REFERENCIAS COMPUESTAS

REFERENCIAS
COMPUESTAS
Instructivo
Capítulo 1.
Referencias Compuestas
Opción que define todos y cada uno de los productos
que se compran y se venden , que ingresan y salen del
Inventario, produciendo una utilidad. Una referencia
compuesta es aquella que se compone de diversas
referencias simples, ejemplo de ellas, puede ser una
ancheta que se compone de diferentes referencias
simples como puede ser vino, galletas, enlatados, entre
otros.
TEMAS:
1. Adicionar una referencia compuesta
2. Buscar una referencia compuesta
3. Editar una referencia compuesta
4. Eliminar una referencia compuesta
VIDEOS EN:
www.vimeo.com/apolosoft
5. Trucos de manejo
Sección 1
Adicionar una referencia
compuesta compuesta
ADICIONAR UNA REFERENCIA COMPUESTA
Para crear una nueva referencia compuesta ingrese por la opción
parámetros/referencias, oprima la tecla [INSERT] o el botón [+] que
se encuentra en la barra de navegación y configure los siguientes
campos según las necesidades de la empresa:
Código
Código
Código Alterno
Descripción
Código opcional utilizado como otra forma de
identificar la referencia, este código puede
emplearse para adicionar el código de fábrica del
producto.
Descripción detallada de la referencia.
Nombre Corto
Descripción abreviada de la referencia,
especialmente utilizado para realizar reportes ó
configuraciones de las tirillas.
Localización física de la referencia, en este campo
se podrá especificar el número de stand o bloque
donde se encuentra ubicado el producto.
Descripción
Tiempo
Define la cantidad de días que se demora el
producto en llegar a las bodegas después de
realizar el pedido, útil para la rutina de rotación de
inventarios.
Costo
Valor de compra de la referencia, útil para crear las
primeras listas de precios.
Precio
Precio de venta de la referencias, útil para crear las
primeras listas de precios.
Peso
Campo donde se indica el peso del producto.
Alto
Campo opcional que define otra característica del
producto, indicando su longitud. La empresa elige
la unidad de medida que más se le adecue para
manejar un estándar.
Ancho
Campo opcional donde se adiciona la medida o
tamaño a lo ancho u horizontal del producto.
Fondo
Campo donde se indica la profundidad del
producto.
Es el identificador único de la referencia
Nombre de la
Referencia
Ubicación
Código
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Campo
Descripción
Medida
Rastreo
Unidad de tiempo que el sistema tomará para realizar
el rastreo y facturación correspondiente al alquiler de
equipos y maquinaría. Esta unidad puede ser: hora,
minutos, segundos, día o unidad. En caso de no
manejar la rutina de rastreo, se debe asignar a dicha
referencia la opción ‘NO’.
Valoriza
Se activa para las referencias de tipo producto, el cual
indica al Sistema que puede Valorizar el Inventario con
el fin de obtener el promedio ponderado según el costo
de la mercancía, para ello es indispensable que no
existan cantidades negativas. Para el caso de las
referencias, de Gastos ó Servicios este campo debe ir
inactivo.
Costea
Se activa para las referencias de tipo producto, dicho
campo, permite que el sistema realice el Juego de
Inventarios; es decir, la transacción contable mediante
la cual se realiza un débito a la cuenta del costo de
venta acreditando el inventario por el valor del costo de
la mercancía vendida, siempre y cuando el documento
en el que se esté realizando el movimiento tenga
activado el atributo ‘Costea’ y ‘Afecta’.
Saldos
Define que la Referencia debe afectar saldos de
Inventario, con el fin de controlar sus movimientos de
entrada y salida. En caso contrario, significa que la
Referencia es un Servicio o un Gasto y por
consiguiente no se debe tener un control de
existencias.
Alterna
Representa la unidad de medida adicional de un
producto, su función es proporcionar otro tipo de
control de inventario.
