Políticas Thanks Again Performance System –TAPS

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RH-DZ-19
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30 Julio de
2014
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Políticas Thanks Again Performance System –TAPS –
1.0.- PROPOSITO Y ALCANCE
Desarrollo y mejora progresiva del Colaborador(a) y la Empresa.
Definir los lineamientos de un sistema de evaluación del desempeño y comportamientos del personal, con el
fin de reconocer las fortalezas e identificar las áreas de mejora para proporcionar un desarrollo del
colaborador y la mejora integral de la organización.
Alcance: Todos los colaboradores de las diferentes empresas que conforman el Grupo Interlatin.
2.0.- TERMINOS Y DEFINICIONES:
Forced Ranking: Traducción- Clasificación forzada. Los empleados se clasifican en función de su
rendimiento en su nivel de carrera.
Existen 3 clasificaciones
-
A: Jugadores con buen desempeño, alta productividad, en busca continua de mejoras, abierto a
ideas, hacen que las cosas sucedan y en un ambiente armónico.
-
B: Jugadores vitales para la compañía, es la mayor parte de la compañía, pueden tener buen
desempeño o ser reconocidos por su gran actitud. Cuentan con especialización y conocimiento de
su labor.
-
C: Jugadores que están en la banca, colaboradores poco productivos, que pueden “frenar”, ”limitar”
o ”enervar” a una persona o equipo en lugar de “dinamizar”. El retraso es un rasgo común de estos
jugadores, así como incapacidad para cumplir las promesas.
Impulsores Culturales (Personas): Busca desarrollar una cultura en la cual cada persona de la
organización demuestra un alto nivel de respeto por cada individuo y se procura el desarrollo y formación de
cada persona.
Productividad y Desempeño (Procesos): Busca alinear el objetivo y los resultados conforme lo que es
importante para el cliente externo y/o interno. Busca un proceso eficiente, medible, justo y transparente que
le dé un indicador a la persona en qué debe enfocarse o desarrollar para mejorar sus resultados en la
operación diaria.
Excelencia (Calidad desde La fuente): Busca comprometer al colaborador(a) y la organización a detenerse
para revisar y corregir procesos que crean defectos en lugar que el producto o servicio continúen avanzando
con la expectativa de que el problema se solucionará después o alguien más lo hará.
Performance: Traducción – Desempeño. Es la manera en que un colaborador(a) ejecuta o cumple su labor
o función.
Employee development: Traducción- Desarrollo del empleado(a). Busca desarrollar al colaborador como
individuo en el ámbito personal y laboral.
La impresión del presente documento sin sello de uso se considera como “COPIA NO CONTROLADA”, debe de verificar la revisión antes de su uso.
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Organizational Improvement: Traducción: Mejora Organizacional. Busca desarrollar el desempeño de la
empresa y el equipo que la conforma.
TAPS: Thanks Again Performance System.
RH: Recursos Humanos
Líder: Director(a) de División, Director(a) de Área, Head Of, Gerente de área, Gerente Regional
Coordinador(a) y Supervisor(a)
180°: Evaluación elaborada por colegas y clientes internos.
360°: Se completa la evaluación 180° con la valoración adicional de jefe directo y/o subordinados.
3.0. POLITICAS
3.1 El 100% del personal deberá contar con 2 evaluaciones de desempeño al año realizadas por su jefe
directo al año de los 6 principios de talento.
3.2 El colaborador debe demostrar un comportamiento sostenido, con una conducta de mejora progresiva y
paulatina, por ello no se consideran cambios drásticos en sus evaluaciones, con el objetivo de que se
sostenga o mantenga resultados –Mayor a 3 meses-.
3.3 Es responsabilidad del colaborador(a) contar con su evaluación 180 y 360.
3.4 Es responsabilidad del Director del área o División enviar las metas por escrito de cada colaborador.
3.5 El 100% del personal deberá contar con metas entregadas al área de Compensaciones de la Dirección
de Recursos Humanos para poder formar parte del esquema de compensación variable.
3.6 La meta es anual y el cumplimiento es al 100%.
3.7 El personal de nuevo ingreso se contemplará en el Esquema TAPS, 3 meses posteriores a su ingreso.
Para ser considerado en el cálculo de comisiones y bonos su fecha de ingreso para semestre 1 es al 31 de
marzo y para Semestre 2 es al 30 de Septiembre.
