¿Quién debe seguir el código de conducta?

Transcripción

CÓDIGO de CONDUCTA
«En última instancia, nuestro éxito
depende de la honradez, la equidad,
la integridad, el sentido común y la
prudencia con que trabajemos todos
nosotros.»
Una carta de Dow Wilson
CEO
Como compañía que desarrolla tecnologías para ayudar a salvar y proteger vidas, es prioridad de Varian
actuar de acuerdo con prácticas comerciales éticas. Nos esforzamos al máximo por hacer bien haciendo
lo correcto. Esto significa actuar con ética, responsabilidad, respeto y en cumplimiento de la legislación,
allá donde operemos. También significa saber que, al tiempo que cumplimos la misión de la compañía,
queremos tener éxito, hacer del mundo un lugar mejor y alcanzar cotas más altas.
En Varian, creemos que la ética comienza desde la cúspide, con el consejo de administración y la alta
dirección, y nuestro compromiso se extiende a todos nuestros empleados, socios y partes involucradas.
Nos tomamos muy en serio el comportamiento ético, comenzando por las prácticas que se derivan de
este Código de conducta. Hemos elaborado este Código de conducta para proporcionar orientación
cuando surjan preguntas en el desarrollo de la actividad diaria. El código puede calificar determinada
conducta como aceptable o inaceptable o proporcionar medios para evitar la aparición de comportamientos
o conductas inadecuados. Este Código de conducta no intenta resumir toda la legislación o normativa
aplicable a la actividad que desarrollamos ni sintetizar todas las normativas de la Compañía que
proporcionan orientación adicional en áreas específicas. Los empleados y socios comerciales de Varian
deben comprender la normativa aplicable a la actividad que desarrollamos así como leer y cumplir las
normas de la Compañía, incluidas las variaciones regionales. En última instancia, nuestro éxito depende
no solo del cumplimiento de este Código de conducta y de estas normas, sino de la honradez, la equidad,
la integridad, la diligencia y la prudencia con que trabajemos todos nosotros.
El cumplimiento de la normativa es algo que todos debemos hacer. «Hacer lo correcto» siempre ha formado
parte de los valores y la cultura de Varian. Nuestra reputación como compañía con la máxima integridad
significa todo. Estoy convencido de que nuestro compromiso con el comportamiento ético no es una medida
defensiva. A largo plazo, se trata más de un gran diferenciador competitivo que nos permitirá crecer de
muchas maneras y alcanzar el éxito como compañía. Y además, es lo correcto.
DOW WILSON
CEO
Varian Medical Systems, Inc.
VARIAN MEDICAL SYSTEMS
UN SOCIO PARA TODA LA VIDA
L10513ESN-Rev 02, entrada en vigor el 24 DE FEBRERO DE 2015
2
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN: HAGA LO CORRECTO . . . . . . . . . . . . 4
Qué deben hacer los empleados
Qué deben hacer los directores y directivos
Cómo buscar orientación y expresar preocupaciones
Violaciones y represalias
MERCADO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Legislación aplicable y excelencia normativa
Calidad y seguridad del producto
Relaciones con los profesionales de la salud
Cortesías comerciales
Soborno y otros pagos corruptos
Trato justo y cumplimiento de la legislación sobre competencia
Cumplimiento de legislación comercial
Relaciones con proveedores y trabajo con terceros
Prevención del blanqueo de capitales
COMPAÑEROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
Lugar de trabajo y respeto mutuo
Acoso
Empleo justo
Salud y seguridad
Protección de datos de empleados, clientes y pacientes
COMUNIDAD Y ENTORNO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Contribuciones políticas
Protección del medio ambiente
Comunicación en representación de la compañía
ACTIVOS DE LA COMPAÑÍA E INFORMACIÓN . . . . . . . . . . . 23
Conflictos de interés
Información confidencial
Uso de información privilegiada y especulación de acciones
Propiedad intelectual
Oportunidades corporativas
Mantenimiento de registros e información pública
Sistemas de comunicación de la Compañía
Protección y uso adecuado de activos de la Compañía
CORRECCIONES, MODIFICACIONES
Y EXENCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Nota: Varian Medical Systems, Inc. y sus filiales en todo el mundo reciben el nombre de «la Compañía»
o «Varian» en este Código de conducta. «Consejo» hace referencia al consejo de administración.
3
Introducción: Haga lo correcto
4
Garantizar que Varian hace lo correcto es responsabilidad de los
• MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE VARIAN,
LOS DIRECTIVOS Y DEMÁS EMPLEADOS.
• Las FILIALES Y AFILIADAS CONTROLADAS: Varian dispone
de más del 50 % de los derechos de votación o derecho
de control sobre estas entidades, que deben adoptar
y seguir el Código de conducta y las normas de cumplimiento
normativo de Varian.
• TERCEROS QUE REPRESENTAN A LA COMPAÑÍA («socios
empresariales»): Terceros, como agentes, asesores,
distribuidores, representantes de ventas, contratistas
independientes y empresas conjuntas o socios estratégicos
deben:
–– Comprometerse a cumplir las disposiciones éticas del
Código de conducta.
–– Recibir información y formación sobre los requisitos
de cumplimiento de normativa aplicables.
–– Comprender y cumplir los aspectos pertinentes de las
normas de cumplimiento de normativa de Varian.
«Nuestra compañía desea
oír sus preocupaciones. Es
una forma de identificar y
resolver problemas.»
PJ Bullock, Director de desarrollo comercial
y marketing
COMPRENDER Y CUMPLIR LAS NORMAS DE LA COMPAÑÍA
• Compruebe con regularidad si conoce y comprende los patrones legales y éticos de Varian que pueden
aplicarse a su trabajo. Revise las normas de la Compañía y estudie las diferencias específicas de cada
país, ya que pueden no limitarse a las directrices y requisitos establecidos en el Código de conducta.
• Busque en la red interna de Varian la normativa aplicable y las variaciones específicas de cada país
o pregunte al representante de recursos humanos.
• Asista a las sesiones de formación sobre cumplimiento de normativa que correspondan.
• Respete los principios éticos del Código de conducta y siga las normas, procedimientos y prácticas
que los respaldan en su trabajo diario.
• Contribuya a crear un entorno de trabajo en el que se cumplan los principios éticos y legales más
estrictos en su actividad diaria.
• Nunca ponga la consecución de objetivos a largo plazo por encima del compromiso de Varian con
la ética y con el cumplimiento de la normativa.
SER PROACTIVOS
• Busque ayuda cuando dude sobre cómo proceder. No tenga miedo a hacer preguntas.
• Esté atento al desarrollo de posibles conductas ilegales o que infrinjan el Código de conducta o los
procedimientos y normas de la Compañía por parte de cualquier empleado, directivo o tercero que
actúe en representación de la Compañía.
• Informe con prontitud de posibles infracciones (consulte la sección, Cómo buscar orientación y expresar
preocupaciones).
