Informe Definitivo UNIDAD DE LICORES DEL META

Transcripción

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
Informe Definitivo
Auditoria Gubernamental con Enfoque
Integral Modalidad Especial
Vigencia 2014
UNIDAD DE LICORES DEL META
JUNIO 2015
INFORME DEFINITIVO AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL A LA UNIDAD DE LICORES DEL META VIGENCIA 2014
Contralora Departamental del Meta
DORIS SEGUNDA GOMEZ RIVEROS
Secretaria General
NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA
Contralora Auxiliar de Auditoría y Control
Fiscal Participativo.
YOLANDA CARDONA AVILA
Responsable de Entidad
WILLIAM ENRIQUE CABRERA MOLANO
Equipo de Auditoría
JACQUELINE VIANCHA PEÑUELA
Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia
2014.
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CONTENIDO
1. CARTA DE CONCLUSIONES............................................................................. 4 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA .................................................................... 5 1.2 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO ........................................... 5 1.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES............................................. 6 1.4 RELACIÓN DE HALLAZGOS............................................................................ 8 1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................. 8 2. RESULTADO DE LA AUDITORÍA ................................................................... 9 2.1 PROCESO PRESUPUESTAL.......................................................................... 9 2.1.1 Legalidad de la Aprobación del presupuesto ............................................ 9 2.1.2 Ejecución Presupuestal de Ingresos ......................................................... 9 2.1.2.1 Comportamiento Histórico de los Ingresos en Valores Corrientes ............ 10 2.1.3 Ejecución Presupuestal de Gastos........................................................... 11 2.1.3.1 Comportamiento Histórico de los Gastos en Valores Corrientes............... 13 2.1.4 Análisis Proceso Comercial ...................................................................... 15 2.1.4.1 Ventas Unidad de Licores del Meta........................................................... 15 2.1.4.2 Comportamiento Histórico de las Utilidades.............................................. 15 2.2 SITUACIÓN FINANCIERA .............................................................................. 16 2.2.1 Situación Presupuestal.............................................................................. 16 2.2.2 Situación de Tesorería ............................................................................... 17 2.2.3 Situación Fiscal .......................................................................................... 18 2.3 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE .................................................. 18 2.3.1 Ciclo de Ingresos Operacionales ............................................................. 19 2.3.1.1 Ingresos Operacionales............................................................................. 19 2.3.1.2 Bancos y Corporaciones ........................................................................... 20 2.3.1.3 Inventarios................................................................................................ 21 2.3.1.3.1 Mercancías en existencia ....................................................................... 21 2.3.1.4 Inversiones ............................................................................................... 23 2.3.2 Ciclo de Adquisiciones y Pagos .............................................................. 26 2.3.2.1 Cuentas por pagar – Adquisiciones de Bienes y Servicios y Acreedores. 26 2.3.2.2 Otros pasivos – Recaudo a favor de Terceros ......................................... 27 2.3.2.3 Resultados del Ejercicio ........................................................................... 28 2.3.3 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable ............................ 29 3. ANEXOS .......................................................................................................... 30 3.1 TABLA DE HALLAZGOS................................................................................. 30 3.2 BALANCE GENERAL...................................................................................... 32 3.3 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL ............... 33 Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad Especial a la Unidad de Licores del Meta S.A., vigencia
2014.
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1. CARTA DE CONCLUSIONES
Doctor
WILLIAM ENRIQUE CABRERA MOLANO
Gerente
Unidad de Licores del Meta
Villavicencio - Meta
Ref.: Informe definitivo de auditoría
Respetado doctor Vargas:
La Contraloría Departamental del Meta con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política y la Ley 330 de 1996,
practicó auditoría gubernamental con enfoque integral en la modalidad especial a
los Estados Financieros de la Unidad de Licores del Meta, vigencia 2014.
Es responsabilidad de la Unidad de Licores del Meta del contenido de la
información suministrada, la cual fue analizada por la Contraloría Departamental
del Meta. La auditoria incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas, se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría
Gubernamental Colombianas NAGC compatibles con las Normas Internacionales
de Auditoría NIAS y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental
con enfoque integral prescritos por la Contraloría Departamental del Meta,
consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con
ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione
una base razonable para fundamentar nuestro concepto y la opinión expresada en
el informe.
La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad. El análisis se
encuentra documentado en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos
de la Contraloría Auxiliar de Auditoria y Control Fiscal Participativo.
2014.
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1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA
La auditoría al proceso contable, que se refiere el presente informe, tuvo como
alcance el examen de las cuentas del Activo: Bancos y corporaciones, Mercancías
en existencia, Inversiones Patrimoniales no Controlantes que en su conjunto
sumaron el 78.58% del total del Activo. De las cuentas del pasivo se examinaron:
Cuentas por pagar - Adquisición de Bienes y Servicios nacionales, Acreedores y
Recaudo a favor de terceros - Impoconsumo, las cuales sumaron un 20.06% sobre
el total del pasivo más patrimonio.
En el desarrollo de la auditoría no se presentaron limitaciones.
1.2 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoria adelantada
conceptúa que la gestión al proceso presupuestal es:
a) Proceso presupuestal
En el análisis presupuestal se evidenció lo siguiente:
La Asamblea Departamental del Meta aprobó el presupuesto de ingresos y gastos
de la Unidad de Licores del Meta, mediante Ordenanza 822 del 14 de noviembre
de 2013, para la vigencia 2014, en la suma de $14.010.000 miles, liquidado
mediante Decreto Departamental 0483 del 23 de diciembre de 2013.
El presupuesto de ingresos aforado inicialmente en $14.010.000 miles, presentó
una adición por $3.351.246 miles, generando un presupuesto definitivo de
$17.361.246 miles, de los cuales se recaudó $11.959.184 miles, equivalente al
68.88% del total aforado. La única fuente de ingresos fue la venta de aguardiente
Llanero con el 61.61% del total de ingresos consolidados.
Los compromisos que la Unidad de Licores del Meta reflejó en la ejecución de
gastos fueron de $9.282.314 miles, equivalentes al 53,47% de la apropiación
definitiva.
Durante el 2014 la Unidad de Licores del Meta, transfirió utilidades a la
Gobernación del Meta, producto del monopolio de licores un valor de $3.351.246
miles.
En la vigencia 2014 la Unidad de Licores del Meta arrojó superávit presupuestal de
$3.629.198 miles. No obstante, dicho valor disminuye debido a errores en el
2014.
5
manejo presupuestal, al pagar compromisos adquiridos en 2013 por valor de
$3.366.109 miles con recaudos de 2014, sin que previamente se hubiera
reconocido el déficit fiscal de 2013 y en consecuencia, haber afectado el
presupuesto de gastos de 2014. En consecuencia, el superávit presupuestal fue
de a $263.089 miles.
Al cierre de la vigencia 2014, la Unidad de Licores del Meta presentó superávit de
tesorería por valor de $857.583 miles, lo que indica que la entidad cuenta con
excedentes de tesorería suficientes para cubrir los requerimientos inmediatos.
La Unidad Licores, a 31 de diciembre de 2014 presentó superávit fiscal de
$810.797 miles, sin embargo la entidad no tuvo en cuenta los compromisos que
adquirió durante el 2014 con la Industria Licorera del Valle por $622.974 miles, de
los cuales no se constituyó reserva presupuestal, ni se reconoció el déficit fiscal.
Por lo anterior, el superávit fiscal disminuiría a $187.823 miles.
Preocupa a este Órgano de Control que al cerrar el año 2014, la Unidad de
Licores no disponía de los recursos suficientes para girar a la Gobernación del
Meta las utilidades de 2014 por valor de $1.821.667 miles, lo cual indica que
deberá acudir a los ingresos por ventas de 2015.
1.3 OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES
La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoría adelantada,
emite opinión a los Estados Financieros así:

La cuenta de Bancos y corporaciones se encontró sobrestimada en $13.536
miles, debido a tres partidas por conciliar, que vienen desde las vigencias 2003
y 2009.

