Daniel Torbellino

A C A D E M I C
I T G S M
4 Junio 2014
IX CONGRESO ACADÉMICO
INTERNACIONAL DE GOBIERNO Y
GESTIÓN TIC
14
¿Puede sobrevivir la TI sin una transparencia en el
coste de los servicios de negocio?
Daniel Torbellino Rubio, VMware
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
1
Speaker Bio & Company Information
v  I hold a Telecommunication degree by UC3M, achieving rank
1st in my class, and an Industrial Policy post-degree by
Zaragoza University.
v  I worked for more than 10 year in IT, holding position such as:
o  Shared IT Infrastructure responsible to Unión Fenosa Group.
o  Service Manager.
o  Head of ITOM Business Development.
v  IT Management Certifications:
o  ITIL V3 Expert, Enterprise Architect TOGAF v9, PRINCE 2 and SCRUM.
o  Technical certification such us VMware Cloud Foundation, BMC CLM,
BMC ITBM, CA SDM, CA Automation and the like.
v  VMware (NYSE:VMW), the industry-leading virtualization software company,
empowers organizations to innovate and thrive by streamlining IT operations.
By virtualizing infrastructure—from the data center to the cloud to mobile
devices—VMware enables IT to deliver services from any device, anytime,
anywhere
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
2
¿Aquí se controla
la innovación?
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
3
¿O Aquí?
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
4
¿El modelo actual de
IT nos puede llevar
lejos?
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
5
Tenemos que
empezar a
gestionar
la IT como un
negocio
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
6
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
7
Cuales son las prioridades de IT para este año*
v  Mejora de los proceso de negocio.
v  Mejora del posicionamiento del
Departamento de TIC.
v  Reducción de costes.
v  Mejora del gobierno.
v  Provisión de TI en la nube
v  Evaluación de outsourcing.
v  Mejora de la gestión de proveedores.
*Fuente Penteo Analisis mercado 2014
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
8
58%
Tiene la percepción de
que “La TI siempre es
Cara”
62%
Piensa que en un
proyecto cloud el
modelo de costes y
chargeback es uno de
los grandes retos.
• *Source CIO connect
75%
TRANSPARENCIA
COSTES
es mas que una
necesidad, es clave
para la relación con el
negocio.
39%
Cree que la TI coloca los
costes de forma aleatoria
De los CEO no llega
a enteder el coste de
los servicios TI y el
valor que aporta al
negocio
¿Por qué una práctica financiera de IT?
¿Cuales son y cuanto
cuestan los servicios
que soportan mi
negocio? Mas “fácil”, ¿y
una cuenta de correo?
¿Que estás haciendo para
mantener el nivel de
servicio en app críticas?
LOB
Server
¿ P e r o l a s m á q u i n a s Team
virtuales no eran gratis?
¿Por qué sois más caros
que Amazon o Azure?
El CEO me ha pedido una
reducción de costes ¿Por
donde empiezo?
¿Racionalización de
aplicaciones?
¿Gestiono la demanada
para reducir la capacidad?
¿Como justifico una
CIO inversión en DC?
¿Como justifico el ROI de
las inversiones de TI?
CFO
of IT
¿Podría tener una forma de
controlar los SLA y el
coste de mis proveedores
*Fuente Penteo Analisis mercado 2014
clave?
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Viaje Transformador a ser un Broker de IT
IT Financial
Management
IT Quality
Management
Transparencia
Bill of IT
Show/Chargeback
Modelado de Costes
Contratos de Servicio
KPIs
Escalation Paths
Planificación
y Control
Planificación
Benchmarking
Niveles de Servicio
Gestión de Proveedores
Validación de Facturas
Optimización
What If Scenarios
Budgeting
Demand Mgmt.