5
Además de la conducta que se espera de los empleados, los directores y directivos deben tomar
las siguientes medidas para prevenir, detectar y manejar problemas de cumplimiento de normativa:
• Dé ejemplo con palabras y acciones.
• Fomente el comportamiento ético tomando la iniciativa.
• Cree una cultura empresarial en la que los empleados comprendan sus responsabilidades
y se sientan cómodos expresando sus preocupaciones de buena fe sin miedo a represalias.
• Mantenga la puerta abierta: invite a sus empleados a hablar de ello con confianza.
• Tenga en cuenta el esfuerzo de los empleados por mantener un comportamiento ético cuando
los evalúe y premie.
• Proporcione a los empleados directrices claras sobre su conducta empresarial diaria.
• Asegúrese de que los empleados asisten a las sesiones de formación pertinentes y facilíteles
la asistencia.
• Informe con prontitud cuando existan problemas de cumplimiento de normativa y preocupaciones
de los empelados a través de los canales adecuados. No inicie investigaciones por su cuenta.
• Coopere con los investigadores de la Compañía. Facilite los documentos y nombres de empleados
necesarios.
• Asegúrese de que los empleados comprenden que los resultados comerciales nunca están por
encima del comportamiento ético.
Animamos a todos nuestros empleados, directivos, miembros
del consejo de administración y socios empresariales a
preguntar o expresar preocupaciones relacionadas con la
violación de la legislación, el Código de conducta, los principios
éticos comerciales, los principios de contabilidad y auditoría o la
normativa de Varian. También se les anima a buscar orientación
cuando duden sobre sus responsabilidades de acuerdo con el
Código de conducta, las normas de la compañía o los requisitos
de la normativa o legislación aplicable. Varian estudiará estos
informes con equidad y objetividad y los tratará con total
confidencialidad en la medida en que sea razonablemente
posible, dada la necesidad de la Compañía de investigar
minuciosamente la información proporcionada y de cumplir las
obligaciones que se deriven de la legislación o la normativa
aplicable o de los procedimientos legales establecidos.
La línea confidencial de Varian para ayuda ética y financiera
(de ahora en adelante la «Línea directa») es un servicio telefónico
para informar dirigido por una firma independiente. Este servicio
puede utilizarse, en caso de estar disponible, para preguntar
o expresar preocupaciones y es accesible 24 horas al día, 7 días
a la semana. En los sitios web internos y externos de Varian y en
las distintas ubicaciones de Varian encontrará información sobre
cómo acceder a la Línea directa.
SITUACIÓN
Sospecha que un compañero puede
haber tenido un comportamiento
incorrecto. Como no dispone de
ninguna prueba, duda de si debe
informar de ello. Le preocupa que
su compañero pueda tener problemas,
incluso aunque sus sospechas no
resulten fundadas.
QUÉ HACER: Informe del problema
con prontitud utilizando uno o más
de los recursos descritos, en función
de su jurisdicción. La información
que proporcione se utilizará solo en
la medida necesaria para investigar
la situación. La investigación de
todos los informes de posibles
incumplimientos o comportamientos
no éticos, incluidos los informes que
resulten infundados, permiten a Varian
mantener la integridad del programa
de ética y cumplimiento de normativa.
6
Se anima a los empleados que tengan preocupaciones o quejas a informar con
prontitud sobre ellas a su supervisor local, al director, al departamento de recursos
humanos o a los responsables de cumplimiento normativo.
PREGUNTA: ¿Qué ocurre cuando llama a la Línea directa?
RESPUESTA: Cualquier información que busque o las preocupaciones que exprese a través de la Línea
directa tendrán una respuesta rápida y discreta. Si llama a la Línea directa, un entrevistador externo
registrará con detalle su llamada. Toda la información que se recoja a través de la Línea directa, se enviará
a la entidad de Varian correspondiente para su investigación. Un investigador adecuado, en cumplimiento
de los requisitos legales locales, investigará las alegaciones de comportamiento ilegal o no ético. El número
de individuos implicados en cualquier investigación será el necesario para realizar una investigación
completa y se respetará el derecho a la intimidad. Conforme progrese la investigación, es posible que tenga
que proporcionar información adicional o responder a preguntas. La información que proporcione se utilizará
solo en la medida necesaria para responder a su pregunta o para investigar el problema del que se
haya informado. En algunos casos, puede compartirse información con los cuerpos y organismos locales
responsables del cumplimiento de la ley o con otras autoridades en cumplimiento de los requisitos legales
o para proteger los intereses legales de Varian.
Se anima a los empleados que tengan preocupaciones o quejas a informar con prontitud sobre ellas a su
supervisor local, al director, al departamento de recursos humanos o a los responsables de cumplimiento
normativo. La forma de realizar notificaciones varía de un país a otro, por ello, se recomienda a los
empleados que llamen a la Línea directa para obtener más instrucciones sobre cómo informar y a quién
sobre un tipo de incidente en particular.
Le animamos a que revele su identidad, en lugar de informar de forma anónima, ya que la obtención de sus
datos personales permite realizar una investigación más exhaustiva. Si no se encuentra cómodo revelando
su identidad, y si la legislación local lo permite, puede informar de forma anónima.
IMPORTANTE: En algunos países, la Línea directa solo le permite informar sobre asuntos
relacionados con la contabilidad o con las auditorías debido a lo dispuesto en la legislación local.
Si desea informar sobre problemas en el lugar de trabajo, póngase en contacto con la dirección
local o con el representante de los departamentos de recursos humanos o jurídico.
Varian no tolera las violaciones del Código de conducta. Las violaciones pueden tener graves
consecuencias y dar lugar a acciones disciplinarias, como la terminación del contrato, de conformidad con
la legislación aplicable. Se anima a todos los empleados a hacer preguntas o expresar preocupaciones.
Varian no permitirá la toma de represalias contra cualquier persona que informe, de buena fe, sobre
infracciones de la legislación o de la normativa y violaciones del Código de conducta o de las normas
de la Compañía. Las represalias, incluido cualquier intento de dañar o calumniar a otro empleado,
o cualquier información que se haya proporcionado de mala fe, podrá dar lugar a acciones disciplinarias,
incluida la terminación del contrato, de conformidad con la legislación aplicable.
7
Mercado
Legislación aplicable y excelencia normativa
Relaciones con los profesionales de la salud
Relaciones con proveedores y trabajo con terceros
8
Legislación aplicable y excelencia
normativa
Los empleados de Varian están distribuidos por todo el mundo
y existen ciudadanos de países muy diferentes. Por ello, nuestras
operaciones estás sujetas a la legislación de numerosos países,
provincias, estados, municipios y organizaciones. El incumplimiento
de cualquiera de estas leyes puede generar responsabilidad civil
y penal y dañar la reputación de nuestros activos.
El entorno normativo actual requiere que todos los empleados
y directores conozcan la normativa y estén comprometidos con
su cumplimiento. En algunos casos, puede existir un conflicto entre
la legislación aplicable de dos o más países. Cuando tenga un
conflicto, es especialmente importante que consulte a la persona
adecuada en el departamento jurídico para que entienda cómo
resolver el conflicto adecuadamente.
