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A nuestros agentes de transporte
Abril 2013
Tel.: +49 2173 33 47-0
Fax: +49 2173 33 47-211
www.btc-europe.com
[email protected]
Hoja Informativa para nuestros agentes de transporte
Facturación y envío de facturas para el servicio de transporte a cuenta de BTC Europe,
Colonia.
1. Destinatario de la factura
Las facturas por servicio de transporte se deberán enviar a
BTC Europe GmbH
c/o BASF Services Europe GmbH
Entity 0863
10899 Berlín, Alemania
siempre y cuando BTC Europe cargue con los gastos de transporte o el lugar de la
transacción comercial así lo requiera.
2. ¿Qué es lo que se deberá tener en cuenta en la facturación?
El contratante de transporte será, por regla general, BTC Europe, por lo que en todos los
pedidos figurará su número alemán de identificación del IVA.
2.1. Salida de mercancía (ej.: artículos de venta)
2.1.1 Documento de identificación
Impuesto sobre las ventas Número de IVA
o número de IVA.
Cálculo
BTC Europe
Empresa transportista alemana encargada del transporte:
o
nacional DE y toda la UE
Nº de IVA alemán
o
De UE a países terceros y de países terceros a UE
Exento de IVA*
-
o
Dentro de un país tercero
no tributable
-
DE811123091
Empresa transportista no-alemana encargada del transporte:
o
nacional DE y toda la UE
Exento de IVA véase 3.1.
o
De UE a países terceros / de países terceros a UE
Exento de IVA*
-
o
Dentro de un país tercero
no tributable
-
DE811123091
* Será necesario hacer referencia a la exención de impuestos según el art. 4 nº 3a
aa) y bb)
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2.1.2 Datos de factura para identificar el transporte:
o
o
o
o
o
o
o
Nº de transporte SAP R/3 (9 ó 10 cifras)
Peso bruto de pedido de transporte con mercancía embalada, o
peso neto con mercancía sin embalar
Lugar de salida / lugar de entrega (ej.: Ludwigshafen, Krefeld, Amberes)
Lugar de destino con código postal y país
Información de envío en transportes de carga colectiva
Detalles sobre los costes calculados
2.1.3 Documentos adicionales requeridos:
o
Bases de facturación del transporte en caso de gastos extraordinarios o adicionales.
¿Cómo se procede en dichos casos? Todos los costos que no hayan sido
acordados en el momento de adjudicar el transporte a la empresa transportista o
que se produzcan adicionalmente al realizarse el transporte de la mercancía (p. ej.,
por derechos de puesto o por cambios en las disposiciones), tienen que ser
confirmados y aceptados por el departamento pertinente (registro de los costos en
nuestro sistema) antes de su facturación. En el caso de que BTC Colonia o la planta
distribuidora acepte los costos, usted recibirá de su parte, en caso necesario, el
formulario “Bases de facturación del transporte” que tendrá que adjuntar a su
factura. Bajo ningún concepto se permitirá hacer llegar costos adicionales a nuestro
departamento de contabilidad sin previa consulta con nuestro departamento de
distribución.
2.2. Entrada de mercancía (p. ej., materias primas, material de embalaje, devoluciones)
2.2.1 Factura por separado en los siguientes casos:
o Entregas con nº de pedido
o Entregas con centro de costos
o Entregas con referencia al transporte
2.2.2 Datos de factura para identificar el transporte:
o Número de pedido SAP R/3 o centro de costos o número de transporte en caso de
devoluciones
o Peso bruto de pedido de transporte con mercancía embalada, o
o peso neto con mercancía sin embalar
o Lugar de salida con código postal y país
o Lugar de destino / planta distribuidora con nº de construcción
o Detalles sobre los costes calculados
2.2.3 Documentos adicionales requeridos:
o Bases de facturación del transporte y pedido de transporte en caso de devoluciones
¿Cómo se procede en dichos casos? Los costos por concepto de devoluciones
(reclamaciones, rechazo de la mercancía) a ser cargados al grupo BASF deberán
ser aclarados en primera instancia con la planta distribuidora que hizo el pedido. En
el caso de que la planta distribuidora acepte los costos, usted recibirá de su parte,
en caso necesario, el formulario “Bases de facturación del transporte” que tendrá
que adjuntar a su factura. Bajo ningún concepto se permitirá hacer llegar costos
adicionales a nuestro departamento de contabilidad sin previa consulta con nuestro
departamento de distribución.
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3. ¿Cuáles son las aclaraciones o datos adicionales requeridos de inmediato?
3.1. Notas relacionadas con la deuda tributaria
En el caso de empresas de transporte no alemanas se deberá incluir la siguiente
información adicional:
“Según el art. 13 b UStG el receptor de la prestación es deudor(a) tributario(a)”.
