capacitación del sgc - Departamento de Calidad y Acreditación

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PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN DEL SGC
Fecha de Aprobación:
23/06/2010
CÓDIGO: PAP- 013- 002
Fecha de
Actualización:
15/05/2013
UNIDAD: Departamento
epartamento de Calidad y Acreditación
Nº de Versión: 4
CAPACITACIÓN
DEL SGC
Firma
Firma
Revisado por:
Rodrigo Arriagada Santibáñez
Aprobado por:
Carlos Medrano Soto
Cargo:
Analista de la Calidad
Cargo:
Director de Calidad y Acreditación
COPIA NO CONTROLADA CUANDO SE ENCUENTRE IMPRESA
PROCEDIMIENTO
UNIDAD: D
Departamento de Calidad y Acreditación
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Aprobación:
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Fecha de
Actualización:
15/05/2013
Nº de Versión: 4
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Describir las actividades y responsabilidades para desarrollar cursos de capacitación
que permitan generar competencias técnicas asociadas a la gestión de la calidad, como
una acción impulsada dentro de la implementación y mantención dell Sistema de Gestión
de la Calidad Institucional.
Institucional
Estas disposiciones son aplicadas por el Analista de la Calidad dell Departamento de
Calidad y Acreditación, desde la identificación de la necesidad de capacitación hasta la
evaluación de la eficacia del curso.
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
2.1 Identificación de necesidad de capacitación
La necesidad de capacitación puede ser detectada por el Director de Calidad y
Acreditación, el Coordinador del área de Calidad
Calidad, un Analista de la Calidad, un
Coordinador de la Calidad, un Encargado de la Calidad o el Jefe de una un
unidad
académica o administrativa. En caso que el requirente no pertenezca al Departamento
D
de Calidad y Acreditación
creditación, éste hace llegar la solicitud de capacitación
apacitación al Director de
Calidad y Acreditación mediante memorándum o correo electrónico y en caso contrario,
la comunicación de la necesidad detectada se informa
informa en reunión de coordinación del
Departamento de Calidad y Acreditación.
El Director de Calidad y Acreditación o el Coordinador del Área evalúa la necesidad de
capacitación detectada y si procede solicita al Analista de la Calidad responsable
determinar los requisitos de capacitación. En caso de que no proceda la solicitud, el
Director de Calidad y Acreditación informa mediante Memorándum al(los) requirente(s)
los motivos de esta decisió
cisión.
2.2 Determinación de los requisitos
requis
de capacitación
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El Analista de la Calidad se contacta con el(los) requirente(s) del curso de capacitación
para coordinar una reunión y solicitar mayores antecedentes de las necesidades del
curso. Con los antecedentes recabados en la reunión determina los requi
requisitos del curso
de capacitación registrándolos en el formulario “Requisitos de actividad de capacitación”
(Anexo 1), tales como: experiencia del relator, cantidad de personas, número de horas,
entre otros.
2.3 Determinación y aprobación de recursos
El Analista de la Calidad en función de los requisitos del curso evalúa y determina los
recursos necesarios para desarrollar la capacitación, tales como: honorarios del relator
cuando se requiera,, sala, equipamiento, materiales,
materiales, coffe break, entre otros.
2.4 Programación y preparación de las actividades de capacitación
El Analista de la Calidad realiza la programación de las actividades del curso de
capacitación estableciendo los días y horarios del curso, horas teóricas y/o prácticas,
cuando corresponda, y objetivos y temáticas del curso.
En caso de requerir contratar a un relator para dictar el curso,
curso realiza la contratación
mediante convenio de honorarios y le solicita enviar una propuesta
uesta del “Programa del
curso: <nombre de la actividad>” con los contenidos y el material de apoyo,
apoyo en función
de
la programación de las actividades del curso de capacitación
capacitación. Luego revisa las
propuestas y si están conformes
conforme otorga su V°B°. En caso contrario, informa por correo
electrónico al Relator las observaciones encontradas para su modificación
modificación, actividad que
se repite hasta lograr su aprobación.
aprobación En caso que el relator sea un Analista de la
Calidad, éste prepara el “Programa del curso: <nombre de la actividad>” y el material de
apoyo, en función de la programación de las actividades del curso de capacitación,
capacitación para
luego ser enviado al Analista de la Calidad responsable.