Su departamento o unidad empresarial puede tener su propia
normativa, procedimientos o directrices específicas de la actividad
que desarrolle. Debe seguir la normativa, los procedimientos
y las directrices específicas además de las descritas en el Código
de conducta. Si existe conflicto entre normativas, procedimientos
y directrices, el Código de conducta y cualesquiera requisitos
legales, prevalece la norma más estricta. Si detecta un conflicto
entre diferentes normas y directrices, informe a su equipo
de gestión o a los departamentos jurídico o de cumplimiento
normativo.
«Estoy orgullosa de
que Varian actúe con
integridad. Nuestra
reputación depende
de ello.»
Shari Huffine, Directora de la oficina
de portavoces y patrocinaciones
comerciales
La seguridad es primordial en todos los productos y servicios que proporciona Varian. Es responsabilidad
de Varian fabricar productos seguros y cumplir todos los requisitos legales y normativos que regulan
el diseño, la fabricación y el suministro de productos seguros que marcan la diferencia en los mercados
donde están disponibles.
Varian diseña y fabrica sus productos para que cumplan las directrices establecidas por las agencias
gubernamentales y para que pasen las pruebas y las inspecciones del cliente así como sus criterios
de calidad. Realizamos las pruebas y proporcionamos la documentación necesaria para cumplir estos
criterios, además de la documentación necesaria sobre estas pruebas. El envío consciente de pruebas
falsas u otros datos a cualquier agencia gubernamental o cliente constituye una violación de la ley
y de la normativa de la Compañía.
Además, Varian recoge y envía información relacionada con las quejas e incidentes de seguridad
relacionados con nuestros productos. Todos los empleados pertinentes deben recibir formación sobre
el manejo de quejas e informar de los incidentes cuando ocurran.
En algunos países, los empleados correspondientes también deberán informar sobre las quejas
e incidentes de seguridad relacionados con nuestros productos a las entidades gubernamentales
(por ejemplo, entidades reguladoras, de atención a los consumidores o a la policía). Póngase en
contacto con el departamento de normativa si tiene alguna pregunta.
9
Relaciones con los profesionales
de la salud
Un profesional de la salud es un individuo o entidad que
proporciona servicios de atención sanitaria a pacientes; que
adquiere, arrienda, recomienda, usa, acuerda la adquisición
o el arrendamiento de o prescribe los productos y servicios
de una compañía o influye sobre dichas acciones. Son
profesionales de la salud, por ejemplo, médicos, enfermeras,
personal de oficina de centros médicos u hospitales y otro
personal que esté en contacto con pacientes.
PREGUNTA: Conozco a un médico con mucha experiencia con
equipos Varian, que ha dejado su puesto actual y está buscando
un trabajo nuevo. ¿Puedo contratar a un reclutador o a otro
consultor para que le encuentre un puesto de trabajo?
RESPUESTA: No. Si proporciona ese servicio se considerará que
ha influido de forma inadecuada en el médico y probablemente
en el hospital contratante.
El desarrollo de relaciones honradas y constructivas con
profesionales de la salud es esencial para comprender las
necesidades de la comunidad sanitaria. Estas relaciones
están reguladas por normas estrictas (que varían entre países)
que deben conocer los empleados y agentes de Varian.
«Sé que en Varian existen
recursos a mi disposición
si no estoy segura de una
situación y necesito
aclaración»
Shalon Maudsley-King, Directora senior
de comunicaciones corporativas
Si, por su trabajo, entra en contacto con profesionales de la salud, asegúrese de que estas interacciones
(a) tienen un fin comercial válido, (b) son conformes a la legislación, normativa y política de Varian sobre
interacciones con profesionales de la salud, y (c) no influyen (ni parecen influir) en cualesquiera decisiones
médicas que hayan tomado los profesionales de la salud.
En algunos países, Varian debe informar de todos los pagos y transferencias de valor realizados a
profesionales de la salud. La normativa y los procedimientos locales para registrar esos pagos deben
seguirse de forma precisa y en su totalidad. Consulte al departamento de cumplimiento normativo si tiene
alguna pregunta.
PREGUNTA: Estoy trabajando fuera de Estados Unidos. Deseo contratar un médico colegiado de EE. UU.
para una consultoría aquí. ¿Tengo que informar sobre los pagos que he hecho al médico?
RESPUESTA: Sí, todos los pagos efectuados por Varian o sus afiliadas, en metálico o de cualquier otra
forma, a los profesionales sanitarios de EE. UU. deben comunicarse, independientemente del país donde
se realice la consultoría, o el servicio que fuere. Póngase en contacto con el departamento de cumplimiento
normativo para que le oriente sobre cómo informar de estos pagos. Esto también se aplica a otros países.
10
La oferta o aceptación de (p. ej., regalos, comidas y otras
formas de entretenimiento) pueden ser aceptables o no, en
función de quién está ofreciendo o aceptando la cortesía,
cuándo se produce la oferta y el motivo de la oferta.
Las cortesías comerciales ofrecidas a funcionarios del
gobierno o a profesionales de la salud son especialmente
delicadas, ya que pueden violar la legislación antisoborno
o anticorrupción o los principios de buenas prácticas del
sector. Póngase en contacto con el departamento de
cumplimiento de normativa si tiene preguntas relacionadas
con las cortesías comerciales.
Los empleados de Varian pueden ofrecer o aceptar una
cortesía comercial directamente o a través de un tercero,
solo si la cortesía cumple los siguientes criterios:
• Tiene un fin legítimo comercial y no pretende ejercer
influencia inadecuada o esperar reciprocidad.
• No viola ninguna ley, normativa o política de la compañía.
• No se ha hecho en efectivo ni equivalente.
• No puede percibirse o parecer un soborno o cualquier
pago corrupto.
• Es apropiado en términos de valor, tiempo, lugar y
frecuencia.
• No crea un conflicto de interés.
Estos criterios se aplican a todas las cortesías comerciales
en cualquier lugar del mundo, incluso si se consideran
«una forma de hacer negocio». Debe dirigirse a su
supervisor, director, o al departamento de cumplimiento
normativo para saber si una cortesía comercial, o cualquier
cuestión relacionada con una cortesía comercial, es adecuada.
SITUACIÓN
Varian ha invitado a un médico de una
clínica privada para que viaje a nuestra
sede central corporativa en Palo Alto,
California. Los gastos corren a cargo
de Varian. El médico desea añadir
un viaje secundario para jugar al golf
en un campo local y ha preguntado
si Varian lo financiará.
QUÉ HACER: El viaje secundario para
jugar al golf no puede ser pagado
por Varian, sus agentes o empleados.
Pueden financiarse los gastos de
viaje y aquellos gastos razonables en
los que se incurra para visitar la sede
siempre que estos gastos (1) sean
parte de una necesidad comercial
demostrada/documentada; (2) no sean
excesivos ni profusos; (3) no puedan
ser vistos como pagos corruptos
o sobornos (consulte la información que
se muestra a continuación); (4) no violen
ninguna ley o normativa de la compañía
(nuestra o del cliente); y (5) estén
registrados de forma precisa en los
libros de contabilidad de la Compañía.
