Política de Entidad Legal de Viajes

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Política de Entidad Legal de Viajes - Daimler Colombia S.A.
General
Perfil de Política
Título Corto
Política No.
Fecha Ultima Revisión
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Aprobación
Periodo de Vigencia
Resumen
Política de Viajes de Daimler Colombia S.A.
D 1853.0
Esta política aplica a todos los empleados de:
- La Entidad Legal Daimler Colombia S.A. (4920)
- La Sede o Centro Colombia.
Juan Pablo Manotas; Mathias Held; Francisco Pardo: 7/27/2011
Valido desde: 8/1/2011
Valido hasta: 12/31/2015
Esta Política tiene como finalidad reglamentar los
procedimientos relativos a viajes y servicios ejecutados fuera de
la sede, cuando son realizados por cuenta y orden de Daimler
Colombia, por sus dirigentes, empleados, visitantes o invitados.
Responsabilidad
Tópico
Número de Páginas
Documento de Política: 17, Anexos: 3
Contacto
Responsable de Política
Administrador
Lista de Distribución
Documentación
Juan Pablo Manotas - Daimler Colombia S. A. (4920) (LAA)
Juan Pablo Manotas - Daimler Colombia S. A. (4920) (LAA)
Olga Sanchez - Daimler Colombia S. A. (4920) (IT/FC)
Esta política se encuentra documentada en "Empresa/ Acuerdos
y Directrices/ Enterprise Regulation Database (ERD)" en el
portal del empleado Daimler.
Anexo 1: Formato de Solicitud de autorización de viaje, anticipo
y tiquetes aéreos.
Anexo 2: Formato de Requisición de cheque.
Anexo 3: Informe de Gastos de viaje y representación.
IC - Código de Conducta.
COE - Código de Ética.
A 16.1 – Política Corporativa Global Travel Policy.
Otros
Documentos
Anexos
Otras Regulaciones
Aplicables
Cambios respecto a la
versión anterior
Los directivos de las áreas afectadas por esta política son responsables por el conocimiento y cumplimiento
por parte de los empleados a su cargo. Los empleados tienen la obligación de familiarizarse por su cuenta con
el contenido de esta política así como por el cumplimiento de la misma.
Política de Viajes Daimler Colombia S.A. - “D 1853.0” – Vigencia de 8/1/2011 a 12/31/2015
- 1/17 Cuidado! La impresión de esta política puede estar desactualizada. Por favor, verifique si ésta es la versión vigente.
1 Propósito
El propósito de esta política es reglamentar los procedimientos relacionados a los viajes ejecutados fuera
de la Sede, cuando son realizados por cuenta y orden de Daimler Colombia S.A., por sus dirigentes,
empleados, visitantes o invitados.
2 General
Los viajes de negocios representan un factor de costo importante para la empresa, y por tanto, serán
programados y realizados sólo cuando sea absolutamente necesario. Para minimizar los costos de viaje,
alternativas, tales como tele-conferencias o video-conferencias deben utilizarse preferiblemente.
Los viajes de negocios por más de un funcionario al mismo tiempo, al mismo destino y por la misma
razón, serán evaluados de manera crítica, evitándolos si es posible.
En interés de la conservación del medio ambiente, los viajeros serán responsables por planificar sus
viajes teniendo en cuenta el control de la contaminación, es decir, dando prioridad a medios de
transportes más respetuosos con el medio ambiente, tal como la selección de viajes en tren sobre los
viajes en avión, aunque en todo caso, se tendrá en cuenta el impacto de los tiempos y costos del viaje.
Esta directriz hace referencia a la Política Corporativa A16.0 Global Travel Policy, que se basa en el
principio de eficiencia económica y la racionabilidad de los gastos de la compañía, y así mismo en la
seguridad de los empleados de Daimler durante sus viajes. Esta establece los requisitos estándar
aplicables en todo el grupo y las especificaciones para los viajes de negocios que se aplican de manera
obligatoria a todos los empleados de Daimler en todo el mundo, dentro del marco de la política de viajes
específica de cada país y específica de cada compañía.
Cualquier desviación de esta política por una razón o circunstancia particular deberá ser autorizada por
escrito por el Presidente. Los empleados no podrán autorizar sus propias desviaciones.
Las desviaciones sin excepción deben ser presentadas por escrito a la agencia de viajes antes de la
reserva de los servicios, y a su vez, deben registrarse en los Reportes de Gastos de Viaje.
No se permiten autorizaciones de desviaciones de la aplicación general de esta política.
Los gastos derivados de los fines de semana o días festivos en el plazo de un viaje de negocios correrán a
cargo de Daimler Colombia S.A. siempre y cuando estén de acuerdo con los criterios y las normas
establecidos en esta política.
Siempre se debe restringir los gastos de viajes a lo estrictamente necesario.
3
Roles y Responsabilidades
3.1
Global Travel Management
Daimler AG Global Travel Management determina la estrategia y los estándares del proceso de viajes de
negocios y establece los requisitos para la gestión de proveedores.
En particular, esto incluye la decisión sobre las agencias de viajes, las herramientas de reserva en línea y
los proveedores de tarjetas de crédito en todo el mundo.
Sólo las agencias de viaje aprobadas por Global Travel Management pueden ser utilizadas debido a que
cumplen con los requisitos del grupo respecto a la protección de datos y seguridad del grupo.
3.2
Compañías / Países
Los cambios en las políticas locales de viajes que desarrollan normas y estándares globales más
liberalmente (Por ejemplo: Por razones de seguridad), deberán ser pre-aprobados por Global Travel
Management, quién se podrá en contacto con el correspondiente grupo funcional al respecto.
Posterior a la que la política local de viajes haya sida firmada por el Presidente, deberá presentarse a
Global Travel Management para su control y aprobación.
