Material de apoyo para procedimientos de auditoria Interna.

Transcripción

Control Interno
De los Criterios Generales FAIRTRADE
Procedimientos de auditoría para Organizaciones de
Pequeños Productores
El instrumento de auditoría interna Faitrade es por excelencia, el documento de criterios
genéricos de comercio justo, complementado con la lista pública de criterios de cumplimiento
emitido por la certificadora, ya que brinda los puntos de control sobre los cuales la organización
recibirá la auditoría externa de certificación.
Con base en esos criterios, y utilizando la más y mejores fuentes de información posibles,
cualquier organización puede implementar prácticas internas de verificación ó auditoría interna,
que le permita identificar no conformidades, que pueden ser solventadas en tiempo oportuno
antes de la auditoría.
Se recomienda realizar las auditorías internas preferiblemente con un mínimo de 3 meses antes
de la auditoría de certificación. Menos de ese tiempo podría ser contraproducente en el caso de
encontrar no conformidades cuyas medidas correctivas impliquen un tiempo mayor, así como
recursos humanos y económicos significativos de los cuales no se disponga en forma inmediata.
Siguiendo la estructura de las 4 secciones que conforman los criterios genéricos de comercio
justo, se brindan a continuación recomendaciones sobre cuáles instrumentos de verificación
Podrían ser utilizados para identificar no conformidades y áreas de mejora.
Guía de Procedimientos e Instrumentos de Verificación. (El evaluador puede agregar
otros procedimientos e instrumentos según las necesidades de cada caso y la disponibilidad de los
instrumentos)
Sección de los criterios
Recomendación de Procedimientos de auditoría interna e
Instrumentos de Verificación
1. Requisitos Generales
1.1 Certificación
Verificar que todas las personas laborando en las estructuras y
departamento estén informados de la certificación y que habrán
auditorías regulares en las cuales habrá que proporcionar información.
1.2 Los Miembros son
Pequeños Productores
Para verificar este criterio, el primer paso es tener una lista de
productores actualizada con la información básica del productor, como
nombre, tamaño de finca, producción, dependencia de la actividad,
mano de obra contratada (permanente y temporal), otros según la
definición de pequeño productor que le aplica al producto de la
organización certificada.
Con esta información que debe ser completa y veraz, se puede calcular
si la mayoría de los productores pueden ser clasificados como pequeño
productor. La información de esta lista debe poder ser verificada en
campo, al visitar las fincas de los productores, por lo tanto se hace
imprescindible la implementación de un proceso de actualización
regular.
Sección de los criterios
2. Comercio
2.1 Trazabilidad
Para verificar que el sistema de trazabilidad está funcionando acorde a
los parámetros requeridos, se recomienda realizar ejercicios de
trazabilidad, tomando varios lotes de producto al azar, y recorriendo
todo el proceso, tanto a nivel físico como documental.
Como instrumentos de verificación se pueden considerar los siguientes:
- Documento con explicación del sistema de trazabilidad y el flujo
de producto claramente estipulado.
- Registro de los productos obtenidos de sus miembros,
indicando el nombre del miembro individual, la fecha de compra,
el nombre del producto, el volumen y el precio recibido por el
miembro.
- Documentos de ventas Fairtrade (FT), con clara identificación
de que es una transacción FT (por ejemplo, facturas, notas de
entrega)
- Registro de todas las ventas FT, indicando volumen vendido, el
nombre del comprador y su número de identificación de
Fairtrade International, la fecha de la transacción y una
referencia a los documentos de venta, de tal manera que el
órgano de certificación sea capaz de vincular estos registros
con los documentos de ventas correspondientes.
- En el caso de procesamiento de productos FT, se debe llevar
un registro que especifique la cantidad del producto antes y
después del procesamiento.
- Marcación de los productos FT, con el número de identificación,
ó las palabras ”Fairtrade International/Comercio Justo Fairtrade”
Ver proceso para cacao, azúcar de caña, jugo o té, en la sección 2.1.8
2.2 Suministro
Es necesario demostrar que el producto que se está vendiendo FT no
tiene más de un año de haberse producido, antes de que la
organización se certifique. Para poder verificar este punto, se debe
revisar la trazabilidad de los lotes producidos en ese período anterior a
la certificación.
2.3 Contratos
Para revisar los criterios de contratos, la práctica más usada es la
revisión de contratos FT al azar y verificar que cumplen con los
requisitos establecidos en la norma, respecto a la información mínima
que deben llevar. Por este mismo procedimiento se verifica también que
los contratos FT no se hayan establecido en períodos de suspensión ó
des-certificación.
2.4 Uso de la Marca
Registrada Fairtrade
El cumplimiento de los criterios sobre uso de la marca registrada
Fairtrade en material promocional, web y empaques de producto, puede
verificarse por medio de documentos escritos que demuestren que los
permisos han sido gestionados por la organización y otorgados por
escribo por Fairtrade Internacional.
Sección de los
criterios
3. Producción
3.1 Manejo de las
Prácticas de
Dentro de los instrumentos de verificación posibles se encuentran:
- Documento con identificación de riesgos, con relación a los
Producción
-
-
-
-
criterios del manejo de prácticas de producción.
Documento y entrevistas a encargados correspondientes, para
determinar que hay un procedimiento para verificar y evaluar el
desempeño de los miembros con relación a estos criterios.
Documentos que demuestren que se ha informado y explicado los
requisitos ambientales y laborales mencionados en el capítulo de
Producción.(Pueden ser actas de reuniones, material que se haya
brindado a los miembros, videos, fotografías, otros)
Lista de miembros que cultivan productos de Comercio Justo
Fairtrade, preferiblemente con información de las fincas referente a
las prácticas de producción y los posibles riesgos (por sector, por
finca, por comunidad, otros).
Entrevistas a los productores para identificar si la información fue
bien entendida y si se requiere reforzarlo.
Visitas a fincas para verificar que los criterios de producción se
están cumpliendo en las unidades de producción.
3.2 Protección
Ambiental

