CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE
GESTIÓN DE APOYO
Código: AP-GA-CA01
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Nombre del Proceso
Tipo
Gestión de Apoyo
Apoyo
Responsable del proceso
Director Administrativo y Financiero
Alcance
Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de todos los procesos y culmina con
la provisión de los mismos de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
Objetivo
Planificar, gestionar, suministrar y controlar para satisfacer de manera oportuna las
necesidades de recursos requeridos por las diferentes dependencias internas y las
instituciones con las cuales se establezcan alianzas.
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
PROVEEDORES
ENTRADAS
Plan
Necesidades.
de
Todos los procesos.
ACTIVIDADES
SALIDAS
PLANEAR
Proyecto
de
Presupuesto.
Determinar las necesidades de
los recursos físicos, financieros, de
talento humano , tecnológicos y
de la información.
USUARIOS
MEN.
Consejo
Superior.
Entidades públicas
y privadas.
Proyección
de
generación
de
Recursos propios.
Comunidad
general.
Lineamientos
presupuestales.
Plan
de
capacitación.
Todos
procesos.
PDI 2008 -2011.
Acuerdo
distribución
Proveedores de
bienes
y
en
Política
y
HACER
Planes
de
compras y de
mantenimiento
de
Contraloría.
los
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Objetivos
Calidad.
de
Asignación
presupuestal
Estatuto
presupuestal,
administrativo,
docente y
de
contratación.
Solicitudes
requisición
bienes
y
servicios
de
de
o
Régimen
Contabilidad
Pública.
Distribución presupuestal.
presupuestal.
servicios.
Ejecución
de
las
etapas
precontractual, contractual y
postcontractual para la ejecución
de los planes de adquisiciones de
bienes y servicios, capacitación y
mantenimiento.
Registros
Presupuestales.
Partes
interesadas.
Convocatorias.
Contaduría.
Comunidad
académica.
Gestión del Talento Humano.
Contratos con y
sin formalidades
plenas.
Custodia de los bienes muebles e
inmuebles.
Situaciones
Administrativas.
Custodia y gestión de los recursos
financieros.
Informe de Caja
y Bancos.
Reconocimiento y Revelación de la
Información financiera.
Informe
de
Ejecución
Presupuestal.
Servicios de biblioteca.
Lineamientos
para rendición de
cuentas.
Estatuto
Tributario.
Estados
financieros.
Servicios de laboratorios.
Soporte
técnico,
informático.
apoyo
Gestión, telemática.
Informes
de
retroalimentación
de desempeño del
personal.
Informes
evaluación
desempeño.
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de
de
Necesidades de
personal y de
mantenimiento.
Gestión jurídica.
al
de
del
de
ACTUAR
Acciones
preventivas.
correctivas
de
de
Conceptos
jurídicos.
VERIFICAR
Seguimiento y
Medición
cumplimiento de los planes
compras, de capacitación
talento
humano
y
mantenimiento.
Rendición
Cuentas.
Evaluación
proveedores.
y
Ajustes al plan
de compras, de
capacitación y de
mantenimiento
Informes
de
nivel
de
ejecución de los
planes
de
compras,
de
capacitación y de
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mantenimiento.
Informes
de
seguimiento
a
los indicadores
de Gestión.
Plan
de
mejoramiento
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA
AMBIENTE DE TRABAJO
Recurso humano competente:
Director Administrativo, jefe de
compras y almacén, tesorera, jefe de
recurso humano, contador, jefe de
presupuesto, asesor jurídico, jefe de
biblioteca, jefe de telemática, jefe de
laboratorios
y
jefes
de
mantenimiento,
auxiliares
de
servicios.
Oficinas, equipos de computo,
bodega,
vehiculo,
sumadoras,
escritorios, archivadores, sillas,
laboratorios, bibliotecas, talleres,
software.
De acuerdo a lo establecido por las
normas de seguridad industrial.
REQUISITOS APLICABLES POR CUMPLIR
DOCUMENTOS APLICABLES
LEGALES
Procedimientos
CPC, Ley 30/92, Decretos 1279/02, 2502/98, 2772/05,
770/05, 2539/05, Ley 23/82, Ley 598/00, y sus decretos
reglamentarios.
Procedimiento de
Administrativos
contratación.
De
Empleados
Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y Servicios.
Resoluciones 222/06 y 555/06.
Procedimiento contable.
Decreto extraordinario 624/89 y sus reglamentarios.
Procedimiento de Servicios de biblioteca.
Procedimiento para mantenimiento locativo y de equipos.
INSTITUCIONALES Estatutos de
Contratación,
presupuestal, docente y administrativo, Manual de
procesos y procedimientos para contratación
Procedimiento de programación Semestral de Salas de
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Acuerdos 026/05 y 032/06.
Informática
Resoluciones 429/00, 016/06, 012/07, 032/08.
Procedimiento de Contratación de Docentes Ocasionales
Procedimientos de Capacitación
NORMA
Procedimiento para Terminación de Relación Laboral
4.1, 4.2.2, 4.2.3, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.3, 7.4, 7.4.1,
7.4.2, 7.4.3, 8. 2.3, 8.4, 8.5.