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Una vez obtenido el “Programa
Programa del curso: <nombre de la actividad>”
actividad> y el material de
apoyo, el Analista de la Calidad imprime los ejemplares necesarios para
para los participantes
del curso y prepara las carpetas con el material a entregar.
Previa a la fecha de inicio del curso, coordina la sala donde se desarrollará el curso e
informa por correo electrónico a los participantes la fecha, el horario y lugar de la
actividad de capacitación.
2.5 Supervisión de la ejecución de la actividad de capacitación
El Analista de la Calidad durante el desarrollo del curso de capacitación supervisa la
actividad monitoreando que
ue el programa se desarrolle según lo programado y verificando
la asistencia de los participantes en el formulario “Registro
Registro de asistencia
asistencia” (Anexo 2). En
caso de que estas actividades presenten irregularidades
irregularidades, toma las medidas necesarias
para regularizarla,, tal como establecer comunicación con el relator para indagar los
motivos de no llevar a cabo el programa o con los participantes inasistentes para tratar
de que asistan
tan al curso, según corresponda, entre otras.
2.6 Medición y análisis de la percepción de los participantes
El Analista de la Calidad revisa y adecua la pauta de evaluación
valuación de actividades
activi
de
capacitación existente, “Pauta de Evaluación” (Anexo 3), correspondiente a un
cuestionario que mide la percepción de los participantes respecto al desarrollo y
organización del curso.. Luego, imprime los ejemplares necesarios para que los
participantes realicen la evaluación de la capacitación.
Al final de la última
ltima sesión de la actividad de capacitación, el Relator o el Analista de la
Calidad hace entrega a los participantes de la pauta de evaluación del curso y solicita
que contesten el cuestionario.
cuestionario La encuesta también puede ser enviada vía correo
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electrónico a los participantes, siendo el Analista de la Calidad quien la recibe en su
correo electrónico para sistematizarlas.
Una vez recopilada la información del cuestionario de evaluación del curso, el Analista
de la Calidad tabula los datos y procesa
procesa la información utilizando técnicas estadísticas
básicas, para posteriormente elaborar un reporte ejecutivo anual que considere la
percepción de los participantes y los resultados del desarrollo y organización de las
actividades implementadas, estableciendo cuando corresponda, las acciones de mejora
pertinentes. Dicho informe debe ser enviado al Coordinador del área de Calidad del
Departamento.
2.7 Evaluación y/o certificación de la actividad de capacitación
El Analista de la Calidad en base a la revisión de asistencia y los resultados de la
evaluación del curso elabora los certificados de participación
ipación o aprobación del curso. En
caso de que los certificados sean elaborados por el relator, verifica que los datos de los
certificados sean coherentes con los registros de asistencia y/o resultados de evaluación
del curso.
Posteriormente, envía los certificados de participación o diplomas de aprobación a los
participantes del curso, dejándose una copia de los certificados.
2.8 Evaluación del Relator
Cuando un relator haya sido evaluado por más de un 70% de
de los asistentes en los ítem
1 ó 2 de la encuesta de satisfacción, el Analista de la Calidad debe informar mediante
reunión al Director de Calidad y Acreditación o Coordinador del Área para que este
relator
elator no sea incorporado nuevamente en alguna actividad de capacitación del SGC.
2.9 Evaluación de la eficacia de capacitación
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El Analista de la Calidad transcurrido un tiempo entre 8 y 12 meses de la realización de
la actividad de capacitación,
capacitación envía por correo electrónico al Jefe del funcionario
capacitado o requirente de la capacitación el “Cuestionario de Evaluación de la Eficacia
de Capacitación por parte de la jefatura o del requirente” (Anexo 4).