PREGUNTA: Trabajo en un país donde rechazar una cortesía de un socio comercial puede ser
considerado un insulto y poner en peligro la relación comercial. ¿Qué debo hacer si recibo una oferta
de cortesía comercial que considero inadecuada?
RESPUESTA: Póngase en contacto con su supervisor, director, o con el departamento de cumplimiento
normativo para determinar cómo proceder. Es posible que pueda aceptar el regalo en representación
de Varian. Las cortesías comerciales son aceptables únicamente si cumplen los criterios definidos.
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Varian está completamente comprometido con los principios y las prácticas de la
legislación antisoborno y anticorrupción.
Sobornar es ofrecer o dar algo de valor a una persona para influir
en su opinión o en su conducta. En el mundo comercial, el soborno
puede utilizarse para actuar sobre opiniones o acciones, influir en
una decisión, obtener (o mantener) clientes u obtener una ventaja
indebida.
El soborno y otros pagos corruptos están prohibidos por ley
en todo el mundo. Los sobornos pueden realizarse en efectivo
o tomar la forma de regalos, entretenimiento, contribuciones
o cualquier cosa de valor. La transferencia de un soborno hecho
directamente o a través de un intermediario es ilegal.
Para evitar que se oculten sobornos u otros pagos corruptos, las
compañías deben mantener registros contables precisos y realizar
los controles de contabilidad pertinentes.
Varian está completamente comprometido con los principios y las
prácticas de la legislación antisoborno y anticorrupción. Todos los
empleados y todas las partes que actúen en representación de
Varian deben compartir este compromiso y evitar cualquier acción
que pueda ser vista como un soborno o un pago corrupto.
«Me enorgullezco de hacer
bien haciendo lo correcto.»
Felix Ye, Ingeniero de control de
calidad del software
SITUACIÓN
Sabe que un consultor está recibiendo un pago superior
al importe que se está facturando por su trabajo y los
registros financieros que está revisando no ofrecen
explicación alguna.
QUÉ HACER: Informe de sus hallazgos a los departamentos
jurídico o de cumplimiento normativo o llame a la Línea
directa.
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Trato justo significa no obtener ninguna ventaja injusta a
través de la manipulación, el encubrimiento o la distorsión
de hechos materiales, el abuso de información confidencial
o privilegiada o prácticas similares. Varian solo compite
en base a los méritos de nuestros productos y servicios.
Nuestras acciones y relaciones, incluidas aquellas con los
clientes, proveedores, competidores y empleados de la
Compañía, deben basarse en el trato justo, la competencial
leal en calidad, precio y servicios y el cumplimiento de la
legislación y normativa aplicable.
Nuestras actividades comerciales están sujetas a legislación
sobre competencia en la mayoría de países del mundo.
Esta legislación está destinada a promover la competencia
leal prohibiendo actividades que frenan o inhiben a
la competencia de forma no razonable. La legislación
sobre competencia es aplicable a muchos aspectos de
su actividad comercial, incluidas ventas, mercadotecnia,
contrataciones, adquisiciones y fusiones. Esta legislación
prohíbe o restringe específicamente cualquier acuerdo
o arreglo anticompetitivo para:
• Fijar, coordinar o controlar precios.
SITUACIÓN
Durante una presentación en una feria
profesional, está sentado junto a un
representante de ventas de un competidor.
Cuando la presentación concluye y la
audiencia se dispersa, usted repara
en que el representante de ventas del
competidor ha olvidado lo que parece
ser un informe interno confidencial sobre
un nuevo producto. Este informe puede
resultarle útil para desarrollar una estrategia
de comercialización para un producto
competencia directa que Varian está a
punto de lanzar.
QUÉ HACER: Alerte inmediatamente al
representante de ventas de la situación.
Cualquier intento de obtener la
información contenida en el informe no
sería ética y constituiría una violación
de los principios de competencia leal.
• Facilitar ofertas colusorias o colusiones en un
procedimiento de licitación.
• Asistir a un cliente en la redacción del borrador del
pliego de condiciones.
• Limitar la competencia a otros participantes en el mercado.
• Compartir información con competidores sobre precios, beneficios o márgenes de beneficios.
• Dividir o asignar mercados, territorios o clientes.
• Intercambiar o compartir con un competidor cualquier información no publicada relativa a precios
o a cualquier otra información competitiva.
• Hacer tratos recíprocos con socios o proveedores.
Aunque el espíritu de esta legislación anticompetencia es bastante directo, su aplicación a situaciones
específicas puede ser un poco compleja.
Si tiene alguna pegunta sobre trato justo o cumplimiento de la legislación sobre competencia leal, póngase
en contacto con el departamento jurídico.
13
Cuando las relaciones comerciales traspasan fronteras, los empleados deben
conocer y cumplir la legislación aplicable y las normas y procedimientos de
Varian sobre cumplimiento normativo.
El crecimiento y el éxito de la actividad global de Varian depende de nuestra capacidad continua para
entablar relaciones comerciales transfronterizas con facilidad. Muchos países regulan las transacciones
comerciales internacionales, como las importaciones, las exportaciones y las transacciones financieras
internacionales por diferentes razones, como seguridad nacional o política exterior. Varian está
comprometido con el cumplimiento de toda la legislación sobre exportación, importación y comercio y con
la normativa específica de todos los países en los que Varian desarrolla su actividad comercial.
Cuando las relaciones comerciales traspasan fronteras, los empleados deben conocer y cumplir la
legislación aplicable y las normas y procedimientos de Varian sobre cumplimiento normativo. La legislación
sobre el control de la exportación rige la transferencia de bienes, servicios y tecnología entre países. Tenga
en cuenta que muchos países han publicado listas de compañías e individuos que se consideran «partes
restringidas» o que están sujetas a sanciones comerciales y financieras. El programa de cumplimiento de
legislación comercial de Varian determina la necesidad de establecer controles para determinar que todos
los clientes y transacciones cumplan la normativa sobre exportación. Además, algunos programas de
sanciones globales restringen o prohíben a Varian el desarrollo de su actividad comercial en o con algunos
países, como Cuba, Irán, Corea del Norte, Sudán y Siria, salvo concesión específica de licencia o aprobación
por parte de la normativa pertinente. Esta legislación es compleja y cambia con frecuencia, por ello, los
empleados deben ponerse siempre en contacto con el departamento de cumplimiento de legislación
comercial para obtener orientación sobre cualquier actividad comercial relacionada con estos países.
