Trámite créditos directos y avalados por FENALCO

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Trámite créditos directos y avalados por FENALCO
SGC-VAF
Trámite créditos directos y
avalados por FENALCO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC-VAF
Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Fecha: 01/03/2016
TRÁMITE CRÉDITOS DIRECTOS
Y AVALADOS POR FENALCO
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1. PROPÓSITO
Indicar los lineamientos y características de los créditos directos avalados, así como
sus requisitos, parámetros de la aprobación y legalización del mismo.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para todos créditos con Aval FENALCO que se otorguen a los
estudiantes de la Universidad de Santander en las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y
Valledupar.
3. CONDICIONES GENERALES

Dentro de esta modalidad de crédito, el estudiante tiene dos líneas para financiar;
una es a través de FENALPAGARÉ y otra a través de FENALCHEQUE; si opta por
FENALPAGARÉ, el estudiante debe diligenciar un pagaré en respaldo de las cuotas
y en el caso de FENALCHEQUE, el estudiante debe entregar un cheque por cada
cuota financiada.

Al momento de realizar la llamada a FENALCO se debe tener al alcance el
formulario de solicitud de crédito de FENALCO, para dar respuesta a las preguntas
formuladas por el avalador del crédito.

Cuando el estudiante incumpla con el pago de la cuota mensual, el funcionario de
crédito y cartera enviará a FENALCO comunicación junto con la copia del pagaré
solicitando el pago de la cuota.
4. DESARROLLO CONTENIDO
4.1 CRÉDITO AVAL FENALCO– CARACTERÍSTICAS

Esta modalidad de crédito, es una financiación que otorga la Universidad; estos
créditos deben ser cancelados en su totalidad hasta el último día de clases; es
decir, que la última cuota para el primer semestre sería a finales de mayo o
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Diana Rodríguez
Secretaria Crédito y Cartera
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CP. Eliana Vargas Ariza
Jefe de Crédito y Cartera
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Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero
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principio de junio y para el segundo semestre sería hasta noviembre o principios
de diciembre.

Dentro de los requisitos está el de un codeudor si no trabaja el estudiante, si
trabaja no requiere codeudor; se solicita un desprendible de pago del codeudor,
fotocopia de la cédula; si no cuenta con un desprendible de pago, una constancia
de ingresos de la empresa o una certificación de un contador en caso de ser
independiente.

En este tipo de créditos, el estudiante cancela un 30% sobre el valor a financiar
como cuota inicial y el saldo diferido en 4 o 5 cuotas, según el tiempo en que este
solicitando el crédito.

En algunos casos, se puede exonerar al estudiante de cancelar cuota inicial, a
criterio del jefe y/o coordinadores del Departamento: para el caso de los
estudiantes que estudian con crédito ICETEX, el cual les gira el 75% y financian el
25% con la Universidad, no se les solicita la cuota inicial.

El estudiante debe asumir el costo de un estudio de crédito FENALCO, el cual varía
según el valor a financiar.

La secretaria de Crédito y Cartera es la encargada de suministrarle la información
de financiación al estudiante y de entregarle toda la documentación necesaria
para el trámite del crédito.