La cuenta 151015 Mercancías en existencia se encontró sobrestimada en $135
mil, correspondiente a menores unidades reportadas en la toma física de
inventario efectuado el 31 de diciembre de 2014 y cotejadas con el libro auxiliar
Respecto a las existencias de Ron, se observa que las gestiones adelantadas
por la Unidad de Licores no han sido eficaces para obtener autorización del
Invima para la venta de 49.589 unidades de Ron San Martín Añejo que
permanecen en bodega, debido a que el Registro de marca y Sanitario se
venció desde el 25 de septiembre de 2012.

La cuenta 1280 Provisión para protección de inversiones se encuentra
sobrestimada en $32.160 miles, incumpliendo lo preceptuado en los artículos
2014.
6
2, 3, 4 y 5 de la Ley 1445 de 2011. Aunado a ello la Unidad de Licores no ha
recuperado la inversión por valor de $ 40.200.000, efectuada en Centauros
Villavicencio Corporación Deportiva, hoy Universitario Popayán S.A.,
circunstancia que configura un presunto detrimento patrimonial producto de
una gestión de cobro ineficaz.
En nuestra opinión, los Estados Contables arriba mencionados, presentan
razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la Unidad
de Licores del Meta, al 31 de diciembre de 2014, así como los resultados de las
operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y
principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.
La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año 2015 mejoró con
relación a la última vigencia auditada (2007), la cual fue con salvedad.
Las observaciones encontradas que afectan la razonabilidad de los estados
contables consolidados suman $45.831 miles, valor que representa el 1.57% del
activo total de la entidad.
Evaluación al control interno contable
El sistema de control interno contable de la Unidad de Licores del Meta, durante la
vigencia 2014 presenta las siguientes observaciones:

Se observó vulnerabilidad en el programa de facturación (Access), al encontrar
inconsistencias en la tarifa y en el valor de las facturas de venta y los reportes
del sistema, lo cual denota fácil manipulación al momento de facturar, toda vez
que mediante factura se observó liquidación de tarifas diferentes a las
establecidas por la entidad.

Los software de inventarios y facturación no se encuentran en red con las
demás aplicaciones (contabilidad, tesorería y presupuesto)

La Unidad de Licores no ha actualizado los instructivos para entrega de
producto de incentivo, material de promoción y publicidad, y el de salida de
almacén de producto terminado, pues en éstos aparece como responsable de
la entrega de dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo,
respectivamente, siendo asignada dicha actividad a la Almacenista General,
mediante el Manual de Funciones, modificado por Resolución 017 de febrero
de 2015.
2014.
7
...
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1¡
i
Vniáos por fa transparencia en ef contro(áe fa gestión fisca(
1.4 RELACiÓN DE HALLAZGOS
En desarrelle de la presente auditería, se establecieron seis (6) hallazges
administratives, une (1) disciplinario. y une fiscal per $40.200.000.
1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe ajustar el plan de mejeramiente que se encuentra desarrellande,
cen accienes y metas que permitan ~elucienar las deficiencias cemunicadas
durante el precese auditer y que se] describen en el inferme. El Plan de
Mejeramiente ajustado. debe ser ~ntre~ade ,a la Centralería Departamental del
Meta dentro de les 15 días hábiles ~iguientes al recibe del inferme, de acuerde cen
la Reselución 979 de 2013.
Dicho. plan de mejeramiente de9,e cQntener las accio.nes y metas que se
implementarán per parte de la entiqad, las cuales deberán respender a cada una
de las debilidades detectadas y ce~unic~das per el equipe auditer, el crenegrama
para su implementación y les respelJlsabl~s de su desarrolle.
Villavicencie, 30 de junio. de 2015
VOLAN
CARDO~A AVILA
Centr ra Auxiliar d~ Auditería y
Ce el Fiscal Participative
1
Integral modalid~d Especial a la Unidad de Licores del Meta SA, vigencia
8
2.
RESULTADO DE LA AUDITORÍA
2.1 PROCESO PRESUPUESTAL
2.1.1 Legalidad de la Aprobación del presupuesto
Mediante Ordenanza 822 del 14 de noviembre de 2013 se fijó el presupuesto de
ingresos y gastos de la Unidad de Licores del Meta en $14.010.000 miles, para la
vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014. Mediante Decreto 0483
del 23 de diciembre de 2013 fue liquidado de acuerdo a lo aprobado.
Mediante ordenanza 856 del 31 de octubre de 2014, se adicionó el presupuesto en
$3.351.246 miles, con el fin de incorporar el superávit fiscal de la vigencia fiscal
2013.
2.1.2 Ejecución Presupuestal de Ingresos
En el siguiente cuadro se aprecian los recursos que la Unidad de Licores percibió
durante la vigencia 2014.
Cuadro 1. Presupuesto de Ingresos 2014
Miles de $
Concepto
Aforo
Inicial
13.900.000
13.900.000
Adiciones
INGRESOS CORRIENTES
Tributarios
Venta de Licores y
13.900.000
Alcoholes
RECURSOS DE CAPITAL
110.000
3.351.246
Recursos del Balance
3.351.246
Rendimientos Financieros
110.000
TOTAL
14.010.000
3.351.246
Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2014
Aforo
Definitivo
13.900.000
13.900.000
Total
Recaudo
8.564.248
8.564.248
%
Recaudo
61,61
61,61
%
Particip.
71,61
71,61
13.900.000
8.564.248
61,61
71,61
3.461.246
3.351.246
110.000
17.361.246
3.394.936
3.351.246
43.690
11.959.184
98,08
100,00
39,72
68,88
28,39
28,02
0,37
100,00
La Unidad de Licores del Meta recaudó por ingresos corrientes, que corresponden
en su totalidad a la venta de licores, la suma de $8.564.248 miles, lo que equivale
al 71,61% del total de sus ingresos, representados en la venta de 957.464
unidades (750 c.c) de aguardiente llanero. El recaudo alcanzó el 61,61% del
aforo.
Los recursos de capital por $3.461.246 miles representan el 28,39% del total
recaudo. Por concepto de utilidades del ejercicio anterior se presentó un recaudo
2014.
9
$3.351.246 miles. Los rendimientos financieros por $43.690 miles representan un
0,37% de participación en el total.
Gráfico 1. Ingresos 2014
2.1.2.1 Comportamiento Histórico de los Ingresos en Valores Corrientes
A continuación se muestra el crecimiento histórico entre el 2012 y 2014. Las cifras
contenidas en el cuadro se deben interpretar a modo de cambios en valores
corrientes.
Cuadro 2. Histórico de Ingresos Precios Corrientes
Miles de $
Concepto
2012
2013
2014
%
Variación
% Crecimiento
Histórico real
Ingresos Corrientes
10.688.017
12.608.900
8.564.248
-32,08
-10,48
Venta de Licores y Alcoholes
RECURSOS DE CAPITAL
10.688.017
1.541.176
12.608.900
2.092.713
8.564.248
3.394.936
-32,08
62,23
-10,48
48,42
1.432.037
2.012.012
3.351.246
66,56
0,00
109.139
80.701
43.690
-45,86
-36,73
TOTAL INGRESOS
12.229.193
14.701.613
Fuente: Ejecución de ingresos 2012 a 2014 ULM
11.959.184
-18,65
-1,11
Recursos del Balance
Rendimientos Financieros
En las tres últimas vigencias, los ingresos de la ULM reflejan un leve crecimiento
negativo del 1,11% al pasar de $12.229.193 miles en 2012 a
$11.959.184 miles en 2014, ocasionado, según informe de gestión, por el efecto
de la Ley 1696 de 2013, donde se dictan disposiciones penales y administrativas
para sancionar la conducción bajo el influjo del alcohol, en la venta de licor
especialmente en la vigencia 2014, la cual refleja una variación negativa del
32,08% frente a la vigencia inmediatamente anterior.
2014.