3.3
Empleados
Todos los empleados deben cumplir con las normas y estándares en la política local de viajes.
La compañía pagará ó reembolsará a los viajeros todos los gastos razonables y necesarios incurridos
durante la realización de las funciones oficiales de la compañía. La Secretaria del área, los funcionarios
que viajen y sus supervisores, serán los responsables por mantener los costos al mínimo necesario y
deberán adoptar las medidas para minimizar los costos sin sacrificar el propósito del viaje (por ejemplo: el
uso de medios de transporte seguros y más baratos, reducción del tiempo del viaje, etc.)
Los empleados deben mantener un apropiado registro de sus gastos (con documentos originales) y deben
seguir el respectivo proceso para su legalización.
Agencia de Viajes
3.4
La selección de la agencia de viajes y la definición de las políticas para su gestión se establecen por parte
de Global Travel Management. Estas estrategias y estándares definidos por Global Travel Management
requieren agencias de viajes para llevar a cabo los procesos de reserva de los servicios (tiquetes aéreos,
tiquetes de tren, hoteles, alquiler de vehículos, etc.) para los viajes de negocios realizados por los
funcionarios, de acuerdo con las disposiciones descritas en este documento.
Los viajeros quienes eleven la categoría desde los estándares establecidos de viaje, por razones de tipo
personal, deben realizarlo de manera particular, sin la participación de la agencia de viajes o la compañía,
y asumiendo sus costo.
4
Proceso de Viaje
4.1
Autorización de viaje
Anualmente, cada Vicepresidencia realizará la planeación de sus necesidades de viaje y determinará la
partida presupuestal destinada al cubrimiento de los gastos de viaje y representación requeridos en
desplazamientos nacionales e internacionales de sus funcionarios, para lo cual definirá el destino y el
intervalo de fechas en que se realizarán.
Se autorizarán gastos cuando se lleven a cabo en desarrollo de actividades de trabajo en representación
de la Compañía. Tanto para viajes nacionales e internacionales, la aprobación estará a cargo del
Vicepresidente de Área y Presidencia. Para los viajes del Presidente, se requiere visto bueno del
Vicepresidente Financiero.
El Presidente y los directivos de la compañía mantendrán contacto regular con sus supervisores, en
relación con sus requerimientos de viaje.
Toda solicitud y aprobación de gastos de viaje tendrá en cuenta la disponibilidad presupuestal de la
Vicepresidencia a la que pertenezca el funcionario. Cada Vicepresidencia será la responsable de controlar
la ejecución del presupuesto de viaje, en caso de haberse agotado, deberá gestionar su consecución con
la Vicepresidencia Financiera.
El monto de los gastos de viaje se determinará de acuerdo al nivel del cargo del funcionario, de la
siguiente forma:
• E3 y E4: Presidente y Vicepresidentes.
• E5: Gerentes y Jefes.
• Soporte Cuello Blanco: Coordinadores y Asesores Comerciales.
• Soporte Cuello Azul: Personal Técnico y Soporte Administrativo.
Las fechas de los viajes deberán ser informadas con anticipación a la Secretaria de cada Vicepresidencia,
quien se encargará de gestionar la aprobación del viaje, tramitar los anticipos y efectuar las reservas
correspondientes, mediante el formato “Solicitud de autorización de viaje, anticipo y tiquetes aéreos” (Ver
Anexo 1), en que se especificarán los datos del funcionario, el motivo del viaje, las fechas y el trayecto del
viaje. Este trámite debe estar previamente autorizado por Presidencia.
No se autorizará un nuevo viaje a un funcionario que a la fecha de la solicitud de aprobación no haya
efectuado la legalización de viajes anteriores. Sólo en casos excepcionales, se deberá justificar y su
autorización estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera.
4.2
Reservas
La Secretaria de área será la responsable de realizar todas las reservas (pasajes aéreos, hoteles, alquiler
de vehículos, pasajes de tren) a través de la agencia de viaje o herramientas de reservas en línea
seleccionadas por la Compañía, teniendo en cuenta el presupuesto del área, los acuerdos corporativos
y/o la lista de hoteles definida por el Grupo Daimler A.G.
Esto asegurará que las tarifas ó precios especiales negociados por la compañía se apliquen y se cumpla
con esta política. Para este propósito, la Vicepresidencia de Asuntos Legales y Administrativos y la
Vicepresidencia Financiera a través de la Gerencia de Compras y Proyectos Especiales suministrarán
información sobre los acuerdos vigentes.
En principio, las tarifas negociadas por Daimler sólo son para fines comerciales. Si al viajero se le otorga
una tarifa corporativa por la extensión de su viaje de negocios ó por una interrupción de tipo personal, el
viajero será responsable por la correcta aplicación de la tarifa.
Los Representantes Legales de Daimler Colombia S.A. que requieran asistir al mismo destino no deben
programar su viaje con el mismo itinerario.
Si el empleado no puede llevar a cabo un viaje que ha sido reservado, deberá notificarlo a la Secretaria
del área, a la agencia de viajes o cancelarlo a través de la herramienta de reservas en línea. Se deberán
devolver todos aquellos documentos recibidos a la agencia de viajes, en su estado original, dentro de un
periodo de cinco (5) días hábiles. En casos excepcionales, cuando un avance en efectivo haya sido
solicitado, deberá ser cancelado, y aquellos avances que hayan sido pagados, deberán devolverse.
Anticipo de Gastos de Viaje
4.3
La solicitud de anticipos para viajes nacionales e internacionales deberá efectuarse con base en las
disposiciones contenidas en la presente política.