La importación de bienes se rige por legislación y normativa arancelaria. Estas leyes garantizan que solo se
introduzcan bienes admisibles en el país de importación y que se pague el importe adecuado de derechos
arancelarios e impuestos por esos bienes. Varian debe mantener y proporcionar descripciones precisas de
los productos, los códigos aduaneros específicos, el valor comercial y el país de origen de todos los bienes
importados. Los empleados deben cumplir toda la normativa sobre concesión de licencias para importación
y exportación, documentación de envío, documentación de importación y requisitos de mantenimiento de
informes y registros. Relaciones con proveedores y trabajo con terceros
En muchos casos, Varian contrata a individuos o compañías que proporcionan suministros y servicios en
representación de Varian. Las acciones y actividades de los proveedores y terceros son atribuibles a Varian.
La legislación anticorrupción no siempre diferencia entre actos realizados por Varian o por alguien en
representación de Varian. Por tanto, Varian puede asumir responsabilidad por acciones realizadas por sus
socios comerciales. Por este motivo, Varian debe tomar algunas medidas cuando entable relaciones con
proveedores y terceros, como actuar con la diligencia debida y proporcionar formación anticorrupción, antes
de trabajar con ellos.
Póngase en contacto con el departamento de cumplimiento normativo si tiene alguna pregunta cuando trate
con proveedores y terceros.
14
El blanqueo de capitales es el encubrimiento del origen
del dinero para evitar revelar sus fuentes y su uso o para
evadir impuestos. En la actualidad, más de 100 países
tienen legislación antiblanqueo. Esta legislación prohíbe
realizar transacciones como parte de procedimientos
derivados de actividades criminales. Las personas envueltas
en actividades criminales como terrorismo, tráfico de
estupefacientes, evasión fiscal y fraude, entre otros, pueden
intentar blanquear los frutos de sus delitos, ocultarlos o hacer
que parezcan legítimos. Un problema relacionado, llamado
en ocasiones blanqueo inverso de capitales, es el empleo
de fondos legítimos para financiar actividad terrorista.
Varian está comprometido con el cumplimiento de toda la
legislación antiblanqueo de capitales y antiterrorismo en todo
el mundo. Solo entablaremos relaciones comerciales con
clientes respetables que desarrollen actividades comerciales
legítimas utilizando fondos derivados de fuentes legítimas.
Los empleados deben evitar verse envueltos en cualquier
transacción que pueda parecer que encubra una conducta
ilegal o la naturaleza deshonesta de las ganancias o activos
objetos de la transacción. Consulte con los departamentos
jurídico o de cumplimiento normativo si tiene alguna
pregunta relacionada con las diligencias debidas que deben
realizarse antes de entablar relaciones comerciales con
cualquier proveedor, contratista, revendedor, distribuidor,
cliente u otro tercero. Sea especialmente precavido en
transacciones con estructuras extrañas. Si no detecta
las relaciones y transacciones con clientes que puedan
poner en riesgo a Varian, puede dañar seriamente nuestra
integridad y reputación.
SITUACIÓN
Un cliente de Varian en la Unión
Europea hace pedidos grandes con
un depósito sustancial. El pedido
se cancela y el cliente solicita el
reintegro de los fondos a una cuenta
bancaria numerada en América Latina.
¿Debo preocuparme?
QUÉ HACER: Sí, debe preocuparse
si una transacción contempla la
transferencia de fondos a o de países
o entidades no relacionadas con
la transacción. Las solicitudes de
transferencia de dinero a terceros
son también sospechosas y deben
ser investigadas para garantizar
la legitimidad de la transacción.
Consulte con el departamento jurídico
o de cumplimiento normativo antes
de continuar.
15
Compañeros
Acoso
Empleo justo
Salud y seguridad
16
En Varian, creemos que nuestros empleados son nuestro
mayor activo. Cuando se trata a los empleados como miembros
valorados del equipo, están motivados para contribuir a crear
un buen entorno de trabajo de forma constructiva y eficaz, para
lograr el beneficio mutuo de todos. Cada uno de nosotros es
responsable de crear y mantener este tipo de entorno. En Varian,
no debe existir acoso, discriminación, intimidación ni represalias
en el lugar de trabajo. No se tolerarán estos comportamientos,
tanto por parte de empleados como de cualquiera que entable
relaciones comerciales con Varian.
Varian está orgulloso de ser una compañía mundial con
empleados, socios comerciales y otras partes involucradas de
gran diversidad. Varian espera que sus empleados, directores,
miembros del consejo de administración y socios comerciales
traten a otros empleados, socios comerciales y partes
involucradas con respeto y consideración hacia sus diferentes
valores y culturas.
Es responsabilidad de cada empleado, director, miembro del
consejo de administración de la Compañía y socio comercial
ser tolerante con las diferentes normas y creencias y con los
diferentes comportamientos de sus compañeros, sea cual
sea su relación con Varian.
«Varian cuenta con gente
genial. Trabajar con ellos
me inspira para dar lo
mejor de mí.»
Amy Chan, Especialista de control de
documentos ESV
Acoso
Varian no tolera acoso o intimidación de ninguna forma, sea verbal, no verbal o física. El cumplimiento
de toda la legislación aplicable, el sentido común y el respeto hacia los demás debe mantenerse en
todo momento. Si cree que alguien le está acosando o está interfiriendo con su capacidad para realizar
su trabajo, tiene derecho a pedir a la persona que pare y a decirle de forma clara y profesional que ese
comportamiento no es correcto. También puede comunicar su preocupación a su director local o al
departamento de recursos humanos o llamar a la Línea directa para informarse sobre las alternativas
que existen en su país para informar de dicho comportamiento. Cuando informa de buena fe de un
incidente de acoso, la toma de represalias contra usted queda estrictamente prohibida.
PREGUNTA: He visto que se burlan de algunos trabajadores por su religión. ¿Debo hacer algo aunque
ellos no hayan dicho nada?
RESPUESTA: Sí. La Compañía espera que todos los empleados se traten con respeto y consideración.
Si usted es objeto u observa que alguien es objeto de comportamiento ilícito o irrespetuoso, hable con
su supervisor local, con su director o con el representante de recursos humanos, o llame a la Línea directa,
que le indicará cómo puede informar del incidente según su país.
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Varian no tolerará ningún tipo de discriminación ilícita en el lugar de trabajo.
Empleo justo
Varian está firmemente comprometida con proporcionar las
mismas oportunidades de empleo a todos sus empleados,
tanto actuales como en potencia. La Compañía basa sus
decisiones de contratación y ascenso en cualificaciones
y méritos, que incluyen las aptitudes individuales, el
rendimiento, el liderazgo y otros criterios relacionados con
el trabajo, sin importar el grupo étnico, el color, la religión,
el sexo, el origen nacional, la ascendencia, la orientación
sexual, la edad, el estado civil, la limitación de actividad
(como embarazo o alumbramiento) o la discapacidad
(incluida cualquier discapacidad física y mental), la veteranía
o cualquier otra clase protegida por la legislación estatal,
federal y nacional pertinente. Queda estrictamente prohibida
la discriminación en base a cualquiera de estas clases
protegidas. Cuando las condiciones lo permiten, Varian hace
lo posible por integrar a individuos discapacitados.
PREGUNTA: Si se descarta a un candidato que ha solicitado
un puesto abierto porque no cumple los requisitos físicos
del puesto, ¿he discriminado a este individuo?
