curso de aplicacións informáticas de follas de cálculo

Transcripción

CURSO APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO:
MICROSOFT EXCEL´2010
PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013
EQUIPO DOCENTE
• Roberto Domínguez Vázquez.
Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións.
Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios.
Formador do Plan AFD e do FEDAP.
DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA
Outorgaráselles o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos
que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que
superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos,
que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará
a súa asistencia á acción formativa.
É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda
inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen
exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveitamento correspondente.
INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS
CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS
DE FOLLAS DE CÁLCULO:
MICROSOFT EXCEL’2010
Deputación Provincial de Ourense
Área de Secretaría Xeral
Servizo de Recursos Humanos
NEGOCIADO DE FORMACIÓN
Rúa do Progreso, 30-2º· 32003 Ourense
Teléfono: 988 385 142 Fax: 988 385 215
E-mail: [email protected]
Web: www.depourense.es
Ourense, do 14 de outubro ao 6 de novembro de 2013
Aulas de Postal Escuela de Negocios
Rúa Reza, 3. Ourense
Programa Provincial de Formación Continua - 2013
CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO:
PRESENTACIÓN
DESENVOLVEMENTO DO CURSO
A Deputación Provincial de Ourense, no marco do Acordo de Formación para o
Emprego das Administracións Públicas, deseñou para o ano 2013 un novo Programa
provincial de formación continua, de carácter agrupado, destinado á realización de
accións formativas dirixidas ao persoal da Administración local. No citado plan de
formación profesional aprobado pola Comisión de Formación para o Emprego da
Administración Local (CFDAL) na súa sesión do 13 de marzo de 2013 e subvencionado
polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, segundo a Resolución do 10 de
xuño de 2013 do Instituto Nacional de Administracións Públicas, contemplouse un ano
máis a Área de Informática e Novas Tecnoloxías.
Dentro das actividades de formación continua programadas nesta área convocouse o
“CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: EXCEL ´ 2010”,
publicado no BOP n.º 190, do 20 de agosto de 2013, e realizado no marco do Convenio
de Colaboración asinado pola Deputación de Ourense coa Escola Galega de
Administración Pública (EGAP) o 30 de xaneiro de 2013 para o desenvolvemento de
actividades de formación dirixidas aos traballadores das entidades locais da provincia.
Duración do curso: 50 horas lectivas.
Datas de realización: do 14 de outubro ao 6 de novembro de 2013.
Horario das clases: de 17:00 a 20:35 horas; de luns a xoves.
Lugar: aulas de Postal Escuela de Negocios. Rúa Reza, 3. Ourense.
DESTINATARIOS DO CURSO
5. ALMACENAMENTO E RECUPERACIÓN DUN LIBRO.
• Persoal ao servizo da Administración local que teña que empregar o ordenador para
incrementar a eficacia e a produtividade do seu traballo.
• Persoal das entidades locais que teña que empregar o ordenador para a xestión de
datos numéricos.
• Persoal das corporacións locais que realice labores administrativas con mecanización
informática e que deba manexar follas de cálculo no seu posto de traballo.
OBXECTIVOS DO CURSO
• Empregar follas de cálculo con habilidade empregando as funcións habituais en
todas aquelas actividades que requiran tabulación e tratamento aritmético-lóxico e/
ou estatístico de datos e información, así como a súa presentación en gráficos.
• Identificar as prestacións, procedementos e asistentes da folla de cálculo describindo
as súas características, as características de protección e seguridade en follas de
cálculo.
• Aprender a usar a aplicación informática Ms-Excel como ferramenta para realizar
traballos administrativos e contables, así como a utilización das súas funcións de
edición e manexo de datos, inserción de fórmulas e outras prestacións.
• Adquirir os coñecementos básicos para saber traballar correctamente cunha folla de
cálculo, co fin de simplificar algunhas operacións contables e poder resolver
problemas de cálculos que normalmente resultan complexos.
• Fomentar o uso nas entidades locais das novas ferramentas microinformáticas co
obxecto de automatizar as tarefas administrativas e de mellorar a calidade dos
servizos tipo, así como en relación con criterios medioambientais definidos.
PROGRAMA
1. CONCEPTOS XERAIS E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA APLICACIÓN
DE FOLLA DE CÁLCULO.
2. DESPRAZAMENTO POLA FOLLA DE CÁLCULO.
3. INTRODUCIÓN DE DATOS NA FOLLA DE CÁLCULO.
4. EDICIÓN E MODIFICACIÓN DA FOLLA DE CÁLCULO.
6. OPERACIÓNS CON RANGOS.
7. MODIFICACIÓN DA APARIENCIA DUNHA FOLLA DE CÁLCULO.
8. FÓRMULAS.
9. FUNCIÓNS.
10. INSERCIÓN DE GRÁFICOS, PARA REPRESENTAR A INFORMACIÓN CONTIDA NAS FOLLAS DE CÁLCULO.
11. INSERCIÓN DE OUTROS ELEMENTOS DENTRO DUNHA FOLLA DE CÁLCULO.
12. IMPRESIÓN.
