AGSP/SA-01-522-2016 6 de junio, 2016 Licenciado Gustavo Mata

AGSP/SA-01-522-2016 6 de junio, 2016 Licenciado Gustavo Mata

AGSP/SA-01-522-2016
6 de junio, 2016
Licenciado
Gustavo Mata Vega
MINISTRO
Estimado señor:
Presentamos a su conocimiento informe de control interno Nº 01-35-2016 CI/SA,
sobre la auditoría realizada a las metodologías aplicadas en los procesos del “Sistema
Específico de Valoración de Riesgos Institucional” (SEVRI) y la “Autoevaluación de
Control Interno” (ACI) en instancias administrativas y policiales, la cual fue realizada en
atención al Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría General para el año 2015.
Durante el desarrollo del estudio se verificaron las matrices del SEVRI y la ACI en
algunas instancias policiales de nuestro Ministerio, de conformidad con la muestra
escogida y lo establecido en las guías metodológicas para ambos procesos, y se
comprobó que aún persiste el incumplimiento de algunos lineamientos establecidos en la
Circular № DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015 por parte de las instancias
involucradas.
Por otra parte, se evidenció que la Dirección General de la Fuerza Pública realizó
una gestión de revisión en algunas Direcciones Regionales, lo que repercutió en
modificaciones en sus informes de formulación de riesgos originales para el periodo 2015,
que podrían no ser concordantes con la situación real de sus riesgos, además se
determinaron instancias que aún continúan incumpliendo con la normativa y
metodologías establecidas para el desarrollo e implementación del SEVRI y la ACI.
Los resultados del estudio fueron comunicados el día 31 de mayo de 2016, en
presencia de los siguientes señores: Lic. Humberto Castro Arias y el Lic. Mario Calvo
Pizarro, ambos Asesores del Despacho Ministerial; la Licda. Jéssica Mairena Castro y el
Lic. Pablo Sánchez Chacón, Analista y Asesor respectivamente de la Dirección General
de la Fuerza Pública y el Ing. Oscar Chinchilla González, Jefe de la Unidad Gestión de
Riesgos de la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional. Cabe señalar
que no se presentaron observaciones a los resultados del presente estudio, por parte de
las instancias participantes en la referida exposición.
Es preciso informar que las actividades de la auditoría interna fueron realizadas de
acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.
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I. RESULTADOS OBTENIDOS
1.1) Presentación de los Informes de Formulación y Seguimiento SEVRI y ACI 2015
Las fechas de presentación de los informes de formulación, seguimiento y evaluación
final del SEVRI y la ACI para el año 2015 fueron comunicadas oportunamente a la
Administración, mediante la Circular № DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015,
suscrita por el señor Ministro.
Para el caso particular de los Informes de Evaluación Final, fueron presentados a la
instancia superior y a la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional
(O.M.C.G.I) el 14 y 18 de diciembre de 2015 respectivamente, sin embargo no fueron
sujetos de revisión en el estudio realizado.
A partir de la verificación realizada por esta Auditoría General, se obtuvieron los
siguientes resultados:
a) De las 46 instancias que conforman los programas presupuestarios 089 y 090; 45
realizaron entrega en tiempo y forma de su Informe de Formulación SEVRI; sin
embargo 1 instancia policial no lo entregó (Dirección de Operaciones).
b) De un total de 46 instancias ministeriales: 45 hicieron entrega de su Informe de
Seguimiento SEVRI, 42 en tiempo, 1 administrativa extemporánea justificada
(Asesoría Jurídica), 2 policiales extemporáneas justificadas (Dirección Regional 11
Chorotega Norte y Dirección de Operaciones de la Fuerza Pública), 1 policial
extemporánea sin justificación (Dirección de Unidades Especializadas).
Para el caso específico de la Dirección de Operaciones, se verificó que a la fecha de
nuestra fiscalización, no contaba con un Titular Subordinado nombrado por la
administración en esa cartera. Asimismo, que la justificación por el incumplimiento en
las fechas de presentación de sus informes, fue formulada por la Dirección General
de la Fuerza Pública y remitida a la OMCGI; sin embargo no fue posible confirmar si
la copia fue entregada al superior inmediato correspondiente.