10
Gráfico 2. Comportamiento Histórico de los Ingresos 2012-2014
Los recursos de capital en su conjunto mostraron un crecimiento histórico 48,42%,
al pasar de $1.541.176 miles en el año 2012 a $3.394.936 miles en el 2014,
debido a las utilidades del año 2013 por $3.351.246 miles, destinadas al sector
salud del Departamento. Con relación a los rendimientos financieros estos vienen
presentando descenso desde la vigencia 2013 en un 36,73%.
2.1.3 Ejecución Presupuestal de Gastos
Para la vigencia 2014, el presupuesto inicial ascendió a $14.010.000 miles. De
acuerdo con las modificaciones presupuestales, la Unidad de licores comprometió
recursos por $9.282.314 miles, equivalentes al 53,47% de la apropiación definitiva.
Cuadro 3. Ejecución Presupuestal de Gastos
Miles de $
Concepto
Apropiación
Inicial
Modific.
Apropiación
Definitiva
Compromisos
%
Ejecución
% Part.
FUNCIONAMIENTO
4.888.608
3.351.326
8.239.934
4.974.230
60,37
53,59
Gastos de Personal
982.940
60.780
1.043.720
930.537
89,16
10,02
Servicios Personales Asociados a la Nómina
546.950
5.780
552.730
504.852
91,34
5,44
Servicios Personales Indirectos
229.615
41.000
270.615
244.935
90,51
2,64
Contribuciones a la Nómina - Sector Privado
173.808
-3.000
170.808
136.582
79,96
1,47
Contribuciones a la Nómina - Sector Público
32.567
17.000
49.567
44.168
89,11
0,48
1.575.668
-60.700
1.514.968
637.559
42,08
6,87
Adquisición de Bienes
552.038
-25.700
526.338
124.768
23,70
1,34
Adquisición de Servicios
937.630
-70.000
867.630
394.544
45,47
4,25
86.000
35.000
121.000
118.247
97,72
1,27
Transferencias
2.330.000
3.351.246
5.681.246
3.406.134
59,95
36,69
Sector Público
2.245.000
3.351.246
5.596.246
3.376.625
60,34
36,38
Gastos Generales
Impuestos y Multas
2014.
11
Sector Privado
45.000
-
45.000
29.509
65,58
0,32
Otras transferencias/sentencias y conciliaciones
GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y
OPERACIÓN
40.000
-
40.000
29.509
73,77
0,32
9.121.392
-
9.121.392
4.308.084
47,23
46,41
6.000.000
-
6.000.000
1.483.704
24,73
15,98
3.121.392
3.121.392
2.824.380
90,48
30,43
17.361.326
9.282.314
53,47
100,00
TOTAL
14.010.000
Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos 2014 ULM
3.351.326
Los gastos de funcionamiento ascendieron a $4.974.230 con participación del
53,59% del total del presupuesto. Se destaca en este componente del gasto, las
transferencias con compromisos por $3.406.134 miles y una participación del
36,69% del total ejecutado. Es pertinente anotar, que en este ítem se encuentran
las transferencias de utilidades a la Gobernación del Meta, producto del monopolio
de licores que para la vigencia 2014 alcanzó un valor de $3.351.246 miles y por
cuota de auditaje $29.509 miles.
Los gastos de comercialización y operación constituyen el principal rubro en el
presupuesto de gastos con $4.308.084 miles y una participación del 46,41% del
total ejecutado. Por concepto de adquisición de bienes $1.483.704 miles, que
corresponde en su totalidad a compra de aguardiente para la venta producido en
la Industria Licorera de Caldas y del Valle.
Gráfico 3. Composición del Gasto 2014
La adquisición de servicios por $2.824.380 miles participa con el 15,98% del total
ejecutado. Se destaca en este grupo los recursos destinados a publicidad y gastos
de venta con $2.188.135 miles, transporte y seguro de mercancía $494.100 miles
y por el Impuesto de consumo a los productos entregados en degustación
$142.145 miles.
2014.
12
Es de aclarar que los compromisos por $1.483.704 miles en la adquisición de
bienes por compra de maquila, pertenecen al convenio 001 de 2014, con la
Industria Licorera del Valle para ejecutarse durante la vigencia 2014, sin embargo
no fue así, dado que solo ejecutaron en esa vigencia $860.730 miles, quedando
un saldo por ejecutar de $622.974 miles para el 2015, sin que se haya constituido
reserva presupuestal en 2014, ni tampoco se incorporó al presupuesto de 2015
como déficit fiscal, como hubiera correspondido, si se tiene en cuenta que dicha
suma se está ejecutando y pagando con recursos de 2015.
Considera este Órgano de Control que la entidad no está aplicando el artículo 52
de la Ordenanza 467 de 2001 o Estatuto Orgánico de Presupuesto, al no incluir
partida para atender el déficit fiscal en el presupuesto de la vigencia
2.1.3.1 Comportamiento Histórico de los Gastos en Valores Corrientes
Los gastos de la Unidad de licores del Meta reflejan una disminución histórica del
8,53% en las vigencias analizadas.
Cuadro 4. Histórico de los Gastos – Precios Corrientes 2012-2014
Miles de $
Descripción
FUNCIONAMIENTO
2012
2013
2014
%
Variación
%
Crecimiento
Histórico
Real
3.588.897
4.236.340
4.974.230
17,42
17,73
Gastos de Personal
734.965
892.542
930.537
4,26
12,52
Gastos Generales
734.532
776.493
637.559
-17,89
-6,83
Transferencias
GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y
OPERACIÓN
2.119.400
2.567.305
3.406.134
32,67
26,77
7.506.511
9.120.332
4.308.084
-52,76
-24,24
5.286.352
6.238.699
1.483.704
-76,22
-47,02
2.220.159
2.881.633
2.824.380
-1,99
12,79
11.095.408
Fuente: Ejecución de Gastos 2012-2014 ULM
13.356.672
9.282.314
-30,50
-8,53
TOTAL
2014.
13
Grafico 4. Comportamiento histórico de gastos
Los gastos de funcionamiento reflejan un crecimiento histórico del 17,73%
influenciado principalmente por las transferencias efectuadas a la Gobernación de
Meta por concepto de utilidades, las cuales crecieron un 26,77% al pasar de
$2.119.400 miles en el año 2012 a $3.406.134 miles en el 2014.
Respecto a los gastos de comercialización y operación se observa una
significativa disminución del 52,76% frente a la vigencia anterior, debido a que la
Unidad adquirió compromisos en 2014 con cargo a cuatro registros
presupuestales de 2013 en la suma de $2.565.965 miles, sin que hubiera
constituido reserva presupuestal al finalizar en esa vigencia, de conformidad al
artículos 91 y 92 de la Ordenanza 467 de 2001 o declarado el déficit fiscal, como
lo señala el artículo 52 de la citada Ordenanza. Ver cuadro.
Cuadro 5. Compromisos de 2013
Miles de $
Proveedor
Industria Licores del Valle
Convenio
002-2013
003-2013
001-2013
2013
Valor
Convenio
Industria Licorera de Caldas
Transporte Cóndor Ltda.
TOTALES
Fuente: Información suministrada por ULM
1.295.759
1.510.166
3.454.200
486.000
6.746.125
Pagos
1.042.586
1.731.318
186.300
2.960.203
Cuentas Por
Pagar a
31/12/2013
Facturas 2013
176.422
515.026
366.509
162.000
1.219.956
Compromisos
sin Reserva
Presupuestal
31/12/2013
76.752
995.140
1.356.373
137.700
2.565.965
2014.
14
2.1.4 Análisis Proceso Comercial
2.1.4.1 Ventas Unidad de Licores del Meta
Con base en la información aportada por la Dirección de Ingresos de la ULM se
analizan las tendencias en el comportamiento de las ventas de aguardiente llanero
durante los años 2012 al 2014.
