no confiables, se le solicitará que ingrese su código de acceso al buzón. Por ejemplo, generalmente
se requiere que ingrese su código de acceso si el responsable del mantenimiento del sistema ha configurado un método
para que pueda acceder a su buzón desde ubicaciones remotas en lugar de utilizar su extensión.
Para entrar a su buzón:
1. Marque *17 desde su propia extensión. De forma predeterminada, puede acceder al buzón desde su propio
teléfono, sin necesidad de utilizar su código de acceso 16 . Si el sistema lo solicita, ingrese su código de acceso.
2.
3. Oirá un aviso que le informará cuántos mensajes tiene. El sistema de correo de voz comenzará a reproducir los
mensajes nuevos. A continuación, encontrará un resumen de las opciones disponibles una vez que haya iniciado
sesión en su buzón.
Buzón
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·
Reproducir mensajes antiguos = 1
Reproducir mensajes guardados = 2
Avanzar = #
Retroceder = *
Repetir último mensaje = 7
Omitir mensaje actual = 9
Eliminar mensaje actual = 4
Guardar mensaje actual = 5
Llamar al remitente = **
Remitir mensaje = 6
Editar saludo = 3
Grabar nombre = *05
Cambiar código del buzón = *04
Dirigir todos los mensajes al correo electrónico =
*01
Enviar notificación de correo electrónico = *02
Desactivar correo electrónico = *03
Opciones de llamadas externas = *07
Ayuda = *4
3. Editar saludo
·
·
·
·
·
Escuchar saludo = 1
Grabar nuevo saludo = 2
Guardar nuevo saludo =3
Guardar nuevo saludo como bucle = 4
Regresar al buzón = 8
6. Remitir
· Remitir a correo electrónico = 1
· Remitir a extensiones =2
· Remitir mensaje con encabezado = 3
[Escriba cada número de extensión seguido de un #
y, a continuación, ingrese # para finalizar.]
*07. Llamadas externas
·
·
·
·
·
Escuchar configuración = 0
Configurar llamadas externas = 1
Desactivar llamadas externas = 6
Activar llamadas externas = 9
Regresar al buzón = 8
IMPORTANTE
Una vez que un mensaje nuevo se haya escuchado, se marcará como 'antiguo' y se eliminará automáticamente después
de 24 horas. Si no desea que el mensaje se elimine, presione 5 mientras escucha el mensaje para marcarlo como
'guardado'.
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1.1 Opciones para el llamante
Las personas que llaman a su buzón pueden realizar las siguientes acciones al dejar un mensaje en su buzón.
· Omitir saludo del buzón
Para omitir el saludo del buzón, la persona que llama puede presionar 1 e inmediatamente escuchará el tono para
iniciar la grabación.
· Transferir a otro número 17
Según la configuración del usuario, la persona que llama puede optar por ser transferida a otra extensión en lugar
de dejar un mensaje.
1.2 Controles del buzón predeterminado
En IP Office se pueden marcar los siguientes códigos de acceso para controlar el buzón. Son funciones predeterminadas
del sistema, pero el administrador de sistema puede cambiarlas o alterarlas.
Los usuarios con teléfonos de Avaya provistos de botones programables también pueden pedir al administrador de sistema
que asigne estas funciones a los botones.
· Activar correo de voz: *18
Indica que las llamadas se transferirán al correo de voz cuando la línea esté ocupada o no se atienda la llamada. Si
la extensión a la que se remite la llamada no responde, también se transferirá al correo de voz.
· Desactivar correo de voz: *19
Desactiva la función anterior.
· Timbre de correo de voz activado: *48
Si esta función está activada y hay mensajes nuevos, el sistema de correo de voz hará sonar un timbre cuando
finalice cualquier llamada.
· Timbre de correo de voz desactivado: *49
Desactiva la función anterior.
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Acceso al buzón y los mensajes: Controles del buzón predeterminado
1.3 Reproducción de mensajes
Al iniciar sesión en el buzón, se reproducen automáticamente los mensajes nuevos. Una vez que un mensaje se haya
reproducido, se marcará como un mensaje antiguo. Los mensajes antiguos se eliminan automáticamente pasadas 24
horas.
Eliminar mensaje
Guardar mensaje
Remitir mensaje
11
Repetir último mensaje
Omitir mensaje
Retroceder 5 segundos
Adelantar 5 segundos
Devolver llamada
11
Cómo escuchar mensajes antiguos
1. Inicie sesión
7
en su buzón.