Por su parte, el caso de entrega extemporánea sin justificación, corresponde a la
Dirección de Unidades Especiales, con retraso de un día.
c) De un total de 46 instancias ministeriales: 45 hicieron entrega de su Informe de
Formulación ACI, 38 en tiempo, 7 extemporáneas (Dirección General de la Fuerza
Pública, Dirección Policía de Fronteras, Dirección Regional Tercera, Dirección
Regional Cuarta, Dirección Regional Sexta, Dirección Regional Chorotega Norte y la
Dirección de Policía Turística) y 1 no lo entregó (Dirección de Operaciones).
d) De un total de 46 instancias: 45 hicieron entrega de su Informe de Seguimiento ACI,
43 en tiempo, 2 extemporáneas (Dirección Servicio Nacional de Guardacostas y la
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Dirección Policial Onceava Chorotega Norte) y 01 no lo entregó (Dirección de
Operaciones).
El incumplimiento señalado por parte de las instancias referidas, podría provocar la
materialización de sus riesgos y el debilitamiento de su sistema de control interno;
perjudicando la toma de decisiones y la exposición a sanciones administrativas que
regulan estos procesos.
Lo anterior, de conformidad con lo que establece el artículo N° 39 de la Ley General
de Control Interno Nº 8292, que dispone lo que se transcribe a continuación:
“Causales de responsabilidad administrativa.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos
incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones
el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para
establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa
técnica aplicable.”
1.2) Identificación de cambios en los Informes de formulación de Riesgos 2015
A la fecha de nuestro estudio (noviembre 2015), revisados los registros que al efecto
llevaba la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional, sobre los
Informes de formulación de riesgos 2015 emitidos por las direcciones regionales, se
determinaron las siguientes deficiencias de control interno:
a) Emisión de un doble Informe de Formulación de Riesgos, por parte de algunas
Direcciones Regionales como consecuencia de la revisión realizada por la Dirección
General de la Fuerza Pública.
b) Para el caso específico de las Direcciones Regionales 1 (San José), 4 (Heredia), 7
(Pérez Zeledón), 8 (San Carlos), 10 (Brunca Sur) y 11 (Chorotega Norte); cada una
en particular, emitió su Informe de formulación de riesgos para el año 2015. Sin
embargo, en virtud de la solicitud realizada por la Dirección General de la Fuerza
Pública tuvieron que modificarlos, generando la emisión de un segundo Informe. A
pesar de lo anterior, la cantidad de riesgos se mantuvo con respecto al Informe
original.
c) Las Direcciones Regionales 5 (Guanacaste), 9 (Huetár Atlántico) y 12 (Caribe);
también tuvieron que reajustar sus informes de formulación 2015, incurriendo en la
disminución de sus riesgos.
Situaciones como las expuestas, son contrarias a lo dispuesto en la Circular №
DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015.
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Es por lo anterior, que de persistir esta situación, podrían materializarse los siguientes
riesgos:
Posible distorsión de los riesgos formulados inicialmente por las direcciones
regionales como consecuencia de los cambios realizados, en atención a la revisión
realizada por la Dirección General de la Fuerza Pública; incurriendo en la pérdida de
credibilidad ante las instancias ministeriales competentes. Lo anterior, por cuanto son
realmente las direcciones regionales quienes conocen con certeza los riesgos
propios de su dependencia.
Al disminuir la cantidad de riesgos en 3 de las 12 direcciones regionales, podría
prescindirse de aquellos que realmente se ajusten a la realidad de estas direcciones,
y que como tal deben ser administrados.
1.3) Revisión del SEVRI y la ACI en las instancias seleccionadas en la muestra
De conformidad con la información suministrada por la Oficina de Mejoramiento y
Control de la Gestión Institucional (OMCGI), se determinó incluir en la muestra para
la verificación de sus procedimientos del SEVRI y la ACI, las siguientes instancias
policiales: Dirección Regional San José (01), Alajuela (02), Cartago (03) y Heredia
(04); Servicio Nacional de Guardacostas y el Servicio de Vigilancia Aérea.
