manual del expositor preliminar - congresos

Transcripción

21-23 Febrero 2007
Palacio de Congresos – Madrid
MANUAL DEL EXPOSITOR
NORMAS GENERALES
CALLE CAPITÁN HAYA
PASEO DE LA CASTELLANA
1. Acceso de Mercancías al Palacio de Congresos
AVENIDA DE GENERAL PERÓN
Existe un acceso en un lateral del Palacio de Congresos para la entrada de mercancías, en la
C/ Capitán Haya, desde la cual se accede a los muelles de carga del Palacio y al
montacargas interior.
Hay otra puerta lateral, por el Paseo de la Castellana, para facilitar el acceso de las
mercancías más ligeras.
Secretaría: Instituto Palacios – Calle Antonio Acuña, 9 – 28009 – Madrid
Teléfono: 91 578 05 17 – Fax: 91 432 42 41 – e-mail: [email protected]
www.institutopalacios.com
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Es imprescindible que todo el material vaya perfectamente identificado con:
- El nombre del expositor que lo envía
- El nombre y la fecha del congreso
- Una persona de contacto con su número de teléfono para el caso de que surgiera
algún problema.
- Debe ir dirigido al almacén CANARIAS, números 4 y 5. A cada laboratorio se le
asignará el suyo, de lo que será informado más adelante.
La Organización no se responsabiliza del transporte de la mercancía desde su entrada
a los muelles de carga y descarga hasta los almacenes Canarias. Ese transporte debe
hacerlo cada empresa por su cuenta.
2. Carga y descarga
Existe un montacargas de acceso directo al Hall principal, cuyas medidas y capacidad son
los siguientes:
- 4 m de ancho x 3 de largo
- Capacidad máxima de 2.000 kgs.
Las carretillas elevadoras podrán descargar en dicho montacargas, pero no tendrán acceso
al mismo, ni a ninguna de las plantas del Palacio por la existencia de unas escaleras entre la
planta donde están los almacenes y el hall de exposición, por lo que será necesario para su
posterior traslado, desde el montacargas hasta su espacio de exposición, el uso de
transpaletas o maquinaria similar, lo cual deberá ser tenido en cuenta por cada
expositor, ya que la organización no puede hacerse responsable de este punto.
3. Almacén para embalajes
Una vez terminado el montaje de los stands, los embalajes y materiales sobrantes, podrán
depositarse en el almacén correspondiente del Palacio de Congresos.
4. Normas de Montaje:
4.1. Cada expositor deberá mantenerse dentro del espacio que se le haya asignado.
4.2. Los expositores no podrán deteriorar las paredes o el suelo del edificio, que deberán
quedar, al finalizar el Congreso, exactamente igual a como se encontraban cuando se inició
el montaje de los stands.
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4.3. En caso de daño o deterioro, se exigirá un pago en metálico, antes de finalizar el
Congreso. En los montajes y desmontajes deberán cuidarse, en especial los siguientes
aspectos:
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-
Está prohibido fumar, comer y beber en las zonas donde se realicen montajes.
No está permitida la colocación de carteles, pancartas, calcomanías, pegatinas, etc,
en los muebles de madera, (atriles, módulos de mesa para presidencia, etc. ),
debiendo de traer la empresa de montaje la estructura necesaria para su sujeción
delante de dichos muebles.
Queda prohibido afectar en cualquier modo las instalaciones del Palacio, no estando
permitido pintar, fijar tacos, hacer taladros, como tampoco colgar o sostener
letreros, marcos, dibujos o cualquier objeto en paredes o techos.
Se cuidará que la entrada de material no dañe las instalaciones, en especial en los
accesos al Auditorio.
Se debe de poner especial cuidado en el uso de los montacargas de mercancías y
material destinado a montajes.
Esta completamente prohibido el transporte de mercancías en los ascensores
destinados a personas.