Cuadro 6. Comportamiento Total Ventas ULM 2012 – 2014
Unidades 750 ml
2012
Departamento
Unidades de Aguardiente 750º
Fuente: Informe de gestión
1,216.122
2013
2014
1.453.828
957.464
%
Variación
2014/2013
34,14
El cuadro muestra una marcada disminución del 34,14% en las ventas de
aguardiente llanero, que equivale a 496.364 unidades, pues de 1.453.828
unidades vendidas en 2013 pasó a 957.464 en 2014.
Gráfico 5. Ventas productos ULM 2012-2014
2.1.4.2 Comportamiento Histórico de las Utilidades
En la vigencia 2014 la ULM, presentó utilidades por $1.821.667 miles, por venta
de licor, cifra que disminuyó en la última vigencia, así:
Cuadro 7. Comportamiento Histórico de las Utilidades
Miles de $
Departamento
2012
2013
2014
Variación
%
Variación
Histórica
2014.
15
Utilidad
2.512.613
3.351.246
1.821.667
Fuente: Balance General - informe de Gestión Unidad de Licores.
45,64
-14,85
Como se puede observar, las utilidades muestran una tendencia decreciente del
14,85% entre 2012 y 2014 y frente a 2013 una marcada disminución del 45,64%.
Según informe de gestión esta disminución obedece principalmente al efecto de la
Ley 1696 de 2013, que entró en vigencia el 23 de diciembre de 2013 y ha hecho
que la venta de licor tenga un freno inmediato al consumo, debido a que los
consumidores dejan de asistir a los sitios de consumo por el temor a las multas y
sanciones elevadas que conlleva esta ley.
Gráfico 6. Utilidades ULM 2012-2014
2.2 SITUACIÓN FINANCIERA
2.2.1 Situación Presupuestal
La situación presupuestal tiene como objetivo establecer los factores
determinantes del déficit o superávit generado por la diferencia entre los ingresos
efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva
vigencia.
Cuadro 8. Situación Presupuestal
Miles de $
Detalle
INGRESOS
Valor
11.959.184
Ingresos Corrientes
8.564.248
Recursos de Capital
3.394.936
GASTOS
8.329.986
Pagos Efectivos de la vigencia
7.914.674
Cuentas Por Pagar de la Vigencia
SUPERÁVIT PRESUPUESTAL
415.312
3.629.198
2014.
16
Fuente: Ejecución Presupuestal 2014 ULM
La Unidad de Licores del Departamento del Meta presentó al cierre de la vigencia
2014 un superávit presupuestal de $3.629.198 miles. Esta situación no debe
entenderse como favorable a las finanzas de la Unidad de Licores, sino a errores
en el manejo presupuestal que consistieron en pagar compromisos adquiridos en
2013 por valor de $3.366.109 miles con recaudos de 2014 (ver siguiente cuadro),
sin que previamente se hubiera reconocido el déficit fiscal de 2013 y en
consecuencia, haber afectado el presupuesto de gastos de 2014.
Con las anteriores precisiones se tiene que el superávit presupuestal a 31 de
diciembre de 2014 ascendió a $263.089 miles.
Cuadro 9. Compromisos de 2013 pagados en 2014
Miles de $
Proveedor
Nº convenio
Industria de Licores del Valle
Industria Licorera de Caldas
Transportes el Cóndor Ltda.
Total
Valor convenio
con RP en 2013
002-2013
003-2013
001-2013
073-2013
1.295.759
1.510.166
3.454.200
486.000
6.746.125
Pagos 2014
176.422
1.360.750
1.717.157
111.780
3.366.109
2.2.2 Situación de Tesorería
El objeto de establecer la situación que presenta la tesorería a 31 de diciembre de
2014 y examinar los determinantes del déficit o superávit real permite establecer
los requerimientos inmediatos de recursos con base en las exigibilidades que
deberán ser cubiertas en la vigencia que inicia.
Cuadro 10. Situación de Tesorería
Miles de $
Concepto
Valor
Bancos
1.506.397
Total Disponible
1.506.397
Cuentas por pagar
648.814
Total Exigible
648.814
SUPERÁVIT DE TESORERÍA
Fuente: Balance general ULM 2014
857.583
La Unidad de Licores presentó superávit de tesorería en $857.583 miles, lo que
indica que cuenta con recursos suficientes para cubrir los requerimientos
inmediatos.
2014.
17
2.2.3 Situación Fiscal
Tiene como objetivo establecer con qué recursos adicionales se cuenta para cubrir
los requerimientos totales durante el año fiscal que inicia, los compromisos
adquiridos en vigencias anteriores y los que se generen en la vigencia.
Cuadro 11. Situación Fiscal
Miles de $
Concepto
Valor
Disponibilidad
1.506.397
Bancos
1.506.397
Exigibilidad
695.600
Cuentas por pagar
618.661
Obligaciones Laborales
Ingresos recibidos de terceros
SUPERÁVIT FISCAL
Fuente: Balance general ULM 2014
46.786
30.153
810.797
La Unidad de Licores presentó superávit fiscal de $810.797 miles, lo cual indica
que los recursos disponibles son suficientes para el pago de las obligaciones
adquiridas en la vigencia. Sin embargo, debe tenerse en cuenta compromisos
adquiridos en 2014 con la Industria Licorera del Valle por valor de $622.974 miles,
de los cuales no se constituyó reserva presupuestal, ni se ha reconocido el déficit
fiscal en 2015. Por lo anterior, el superávit fiscal disminuiría a $187.823 miles.
Preocupa a este Órgano de Control que al cerrar el año 2014, la Unidad de
Licores no disponía de los recursos suficientes para girar a la Gobernación del
Meta las utilidades de 2014 por valor de $1.821.667 miles, lo cual indica que
deberá acudir a los ingresos por ventas de 2015.
2.3 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
El objetivo de la evaluación es dictaminar los estados contables de la Unidad de
Licores del Meta, con corte a 31 de diciembre de 2014 y conceptuar sobre el
sistema de Control Interno Contable. Es así como se seleccionaron las cuentas de
mayor representatividad o impacto en dichos Estados, con el fin de establecer si
ellos reflejan razonablemente el resultado de las operaciones, para lo cual se
desarrollaron los procedimientos contemplados en los respectivos programas de
auditoría.
El Balance General presenta la siguiente ecuación patrimonial:
Cuadro 12. Composición del Balance General a 31 de Diciembre de 2014
2014.
18
Miles de $
Código
Cuenta
1
Activo
2
Pasivo
3
Patrimonio
Saldos
2.927.010
752.270
2.174.740
Sumas Iguales
2.927.010
2.927.010
Fuente: Estados Contables Lotería del Meta, cuenta anual 2014
2.3.1 Ciclo de Ingresos Operacionales
Con el fin de verificar los ingresos y el recaudo de los mismos registrados en la
cuenta deudores se revisará el ciclo de ingresos operacionales, donde participan
las cuentas más representativas del activo: Bancos y Corporaciones (51,47%),
inventarios – mercancías en existencia (25.75%) e Inversiones patrimoniales no
controlantes (1.37%), que sumados alcanzan el 78,58% del total del activo.
2.3.1.1 Ingresos Operacionales
La cuenta 421015 venta de bienes al cierre de la vigencia presentó un saldo de
$8.564.247 miles, correspondiente a la comercialización de licores, disminuidos en
$4.044.653 miles, respecto a la venta del año 2013 equivalente al 32.08%.
Para verificar los ingresos operacionales se seleccionaron todas las ventas de
2014, al Consorcio Llanero, en virtud del contrato 140 celebrado el 31 de
diciembre de 2012, despachados a diferentes ciudades del país, así:
Cuadro 13. Ventas al Consorcio Llanero único comprador
Miles de $
Concepto
Antioquia
Casanare
Cundinamarca
Guaviare
Meta venta
Vaupés
Vichada
TOTAL VENTA
Valor Producto
45.150
72.692
28.841
23.916
7.920.336
309.476
163.839
8.564.250
impoconsumo
44.349
74.834
30.151
25.724
7.357.887
293.890
155.277
7.982.111
Fuente: Soportes de las facturas 2014
La Unidad de Licores entregó a título de degustación 17.088 botellas (750 ml)
durante la vigencia 2014, equivalentes a $149.191 miles (precio venta). Dentro de
la degustación fue partícipe el Consorcio Llanero, único comprador del
aguardiente llanero, con el 1% sobre el total de las unidades facturadas, conforme
a lo estipulado en el contrato Nº140 de 2012, suministrado con destino a
2014.