3.8 La compensación variable no será retroactiva en ningún caso.
3.9 Al lanzar una modificación al modelo de compensación variable este es oficial y se considerará como tal
para el cálculo.
3.10 La base de cálculo es Revenue Cash a la fecha de corte.
3.11 El personal que sea considerado con mala actitud y desempeño será removido de su cargo y podrá
postularse a ocupar una vacante de menor nivel que le permita aprovechar sus competencias.
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3.12 Para el área de Ventas: A la fecha de corte, sólo se considerarán operaciones de Venta Facturadas
para medir el alcance a la meta y que cuenten con una Orden Interna previa, las Facturas o las ordenes
Internas I.O.´s o por si solas no son acumulables ni consideradas en el cálculo de compensación variable.
4.0 FLUJOGRAMA
5.0 PROCEDIMIENTO:
I. De la Planeación: De las metas estratégicas e individuales.
5.1 El Director(a) de cada de División o área de Servicio es responsable de:
5.1.1
En el mes de Diciembre entregar el Business Plan del siguiente año con el detalle
de cada área y el concentrado global de la División.
5.1.2
Asegurar que el plan ha sido autorizado y hacer los ajustes necesarios.
5.1.3
Con base en el plan estratégico del Área, División y el Consolidado de la empresa,
definir las metas de cada colaborador directo bajo su cargo.
Estas deberán estar acordadas a más tardar dentro de los primeros 20 días
naturales del año.
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5.1.3.1 Asegurar que los(as) colaboradores(as) indirectos en su División cuenten
con las metas definidas y comunicadas correctamente para el logro de los
objetivos establecidos, a más tardar dentro de los primeros 25 días
naturales del año.
5.1.4
Difundir el plan de trabajo de su división, las metas periódicas y cómo se mostrará el
avance.
5.1.5
Dejar claro el nivel de rendimiento y conducta esperada del colaborador(a).
5.1.6
Entregar a Recursos Humanos al responsable de Compensaciones, antes del día 30
del primer mes del año, la(s) meta(s) anuales de cada colaborador de su área 100% del personal a su cargo.-, en 2014 las metas de cada colaborador deberán ser
entregadas a RH el día 28 de julio de 2014.
5.2 Es responsabilidad del área de Analítica, en la primera quincena del año consolidar y analizar el
Business Plan de cada División, mostrando el Plan de negocio a Dirección General y Dirección
de Finanzas para su autorización.
5.3 Es responsabilidad del área de Compensaciones de la Dirección de Recursos Humanos:
5.3.1
5.3.2
Recabar las metas individuales de cada colaborador, generar los expedientes de
metas por cada colaborador y contar con un sistema de captura que asegure la
trazabilidad.
Validar y registrar las metas en el modelo de compensación variable definido.
II. Del Assessment (Valoración) y Correcto seguimiento:
5.4 En Interlatin se cuentan con 2 herramientas para tener de cada colaborador una evaluación integral
Retroalimentación
en el momento
5.4.1 Evaluación de desempeño: Tiene el objetivo de medir y apoyar el mejoramiento en 2 niveles;
Actitud y Desempeño de cada colaborador(a). Se establecen para ello 6 rubros a evaluar:
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DIMENSIONES EN EL TRABAJO EN GRUPO INTERLATIN
IC
PD
DIMENSIONES
PRINCIPIOS DE TALENTO
FUNCIONES DE VALOR
IMPULSORES
CULTURALES
1. Desarrollo de las personas
2. Adaptabilidad y entusiasmo por aprender
3. Empatía y Colaboración
Alineación con Valores
Capacitación, Formación y entrenamiento
Disponibilidad
Adaptación al cambio
Inteligencia Emocional
PRODUCTIVIDAD Y
DESEMPEÑO
4. Enfoque a Resultados
5. Nivel de conocimiento del puesto
6. Excelencia (Calidad desde la fuente)
Alinear el comportamiento al desempeño
Eliminar errores que producen defectos
Calidad, entrega, costo, seguridad
Expertise y excelencia
Medir lo importante
Simplicidad de Procesos y toma de
decisiones
5.4.1.2 Es responsabilidad del líder evaluar 2 veces al año al colaborador(a):
I.