SITUACIÓN
Cree que su supervisor le está
discriminando, pero le preocupa
que si dice algo a su supervisor,
se incrementen los problemas.
QUÉ HACER: Varian no tolerará
ningún tipo de discriminación ilícita
en el lugar de trabajo. No tiene que
seguir la «cadena de mando» en una
situación como esta. Comunique
sus preocupaciones a su supervisor
local, a su representante de recursos
humanos o a otro miembro del equipo
de gestión local, o llame a la Línea
directa, que le indicará las alternativas
que tiene en función de su país.
RESPUESTA: En función de la legislación local, no es ilegal
descartar al candidato si no puede desempeñar las funciones
esenciales del trabajo (como el levantamiento de peso) con
una comodidad razonable. Hable con el director de recursos
humanos y considere las opciones que tiene antes de
descartar a este candidato.
Salud y seguridad
Varian está comprometido con el cumplimiento de la legislación sobre salud y seguridad y cree que es lo
correcto. Se espera que todos los empleados creen y mantengan un entorno de trabajo seguro que reduzca
los accidentes laborales y proteja la salud, el bienestar y la seguridad de los empleados, socios comerciales
y visitantes de Varian.
18
SITUACIÓN
Se le envía a cambiar el cableado del sistema eléctrico de
un cliente que ha sufrido un fallo. Sin embargo, el cliente
no puede apagar el sistema por completo para realizar las
reparaciones como pretendía. Realiza gran parte del trabajo
apagando partes del sistema según va necesitando. Al final,
solo quedan algunas reparaciones simples del cableado
que necesitan un apagado completo. El cliente le pide que
repare el cable sin apagar el sistema. Cree que puede
hacerlo como favor al cliente con un riesgo mínimo.
QUÉ HACER: No debe hacer este favor al cliente.
La normativa y las prácticas de trabajo seguro de Varian
establecen que la maquinaria conectada a una fuente de
alimentación debe desconectarse antes de trabajar en ella.
Crear un entorno de trabajo seguro permite, entre otras cosas,
que los empleados tengan la seguridad de que sus compañeros
no están bajo los efectos de las drogas o el alcohol cuando
están trabajando. Para garantizarlo, la Compañía no tolera el
abuso de drogas o alcohol en el lugar de trabajo. Todos los
empleados deben cumplir los requisitos legales, normativos
y de la Compañía relacionados con sustancias ilegales y deben
participar en programas de formación sobre abuso de sustancias
y asistencia a empleados.
«Nuestros clientes y sus
pacientes confían en
que respetaremos su
intimidad.»
Shivakumar Gopalakrishnan,
Ingeniero de software y director de
ingeniería (aplicaciones)
Varian es una compañía con certificación de puerto seguro (Safe Harbor) que está comprometida con los
niveles más altos de protección de datos de empleados y clientes.
La protección de la intimidad de los empleados, la confidencialidad de sus registros y la información
personal es esencial. El acceso a los registros de los empleados se limita a individuos con autorización por
razones válidas, legales o comerciales, y cualquier información obtenida de los registros de los empleados
puede utilizarse solo previa autorización. Varian cumple con toda la normativa local que regula la protección
de la información del empleado. Los empleados que tienen acceso o que trabajan con la información
personal de compañeros de Varian tienen la responsabilidad de tratar esa información adecuadamente
y de tomar todas las precauciones razonables para preservar su confidencialidad. Los empleados tienen
acceso a sus propios registros en la medida en que lo permite la legislación aplicable. Además, Varian
cumple con toda la legislación aplicable de protección de datos de clientes.
Varian puede manejar la información de los pacientes alojada en las instalaciones de nuestros clientes
a través de las herramientas de asistencia que ofrecen los productos Varian. Varian cumple la legislación
aplicable y la normativa sobre confidencialidad de los datos de paciente e información sanitaria protegida.
Varian cumple toda la legislación aplicable relativa al tratamiento de datos de clientes y empleados de
acuerdo con la normativa de Varian sobre la confidencialidad de la información de clientes y empleados.
19
Comunidad y entorno
20
La contribución de los fondos, activos, servicios o instalaciones de Varian a o en representación de un
partido político, candidato o comité de acción política («PAC», por sus siglas en inglés) está estrechamente
regulada o significativamente restringida por la legislación aplicable y la normativa de la Compañía.
Ningún empleado o socio comercial actuará en representación de Varian cuando tenga alguna cortesía
comercial o realice un regalo o pago a cualquier gobierno o miembro de un partido político, empleado
candidato o agente, en los Estados Unidos o en otro país, de forma directa o a través de intermediarios,
salvo que realice una contribución al PAC de Varian o tenga previa aprobación por escrito de los
departamentos legal o de cumplimiento normativo. Mucha legislación prohíbe los pagos a partidos políticos
extranjeros o candidatos a algún cargo político extranjero si se hace con el fin de obtener o mantener algún
tipo de actividad comercial o alguna otra ventaja desleal.
Además, todos los empleados y socios comerciales de Varian deben cumplir toda la legislación aplicable
que regula la participación corporativa en asuntos públicos.
Ningún empleado ni socio comercial está autorizado a (a) posicionarse políticamente en representación de
Varian, (b) utilizar el membrete de la Compañía cuando exprese opiniones personales, o (c) realizar cualquier
acción que pueda ser vista como acto de presión sin la aprobación previa del departamento jurídico.
Este documento no pretende prohibir o disuadir a nuestros empleados, directivos o miembros del consejo
de administración de que hagan contribuciones políticas personales, participen en el proceso político en
su tiempo libre y asumiendo los costes, expresen sus opiniones personales sobre asuntos legislativos
o políticos o que se involucren de cualquier otra forma en actividades políticas. Se anima a los empleados
a ejercer sus derechos como ciudadanos individuales.
Varian se compromete a desarrollar su actividad de forma que proteja de forma razonable la salud pública
y del medio ambiente. Varian también está comprometido con la conservación de los recursos naturales
de la Tierra.
Para cumplir los niveles de protección del medio ambiente de Varian, cada instalación debe cumplir
la legislación sobre salud pública y medio ambiente que corresponda a su actividad. Cada instalación
debe mantener un diálogo abierto con las comunidades locales sobre la naturaleza y los riesgos de los
materiales que fabrica o manipula. Es política de la compañía colaborar de forma activa con las autoridades
gubernamentales, los grupos sectoriales y el público para concienciar a la comunidad y promover
programas de respuesta ante emergencias que permitan tratar cualquier riesgo potencial asociado con
los productos y las instalaciones de la Compañía.
21
Si no tiene autorización expresa de Varian para proporcionar información
en su nombre, debe ser prudente cuando hable de los negocios o productos
de la Compañía.
Solo las personas designadas oficialmente por Varian pueden comunicarse en su nombre. Cuando dude,
póngase en contacto con el departamento jurídico.