13. TRABALLO CON DATOS.
14. EMPREGO DAS FERRAMENTAS DE REVISIÓN E TRABALLO CON LIBROS
COMPARTIDOS.
15. IMPORTACIÓN DENDE OUTRAS APLICACIÓNS DO PAQUETE OFIMÁTICO.
16. PLANTILLAS E MACROS.
CURSO APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO:
PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013
EQUIPO DOCENTE
• Roberto Domínguez Vázquez.
Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións.
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DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA
Outorgaráselles o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos
que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que
superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos,
que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará
a súa asistencia á acción formativa.
É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda
inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen
exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveitamento correspondente.
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Rúa Reza, 3. Ourense
COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO Ourense ‐ Vigo ‐ Santiago ‐ A Coruña ‐ Lugo ‐ Pontevedra ‐ Ferrol ‐ Valladolid – Madrid Dirección de la Editorial:
Francisco Nóvoa Rodríguez
Javier Nóvoa de Manuel
Será perseguida de acuerdo con la legislación vigente la
reproducción total o parcial de esta obra por cualquier
medio, existente o de próxima invención, incluido el
tratamiento informático, transformación, plagio,
distribución, fotocopia o comunicación de cualquier
forma, ya sea por método
electrónico, mecánico o por
registro, sin el permiso previo y por escrito de los
editores y titulares del ©. No está permitida cualquier
otra forma de cesión de uso del ejemplar.
Anagrama
LUCHA
CONTRA
LA PIRATERÍA
Propiedad
de Unión
Internacional
de Escritores
© Servipost Editores http://formacion.academiapostal.es © 2012 Servipost Editores
Servipost EDITORES
Rúa Progreso, 85 Local 55 – Ourense- tel: 988 254 426
www.academiapostal.es
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ISBN: 978-84-92566-30-3
Dep. Legal: OU 147-2012
Septiembre 2012
IMPRESO EN GALICIA (ESPAÑA) - PRINTED IN GALICIAN (SPAIN)
IMPRIME: Tórculo Artes Gráficas, S.A. CONCEJO DE REDACCIÓN Y COORDINACIÓN Francisco NÓVOA RODRÍGUEZ
Javier NÓVOA DE MANUEL
Marta María NOVOA DE MANUEL
Ángeles FERNÁNDEZ NIETO
Esther MÉNDEZ CID
Manuel Ángel FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ
María José BORRAJO PAZOS
René LÓPEZ FERNÁNDEZ
Ricardo RODRÍGUEZ VELOSO
PRESENTACIÓN El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el
ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del
Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de
procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral
y de vías no formales de formación.
Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas
productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de
competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia
General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten
el ejercicio de una actividad profesional determinada. En concreto, la normativa
vigente establece:
“En el caso de la Administración, este sistema permitirá simplificar
el acceso y promoción a la función pública, eliminado pruebas para
comprobar los conocimientos en esta materia, tanto de funcionarios
como de OPOSITORES. Además, contribuirá a fomentar el uso
eficiente y eficaz de las tecnologías de información y de las
comunicaciones en la ciudadanía y en el personal de las
administraciones públicas”
“La Certificación podrá valorarse como mérito o establecerse como
requisito de participación en los procesos de provisión de puestos
de trabajo y en la selección de personal y como base objetiva para
la promoción profesional, en los términos que establece la
normativa reguladora de la función pública. El desarrollo normativo
abre la posibilidad de establecer pruebas de acceso libres a la
ciudadanía para obtener el certificado”
Preparación completa de las aplicaciones de Microsoft Office 2007 (Word,
Excel, Access, PowerPoint, Internet/Intranet y correo-e). El alumno-opositor
dispondrá de una preparación completa de las cinco Unidades formativas, para
obtener los conocimientos teórico-prácticos necesarios para superar con éxito
las pruebas exigidas para la obtención del Certificado de Competencias
digitales de “Ofimática”, o de los exámenes del ejercicio práctico de informática,
en la respectiva oposición de acceso a la Administración.
La certificación de Competencias Digitales en Ofimática podrá eximir a los
opositores de la realización del examen práctico de informática, exigido
tradicionalmente por las Administraciones, para los exámenes de acceso a
determinadas oposiciones.
Igualmente se puede acceder a formación complementaria a través de
Internet, en modalidad on-line desde nuestro Portal de Formación Virtual:
http://formacion.academiapostal.es
Nos gustaría finalizar esta presentación haciendo referencia a nuestros
deseos iniciales: "haber cumplido con el objetivo propuesto". Mientras tanto
expresamos al alumno nuestros mejores deseos de éxito.