Calidad Vs Costes
In vs. Outsource
Congreso Académico ITGSM14 – Diapositiva
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Un posible rol del CIO: Broker de Servicios
Internal
IT
Private
Cloud
Public
Cloud
External
Vendors
Broker of IT Services
Service
Portfolio
Service Level
& Quality
Demand,
Costs &
Incentives
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Como mostrar el valor siendo un Broker de IT
Analisis Financiero de los factores que intervienens en el coste
y calidad de los servicios para permitir una mejor toma de
decisiones e incremente el valor
Gobierno
Performance Management
Policy Communication
Data Management
Demanda
Relationship Management
Service Level Management
Service Portfolio Management
Proveedores
VALOR
Sourcing & Procurement Strategy
Reliability Management
Resource Management
Finanzas
Contabilidad – del Ayer
Planificación– para mañana
Analizar– para repartir
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Componentes de una gestión financiera de IT
IT Financial Management Covers:
People
Roles required
Organisation structure
Finance staff
Who does what
Process
Product
IT Cost Accounting
Budgeting & Planning
Service Costing
Service Billing &
Pricing
Activity & Time tracking
Data & technology in
use
Data sources &
integration
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Tipos de Coste desde un punto de vista simpre
Costes
Directos
Costes
Indirectos
•  Direct costs are those that can be directly related to a service
•  They can be easily traced in a cost effective manner - e.g.
software licenses for an application
•  An indirect cost is related to a service but harder to trace to an
individual or specific service
•  Indirect costs have to be spread over a number of services using
an allocation strategy – e.g. total datacenter utility costs can be
allocated using space or usage if available
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Asignación de costes…muy simple
Tipo de Coste
Coste Directo
E.g. cost of software
license to provision a
Service
Asignación
de costes
Cost Object
Trazar Costes
100% direct cost
Service
Coste Indirecto
E.g. cost of network
equipment to access a
Service
Distribución
de Costes
e.g. based on # of ports
per device used by the
Service
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Estrategias para el reparto de costes
Posibles Estrategias
Porcentajes
Distribución
Equitativa
Pesos
Basado en
Datos
Allocate by %
distribution
Equally %
distribution – less
accurate and easier Divide NW cost by #
services
Total cost of service
divided by cost
allocation base
Allocations based on
actual data
Híbrido – El más comun debido a la diferente naturaleza de los servicios
y casos de uso
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Solventando los gaps en la información
v Identificar la información disponible
v Identificar que datos faltan
v Establecer un plan o un proceso para cubrir esas faltas
v Añadir datos tomados de las fuentas
Analyse and
identify data
gaps
Initiate a
plan to fill the
gaps in the
data source
Identify data
sources to fill
the gaps
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Modelo de madurez de ITFM según VMware
Madurez
Reaccionario
Fundamental
Enfocado
Avanzado
Líder
Personas
No Dedicated
Function
Partially Formed
ITFM Function
Established
ITFM Team
Visible &
Influential
Business Architects
for CIO & CFO
Procesos
Nothing
Documented
Budgeting Focus
Limited
Integration
Integrated Across
Business
Continual
Improvement
Build each Cycle
Inconsistent and
Duplicate Data
Limited Critical
Gaps
Single Source
Trusted Source
Manual
Manual
None perceived
Siloed
Datos
Tecnología
Valor
Automated with
Automated with
basic data sources key data sources
Respected
Organization
Partnering
Organization
Key to Decision
Making
Value Perceived
Financial Management Maturity
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Incrementarmos el valor al incrementar capacidad
Reactionary
Foundational
Focused
Advanced
Leading
Value
Bill Of IT
Total Cost of
Ownership
Demand Mgmt
(Consumption)
Service Costing
Benchmarking –
High Level
Dashboards
(High Level)
Cost
Optimization
Chargeback /
Showback
Rate Volume
( Allocation)
Analysis
Cost Analysis
Unit Rate
(Transactional)
Trending
Tailored
Reporting
Benchmarking –
Service and Market
Based
Dashboards
(Persona)
One-Size Fits
All Reporting
Basic
Financials
Capability Maturity
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El valor está en los servicios…de negocio
Enterprise Goods/Services
Peanut Butter Crunchy, Cars, Glue, Hospice, Mutual Funds, etc.