La solicitud deberá efectuarse a la Gerencia de Contabilidad por lo menos cinco (5) días hábiles antes del
viaje, radicando copia del formato “Solicitud de autorización de viaje, anticipo y tiquetes aéreos” (ver
Anexo 1). Adicionalmente si se requiere un anticipo en moneda local, anexar el formato “Requisición de
Cheques” (ver Anexo 2).
El monto del anticipo será consignado en la cuenta de nómina del funcionario, por medio de una
transferencia electrónica. Para viajes internacionales se hará entrega de anticipos en moneda extranjera
previa autorización.
Para viajes nacionales, el pago de anticipo aplicará para los funcionarios E3 y E4, cuando no se pueda
utilizar la tarjeta de crédito corporativa.
Aquellos funcionarios que tengan legalizaciones pendientes de gastos de viajes no podrán solicitar
anticipos.
4.4
Tarjetas de Crédito
4.4.1 Tarjeta de Crédito Corporativas
Las tarjetas de crédito corporativas son tarjetas de crédito personales emitidas para los niveles E3 y E4,
utilizadas exclusivamente con fines de negocios, como lo son los gastos de representación y los viajes de
negocios. Los ejecutivos que cuenten con esta tarjeta de crédito corporativa deben utilizarla para pagar el
total de los gastos de viaje, en la medida que sea posible.
Los estados de cuenta de las tarjetas de crédito se emitirán en nombre de la compañía y el empleado,
utilizando la cuenta corporativa de la compañía. Daimler Colombia S.A. pagará los gastos después de
revisión y aprobación contable.
4.4.2 Tarjetas de Crédito Corporativas Centrales
Las tarjetas de crédito centrales, son tarjetas de crédito utilizadas por las agencias de viaje para los
gastos incurridos antes el viaje, tales como tiquetes aéreos. La compañía es responsable del pago total y
a tiempo de los servicios.
4.5
Reporte de Gastos de Viaje
El funcionario deberá registrar y radicar en la Gerencia de Contabilidad el formato “Informe de gastos de
viaje y representación” (ver Anexo 3), detallando gastos realizados con los soportes, el pago de anticipos
y la entrega de tiquetes aéreos, determinando si hay saldo a favor del funcionario o de la Compañía,
previamente aprobado por el Vicepresidente del área.
Los gastos de viaje que hayan sido pagados con las tarjetas de crédito asignadas a las Vicepresidencias
deberán ser reportados en el “Informe de gastos de viaje y representación” (ver Anexo 3), y enviadas a la
Gerencia de Contabilidad para su revisión y posterior pago.
Es de responsabilidad del viajero exigir y presentar los recibos y facturas con validez fiscal, cuando
presente sus cuentas o pedidos de reembolso de gastos. Sí no se presenta los comprobantes adecuados,
implicará la no aprobación del respectivo gasto y tendrán que ser asumidos por el empleado.
Esta legalización se debe hacer dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, y en caso que la
legalización no haya sido reportada dentro de los dos meses siguientes, el empleado perderá el derecho
al reembolso de los gastos.
Para efectuar la legalización de gastos de viaje será indispensable anexar las facturas o soportes a
nombre de la Compañía de los gastos generados y de las atenciones a terceros, en caso que hubiese
lugar.
El dinero del anticipo que no haya sido utilizado deberá ser reintegrado por el funcionario en la misma
moneda en que le fue entregado. Si por el contrario, el colaborador realiza gastos que superen el valor del
anticipo entregado, este dinero será reintegrado por la Compañía en pesos Colombianos (COP), para lo
cual se tomará la TRM del día en que se efectuó el gasto.
Los anticipos que el funcionario no haya legalizado dentro de los quince (15) días siguientes a su llegada,
serán descontados en su totalidad por nómina. Si por alguna circunstancia excepcional, el funcionario no
lo puede legalizar durante este tiempo, deberá solicitar el visto bueno de la Vicepresidencia Financiera.
La Compañía documentará y archivará los informes de gastos de viaje de acuerdo con la normativa fiscal
y la legislación vigente, por un periodo mínimo de diez años. Además asegurará la trazabilidad de los
montos reembolsados al funcionario y las autorizaciones de los informes de gastos, con el propósito de
auditar interna y externamente.
Autorización de Gastos de Viaje
4.6
Los gastos de viaje y solicitudes de reembolso deben ser autorizados por escrito por el supervisor y
Vicepresidente del área en el informe de Gastos de Viajes. Adicionalmente, la Gerencia de Contabilidad
será responsable por la revisión y aprobación de los Informes de Gastos de Viaje.
5 Transporte y alojamiento
Los parámetros para la gestión de proveedores son definidos por Global Travel Management.
5.1
Transporte aéreo
5.1.1 Reservaciones
La Secretaria de área será la responsable de solicitar la reserva de los pasajes aéreos en las fechas
establecidas y la cotización del tiquete, a través de la agencia de viajes o la herramienta de reservas en
línea.
La solicitud de tiquetes aéreos deberá efectuarse en lo posible quince (15) días antes de la fecha del
viaje, con el fin de obtener tarifas cómodas y acordes a las necesidades de la Compañía.
Las tarifas negociadas por Daimler sólo estarán disponibles a través de la agencia de viajes o el uso de la
herramienta de reservas en línea. Las tarifas especiales serán ofrecidas por la agencia de viajes y el
sistema de reserva en línea.
El principio de “ventana” aplica a todos los vuelos con fines comerciales. La agencia de viajes reservará
los vuelos dentro de las siguientes “ventanas” de tiempo, antes o después del tiempo de vuelo de
preferencia: 1 hora para vuelos nacionales, 1 ½ horas para vuelos continentales y 3 horas para vuelos
intercontinentales y pueden cambiar las reservas a vuelos de menor costo.