A partir de la revisión efectuada por esta Auditoría General, se obtuvieron los
siguientes resultados en la aplicación del SEVRI y la ACI 2015 en las instancias que
fueron sujetas de estudio:
1.3.1) Sobre los aspectos positivos determinados
a) Las instancias involucradas realizaron el análisis de sus procesos ACI y el SEVRI,
conforme a lo establecido en la Circular № DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015
y demás normativa vigente.
b) Ambos instrumentos fueron completados en su totalidad, siguiendo las indicaciones
en ellos consignadas y conforme a lo establecido en las guías metodológicas emitidas
por las Unidades de Gestión de Riesgos y de Control Interno de la O.M.C.G.I. para
el año 2015.
c) No se registraron inconsistencias en la documentación sobre las acciones de mejora
y actividades realizadas para cumplir con el SEVRI y la Autoevaluación del Control
Interno 2015 en las instancias evaluadas.
d) Las instancias revisadas, documentaron adecuadamente quienes participaron en la
implementación y seguimiento de sus procesos de control interno y el SEVRI.
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1.3.2) Sobre las inconsistencias de control interno identificadas
a) Dirección Regional 1 (San José)
En esta Dirección, se verificó que el enlace que asume una labor de acompañamiento
y colaboración en los procesos del SEVRI y la ACI, no cuenta con sus tareas y
responsabilidades definidas por escrito por parte del Titular Subordinado.
La funcionaria responsable manifestó que, su Jefatura le giró la instrucción
verbalmente y que a la fecha no había considerado necesario realizar esta gestión
por escrito. Sin embargo, su corresponsabilidad en estos procesos se rige por lo
establecido en la Directriz № 010-2015-DGFP de 02 de febrero 2015, la cual estipula
que el enlace SEVRI – ACI a nivel de Dirección Regional es el Oficial de Operaciones
o bien el Encargado de Operaciones.
Ante esta situación, es importante recordar lo establecido en la circular № 004-2011OMCGI-UGR de 14 de enero de 2011 emitida por la Unidad de Gestión de Riesgos
de la OMCGI, sobre las responsabilidades de los enlaces SEVRI:
“Responsabilidades del enlace:
a) Deberá coordinar su correspondiente actualización, ante cualquier
modificación de la metodología del SEVRI-MSP, llevada a cabo por la
Unidad de Gestión de Riesgos.
b) Mantener actualizado al Jefe de la dependencia y al encargado del proceso
sobre la metodología del SEVRI-MSP.
c) Llenar los informes con la información suministrada por el Jefe inmediato,
con el formato y en los plazos establecidos por la Unidad de Gestión de
Riesgos.
Al respecto en el “Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad
Pública”, establece en el capítulo III sobre los deberes en su artículo Nº 7, sobre las
obligaciones del Ministerio, lo siguiente:
“Sin perjuicio de las enunciadas en otras normas aplicables son obligaciones
del Ministerio, en relación con los servidores:
a) Dictar las disposiciones necesarias para que los servidores ejecuten sus
funciones en forma eficiente y adecuada.
b) …..
c) Asignar en forma clara las labores a los funcionarios.
…” (El énfasis es nuestro)
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Considera esta Auditoría General, que si bien el enlace es conocedor de su papel y
las funciones que debe desempeñar en estos procesos; es de suma importancia que
sus tareas y responsabilidades estén asignadas por escrito. De lo contrario, podría
incurrirse en el riesgo de no poder fiscalizar la labor que este desempeña.
b) Dirección Regional 2 (Alajuela)
En esta Dirección, no fueron ubicados en el Ampo del SEVRI 2015: la fotocopia de
los planes anuales operativos, la Directriz D-03-2005-CO-DFOE, la metodología
abreviada SEVRI-MSP 2015, el marco orientador de políticas específicas para la
gestión de riesgos institucional y los formatos establecidos para el manejo de la
información en ampos para la metodología SEVRI – MSP y sus productos.
