procedimiento suministro de refrigerios y servicio de restaurantes

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PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE REFRIGERIOS
Y SERVICIO DE RESTAURANTES
Versión: 1
Fecha: 23/05/2014
Aprobó: Director
Administrativo y Financiero
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PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: COMPRAS
PROCEDIMIENTO. SUMINISTRO DE REFRIGERIOS Y SERVICIO DE RESTAURANTES
1. OBJETIVO: Definir las actividades que orienten y controlen el suministro y consumo de
refrigerios y/o solicitud de servicios de restaurantes.
2. ALCANCE: Cubre todas las áreas que realizan las solicitudes hasta el proceso de pagos a
terceros.
3. DEFINICIONES:
REFRIGERIOS: Es una comida moderada, generalmente compuesta por una bebida y un sólido
entre 80 y 120 grs, que se toma como onces, medias nueve, coffe break, entre otros. No es un
almuerzo, ni comida completa.
ALIMENTACIÓN: Es una comida equivalente a desayunos, almuerzos o cenas según sea el caso.
4. GENERALIDADES
Aplica solo para compras de refrigerios igual o inferior a 1 SMLV, los montos superiores a este
deberán realizar el procedimiento estipulado por el manual de contratación.
Las facturas de los proveedores deberán ser radicadas con el formato correspondiente para estas
solicitudes (Anexo 1), debidamente firmado por el usuario autorizado. (Presidencia, Directores)
Los refrigerios solo serán autorizados para los siguientes eventos:
- Capacitaciones internas cuya duración sea igual o superior a 4 horas.
- Reuniones directivas cuya duración sea igual o superior a 2 horas. (Comité Directivo,
Comité Jurídico, otros comités internos).
- Eventos de carácter institucional.
- Alquiler de espacios para eventos a terceros.
- Capacitaciones ejecutadas dentro de convenios, proyectos y demás programas
contratadas para otras empresas.
- Otros eventos que no estén mencionados en los anteriores y que haya sido autorizado por
la Dirección Administrativa y Financiera.
Para el servicio de restaurante se autorizará solo en los siguientes casos:
- Atenciones a conferencistas y/o capacitadores
- Atención a inversionistas.
- Atención a delegaciones invitadas por la presidencia ejecutiva.
- Actividades de bienestar, organizadas por talento humano.
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Para estos casos el empleado encargado del evento, deberá solicitar a través de un correo
interno, la carta para autorización del servicio que será firmada por la Dirección Administrativa y/o
la Coordinación de Servicios Administrativos.
Para todos los casos anteriores se deberá puntualizar el objetivo del evento a realizarse, número
de invitados, centro de costos y/o cuenta control.
Se trabajara con los proveedores específicos con los que cuenta la entidad y con los que mantiene
una relación comercial constante.
La presidencia ejecutiva y las direcciones autorizantes velaran que los recursos económicos
destinados para estos fines se manejen austeramente.
CENAS.
Cuando los trabajadores y empleados en general, luego de haber laborado en jornada normal,
tuviese que continuar trabajando por motivos de tareas emergentes y hasta después de las 8:00
p.m. previa autorización del Jefe Inmediato se les concederá el valor asignado para estos casos, el
cual se estipulara a principio de cada año.
5. FLUJOGRAMA
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1.
Solicitud de
refrigerio y/o
almuerzo
2.
3.
4.
Firma del
autorizador del
gasto.
Solicitud del
servicio al
proveedor.
Radicación de
factura
DESCRIPCIÓN
Luego de seleccionado el proveedor
que suministrara los refrigerios y/o
almuerzos, el usuario encargado del
evento, diligenciara el formato de
solicitud de refrigerio, con toda la
información requerida
RESPONSABLE
EVIDENCIA
Funcionario
solicitante.
Formato
diligenciado.
El Director o Jefe de área dará VoB a
la solicitud realizada.
Funcionario
Solicitante
Formato
diligenciado
Funcionario
Solicitante
Formato
diligenciado
Proveedor
Factura Legal
y Formato
diligenciado.
El funcionario enviara al proveedor
el formato diligenciado al proveedor
para el suministro de los refrigerios.
Una vez realizado el evento, el
proveedor deberá radicar la factura
en la recepción de la entidad en las
fechas y horarios establecidos, con el
soporte del formato de solicitud de
refrigerio debidamente firmado por
el funcionario solicitante.
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7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1
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