5.1.2 Clases de vuelo
Los tiquetes aéreos serán suministrados por la Compañía o por otra Entidad del Grupo Daimler AG. No se
encuentra permitido que un socio comercial pague por los tiquetes aéreos, a excepción que el viaje de
negocios se realice en un avión de su propiedad, caso en el cual podrá ser autorizado por el Presidente,
previa justificación y en cumplimiento a los lineamientos de Compliance.
El funcionario deberá acogerse a la aerolínea seleccionada por la Compañía, la cual dependerá de la
disponibilidad de cupo y disponibilidad presupuestal.
Nivel
E3 y E4
E5 e inferiores
Vuelos menores
a 10 horas*
Clase Económica
Clase Económica
Vuelos mayores
a 10 horas*
Clase Ejecutiva
Clase Económica
* (El tiempo de vuelo se considera desde el despegue hasta el aeropuerto de destino, incluyendo los tiempos de
escala y espera, en los casos de vuelos con conexión.
Si al tomar un vuelo intercontinental, se requiere un vuelo de conexión (siempre que este se realice el
mismo día), el funcionario podrá conservar el derecho de utilizar la misma clase de vuelvo que le hubiere
sido aprobado inicialmente, en caso de encontrarse disponible (ej. Clase ejecutiva).
El funcionario será el responsable de reconfirmar su cupo de regreso.
Dado que cualquier cambio después de expedido el tiquete, genera penalidad por parte de la aerolínea,
los cambios que generen un mayor valor del viaje, ya sea antes o durante éste, deberán ser justificados a
la Vicepresidencia respectiva. Si la justificación no es satisfactoria, se cobrará la diferencia al funcionario
o no se autorizará su reembolso si fue pagado por el funcionario.
La entrega de los tiquetes aéreos se registrará como un anticipo hacia el funcionario y su legalización
posterior al viaje, deberá efectuarse presentando el formato “Informe de gastos de viaje y
representación” (ver Anexo 3) y sus respectivos soportes.
5.1.3 Aviones Corporativos Daimler
El uso de aviones corporativos esta dirigido principalmente a los miembros de la Junta Directiva de
Daimler AG, sin embargo, podrán ser utilizados para otras necesidades de viaje de Daimler, siempre y
cuando sean autorizados por un miembro de la Junta Directiva de Daimler AG.
La reserva de los aviones corporativos deberán realizarse a través de Global Travel Management (Para
contacto de Global Travel Management y la obtención de detalles del proceso de aprobación, ver el anexo
de A16 Política Corporativa Global Travel Policy).
La oficina de la Junta Directiva de Daimler AG hará la reserva directa a DC Aviación.
5.1.4 Vuelos Charter
Los vuelos charter podrán ser reservados para fines comerciales, en caso que los aviones corporativos no
se estén disponibles o no cuenten con la capacidad requerida, con previa autorización de un miembro de
la Junta Directiva de Daimler AG.
Los vuelos charter deben ser reservados a través del proveedor definido por Global Travel Management.
Esto incluye los aviones fleteados por agencias de eventos, si Daimler es el iniciador.
(Para los datos de contacto del proveedor y los detalles del proceso de aprobación, véase el anexo A en
A16 Política Corporativa Global Travel Policy).
5.1.5 Aviones Privados
El uso de aviones privados propiedad de funcionarios, para viajes de negocios no se encuentra permitido.
5.1.6
Programa de viajero frecuente
Las millas generadas por la compra de tiquetes de la compañía, sólo podrán ser redimidas para ascenso
de clase con previa autorización de la Presidencia.
5.1.7 Cargos adicionales
Se debe evitar los cargos adicionales generados especialmente por las compañías aéreas de bajo costo
(ej: prioridad al abordaje).
5.2
Viajes en Barco y Ferry
Los viajes en barco y ferry deben considerarse como alternativas en los viajes internacionales, teniendo
en cuenta la eficiencia económica y su conveniencia. El tipo de clase a utilizar corresponderá a
“económica”. Los empleados tendrán permitido ocupar cabinas individuales.
5.3
Viajes en tren
Los viajes en tren deben considerarse como una opción en los viajes internacionales, teniendo en cuenta
la eficiencia económica y seguridad. El tipo de clase a utilizar corresponderá a “económica”.
En los viajes realizados durante la noche, los coches-cama podrán ser utilizados como una alternativa de
alojamiento.
Automóviles
5.4
Se reconocerá el desplazamiento local siempre y cuando sea la opción más viable y económica de
transporte hacia otras sedes de la compañía y/o ciudades cercanas a la sede principal.
El uso de vehículos de la compañía o alquiler de vehículos, serán la opción preferida, cuando se realicen
viajes en automóvil, ya sea en el país de residencia del funcionario o en el extranjero. El alquiler de
vehículos de los funcionarios, sólo podrá considerarse en casos excepcionales.
El transporte público debe ser considerado como una alternativa.
Tanto el transporte hacia y desde el aeropuerto, así como el transporte local en la ciudad de destino, se
entenderá autorizado con la aprobación del formato “Solicitud de autorización de viaje, anticipo y tiquetes
aéreos” (ver Anexo 1), por lo cual la Secretaria de Vicepresidencia Asuntos Legales y Administrativos
entregará vales de taxi al funcionario de acuerdo al trayecto previsto.
En los sitios donde no exista convenio o cuando las circunstancias así lo ameriten, el funcionario
cancelará el servicio y posteriormente deberá legalizarlo.
El empleado debe conservar los recibos cuando utilice transporte público o taxi, pues estos serán
exigidos posteriormente en la rendición de cuentas.
En casos donde el medio de transporte no genere recibo el empleado debe describir el motivo del
trayecto en la rendición de cuentas.
5.4.1 Vehículos de la Compañía
Los costos reales de funcionamiento incurridos durante los viajes de negocios son reembolsables, de
conformidad con los términos para el uso de vehículos de la compañía aplicables a Daimler Colombia S.A.