ServiPost EDITORES
PRÓLOGO "Pregunta quien puede, responde quien sabe", afirmaba el
profesor Álvaro D´Ors.
Al publicar este temario cumplimos el deber básico de un
profesor, RESPONDER.
Servipost- Editores - que publica este nuevo temario, lo hace
con la seguridad de que la experiencia acumulada por nuestro
equipo de profesores, en los más de 40 años que llevamos
dedicados a la preparación de opositores para ingreso en el Sector
Público, responde, no sólo a las dudas o consultas de nuestros
alumnos, sino, lo que es más importante, a las ilusiones y
experiencias, de los más de veintiún mil funcionarios formados en
nuestras aulas.
El presente manual desarrolla la Unidad formativa UF0321:
Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo.
Actualmente, en el mundo empresarial, el software empresarial
de mayor relevancia es Microsoft Office y dentro de este
encontramos Excel como una potente hoja de cálculo. Los/as
alumnos/as profundizarán en el conocimiento de las técnicas de
Excel y podrán elaborar hojas de cálculo profesionales muy
completas utilizando todas las funciones desde las más básicas
hasta las más complejas de esta aplicación.
Para finalizar, queremos poner a tu disposición este manual,
elaborado, con el apoyo y el MÉTODO del centro líder, para que,
sumado a tu esfuerzo y dedicación, permita que tus ilusiones y
esperanzas también se hagan realidad.
Con nuestros mejores deseos de éxito
Francisco Nóvoa Rodríguez,
Director
ÍNDICE TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO TEMA 2 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO TEMA 3 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO TEMA 4 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO TEMA 5 ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO TEMA 6 OPERACIONES CON RANGO TEMA 7 MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE CÁLCULO TEMA 8 FÓRMULAS TEMA 9 FUNCIONES TEMA 10 INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE CÁLCULO TEMA 11 INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO TEMA 12 IMPRESIÓN TEMA 13 TRABAJO CON DATOS TEMA 14 UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS COMPARTIDOS TEMA 15 IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO TEMA 16 PLANTILLAS Y MACROS TEMA 1
120510
CONCEPTOS GENERALES Y
CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES
DE LA APLICACIÓN DE
HOJA DE CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
INSTALACIÓN E INICIO DE LA APLICACIÓN
3.
CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN
4.
ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA
5.
DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO
6.
AYUDA DE LA APLICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO
7.
OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS, INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA
HOJA DE CÁLCULO, ETC.)
8.
RESUMEN
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TEMA 1: EXCEL
TEMA 1
CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS
FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE
CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas (unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar
cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer
pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros
usos.
En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting
Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del
crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número
4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de
patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron el caso en los
tribunales estableciéndose que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la
novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software.
Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la
historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el
profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma
muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un ordenador,
CCCD01EXCEL.12T1
© Servipost - Editores
13
CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA
usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que
intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la aplicación fundamental que
hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser solo un hobby para
entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las
empresas.
2. INSTALACIÓN E INICIO DE LA APLICACIÓN
A pesar de que en el mercado existen soluciones para manejar hojas de cálculo muy
interesantes como Sun StarOffice Calc, paquete StarOffice, Calc del paquete OpenOffice,
IBM/Lotus 1-2-3 del paquete SmartSuite, Corel Quattro Pro del paquete WordPerfect, KSpread
del paquete KOffice, paquete gratuito de Linux, etc., pero es sin duda Microsoft Office Excel
incluido en el paquete Microsoft Office el líder mundial en uso de estos elementos. En los
próximos capítulos se aprenderá a usarlo de una forma sencilla. La versión usada es la 2007
desarrollada para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac.
Excel posee una serie de características propias que lo diferencian de sus competidores:

Grandes dimensiones de sus hojas de cálculo. Office 2007 ha ampliado el número de
celdas disponibles, admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo,
en concreto tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en
XFD en lugar de acabar en IV.

Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de
trabajo.

Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados
los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando
ninguna tecla.

Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
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TEMA 1: EXCEL

Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de
cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte,
pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

Trabaja con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo
mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Bases de Datos como Access.
Aunque se puede adquirir Excel 2007 de una forma independiente, la mayoría de usuarios lo
maneja como una aplicación dentro del paquete Office 2007.
2.1. INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN
Para instalar el programa Excel el primer paso es insertar en el equipo el CD de
instalación de Microsoft Office 2007. Si el equipo tiene activada la reproducción automática, la
instalación comenzará instantáneamente, y se instalará todo el paquete Microsoft Office 2007,
solo con seguir los pasos que se indican en el disco.
En caso de que no se active la instalación automática habrá que realizar los siguientes
pasos:
1. Cerrar todos los programas en ejecución.
2. Insertar el CD-ROM de Microsoft Office 2007 en la unidad correspondiente.
3. Seguir la ruta: Botón Inicio -> Ejecutar.
4. Hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el archivo "Setup.exe" en la unidad de
CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D:).
5. Seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar.
Se podrá comprobar que la instalación está guiada en todo momento por un asistente que
presenta una serie de pantallas en las cuales se irán introduciendo los datos requeridos para la
instalación correcta del programa.
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15
Una vez completada la instalación con éxito, habrá que reiniciar el ordenador. Finalizado el
proceso se observará cómo el paquete de aplicaciones que incluye según versiones el
procesador de textos Microsoft Office Word 2007, la hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2007 y
la herramienta de creación de bases de datos Microsoft Office Access 2007, etc., para arrancar la
aplicación se deberá seguir la siguiente secuencia de clics de ratón: Botón Inicio -> Todos los
programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007.
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TEMA 1: EXCEL
3. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN
Como se ha comentado anteriormente al instalarse el programa se crea una entrada a
Microsoft Excel 2007 en el menú Todos los programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de
la pantalla) de la barra de tareas.
Es recomendable para mayor comodidad, crear un acceso directo a Microsoft Excel en su
escritorio a fin de hacer el programa más accesible.
Para ello habrá que seguir la ruta: Botón Inicio -> Todos los programas.
Acceder al grupo de programas denominado Microsoft Office, y dentro de este grupo situarse
sobre el icono de Microsoft Office Excel 2007. Sobre él hacer clic con el botón derecho del ratón.
En el menú contextual que le aparece elegir la opción Crear acceso directo.
De esta manera aparecerá una nueva entrada de la aplicación Excel 2007, bajo la original.
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Para que este acceso directo aparezca en el escritorio, habrá que seleccionarlo con
el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta el escritorio.
También es posible arrastrar hacia el escritorio el elemento Microsoft Excel (acceso directo)
que se encuentra en menú Inicio -> Todos los Programas. De hacerlo por esta vía, habrá que
mantener pulsada la tecla [Control] mientras se arrastra porque de no hacerlo así se movería el
elemento en vez de copiarlo (duplicarlo).
4. ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA
Ya se ha visto anteriormente cómo ejecutar la aplicación mediante la ruta: Botón Inicio ->
Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007.
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TEMA 1: EXCEL
Habrá que recordar que también se ha creado un acceso directo en el escritorio que
permitirá, haciendo doble clic de ratón sobre él, acceder al programa.
Una vez hecho esto el programa se habrá ejecutado y habrá conseguido en pantalla una
imagen semejante a la siguiente:
Arriba a la izquierda se encontrará un botón con un tamaño mayor al resto de objetos en
pantalla, es el botón Office, mediante este botón se puede acceder a operaciones básicas como
cerrar, salir, imprimir, etc.
Para cerrar el programa hacer clic sobre él, siguiendo la secuencia: Botón Office -> Salir de
Excel.
CCCD01EXCEL.12T1
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Realizando esta operación se podrá apreciar como el programa se cierra completamente.
5. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA APLICACIÓN DE
HOJA DE CÁLCULO
Se hará un breve repaso a los diferentes elementos que aparecen al abrir el programa:

Botón
MS Office:
abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación (crear un
nuevo documento, abrir, guardar, salir e imprimir un documento...) y también a otras
funciones como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación.