2. Presione 1 para escuchar los mensajes antiguos.
Cómo marcar un mensaje como guardado
Una vez que haya reproducido un mensaje, se marcará como antiguo. Los mensajes antiguos se eliminan
automáticamente después de 24 horas. Para evitar que se elimine el mensaje actual, puede marcarlo como mensaje
guardado.
1. Presione 5 cuando escuche un mensaje nuevo o antiguo.
Cómo escuchar los mensajes guardados
1. Inicie sesión
7
en su buzón.
2. Presione 2 para escuchar los mensajes guardados.
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Acceso al buzón y los mensajes: Reproducción de mensajes
1.4 Remisión de mensaje
Puede remitir un mensaje a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. Cuando remite un mensaje, puede añadir un
comentario al principio del mensaje.
Cómo remitir un mensaje
1. Cuando esté escuchando un mensaje, presione 6.
· Para remitir el mensaje tal como está, presione 2.
· Para agregar un encabezado al mensaje antes de remitirlo, presione 3. Se le solicitará que grabe su
comentario después del tono. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación.
2. Ingrese el número de extensión al que desea remitir el mensaje y presione #.
3. Si desea enviar el mensaje a más de una extensión, repita el proceso para ingresar los números de cada extensión
seguidos de un #.
4. Presione # para finalizar el ingreso de direcciones y remitir el mensaje.
1.5 Responder mensajes
Puede llamar a la persona que dejó un mensaje en su buzón. Se puede llamar tanto a los interlocutores internos como a
los externos. Solamente podrá hacerse la llamada si se recibió un identificador de llamada cuando se dejó el mensaje.
Cómo responder un mensaje:
1. Cuando escuche un mensaje, presione **. Si se recibió un identificador de llamada cuando se dejó el mensaje, se
hará una llamada a ese número.
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1.6 Correo electrónico de correo de voz
En IP Office 4.2+ (excepto Small Office Edition), Embedded Voicemail admite las funciones de correo electrónico para el
correo de voz. El usuario puede pedir que se envíe una notificación de mensajes nuevos a su dirección de correo
electrónico. La notificación puede ser una simple alerta donde se le informe que tiene un mensaje o una copia del mensaje
de correo de voz si es necesario.
· Funciones Dirección de correo/Activar correo de correo de voz
Para que sea posible usar las opciones de correo con su dirección de correo, el administrador del sistema debe
ingresarla en la configuración de IP Office. De lo contrario, cada vez que intente usar una opción de correo
electrónico, se oirá un mensaje con indicación de que 'el buzón no tiene habilitado el correo electrónico'. Para saber
si el sistema de correo de voz está configurado para el uso del correo electrónico, consulte al administrador de su
sistema.
Remitir todos los mensajes al correo
electrónico
Enviar alertas de correo electrónico
Desactivar correo electrónico
Cómo activar las notificaciones de correo electrónico
Puede configurar su buzón de modo tal que los mensajes que reciba en el futuro se remitan a su dirección de correo
electrónico. Los mensajes no se almacenarán en el buzón de correo de voz.
1. Inicie sesión en su buzón
7
.
2. Seleccione el tipo de notificación de correo electrónico que desea.
· Para recibir una alerta de correo electrónico, presione *02.
· Para que el mensaje se remita a su dirección de correo electrónico, presione *01.
Cómo remitir un mensaje a una dirección de correo electrónico
Si está escuchando un mensaje, puede enviarlo a su dirección de correo electrónico mientras lo escucha o inmediatamente
después de su reproducción.
1. Durante o inmediatamente después de la reproducción de un mensaje, presione 6.
2. Presione 1. El sistema remitirá el mensaje a su dirección de correo electrónico.
Cómo desactivar las notificaciones de correo electrónico
Si eligió alguna de las opciones de notificación de correo electrónico, puede desactivarlas desde el teléfono.
7
.
2. Presione *03. Oirá un mensaje de confirmación que le informará que la opción se ha desactivado.
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Acceso al buzón y los mensajes: Correo electrónico de correo de voz
1.7 Llamadas externas
Puede configurar el sistema de correo de voz para que realice una llamada a un número determinado cuando reciba un
mensaje nuevo. Esta opción sólo se encuentra disponible en sistemas IP Office con versión 7.0 o superior. Las llamadas
externas de correo de voz incorporado sólo aceptan un único número de destino sin derivaciones ni perfiles de tiempo.
Llamadas
externas
Escuchar configuración
Establecer el número de destino y el tiempo de
espera
Desactivar llamadas externas
Activar llamadas externas
Todas las alertas de llamadas externas sonarán durante el período que usted configure. El período predeterminado es de
15 segundos. Si no responde, la llamada finalizará. Si responde la llamada, se le indicará que ingrese el código de acceso
al buzón 16 . Si no ha configurado un código de acceso, se le solicitará su número de extensión. La llamada externa
finaliza si:
· Presiona *# para indicar que no desea más llamadas externas para los mensajes nuevos actuales.