La autorización de este crédito lo emite FENALCO; el líder de Crédito y Cartera es
el responsable de autoriza el pago o no de la cuota inicial, el número de cuotas y
pagos parciales en las cuotas.
4.2 CONDICIONES DEL CRÉDITO
Cuando un estudiante plantea la dificultad o impedimento para el pago de su
matrícula, se le exponen las diferentes opciones de crédito que existen a través de
los convenios con las entidades financieras y cooperativas. Si el estudiante ya tiene
conocimiento sobre el crédito directo y solicita la información, se le exponen las
alternativas de financiación directas (Características Crédito Directo Avalado por
FENALCO), se entrega el formulario de la solicitud de crédito educativo, el pagaré y
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las instrucciones para el trámite de crédito directo, que incluye los requisitos, los
documentos a presentar y las indicaciones de diligenciamiento de los formularios.
La lista de documentos requeridos tanto para el caso de los créditos FENALPAGARÉ y
FENALCHEQUE es:
Imagen número 1. Lista requisitos FENALCHEQUE - FENALPAGARÉ
El modelo de la financiación del crédito, está diseñado de tal forma que el estudiante
cancela una cuota inicial del 30 % del valor a financiar (a excepción a los casos
autorizados por el líder de Crédito y Cartera) y un estudio de crédito que varía de
acuerdo al valor a financiar y la modalidad en la línea de financiación, estos dos pagos
se deben realizar de contado, a través del recibo de código de barras (es efectuado
por Crédito y Cartera) en cualquiera de las entidades autorizadas para el recaudo de
dineros o con tarjeta de crédito o débito en la oficina de Crédito y Cartera.
El plazo para el pago del valor del crédito (70%), se puede distribuir hasta un máximo
de cinco (5) cuotas fijas mensuales, siempre que la fecha de pago de la última cuota
no supere la fecha de pago de la matrícula del periodo académico siguiente.
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4.3 REQUISITOS Y PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS DIFERENTES LÍNEAS DE
CRÉDITO AVALADO
Una vez el estudiante manifiesta su interés en estas líneas de crédito, se le
suministran los siguientes documentos para que sean diligenciados por el estudiante
y/o codeudor, según el caso:




Formulario FENALPAGARÉ y FENALCHEQUE
Pagaré.
Planilla de liquidación y cancelación de pagos (con el cálculo ya efectuado; este se
efectúa teniendo en cuenta si se cancela en 5 cuota o las que correspondan según
el tiempo del trámite).
Cupón de pago del estudio y cuota inicial.
Una vez diligenciados estos documentos por el estudiante y/o codeudor, deben ser
entregados junto con los siguientes requisitos:




Fotocopia del documento de identificación del estudiante y/o codeudor,
preferiblemente ampliada.
3 copias del recibo de matrícula.
Certificado laboral o última colilla de pago y si es independiente un certificado
expedido por un contador con la respectiva fotocopia de la tarjeta profesional.
El cupón de pago del estudio y cuota inicial cancelado
Se revisa que todos los documentos estén debidamente diligenciados así como los
anexos respectivos, si se presenta alguna inconsistencia o faltante, se le entrega al
estudiante los documentos y se le informa para que realice los ajustes respectivos o
entregue los faltantes antes de la fecha de matrícula. Una vez los documentos estén
completos, se definen las fechas para pago de las cuotas; si se realiza el tramite
dentro de la fecha de matrícula ordinaria se hace el cálculo para pago en 5 cuotas, de
lo contrario se distribuye en cuotas iguales durante el resto de semestre.
4.3.1 FENALPAGARÉ y FENALCHEQUE
Para solicitar un crédito directo avalado por FENALCO, se requiere un codeudor si el
estudiante no trabaja; si el estudiante trabaja no requiere codeudor.
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El codeudor debe ser mayor de 22 años, no estar reportado en las centrales de riesgo
(el estudiante o codeudor). Sí el codeudor es pensionado, debe demostrar ingresos
adicionales a la pensión, los ingresos del codeudor deben ser iguales o superiores a
dos salarios mínimos legales vigentes. Todos los documentos deben ser diligenciados
en su totalidad con lapicero de tinta negra y huellas con almohadilla dactilar de tinta
negra y se deben presentar los siguientes documentos:
a. Formulario de solicitud de aval: está dividido en tres secciones: información del
solicitante persona natural, persona jurídica y del codeudor. Para los créditos
mediante FENALPAGARÉ se debe diligenciar los párrafos uno y cuatro. Para los
créditos mediante FENACHEQUE se debe diligenciar los párrafos uno, cuatro y
cinco.
El párrafo uno corresponde a información del codeudor, todos los campos en
verde son obligatorios de diligenciar y es de gran importancia elegir referencias
familiares y personales que cuenten con teléfono fijo, la información laboral es
importante, es necesario contar con los datos de antigüedad, cargo, salario y tipo
de contrato; si es independiente, la fecha desde cuándo lo es, la actividad
económica y el valor de los ingresos mensuales.
El párrafo cuatro corresponde a información del alumno donde todos los campos
en verde son obligatorios, tener cuidado al escribir la dirección de correo
electrónico, el código estudiantil, la carrera, la dirección de residencia.
El párrafo cinco contiene la información de la cuenta de donde son girados los
cheques, esta información debe ser suministrada por el codeudor del crédito ya
que se necesita para el proceso de solicitud del aval.
En la parte inferior del formulario se encuentra un desprendible que contiene
impreso un pagaré que se debe diligenciar por parte del codeudor y del alumno
para las dos líneas de crédito, incluye la firma, el número de documento y la
impresión de la huella dactilar de cada uno de ellos, si el alumno es menor de
edad debe abstenerse de diligenciar este pagaré.
El original de este formulario totalmente diligenciado es enviado a la Auditora
Formularios, de FENALCO Bogotá. Es importante tener en cuenta que FENALCO
está en la libertad de exigir más datos.
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Al reverso del formulario se encuentra información sobre los siguientes temas:

GESTIÓN DE COBRANZA: se encuentra impresa al reverso del formulario de
solicitud de crédito, es donde se informa al afiliado el proceso de cobranza que
realiza FENALCO.

TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS: se encuentra impresa al
reverso del formulario de solicitud de crédito, es donde FENALCO informa al
afiliado que dispone de un sistema PQR para la atención de cualquier solicitud
de consulta, actualización de datos o modificación de la información contenida
en las bases de datos del Avalista.

AUTORIZACIÓN PARA CONSULTA Y REPORTE DE INFORMACIÓN: se encuentra
impresa al reverso del formulario de solicitud de crédito, se debe diligenciar
por parte del codeudor y del alumno, incluye la firma, el nombre, el número
de documento y la impresión de la huella dactilar de cada uno de ellos, si el
alumno es menor de edad debe abstenerse de diligenciar esta autorización,
por lo tanto solo estará firmado por el codeudor. Es donde FENALCO informa
al afiliado del uso que le da a la información recibida y a la información
generada en el futuro por las relaciones comerciales y/o contractuales
establecidas con FENALCO Bogotá. Si el alumno es menor de edad debe
abstenerse de diligenciar está autorización, por lo tanto solo estará firmado
por el codeudor.

DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS: se encuentra impresa al reverso del
formulario de solicitud de crédito, se debe diligenciar por parte del codeudor,
e incluye la firma y el número de documento. Es donde el afiliado certifica a
FENALCO que los ingresos provienen de orígenes lícitos y que la fuente de
donde obtiene estos fondos no involucra por ningún motivo actividades ilícitas
propias o de terceras personas.
Es importante recomendar al solicitante leer atentamente está información antes de
firmar como constancia de su aceptación de términos y condiciones.
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Los talonarios de formularios para crédito FENALCO son enviados a crédito y cartera
de Bogotá, correo electrónico ([email protected] o tesorerí[email protected] ) o por
vía telefónica a FABA 091-6913919 en Bogotá
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Imagen número 2. Formulario Solicitud Aval
b. PAGARÉ: al estudiante se le hace entrega de un Pagaré en blanco, el cual se debe
diligenciar por parte del codeudor y del alumno, únicamente en los campos donde
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se incluye la firma, el nombre, el número de documento y la impresión de la huella
dactilar de cada uno de ellos, si el alumno es menor de edad debe abstenerse de
diligenciar este pagaré. No se debe autenticar ni se debe diligenciar ningún otro
dato de este documento, este pagaré se le podrá devolver al estudiante, siempre
y cuando haya terminado su obligación, es decir que hubiera pagado la totalidad
de las cuotas. En caso de alguna reclamación a FENALCO; esa entidad solicita el
envío de la copia de este título valor para dar lugar a la reclamación jurídica.
Imagen número3. Ejemplo Carta Reclamación Jurídica
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Los pagarés diligenciados, son resguardados en la oficina de Crédito y Cartera y están
bajo la custodia de la secretaria.
Imagen número 4. Ejemplo Pagaré a Avalar
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c. PLANILLA DE LIQUIDACIÓN Y CALENDARIO DE PAGOS: se realiza el cálculo basado
en la plantilla liquidación crédito directo CRC-FT-008-UDES, en donde se tendrá
en cuenta si el estudiante dará o no cuota inicial, previa autorización del jefe y/o
coordinador del departamento.
Sin Inicial
Inicial 30
Nota: en casos autorizados no se cobra
cuota inicial
Nota: varía el valor del estudio del crédito
dependiendo del valor a financiar.
Imagen número 5. Planilla de Liquidación y Calendario de Pagos
Diligenciamiento de la planilla de liquidación