De lo anterior se desprende, el incumplimiento de lo establecido en la Circular №
DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015, en su artículo № 11, incisos a) y c) que a
la letra indican:
“Consideraciones con carácter de obligatoriedad:
a) Velar por la aplicación y puesta en práctica de las metodologías que
sustentan los procesos SEVRI y la ACI definidas por la O.M.C.G.I.,
institucional con el fin de adoptar una adecuada práctica en la rendición de
cuentas.
c) En coordinación con el enlace de su competencia, se deberán apegar a los
formatos establecidos sobre los procedimientos de archivo y custodia de los
documentos SEVRI y la ACI de su dependencia, respetando los
procedimientos establecidos para el manejo de la información en los archivos
correspondientes.”
II. CONCLUSIONES
En atención a la revisión y análisis realizado se emiten las siguientes conclusiones:
2.1) Existe un compromiso demostrado con el sistema de control interno institucional y el
SEVRI en la mayoría de los titulares subordinados del Ministerio, así mismo la
Administración ha reconocido que el cumplimiento sobre la entrega de los Informes de
Formulación y Seguimiento del SEVRI; y la Autoevaluación de Control Interno ha
mejorado con respecto a años anteriores, sin embargo aún persiste el incumplimiento
de algunos lineamientos establecidos en la Circular № DMCG 066-2015 de 14 de enero
de 2015.
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2.2) La Dirección General de la Fuerza Pública, realizó modificaciones en los informes de
formulación de riesgos de algunas direcciones regionales para el año 2015, que
podrían no ser concordante con la realidad de sus riesgos.
2.3) Continúan suscitándose situaciones en donde los enlaces colaboradores en estos
procesos, no cuentan con sus tareas y responsabilidades definidas por escrito por parte
del Titular Subordinado.
2.4) En la Dirección Regional 2 (Alajuela), no se evidenció el archivo de los documentos de
respaldo de la metodología del SEVRI – MSP 2015, conforme lo establecido en la
Circular № DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015, en su artículo 11, incisos a) y c).
III. RECOMENDACIONES
Para contribuir con la Administración en el fortalecimiento de sus procesos del
SEVRI y la ACI venideros, recomendamos a ese Despacho Superior el
cumplimiento de las siguientes acciones:
3.1) Girar instrucciones al Lic. Jeiner Villalobos Steller, Asesor Jurídico, para el
cumplimiento de la siguiente recomendación:
Cumplir con los lineamientos establecidos en la Circular № DMCG 066-2015 de 14 de
enero de 2015 y demás normativa vinculante, relacionados con la presentación en
tiempo de los informes del SEVRI y ACI para el periodo 2016 y venideros.
Esta recomendación es de cumplimiento inmediato una vez recibida la instrucción
superior, para lo cual debe informar al Despacho Ministerial y a esta Auditoría
General, sobre las acciones implementadas para su cumplimiento.
3.2) Girar instrucciones al Director General de la Fuerza Pública, Comisario Juan José
Andrade Morales, para el cumplimiento de las siguientes recomendaciones:
3.2.1) Fomentar en los futuros procesos de formulación de riesgos, una labor conjunta con
los directores regionales, que permita la emisión a la instancia superior y a la Oficina
de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional (O.M.C.G.I.) de un único
Informe, que provea a la Administración información veraz y oportuna sobre los
riesgos que deben ser tomados en consideración en el proceso de toma de
decisiones.
Esta recomendación es de cumplimiento inmediato y permanente una vez recibida
la instrucción superior, para lo cual debe informar al Despacho Ministerial y a esta
Auditoría General, sobre las acciones implementadas para su cumplimiento.
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3.2.2) Ordenar al Comisionado José Domingo Cruz López (Director Regional 1 San José)
y al Comisionado Randall Picado Jiménez (Director Regional 2 Alajuela) el
cumplimiento de la siguiente acción:
Remitir al enlace destacado en su Dirección, la normativa correspondiente a los
procesos del Sistema de Valoración de Riesgos Institucional (SEVRI) y la
Autoevaluación de Control Interno Institucional, con la finalidad de que conozca las
tareas y responsabilidades que le competen.