· Ingresa un código de acceso erróneo en tres oportunidades.
· Han transcurrido más de 5 minutos sin obtener respuesta.
Se han realizado hasta 4 intentos de llamadas externas con un intervalo mínimo de 15 minutos entre cada una, a menos
que responda y presione *# o acceda a su buzón mediante otro método. Si durante ese lapso recibe más mensajes
nuevos, no se restablecerán los intentos de llamadas externas.
Cómo configurar el destino de las llamadas externas
7
.
2. Presione *07 para acceder a la configuración de llamadas externas.
3. Presione 1.
4. Presione 2 para ingresar un número.
5. Presione 1 y, a continuación, ingrese el número de destino de las llamadas externas. Recuerde incluir el prefijo de
marcación externo que marcaría normalmente para realizar esa llamada.
· Si coloca * en el número, se tratará como una pausa (1,5 segundos) en la marcación.
· También puede utilizar números internos como destino de las llamadas externas. Las llamadas seguirán
cualquier remisión interna y aceptarán la función de No interrumpir . Sin embargo, el intento de llamada
externa finalizará si la llamada se dirige al correo de voz.
6. Presione # para finalizar el ingreso del número.
Cómo configurar el tiempo de espera de las llamadas externas
El tiempo de espera controla el tiempo de la llamada al número de destino antes de colgar si no se recibe respuesta. El
tiempo predeterminado es de 15 segundos.
7
.
3. Presione 1.
7. Presione 3 para ingresar un tiempo de espera.
8. Ingrese un número entre el 5 y el 59 y, a continuación, presione #.
Activación de las llamadas externas
7
.
3. Presione 9 para activar las llamadas externas.
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Desactivación de las llamadas externas
7
.
3. Presione 6 para desactivar las llamadas externas.
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Capítulo 2.
Modificación de
configuración
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2. Modificación de configuración
2.1 Cambio del código de acceso del buzón
De forma predeterminada, puede acceder al buzón desde su extensión sin necesidad de utilizar su código de acceso
porque se utilizará su número de extensión como fuente confiable. El responsable del mantenimiento del sistema puede
cambiar esa configuración si así lo solicita. Si lo desea, también puede solicitarle que configure otros números como
fuentes confiables para su buzón.
En el caso de fuentes no confiables, se le solicitará que ingrese su código de acceso al buzón. Por ejemplo, generalmente
se requiere que ingrese su código de acceso si el responsable del mantenimiento del sistema ha configurado un método
para que pueda acceder a su buzón desde ubicaciones remotas en lugar de utilizar su extensión.
La configuración y el cambio del código de acceso al buzón puede hacerlos el administrador del sistema. También puede
hacerlo cada usuario, a través del buzón.
Cambiar código de
acceso
<Ingrese el código actual>
<Ingrese el código nuevo>
<Confirme el código
nuevo>
Cuando cambie su código de acceso:
· El código debe contener de 4 a 15 dígitos. Si ingresa menos de cuatro números, se le indicará que ingrese un
código más extenso.
· No configure un código obvio, por ejemplo:
· Que el código no coincida con el número de extensión.
· No use una secuencia de dígitos, por ejemplo 1234.
· No use el mismo dígito repetido, por ejemplo 1111.
Cómo cambiar su código de acceso
1. Inicie sesión en el buzón.
· Si el buzón ya tiene configurado un código de acceso, se le pedirá que lo ingrese. Ingrese el código de acceso.
2. Presione *04 para cambiar el código de acceso.
3. Ingrese el código de acceso actual y presione #. Si no tiene uno, simplemente presione #.
4. Ingrese el nuevo código de acceso seguido de #.
5. Vuelva a ingresar el nuevo código seguido de #. El código de acceso se habrá cambiado.
· A continuación, si los códigos no coinciden o no son aceptables, el sistema se lo indicará. También confirmará
el cambio de código de acceso, cuando haya tenido éxito.
Cómo eliminar un código de acceso existente
1. Inicie sesión en el buzón.
2. Presione *04 para cambiar el código de acceso.
3. Ingrese el código de acceso actual y presione #.
4. Cuando el sistema le solicite que ingrese el nuevo código de acceso, presione #.
5. Cuando el sistema le solicite que vuelva a ingresar el código, presione #. Con esto, se eliminará el código de
acceso.
