008 liquidacion contractual a-gco-pr-008

008 liquidacion contractual a-gco-pr-008

PROCESO
PROCEDIMIENTO
1.
GESTIÓN CONTRACTUAL
LIQUIDACION CONTRACTUAL
CÓDIGO
A-GCO-PR-008
VERSIÓN
04
PÁGINA
1 de 6
VIGENTE DESDE
22/12/2014
OBJETIVO
Determinar el balance, y estado en el que se encuentran los derechos, obligaciones y responsabilidades de las
partes una vez finalizada la ejecución del contrato.
2.
ALCANCE
Inicia con la recepción del proyecto de acta de liquidación junto con los soportes y termina con el
vencimiento del plazo o la liquidación del contrato.
3.
CONDICIONES GENERALES
N/A
4.
GLOSARIO
 LIQUIDACIÓN DE CONTRATO: Los contratos de tracto sucesivo, aquéllos cuya ejecución o
cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de
común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el
pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto a más tardar antes del vencimiento de los
cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que
ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
 LIQUIDACIÓN DE MUTUO ACUERDO: Es el período en el cual el contratante y el contratista,
realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables,
jurídicos y técnicos, para declararse a paz y salvo de las obligaciones adquiridas.
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
GESTIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO
5.
LIQUIDACION CONTRACTUAL
CÓDIGO
A-GCO-PR-008
VERSIÓN
04
PÁGINA
2 de 6
VIGENTE DESDE
22/12/2014
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCIÓN
INICIO
Recibir el proyecto de acta de
liquidación junto con los soportes
(certificación final de cumplimiento y
estado o balance financiero emitido
por el área de presupuesto, entregarlo
al Jefe para su respectiva asignación
y distribución.
1. Recibir el proyecto
de actas de
liquidación
Asignar y repartir a un profesional
para dar inicio al proceso de
liquidación contractual, de acuerdo al
orden de llegada.
2. Asignar y repartir
3. Verificar el
contenido de la
información
Verificar el contenido en
documentación recibida para
liquidación del contrato junto con
contenido en la ejecución
expediente del mismo.
4. ¿El acta de
liquidación es
coherente?
6
1
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Secretaria y/o
Auxiliar
Administrativ
o
Profesional
designado
Verificar si el acta de liquidación es
coherente y el contenido corresponde
a la carpeta contractual.
NO
SI
la
la
lo
y
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
DOCUMENTO/
REGISTRO
Formato
entrega y
recibo de
correspondenc
ia
A-GDO-FT001
Certificación
Final de
Cumplimiento
Secretaria y/o
de Contrato
Auxiliar
A-GCO-FTAdministrativ
005, Acta de
o
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT003, acta de
terminación
anticipada y
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT004
En caso que el acta de liquidación
este coherente y el contenido
corresponda a la carpeta contractual
siga con la siguiente actividad, de lo
contrario siga con la Nº 6
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Profesional
designado
Formato
entrega y
recibo de
correspondenc
ia
A-GDO-FT001
Cumplimiento
de Contrato
A-GCO-FT005, Acta de
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT003, acta de
terminación
anticipada y
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT004 (verificar
códigos)
Acta de
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT003, acta de
terminación
anticipada y
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT-004
memorando Y
TIEMPO
(Unid)
Max:
horas
4
Min:
horas
2
Prom: 3
horas
Max:
8horas
Min:
horas
2
Prom: 5
horas
Max:
días
3
Min:
día
1
Prom: 2
días
Max:
días
3
Min:
día
1
Prom: 2
días
anexos si
aplica
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
GESTIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
LIQUIDACION CONTRACTUAL
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO
A-GCO-PR-008
VERSIÓN
04
PÁGINA
3 de 6
VIGENTE DESDE
22/12/2014
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
1
Solicitar el Vo.Bo del profesional
designado, del coordinador de la
Oficina Asesora Jurídica
y la
aprobación en el acta de liquidación
del jefe de Oficina Jurídica.
5. Generar el visto
bueno del área
jurídica
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Profesional
designado
22
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Acta de
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT003, acta de
terminación
anticipada y
liquidación de
mutuo acuerdo
A-GCO-FT-004
memorando Y
Max:
días
3
Min:
día
1
Prom: 2
días
anexos si
aplica
Informar al solicitante
las
correcciones a realizar y/o la
necesidad de requerir documentación
para la contratación del bien y/o
servicio.
6. Informar al
solicitante la
corrección a hacer
Realizar la asesoría necesaria durante
el proceso de contratación.
7. Realizar asesoría
Área técnica
solicitante,
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Profesional
designado
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Profesional
designado
Correo
electrónico
institucional o
memorandoAGDO-FT-013
y
anexo
técnico
si
aplica.