Si forma parte de sus funciones la comunicación en representación de la Compañía, el departamento
de comunicaciones de marketing, el departamento de comunicaciones corporativas o su departamento
de recursos humanos local deben aprobar las comunicaciones.
Si no tiene autorización expresa de Varian para proporcionar información en su nombre, debe ser
prudente cuando hable de los negocios o productos de la Compañía. Recuerde que todas las afirmaciones
sobre productos y datos financieros están sujetas a normativa estricta y sujetos a restricciones legales.
Si viola estas leyes, usted y Varian podrían incurrir en responsabilidad.
22
Activos de la compañía e información
23
Los empleados, cargos directivos o los miembros del consejo de administración
deben actuar con diligencia y evitar situaciones que representen un conflicto real
o potencial con los intereses de Varian.
Varian espera que todos sus empleados, directores y miembros del consejo de administración trabajen
en interés de Varian. Existe un conflicto de interés cuando las regalías o las actividades están o pueden
ser divididas entre los intereses de Varian y los intereses personales (o intereses de un tercero u otra
entidad) o cuando un empleado, director o miembro del consejo de administración está en posición de
sacar partido a su función y responsabilidades para obtener un beneficio personal. Debe evitarse incluso
aquellas situaciones que puedan parecer conflictos de intereses. Los empleados, cargos directivos o los
miembros del consejo de administración deben actuar con diligencia y evitar situaciones que representen
un conflicto real o potencial con los intereses de Varian. Son conflictos de interés:
• Emprender acciones o tener intereses que dificulten el cumplimiento de sus obligaciones.
• Recibir o solicitar beneficios ilícitos (favores, regalos, préstamos, etc.), para usted o para un familiar,
un cliente, un proveedor, un contratista o un competidor.
• Tener una inversión financiera u otro interés comercial en algún cliente, proveedor, contratista
o competidor.
• Beneficiarse del uso ilícito o de la disposición de propiedades de la Compañía, información confidencial,
oportunidades de negocio u otros activos.
• Desviar de Varian, para el propio beneficio del empleado o por otro motivo, cualquier oportunidad
comercial en la Varian tenga o pueda tener interés.
• Obtener ganancias sustanciales de una parte con la que Varian tiene relaciones comerciales o contribuir
a que esa parte las obtenga.
• Tomar en beneficio personal o aprovechar oportunidades que pertenecen o se presentan a la
Compañía o que conoce como resultado de su puesto en la misma.
• Contratar o mantener a una persona o entidad como proveedores de servicios de la Compañía porque
tienen una relación personal, profesional o comercial con un cliente o cliente potencial de Varian.
• Como empleado, trabajar u ocupar un puesto en el consejo de administración de otra compañía
sin permiso o en competencia con Varian.
• Como miembro del consejo de administración, ser director de o estar empleado por un cliente,
proveedor, contratista o competidor de Varian sin la aprobación pertinente.
• Beneficiarse directa o indirectamente de la transacción de una persona relacionada (p. ej., una
transacción con un tercero que tiene un CEO o miembro del consejo de administración común),
como se describe con mayor detalle en la normativa de la Compañía.
• Utilizar a un familiar, un agente o a un tercero para realizar las tareas que el empleado tiene prohibidas.
Si cree que existe un conflicto de interés comercial potencial, trate lo antes posible la situación con su
director, con un representante del departamento de recursos humanos o con el departamento jurídico.
24
PREGUNTA: Mi hermana es propietaria de una pequeña empresa que fabrica materiales que pueden
ser empleados en los productos de la Compañía. ¿Tener relaciones comerciales con ella está prohibido
y supone un conflicto de interés?
RESPUESTA: No necesariamente, pero debe informar a la dirección de la relación comercial potencial antes
de realizar cualquier negocio, no debe intentar influir en la relación comercial de Varian con la empresa de
su hermana. En lugar de usted, una persona imparcial debe decidir si la empresa de su hermana es el mejor
proveedor del material.
La información confidencial, incluidos secretos comerciales e información comercial, financiera, técnica
y personal es propiedad importante de Varian. El filtrado de información confidencial puede afectar
seriamente al rendimiento financiero de Varian y a su posición competitiva y puede comprometer nuestros
derechos de propiedad intelectual. Cada empleado, directivo y miembro del consejo de administración
tiene la responsabilidad de proteger la información confidencial, tanto interna como externa, de la revelación
o el uso no autorizados. La información confidencial debe siempre estar marcada como tal.
PREGUNTA: Me han llamado para formar parte de un jurado. He oído que puedo tener que esperar
durante largo tiempo, así que estoy pensando en llevarme mi ordenador portátil para trabajar en un
informe sobre un nuevo producto. ¿Está permitido?
RESPUESTA: No debe llevar información confidencial a un lugar que pueda comprometer la seguridad
de la información. Si va a estar cerca de gente que pueda ver la información de su pantalla, no trabaje
en información confidencial. Debe evitar hablar en lugares públicos (incluidas conversaciones telefónicas)
sobre las actividades comerciales de la Compañía.
El empleo de información material, no pública («interna») para obtener beneficios financieros u otros
beneficios personales, o la revelación de esta información a otras personas puede violar la legislación
civil y penal. Se entiende por información interna cualquier noticia sobre la compañía que no conozca
el público inversor. La información interna es «material» si puede alterar de forma razonable la información
total disponible sobre una compañía o afectar al precio de sus acciones. Puede tratarse, por ejemplo,
de pronósticos o cambios en las estimaciones de beneficios, de una fusión, adquisición o venta de
activos sustanciales, oferta de acciones o readquisiciones, cambios en la alta dirección; descubrimientos
o productos nuevos significativos y expansión o reducción significativa de operaciones.
PREGUNTA: Estaba hablando con mi primo y he mencionado que próximamente haré un viaje
de negocios para cerrar un trato a fin de adquirir la compañía X. ¿Esto puede ser un problema?
RESPUESTA: Sí. Si usted o su primo comercian con existencias de alguna compañía involucrada en
el trato, ambos pueden ser acusados de uso de información privilegiada. También, si su primo transmite
la información a otra persona, usted puede verse implicado.
25
Los empleados, directivos y miembros del consejo de
administración que conocen información material interna de una
compañía tienen prohibido contratar valores de esa compañía
de forma directa o indirecta (conocido como «uso de información
privilegiada») y no deben revelar esta información a otros
o recomendar que cualquiera contrate valores de esa compañía
(conocido como «revelación de información»). La información
puede ser sobre Varian o sobre otras compañías, si un individuo
conoce la información sobre otras compañías a través de
su relación con Varian. Las restricciones para evitar el uso
de información privilegiada y especulación de acciones también
se aplican a familiares y otras personas que compartan vivienda
con los empleados y miembros del consejo de administración,
así como a cuentas que están controladas por o sujetas a la
influencia de estas personas.
Los empleados, directivos y miembros del consejo de
administración que conocen información material no pública están
sujetos a limitaciones de contratación adicionales. Si tiene alguna
pregunta sobre información interna y contratación de valores,
póngase en contacto con el departamento jurídico.