Ingresar en línea y evaluar al colaborador, citando ejemplos específicos de su desempeño.
https://docs.google.com/forms/d/1FOgoPvTKdRAOk3DCntoyPU_1DSO_mXWWo7FBkI9NEmo/v
iewform?usp=send_form
II. Citar al colaborador y dar retroalimentación integral sobre su Desempeño y Comportamientos.
III. Enviar la evaluación del desempeño a Recursos Humanos.
5.4.1.3 Los periodos de Evaluación son:
-
Primer Evaluación: 15 de marzo a 30 de abril.
En 2014 para sentar base la fecha será del 15 julio a 15 agosto
-
Segunda Evaluación: 15 de septiembre a 30 de octubre.
En 2014 para dar inicio la fecha será del 15 de octubre a 15 de noviembre
5.4.2
On Going Feedback – Retroalimentación en el momento: Tiene el objetivo de proporcionar un
medio para para poder retroalimentar al colaborador en un 180 y 360° de manera oportuna, ya sea
felicitando el desarrollo de un desempeño o conducta o penalizando la manera de conducirse.
5.4.2.1 El colaborador será evaluado por clientes internos, colegas y subordinados:
I.
Los Clientes internos y colegas: Podrán opinar sobre la manera de conducirse de la persona y la
excelencia con la que entrega su trabajo, mediante 2 rubros
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DIMENSIONES
PRINCIPIOS
IMPULSORES CULTURALES
Valor: 50%
PRODUCTIVIDAD Y
DESEMPEÑO
Valor: 50%
II Los subordinados: Podrán opinar sobre la manera de conducirse y el desarrollo que les procura o da su
jefe directo, mediante 2 rubros:
DIMENSIONES
PRINCIPIOS
Valor: 50%
PRODUCTIVIDAD Y
DESEMPEÑO
Valor: 50%
III El jefe directo: Retroalimentará en el momento al personal a su cargo, sobre cualquier rubro, esta
valoración deberá ser tomada en cuenta por el colaborador y tomar las acciones necesarias para ajustar su
comportamiento o desempeño ya que esta tiene impacto en su calificación final.
DIMENSIONES
PRINCIPIOS
IC
Valor: 50%
PD
PRODUCTIVIDAD Y
DESEMPEÑO
Valor: 50%
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5.4.2.2 La retroalimentación se hará por medio de tickets: Stars & Crash
-
Tickets Stars: Dan retroalimentación Positiva, y puede congratular la acción de un
colaborador(a).
-
Tickets Crash: Dan retroalimentación que advierte una actitud o desempeño a mejorar.
Del valor de los Tickets: Los Tickets levantados pueden afectar positiva o negativamente una evaluación
del desempeño, el objetivo es contar con personas integrales que cumplan con los resultados y su actitud en
su entorno. El valor de cada Ticket se estima a continuación:
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5.4.2.3 Levantamiento de Tickets:
I Todos los colaboradores pueden levantar un ticket, ya sea a su colega, cliente interno o jefe directo.
II El colaborador que desee levantar un Ticket sobre una acción en específico deberá ingresar a la
liga correspondiente:
Herramientas para la evaluación
Para que sirve
Quien evalua
Periodicidad
Indica el grado de Actitud y Desempeño que
muestro de manera consistente en Interlatin,
BENEFICIO: Mi desarrollo Integral y pauta para
seguir mejorando
Jefe Directo
2 veces al año
Indica la calidad y desempeño integral de
nuestros líderes, para ser ejemplo hacia sus
colaboradores en el día a día.
BENEFICIO: Desarrollo Integral del Líder y pauta
para seguir mejorando
Subordinados
Directos
2 veces al año
Reconoce al colaborador 2 rubros elementales:
Empatia, Colaboración y Calidad en su trabajo
diario.
BENEFICIO: Impulsar el crecimiento de la persona
y ser un ejemplo.
Colegas y Clientes
Internos
Cuando tu quieras
Al año no más de:
* 1 Ticket por persona.
* 5 personas.
Sugiere al colaborador una mejora en 2 rubros
elementales: Empatia, Colaboración y Calidad en
su trabajo diario.
BENEFICIO: Ayudarlo a mejorar en su interacción.
Colegas y Clientes
Internos
Jefe Directo
Retroalimenta mi desempeño o actitud en el
momento, haciendolo en el momento.
BENEFICIO: Redireccionar oportunamente mis
esfuerzos.