Una vez aplicados los cuestionarios, tabula los datos y procesa la información, utilizando
herramientas estadísticas básicas. Posteriormente, analiza los resultados y prepara un
informe denominado “Evaluación de la Eficacia de Capacitación <nombre actividad>”
activida
y
se lo envía mediante correo electrónico al Coordinador del área y Director de Calidad y
Acreditación para su información.
3. CONTROL DE REGISTROS
Identificación
del Registro
Almacenamiento
Solicitud de
capacitación
(Memorándum
o correo
electrónico)
Registro físico
En Archivador
“Documentos
Recibidos <año>”,
biblioteca DCA
Registro electrónico
En correo electrónico
del Analista de la
Calidad r
Requisitos de
actividad de
capacitación
Programa del
curso: <nombre
de la actividad>
En carpeta
Capacitación,
en servidor melinka
Protección
Recuperación
Retención
y
disposición
En
archivador
Acceso
disponible
5 años y
Ordenados por fecha luego se
Secretaria de la DCA
elimina
Acceso
restringido
contraseña
e-mail
http:// mail.usach.cl - Permanente
ftp://melinka.usach.cl/
Acceso
002- Capacitación del
restringido
SGC/<nombre
<nombre de la
con clave de
actividad> -Analista
Analista de
acceso
la calidad
Año vigente
y luego en
el PC del
Analista de
la Calidad
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Identificación
del Registro
Reporte
ejecutivo de
percepción de
participantes y
resultados
Copia
Certificados de
participación o
Diplomas de
aprobación
Cuestionario
respondido de
Evaluación de
la Eficacia de
Capacitación
por parte de la
jefatura o del
requirente
Almacenamiento
Registro físico
En archivador
rchivador
“Capacitación”, en
estantería del
En carpeta
Capacitación,
en servidor melinka o
Registro físico
En archivador
rchivador
“Capacitación”, en
estantería del
Protección
Fecha de
Actualización:
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Recuperación
En
archivador
Acceso
disponible
separado por <nombre
de la actividad> Permanente
Acceso
restringido
con clave de
acceso o
en
archivador
Acceso
disponible
ftp://melinka.usach.cl/
002- Capacitación del
SGC/<nombre
<nombre de la
Analista de
la calidad responsable
o separado por
<nombre de la
Analista de
la Calidad
4. GLOSARIO
-
No aplica
5. MATERIALES, EQUIPOS Y/O SOFTWARES
-
Acceso a Internet
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
-
Retención
y
disposición
No aplica
7. TABLA DE ACTUALIZACIONES
Año vigente
y luego en
el PC del
Analista de
la Calidad
o
Permanente
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UNIDAD: D
Pág.
Modificada
1
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Resumen del cambio
Se cambian los responsables de revisión y aprobación
Todo el
documento
De acuerdo al cambio de estructura orgánica la Dirección de
Calidad y Sistemas es reemplazada por el Departamento de
Calidad y Acreditación, al igual que el cargo de Director.
Todo el
documento
Se incorpora la función de Coordinador del área de Calidad
5
6
En el numeral 2.7 se agrega que en el caso de que los certificados
los elabore el relator, el analista de la calidad verifica que los datos
del certificado sean concordantes con los registros del curso.
En numeral 2.9, se incorpora que el informe denominado
“Evaluación de la Eficacia de Capacitación <nombre actividad>” se
debe enviar mediante correo electrónico al Coordinador del área
de Calidad y Director de Calidad y Acreditación.
8. ANEXOS
- Anexo 1: Formulario Requisitos de actividad de capacitación
- Anexo 2: Formulario Registro asistencia
- Anexo 3: Formulario Pauta de Evaluación
- Anexo 4: Formulario Cuestionario de Evaluación de la Eficacia de Capacitación por
parte de la Jefatura o del requirente

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