Manejo ambiental
El instrumento de verificación propuesto es la entrevista a la persona de la
organización que tiene la responsabilidad de dirigir las medidas operativas
necesarias para que se cumplan los requisitos establecidos en la sección
3.2 de Protección Ambiental. El propósito es asegurar que la persona
conoce su nombramiento, sus funciones asignadas y los temas
relacionados, y es capaz de liderar el proceso internamente, y explicarlo a
un auditor externo Fairtrade.

Manejo de plagas
Para verificar el cumplimiento de criterios en el manejo de plagas se
sugieren los siguientes procedimientos e instrumentos:
- Revisión de plan de capacitación que contenga los temas de
manejo de plagas especificados en el criterio (monitoreo, formas
alternativas de control, medidas para evitar desarrollo de
resistencia a plaguicidas, medidas de protección, peligros y riesgos
de las personas que aplican los plaguicidas, otros)
- Entrevista a productores y trabajadores, para determinar:
o Si la aplicación de plaguicidas está basada en
conocimiento de las plagas y enfermedades, que puedan
asegurar un mejor manejo de los productos.
o Si he recibido capacitación
o Si implementan medidas de protección personal como el
uso de equipo de protección y manejo especial de ciertos
productos.
o Si conocen los peligros y riesgos en el manejo de
plaguicidas.
o Si conocen el peligro de usar envases de plaguicidas para
transportar agua y/o alimentos.
o Si conocen los procedimientos de manejo y
almacenamiento de envases (el triple lavado, etc.)
o Si conocen la lista de materiales prohibidos y si están
claros que no se deben usar los de la lista roja.
o Si se usan medios alternativos al uso de herbicidas
- Registros de capacitación a productores y trabajadores, en manejo
de plaguicidas y la importancia del equipo de protección personal.
- Visitar área con actividad humana (viviendas, comedores, oficinas,
almacenes o similares) para verificar que se cumplen las zonas de
amortiguamiento especificadas en el criterio así como la no
fumigación aérea en esas áreas con actividad humana. Entrevistar
personas de esas áreas para asegurarse que esos criterios se
están cumpliendo y no se aplican plaguicidas en esas áreas.
- Visitar áreas de almacenamiento central de la organización, y por
observación verificar el cumplimiento de los criterios relacionados
-
-