Fechas
COMO Y DONDE
https://docs.google.com/fo
rms/d/1FOgoPvTKdRAOk3D
2014: Julio y Octubre
CntoyPU_1DSO_mXWWo7F
2015: Abril y Septiembre
BkI9NEmo/viewform?usp=s
end_form
rms/d/17ueo85P11TQjx5M2
2014: Julio y Octubre
n5Sua2015: Abril y Septiembre
VpzbSzPtJolVtfX4NHYlg/vie
wform?usp=send_form
365 días 24 X 7
rms/d/1jmqdJWfv6WDhdex
q8k_QSsijCtKJuK4KqiNfswSr
CJg/viewform?usp=send_fo
rm
Cuando tu quieras
Al año no más de:
* 1 Ticket por persona.
* 5 personas.
365 días 24 X 7
rms/d/1x8n3pyAkbMKXuX2
hCSkhzEsTIwGKHfemmXseT
9xchuY/viewform?usp=sen
d_form
Cuando aplique
365 días 24 X 7
1. COLEGAS Y CLIENTES INTERNOS:
-
Stars: Retroalimentación positiva:
Liga:https://docs.google.com/forms/d/1jmqdJWfv6WDhdexq8k_QSsijCtKJuK4KqiNfswSrCJg/viewfor
m?usp=send_form
-
Crash: Retroalimentación de reforzamiento:
Liga:https://docs.google.com/forms/d/1x8n3pyAkbMKXuX2hCSkhzEsTIwGKHfemmXseT9xchuY/vie
wform?usp=send_form
2. EVALUACION A MI JEFE DIRECTO:
Liga:https://docs.google.com/forms/d/17ueo85P11TQjx5M2n5SuaVpzbSzPtJolVtfX4NHYlg/viewform
?usp=send_form
3. ON GOING FEEDBACK JEFE A SUBORDINADO:
III Seleccionar el rubro correspondiente e incluir la acción específica con el enfoque CARE (Contexto,
Acción, Rol y Efecto) que detalle el o los suceso(s) específico(s)
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IV Es responsabilidad de Recursos Humanos:
a) Elaborar un concentrado de los tickets y evaluaciones correspondientes y enviar los días 1ro y 16 de
cada mes al colaborador y su jefe directo.
b) Registrar en sistema el concentrado de cada colaborador.
c) Guardar en el expediente de la persona.
d) Determinar la clasificación que tiene el colaborador conforme al Forced Ranking, ver punto 6.5.2
e) Elaborar un concentrado mensual, el cual enviará el primer lunes de cada mes a Directores sobre la
evaluación acumulada al día.
f)
Los tickets positivos entraran en un programa de Empleado del mes o Reconocimiento por parte del
área de comunicación interna.
V. Es responsabilidad de cada Líder identificar en que momentos o proyectos se solicitará una evaluación
por parte del colega o cliente interno y en este caso el 100% del personal solicitado a responder la encuesta
deberá hacerlo.
III Del Reconocimiento:
A. De la Actitud y Desempeño
5.5
El área de Recursos Humanos por medio de la evaluación del desempeño y los Tickets del personal
podrá correlacionar y validar el grado de compromiso de cada colaborador en el puesto y con la
empresa.
5.5.1
El área de Recursos Humanos, elaborará un concentrado en el que clasificará al 100% de
los colaboradores en el Forced Ranking:
-
Top 10%: Con el objetivo de potencializar su desarrollo por medio de un proceso de
coaching
-
Bueno o promedio 80%: Con el objetivo de mantenerlos y quienes con su contribución son
críticos para nuestro éxito.
-
Inferior 10%: Con el objetivo de buscar mejoras inmediatas en este personal, de lo contrario
se buscará la manera de aprovechar su talento por medio de un proceso de plan de acción
inmediato, aplicando a una vacante de menor nivel dentro de la empresa, o bien aplicar su
baja.
5.5.2
La Retroalimentación Global del Desempeño semestral Forced Ranking del jefe directo
puede dar un valor máximo de 30 puntos, con una clasificación como se menciona a
continuación:
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Como definir la ubicación de Talento de una persona:
A
B
C
30 - 25 puntos
13 a 24 puntos
0 a 12 puntos
5.5.3
La evaluación del Jefe Directo define el nivel de involucramiento del colaborador y será el
jefe Directo quien utilice la información de los Tickets levantados de clientes internos,
colegas, subordinados si aplica y que el mismo ha levantado a lo largo del año para definir
su valoración final.
5.5.4
Recursos Humanos es responsable de asegurar que la valoración del jefe es congruente
con los Tickets y desempeño previamente valorado, con la calificación final que da.