Cuando se realicen instalaciones de cableados ( eléctricos, telefónicos, etc ), en
el edificio, deberán seguirse las indicaciones del personal del Palacio para evitar
problemas una vez iniciado el congreso.
La empresa eléctrica montadora será la única responsable de la electricidad
durante la duración del congreso. La organización del Congreso no se hace
responsable de este punto.
Al finalizar el acto, la empresa organizadora tendrá que desmontar y retirar la
totalidad de cables, cintas adhesivas, etc que se hayan instalado.
En los desmontajes, no está permitido que queden restos de material usado ni
basura.
No está permitido tapar ni obstaculizar bocas de agua contra incendios, extintores y
pulsadores de alarma.
La circulación del personal del montaje y desmontaje deberá limitarse a las zonas
específicas de trabajo.
Es obligatorio que la empresa montadora del stand nos envíe el formulario que
aparece al final identificado como Anexo I debidamente cumplimentado antes del
comienzo del evento, en caso contrario no podrán realizar dicho montaje.
5. Servicio de Seguridad:
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Cada expositor deberá vigilar su propio stand y los productos que en él se exhiban durante
el horario oficial de la Exposición y durante los períodos de montaje y desmontaje.
Sin embargo, si algún expositor deseará contratar un servicio de seguridad para su propio
stand, tendrán que hacerlo con la empresa ITS, que es la empresa concesionaria del Palacio
de Congresos.
La solicitud de este servicio, habrá de hacerse a través de la Secretaría del Congreso.
6. Seguro
El Comité Organizador no asume ninguna responsabilidad de daños a personas u objetos.
Cada expositor deberá tener un seguro a todo riesgo de los productos expuestos, incluidos
robo, incendio, inundación, daños o destrucción de la propiedad, accidentes y lesiones, y de
responsabilidad civil. En caso contrario, cada expositor será responsable de cualquier daño
o perjuicio que produzca, cualquiera que sea la causa.
7. Trasmisiones sonoras
Los expositores no están autorizados a usar equipos para emitir música o sonido. Las
excepciones eventuales deberán ser autorizadas por escrito por el Comité Organizador, que
puede revocar la misma en cualquier momento por medio de nota escrita al Expositor.
8. Pagos
Para poder iniciar el montaje de los stands, el expositor tiene que haber pagado la totalidad
del espacio reservado, en caso contrario no se podrá comenzar a montar su stand.
9. Suministro de energía eléctrica
9.1. El Palacio de Congresos y el Comité Organizador no son responsables de la
continuidad o constancia de la corriente suministrada, ya que depende de las
compañías que producen y distribuyen esta energía.
9.2. El suministro de energía eléctrica está siempre subordinado a las posibilidades técnicas
del área en el cual esté ubicado el Stand. Por esta razón la Gerencia del Palacio de
Congresos se reserva el derecho de limitar la potencia solicitada en relación a su
disponibilidad.
El Comité Organizador se reserva el derecho a autorizar a sus propios técnicos
electricistas a desconectar, en cualquier momento, la conexión de cualquier sistema
que debido a manipulaciones o cualquier otra causa, creen irregularidades de
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funcionamiento o produzcan mal funcionamiento en la alimentación de la
infraestructura.
9.3. El Comité Organizador asumirá la instalación de las acometidas y los cuadros
eléctricos de cada stand que consistirá en un enchufe por cada stand y 500 W de
potencia eléctrica. En caso de el expositor requiera mayor potencia lo tendrá que
solicitar a Meet&Forum enviando el formulario de solicitud de servicios. Si la
potencia requerida fuera mayor, la empresa expositora correrá con los gastos a partir
de esos 500W.
10. Teléfonos
Si algún expositor desea la instalación de teléfono en su stand, han de solicitarlo al Palacio
de Congresos, indicando sus necesidades. Al finalizar el Congreso, se le facturará la
instalación y el consumo.
Deben de facilitar un plano con la señalización de los puntos de la instalación telefónica.
