Código de ética y conducta - EMV Convertidora

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CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA
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PO-CERH-001
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8/10/2014
EMV CONVERTIDORA
CÓDIGO DE ÉTICA
Y CONDUCTA
0
Aprobado para su Difusión y Aplicación
A
Editado para revisión cruzada
Revisiones
Octubre 2014
Septiembre 2014
JCCS
ARC
MML
Fecha
Elaboró
Revisó
Aprobó
P á g i n a 1 | 12
Aurelio Ramos Chávez
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8/10/2014
CONTENIDO
1
2
3
4
5
CONFIDENCIALIDAD Y USO DE LA PRIVACIDAD
…………...
3
1.1
Que es información confidencial
………………
3
1.2
Seguridad y uso de información confidencial
………………
3, 4
CONFLICTO DE INTERESES
………………
4
2.1
Relaciones familiares y relaciones cercanas
……………...
4,5
2.2
Regalos, comidas y otras gratificaciones
………………
5,6,7
2.3
Soborno y/o extorsión
………………
7
CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGLAS LOCALES
………………
7
3.1
Ley antimonopolio y de competencia
………………
8
3.2
Empleo y ley laboral
……………...
8,9
3.3
Leyes ambientales
………………
9
RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS
………………
10
4.1
Relación con los clientes y términos de las
negociaciones
………………
10,11
4.2
Relación con los proveedores y términos de las
negociaciones
……………...
11
4.3
Relación con el gobierno
………………
11,12
………………
12
ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y
CONDUCTA EMV CONVERTIDORA
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Documento N° :
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1.
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CONFIDENCIALIDAD Y USO DE LA PRIVACIDAD
1.1.- QUE ES INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Se entiende por información confidencialidad cualquier información no publicada de
manera oficial referente a la compañía, sus subsidiarias filiales, sus directivos, grupos de
interés, operaciones, actividades, planes, inversiones y estrategias.
La siguiente se considera, en forma enunciativa y no limitativa, información confidencial o
privilegiada:
Información contable y proyecciones financieras, fusiones, adquisiciones, asociaciones,
planes de expansión y planes de negocio.
Operaciones con valores y financiamientos.
Políticas y prácticas comerciales y operativas.
Controversias judiciales o administrativas.
Cambios organizacionales.
Investigación y desarrollo de nuevos productos.
Información personal de los empleados de EMV CONVERTIDORA.
Propiedad intelectual e industrial, tal como secretos industriales, marcas registradas,
patentes y derechos de autor.
Listados de clientes y proveedores, estructuras y políticas de precios.
1.2.- SEGURIDAD Y USO DE INFORMACION CONFIDENCIAL
En EMV CONVERTIDORA
respetamos los derechos e intereses de privacidad de la
información personal de todos nuestros empleados y de las partes interesadas de nuestra
empresa. Tenemos el compromiso de tomar las medidas adecuadas para proteger su
información personal del acceso no autorizado. Cuando recopilamos, usamos y procesamos
información personal, nuestra política es manejarla de manera responsable y de acuerdo
con las leyes correspondientes.
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Los empleados que manejan información de otros deben:
Actuar de acuerdo con la ley aplicable.
Actuar de acuerdo con todas las obligaciones contractuales pertinentes.
Reunir, usar y procesar dicha información únicamente con fines comerciales legítimos.
Limitar el acceso a la información a aquellos quienes tienen un fin comercial legítimo
para ver la información.
Tener cuidado de evitar la revelación no autorizada.
2.
CONFLICTOS DE INTERESES
En EMV CONVERTIDORA tenemos la obligación de actuar con honestidad y ética, buscando
siempre la protección de los intereses de la compañía. Por lo que se debe evitar situaciones que
signifiquen o
pudieran significar un conflicto entre intereses personales y los de nuestra
compañía.
En seguida se te brinda una orientación sobre cómo evitar conflictos de interés reales o posibles
en ciertas situaciones. Si tuvieras dudas o preguntas sobre una situación, consulta con tu gerente.
2.1.- RELACIONES FAMILIARES Y RELACIONES CERCANAS
El personal de EMV CONVERTIDORA no debe participar ni influir directa o
indirectamente en los requerimientos, negociaciones y procesos de decisión con clientes o
proveedores con quienes tenga una relación familiar, o algún otro interés distinto a los de
EMV CONVERTIDORA, por el que pueda obtener beneficios personales.