Los vehículos de la Compañía podrán ser utilizados en paseos “privados” por el empleado, en conexión
con el viaje de negocios. Los costos incurridos son generalmente pagados por la Compañía de acuerdo
con la normativa fiscal y las leyes.
El uso particular de los vehículos de la compañía en los días libres del funcionario, durante su viaje de
negocios (ej: vacaciones, días de compensación) se encuentra excluido.
En caso de accidente, Daimler Colombia S.A. se responsabiliza por los costos, sólo si no ha habido
violación de las leyes de tránsito y la documentación adecuada haya sido presentada por el empleado.
5.4.2 Alquiler de vehículos
Si es necesario alquilar un automóvil en un viaje internacional, este alquiler deberá ser autorizado por el
Vicepresidente del área, y en todos los casos corresponderá a un vehículo de "clase compacta".
Es permitido el uso de vehículos de alquiler en viajes de negocios, sólo si es la solución más económica y
funcional y si no existe la posibilidad de utilizar vehículos de la Compañía.
Todas las reservas de alquiler de vehículos deben hacerse a través de la agencia de viajes o con la
herramienta de reserva en línea. Esto asegurará que los viajeros reciban las tarifas negociadas con las
compañías de alquiler de vehículos de preferencia, las cuales cuentan con la cobertura de seguro
requerida.
Se debe dar prioridad al alquiler/uso de los productos de la compañía, aunque las compañías de alquiler
de automóviles generalmente no garanticen la disponibilidad de este tipo de vehículos.
Sólo se alquilarán vehículos que cuenten con los seguros correspondientes.
Los vehículos de alquiler pueden ser utilizados en paseos “privados” por el empleado, en conexión con el
viaje de negocios. Los costos incurridos son generalmente pagados por la compañía de acuerdo con la
normativa fiscal y las leyes.
El uso particular de vehículos de alquiler durante los días libres en el viaje de negocios, establecido por el
mismo viajero (ej: vacaciones, días de compensación), se encuentra excluido, al menos que el empleado
pague todos los costos incluyendo los impuestos.
El modelo del vehículo a alquilar puede tener aire acondicionado y GPS, cuando la empresa de alquiler
disponga de estos accesorios, siempre teniendo en cuenta los principios de conveniencia y economía.
Valores ocasionados por multas o accidentes ocurridos por la desobediencia de las leyes de tránsito o por
falta de presentación de la documentación adecuada serán cobrados al empleado.
Importante:
Es responsabilidad del empleado verificar las condiciones del vehículo, antes de ser retirado del local,
pues daños no observados pasan a ser responsabilidad del arrendatario.
En la devolución del vehículo el empleado debe exigir el comprobante “Check list”, comprobando las
condiciones de entrega del vehículo. En caso de constatarse algún accidente o avería, el comprobante
será asumido por el empleado.
Antes de la devolución del vehículo alquilado, el mismo debe ser abastecido de combustible en una
estación de servicio (convencional), para hacer efectivo el reembolso, ya que la empresa de renta de
vehículos cobra una tasa muy alta por el abastecimiento. En esta condición, este costo de abastecimiento
puede ser incluido en la rendición de cuentas anexando el respectivo comprobante.
En caso de accidente, el empleado debe actuar de la siguiente forma:
• Solicitar el informe de lo ocurrido.
• En caso de que no sea realizado, se pierde el derecho a utilizar el costo reducido y será pago el
total del valor del accidente.
• Entregar el informe de Ocurrencia a la Empresa de Renta, cuando se realice la devolución del
vehículo.
• Al retornar, enviar la comunicación interna de excepciones y copia del informe de ocurrencia.
5.4.3 Vehículos Privados
Los vehículos de propiedad de los empleados, sólo podrán utilizarse en caso excepcionales con la
autorización de la Gerencia de Gestión Humana, y la Vicepresidencia de Asuntos Legales y
Administrativos.
Si el empleado utiliza un vehículo de su propiedad en el viaje de negocios, por razones particulares (a
pesar que se encuentre disponible un vehículo de la compañía o cualquier otro medio de transporte), el
millaje pagado por el viaje emprendido, no podrá exceder el menor costo de un tiquete aéreo o de tren en
el mismo trayecto.
La Gerencia de Gestión Humana revisará la viabilidad de pagar un rodamiento o se establecerá una tarifa
por kilómetro recorrido dependiendo del cilindraje del motor.
El propietario del vehículo particular utilizado en el viaje de negocios, deberá contar con el seguro por ley
y asumir el pago.
5.4.4 Alquiler de Vehículos de Empleados
El alquiler de vehículos de empleados para viajes de negocio, sólo podrá realizarse en caso excepcionales,
y debe autorizarse por el Vicepresidente del área, la Gerencia de Gestión Humana y el Vicepresidente de
Asuntos Legales y Administrativos.
Los vehículos de propiedad de los empleados, sólo podrán utilizarse en caso excepcionales con la
autorización previa de la Gerencia de Gestión Humana, y la Vicepresidencia de Asuntos Legales y
Administrativos.
5.4.5 Regulaciones especificas para empleados elegibles de vehículos de la compañía
Los empleados que son elegibles para asignación de vehículos de la compañía para viajes de negocios
(normalmente en el país de residencia) deben seguir las respectivas condiciones de asignación para el
uso privado.
Si los otros vehículos son utilizados durante el viaje de trabajo (normalmente en el extranjero), se
aplicarán las condiciones estipuladas en el numeral 5.4.1.
5.5
Taxi
5.5.1 Contactar un taxi
El empleado deberá comunicarse 15 minutos antes a la central telefónica de taxis escogida, solicitar el
servicio y esperar la confirmación del móvil y el número de placa del vehículo así como el tiempo
promedio que tardará en llegar.