Suelo y agua

Basura y desechos

Organismos
Modificados
Genéticamente
(OMG)
Biodiversidad
especificados en el punto 2.3.9 de la norma (Acceso restringido,
ventilación, etiquetado, información sobre uso, otros).
Visitar áreas de almacenamiento en las fincas, para verificar:
o que se almacenan de manera segura
o que los niños no tienen acceso a esos productos.
o que todo está debidamente etiquetados
o si hay equipo para manejar accidentes y derrames en las
áreas en donde se hacen las mezclas, para que no se
filtren al suelo o agua.
o que los envases se manejan adecuadamente.
Revisar la lista de plaguicidas empleados en los cultivos FT. Debe
estar actualizada y tener indicado cuáles materiales se incluyen en
la Parte 1 (Lista Roja) de la Lista de Materiales Prohibidos (LMP)
de Fairtrade International y en la Parte 2 (Lista Amarilla). (Véase el
anexo 2 de los criterios genéricos FT). Idealmente se deben ir
dejando de usar aquellos de la lista amarilla.
En el caso de excepciones para el uso de plaguicidas, se debe
verificar el permiso escrito emitido por la certificadora.
Para verificar el cumplimiento de criterios de suelo y agua se sugieren los
siguientes procedimientos e instrumentos:
- Revisión del mapa u otro instrumento por medio del cual la
organización pueda demostrar la identificación de las tierras en
riesgo de erosión de suelo o ya erosionadas en los terrenos dónde
sus miembros plantan cultivos de Comercio Justo Fairtrade.
- Revisar en el plan de capacitación incluye información sobre:
o uso apropiado de fertilizantes, así como prácticas que
reduzcan y/o prevengan la erosión del suelo.
o uso eficiente del agua
o aguas residuales (riesgos, prevención, tratamiento)
o Entrevistar productores y visitar fincas, para confirmar:
o la existencia e implementación de capacitación en este
tema.
o si tienen información e implementan medidas sobre uso
eficiente del agua
- Documento con reporte de las medidas que la organización y los
miembros han puesto en marcha para mejorar la fertilidad del
suelo.
- Lista de fuentes de agua utilizadas para riego y procesamiento de
productos FT.(Mapas, esquemas donde se ubican).
- Visitar los lugares de procesamiento para verificar que el manejo
de aguas residuales está acorde a los criterios. Se complemente
con entrevista a trabajadores involucrados en ese proceso, y se
revisan documentos que describan el procesamiento.
Para verificar el cumplimiento de criterios de Basura y desechos se
sugieren los siguientes procedimientos e instrumentos:
- Visitar fincas para verificar que las fincas están libres de basura y
desechos peligrosos.
- Visitar lugares de almacenamiento y eliminación de basura y
desechos peligrosos, o bien las alternativas que la organización
esté manejando.
- Revisión de documentos, visita a finca y entrevista a productores,
que demuestren que la organización ha dado a conocer prácticas
para la reutilización de desechos orgánicos.
Para la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos e
instrumentos de verificación como los siguientes:
-
Revisión de documentos que muestren que la organización ha
informado y capacitado a sus miembros sobre el no uso de
semillas o material de plantación genéticamente modificados para
los cultivos de Comercio Justo Fairtrade.
Entrevistas con miembros para conocer las prácticas para evitar la
contaminación con MG en las existencias de semillas
- Revisión de lista de OMG comercializados en el país, por especia,
por característica y por nombres de marca.
- Revisión de listas que estén a disposición del público, para saber
qué productos están disponibles en el mercado como OMG.
- Plan de acción con relación a los OMG con relación a búsqueda de
semilla no-OMG, al mantenimiento de registros de distribución de
semilla por productor e información de cantidad de semilla dada vrs
cantidad de semilla teóricamente necesitada, según densidad de
siembra declarada.
- Revisión documentos que muestren procedimientos de muestreo
-


