informe preliminar de auditoria - Contraloría del Estado Táchira

Transcripción

Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 1-20-14
Auditoría Administrativa Presupuestaria
Oficina Regional de Información y Comunicación (ORIC)
Ejercicio Fiscal 2013
OFICINA REGIONAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (ORIC)
Identificación y Características del organismo auditado.
Esta Oficina, conforme al Manual de Organización, Normas y procedimientos tiene por objetivo
la dirección, planificación, coordinación, agrupación y control de las políticas comunicacionales
y de promoción institucional que le competen al Gobernador o Gobernadora del Estado,
respetando siempre los lineamientos de trabajo orientado hacia el enaltecimiento de la labor del
Ejecutivo Regional y su pueblo.
En cuanto a los recursos financieros asignados y aprobados, cabe señalar que su actividad
programática dentro de la Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Públicos para el período
auditado, corresponde al Sector 09: Cultura y Comunicación Social, Programa 0902: Servicios
de Información Regional, Unidad Ejecutora: Oficina Regional de Información y Comunicación
(ORIC), siendo asignados recursos presupuestarios por Bs. 13.479.090,48; ajustados producto de
las modificaciones presupuestarias a Bs. 14.849.388,46, comprometidos Bs. 13.885.677,57, para
una disponibilidad al 31-12-2013 de Bs. 963.710,89
Alcance y Objetivo de la Actuación.
La actuación fiscal se efectuó conforme a las Normas Generales de Auditoría de Estado y la
misma se orientó hacia la evaluación de los procedimientos administrativos, presupuestarios,
financieros y legales efectuados por la Oficina Regional de Información y Comunicación ORIC, en el proceso de selección de proveedores correspondiente al ejercicio fiscal 2013. Para
lo cual fueron objeto de revisión y análisis los procedimientos realizados a través de la
Coordinación Administrativa en la ejecución de los recursos presupuestarios asignados y
aprobados a las partidas 4.02.00.00.00 “Materiales, Suministros y Mercancías”, 4.03.00.00.00
“Servicios No Personales” y 4.04.00.00.00 “Activos Reales” cuyo monto de contratación
ascendió a la cantidad de Bs. 10.514.439,83 para la adquisición de bienes y prestación de
servicios bajo la modalidad de consulta de precios, así como la evaluación de las adquisiciones
efectuadas mediante solicitudes de pago directo. En tal sentido fueron objeto de revisión
mediante muestra selectiva cincuenta y nueve (59) órdenes de pago por un monto de Bs.
2.844.186,65; es decir, el equivalente al 27% del presupuesto comprometido. Por otra parte se
verificaron las modificaciones presupuestarias de las partidas descritas anteriormente.
“Hacia la transparencia de la Gestión Pública”
Para lo cual fue objeto de evaluación, los aspectos administrativos, presupuestarios, financieros y
legales efectuados por la ORIC en el Proceso de Selección de contratistas bajo la modalidad de
consulta de precios, para la adquisición de bienes y prestación de servicios.
Observaciones relevantes.
1. Se evidencio sobre la muestra examinada de catorce (14) solicitudes de pago directo emitidas por
la Oficina Regional de Información y Comunicación –ORIC para la adquisición de bienes y
servicios, que la misma no realizó el requerimiento ante la Unidad Contratante para efectuar el
proceso de selección de contratistas; observándose que por sus montos debieron ser sometidos a
la modalidad de Consulta de Precios, situación contraria a lo establecido en el Reglamento de la
Ley de Contrataciones Públicas, en el Capítulo I Disposiciones Generales, el cual señala en su
artículo 2, Definiciones; Por otra parte la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control fiscal en el Capítulo II, Del Control Interno artículo 38
numeral 5,asi como a lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y
del Sistema Nacional de Control Fiscal, en el Título II Del Sistema Nacional de Control Fiscal,
en el Capítulo II Del Control Interno, en su artículo 39; de igual forma la Ley de Reforma
Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, en el Capítulo V Consulta de Precios, artículo 73,
numeral 1 sobre Procedencia de la Consulta de Precios, esta situación tiene su origen en
debilidades de control por parte de los niveles directivos y gerenciales de la oficina auditada
relativos a la no aplicación y vigilancia en el cumplimiento de la normativa legal que regula el
procedimiento de adquisición de bienes y prestación de servicios, conforme lo establece la Ley de
Contrataciones Públicas y su reglamento, trayendo como consecuencia que las contrataciones
otorgadas no permitieron la escogencia de ofertas más ventajosas para el Estado, en atención a
los principios de publicidad y competencia, afectando los principios de transparencia y legalidad
de las operaciones realizadas como objetivos del control interno.
2. Se constato en la muestra examinada sobre 20 procesos de contratación de bienes y servicios por
un monto de Bs. 355.620,39 que la Oficina Regional de Información y Comunicación ORIC
como unidad usuaria, no determino las ventajas económicas y técnicas como actividad previa,
para la selección de proveedores de bienes y servicios por la modalidad de consulta de precios,