Si tienes un familiar o amigo que desempeñe un puesto gerencial de alto nivel o que tenga
una participación financiera en una empresa que desee hacer negocios con nosotros, tienes
un posible conflicto de intereses. Probablemente sería difícil ser objetivo e imparcial si
estuvieras involucrado en facilitar negocios con nosotros para tu familiar o amigo. Incluso si
tuvieras cuidado en permanecer objetivo, parecería ante otros que te condujiste con
favoritismo.
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Si es imposible evitar hacer negocios con un familiar o amigo, deberás retirarte de toda
función de toma de decisiones relacionadas con la transacción y revelar por completo la
naturaleza de la relación a tu gerente, quien decidirá entonces cómo proceder. Incluso si tú
no tomas decisiones, no deberás influir ni dar la impresión de influir en la situación. Lo más
importante es que la transacción se realice de una manera que no dé un tratamiento
preferencial al amigo o familiar. Si la situación comprende una transacción significativa que
es importante para EMV CONVERTIDORA, es posible que el Comité de Auditoría deba
dar su aprobación previa por escrito.
Las decisiones del personal pueden llegar a ser complejas en los casos en los que un
empleado y un gerente sean parientes o tengan una relación personal estrecha fuera de la
oficina. Es posible que surja un conflicto de intereses cuando tú y un familiar o una persona
con la que tenga una relación personal estrecha comparten una relación de supervisión
directa o indirecta en EMV CONVERTIDORA
Debes evitar toda relación de mando vertical con una persona que sea tu pariente o con la
que tengas una relación personal significativa. Debes revelar tal relación de supervisión a tu
gerente de Recursos Humanos.
2.2.- REGALOS, COMIDAS Y OTRAS GRATIFICACIONES.
Bajo ningún motivo se deberá aceptar o dar cortesías de ningún tipo que comprometan, o
den la apariencia de comprometer nuestro proceso de decisión de alguna negociación
actual o futura. Está prohibido condicionar o buscar condicionar una negociación a cambio
de algún regalo, atención o cortesía.
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Regalos, servicios y otras cortesías de parte de clientes, proveedores, consultores o
proveedores de servicio actuales o futuros son aceptables sólo cuando sean otorgados con
fines legítimos de negocio.
Regalos
No acepte regalos a cambio de realizar algo o hacer promesas para un cliente o
proveedor.
No pida regalos a un cliente o proveedor.
No acepte regalos en efectivo o equivalentes, por ejemplo, tarjetas de regalo.
No acepte regalos mayores a un valor modesto. Ejemplos de regalos aceptables
incluyen un lapicero o una camiseta con logotipo o una pequeña canasta de
regalo en las fiestas de fin de año.
Pueden aceptarse los presentes de valor simbólico, por ejemplo trofeos y
estatuillas que tengan inscripciones en reconocimiento de una relación comercial.
Los regalos o descuentos ofrecidos a un grupo importante de empleados como
parte de un acuerdo entre la Empresa y un cliente o proveedor pueden aceptarse
y utilizarse según lo previsto por el cliente o proveedor.
Comidas y atenciones
No acepte comidas u otro tipo de atenciones a cambio de realizar algo o hacer
promesas para un cliente o proveedor.
No pida comidas u otro tipo de atenciones a un cliente o proveedor.
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Usted puede aceptar comidas y otro tipo de atenciones ocasionales de clientes y
proveedores si al evento asiste el cliente o proveedor y los costos involucrados
son acordes a las costumbres locales para las comidas y atenciones relacionadas
con el negocio, Por ejemplo, las comidas de negocios habituales y la asistencia a
los eventos deportivos locales, en general, son aceptables.
2.3.- SOBORNO Y/O EXTORSIÓN
Un soborno o cohecho consiste en un delito cuando un funcionario público acepta o exige
algo de valor para concretar una acción u omitirla.
Bajo ningún motivo está permitido el soborno y/o la extorsión. Si alguna persona en la
empresa está siendo objeto de soborno y/o extorsión en sus relaciones de trabajo, dentro
o fuera de la organización, debe reportarlo de inmediato. De igual manera, cuando se
conozca el caso de una tercera persona de la empresa que esté siendo objeto de alguna
clase de extorsión y/o soborno, es
nuestra responsabilidad reportarlas a nuestro
Departamento Legal.
3.
CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGLAS LOCALES
En EMV CONVERTIDORA nos dedicamos a conducir todas las actividades de negocio con los
más elevados estándares éticos.