El plazo para la implementación de esta recomendación es de 10 días hábiles a
partir del recibo de la instrucción superior, para lo cual se solicita informar a esa
Dirección y al Despacho Ministerial con copia a esta Auditoría, sobre las acciones
realizadas para su cumplimiento.
3.2.3) Ordenar al Comisionado Randall Picado Jiménez (Director Regional 2 Alajuela) la
ejecución de la siguiente recomendación:
Cumplir con lo establecido en las guías metodológicas definidas por la Oficina de
Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional (O.M.C.G.I.) para el Sistema de
Valoración de Riesgos Institucional (SEVRI) y la Autoevaluación de Control Interno
Institucional (ACI) en los procesos venideros.
El plazo para la implementación de esta recomendación es inmediato a partir del
recibo de la instrucción superior, para lo cual se solicita informar a esa Dirección y
al Despacho Ministerial con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas
para su cumplimiento.
3.2.4) Ordenar a las instancias policiales detalladas en el apartado 1.1 de nuestro informe
(Dirección de Operaciones de la Fuerza Pública, Dirección Regional 11 Chorotega
Norte, Dirección de Unidades Especializadas, Dirección Regional Tercera,
Dirección Regional Cuarta, Dirección Regional Sexta y la Dirección de Policía
Turística) que presentaron sus informes de formulación y seguimiento SEVRI y ACI
2015 en condición extemporánea, así como, a las que no los presentaron; adoptar
un mayor compromiso con el Control Interno Institucional y el cumplimiento de los
lineamientos establecidos en la Circular № DMCG 066-2015 y demás normativa
vinculante.
Esta recomendación es de cumplimiento inmediato y permanente por parte de estas
instancias una vez recibida la instrucción superior, para lo cual deben informar al
Despacho Ministerial y a esta Auditoría General, sobre las acciones implementadas.
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3.3) Girar instrucciones al Comisionado Allan Obando Flores, Director General de la Policía
de Fronteras, para el cumplimiento de la siguiente recomendación:
Cumplir en tiempo y forma con la presentación los informes de formulación y
seguimiento SEVRI y ACI para el año 2016 y procesos venideros, de conformidad
con los lineamientos establecidos en la Circular № DMCG 066-2015 y demás
normativa vinculante. Asimismo, adoptar un mayor compromiso con el Control
Interno Institucional.
El plazo para la implementación de esta recomendación es inmediato a partir del
recibo de la instrucción superior, para lo cual se solicita informar a esa Dirección y
al Despacho Ministerial con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas
para su cumplimiento.
3.4) Girar instrucciones al Director del Servicio Nacional de Guardacostas, Comisario
Martín Arias Araya, para el cumplimiento de la siguiente recomendación:
Cumplir en tiempo y forma con la presentación los informes de formulación y
seguimiento SEVRI y ACI para el periodo 2016 y procesos venideros, de
conformidad con los lineamientos establecidos en la Circular № DMCG 066-2015 y
demás normativa vinculante. Asimismo, adoptar un mayor compromiso con el
Control Interno Institucional.
El plazo para la implementación de esta recomendación es inmediato a partir del
recibo de la instrucción superior, para lo cual se solicita informar a esa Dirección y
al Despacho Ministerial con copia a esta Auditoría, sobre las acciones realizadas
para su cumplimiento.
No omitimos recordarle que su Despacho, según lo establecido en el artículo Nº 37
de la “Ley General de Control Interno”, dispone de 30 días hábiles para girar
instrucciones a las instancias encargadas de ejecutar las recomendaciones
incluidas en el informe referido.
Dejándolo informado para la toma de decisiones, suscribe.
Atentamente;
CAROL PATRICIA
CASCANTE RAMIREZ
(FIRMA)
Firmado digitalmente por CAROL
PATRICIA CASCANTE RAMIREZ
(FIRMA)
Fecha: 2016.06.06 13:32:09 -06'00'
Licda. Karol Cascante Ramírez
Sub- Auditora Interna
Rchc/jasn
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