Company Consumer
Ultimate company service/product sold to
consumers
Business Services
Business Unit Executives
Represent standard functions performed by all
companies. “Billed” to business units and
described in business terms
Manage
Corp Mgmt, Company Relations, Customer Relations , Partners
Develop
•  Innovation
•  Engineering
Design
•  Solution Dev
Sell
•  Marketing
•  Contracts
Support
•  Materials
•  Technical
Fulfill
•  Logistics
•  Manufacturing
Enable
HR, Tax, Information Mgmt, Finance, Facilities
IT Management Services
IT Managers and Executives
•  PMO
•  Leadership
•  Security
•  Risk
•  App Dev
•  Web Dev
Services that are “optional” to utilize, have external
competition or for performance measures
Infrastructure or “Core” Services
IT Functional or Service Managers
“Core” IT technology is shared by all other services
•  Disaster Recovery
•  Asset Mgmt
•  Financial Mgmt,
etc.
Compute
UNIX, Windows, Linux, etc.
Connectivity
Data, Voice, etc.
Storage
Tape, Optical, SAN, etc.
Data Structure
DBA, Oracle, etc.
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¿Como repartir los costes?...por servicios
General
Ledger
Technical
Services
IT
Organization
Services
Business
Services
Business
Units
By Gb
Hardware
Software
Labour
Other
IT Cost
Centre
Storage Storage
Email
Email
?FTE
Repartir los costes en
base a actividades:
ABC
?
Hardware
Software
Labour
Other
Mailboxes
Desktops
IT Cost
Centre
Servers Servers
Desktops
Users
ERP
Hardware
Software
Labour
Other
IT Cost
Centre
ERP
Network
CRM
CRM
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Modelo de costes basado en servicios (SCP)
§  Es un marco de trabajo que buscar
poner en el centro el valor de IT.
§  El modelo SCP es la piedra angular
para gestionar la IT como un negocio.
§  Establecer un modelo de costes
basado en servicios
§  Permite discutir la mejor estrategia
Cost Model
Diagram
Allocation
Strategy
Classification
Strategy
Assumptions &
Guidelines
para la distribución de costes
§  Permite una mejor clasificación de los
elementos y componentes.
§  Consigue tener una mejor relación con
el departamento financiero.
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Procesado de costes basado en servicios (SCP)
Œ
Finance Manager
Supporting
Roles
Define
Service-based
Cost
Allocation
Strategy
Establish
Service-based
Cost Model
IT Financial
Manager
Ž
’
‘Cost
Service Owner
Service
Pricing &
Billing
Service Costs
Tracking &
Management
Capex /
Opex
Yes
Tenant Operations
Lead
Fixed
Admin
Define &
Catalog
the
Service
“
Discuss &
Document IT
Cost
Classification
Develop
Servicespecific Cost
Structure –
Packages /
Tiers
Perform
Service Cost
Calculation &
Analysis
Indirect
Agreed by
Stakeholders
IT Managers
Service Owners

Variable
Service Cost
Elements &
Drivers
Classification
IT Financial
Manager

Apply service
based cost
allocation
rules
Direct
No
Other Relative
Service Owners
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Automatizar el proceso es clave para madurar
IT & Cloud
Financial
Management
IT
Benchmarking
Modules
Service
Quality IT
Management
Foundation - ETL
IT
Benchmarking
& Cloud Financial
Management
•  Cost Modeling
•  Showback
•  Budget Tracking
•  Planning & Forecasting
•  Objective Evidence
•  Functional Peers
•  Many Metrics
Service
Quality
Management
•  Service Levels
•  Vendor Accountability
•  Business Impact of IT
Modules
Foundation
•  Data Collection &
Validation
•  Security
PPM/PSA
Storage
IT Monitoring
•  3rd Party Connectors
•  Data Import/Export
Service Desk
CMDB
•  IT Cost
Modeling
•  Analytics
GL, COA &
Expenses
Public
Cloud
•  Observation
Engine
•  Scalability
Private
Cloud
SharePoint, Internal Cost Models,
Apps, Vendor Invoices…
25
*Gartner 2014-02_gartner_itom_vendor_evolution_255256
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25
¡ Muchas gracias !
Contact details:
Daniel Torbellino Rubio
• Email: [email protected]
• Web: http://www.vmware.com/products/itbm-suite
• Twitter: @Dani_Torbellino
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