En casilla Código y alumno: son los datos del estudiante que va a realizar
el trámite del crédito.
En la casilla Matricula y Cursos: se coloca el valor total a financiar
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


En la casilla Cuota Inicial: se coloca si el estudiante tuvo que realizar este
pago.
En la casilla Cuotas: se debe colocar en número la cantidad de cuotas
pactadas con el estudiante.
En la casilla días plazo: se debe colocar en número el tiempo a financiar.
Al momento de ser entregado este documento por parte del alumno al funcionario
se deben acordar las fechas de pago de las cuotas establecidas.
d. FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DEL ESTUDIANTE Y DEL CODEUDOR: preferiblemente
se deben solicitar en tamaño ampliado al 150%; debe ser legible, si el alumno
aún no ha alcanzado la mayoría de edad debe presentar la fotocopia ampliada de
la tarjeta de identidad.
e. CERTIFICACIÓN LABORAL O ÚLTIMA COLILLA DE PAGO DEL CODEUDOR: si es
independiente debe presentar la certificación de ingresos mensuales, expedida
por un contador y anexar copia de la tarjeta profesional del contador. Ninguno de
los documentos puede tener más de treinta días de expedición al momento de
ser presentados.
f. TRES RECIBOS DE MATRÍCULA: se debe descargar por la página de la Universidad
http://www.udes.edu.co/recibos-de-matricula-estudiantes-antiguos.html donde
debe elegir la opción de estudiante antiguo o nuevo, según corresponda, una vez
realizado este paso, se ingresa con el código asignado para cada estudiante y se
imprimen las órdenes de pago
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Se selecciona si es estudiante nuevo o antiguo.
Nota: Se debe colocar el código y seleccionar Consultar.
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g. PAGO DEL ESTUDIO DE CRÉDITO Y DE LA CUOTA INICIAL, se debe realizar el pago
con
el
cupón
de
código
de
barras
(se
imprime
desde
(http://pazysalvos.udes.edu.co/AbonosPagos.aspx) que se entrega al estudiante
en el momento de solicitar el formulario y los demás documentos para tramitar
el crédito. Este pago se realiza en cualquiera de las entidades autorizadas para
el recaudo de dineros o con tarjeta de crédito o débito en las ventanillas de la
oficina de Crédito y Cartera, o en una consignación de sistema nacional de
recaudo si el alumno no se encuentra habilitado en la página de abonos. (Solo se
paga una vez el estudio de crédito, si este no es aprobado se procede a cambiar
de codeudor para realizar una nueva solicitud o la culminación del trámite).
Crédito y Cartera es el responsable de hacer el cupón de pago de acuerdo a lo
que se genera en la planilla de pagos y cuya fecha para pago debe ser tres días
antes del vencimiento de la matrícula.
Para el caso de la línea de crédito FENALCHEQUE adicional a los requisitos
anteriormente enunciados se debe cumplir con el siguiente requisito:
CHEQUES: por cada cuota que se pacte, el estudiante dejará un cheque
posfechado como garantía, el cual deberá estar totalmente diligenciado con los
datos del dueño del cheque y los valores de los cheques serán los establecidos en
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la liquidación previa (Planilla de liquidación y calendario de pagos), girado a
nombre de la Universidad de Santander UDES.
En la parte de atrás de cada uno de los cheques se debe colocar el nombre del
alumno, código del estudiante, teléfono del alumno, el número de la cuenta del
Banco Bogotá en la que se va a consignar el cheque y un teléfono de Crédito y
Cartera.
4.4 ESTUDIO DEL CRÉDITO
1. Una vez se cuente con toda la documentación y se haya revisado totalmente, se
procede a llamar a FENALCO a la siguiente línea:
Bogotá (9)091 – 2418000 selecciona la opción 1: Nuevo Aval.
El operador solicita el código de afiliación, se digita la contraseña de afiliado
asignada; se debe aclarar al asesor la línea del crédito; para cada modalidad
existe un código y una clave asignada, los cuales deben informarse al asesor (las
sedes no manejan claves), se debe anotar en la parte superior derecha de la hoja
de liquidación de créditos (planilla de liquidación y calendario de pagos), número
aval, nombre del avalista y el número del pagaré si es línea de crédito
FENALPAGARÉ.
2. Se establece la línea a financiar, los códigos y claves correspondientes según
sede, se le debe dar al operador toda la información que solicite; dentro de esta
información es importante tener en cuenta que requiere en FENALPAGARÉ, un
número de pagaré, el cual para este caso está conformado por el código de pagaré,
más el consecutivo que se esté de turno. El consecutivo es responsabilidad de la