Campo
Descripción
Ensamble
Define si la referencia se compone o no de
productos simples, esta es una de las
condiciones que requiere el sistema tener activo
si se necesita emplear la opción de ensamble ó
despiece. Para las referencias compuestas este
atributo debe estar activo.
Lote
Al activar este campo se le está indicando al
sistema que al momento de realizar una
transacción, solicite el código del Lote de
vencimiento al cual corresponde la referencia.
Serial
Código físico único que está implícito por cada
producto y que tiene como finalidad identificar la
Referencia para efectos de Garantía. Al realizar
el movimiento con una referencia que tenga el
atributo seriales activo, el sistema activará la
opción de Seriales donde se ingresa: el Serial,
que es un código que trae el producto, y los días
de garantía, que son el plazo para el cubrimiento
de la misma.
Categoría
Utilizada para los productos donde son la misma
Referencia con igual costo y precio; pero posee
otras características o clasificación, como
ejemplo están las prendas en un almacén de
ropa donde se pueden definir categorías por
color y por talla. En Movimiento Gestión, cuando
se realice una transacción con una Referencia
que maneje “Categorías”, el sistema mostrará
una casilla adicional para digitar el código de
dicha categoría.
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Campo
Bloquea
Esquema
Descripción
Si la referencia ya tiene asignado el esquema de
impuestos, retención y contabilización, al tener
activa esta opción y ejecutar la rutina de histórico
de esquemas, el sistema conservará los esquemas
ya asignados manualmente, de lo contrario, el
sistema permitirá asignar automáticamente los
esquemas a un grupo de referencias.
Nota
Descripción detallada de la Referencia donde
libremente se puede escribir información de ésta u
otros datos que no se tengan predefinidos.
Foto
Archivo en formato imagen tipo *.jpg y *.jpeg; que
identifica al producto y puede emplearse en un
catálogo ó portafolio. Para adicionar una fotografía
a la Referencia ubíquese en la ficha y en modo de
edición o modificación (F2); dar contra click en el
campo y seleccionar la opción “Cargando” para
subir el archivo. Con ayuda del explorador de
archivos se carga la foto y se da click en abrir para
incluir la foto en la información.
Línea
Medida
Esq Impuesto
Código de la Línea a la cual pertenece la referencia
según su clasificación o características. Las líneas
se deben crear previamente en el módulo
Parámetros / Referencias / Líneas.
Código de la unidad de medida de la Referencia
tomada por el sistema al momento de registrar las
cantidades de entrada y salida del Inventario. Las
unidades de medida se deben crear previamente
en el módulo Parámetros / Referencias / Medidas.
Código del Esquema de impuestos que debe
calcular automáticamente la referencias en el
momento de realizar una transacción de Compra o
Venta. Debe crearlo previamente en el módulo
Esquemas / Esquema impuestos.
Campo
Descripción
Esq Retención
Código del Esquema de retención que debe
calcular automáticamente la referencia en el
momento de realizar una transacción de Compra o
Venta. Debe crearlo previamente en el módulo
Esquemas / Esquema retenciones.
Esq Contable
Código del esquema contable que el sistema tiene
en cuenta para realizar los movimientos contables
propios de la referencia relacionados con la
compra, venta, costeo y ajuste. Debe crearlo
previamente en el módulo Esquemas / Esquema
Contable.
Esq Alterno
Código del esquema contable alterno que el
sistema toma para realizar la contabilización de la
referencia cuando en el movimiento se usa la
bodega parametrizada con esquema 2, así el
sistema no contabilizara por el esquema principal
sino por el esquema secundario (Ejemplo:
contabilización a realizar en la bodega de
mercancía en consignación, donde afecta una
cuenta diferente a la 14 de inventario). Debe
crearlo previamente en el módulo Esquemas /
Esquema Contable.
Activa
Define como su nombre lo indica si la referencia
esta o no disponible para realizar transacciones.
CRM
Método de
Prorrateo
Define como su nombre lo indica si la referencia
esta o no disponible para realizar transacciones.