Barra de títulos e iconos: en el centro aparece el nombre del documento activo (en
nuestro caso Libro 1, pues se trata de un nuevo documento), seguido del nombre de la
aplicación.

Cinta de opciones: contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a
los menús y barras de herramientas de las versiones precedentes de Excel. Estos
comandos se agrupan por Fichas. Al seleccionar un objeto, como una imagen, un gráfico,
etc., aparecen fichas adicionales, llamadas Fichas contextuales.
20
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TEMA 1: EXCEL

Barras y flechas de desplazamiento: las flechas que aparecen en las barras de
desplazamiento indican la posición que ocupa el cursor en el documento. Además
permiten que el usuario pueda visualizar la parte de texto que no aparece en pantalla.

Barra de pestañas: que permite desplegar los distintos grupos de opciones que
aparecen en la Cinta de opciones.

Vistas: los tres botones corresponden a las posibles visualizaciones del documento
(Normal, Diseño de página, Vista previa de salto de página); la visualización Normal
es la que aparece por defecto.

Zoom: el control deslizante Zoom permite acercar o alejar la vista del libro activo.
Desplácese con el ratón por la Cinta de Opciones y relacione cada
grupo de opciones con la pestaña en la que se encuentra.
Grupo
Pestaña
Ventana
Revisar
Comentarios
Inicio
Opciones de la hoja
Insertar
Gráficos
Diseño de página
Estilos
Vista
SOLUCIÓN
Ventana
Vista
Comentarios
Revisar
Opciones de la hoja
Diseño de página
Gráficos
Insertar
Estilos
Inicio
6. AYUDA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO
Existen varios métodos para obtener la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.
Un método consiste en hacer clic en el botón cuyo icono es un interrogante, que encontrará
en la Banda de opciones.
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En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo de la Ayuda como el que se muestra en la
imagen.
Se pueden hacer búsquedas del contenido deseado sin más que escribir las palabras clave
en el cuadro superior en blanco y hacer clic en Buscar.
El programa cuenta además con una ayuda online completa y actualizada que es realmente
recomendable usar, para lo que se debe evidentemente poseer una conexión a internet.
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CCCD01EXCEL.12T1
TEMA 1: EXCEL
7. OPCIONES
DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS,
INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA HOJA DE CÁLCULO,
ETC.)
7.1. ZOOM
En la ficha Vista se encontrará le grupo Zoom donde se encuentran las herramientas que le
facilitan la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño del texto en pantalla con el fin de
percibir con más detalle el texto que se escribe.
También a partir de la versión 2007 MS Office incorporó una barra deslizable en la barra de
estado que le permite la modificación del tamaño de la zona de trabajo si más que desplazar el
botón presente en ella.
7.2. VISTAS
Microsoft Office Excel 2007 propone tres tipos de vistas principales: la Vista normal, Vista
diseño de página y Vista previa salto de página.
La Vista normal es el tipo activado y usado de forma predeterminada. Para activarla hay que
dirigirse a la ficha Vista y haga clic en el botón normal del grupo de Vistas de libro.
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Para obtener este tipo de vista, también se puede hacer clic en la herramienta situada a la
derecha de la barra de estado.
La siguiente vista disponible es la Vista diseño de página. Para activarla hay que hacer clic
en el botón Diseño de página del grupo Vistas del libro.
En la Vista diseño de página, Excel muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y
como se imprimirá en una hoja de papel. Se podrán apreciar la parte superior de dos páginas,
las reglas horizontal y vertical que se observan permiten también posicionar correctamente los
objetos y ver o modificar directamente los márgenes de página en la hoja de cálculo.
También se puede hacer clic en la herramienta situada a la derecha de la barra de estado.
Puede además activar la Vista previa de salto de página que muestra una vista preliminar
donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento. Para activarla es necesario hacer clic
en el botón Vista previa de salto de página del grupo Vistas del libro.
24
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TEMA 1: EXCEL
También se encontrará un botón en la barra de estado que permitirá activar esta vista.
Las dos últimas vistas que el programa propone son: la Vista personalizada, que guarda un
conjunto de valores de configuración de presentación e impresión como una lista personalizada
