Instrucción de retirada de material en desuso

Instrucción de retirada de material en desuso

RECTORADO
c/ Ancha, 16
11001 - CADIZ
GESTION DEL EQUIPAMIENTO EN DESUSO POR LA UNIVERSIDAD
DE CADIZ.
INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTO.
El presente documento tiene por objeto normalizar el proceso de retirada del material que
por cualquier motivo ya deja de ser útil para la Unidad usuaria del mismo, así como procurar su
correcta gestión teniendo en cuenta la funcionalidad potencial que pueda tener para el resto de la
comunidad universitaria, o bien, para su enajenación mediante cualquiera de los procedimientos
establecidos al efecto por la Universidad.
1.- PETICION DE RETIRADA DE MATERIAL.
La petición de retirada de material podrá ser DEFINITIVA o PROVISIONAL.
A) RETIRADA DEFINITIVA.
Por retirada DEFINITIVA de enseres se entiende la petición que se realiza desde la unidad
usuaria de los mismos por falta de utilidad para los fines para los que fue adquirido,
obsolescencia, deterioro, etc.
La retirada definitiva implica que la unidad manifiesta su desinterés por dicho material,
quedando a disposición de la Universidad para adjudicar un nuevo destino. Todo mobiliario que
sea retirado definitivamente de su Unidad deberá contar con la baja temporal en el Inventario
General de la UCA, ya que la baja definitiva será centralizada, según la normativa vigente de
Inventario
La retirada definitiva comprenderá dos posibilidades:
a) Almacenamiento para reasignación.
El almacenamiento por la Universidad para su posterior aprovechamiento y uso por
otras unidades, o almacenamiento provisional, si se estima que a pesar de su falta de utilidad
presente o futura para la Universidad, puede ser enajenable mediante subasta, adjudicación
directa, cesión,...
El material se guardará en el almacén, identificado y catalogado, para su oferta al resto
de la comunidad. El catálogo estará a disposición de los usuarios en la página Web del Area
de Economía.
b) Traslado del material de desecho al vertedero municipal.
Se considera DESECHO a cualquier tipo de mobiliario, maquinaria y equipamiento en
general cuyo evidente estado de deterioro descarte la posibilidad de uso tanto por la UCA
como por cualquier otro usuario ajeno a ella. También se considerará desecho aquel resto de
obra, instalación, montaje y todo tipo de elemento que por sí solo carezca de funcionalidad y no
sea calificado por el Servicio de Mantenimiento como "repuesto".
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Las retiradas al vertedero se realizarán de forma centralizada mediante 3 convocatorias
anuales, con posibilidad de una extraordinaria si así se estima necesario, repartidas entre los
meses de enero, junio y septiembre. Estas convocatorias se anunciarán por el Servicio de
Gestión Económica y Contrataciones con un mes de antelación aproximadamente a su
realización, para la mejor organización de la recogida.
B) RETIRADA PROVISIONAL.
Por retirada PROVISIONAL de enseres se entiende el traslado de enseres y
almacenamiento de los mismos a petición de la unidad usuaria, a causa de obras o
acondicionamiento de espacios para actividades extraordinarias, volviendo posteriormente a la
unidad usuaria.
Esta petición de retirada provisional llevará asociada una fecha de devolución del
material si se conoce a priori, o una estimación de la misma si no es posible su concreción.
Una unidad podrá solicitar la retirada provisional de un material cuando no se motive por los
casos anteriores, durante un tiempo máximo de 3 meses y por una sola vez, conservando sus
derechos sobre éste. A partir de este momento, si no es retornado, pasará a considerarse
como retirada definitiva por lo que se solicitará a la Administración competente la baja
temporal y quedarán los enseres a disposición del resto de la comunidad universitaria.
2.- PROCEDIMIENTO.
La gestión de estos traslados se realizará desde el Servicio de Gestión Económica y
Contrataciones, que será a quien competa la organización y coordinación de la recogida de los
distintos enseres.
Las peticiones de retirada de material se realizarán en el modelo establecido al efecto y en
el cual se cumplimentarán los siguientes extremos:
UNIDAD SOLICITANTE
Nombre del Centro, Departamento, Area, Servicio,...que lo solicite.
MATERIAL/ENSERES
Se detallará el material de que se trate, número de inventario, unidades, estado de
uso, retirada provisional o definitiva, dimensiones o peso aproximado, si éstos no
fueran usuales, así como la necesidad de desarmarlo o no.
El mobiliario se entregará TOTALMENTE VACÍO de contenido.
LUGAR DE RECOGIDA
Sitio en el que se encuentra el material al retirar.