secretaria de Crédito y Cartera que tramita estos créditos.
Ruta: D:\CREDITOS DIRECTOS\F E N A L C O\Consecutivo – FENALPAGARÉ
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Imagen número 6. Planilla de Liquidación y Calendario de Pagos
3. Una vez el analista cuenta con toda la información, viene la respuesta telefónica
por parte de FENALCO. En caso que FENALCO no dé respuesta inmediata se realiza
una llamada nuevamente a la línea, se selecciona la opción de: respuesta avales
con el fin de recibir la respuesta.
a) Si el crédito es aprobado, el analista da una clave de aprobación de ese crédito y
se debe anotar en la parte superior derecha del formulario de la solicitud del
crédito educativo y en la hoja de liquidación de créditos (planilla de liquidación y
calendario de pagos), también es necesario preguntar y relacionar el nombre del
avalista y de la persona quien está proporcionando está información, es decir
quién contesta la llamada desde FENALCO.
b) Si es negado el crédito se coloca en la hoja de planilla de liquidación del crédito
directo la palabra negado, se le notifica al estudiante; y se archivan los
documentos si el estudiante no los reclama.
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Imagen número 7. Ejemplo Liquidación para Crédito diligenciada
4.5
LEGALIZACIÓN DEL CRÉDITO
Se remite a la secretaria de Crédito y Cartera encargada de la facturación-legalización
el cupón (o consignación) de código de barras de la cuota inicial y el estudio de crédito
ya cancelados para que se legalicen (corresponde al 30% si es el caso y el estudio de
crédito) y generen las facturas correspondientes (según INSTRUCTIVO “Legalización
de pagos realizados para matrícula, derechos pecuniarios, otros servicios y abonos a
cartera diferentes A ICETEX”).
Se presenta toda la documentación del crédito al líder de crédito y cartera, para
revisión, legalice los faltantes (el 70% o el 100% autorizados) en el sistema de
información
OFIMATICA/CUENTAS
POR
COBRAR/OPCIONES/FACTURA
DE
FINANCIACIÓN/ INGRESOS, esta documentación debe contener el pago de la cuota
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inicial, el estudio de crédito, el borrador de la planilla de liquidación y calendario de
pagos y el formulario de la solicitud del crédito educativo con la clave de aprobación
por parte de FENALCO.
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La legalización del crédito (factura), viene con tres copias, la original es para el
estudiante, junto con la original de la factura del estudio de crédito y la cuota inicial,
adicional una orden de pago de la matricula descargada por la Web sellada y firmada
por la secretaria de Crédito y Cartera del Departamento.
Imagen número 8. Ejemplo Factura Legalización estudio de crédito
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Imagen número 9. Ejemplo Factura Legalización cuota inicial
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Y AVALADOS POR FENALCO
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Imagen número 10. Ejemplo Factura Legalización del crédito
La segunda copia de la legalización del crédito junto con una orden de pago de la
matricula descargada por la web, sellada y firmada por la secretaria de Crédito y
Cartera, se entregan al responsable de la revisión de la contabilización diaria; si se
detectan errores, se realiza la corrección del documento. Una vez revisadas y
ELABORÓ
Diana Rodríguez
Secretaria Crédito y Cartera
REVISÓ
CP. Eliana Vargas Ariza
Jefe de Crédito y Cartera
APROBÓ
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero
Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
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aprobadas, se organizan consecutivamente y se conservan en la dependencia hasta
el momento de enviarlas para empastado.
La tercera copia de la factura se adjunta a los demás documentos presentados para
el trámite del crédito, se archiva en el A-Z, ordenándolos alfabéticamente por apellido.
Una vez los créditos estén totalmente diligenciados se llena el archivo ubicado en
d:\CREDITOS DIRECTOS\F E N A L C O\A FENALCO\CREDITOS FENALCO, con el fin de
llevar un control de los créditos aprobados.
5. CRÉDITOS DIRECTOS
En esta modalidad de crédito no existe una entidad que respalde el crédito; la garantía
queda limitada al codeudor presentado. Este tipo de crédito es restringido para casos
especiales y la aprobación del crédito directo es responsabilidad del líder de Crédito
y Cartera. En las sedes, previamente a la aprobación del crédito se debe solicitar
concepto a la Jefatura de Crédito y Cartera.
Algunas de las características de los créditos directos son:

Se otorga preferiblemente a estudiantes antiguos.

El estudiante debe diligenciar el formulario de solicitud de crédito, el cual debe
venir firmado por el estudiante y codeudor o codeudores.

Es importante hacer la verificación de los datos de contacto tanto del estudiante
como del codeudor; se debe solicitar dos referencias familiares y correo
electrónico de cada solicitante del crédito.

El codeudor debe presentar soportes que demuestren que tiene capacidad de
ingresos, como desprendibles de pago, certificado laboral, extractos bancarios, en
caso de ser independiente certificado de contador, adjuntando copia de la tarjeta
profesional del contador.

Debe cancelar un estudio de crédito, el cual se incrementará anualmente según
instrucciones de la Dirección Financiera.
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
Cuando el crédito es para un caso de ECOPETROL, deben presentar un certificado
de esa empresa, donde conste que son beneficiarios del plan educativo en la
modalidad de embargo.

Se cobra una tasa de interés del 1.6% efectiva mensual, un seguro del 0.04% y
estos valores se incorporan en las cuotas; una cuota inicial del 30% (si es el caso)
y el saldo diferido en máximo 5 cuotas.
Los documentos que deben ser diligenciados y anexados para esta modalidad de
crédito son:

Formulario de Solicitud de crédito debidamente diligenciado, con la información
del estudiante, referencias familiares, información del codeudor y debe venir
firmado por el estudiante y el codeudor (en los casos que el estudiante sea
menor de edad no debe firmar el formulario). Es importante contar con estas
firmas, para poder realizar el reporte a DATACREDITO, ya que si no se cuenta
con esta autorización no se puede proceder al reporte y adicionalmente si diera
lugar a una reclamación judicial, es indispensable que la solicitud esté firmada
por los interesados.
Imagen número 11. Formulario Solicitud de Crédito
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
Pagaré en blanco, debe firmar el estudiante si es mayor de edad y el codeudor;
este pagaré no debe ser diligenciado ni autenticado. Si el estudiante es menor
de edad, el pagaré debe ser firmado por el Representante Legal.
Imagen número 12. Pagaré