19
actividades publicitarias, promocionales y de mercadeo.
Cuadro 14. Valor de la degustación
Miles de $
Concepto
Meta degustación
Bolívar Degustación
Total degustación
Valor Producto
145.664
3.527
149.191
Fuente: Soportes de las facturas 2014
La revisión de los ingresos incluyó la liquidación del valor del producto facturado,
conforme a las tarifas establecidas en la Resolución 007 de 2014, emitida por la
Unidad de Licores y el Ipoconsumo, de cuyo procedimiento se observó:

La factura 3121 fue liquidada por un mayor valor de $217 mil, debido a que dos
de los cuatro ítems no se aplicó el 10% de descuento, al que tenía derecho el
comprador por ser venta fuera del Departamento.

La factura 3086 fue impresa por $379.800 miles, mientras que el reporte de
sistemas arrojó $402.465 miles. Similar situación ocurrió con la factura 3184 la
cual fue anulada, pero en sistemas arrojó un valor facturado de $370.296
miles. Esta situación denota vulnerabilidad en el programa de facturación
(Access)
De otra parte, las ventas se realizaron en estricto contado: cheque de gerencia,
cheque certificado o transferencia electrónica, conforme a la cláusula decima
primera del contrato 140 de 2012, celebrado con el Consorcio Llanero, lo cual es
requisito indispensable para la entrega del producto.
Los ingresos por venta de licores están debidamente soportados con facturas
impresas donde se estipula el valor del Ipoconsumo y conservando el número
consecutivo. El valor facturado es consignado en las cuentas bancarias de la
Unidad de Licores.
Por lo anterior se puede concluir que la cuenta 421015 bienes comercializados es
razonable.
2.3.1.2 Bancos y Corporaciones
Esta cuenta presenta un saldo de $1.506.397 miles a diciembre 31 de 2014, con
una participación del 51.47% del total del activo de la entidad. Dichos valores se
encuentran depositados en 2 cuentas corrientes con sus respectivas paralelas de
ahorros, así:
2014.
20
Cuadro 15. Cuentas bancarias
Miles de $
Ítem
Código
1
1110050102
2
1110050103
Cuenta Nº
Saldo en libros
Banco de Bogotá 364-37084-1
1.467.539
Banco de Bogotá 364-37085-8
38.858
TOTAL
1.506.397
Fuente: Libros auxiliares y Balance General a 31 diciembre de 2014
Se observó que dichas cuentas bancarias se encuentran conciliadas a diciembre
31 de 2014, sin embargo, existen tres partidas por conciliar que suman $13.536
miles, desde las vigencias 2003 y 2009, de las cuales no se encontró
procedimientos, ni gestión en la identificación de dichas partidas.
Cuadro 16. Partidas por conciliar
Miles de $
Código
Cuentas
Banco Bogotá
1110050102
364-37084-1
1110050103
364-37085-8
Partidas por
conciliar
Fecha
Observación en conciliación
- 514
28/02/2003
Cheque girado en enero y anulado en febrero
- 1.061
27/10/2009
Diferencia mayor valor pagado se giró menos en libros
15.111
01/12/003
Impuesto generado
13.536
Fuente: Conciliaciones bancarias a 31 diciembre de 2014
Por la anterior razón el saldo en bancos se considera sobrestimado en $13.536
miles.
Se revisó la información rendida en la cuenta anual 2014 formato F_03 Cuentas
bancarias, se observó que los saldos de los libros auxiliares de bancos se
encuentran debidamente conciliados y es coherente con la información reportada
en el Balance General.
2.3.1.3 Inventarios
El grupo de inventarios presenta un saldo de $753.584 miles, con una
participación del 25.75% del total del activo, refleja un incremento del 55.72%
respecto al año 2013, integrado por mercancías en existencia.
2.3.1.3.1 Mercancías en existencia
Esta cuenta representa el total de producto disponible para la venta y para
degustación, con un saldo de $753.584 miles.
2014.
21
Cuadro 17. Licores a Diciembre 31 de 2014
Miles de $
CODIGO
DESCRIPCION
TOTAL
151015
Licores y bebidas
15101501
En el departamento
592.063
15101502
En otros departamentos
161.511
15101503
Para degustación
9.881
TOTAL MERCANCIAS EN EXISTENCIAS
Fuente: Balance de prueba a diciembre 31 de 2014
753.584
La Unidad de Licores, durante la vigencia 2013, celebró 2 convenios
interadministrativos: el 001 de 2013 con la Industria Licorera de Caldas y el 003 de
2013 con la Industria de Licores del Valle, con el objeto de producir y envasar
aguardiente llanero, los cuales se encuentran en ejecución. Durante el 2014, la
Unidad de Licores adquirió 1.598.613 unidades de Aguardiente Llanero, en
presentaciones de 375, 750 y 1.750 ml.
Al cierre de la vigencia, la entidad elaboró conteo físico de los productos de
Aguardiente Llanero que se encontraban en almacén, el cual arrojó la suma de
$641.385 miles, cuyo saldo corresponde a los movimientos de mercancías del
año, así:
Cuadro 18. Inventario de Aguardiente llanero a diciembre 31 de 2014
Miles de $
Nº de
Unidades
cajas
por caja
Meta y otros departamentos
Presentación
375
11.301
24
Total
Unidades
Valor
Unitario
Valor Total
271.252
1.818
493.136
750
3.682
12
44.221
1750
1.247
6
7.484
Subtotal
16.230
322.957
Degustación
375
37
24
900
750
75
12
903
Subtotal
112
1.803
Total
16.342
324.760
Fuente: Inventario físico a diciembre 31 de 2014
2.690
3.914
118.954
29.292
641.383
1
1
1
1
2
641.385
El inventario de Ron San Martin Añejo arroja 49.589 unidades de existencia por
valor de $112.064 miles, sin embargo, no está para la venta, debido a que el
2014.
22
Registro de marca y Sanitario se venció desde el 25 de septiembre de 2012 y aún
no se dispone de autorización del Invima.
Cuadro 19. Inventario de Ron San Martín Añejo a diciembre 31 de 2014
Miles de $
375
750
750
1.074
1.842
7
unidades
por caja
24
12
12
1750
266
6
Presentación
Nº cajas
25.784
22.121
84
Valor
Unitario
2.058
2.410
2.527
Valor
Total
53.059
53.312
212
1.600
3.425
5.481
Total Unidades
Subtotal
3.189
Fuente: Inventario físico a diciembre 31 de 2014
49.589
112.064
La verificación del inventario físico se aplicó el método de juego de inventarios,
tomando en cuenta el inventario a 31 de diciembre de 2013, entradas y salidas de
producto, no obstante, del cotejo del inventario físico ($753.449 miles) frente al
valor reportado en el balance ($753.584 miles) se encontró una sobrestimación de
135 miles, al cierre del ejercicio 2014.
De otra parte, se observó que la Unidad de Licores no ha actualizado los
instructivos para entrega de producto de incentivo, material de promoción y
publicidad, y el de salida de almacén de producto terminado, aprobados mediante
Resolución 133 de 2014, pues en éstos aparece como responsable de la entrega
de dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo,
respectivamente, pese a que dicha actividad fue asignada al Almacenista General,
mediante Manual de Funciones, modificado por Resolución 017 de febrero de
2015.
La anterior situación conlleva a que en Almacén no quede trazabilidad de las
salidas de productos.