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Modificación de configuración: Cambio del código de acceso del buzón
2.2 Cambio de saludo
El saludo del sistema se puede cambiar por otro personalizado. Este saludo es el que escuchan las personas que llaman
cuando se las transfiere al correo de voz. Usted puede oír el saludo y volver a grabarlo en cualquier momento.
Editar saludo
Escuchar saludo
Modificar saludo
<tono><hablar>
Guardar saludo
Guardar saludo como bucle
Cómo escuchar su saludo
7
.
2. Presione 3 para seleccionar la opción para editar el saludo.
3. Presione 1 para escuchar el saludo. Si no hay un saludo grabado, oirá: "No se ha grabado un mensaje". En este
caso, usted deberá grabar el mensaje.
Cómo grabar o modificar su saludo
7
.
2. Presione 3 para seleccionar la opción para editar el saludo.
3. Presione 2 para cambiar el saludo.
4. Cuando el sistema se lo indique, pronuncie el nuevo saludo.
· El saludo debe tener más de 3 segundos de duración.
· Si se queda en silencio durante un lapso largo (aproximadamente 10 segundos), se cerrará la conexión con el
correo de voz.
5. Presione 2 cuando haya terminado de grabar el saludo.
6. Presione 1 para escuchar el nuevo saludo. Después de escuchar el saludo, puede elegir algunas de estas opciones:
· Presionar 3 para guardar el nuevo saludo. El sistema comenzará a usar el saludo nuevo.
· Presionar 2 para volver a grabar el saludo.
· Presionar 4 para guardar el nuevo saludo para que se reproduzca en forma continua. Con esta opción el saludo
se reproducirá continuamente y la persona que llama no podrá dejar un mensaje. Observe que si elige esta
opción, la única forma de volver a reproducir el saludo en forma normal será grabar un saludo nuevo.
2.3 Opciones para la transferencia
El administrador del sistema puede establecer hasta 3 números de transferencia para su buzón. Los llamantes que dejan
mensajes en su buzón pueden presionar *0, *2 o *3 para ser transferidos a los números especificados. Por lo general,
esta función se usa para transferir las llamadas a la recepción o a un colega.
Si tiene la aplicación IP Office Phone Manager, puede configurar personalmente los números de destino, desde las
preferencias de Phone Manager (Ver | Preferencias | Correo de voz | Opciones de transferencia del correo de voz
).
Para saber si se han configurado números de transferencia para su buzón, consulte al administrador de sistema. Cuando
se configura esta función, recuerde cambiar el saludo del buzón 17 para informar sobre la opción a las personas que
llamen.
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2.4 Grabación de su nombre
Puede grabar su nombre de ser necesario. A continuación, esta grabación se usará para la función de marcado por
nombre, compatible con la operadora automática de correo de voz incorporado, que permite a la persona que llama decir
el nombre del usuario al que busca.
Grabar nombre
Escuchar nombre
Modificar nombre
<tono><hablar>
Guardar nombre
Cómo grabar su saludo
7
.
2. Presione *05 para seleccionar la opción para grabar su nombre.
3. Presione 1 para escuchar la grabación del nombre actual.
4. Presione 2 para grabar su nombre. .
5. Cuando el sistema se lo solicite, grabe el nombre. La grabación puede tener una duración máxima de 5 segundos.
6. Presione 2 cuando haya terminado de grabar su nombre.
7. Presione 1 para escuchar la nueva grabación del nombre. Una vez que la haya escuchado puede elegir alguna de
estas opciones:
· Presionar 3 para guardar la nueva grabación.
· Presionar 2 para volver a grabar el nuevo nombre.
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Capítulo 3.
Voz visual
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3. Voz visual
La función de voz visual permite acceder al buzón de correo de voz con el menú en pantalla del teléfono, en vez de seguir
indicaciones habladas.
Para usar esta función, el administrador del sistema debe agregar el botón Voz visual al teléfono. Para usuarios en IP
Office 4.2 o sistemas posteriores, el responsable de mantenimiento del sistema puede establecer el botón MENSAJES de su
teléfono como botón de Voz visual.
Voz visual no es compatible con todos los teléfonos.
· En teléfonos que tienen pantalla, pero que no son compatibles con la función de voz visual, se admite el uso del
botón para acceder al buzón del usuario con indicaciones habladas y para transferir la llamada directamente al
correo de voz (no incluye teléfonos T3 ni IP T3).
· En los teléfonos T3, el botón de Voz visual transfiere directamente a la función Escuchar de esta modalidad. Para
acceder a toda la gama de funciones de voz visual, use Menú > Configuración > Configuración de correo de
voz.