11. Limpieza
En el precio de alquiler de los espacios, se incluye la limpieza diaria de los stands.
12. Azafatas
Si algún expositor desea azafatas para su stand, podrá solicitarlas por fax a:
A y C AZAFATAS Y CONGRESOS
Att: Ana Arranz
Calle Riocabado, numero 19
28047 - Madrid
e-mail : [email protected]
Tfno: 91 479 87 76 y 690 84 36 59
A y C Azafatas facturará los servicios solicitados directamente a cada expositor.
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13. Agencia Oficial de servicios
El Comité Organizador ha designado agencia oficial de la Exposición del Congreso para las
peticiones de viajes, alojamiento, equipos de carga y descarga, montadores, muebles,
rótulos, jardinería, etc, a:
Meet&Forum
Beatriz Fernández
Dpto. Congresos
Calle Laurel, 10, Bajo A
28005 MADRID
Teléfono: 91 517 87 88
Fax: 91 517 87 89
E-mail: [email protected]
Antes de la celebración del Congreso, Meet&Forum facturará los servicios solicitados
directamente a cada expositor.
14. Catering
Todos los servicios de catering, dentro de los propios stands, han de ser contratados a la
empresa concesionaria en el Palacio de Congresos:
RESTAURANTES, HOTELES CANTOBLANCO S.A.
D. Fernando Jiménez o D. Damián Málaga
Palacio de Congresos
Paseo de la Castellana, 99
Tel: (34-1) 337 81 32
15. Horario de la Exposición
Día 21 de Febrero: Desde las 09.00 a las 19.00 horas
Durante los horarios de Exposición, los stands deberán estar atendidos por alguna persona
en todo momento.
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16. Aceptación de condiciones
La participación en la Exposición Comercial del VII SAMEM supone aceptar las
condiciones generales que disponen tanto el Palacio de Congresos como el Instituto
Palacios, en calidad de organización.
Es imprescindible que la empresa montadora del stand complete y firme el Anexo I y lo
envíe directamente a la Secretaría de la organización al número de fax: 91 432 42 41.
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NORMAS ESPECIFICAS
1.1. Stands
La participación incluye el espacio y la toma eléctrica de 500W. Son espacios libres de 2 x
3 metros y la altura del salón es de 4 metros, salvo los números desde el 30 al 41, que es de
3,15 metros.
El expositor deberá aportar todo el material necesario para la instalación del stand
(estructura, moqueta, mesa y sillas, material eléctrico como alargadores, etc). En caso de
que precisara algún material, puede contactar directamente con Meet&Forum, como
agencia oficial del Congreso, quien facturará los servicios solicitados directamente a cada
expositor.
1.2. Entrega de mercancía
Podrá iniciarse desde el día 20 de Febrero a las 08.00 hasta las 20.00 horas. Si hubiera
algún responsable de cada laboratorio que se ocupe de recepcionar la mercancía, ésta
podrá ser entregada desde el Lunes, 19 de Febrero por la tarde.
1.3. Montaje
Podrá iniciarse:
Martes 20 de Febrero: A partir de las 10.00
No se permitirá acceso al Palacio bajo ningún concepto antes de dicha hora
1.4. Desmontaje
Podrá iniciarse:
Viernes 23 de Febrero: A partir de las 14.00
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ANEXO I
EVENTO:
VII ENCUENTRO NACIONAL DE SALUD Y MEDICINA DE LA MUJER
FECHA DE CELEBRACIÓN:
21-23 DE FEBRERO 2007
Madrid,____ de_______________de 2006
D./Dª__________________________________________________________, con D.N.I.
nº
___________________________,
representando
a
la
empresa
_______________________________________________________, y con número de
teléfono móvil de contacto_________________________________________.
Declaro que me han informado de las normas a seguir durante los montajes y desmontajes
en el Palacio de Congresos de Madrid y me comprometo a cumplirlas.
Fdo._________________________________

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