manual para generar nómina vacaciones

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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
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MANUAL DE USUARIO
ACTUALIZADO
21/07/2015
DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
MANUAL PARA GENERAR
NÓMINA VACACIONES
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda.
Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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Contenido
1.
2.
3.
GENERALIDADES ............................................................................................ 3
1.1.
INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3
1.2.
OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3
1.3.
ALCANCE DEL MANUAL ......................................................................... 3
1.4.
PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3
PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................... 4
2.1.
Tabla de Comandos ..................................................................................... 4
2.2.
Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4
PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA VACACIONES ....................................... 6
3.1.
Seleccionar Tipo de Nómina ....................................................................... 6
3.2.
Asignar Calendario de Nómina ................................................................... 6
3.3.
Ingreso de Concepto Vacaciones Individuales ............................................ 8
3.4.
Liquidar Nómina Vacaciones .................................................................... 10
3.5.
Acumular la Nómina ................................................................................. 12
3.6.
Ingreso de Concepto Vacaciones Colectivas .............................................. 14
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia
necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades
realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina de
Vacaciones, donde encontramos:
a.
Ingreso de conceptos para generar la nómina de vacaciones.
b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa
ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y
optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el
mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.
1.2.
OBJETIVO DEL MANUAL
El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de vacaciones los
empleados de su organización.
1.3.
ALCANCE DEL MANUAL
1.4.
Precisar los procesos y procedimientos de la nómina para pago de vacaciones y detectar las
actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.
1.4.
PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la
base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir una
determinada secuencia de procesos los cuales están registrados en este manual de Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1.
Tabla de Comandos
Objeto o Tecla
descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser
seleccionado el que corresponda
Tabulador
Tecla F3
Tecla F4
Tecla F6
Tecla F7
Pasa al siguiente campo o cuadro de texto
Duplica el valor de un solo campo anterior
Duplica los valores de la ventana
Borrar Registros en la ventana
Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y
se digita el valor a buscar
Trae el valor al campo y llena los demás con la información
relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato
registrado
En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones
disponibles
Guarda los datos de la ventana
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha
abajo.
Tecla F8
Tecla F9
Tecla F10
Flechas
arriba
abajo
2.2.
Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al
pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
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3.
PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA VACACIONES
3.1.
Seleccionar Tipo de Nómina
Se utiliza el mismo tipo de nómina que se utiliza para la nómina Administrativa y para cuando
son individuales
3.2.
Asignar Calendario de Nómina
Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANONómina- Calendario Nómina
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Se ingresan los siguientes datos en la nómina normal para este periodo:
Descripción: Se ingresa un nombre relacionado, mes y año a liquidar
Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario
Año: año actual
Número Periodo: Corresponde al número de periodo a liquidar
Orden del periodo: Se genera a partir del número 0
Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter
Fecha inicia: Se digita el primer día del periodo a liquidar
Fecha Fin: Se digita fecha final del periodo a liquidar
Agrupador: se utiliza el agrupador MDF
Novedades: Todas las opciones en No
Procesos: liquidado en “No” cambia cuando se liquida a estado “Si”
Para terminar se guarda con F10
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3.3.Ingreso de Concepto Vacaciones Individuales
Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANONómina- Novedades - Generales
Se ubica el cursor en Concepto y se pulsa F7 y se ingresa 250 luego se pulsa F8, se desmarca
Consulta y se marca la opción Valor, luego se ubica el cursor en la columna Empleado y se
pulsa F7 se digita el código del empleado y se pulsa F8 para cargar los datos
En el siguiente bloque
En el siguiente bloque se ubica el cursor en la celda concepto y se pulsa F7 se digita el código
del empleado se pulsa F8 para cargar los datos
Luego se pulsa en el botón Ejecutar
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En la pantalla NOMINA - [Vacaciones] se ingresa la siguiente información
Estado Vacaciones: Se selecciona liquidadas
Causadas De: Se ingresa la fecha inicial del periodo
Causadas Al: Se ingresa la fecha final del periodo
Dias Pendientes: Se ingresa manualmente
Disfrutada De: Se ingresa la fecha Inicial
Disfrutada_al / Regreso: los valores cargan automáticamente
Días hábiles: Se ingresa la fecha final del periodo
Días Festivos: Se ingresa la fecha final del periodo
Para finalizar se guarda con F10
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3.4.
Liquidar Nómina Vacaciones
Para liquidar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina- Liquidación
En esta pantalla se tiene en cuenta la siguiente información, se mueve con tabulador hasta el
botón Liquidar
Se revisa que toda información este correcta si no lo esta se corrige y se genera la liquidación
definitiva, en forma liquidación se selecciona la opción Definitiva, se avanza con tabulador
hasta el botón Liquidar.
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Se verifica que el calendario de nómina que la opción Liquidado cambie de “No” a Sí.
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3.5.
Acumular la Nómina
Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina – Acumular
Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y
se pulsa en el botón Acumular
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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK
Por último se verifica que la nómina este acumulada.
Se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina
Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, se encuentre
seleccionada la opción Si
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3.6.
Ingreso de Concepto Vacaciones Colectivas
Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades- Vacaciones
Colectivas
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A continuación les incluyo las fechas de cierre de nómina y pago