Campo que sólo puede contener dos valores:
Cantidad o Valor, es la configuración que tomará el
sistema para realizar el respectivo análisis de
costos, con esta característica el sistema define la
forma como calculara el % de participación de
dicha referencia. Lo ideal es usar el mismo método
por todos los productos.
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Finalmente guarde la referencia con la tecla [F3] o el botón de aceptar cambios.
Después de tener creada la referencia de ensamble pase a configurar las referencias simples que componen el producto de ensamble. Ingrese por
Parámetros/Ensambles, donde encontrará todas las referencias que tienen activo el atributo ensamble, al momento de ingresar a esta ventana el
sistema cargará aquellas referencias que tienen activo dicho atributo. Con clic derecho ubicado en la pestaña referencias encontramos dos
funciones claves que se describen a continuación:
Función
Imagen 1.1 Funciones
Descripción
Reconstruir
El sistema valida que las referencias que tienen activo
el atributo ensamble tengan asignados componentes
válidos, es decir, que tenga asignado referencias
simples que componen el producto de ensamble.
Validar
El sistema verifica que no existan referencias
circulares, es decir, que una referencia de ensamble
no se esté llamando a si misma o si se maneja
ensamble multinivel, es decir, cuando una referencia
de ensamble contenga otras que también son
ensambladas no se llamen en el mismo ensamble.
Imagen 1.2 Maestro de productos con ensamble
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Después de tener creadas las referencias simples y la referencia compuesta que maneja el atributo ensamble, pase a definir las referencias simples
que componen el producto ensamblado. Estando ubicado en parámetros/ensambles/pestaña productos, ubíquese en el producto al cual se le van
a adicionar sus componentes y a mano izquierda ubíquese en la opción ‘Materiales’ y configure los siguientes campos:
Código
Descripción
Referencia
Es el identificador único de la referencia
compuesta.
Despiece
Es el identificador único de la referencia simple
que compone el producto de ensamble.
Descripción del Descripción detallada de la referencia simple que
despiece
compone el producto de ensamble.
Cantidad
Unidades de la referencia simple que compone el
producto de ensamble.
Finalmente guarde los componentes del producto de ensamble con la tecla [F3] o el botó de aceptar cambios.
Imagen 1.3 Materiales que componen el producto de ensamble
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Sección 2
Buscar una referencia
compuesta
BUSCAR UNA REFERENCIA
Para buscar una referencia se puede realizar de dos maneras: Desde la pestaña filtro dígite mínimo 5 caracteres bien sea el código o el nombre de
la referencia.
Imagen 1.2 Buscar una referencia
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O haga uso de la búsqueda incremental, estando ubicado en el campo código ó nombre y digitando el mismo, hasta encontrar la coincidencia
completa.
Imagen 1.3 Ejemplo búsqueda incremental
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Sección 3
Editar una referencia compuesta
EDITAR UNA REFERENCIA
Para editar una referencia utilice la tecla [F2], ubíquese en el campo que se requiere modificar, cambie el atributo correspondiente, si es el caso con
el mouse o la barra espaciadora para marcar y desmarcar. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3]. Recuerde si la referencia ya tiene
movimiento, el sistema no permitirá modificar sus atributos.
Imagen 1.4 Editando el nombre de una referencia
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Sección 4
Eliminar una referencia
compuesta
ELIMINAR UNA REFERENCIA
Para eliminar una referencia utilice la tecla [SUPR] o el botón [-], ubíquese en la referencia que se requiere eliminar. Es importante resaltar que el
sistema solo permite eliminar aquellas referencias que NO se hayan parametrizado en cualquier otra opción del sistema.
Imagen 1.5 Eliminando una referencia
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Sección 5
Trucos de manejo
TRUCOS DE MANEJO
• Las referencias pueden ser productos, servicios ó gastos.
• La ventana de referencias puede ser moldeada con los campos requeridos por el usuario.
• A cada una de las referencias se le debe asignar un esquema de impuestos, esquema de retención y esquema contable.
• Sólo se pueden borrar referencias que no estén configuradas en otra opción del sistema o que no tengan movimiento.
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