Una vez llegue el taxi, se debe entregar al conductor el vale de servicio, quien lo confirma ante la Central
Telefónica, tan pronto el taxi se reporta en la portería iniciará a marcar el taxímetro.
Al finalizar el recorrido, el pasajero deberá diligenciar la totalidad del vale. Es importante que los datos
consignados en el vale sean lo suficientemente claros y precisos. El conductor del taxi se quedará con el
original del vale.
5.5.2 Legalización del taxi
El empleado deberá entregar la copia del vale de servicio a la Secretaria de la Vicepresidencia Asuntos
Legales y Administrativos o la persona encargada en Zona Franca.
La Gerencia de Compras y Proyectos Especiales solicitará mensualmente el reporte de los servicios
facturados, los cuales deberán ser entregados debidamente relacionados y con los respectivos soportes,
a su vez recibirá por parte del proveedor la factura de los servicios realizados durante el mes, verificando
los soportes.
Acomodación/ hoteles
5.6
La Secretaria de área será la responsable de realizar la reserva del hotel, teniendo en cuenta el
presupuesto del área, los acuerdos corporativos y/o la lista de hoteles definida por el Grupo Daimler A.G.
Todas las reservas de hotel deben hacerse a través de la agencia de viajes o con la herramienta de
reserva en línea. La política de acomodación de la compañía establece el uso de habitaciones estándar.
Hoteles del Directorio de Hoteles de Daimler deben ser seleccionados generalmente para todas las sedes
de Daimler y los destinos de viaje más populares. Para los otros destinos, las agencias de viajes ofrecerán
una selección de hoteles acordes a la estrategia de Daimler, cuyos precios son similares a los definidos
en directorio de hoteles Daimler.
Para viajes Nacionales, el área de Compras y Proyectos Especiales tiene convenios con hoteles
previamente definidos.
El alojamiento será suministrado por la compañía, siempre que no sea cubierto por otra Entidad del Grupo
Daimler, en este caso se requerirá aprobación de la Presidencia, previa justificación y acorde con los
lineamientos de Compliance.
Se reconocerá el valor correspondiente a alojamiento siempre y cuando el trabajo o actividad
encomendada no le permita devolverse a su lugar de residencia.
En caso de que la tarifa diaria del hotel incluya desayuno, este deberá ser tomado en el Hotel, salvo
desayunos de trabajos.
En caso que el alojamiento esté confirmado, el usuario no haga uso de éste y se genere una tarifa extra,
se deberá informar para la cancelación oportuna, de lo contrario el funcionario se hará responsable y
deberá cancelar el valor facturado por el hotel.
Será responsabilidad del funcionario solicitar la factura de alojamiento a nombre de Daimler Colombia
S.A. y revisar que los cargos facturados sean los correctos de acuerdo al servicio solicitado y
debidamente autorizado por la compañía antes de retirarse del hotel (check out).
Gastos no previstos en el diario normal (ej. Sauna, uso de sala de juegos, deportes, películas, etc.) no
serán reembolsados por Daimler Colombia S.A. Estos deben ser pagos por separado en el cierre de la
cuenta del hotel.
Sólo el costo real de alojamiento es reembolsable. Otros gastos están sujetos a las disposiciones que
figuran a continuación (Otros costos relacionados con los viajes).
6
Otros costos relacionados con viajes
6.1
Alimentación
Si el viaje se realiza antes de las 9:00 AM, se tendrá derecho a hacer uso del monto autorizado para
desayuno, siempre y cuando el hotel no lo incluya. Así mismo, si el regreso se realiza después de las 7:00
PM el funcionario tendrá derecho al valor correspondiente a comida.
Para aquellas reservas que no consideren alimentación, los montos diarios máximos autorizados, de
acuerdo al nivel del cargo son:
VIAJES NACIONALES (COP)
Nivel
Desayuno
Almuerzo
Comida
E3 y E4
35.000 COP
50.000 COP
50.000 COP
E5
30.000 COP
40.000 COP
40.000 COP
White Collar
20.000 COP
30.000 COP
30.000 COP
Blue Collar
15.000 COP
22.000 COP
22.000 COP
Nota: Los valores corresponden al monto máximo permitido.
Nivel
E3 y E4
E5
White Collar
Blue Collar
VIAJES INTERNACIONALES (TMR del día)
Desayuno
Almuerzo
USD $30
USD $50
USD $20
USD $40
USD $20
USD $40
USD $20
USD $40
Comida
USD $50
USD $40
USD $40
USD $40
Nota: Los valores corresponden al monto máximo permitido.
Gestión Humana anualmente actualizará las tablas de alimentación por medio de un comunicado interno
a todos los empleados. En caso de que se presente un viaje y no estén actualizados se aplicará el IPC
sobre las tasas del año inmediatamente anterior.
En caso de exceder los topes especificados, el empleado asumirá la diferencia.
Los gastos de alimentación deberán ser soportados con las facturas correspondientes en el momento de
la legalización.
En los viajes internacionales, la cantidad de dinero rembolsado por motivo del diario, será referenciado al
tiquete aéreo, desde la fecha de llegada al destino hasta la fecha de embarque para retorno.
6.2
Transporte público
El uso de buses, metro u otros medios de transporte público tienen prioridad sobre otros medios de
transporte.
6.3
Cargo de Parqueados
Los cargos por pago de parqueaderos incurridos durante un viaje de negocios son reembolsables.
6.4
Multas de infracción de tránsito
Las multas por infracción de las normas de tránsito, incluyendo mal estacionamiento, no son
reembolsables.