5.5.5
Es responsabilidad de Recursos Humanos llevar el control total de puntos y emitir un reporte
trimestral.
5.5.6
En caso de tener más personas en A, B o C se hará una CURVA para definir al personal en
la clasificación forzada. Esto significa que si una persona es B, pero es el de menor
puntuación en todo el equipo automáticamente se convertirá en Forced Ranking C y la
puntuación se reclasificará a nivel corporativo para todo el consolidado del Grupo.
5.5.7
Recursos Humanos llevará el registro histórico de las evaluaciones y Tickets recibidos,
manejando un pronóstico del desempeño. Que facilite al jefe y al colaborador visualizar
áreas de mejora y conducir mejor las acciones.
5.5.7.1 El reporte lo podrá visualizar el colaborador de la siguiente manera:
Explicación:
A) Se cuenta con la valoración
inicial.
B) Número de Tickets recibidos y
el impacto.
C) Estimación de proseguir con
esa Actitud y desempeño
D) Valoración final del Jefe.
B. Del pago de Bonos y Comisiones:
5.6 El Pago de Bonos y comisiones comprende el periodo de evaluación de resultados anual – Enero a
Diciembre
5.6.1
El colaborador dependiendo del puesto al que pertenece tendrá un modelo de
compensación que le ayude a alcanzar su meta y le recompense de manera motivante.
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5.6.2
Es responsabilidad del Director de la División o área con base en su estrategia y metas
definidas, establecer los criterios clave a incluir en el modelo de compensación.
5.6.3
Es responsabilidad de Recursos Humanos, asegurar que el modelo y monto final sea
sustentable para la compañía, superior a mercado, justo internamente, motivante y claro
para el colaborador.
5.6.4
Las políticas y lineamientos serán propuestas y valoradas por los miembros del grupo
Directivo.
5.6.5
El pago de las mismas es el resultado del sistema TAPS, en el que se alcanza una meta
anual al 100% con una actitud y desempeño ejemplar, es un pago complementario al
ingreso del colaborador como muestra de agradecimiento de la compañía.
5.6.6
Las fechas de pago: Aun cuando la meta es anual se hará un corte semestral en el que se
considera un pago inicial de hasta el 50% del bono estimado anual.
5.6.6.1 El corte final es al cierre del año fiscal Enero - Diciembre, en el que se valorarán los
resultados acumulados en el año de cada colaborador.
Los cortes:
1. Último día del mes de Junio, con fecha de pago a partir de la 3er semana del mes
de Julio.
2. Día 16 de Diciembre, con fecha de pago a partir de la tercera semana del mes de
Diciembre.
5.6.7
La difusión del pago de comisiones será responsabilidad de cada Director hacerlo en su
área o División y recabar las firmas de conformidad de cada colaborador, para lo cual RH le
proporcionará los formatos con las reglas.
5.6.8
La gestión de metas, cambios en metas anuales y resolución de preguntas sobre el modelo
es responsabilidad del jefe directo de cada colaborador
5.6.9
Es responsabilidad del colaborador comprender y asimilar la información que se le dé.
A) Si tiene preguntas deberá acercarse con su jefe Directo o Director.
B) En caso de no estar de acuerdo deberá elaborar una propuesta a su jefe, en tanto no se
llegue a un acuerdo de firma no se pagará compensación variable alguna, ni se hará
efectivo el modelo de compensación anterior.
C. Interlatin Rewards: Anualmente se reconocerá los mejores de la empresa en 5 rubros:
1.
2.
3.
4.
5.
Proyectos
Ventas
Negociación
Región
Innovación
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6.0.- REGISTROS DE CALIDAD Y MEDICIONES CLAVE
6.1 Mencionadas en las Políticas TAPS de este documento.
7.0.- SEGURIDAD
N/A
8.0.- APROBACIONES
Nombre
Firma
Departamento
Puesto
Fecha
León Castro
RH
Director de Recursos
Humanos
29/07/2014
Kim Enríquez
RH
Proyectos RH
29 /07/2014
Luis Coronado
Analytics
Business Analytics
Strategy
29/07/2014
José Carlos Espinoza
Calidad
Coord. De Sistemas
de Calidad y
Documentos
29/07/2014
9.0.-HISTORIA DE REVISIONES:
Revisión
Descripción del cambio
Originador
Fecha de emisión
1
Numeración de Procedimiento
Kim Enríquez
30/07/2014
Aprobaciones
Kim Enriquez
30/07/2014
2
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