Controles de voz visual
La disposición de las opciones en pantalla varía según el tipo de teléfono y el tamaño de pantalla. Se obtiene acceso a los
controles que no pueden adaptarse a la pantalla actual utilizando los botones < y > del teléfono para moverse entre las
páginas de las pantallas.
Botón
Funciones
Escuchar
Permite acceder a su propio buzón de correo de voz. Al ser presionado, la pantalla mostrará la cantidad de
mensajes nuevos, antiguos y guardados. Seleccione una de esas opciones para iniciar la reproducción de
los mensajes de esa categoría. Una vez que se selecciona la reproducción del mensaje, los controles
disponibles cambian:
· Anterior: reproduce el mensaje anterior.
· Sgte: reproduce el mensaje siguiente.
· Copiar: copia el mensaje a otro buzón. Cuando se
presione, aparecerá una serie de opciones adicionales.
· Pre-Grab: graba un mensaje que se adjuntará al
inicio del mensaje que se está copiando.
· Retroceder: retrocede aproximadamente
5 segundos.
· Destinos: ingrese el destino de la copia del
mensaje.
· Avanzar: avanza aproximadamente 5
segundos.
· Borrar: elimina el mensaje actual.
· Hecho: copia el mensaje utilizando los destinos
introducidos.
· Guardar: marca el mensaje como
mensaje guardado.
· Pausa: detiene el mensaje actual. Presione el botón
nuevamente para salir de la pausa.
Principal
(0)
Los nombres de los grupos de búsqueda pueden visualizarse si ha configurado acceso a buzones de grupo de
búsqueda. Se muestra la cantidad de nuevos mensajes en el buzón luego del nombre. Presione el botón para
tener acceso al buzón de la misma manera que en la opción anterior Escuchar .
Mensaje
Grabar y enviar un mensaje de correo de voz a otro buzón o buzones.
Saludo
Cambiar el saludo principal que oyen las personas que llaman al buzón. Si no se graba un mensaje, el
sistema usará el saludo predeterminado del buzón.
· Grabar: graba un nuevo mensaje.
· Escuchar: escuchar el saludo actual o el saludo nuevo recién grabado.
· Enviar: envía el nuevo saludo recién grabado.
· Borrar: elimina el saludo actual. El buzón volverá a utilizar el saludo predeterminado del sistema a
menos que se utilicen Grabar y Enviar para grabar un nuevo saludo.
Correo
Esta opción sólo aparece si en la configuración de IP Office el usuario tiene configurada una dirección de
electrónic correo para usar con el correo de voz. Este control le permite ver y modificar el modo de correo electrónico
o
de correo de voz actual que se utiliza para los mensajes nuevos recibidos en el buzón de correo de voz. Use
Cambiar para modificar el modo seleccionado. Presione Hecho cuando aparezca el modo deseado. Los
modos posibles son:
· Modo de correo desactivado: no se utiliza el correo del correo de voz.
· Modo correo copia: los nuevos mensajes de correo de voz se copian a la dirección de correo del
usuario. El mensaje original se deja en el buzón de correo de voz.
· Modo correo reenv.: los nuevos mensajes de correo de voz se reenvían a la dirección de correo del
usuario. El mensaje original se borra de su buzón de correo de voz.
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Voz visual:
Botón
Funciones
· Alert modo correo: se envía un mensaje de alerta a la dirección de correo del usuario. El mensaje
original no se adjunta al correo y se lo deja en el buzón de correo de voz.
Contraseñ Cambia la contraseña del buzón de correo de voz. Para esto es necesario ingresar la contraseña actual.
a
Uso del botón de voz visual para transferir al correo de voz
Al presionarlo con una llamada conectada, el botón Voz visual le permitirá ingresar un número de extensión para realizar
la transferencia directa de la llamada conectada al correo de voz.
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Index
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A
Acceso al buzón 7
Acceso al buzón predeterminado 7
Activar el correo de voz 8
Ajustar
Recepción de correo de voz 17
alerta de correo electrónico 12
Avanzar mensaje 9
C
Cambio
Código de acceso al buzón
Su mensaje de saludo 17
Código de acceso al buzón 16
Controles del buzón 8
Correo de voz 7
16
E
Eliminar mensaje 9
G
Guardar mensaje 9
I
Inactivar el correo de voz 8
Indicaciones de ayuda 7, 17
M
Mensajes 7
N
notificación de correo electrónico 12
O
Omitir mensaje 9
P
Phone Manager 7
R
Recepción para el correo de voz 17
Remisión 11
Responder 11
Retroceder mensaje 9
S
Saludo 17
Su buzón 7
T
Timbrado de correo de voz activo 8
Timbrado de correo de voz inactivo 8
Timbre 8
Transferencia a recepción 17
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