«Nuestro éxito se basa
en la innovación continua
como medio para salvar
cada vez más vidas.»
Marjorie Cadet, Directora de programas
sobre instalaciones
La propiedad intelectual es uno de los activos con más valor de Varian. Todos los empleados deben
trabajar para proteger nuestras patentes, marcas comerciales, derechos de autor, secretos comerciales
y otra información confidencial. También es esencial que respetemos los derechos de propiedad intelectual
de los demás. El uso no autorizado de la propiedad intelectual de terceros puede exponer a Varian o a sus
empleados a sanciones civiles o penales.
PREGUNTA: Uno de nuestros productos tendrá próximamente una nueva función que ayudará a superar
a la competencia. Un cliente importante me está presionando para que describa la nueva función, ya que
tiene que tomar una decisión sobre adquisiciones esta semana. Sé que la Compañía quiere patentar la
función, pero no estoy seguro de si se ha solicitado ya. ¿Debo mostrar al cliente la nueva función?
RESPUESTA: No. Debe consultar al consejo de patentes primero, ya que si muestra la función a un
cliente antes de haber enviado la solicitud de la patente, puede hacer que la Compañía pierda la posibilidad
de obtener una patente.
Para proteger nuestra propiedad intelectual, es vital comprobar de forma razonable y puntual si los nuevos
productos, servicios, procesos y software tienen posibles invenciones o secretos comerciales y si infringen
los derechos de propiedad intelectual de terceros.
Póngase en contacto con el departamento jurídico para saber si es necesario disponer de licencias
o aprobaciones para utilizar la propiedad intelectual protegida de terceros como patentes, marcas
comerciales e información confidencial. Informe con prontitud de todas las invenciones al departamento
jurídico para garantizar la protección adecuada del producto mediante patentes.
26
Los empleados, cargos directivos y miembros del consejo de administración deben
actuar en el interés legítimo de la Compañía cuando surja la oportunidad.
Los empleados, directivos y miembros del consejo de administración tienen prohibido aprovechar
(o dirigir hacia un tercero) una oportunidad comercial descubierta gracias al uso de propiedad o información
corporativa o a través de su puesto en la Compañía, salvo que se haya ofrecido la oportunidad antes
a la Compañía y la haya rechazado. En general, los empleados, directivos y miembros del consejo de
administración tienen prohibido utilizar propiedad o información corporativa o su puesto en la Compañía
para obtener un beneficio personal y competir con la Compañía. Los empleados, cargos directivos
y miembros del consejo de administración deben actuar en el interés legítimo de la Compañía cuando
surja la oportunidad.
Varian toma decisiones comerciales en base a información procedente de la Compañía a cualquier nivel.
El suministro de información incompleta o imprecisa puede tener consecuencias legales y financieras graves.
Muchas agencias gubernamentales, como la U.S. Securities and Exchange Commission, la U.S. Food
and Drug Administration y la Comisión Europea establecen por ley la necesidad de presentar informes
comprensibles, precisos y completos de forma puntual, así como declaraciones tributarias a las autoridades
pertinentes, y mantener libros y registros con un nivel de detalle razonable que reflejen la actividad de
Varian con precisión. Como parte del proceso, es posible que algunos empleados, directivos y miembros del
consejo de administración tengan que presentarse personalmente para proporcionar información que ayude
a Varian a cumplir estos requisitos. La Compañía espera que todos los empleados, directivos y miembros
del consejo de administración se tomen en serio esta responsabilidad y registren la información pertinente
con puntualidad de forma completa, precisa, transparente y honrada. Ningún empleado podrá introducir,
o causar la introducción, de información en los libros o registros de la Compañía que falseen, tergiversen,
omitan u oculten intencionadamente la verdadera naturaleza de cualquier transacción o resultado.
Por ejemplo, los empleados no deben autorizar ni establecer acuerdos paralelos con órdenes de compra
o contratos con clientes. Además, las transacciones, evaluaciones y estimaciones de Varian deben
registrarse y presentarse según lo establecido para rendir cuentas de los activos y permitir la preparación
de resultados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
PREGUNTA: Varian recibirá un pago por una elevada suma de un cliente si certificamos que la instalación
del proyecto ha finalizado. No estamos seguros de si algunos detalles han sido instalados ya, pero lo
estarán pronto. Está próximo el final del año y nos gustaría asegurar el pago. ¿Podemos enviar ya nuestra
factura y certificación?
RESPUESTA: No, no puede enviar la factura y certificación hasta que hayamos recibido confirmación
de que la instalación ha finalizado en los términos establecidos en el contrato.
27
En Varian, se utilizan herramientas de comunicación, como correo electrónico, ordenadores, archivos
de datos, teléfonos, mensajes de voz, marcas comerciales y logotipos con fines laborales porque hacen
más eficiente y eficaz el trabajo y la comunicación de nuestros empleados. Los empleados tienen la
responsabilidad de utilizar estas herramientas de forma profesional, ética y legal y actuar con sentido
común y prudencia como se establece en la normativa de la Compañía.
Todos los empleados deben utilizar las herramientas de comunicación de Varian de acuerdo con la
normativa de la Compañía. Todas las comunicaciones deben ser profesionales, honradas y precisas.
Los empleados no deben tratar asuntos personales en las instalaciones de la Compañía, durante su tiempo
de trabajo en la Compañía, o utilizando herramientas de comunicación de la Compañía. Las instalaciones
de Varian fuera de los Estados Unidos pueden regirse por normativa más restrictiva o incluso prohibir
el empleo de sistemas de la Compañía para uso personal. Estas instalaciones tendrán sus propias reglas
sobre la inspección y monitorización de correos electrónicos y otras comunicaciones electrónicas en base
a la legislación local y los empleados deben asegurarse de consultar la normativa local cuando proceda.
Todos los empleados, directivos y miembros del consejo de administración deben proteger los activos
de la Compañía, tanto tangibles como intangibles, de pérdida, robo, uso indebido o revelación indebida
y garantizar su uso eficiente. El uso indebido de los activos de la Compañía tiene un impacto directo en
su rentabilidad. Los activos de la Compañía solo deben utilizarse con fines comerciales legítimos, aunque
puede aceptarse el uso personal aislado de algunos activos si cuenta con la aprobación de su supervisor.
28
Correcciones,
Modificaciones y Exenciones
El consejo de administración o un comité del mismo podrán modificar el Código de conducta de forma
ocasional, de conformidad con lo establecido en el Securities Exchange Act de 1934 sobre revelación
y otras disposiciones, y las reglas allí expuestas (el «‘34 Act»), y las reglas aplicables de la New York Stock
Exchange (las «Reglas de la NYSE»). Cualquier corrección, modificación o exención de las disposiciones
del Código de conducta para los CEO o miembros del consejo de administración de la Compañía solo podrá
realizarla el Consejo o un comité del Consejo y deberán informarse lo antes posible a los accionistas según
lo establecido en el ‘34 Act y en las reglas de la NYSE.
29

¿Quién debe seguir el código de conducta?

Transcripción

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