Reembolsos
6.5
A la compañía se le debe rembolsar todos los descuentos, importes reembolsados y/o pagos en efectivos
recibidos por terceros durante viajes de negocios, por ejemplo: reembolsos de costos de transporte
debido a cambios de clase, pagos en efectivo y vouchers. Todos los recibos de reembolsos que estén
disponibles deben ser anexados al reporte de Informe de Gastos de Viaje y Representación (Anexo 3).
6.6
Cargos por Cancelación
Los cargos por cancelación (Tiquetes aéreos, hoteles, alquiler de vehículos, tiquetes de tren) incurridos
debido a una razón de trabajo inevitable y objetivamente justificada son reembolsables.
Los gastos de cancelación que se hayan podido evitar, al haber tomado una acción a tiempo (ej. No se
notifica la cancelación de una reserva de hotel, los pasajes aéreos se cambian por razones personales) no
serán reembolsados.
6.7
Cargos por equipaje y exceso de equipaje
Todo exceso de equipaje estará a cargo del funcionario, siempre y cuando este no sea ocasionado por
implementos de la Compañía requeridos para el desempeño del trabajo o actividad encomendada.
La compañía no reembolsará el costo de reemplazar la pérdida de equipaje.
6.8
Cargos por Pasaporte y Visas
Los gastos relacionados con trámites necesarios para viajes de trabajo internacionales,
Pasaportes, visas o similares, serán asumidos por la Compañía.
como
6.9
Invitaciones a terceros
Las atenciones a terceros deberán ser relacionadas con los gastos de viaje del funcionario, adjuntando
los soportes generados y especificando el motivo de dicha atención.
Las atenciones a un mismo cliente no deberán tener una frecuencia superior a una vez semestral.
Aquellos casos excepcionales que no cumplan con esta norma deben ser justificados ante la
Vicepresidencia respectiva y área de Compliance.
El monto de la atención deberá ser acorde con el cliente y el nivel del funcionario y no podrá exceder la
suma de $200.000 por persona, así:
•
•
•
E3 y E4: será determinado por el funcionario según su criterio y ocasión del viaje y debe estar
previamente aprobado por el Presidente. Para las invitaciones realizadas por el Presidente se
debe contar con la aprobación del Vicepresidente Financiero.
E5 y Soporte Cuello Blanco: previa autorización del Vicepresidencia de Área y Presidencia.
Soporte Cuello Azul: no aplica.
Bajo ninguna circunstancia, podrá realizarse invitaciones a funcionarios pertenecientes a organismos de
control del Gobierno. Por ejemplo: Policía Nacional, Ejército, DIAN. En caso de duda deberá consultar al
Local Compliance Manager, con el objeto de no infringir alguna disposición corporativa. En caso de
funcionarios de Gobierno que no pertenezcan a Organismos de control, se deberá cumplir con lo
establecido en la D 3.0 Política Local de Beneficios para Entidades Gubernamentales o Funcionarios de
Gobierno.
6.10 Gastos de Representación
Los gastos de representación solamente deben ser efectuados por el equipo Directivo de Daimler
Colombia y cuando sean indispensables y relacionados con intereses legítimos de la empresa, sin violar
ningún punto previsto en el Código de Conducta.
Los gastos de representación deben ser justificados especificando:
•
•
•
•
•
•
Lugar y fecha de ocurrencia.
Descripción detallada de la naturaleza de los gastos, motivo y propuesta de negocio relacionada.
Datos de los terceros en cuestión.
Datos del funcionario que asumirá los gastos.
Deben tener aprobación previa del Presidente o del CFO según corresponda.
El monto máximo no debe superar los $200.000 por persona.
No será reembolsado a título de gastos extraordinarios, la adquisición de equipos o materiales para
utilización en la Empresa.
6.11 Casos especiales
Se recomienda al área solicitante prestar minuciosa atención en los casos especiales, considerando los
riesgos generados por el conflicto de intereses o relaciones con entidades gubernamentales. En caso de
dudas se debe consultar el Código de Conducta y Ética y demás reglamentos aplicables o si se prefiere al
área de Compliance.
6.11.1 Viaje Combinado (Laboral y Personal)
Si el empleado desea combinar el viaje de servicio con sus vacaciones o feriados, debe ser acordado
previamente con su superior inmediato y registrado en la solicitud de viaje con el objetivo de hacer
transparente el proceso.
En ningún caso la compañía deberá correr con los gastos personales generados por esa combinación. El
empleado deberá correr con todos los costos extras generados por esa combinación. Tasas y costos
indirectos generados por la combinación también deben ser considerados, tales como cambio en la tarifa
debido al cambio de la fecha de retorno del vuelo, días pendientes de descanso registrados en Gestión
Humana, adicional del seguro debido al prolongamiento de la estadía, entre otros.
6.11.2 Viaje de Terceros e Invitados
Los gastos de viajes de las personas que acompañan a empleados de Daimler Colombia S.A. (ej. Esposos,
cónyuges, miembros de la familia, concesionarios, socios de negocios, etc.) pueden ser asumidos por la
compañía, si los viajes son en beneficio de Daimler Colombia S.A. Las necesidades correspondientes
deben ser justificadas y aprobadas por el Vicepresidente del área, el Vicepresidente de Asuntos Legales y
Administrativos y el Presidente, respecto a la definición de criterios, solicitud y gastos que se incurran.
Adicionalmente los gastos de viaje de los esposos/ compañeros/ miembros de la familia de los
empleados necesitan una autorización escrita de nivel E1, previa a la realización del viaje.
Todos los gastos de invitados o visitantes (incluso comidas) deben ser comprobados y seguir los límites
definidos por Daimler Colombia S.A. No serán realizados adelantos en efectivo a los invitados.
La aprobación debe estar relacionada con el costo total incurrido por la persona acompañante. El criterio
para clase de vuelo, hospedaje, transporte, etc., son definidos caso a caso en función del tipo de invitado
y necesidad.