Control
de
asesorías
A-GCO-FT016
Max:
día
8
Min:
día
4
Prom: 12
día
Max: 8
día
Min:
día
4
Prom: 12
día
Recibir el proyecto de acta de
liquidación junto con los soportes y
entrega al Jefe para su respectiva
asignación y distribución. Realizar la
entrega nuevamente al profesional
asignado para la liquidación con las
observaciones corregidas.
8. Recibir el proyecto
de acta corregida
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Max:
días
Auxiliar
administrativo
Acta de
liquidación
corregida.
9. ¿El acta de
liquidación llega con
la firma?
En caso que el acta de liquidación no
venga con la firma del contratista siga
con la siguiente actividad, de lo
contrario siga con la Nº 22
Min:
2días
Prom: 5
días
Max: 3
día
Verificar que el acta de liquidación
llegue con la firma del contratista.
NO
8
Área Técnica
Supervisor
22
Correo
electrónico
institucional o
memorando y
anexo técnico
si aplica.
Min:
día
1
Prom: 2
día
SI
10. Informar al
supervisor del
contrato
Informar al supervisor del contrato
para que proceda a requerir por
escrito y mediante correo certificado
al contratista para la suscripción en
un término perentorio.
Área Técnica
Supervisor
Oficio de
requerimiento
Max: 24
horas
Min: 1
hora
Prom:
12.5
horas
2
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
GESTIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
Cumplido el término de la
comunicación y de no asistir el
contratista para firmar el acta o de
manifestar su inconformidad para la
suscripción, el supervisor remitirá a
la oficina jurídica los soportes para
realizar la resolución de liquidación
unilateral.
2
11. Firmar el acta,
remitir los soportes
Recibir
el
requerimiento
de
liquidación unilateral junto con los
soportes, entrega y distribución al
profesional de acuerdo al orden de
llegada para la elaboración de
resolución.
12. Recibir
requerimiento de
liquidación
13. verificar los
documentos
Verificar los documentos que den
cumplimiento con los requisitos
legales
NO
Si los documentos no están
completos siga con la siguiente
actividad de lo contrario con la Nº 22
15. Informar
diferencias
encontradas
Informar al solicitante
las
correcciones a realizar o documentos
faltantes para que una vez corregidas
se devuelva a la Oficina Asesora
Jurídica.
16. Proyectar la
resolución de
liquidación
17. Revisar la
resolución de
liquidación
3
A-GCO-PR-008
VERSIÓN
04
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4 de 6
VIGENTE DESDE
22/12/2014
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Max:
5días
Área Técnica
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo
de
Contratación.
Supervisor
Memorando
A-GDO-FT013
22
Una vez recibidas las correcciones
solicitadas,
se proyectará la
resolución de liquidación unilateral
del contrato y revisión del
Profesional Universitario código 219
Grado 10 de la OAJ, para aprobación
del acto administrativo y posterior
firma del ordenador del gasto.
Revisión de la
resolución de
liquidación unilateral, la cual debe
estar acorde con lo contenido en el
expediente contractual. En caso de
encontrar errores se debe devolver al
profesional designado para los ajustes
correspondientes
Min:
día
1
Prom: 3
días
Max: 3
días
Auxiliar
administrativo
Oficio
de
requerimiento
y soportes
Min:
día
1
Prom: 2
días
Max: 3
días
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Profesional
asignado
Min:
día
Profesional
designado
Prom: 2
días
Max: 24
horas
Min: 1
hora
Prom:
12.5
horas
Verificar que los documentos estén
completos y el contenido cumpla con
la ley
SI
14. ¿Los documentos
cumplen con los
requerimientos
legales?
LIQUIDACION CONTRACTUAL
CÓDIGO
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
Profesional
Designado , o
Auxiliar
administrativo
Profesional
designado
Proyecto de
pliego, estudio
previo, anexos
Memorando
A-GDO-FT013
y anexos si
aplica
Resolución de
Liquidación
Unilateral
Max: 48
horas
Min:
horas
2
Prom:
25horas
Max:
24horas
Min:
horas
2
Prom: 13
día
Max: 3
días
Profesional
Designado.
Profesional
Universitario
Código 219
Grado 10
1
Resolución de
Liquidación
Unilateral
Min:
días
1
Prom: 2
días
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
GESTIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
LIQUIDACION CONTRACTUAL
DESCRIPCIÓN
3
18. Aprobar la
resolución de la
liquidación
Aprobación de la
Resolución de
Liquidación Unilateral para su
suscripción, mediante visto bueno.
19. Remitir acto
administrativo
Remitir el Acto administrativo a la
Dependencia encargada - Dirección
de la ordenación del gasto, para su
revisión y firma.
20. Realizar
notificaciones
Realizar Notificaciones de la
Resolución de Liquidación unilateral
de conformidad con la ley.
21. Tramitar los
recursos
administrativos
22. Aprobar el acta
de liquidación.