2.3.1.4 Inversiones
Este grupo presenta en el balance general un saldo de $8.040 miles a 31 de
diciembre de 2014, que corresponde al valor invertido de $40.200 miles por la
Unidad de Licores del Meta en la Corporación Deportiva Centauros Villavicencio,
hoy Sociedad Universitario Popayán, menos una provisión de $32.160, así:
Cuadro 20. Saldo Inversiones
Miles de $
Código
Descripción
12 Inversiones
Inversiones Patrimoniales no
1207 Controlantes
Valor
Porcentaje
8.040
20%
40.200
100%
2014.
23
Provisión para Protección de
1280 Inversiones
Fuente: Documentos soportes
-32.160
80%
La Unidad de Licores del Meta, realizó inversión por $40.200.000 repartidos en
1.340 cuotas sociales a $30.000 valor nominal (Titulo 0002122), en Centauros
Villavicencio Corporación Deportiva, en la vigencia 2003, es preciso informar que
no se encuentra documento alguno que indique la fecha exacta de constitución de
la inversión, ya que el Titulo 0002122, fue reexpedido el 6 de diciembre de 2007,
porque el anterior fue declarado como perdido según constancia 26801 de la
Inspección de Policía del 6 de diciembre de 2007.
El 20 de septiembre de 2011, Centauros convocó a Asamblea General
extraordinaria, para el día 23 de septiembre de 2011, con el fin de reformar los
artículos 1, 2 y 5 de los Estatutos, así:
 Naturaleza Jurídica: De Centauros Villavicencio Corporación Deportiva a
Universitario Popayán Corporación Deportiva.
 Domicilio: De la ciudad de Villavicencio a la ciudad de Popayán.
También se convocó para cambio de colores distintivos de la Corporación,
Derecho de preferencia en la cesión de Títulos de aportación, Discrepancia sobre
las condiciones de la cesión de Títulos, entre otros.
Al parecer en dicha reunión de Asamblea se aprobó la naturaleza jurídica y
domicilio, porque la siguiente convocatoria fue realizada por Universitario Popayán
Corporación Deportiva, convocando a los afiliados el 18 de octubre de 2011, para
Asamblea General Extraordinaria para el día 10 de noviembre de 2011, en cuyo
orden del día en el ítem 5 indicaba:
“5. Oportunidad para que los afiliados disidentes expresen la intención de ejercer
su derecho de retiro…”
Al respecto se observó escrito del 25 de septiembre de 2012, de Universitario
Popayán Corporación Deportiva, donde informa a la Unidad de Licores:
“Luego en su artículo 4, DE LA CONVERSION DE LOS CLUBES
PROFESIONALES, en su inciso cuarto habla que “Los aportes hechos por los
asociados de los clubes se les regresarán a solicitud de sus aportantes dentro de
los dos (2) meses siguientes de realizada la conversión”, la ULM no presentó o
solicito al RESPRESENTANTE LEGAL DEL CLUB, una comunicación escrita
donde pidiera la aplicación de lo dicho en este artículo. Ahora como no se dio
2014.
24
dicha figura, de inmediato el representante legal de la Corporación u asociación
deportiva que se convirtiera en sociedad anónima, daba a conocer al público la
decisión aprobada mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación
nacional, como en nuestro caso se realizó en el periódico QHUBO el día 26 y 27
de Noviembre de 2011, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la
adopción de la decisión por la Asamblea General.
Posteriormente dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de
publicación del aviso, cualquier persona podría dirigirse al representante legal de
la corporación deportiva para hacer valer el monto de sus aportes o derechos
indicando claramente la decisión de continuar perteneciendo a la nueva sociedad
anónima o retirarse.
Tampoco en este caso se presentó escrito por parte de ustedes, razón por la cual
la Ley faculto a los Comité Ejecutivos de los Clubes con deportistas profesionales,
para que en los casos en que no se hubiese conocido el consentimiento del
asociado de continuar o retirarse, se les debería entregar el valor que tenían en
derechos hasta esa fecha, tal como se había pagado por ustedes…” (Subraya
Fuera de Texto)
Ante la carencia de Actas de reunión de Asamblea, para corroborar lo aprobado, a
través de las convocatorias anteriores, se observó que la Unidad de Licores no se
hizo presente en la reunión convocada por Universitario Popayán Corporación
Deportiva, donde otorgaba a sus afiliados la oportunidad de decidir si continuaban
o se retiraban.
En oficio del 12 de abril de 2013, el Representante Legal de Universitario Popayán
S.A., informó a la Unidad de Licores del Meta que no poseía acciones en dicha
sociedad, por cuanto ésta no manifestó su voluntad de hacerse parte dentro de la
nueva sociedad anónima, pese a que la entidad deportiva le informó
oportunamente que debía expresar su voluntad respecto de ese punto, motivo por
el cual los aportes efectuados por la Unidad de Licores mutaron y se trasladaron a
una “prima por conversión”, la cual se encuentra disponible para su devolución.
Por lo anterior se pudo concluir:
1. De acuerdo a lo señalado por parte de la sociedad Universitario Popayán S.A.,
la Unidad de Licores para el año 2012 ostentaba un derecho patrimonial
equivalente a sus aportes o inversión, es decir, la suma de $40.200.000, razón
por la cual la provisión que disminuyó el valor de la inversión se encuentra
sobre estimada.
2014.
25
2. La Unidad de Licores desde el año 2011, fecha en la cual Centauros
Villavicencio Corporación Deportiva inició el cambio de naturaleza jurídica a
Universitario Popayán S.A., no efectuó gestiones de cobro efectivas que
permitieran recuperar el valor de la inversión, denominada actualmente “prima
por conversión”.
3. Del análisis de los hechos relacionados, se logra inferir que existe un presunto
detrimento patrimonial en la Unidad de Licores del Meta, puesto dicha entidad
no ha efectuado de manera eficaz el cobro de los dineros invertidos en la
organización deportiva, pese a que Universitario Popayán S.A conminó a la
Unidad de Licores a reclamar los dineros adeudados.
En consecuencia se colige que a 30 de mayo de 2015, la Unidad de Licores no ha
recuperado la inversión por valor de $ 40.200.000, circunstancia que configura un
presunto detrimento patrimonial producto de una gestión de cobro ineficaz.
Aunado a lo anterior, se observa que la Unidad de Licores mantiene una provisión
para protección de inversiones por un menor valor al de la inversión,
desconociendo lo preceptuado en los artículos 2, 3, 4 y 5 de la Ley 1445 de 2011.
Lo cual significa que la cuenta 1280 Provisión para protección de inversiones se
encuentra sobreestimada en $32.160 miles.
2.3.2 Ciclo de Adquisiciones y Pagos
Para evaluar el registro y pago oportuno, se seleccionaron las facturas con saldo a
31 de diciembre de 2014 de las Adquisiciones de bienes y servicios, Acreedores y
recaudos a favor de terceros – Ipoconsumo, mediante el ciclo de adquisiciones y
pagos.
2.3.2.1 Cuentas por pagar – Adquisiciones de Bienes y Servicios y Acreedores
Las cuentas por pagar por adquisición de bienes y servicios y los Acreedores de la
entidad ascendieron a $557.033 miles, que representan el 19.03% del total del
pasivo más patrimonio.
Se efectuó cruce de las cuentas por pagar contenidas en la Resolución 001 de
enero 2 de 2015 en la cual se ordenó el reconocimiento y pago de las cuentas por
pagar a 31 de diciembre de 2014, por valor de $557.033 miles, frente al valor
presentado en el balance y el reportado en el Formato 15 CDM Cuentas por pagar
en la cuenta anual 2014 y se comprobó su conciliación.
Además, se revisaron los comprobantes de pago y demás documentos que
soportan los giros de Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2014, donde se
2014.
26
observó oportunidad en el pago de las acreencias (32 días en promedio)
debidamente soportadas.
Beneficiario
Industria Licorera del Valle
Peña López Jesús Baudilio
Casa Baquero Ltda.