3.2. Declaración de exportación relacionada con el impuesto sobre las ventas
Para el transporte al extranjero se debe incluir en la factura el certificado de exportación y el
certificado de transporte.
Empresas de transporte de Alemania y de los Estados de la UE:
“Los envíos incluidos en esta factura, los hemos enviado/transportado a otra zona de la
Comunidad / a terceros países siguiendo sus instrucciones. Le aseguramos haber
proporcionado la información citada anteriormente de buena fe, como podrá verificar mediante
nuestra documentación comercial aplicable en las zonas de la Comunidad” (Sello de la
empresa y firma)
Empresas de transporte de terceros países (que no forman parte de la UE):
“Los envíos incluidos en esta factura, los hemos enviado/transportado a otra zona de la
Comunidad / a terceros países siguiendo sus instrucciones. Le aseguramos haber dado de
buena fe la información antes citada”. (Sello de la empresa y firma)
Independientemente de los requerimientos mencionados en el punto 3, la empresa de
transporte se verá obligada a garantizar a BTC Europe la presentación de certificados de
exportación por separado dentro del plazo de conservación de 10 años dictaminado por la ley.
4. Particularidades a tener en cuenta
4.1. Facturas colectivas
Para que tanto usted como nosotros nos ahorremos trabajo contable, deseamos que haga
facturas colectivas periódicamente. En cada posición de la factura colectiva se deberán
introducir los datos expuestos en el punto 2 y, adicionalmente, la cantidad final por posición (=
transporte). No se deben facturar más de 30 transportes por factura colectiva.
4.2. Particularidades del tráfico aéreo/marítimo:
Existen dos tipos de comprobantes de transporte con el siguiente fin:
1. La primera fase del transporte
2. La fase principal y la fase posterior del transporte
Los costos de transporte generados serán registrados para cada uno de los comprobantes y
por consiguiente tendrán que ser calculados en relación a dichos comprobantes. En dichos
casos se deberá considerar lo siguiente:
1. La fase inicial incluye sólo costos de transporte (sin gastos de trasbordo y de
emplazamiento).
2. La fase principal de transporte incluye el flete marítimo más los suplementos o
descuentos, así como también los costos de trasbordo y emplazamiento.
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4.3. Excepciones en el transporte con contenedores cisterna en las transacciones de
ultramar:
Para los recorridos iniciales en contenedores cisterna en las transacciones de ultramar no se
hará ningún cálculo por separado de los costos de transporte de la fase inicial.
La facturación de los costos de transporte se efectuará exclusivamente haciendo referencia al
comprobante del recorrido principal (modalidad point to point)
5. Indicaciones adicionales para la cooperación
Corrección de posiciones erróneas:
Si después de hacer la facturación usted mismo encuentra algún error, le rogamos que corrija
la posición errónea antes del envío de la factura. Bajo ningún concepto aceptaremos que
usted presente una factura incorrecta con una diferencia en su beneficio
Reclamaciones sin justificación:
Constatamos una y otra vez que departamentos contables nos reclaman el pago de facturas
que nosotros habíamos devuelto por no considerarlas conformes. Esto sucede a menudo en
el caso de filiales con contabilidad central. Asegúrese, por favor, de que el departamento
contable dentro de su filial sea informado acerca de las facturas que puedan no estar
conformes con lo requerido para que sean tomadas en cuenta de forma adecuada por la
contabilidad, con el fin de evitar reclamaciones injustificadas.
Conciliación periódica de cuentas:
También nosotros estamos interesados en una conciliación periódica de cuentas, ya que el
procesamiento de comprobantes antiguos conlleva un trabajo administrativo innecesario. En el
caso de que una factura no haya sido pagada en un plazo de más de seis semanas y usted no
haya recibido noticias nuestras, deberá partir del supuesto de que el original de la factura no
se encuentra en nuestro poder. En tales casos le rogaríamos que nos enviase una copia de la
carta de aviso con todos los documentos anexos necesarios para la comprobación del caso (si
se trata de envíos internacionales, incluya también el certificado de exportación).
Si a BTC Europe le corresponde cubrir los gastos de transporte, sírvase enviar las cartas de
aviso y las copias de las facturas directamente a nuestro departamento de contabilidad
BTC Europe GmbH
c/o BASF Services Europe GmbH
Entity 0863
10899 Berlín, Alemania
Fax: +49 30 2005 566 5553
E-Mail: [email protected]
para evitar mayores retrasos.
Sólo en el caso de cumplir con estos requisitos le garantizamos procesar con prontitud sus
facturas. En caso de incumplimiento, tendremos que devolverle sus facturas sin
contabilizar. Los gastos que esto ocasione correrán a cuenta suya.
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