PERSONA, TELEFONO Y CORREO ELECTRONICO DE CONTACTO
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FECHA Y FIRMA
La petición sólo podrá ir firmada por el responsable de la Unidad, es decir,
Vicerrector, Decano, Director, Director de Departamento, Director de Gabinete,
Director de Area, Jefe de Servicio, Coordinador de Servicio o persona en quién
éstos deleguen.
DILIGENCIA DEL JEFE DE ADMINISTRACIÓN
En el caso de la retirada definitiva del material, el impreso irá firmado por el Jefe
de Administración de la Unidad correspondiente, haciendo constar que los números
de inventario correspondientes al material relacionado han sido dados de baja,
indicando la fecha en que se ha producido.
Los certificados de baja de los elementos permanecerán en la Administración como
soporte de la petición.
3.- EQUIPAMIENTO
NORMAS DE USO.
ÚTIL DISPONIBLE. ALMACEN. FUNCION Y
En el almacén central se guardará todo aquello previsto anteriormente en el apartado de
RETIRADA DEFINITIVA y que no tenga la consideración de DESECHO. El Servicio de Gestión
Económica y Contrataciones efectuará la ordenación y control de las entradas y salidas de
material.
En el almacén se guardarán:
• Mobiliario y equipamiento de todo tipo calificado como útil.
• Material del Servicio de Mantenimiento que no pueda ser almacenado por éste por sus
especiales características.
• Material cuyo destino sea la enajenación mediante cesión, venta...
• Equipamiento de almacenamiento provisional, según la definición de la normativa.
No se almacenarán en ningún caso:
- archivos o documentos.
- Papel en general (manuales, impresos, libros, carteles, etc. ),
en particular,
excedentes de cartelería, folletos y demás material de imprenta cuya finalidad haya
caducado.
- Todo material que entre en la definición de "desecho" dada anteriormente.
- Cualquier otro que desde el Vicerrectorado de Infraestructuras y Recursos se considere
como no susceptible de guarda.
El equipamiento técnico (fotocopiadoras, fax, ordenadores...) que sea calificado como
servible y cuya retirada se solicite por la unidad usuaria, se ofertará previamente a todas las
unidades por si fuera de su interés, y así evitar su almacenamiento y posible deterioro por falta de
uso en el almacén. El material que no sea solicitado se procederá a su guarda en espera de
destino.
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Anualmente se realizarán revisiones por el Servicio de Gestión Económica y Contrataciones
para estimar la conveniencia de la permanencia en almacén del material existente según las
posibilidades de su aprovechamiento.
3.1.- PETICIONES
El material disponible se reasignará por el Vicerrectorado de Infraestructuras y Recursos.
Las solicitudes se cursarán a través del Servicio de Gestión Económica y Contrataciones mediante
correo electrónico a la dirección [email protected] , indicando el número de registro del
material, descripción, unidad solicitante, destino para el que se solicita y persona de contacto.
Por el mismo medio se comunicará a cada solicitante el resultado de su petición.
3.2.- VISITAS AL ALMACÉN.
El mobiliario disponible en el almacén se podrá visitar en el horario en que se encuentre
abierto, previa comunicación mediante correo electrónico al Servicio de Gestión Económica y
Contratación para su comunicación al Auxiliar de Servicio encargado de la vigilancia y seguridad
del local, que no permitirá el acceso a personal no autorizado previamente.
PETICION DE RETIRADA PROVISIONAL O DEFINITIVA DE MATERIAL
UNIDAD SOLICITANTE:
PERSONA DE CONTACTO:
TELEFONO:
E-MAIL:
LUGAR DE RECOGIDA:
TIPO DE RETIRADA:
DEFINITIVA
PROVISIONAL.FECHA ESTIMADA DE
DEVOLUCION (MÁX. 3 MESES):
FECHA DE RETIRADA:
UNIDS.
Nº INVENTARIO Y DESCRIPCION
TAMAÑO
/PESO
1
(INDICAR SI ES NECESARIO DESMONTAR)
DILIGENCIA para hacer constar que en con fecha ___________________
han causado baja temporal los números de inventario que corresponden a
los elementos relacionados arriba, a petición de la Unidad usuaria.
EL JEFE DE ADMINISTRACION
ESTADO DE USO (marcar con una X
SOLO EN CASO DE RETIRADA
DEFINITIVA): 1.- SERVIBLE
2.- EN FUNCIONAMIENTO PERO
OBSOLETO (SÓLO EQUIPOS)
3: AVERIADO CON REPARACION
4: INUTIL POR DETERIORO
EL
2
3
__________________________
Fdo.: ____________________________
Fdo.:
4
(A CUMPLIMENTAR POR
CONTRATACIONES)
FECHA
DESTINO