Carta de instrucciones firmada en blanco por el estudiante si es mayor de edad
y el codeudor y se debe autenticar. Si la firma se realiza en la oficina no es
necesaria la autenticación. En el caso que el estudiante sea menor de edad la
carta de instrucciones debe firmarse por el Representante Legal.
Los espacios en blanco del título valor no deben ser diligenciados.
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Imagen número 13. Carta de Instrucciones

Fotocopia de la cédula del estudiante (preferiblemente) ampliada al 150%.

Fotocopia de la cédula del codeudor (preferiblemente) ampliada al 150%.

Certificación laboral del codeudor y si el estudiante trabaja, preferiblemente
también de él, últimas dos colillas de pago del codeudor. O, si es independiente,
un certificado de ingresos mensuales firmado por un contador, adjuntando copia
de la tarjeta profesional del contador.

Tres hojas del recibo de pago, el estudiante las debe descargar por la Web,
www.udes.edu.co-/Matricula y notas/Recibos de Matriculas/Selecciona según sea
el caso estudiante antiguo o nuevo/código y consultar.

Consignación del estudio de crédito según el valor asignado para estos casos.

Es importante contar con un número celular y correo electrónico del estudiante y
del codeudor.
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La secretaria de Crédito
y Cartera revisa que todos los documentos estén
debidamente diligenciados así como los anexos respectivos, si llegado el caso se
presenta alguna inconsistencia o faltante, se le entrega al estudiante los documentos
y se le informa para que realice los ajustes respectivos o entregue los faltantes antes
de la fecha de matrícula.
Una vez los documentos estén completos, se realiza la llamadas de confirmación de
datos, se definen las fechas para pago de las cuotas; si se realiza el tramite dentro
de la fecha de matrícula ordinaria se hace el cálculo para pago en 5 cuotas, de lo
contrario se distribuye en cuotas iguales durante el resto de semestre, esto debe
quedar registrado en la planilla de liquidación y calendario de pagos.
Así mismo, se diligencia en la parte posterior del “formulario de solicitud de crédito
(azul)” la casilla espacio reservado para la Universidad de Santander – UDES ítem
observaciones indicando que se confirmaron los datos del estudiante y del codeudor,
así como la aceptación por parte del codeudor.
El jefe y/o coordinadores de Crédito y Cartera (previa consulta con Bucaramanga)
proceden a avalar el crédito, y registrar la aprobación en la planilla de liquidación de
créditos directos colocando firma y fecha. Posteriormente se genera la legalización
en el sistema de información OFIMATICA/CUENTAS POR COBRAR/OPCIONES/FACTURA
DE FINANCIACION/ INGRESOS, para efectuar la entrega al estudiante de la factura
original; la segunda copia se organiza consecutivamente para enviar a empastado; la
tercera copia junto con sus soportes se archiva en la carpeta asignada en Crédito y
Cartera para estos tipos de créditos.
5.1 REVISIÓN ESTADO DE LOS CRÉDITOS
Mensualmente se debe realizar la revisión de los créditos directos otorgados, contra
el control de cartera generado por el líder de Crédito y Cartera en el sistema de
información.
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Una vez se tenga la información del estado de los créditos, se procede a realizar el
control y seguimiento de la cartera en cumplimiento con el instructivo control y
seguimiento de cartera CRC-IN-007-UDES.
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
APROBACIÓN
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL
CAMBIO
00
Versión de prueba
Diana Rodríguez
Secretaria Crédito y Cartera
01
Aplicación de la marca
de conformidad de la
certificación ICONTEC
Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora de Gestión
Documental
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Diana Rodríguez
Secretaria Crédito y Cartera
RESPONSABLE
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CP. Eliana Vargas Ariza
Jefe de Crédito y Cartera
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APROBÓ
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

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