Concepto
Compra de licor
Prestación de
Servicios- Radiales
Fecha
Obligación
Compro
bante
Egreso
Cuadro 21. Cuentas por pagar a 31 diciembre de 2014
Miles de $
fecha de
giro
Valor
pagado
Días
15
23/01/2015
16
23/01/2015
14
23/01/2015
90.686
55.326
21.426
333.286
3.444
1.500
1.500
1.500
1.500
14.404
23
23
23
23
23
23
23
23
23
23
13
23/01/2015
1.067
24
56
18/02/2015
126
27/03/2015
2.800
2.800
1.500
37
68
28
18
23/01/2015
2.800
31
17
20
23/01/2015
23/01/2015
21
23/01/2015
1.295
450
450
300
25
31
31
31
157
07/04/2015
13.000
97
19
23/01/2015
1.000
50
22
23/01/2015
1.000
29
553.033
32
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
29/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
30/12/2014
Suministro cocteles y
refrigerios
Gómez Martínez Michel Stiven
Servicios Área
30/12/2014
Comercial
Organización Radial Olímpica
11/12/2014
Prestación de
Servicios- Radiales
Organización Radial Olímpica
10/11/2014
Rodríguez Duarte Luis Emilio
Prestación de
30/12/2014
Servicios- Radiales
Grupo Editorial Periódico del Meta
Prestación de
22/12/2014
servicios publicitarios
impresos
Torres Bernal e hijos
Combustible
29/12/2014
Beltrán Diana Rossy
22/12/2014
Prestación de
servicios diseño,
22/12/2014
fotografía y
22/12/2014
diagramación
Moreras Luz Elena
Prest servicios
30/12/2014
Alquiler logístico
Alemán Chávez Gustavo
Prestación de
03/12/2014
Servicios- Radiales
Rodríguez Duarte Luis Emilio
Prestación de
24/12/2014
Servicios- Radiales
TOTAL GIRADO
Fuente: Comprobantes de pago Unidad de Licores.
Por la anterior, el saldo de las cuentas por pagar por adquisición de bienes y
servicios de la entidad por $557.033 miles, es razonable.
2.3.2.2 Otros pasivos – Recaudo a favor de Terceros
Esta cuenta presentó un saldo de $30.153 miles, equivalente al 1,03% del valor
del pasivo más patrimonio de la entidad. Para constatar la oportunidad del pago de
este impuesto se verificaron todas las facturas de la vigencia 2014, las cuales
sumaron por este concepto $8.124.264 miles y representaron el 100% del total de
los recaudados.
2014.
27
El saldo de $30.153 miles corresponde al impuesto al consumo producto de las
ventas realizadas al departamento de Cundinamarca, en la segunda quincena de
noviembre ($10.106 miles) y la primera quincena de diciembre ($20.045 miles) de
2014, valores que fueron girados el 5 y 19 de diciembre respectivamente y
consignados en la cuenta del Departamento de Cundinamarca, pero fueron
devueltos por error en la cuenta bancaria, sin embargo se pagaron en marzo de
2015.
Cuadro 22. Valor Declarado y Pagado por Ipoconsumo
Miles de $
Departamento
Meta
Valor Declarado
Valor Pago
7.497.034
7.497.034
Casanare
74.833
74.833
Vichada
155.274
155.274
Vaupés
293.891
293.891
Cundinamarca
30.151
-
3.007
3.007
Antioquia
44.349
44.349
Guaviare
25.725
Bolívar
Total
8.124.264
Fuente: declaraciones, comprobantes de egreso
25.725
8.094.113
Se observó que la entidad determina el valor del impuesto al consumo en las
facturas expedidas durante la vigencia, conforme a la Certificación Número 08 de
2013 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Resolución Nº 007 de 2014,
donde se establecen los precios de los productos para la venta y el ipoconsumo
de la Unidad de Licores del Meta para la vigencia 2014.
Además, se pudo verificar concordancia entre el impuesto liquidado en las
facturas, según consta en los reportes de la Dirección de Ingresos de la Secretaria
Financiera del Departamento, y el valor registrado en el balance.
2.3.2.3 Resultados del Ejercicio
Al cierre de la vigencia 2014, la Unidad de Licores del Meta reportó una utilidad de
$1.821.667 miles, equivalente al 62.24% del total pasivo más patrimonio, no
obstante, significa una disminución de 45.64% respecto al año anterior
($3.351.246 miles).
Cuadro 23. Utilidad 2013 y 2014
Miles de $
2014.
28
Cuenta
Variación
Absoluta
Variación
Relativa
2013
2014
Ingresos
12.710.378
8.646.383
4.063.995
31,97%
Gastos
9.359.132
6.824.716
2.534.416
27,08%
Utilidad
3.351.246
1.821.667
1.529.579
45,64%
Fuente: Estado de Actividad Financiera, Económica y Social 2014.
Las utilidades de 2014 que ascendieron a ($1.821.667 miles) no se han transferido
al Departamento. Por su parte, la utilidad de la vigencia 2013 fue transferida al
Departamento el 17 de octubre de 2014, por $3.351.246 miles.
Confrontando los saldos del balance con los libros auxiliares se evidencia
coherencia, por lo tanto el saldo de esta cuenta es razonable.
2.3.3 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable
El sistema de control interno contable de la Unidad de Licores, presenta las
siguientes observaciones:
a) En los libros de bancos se encontraron partidas por conciliar desde las
vigencias 2003 y 2009, de las cuales no se encontró gestión en la identificación de
dichas partidas ni procedimientos.
b) Se presentaron varias inconsistencias entre las facturas físicas y los reportes
que arroja el sistema ACCESS, lo cual refleja vulnerabilidad del programa de
facturación por cambio no autorizado, además no se encuentra en red con el
programa de contabilidad, tesorería y presupuesto.
c) Se encontró una factura con doble tornaguía, lo que denota falta de control en la
solicitud de mismas.
d) No han actualizado los instructivos para entrega de producto de incentivo,
material de promoción y publicidad, y el de salida de almacén de producto
terminado, aprobados mediante Resolución 133 de 2014, pues en éstos aparece
como responsable de la entrega de dichos productos el Asesor Comercial y
Auxiliar Administrativo, respectivamente, pese a que dicha actividad fue asignada
al Almacenista General, mediante Manual de Funciones, modificado por
Resolución 017 de febrero de 2015.
La anterior situación conlleva a que en Almacén no quede trazabilidad de las
salidas de productos.
2014.
29
3. ANEXOS
3.1 TABLA DE HALLAZGOS
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: 600.02.195
TABLA DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
VERSIÓN 2.0
ENTIDAD AUDITADA: UNIDAD DE LICORES DEL META
VIGENCIA: 2014
CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS
№ A D F
1
X
P
DESCRIPCIÓN
PRESUNTO
DETRIMENTO
PATRIMONIAL
CONTROL INTERNO CONTABLE
La Unidad de Licores no ha actualizado los instructivos para entrega de
producto de incentivo, material de promoción y publicidad, y el de salida
de almacén de producto terminado, aprobados mediante Resolución 133
de 2014, pues en éstos aparece como responsable de la entrega de
dichos productos el Asesor Comercial y Auxiliar Administrativo,
respectivamente, pese a que dicha actividad fue asignada al Almacenista
General, mediante Manual de Funciones, modificado por Resolución 017
de febrero de 2015.
PAGINA
DEL
INFORME
11
La anterior situación conlleva a que en Almacén no quede trazabilidad de
las salidas de productos.
ESTADOS CONTABLES
2
X
3
X
Se observó vulnerabilidad en el programa de facturación (Access),
debido a que los reportes del sistema de facturación no coinciden con el
físico de las facturas, además la factura 3121 no tomó el descuento al
que tenía derecho el comprador, denotando manipulación en las tarifas,
al momento de facturar.
La cuenta 1110 Bancos y Corporaciones presentó al cierre de la vigencia
2014, tres (3) partidas por identificar que suman $13.536 miles, las
cuales no han sido acreditadas de la cuenta 1110 y debitadas de la
2014.
