Preguntas frecuentes

¿Qué es la Línea de ayuda de Cumplimiento y Ética?
La Línea de ayuda de Cumplimiento y Ética (C&E) es un servicio de denuncia relacionado con cuestiones
éticas y de cumplimiento y prestado por Guardian. Proporciona a todos aquellos empleados, clientes,
distribuidores, proveedores —y el público en general— que tengan una preocupación o pregunta acerca
de posibles incumplimientos del Código de conducta (el Código) de Guardian, o de cualquiera de sus
políticas o de leyes aplicables a la empresa, una forma segura de plantear preguntas, denunciar situaciones
y dar seguimiento a los asuntos ya denunciados.
¿Por qué contamos con una Línea de ayuda?
Las infracciones de la ley, del Código o de cualquier política de la empresa exponen a Guardian a perder
su derecho a seguir con sus actividades y ponen en peligro los puestos de trabajo de sus empleados. Si
tiene conocimiento de cualquier posible violación del Código o de alguna de las políticas de la empresa,
tiene la obligación de presentar una denuncia escrita o verbal inmediatamente.
La Línea de ayuda de C&E es una de las formas por las que los empleados de Guardian pueden plantear
preguntas o denunciar situaciones de posibles infracciones. Aunque la mayoría de las preguntas y
preocupaciones las puede resolver de forma rápida y sencilla con su supervisor, la Línea de ayuda de C&E es
una forma adicional de obtener ayuda en caso de que no se sienta cómodo planteando preguntas a la Dirección
o compartiendo inquietudes con ella. La Línea de ayuda de C&E no pretende sustituir las conversaciones entre
los empleados y sus responsables, sino más bien proporcionar un recurso adicional a los empleados.
¿Quién gestiona la Línea de ayuda?
Los servicios de la Línea de ayuda de C&E los presta un contratista externo independiente. Guardian optó por
utilizar una empresa independiente para ofrecer a sus empleados una mayor sensación de comodidad y
seguridad a la hora de denunciar con total confidencialidad y, cuando así lo deseaban, de forma anónima.
¿Por qué debo informar sobre lo que sé?
Debe informar sobre lo que sabe sencillamente porque es lo correcto. El éxito a largo plazo de Guardian
depende de que todos y cada uno de sus empleados actúen en el marco de la legalidad y con integridad. Si
hay irregularidades en la empresa, deben subsanarse por el bien de la empresa y de todos los empleados.
¿Cómo uso la Línea de ayuda?
La Línea de ayuda de C&E permite presentar una denuncia de dos maneras. La primera es llamando a un
número de teléfono gratuito, disponible las 24 horas al día, los 7 días de la semana.
La segunda opción es utilizar el sistema del portal de Internet de la Línea de ayuda de C&E. El portal está
disponible en cualquier lugar en el que tenga acceso a Internet.
¿Qué ocurre si no estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea realmente una
infracción? ¿Debo denunciarlo en la Línea de ayuda?
No tiene que estar seguro de que se trate de una infracción. De lo que sí que tiene que estar seguro es de
que denuncia de buena fe. En otras palabras, si tiene alguna preocupación respecto al Código, a una
norma o a un posible incumplimiento de la ley, debe denunciarlo. Puede notificarlo a cualquiera de los
recursos disponibles, incluido su responsable directo, cualquier miembro de la Dirección, de Recursos
Humanos, del departamento Legal o un representante de la oficina de C&E. También puede hacerlo
enviando un correo electrónico a la oficina de C&E o mediante la Línea de ayuda de C&E.
¿Puedo tener problemas por denunciar una posible infracción a través de la Línea de ayuda?
No. La Línea de ayuda de C&E está para protegerle y para que la utilice. Las represalias no se toleran de
ninguna manera hacia aquellos que denuncien de buena fe, hagan preguntas o informen de un problema.
Cuenta con nuestro compromiso de que cualquier forma de represalia, revancha o acoso hacia empleados
que, de buena fe, realicen preguntas o informen de un problema se gestionará de manera estricta y directa.
¿Qué ocurre después de presentar un informe de denuncia?
Independientemente de si la denuncia se realiza por teléfono o por Internet, todos los casos se revisan
inmediatamente por un especialista de la Línea de ayuda de EthicsPoint, el cual se lo notificará a la
oficina de Cumplimiento y Ética para que puedan iniciar la investigación y solucionar cualquier problema
o situación. Se llevará a cabo una investigación exhaustiva con la mayor celeridad. Los responsables del
seguimiento del asunto o denuncia son profesionales que cuentan con una formación para hacer frente
ante este tipo de situaciones con la mayor discreción posible.
Todas las denuncias se introducen en una base de datos completa con objeto de mantener los registros y
de gestionar los casos.
¿Es segura la Línea de ayuda?
Sí. Los informes de denuncias se introducen directamente en servidores seguros de EthicsPoint para evitar
cualquier posible grieta en la seguridad. Únicamente un reducido número de empleados de Guardian
tienen acceso a dichos informes. Si su denuncia afecta a una de las personas que puedan tener acceso a los
informes, el informe se redirigirá a otros empleados de Guardian.
¿Puedo denunciar de forma anónima?
En todos los países, excepto en aquellos en los que queda prohibido denunciar de forma anónima, puede
elegir permanecer en el anonimato. Sin embargo, la oficina de C&E le insta a que proporcione
información detallada y concreta, incluido su nombre. Sin datos concretos, es muy posible que nuestra
capacidad de investigación y de resolución de este tipo de situaciones se reduzca significativamente.
Si denuncio de manera anónima, ¿cómo puedo recibir información sobre el estado de mi caso?
Si decide denunciar de manera anónima, se le proporcionará una clave de la denuncia, o un número, y se
le solicitará que elija una contraseña. Asegúrese de que memoriza y guarda los datos en un lugar seguro.
Puede usar la clave de la denuncia y la contraseña para volver a ponerse en contacto con EthicsPoint si
quiere comprobar el estado del caso que ha notificado, así como para proporcionar más información o
responder a las preguntas de seguimiento de aquellos que estén investigando el caso.
Si un investigador desea ponerse en contacto con usted respecto al asunto, podrá dejarle un mensaje o
preguntarle utilizando la clave de la denuncia.
¿Quién puede utilizar la Línea de ayuda de C&E?
Cualquier empleado, cliente, proveedor y miembro del público general que tenga una preocupación o
pregunta relacionadas con posibles incumplimientos del Código de Guardian, de la política de Guardian o
de leyes relacionadas con Guardian, puede usar la Línea de ayuda de C&E.