23. Remitir acta de
liquidación de mutuo
acuerdo
24. Informar al
supervisor que la
liquidación tramitada
4
Trámite de recursos al acto
administrativo
Resolución de
liquidación unilateral de conformidad
con la Ley 1434 (si a ello hubiere
lugar)
Aprobar el Acta de liquidación de
mutuo acuerdo para su suscripción,
mediante Visto bueno.
Remitir el acta de Liquidación de
mutuo acuerdo a la Dependencia
correspondiente para el trámite de
suscripción por parte del contratista u
oferente,
y posteriormente al
ordenador del gasto para su
aprobación y firma.
Informar al Supervisor del contrato
mediante oficio que la liquidación fue
tramitada y legalizada.
Una vez
firmada el Acta de
Liquidación de mutuo acuerdo por
parte del
contratista como del
ordenador del gasto, se comunica al
supervisor del contrato mediante
oficio que la liquidación fue
tramitada y legalizada.
CÓDIGO
A-GCO-PR-008
VERSIÓN
04
PÁGINA
5 de 6
VIGENTE DESDE
22/12/2014
RESPONSABLE
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
DEPENDENCIA
CARGO
Jefe Oficina
Max: 3
Asesora
días
Jurídica,
Oficina Asesora
Profesional
Resolución de Min: 1
Jurídica, Área de
Universitario
Liquidación
día
Trabajo
de
Código
219 Unilateral
Contratación.
grado 10 y
Prom: 2
Profesional
días
designado.
Resolución de Max: 24
Liquidación
horas
Unilateral
Oficina Asesora
Min: 1
Jurídica, Área de Auxiliar
hora
Trabajo
de Administrativa
Contratación.
Prom:
12.5
horas
Max: 48
horas
Acto
Oficina Asesora
Administrativ
Jurídica, Área de Profesional
Min: 2
o de
Trabajo
de designado
horas
liquidación del
Contratación.
contrato
Prom: 25
horas
Acto
Max: 48
Administrativ
horas
Oficina Asesora
o
de
Jurídica, Área de Profesional
liquidación del Min: 2
Trabajo
de designado
contrato
horas
Contratación.
Prom: 25
horas
Max: 2
días
Oficina Asesora Jefe Oficina
Acta de
Jurídica, Área de Asesora
Liquidación
Min: 1
Trabajo
de Jurídica
verificada
días
Contratación.
Prom:
1.5 día
Acta
de Max: 2
Liquidación
días
Oficina Asesora Auxiliar
verificada
Jurídica, Área de Administrativ
Min: 1
Trabajo
de o
días
Contratación.
Secretaria
Prom:
1.5 día
Acta
de Max: 2
Liquidación
días
verificada
Oficina Asesora Auxiliar
Min: 1
Jurídica, Área de Administrativ
días
Trabajo
de o
Contratación.
Secretaria
Prom:
1.5 día
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
4
CÓDIGO
A-GCO-PR-008
VERSIÓN
04
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VIGENTE DESDE
22/12/2014
GESTIÓN CONTRACTUAL
LIQUIDACION CONTRACTUAL
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Max: 3
horas
Archivar el original del acta de
liquidación y los demás documentos
en el expediente del contrato.
Oficina Asesora
Jurídica, Área de
Trabajo de
Contratación.
25. Archivar el
original del acta de
liquidación
Auxiliar
Administrativ
o
Acto
Administrativ
o de
liquidación del
contrato
Min:
hora
Prom: 2
horas
FIN
6.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
02
03
04
7.
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Se agrega la normatividad interna Resolución 219
y 239 de 2011, modificación actividad 22, 23, 27,
28, donde se cambia por el ordenador del gasto,
se elimina la actividad 28 revisar y firmar.
Se ajustan las actividades 6 y 11 del
procedimiento.
Se hace necesario actualizar los procedimientos de
tal manera que se revise la estructura secuencial y
en especial los puntos de control.
Se actualiza la normatividad.
Se ajustan y condensan actividades
Se amplían condiciones generales
FECHA
(DD/MM/AÑO)
ELABORO
11/10/2011
Claudia Piedad Burgos
Camacho
Abogado - Contratista
28/06/2012
Yorlady Moreno León
Profesional Contratista OAJ
20/11/2014
FIRMA EN ORIGINAL
Diana Marcela del Pilar Reyes
Toledo
Profesional Contratista de OAJ
REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE
REVISÓ
LEIDY JOHANNA RIVERA
SANCHEZ
APROBACIÓN
LIDER DE
PROCESO
MÓNICA CONSTANZA
GUERRERO
CARGO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
CÓDIGO 219 GRADO 01
JEFE OFICINA
ASESORA JURÍDICA
1
FECHA
FIRMA
24/11/2014
FIRMA EN ORIGINAL
10/12/2014
FIRMA EN ORIGINAL
Vr. 04; 21/08/2014