El cumplimiento de las leyes aplicables es parte fundamental de nuestros Valores corporativos, los
empleados de EMV CONVERTIDORA tenemos la responsabilidad de informar a nuestro
Departamento Jurídico o sobre cualquier práctica comercial indebida, sea actual o potencial, de la
que tengamos conocimiento, así como consultar con nuestro Departamento Legal en caso de que
tener alguna duda sobre una práctica o actividad específica.
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3.1.- LEY ANTIMONOPOLIO Y DE COMPETENCIA
La mayoría de los países tienen leyes antimonopolio y de competencia, diseñadas para
mejorar y proteger la competencia libre y justa, tenemos la obligación de cumplir con estas
leyes.
A grandes rasgos las leyes antimonopolio y de competencia por lo general abordan una
amplia gama de prácticas, entre ellas.
Comunicación o acuerdos entres competidores, particularmente relacionados con
precios o condiciones de venta.
Participación en una asociación de la industria o en un organismo de creación de
normas.
Fusiones y adquisiciones, así como empresas conjuntas u otro tipo de colaboraciones.
Asignaciones de clientes, productos o territorios.
Acuerdos de exclusividad.
Ciertas restricciones o acuerdos de asociación con proveedores o clientes.
3.2.- EMPLEO Y LEY LABORAL
Tenemos el compromiso de proporcionar un entorno de trabajo seguro y de calidad a
nuestros empleados. Es nuestra política acatar todas las leyes y reglamentos de empleo y
laborales, lo que incluye:
Cumplir todos los requisitos de no discriminación.
Mantener un ambiente en donde las personas no sean objeto de ningún acoso o
abuso físico, sexual, psicológico, verbal o visual.
Respetar todas las restricciones correspondientes sobre el número máximo de horas de
trabajo que los empleados pueden trabajar por ley.
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Pagar a los empleados al menos el salario mínimo que exige la ley local y brindar
todas las prestaciones obligatorias por ley.
Garantizar que no se utilice mano de obra forzada, obligada por contratos no
rescindibles u obligada por deudas.
Exigir el requisito de edad mínima para trabajar conforme a la ley local.
Ofrecer un programa de salud y seguridad que se ajuste a las mejores prácticas de las
organizaciones de nuestro ramo, con el fin de reducir al mínimo el número de lesiones
y enfermedades ocupacionales.
3.3.- LEYES AMBIENTALES
EMV CONVERTIDORA se compromete a cumplir con todas las leyes y reglamentos
ambientales pertinentes. Tenemos la intención de brindar un lugar de trabajo seguro y
saludable, proteger el medio ambiente, conservar la energía y recursos naturales y evitar la
contaminación mediante la aplicación de prácticas de gestión y tecnologías adecuadas.
Nuestras operaciones están apegadas a una serie de requisitos reglamentarios relacionados
con el uso, almacenamiento, descarga y eliminación de sustancias químicas peligrosas
usadas durante nuestros procesos de fabricación. También se nos exige cumplir con ciertos
reglamentos sobre el contenido de sustancias peligrosas. Además, revisamos nuestras
prácticas y procedimientos de manera regular para responder a los cambios de acuerdo a
las circunstancias y mejorar continuamente nuestro desempeño.
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RELACIÓN CON GRUPOS DE INTERÉS
4.1.- RELACIÓN CON LOS CLIENTES Y TÉRMINOS DE LAS NEGOCIACIONES
El propósito de EMV CONVERTIDORA es ser la mejor opción para sus clientes, es por eso
que tiene con ellos un trato de profesionalismo e integridad, al tiempo que les suministra
servicios y productos de calidad, oportunamente y en el lugar acordado.
Siempre negocie honestamente con los clientes, proveedores y consumidores y trátelos con
honestidad y respeto:
No participe en prácticas desleales, engañosas o confusas.
Presente siempre los productos de la Empresa de la manera honesta y directa posible.
No ofrezca ni prometa o brinde nada a un cliente o a un proveedor a cambio de
obtener una ventaja inapropiada para la Empresa.
Selección de mercados
Al escoger a sus clientes y/o mercados, con excepción de restricciones legales, EMV
CONVERTIDORA no establece diferencias discriminatorias de ningún tipo, sino que
selecciona sus mercados en base a criterios estrictamente de negocio. La discriminación
ilegal es una violación a nuestro Código y a las leyes de libre competencia, por tal motivo
dichos actos no serán tolerados. Si eres testigo o sospechas de cualquier discriminación
ilegal en contra de un cliente o mercado reporta la situación inmediatamente a
tu
Departamento Jurídico.