contraviniendo lo indicado en el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, en el
Capítulo I Disposiciones Generales, en su artículo 2, Definiciones; así como también lo
reflejado en el Decreto Nº 407 Publicado en Gaceta Oficial Numero Extraordinario 4286 del 29
de Julio de 2013, en su artículo Nº 7 y 8; esta situación se deriva a debilidades de control,
concernientes a la falta de supervisión y seguimiento por parte de la Oficina Regional de
Información y Comunicación ORIC, como unidad usuaria en la determinación de las actividades
previas a la selección de los proveedores de bienes y servicios, conforme a la normativa legal que
regula la materia, ocasionando que los procesos efectuados no cumplieron con el requisito sobre
las ventajas económicas y técnicas afectando los principios de economía, eficiencia y legalidad y
por ende la posible adquisición de bienes o servicios que no reúnan con las especificaciones
técnicas requeridas acordes a las necesidades de la unidad solicitante.
3. Se evidencio sobre la muestra examinada que la Oficina Regional de Información y
Comunicación ORIC, no exigió en la administración del contrato de las adquisiciones de bienes y
prestación del servicio por un monto de Bs. 216.693,99 el cumplimiento de la fecha de entrega de
los bienes o finalización del servicio, de acuerdo a los plazos establecidos en las invitaciones,
contraviniendo las invitaciones efectuadas a las empresas seleccionadas para participar en la
contratación de bienes y servicios, en lo relativo a la OFERTA ECONOMICA, en su numeral
10; y la Ley de Contrataciones Públicas en su Titulo V “DE LA CONTRATACION”,
CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION, en su artículo 95
Control del Contrato; esta situación se deriva a debilidades concernientes a la falta de
supervisión, seguimiento y control por parte de la Oficina Regional de Información y
Comunicación ORIC, en lo relativo al cumplimiento de los lapsos establecidos entre las partes,
para la entrega de los bienes o servicios; generando retrasos en la entrega de los mismos
afectando la operatividad de las dependencias y/o unidades solicitantes y por ende los principios
de transparencia, eficiencia y legalidad.
Conclusiones
Luego de efectuada la evaluación y verificación del cumplimiento de las disposiciones legales,
sublegales y reglamentarias aplicables en los procedimientos administrativos, presupuestarios y
legales realizados por la Oficina Regional de Información y Comunicación- ORIC en el proceso
de selección para la adquisición de bienes y prestación de servicios bajo la modalidad de
consulta de precios, se evidencio que la misma no formuló el requerimiento ante la Unidad
Contratante, ni determinó las ventajas económicas y técnicas, como Unidad Usuaria responsable
de efectuar las actividades previas a la contratación; ocasionando que estas situaciones se hayan
efectuado en contravención al marco legal y sublegal que las regula establecido en la Ley de
Contrataciones Públicas y su Reglamento.
En relación a la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones administrativas y
financieras efectuadas en las contrataciones mediante la modalidad de Consulta de Precios de
los créditos presupuestarios asignados a las partidas presupuestarias 4.02.00.00.00 “Materiales,
Suministros y Mercancías”, 4.03.00.00.00 “Servicios no Personales” y 4.04.00.00.00 “Activos
Reales”, se evidencio que la oficina auditada no realizo el seguimiento y control en la entrega de
los bienes o culminación del servicio, de acuerdo a los plazos contractuales establecidos en los
diferentes procedimientos de selección y contratación, incumpliéndose con las condiciones
establecidas en la administración y control del contrato, así como con la normativa interna que
las regula dictada por Poder Ejecutivo Regional mediante Decreto
Recomendaciones
1.
Establecer mecanismos de control interno, relativos a normas y procedimientos en atención al
Decreto emito por el Poder Ejecutivo Regional que permitan realizar una adecuada supervisión,
seguimiento y control en la aplicación de la normativa legal que regula el procedimiento de
selección de bienes y prestación de servicios, específicamente en las actividades previas que le
competen como Unidad Usuaria conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas
y su Reglamento, en preservación de la transparencia de las operaciones realizadas a fin de
permitir la escogencia de ofertas más ventajosas para el Estado, y por ende apegadas a los
principios de transparencia y legalidad que deben prevalecer en la gestión publica.
2.
La Oficina Regional de Información y Comunicación ORIC, deberá establecer mecanismos de
supervisión, seguimiento y control en el cumplimiento de la normativa legal que regula la
administración del contrato en lo relativo a la observancia de los lapsos establecidos entre las
partes, para la entrega de los bienes o servicios; garantizando la operatividad de las
dependencias y/o unidades solicitantes y por ende los principios de transparencia, eficiencia,
oportunidad y legalidad, como objetivos del control interno.
Lcdo. Ernesto Fidel Ávila Urbina
Auditor III

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