Biodiversidad
Energía y emisiones
de Gases de Efecto
Invernadero (GEI)
- Entrevista a funcionarios de la organización y productores para
Verificar:
o si se han identificado las áreas protegidas
o si se recolectan productos silvestres de comercio justo y si
se manejan de acuerdo a los criterios
o si ha concienciado a los miembros para que no lleven a
cabo actividades de recolección o cacería de especies
raras o en peligro de extinción, y que no introduzcan
especies exóticas invasoras
- Observación en fincas
- Consulta Ley nacional con relación al uso de tierra agrícola.
- Revisión de reporte de actividades para proteger la biodiversidad
- Visita a cuerpos de agua en el área de influencia de la
organización para verificar la existencia de zonas de
amortiguamiento.
-
Visita a lugares de proceso
Revisión de registros de consumo de energía
Revisión de registro de medidas de uso más eficiente de la energía
y reemplazo de las fuentes no renovables por renovables cuando
es posible
Revisión de reporte de prácticas para reducir las emisiones de GEI
e incrementar el secuestro de carbono.
3.3 Condiciones
Laborales
Derecho a la no
discriminación
-
-
Entrevistas para identificar sentimientos y realidades de
discriminación, a:
o Trabajadores de la organización y de la fincas
o Productores
o Directivos
o Grupos de personas vulnerables a discriminación según la
situación del contexto local
Revisión de expedientes laborales con información de las
condiciones de trabajo y la salud del trabajador.
Planilla ó Nómina
Revisión de contratos laborales
Entrevista ó conversatorio grupal
Revisión de reglamentos internos de disciplina para los
trabajadores
Libertad de Trabajo
Trabajo infantil y
protección de la infancia
- Revisión de política laboral
- Observación de actividades de los lugares de trabajo
- Entrevistas para identificar posibles acciones que estén limitando la
libertad de trabajo, a:
o Trabajadores de la organización y de la fincas
o Productores
o Directivos
o Grupos de personas vulnerables a discriminación según la
situación del contexto local
- Revisión de expedientes laborales con información de las
condiciones de trabajo.
- Revisión de Planilla ó Nómina
- Revisión de Contratos laborales
- Entrevista ó conversatorio grupal
- Revisión de reglamentos internos de disciplina para los
trabajadores
- Revisión de Política laboral
- Observación de actividades de los lugares de trabajo
-
Libertad de asociación y
negociación colectiva
Revisión de Planilla ó Nómina
Observación de todos los lugares de trabajo posibles
Entrevista a productores para conocer su opinión respecto al tema
e identificar si hay riesgos de trabajo infantil
- Entrevista a trabajadores (mayores y menores de 18 años cuando
ocurre) y sus familias cuando es accesible.
- Revisión de documentos disponibles en donde se especifiquen las
funciones de los trabajadores
- Entrevistas con personas de la comunidad cuando es posible.
- Consulta de procedimientos para prevenir el trabajo infantil, cuando
estos han sido definidos por la organización.
-
Condiciones de empleo
Revisar la declaración por escrito de la libertad de asociación
Entrevista a trabajadores y sus representantes
- Entrevista a sindicatos cuando es el caso
- Revisión de actas de reuniones de trabajadores
- Revisión de registros de despido de trabajadores
- Entrevista a personas a cargo del manejo de recursos humanos, y
niveles gerenciales y directivos.
- Revisión de Registros-Actas de capacitaciones brindadas a los
trabajadores
- Revisión de Acuerdos sindicales y/o Convenciones colectivas
-
Consulta Ley laboral del país correspondiente.
Revisión de Nómina ó planilla de empleados permanentes y
temporales
Revisión contratos laborales
Revisión del control de horas trabajadas
Revisión de expedientes ó acciones de personal
Revisión de recibos de pago de salarios
Revisión de Manual de funciones
Entrevistas a: trabajadores permanentes y temporales, contratados
por la organización y también por los productores, en las fincas que
se visiten.
Entrevista con encargado de recursos humanos; encargado directo
de pagos.
- Revisión de cálculo del trabajo a destajo o cuotas
- Revisión de Política laboral
-
Salud y seguridad
laborales
-
-
-
Sección de los
criterios
Revisión de política y/o manual de salud y seguridad laboral.
Revisión de evaluación de riesgos laborales.
Revisión de estadísticas de accidentabilidad.
Inspección de lugares de trabajo (Calidad de aire; ruido; luz;
señalización; rutas de evacuación; salidas emergencia; medidas de
protección con relación a equipo ó maquinaria peligrosa;
información sobre seguridad, acceso a agua potable, otros) que
permita determinar la seguridad del lugar y el cumplimiento de
estos criterios.
Entrevistas a trabajadores.