Relación con clientes:
Promovemos entre nuestros clientes el cumplimiento de las estipulaciones de este
Código de Ética y Conducta y recomendamos que estos desarrollen sus actividades
bajo el marco de las leyes vigentes. Por tal motivo, en caso de que identifiquemos que
un cliente está involucrado en actos ilegales o no éticos, pudiera resultar en la
terminación de la relación.
Compromisos con clientes:
Nos comprometemos totalmente a brindar un trato a los clientes en el que, por un
lado, se distingan la integridad y el profesionalismo y, por otro, se excluya la
arrogancia.
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Para crear y mantener esta confianza y credibilidad entre EMV CONVERTIDORA y sus
clientes, tenemos como principio comprometernos con sólo aquello con lo que
podamos cumplir cabalmente. Ahora bien, si por circunstancias imprevistas no resulta
posible concretar el compromiso contraído, es obligación de la persona involucrada
informar a su jefe inmediato y al cliente.
Honestidad en argumentos de ventas
Garantizamos que todas nuestras promociones y argumentos de ventas que usamos
en esta empresa estén libres de información falsa en relación a la disponibilidad, fecha
de entrega o calidad de nuestros productos, así como de los términos de venta,
incluyendo el pago. Debemos promocionar nuestros productos y servicios de manera
honesta y precisa. Emplear prácticas engañosas o deshonestas es una violación a
nuestro Código de Ética y nuestros valores, y no será tolerado.
4.2.- RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES Y TÉRMINOS DE LAS
NEGOCIACIONES
Nuestros proveedores contribuyen de manera significativa a nuestro éxito. Para crear un
ambiente en donde los proveedores quieran trabajar con nosotros, ellos deberán tener la
confianza de que serán tratados de una manera legítima y ética. Nuestra política consiste
en comprar suministros basados en la necesidad, calidad, servicio, precio, términos y
condiciones. Los contratos celebrados con los proveedores podrán contener restricciones
sobre ventas si dichas restricciones han sido específicamente aprobadas y revisadas por el
Departamento Jurídico para asegurar su cumplimiento con las leyes antimonopolio
correspondientes. Buscamos que las relaciones con nuestros proveedores se manejen
siempre con transparencia, de modo que les aseguremos igualdad de oportunidades,
respeto e integridad
4.3.- RELACIÓN CON EL GOBIERNO
En ocasiones requerimos interactuar con funcionarios de distintos gobiernos. Esta esta
interacción debe apegarse a los principios y valores promovidos por nuestra empresa,
haciendo especial énfasis en la honestidad y el respeto
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En general, no ofrezca nada a un funcionario de gobierno, ya sea directa o indirectamente,
a cambio de un trato favorable. Debe obtener la aprobación previa del asesor legal de la
Empresa antes de proporcionar algo de valor a un funcionario gubernamental. Asegúrese
de que dichos pagos estén registrados debidamente en la cuenta correspondiente de la
Empresa.
Anti-soborno
Un soborno consiste en dar u ofrecer algo de valor a un funcionario gubernamental
para influir en una decisión discrecional. Algunos ejemplos de sobornos incluyen un
pago a un funcionario gubernamental para favorecer una decisión de otorgar o
continuar relaciones comerciales, influir en el resultado de una auditoría o inspección
gubernamental o influir en la legislación fiscal o de otra índole. Otros pagos a los
funcionarios gubernamentales también pueden constituir sobornos en algunas
jurisdicciones.
Contratación de funcionarios gubernamentales
La Empresa puede contratar funcionarios gubernamentales para prestar servicios que
tienen un fin comercial legítimo y que no se oponen con las funciones del funcionario
gubernamental, por ejemplo contratar un oficial de policía fuera de servicio para
brindar seguridad en un evento de la Empresa. Todas esas decisiones deben ser
aprobadas por anticipado por el asesor legal de la Empresa.
5.- ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMV CONVERTIDORA
El Código de Conducta Empresarial está diseñado para asegurar la uniformidad en cómo los
empleados se comportan dentro de la Empresa y en sus negociaciones fuera de ella. Los
procedimientos para tratar las violaciones potenciales al Código fueron desarrollados para
asegurar la uniformidad en el proceso en toda la organización.
Ninguna serie de normas puede contemplar todas las circunstancias. Estos procedimientos
pueden variar según sea necesario, para cumplir con la ley local o un contrato.
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