8
9
30
subcuenta 324505 Utilidad o perdida de ejercicios anteriores, razón por
la cual se presenta sobrestimación en estas cuentas, en dicho valor.
4
X
5
X
En la cuenta 151015 Mercancías en existencia, se encontró una
diferencia de $135 miles, al cotejar el inventario físico y el inventario en
libros, razón por la cual se presenta sobrestimación en las cuentas
151015 inventarios y en 621013 Bienes comercializados.
Las gestiones adelantadas por la Unidad de Licores no han sido eficaces
para obtener autorización del Invima para la venta de 49.589 unidades
de Ron San Martín Añejo que permanecen en bodega, debido a que el
Registro de marca y Sanitario se venció desde el 25 de septiembre de
2012.
En la vigencia 2003, La Unidad de Licores del Meta invirtió $40.200.000,
en Centauros Villavicencio Corporación Deportiva, repartidos en 1.340
cuotas sociales a $30.000 valor nominal (Titulo 0002122).
11
11
En noviembre de 2011, Centauros Villavicencio Corporación Deportiva,
cambió su naturaleza jurídica convirtiéndose Universitario Popayán S.A.,
motivo por el cual se requirió a la Unidad de Licores para que se hiciera
presente en las decisiones a tomar por parte de la asamblea de socios,
citación a la que no compareció la Unidad de Licores, lo cual generó que
la inversión efectuada por la Unidad se convirtiera en una prima por
conversión que no ha sido reclamada de manera eficaz por parte de la
entidad.
X X
6
X
En consecuencia se colige que a 30 de mayo de 2015, la Unidad de
Licores no ha recuperado la inversión por valor de $ 40.200.000,
circunstancia que configura un presunto detrimento patrimonial producto
de una gestión de cobro ineficaz.
40.200.000
12
Aunado a lo anterior, se observa que la Unidad de Licores mantiene una
provisión para protección de inversiones por un menor valor al de la
inversión, desconociendo lo preceptuado en los artículos 2, 3, 4 y 5 de la
Ley 1445 de 2011. Lo cual significa que la cuenta 1280 Provisión para
protección de inversiones se encuentra sobreestimada en $32.160 miles.
A.
Presuntos responsables: Gerentes de la Unidad de Licores del Meta, a
partir de 2011, doctora Gloria Magdalena González Rojas, doctor Luis
Alfredo Arias Marcado, doctora Sonia Patricia Neira y doctor Alejandro
Vargas Cuellar.”
Hallazgos administrativos
6
D.
Hallazgos disciplinarios
1
F.
Hallazgos fiscales
1
P.
Hallazgos penales
0
TOTAL HALLAZGOS
6
DP.
VALOR HALLAZGOS FISCALES
40.200.000
2014.
31
3.2 BALANCE GENERAL
2014.
32
ANEXO No.2
U.A.E. UNIDAD DE LICORES DEL META
NIT. 822.004.982-8
BALANCE GENERAL
A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
(Cifras en m iles de pesos)
Cód
igo
Códi
go
Diciem bre
Diciem bre
2013
2014
ACTIVO CORRIENTE (1)
4.861.973
2.267.106
11
1105
1110
1125
Efectivo
Caja
Bancos y corporaciones
Fondos especiales
4.373.313
1.506.397
4.373.313
1.506.397
14
1420
1422
1470
Deudores
Avances y anticipos entregados
Antic. o saldos a favor por imp. y
Otros deudores
4.714
7.125
873
4.714
1.538
15
1505
1510
1525
Inventarios
Mercancías procesadas
Mercancías en existencia
En transito
CUENTA
4.714
483.946
753.584
483.946
753.584
ACTIVO NO CORRIENTE (2)
374.456
659.904
12 Inversiones
1207 Inversiones Patrimoniales no Con
1280 Provisión para Protección de Inve
8.040
40.200
-32.160
8.040
40.200
-32.160
16
1635
1650
1655
1665
1670
1675
1685
1695
19
1905
1910
1950
1955
1960
1965
1970
1975
350.828
466.478
20.218
174.487
303.774
162.312
99.628
-291.391
-118.200
15.588
8.825
20.218
249.307
419.197
162.312
99.628
-365.984
-118.200
185.386
13.236
146.079
Propiedades, planta y equipo
Bienes Muebles en Bodega
Redes, lineas y cables
Maquinaria y Equipo
Muebles, enseres y equipos de o
Equipo de Comunicación y Comp
Equipo de Transportes
Depreciación Acumulada
Otros activos
Gastos pagados por anticipado
Cargos diferidos
Responsabilidades
Provisión para responsabilidades
Bienes de Arte y Cultura
Provisión Bienes de Arte y Cultura
Intangibles
Amortización Acumulada de Intan
TOTAL ACTIVO (3)
27.053
-20.290
28.212
-2.141
5.236.429
2.927.010
ALEJANDRO VARGAS CUELLAR
Gerente
CUENTA
Diciem bre
Diciem bre
2013
2014
PASIVO CORRIENTE (4)
1.532.110
752.270
1.248.466
1.095.613
152.853
-
618.661
498.007
59.014
-
23 Operaciones de Financiam iento e Inst
2306 Operaciones de Financiamiento Internas
24
2401
2403
2425
2436
Cuentas por pagar
Adquis. Bienes y Servic. Nacionales
Transferencias
Acreedores
Retención en la fuente e impuesto de timbre
2440 Impuestos, contribuciones y tasas por pagar
2445 Impuesto al valor agregado
61.640
25 Obligaciones Laborales
2505 Salarios y Prestaciones Sociales
27
2705
2710
2790
Pasivos Estim ados
Provision para Obligaciones Fiscales
Provision para Contingencias
Provisiones Diversas
29 Otros pasivos
2905 Recaudos a favor de terceros
2910 Ingresos recibidos por anticipado
TOTAL PASIVOS
PATRIMONIO (5)
32
3203
3208
3225
3230
74.765
74.765
46.786
46.786
208.879
75.654
133.225
56.670
56.670
30.153
30.153
1.532.110
752.270
3.704.319
2.174.740
3.704.319
2.174.740
Patrim onio Institucional
Aportes Sociales
Capital fiscal
Resultados de ejercicios anteriores
Resultados del Ejercicio
353.073
353.073
3.351.246
1.821.667
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO (6)
5.236.429
2.927.010
LUIS GABRIEL MENDEZ BAQUERO
Contador Público
T.P. No. 145339-T
3.3 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL
Anexo No. 3
2014.
33
U.A.E. UNIDAD DE LICORES DEL META
NIT. 822.004.982-8
ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL
PERÍODO ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DEL 2014
(Cifras en miles de pesos)
Diciembre Diciembre
Cuentas
Código
2013
2014
12.608.900 8.564.247
INGRESOS OPERACIONALES (1)
42
12.608.900 8.564.247
Venta de bienes
44
Transferencias
5.195.553 3.359.664
COSTO DE VENTAS (2)
62
5.195.553 3.359.664
Costo de Ventas de Bienes
4.138.450 3.461.995
GASTOS OPERACIONALES (3)
51
1.576.149 1.431.739
Administración
52
2.250.703 1.946.760
Operación
53
311.598
83.496
Provisiones, Agotamiento, Depreciación y Amortización
3.274.897 1.742.588
EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (4)
101.478
82.136
OTROS INGRESOS (5)
48
101.478
82.136
Otros ingresos
58
SALDO NETO CONSO.CUENTAS RESULTADO (DB) (6)
*
OTROS GASTOS (7)
Otros gastos
EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR
INFLACIÓN (8)
3.351.246 1.821.667
EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO (9)
3.351.246 1.821.667
25.129
25.129
3.057
3.057
ALEJANDRO VARGAS CUELLAR
Gerente
LUIS GABRIEL MENDEZ BAQUERO
Contador Público
T.P. No. 145339-T
2014.
34

Informe Definitivo UNIDAD DE LICORES DEL META

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