Procedimiento de Registro de
Transferencias y Recursos Propios
Ingresos
por
Procedimiento de Elaboración de Auto Liquidación de
Planilla Única de Seguridad Social y Parafiscales
Procedimiento para el Préstamo de Equipos de Ayudas
Audio Visuales
Procedimiento para La Gestión Ética
Procedimiento para El Mantenimiento Preventivo de
Equipos de Computo
Procedimiento para La Ejecion de Presupuesto de
Ingresos y Gastos
Procedimiento para Elaboración de Cartas Laborales
Procedimiento de Atención a Usuarios de Las Salas de
Informática
Procedimiento Para La Contratación de Docentes
Ocasionales en Periodo de Receso
Procedimiento de Novedades de Nomina de Empleados
Procedimiento de Gestión de Recursos
Procedimiento para Desembolsos
Procedimiento para
Vinculación de Empleados
Administrativos de Libre Nombramiento y Remoción
Procedimiento para
Sociales
La Liquidación de Prestaciones
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Procedimiento para Servicios de Laboratorio
Procedimiento para Mantenimiento de Planta Física
Procedimiento para la Realización de Copias de
Seguridad ( BACKUP )
Procedimiento para Inducción y Reinducción del
Personal Administrativo y Docente
PARÁMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
DENOMINACIÓN
Eficacia de gestión de apoyo
Nivel de percepción del usuario de insumos
Nivel de percepción de los usuarios de servicios
FÓRMULA
Compromisos del proceso
solicitados al proceso * 100
cumplidos/compromisos
Encuesta de satisfacción del usuario de insumos en cuanto
a oportunidad, pertinencia
Encuesta de satisfacción de los usuarios de servicios de
biblioteca,
laboratorios,
audiovisuales,
salas
de
informática.
1. Financieros
1.1 Eficiencia
1.2 Porcentaje de ejecución presupuestal.
1.1 Presupuesto ejecutado/# de actividades realizadas
según plan de acción
1.2 Recursos ejecutados/recursos presupuestados * 100
1.3 Eficacia en gestión de recursos propios
1.4 Ejecución de egresos
1.3 Recursos propios
proyectados * 100
recaudados/recursos
propios
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1.4 Egresos causados/egresos programados * 100
2. Adquisición de bienes
2.1 Ejecución plan de compras
2.1 plan de compras
programado * 100
ejecutado/Plan
de
compras
2.2 Efectividad de las adquisiciones
2.2 Requerimientos satisfechos/requerimientos solicitados
*100
3. Talento Humano
3.1 Costos laborales
3.1 Servicios laborales totales/# total de estudiantes
3.2 Costos laborales docentes
3.2 Servicios laborales personal docente/# total de
estudiantes
3.3 Costos laborales no docentes
3.3 Servicios laborales personal no docente/# total de
estudiantes
3.4 Número de docentes en tiempo completo equivalente
3.4 Número calculado a tiempo completo
(grupos de interés)
3.5 Relación docente/no docente
3.5 Servicios laborales personal docente tiempo completo
equivalente/ Servicios laborales personal no docente
3.6 Cumplimiento plan de capacitaciones
3.7 Efectividad de las capacitaciones
3.6
Capacitaciones
programadas * 100
realizadas/
Capacitaciones
3.7 Promedio evaluación desempeño actual – promedio
evaluación desempeño año anterior/Promedio evaluación
de desempeño año anterior * 100
4. Telemática:
4.1 Infraestructura Tecnológica (IC-6)
4.2 Infraestructura tecnológica (IC-5)
4.3 Cobertura equipos de cómputo
5. Biblioteca
4.1 # de computadores según nivel de actualización de
computadores
4.2 # de centros de datos (DATA CENTER) para el
manejo de la información
4.3 # total de equipos de cómputo en salas/# total de
estudiantes
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5.1 Eficiencia tecnológica
5.2 Eficiencia en infraestructura física
5.3 Eficiencia de las colecciones
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5.1# de equipos de cómputo en biblioteca/ # total de
estudiantes
5.2 Total m2 construidos para biblioteca/ Total de usuarios
5.3# de volúmenes/ # de usuarios
5.4 Eficacia en el servicio
5.4 Total préstamos/ Total solicitudes recibidas
5.5 Cobertura
5.5 Total usuarios atendidos
5.6 Incremento en la capacidad de préstamo
5.6 Préstamos en la actualidad – Préstamos del año
anterior / Préstamos del año anterior * 100
6. Infraestructura
6.1 IC-3 Área de los espacios físicos construidos 6.1 Área de espacios físicos construidos diferenciados
disponibles para las actividades universitarias misionales según actividad
y de apoyo administrativo.
6.2 Eficiencia espacio físico construido
6.3 Ampliación de la planta física
6.2 Área de espacio físico construido/ # de estudiantes
6.3 # de metros cuadrados nuevos construidos por año
6.4 Eficacia en el mantenimiento planta física
6.5 Efectividad del mantenimiento preventivo
6.4# de mantenimientos preventivos de planta física
realizados / # de mantenimientos preventivos de planta
física programados
6.5 # de mantenimientos correctivos actuales - # de
mantenimientos correctivos año anterior/ # de
mantenimientos correctivos año anterior * 100
7. Laboratorios
7.1 Eficacia en el servicio
7.1 # de servicios atendidos/ # de servicios solicitados
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RIESGOS DEL PROCESO
RIESGO
QUE SE HACE PARA EVITAR
QUE SUCEDA
A QUE LE HACE MEDICIÓN
Ver Mapa de Riesgos.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versión
Versión:01
Firma
Nombre
Cargo
Fecha de aprobación
Descripción
Elaborado por:
Revisado Por:
Aprobado por:
Juan De la Cruz Mosquera
Floresmiro Murillo
Hinojosa
Representante de la
Dirección
María Carmela
Quiñones Góngora
Rectora
Director Administrativo y Financiero