6.11.3 Viajes para participar en eventos no organizados por Daimler Colombia S.A. (Hospedaje)
Los empleados designados para participar en eventos no organizados por el grupo Daimler, deben
presentar la invitación al evento y obtener la autorización del Vicepresidencia del área, LCM y el
Presidente.
En el caso que el socio de negocios pague o proporcione acomodación, Daimler Colombia S.A.
determinará el costo en el mercado y realizará el reembolso correspondiente al socio de negocios.
6.11.4 Viajes en servicio del Grupo Daimler en visita a Daimler Colombia S.A.
Gastos de hospedaje, transporte y manutención serán asumidos por el visitante. Cualquier excepción
debe ser autorizada por la Presidencia.
Por cuestiones de seguridad Daimler Colombia ofrece transporte desde y
hacia el
aeropuerto/hotel/sede Daimler (carro y conductor) a los visitantes E1 a E3 del grupo; para visitantes E4
se ofrecerá el servicio de transporte según disponibilidad. Este servicio será prestado por medio del
Departamento de Seguridad, siempre y cuando los recursos estén disponibles.
6.12 Gastos Incidentales
Los supervisores están obligados a comprobar que todos los gastos reclamados son necesarios y
apropiados.
Los siguientes ítems son validos como gastos de viaje incidentales (siempre que se realicen por razones
de trabajo o negocios):
6.12.1 Lavandería
La utilización de lavandería es permitida solamente en viajes con duración superior a una semana,
excepto en los casos en donde se justifica su uso diario (ej. Uniformes de trabajo y eventualidades).
6.12.2 Consumo telefónico
Las llamadas de negocios sólo serán reembolsadas si se presenta un voucher válido y el nombre, teléfono
y número de la persona que se contacto.
Las llamadas desde hoteles o lugares similares no son recomendables, debido a que el costo es más alto.
Las llamadas de hoteles no se reembolsarán, sólo en casos excepcionales y requerirán autorización por
parte de la Vicepresidencia respectiva.
Las llamadas personales no serán reembolsables.
6.12.3 Internet
Para usuarios de PC/notebook, los gastos de la utilización de internet, sólo serán permitidos con fines de
trabajo y autorización del Vicepresidencia del área.
6.12.4 Asistencia médica internacional
Los empleados de Daimler Colombia cuentan con un Seguro ofrecido por la ARP (Administradora de
Riesgos Profesionales) a la que están afiliados.
Cuando el empleado tiene un viaje de índole laboral, la Secretaria de la Vicepresidencia respectiva debe
reportar directamente a la línea de la ARP el nombre del trabajador 24 horas antes de su viaje.
Para los afiliados se ofrece cobertura mundial para la oportuna atención médica que se requiera por
accidente de trabajo o enfermedad profesional mientras se encuentre en el exterior en misión laboral.
6.12.5 Propinas
Propinas para pequeños servicios serán admitidas en viajes nacionales e internacionales, de carácter
excepcional y dentro de concepto real de conveniencia y sólo si está dentro de los límites plausibles, en
las siguientes situaciones:
•
•
•
Entrada y salida de hoteles y aeropuertos.
Alimentación.
Gastos de representación.
Por tanto su finalidad debe constar en la rendición de cuentas, individualmente, deben constar las
informaciones a continuación y ser aprobadas por el Gerente del área relacionada o un nivel superior:
•
•
•
Fecha en que fue dada la propina.
Finalidad.
Valor.
6.12.6 Robo de bienes y valores
El empleado debe actuar de modo preventivo, limitándose a portar lo estrictamente necesario, los bienes
de propiedad de Daimler Colombia S.A. o valores en especie durante los viajes y servicios externos.
En la eventualidad de extravío o robo, el empleado debe inmediatamente registrar la queja ante la
autoridad competente. Daimler Colombia S.A. aceptará la denuncia o un reporte de lo ocurrido como
comprobante de gastos de los bienes y valores, pertenecientes a la empresa, que fueron sustraídos al
empleado, si están justificados a través de la descripción de los mismos en la denuncia entregada por las
autoridades.
Una copia de la denuncia debe ser enviada al Departamento de Contabilidad con copia al Departamento
de Seguridad como rendición de cuentas de Viaje y servicio externo para justificar los valores.
Para justificar los bienes, el empleado debe entrar en contacto con las áreas responsables para las
disposiciones y justificaciones.
Daimler Colombia S.A. se reserva el derecho de rehusar la justificación de los bienes y valores
extraviados, cuando se constate la negligencia o porte de bienes y valores no necesarios para la
actividad.
Nota: Bienes privados y dinero en efectivo no serán rembolsados por parte de Daimler Colombia S.A.
7 Información de Seguridad
Por la seguridad del empleado y de las actividades de negocios de Daimler, especialmente en los países
con riesgo alto o extremo, el viajero deberá acceder al siguiente sitio de la intranet corporativa, previa a
realizar el viaje:
https://lb-cstrda37.e.corpintra.net/public/csservice/csservice.nsf
(o alternativamente: Daimler Employee Portal/ company / company wide functions / corporate security/
travel security), que contiene instrucciones importantes que deben observarse.
8 Excepciones
Cualquier excepción o modificación a esta política deberá ser autorizada por escrito, únicamente por la
Presidencia.
9
Validez
Anexo1 – Formato de Solicitud de autorización de viaje, anticipo y tiquetes
aéreos
Anexos Política de Viajes Daimler Colombia S.A. - “D 1853.0” – Vigencia de 8/1/2011 a 12/31/2015
Anexo 2 – Formato de Requisición de Cheques
Anexo 3 – Informe de Gastos de Viaje y Representación

Política de Entidad Legal de Viajes

Transcripción

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