Entrevista a encargado de área (Puede ser la misma persona de
recursos humanos, ó específico para salud y seguridad laboral).
Revisión de manual de funciones y asignación de puestos para
verificar que personas con condiciones especiales no realicen
tareas consideradas riesgosas para su condición.
Revisión de registros de capacitación a trabajadores
4. Negocios y
Desarrollo
4.1 Potencial de
Desarrollo
-
-
4.2 Democracia,
Participación y
Transparencia
Revisión del plan de desarrollo de comercio justo, incluyendo las
actividades a financiar con la prima de comercio justo.
Entrevistas a participantes en la elaboración de ese plan para
verificar su dominio del tema y capacidad de comunicarlo.
Revisión del acta de asamblea en donde se aprobó el uso de la
prima de comercio justo.
Entrevista a productores para verificar que conocen y pueden
explicar el uso de la prima decidido por ellos en la asamblea
general.
Entrevista al encargado del manejo contable de los fondos de la
prima de comercio justo y revisión de la contabilidad respectiva.
Revisión del informe con los resultados del plan de desarrollo de
comercio justo, incluyendo el informe de uso de la prima, que ha
sido presentado a la asamblea general.
Entrevista a trabajadores y/o sus representantes para verificar que
se han beneficiado de la prima de comercio justo, al menos en una
de las actividades aprobadas por la asamblea general.
-
Revisión de los siguientes documentos:
o
o
o
Estatutos y requisitos de membresía
Actas de Asamblea General con lista de participantes
firmada. El propósito es revisar los acuerdos/ decisiones
tomadas y en la medida de lo posible, los métodos
utilizados y la regularidad con que se celebra.
Presentaciones hechas e Informes entregados a los
o
o
o
o
o
o
-
4.3 No Discriminación
miembros, incluyendo el reporte anual de la organización
Manuales administrativos cuando están disponibles.
Regulaciones internas.
Sistema de archivos de documentación relevante. Se debe
evaluar la agilidad con la que se ubican y proveen la
información solicitada durante la auditoría interna.
Revisión de los aspectos más importantes del sistema
contable (ej: registros de ingresos y gastos, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, procedimientos de control
interno para el manejo de dinero, registro de cuentas
bancarias y registro de firmas, estados financieros entre
otros).
Resultados auditorías internas y externas.
Registros de capacitación a miembros para mejorar el
control interno de éstos sobre la administración.
Entrevistas a:
o Junta Directiva, a productores y colaboradores, para
verificar la implementación de los estatutos.
o Productores sobre la convocatoria y sobre cómo se
implementa la asamblea (toma de decisiones, informes,
otros). Asimismo, consultarles cuál es su percepción de la
apertura de la organización para que ellos puedan ejercer
control sobre la administración teniendo acceso a
información verbal y escrita.
o Encargado de la administración y otros colaboradores que
trabajen en esa área, para ver cómo está estructurada la
administración en general.
o Persona encargada de la contabilidad.
-
-
-
Revisión de acta constitutiva ó estatutos de la organización que
contiene los requisitos de membresía
Revisión de reglamentos internos
Revisión de registros de aplicaciones de membresía (aplicaciones
recibidas, aceptadas, y rechazadas, y los motivos).
Entrevista a productores que hayan solicitado membresía y hayan
sido rechazados, para conocer su percepción de esa decisión
(cuando es posible) y aún cuando ese rechazo esté totalmente
amparado al estatuto y no involucre discriminación. Permite al
auditor interno sugerir correcciones en el procedimiento aplicado.
Realizar entrevistas a productores y empleados de la organización,
enfocándose en aquellos que pudieran pertenecer a grupos en
desventaja, si se conoce.
Revisión de documentos relacionados con programas establecidos
para grupos minoritarios/desfavorecidos que se hayan identificado
en la zona, cuando es el caso.
Detectar la discriminación es uno de los retos más difíciles de la auditoría
social, incluso para auditores internos que pueden conocer más a fondo la
organización y su contexto. De manera que es un criterio que requiere un
esfuerzo adicional de investigación y comunicación exhaustiva con todas
las personas involucradas en la organización. Es importante no solo
determinar que no hay discriminación, pero además, conocer la percepción
de las personas al respecto.

Material de apoyo para procedimientos de auditoria Interna.

Transcripción

Documentos relacionados

ENTREVISTA PREVIA

lista de admitidos al ciclo nivelatorio magíster en administración de

Taller Coaching entrevistas de trabajo

¿Qué Preguntan en una Entrevista de Trabajo? Un punto clave para