y que una vez seleccionada la vista actual se puede aplicar al documento seleccionado
eligiéndola de la lista de vistas personalizadas y la Vista de pantalla completa. Ambas pueden
ser activadas mediante el uso de los botones que con su nombre se sitúan en la ficha Vistas.
7.3. DIVISIÓN DE UNA HOJA EN PANELES
Excel 2007 le ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de
trabajar con una única ventana.
Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y automáticamente le
aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño
de las porciones de ventana.
7.4. INMOVILIZAR PANELES
Si lo que interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarse únicamente
sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puede utilizar la opción de
inmovilizar los paneles.
Para realizar esto, simplemente se despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra
en la pestaña Vista. Si se está interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la
primera columna (para que ejerza la misma función) se selecciona la opción correspondiente
Para desactivar la inmovilización de los paneles se vuelve a seleccionar esta opción y hacer
clic sobre Movilizar paneles.
8. RESUMEN
En este capítulo se ha aprendido qué es una hoja de cálculo y qué utilidades tiene en la vida
empresarial y doméstica. Se han dado también los primeros pasos para el uso a nivel de usuario
del programa por excelencia en el manejo de hojas de cálculo: Microsoft Office Excel.
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TEMA 2
120511
DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
MEDIANTE TECLADO
3.
MEDIANTE RATÓN
4.
GRANDES DESPLAZAMIENTOS
5.
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
6.
RESUMEN
CCCD02EXCEL.12T1
TEMA 2: EXCEL
TEMA 2
DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
Un libro de trabajo es el archivo que crea con Excel, es decir, todo lo que hace con este
programa se almacena en formato ".xls" formando un libro de trabajo.
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para trabajar con gran cantidad de datos alfanuméricos con
los que se necesite realizar operaciones. Básicamente se trata de una gran hoja cuadriculada
formada por gran cantidad de filas y columnas.
Por ello es necesario conocer cómo desplazarse de una manera eficiente por esta
inmensidad de casillas.
2. MEDIANTE TECLADO
Una hoja de Microsoft Excel 2007 trabaja con 16384 columnas y 1048576 filas por lo que tan
solo una pequeña parte de ella es visible en pantalla. Además se podrá comprobar que en la
mayoría de las ocasiones la hoja de trabajo ocupará un mayor número de celdas que las
visibles en el área de pantalla por lo que es necesario aprender a desplazarse por ella.
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La primera forma para desplazarse por las celdas que componen la hoja activa de cálculo es
el uso del teclado. Se pueden usar las siguientes teclas o combinaciones de ellas para
desplazarse:
Movimiento
Teclado
Celda abajo
[Flecha abajo]
Celda arriba
[Flecha arriba]
Celda derecha
[Flecha derecha]
Celda izquierda
[Flecha izquierda]
Pantalla abajo
[Avpág]
Pantalla arriba
[Repág]
Celda Al
[Ctrl] + [Inicio]
Primera celda de la columna [Fin] + [Flecha arriba]
Última celda de la columna activa [Fin] + [Flecha abajo]
Primera celda de la fila activa
[Fin] + [Flecha izquierda]
Última celda de la fila activa
[Fin] + [Flecha derecha]
3. MEDIANTE RATÓN
Si lo que tiene que se quiere hacer es un desplazamiento corto en su hoja de cálculo puede
usar es ratón como medio de desplazamiento. Para ello basta hacer clic en la celda que desee
para que esta quede activa.
También puede darse el caso de que la casilla a la que se desea acudir no esté presente en
pantalla, para lo que se podrán usar las barras de desplazamiento para poder llegar a la celda
de destino. En los siguientes apartados aprenderá a usar esta utilidad.
4. GRANDES DESPLAZAMIENTOS
Si es necesario moverse de forma rápida por la hoja y se conoce la celda de destino, se
puede escribir su nombre, su posición de fila y columna, en el cuadro de texto que se encuentra
a la izquierda de la barra de fórmulas y pulsar la tecla Untrol.
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TEMA 2: EXCEL
Indique los pasos a seguir para acceder por el método rápido de
desplazamiento, mediante el uso del cuadro de texto oportuno, para
situarse en la celda de posición:
Fila: 8888
Columna: HE
SOLUCIÓN
Abra un libro en blanco de Excel
Situarse en la posición de la casilla del cuadro de diálogo que se
encontrará arriba a la izquierda.
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31
Y pulsar [Intro].
Se podrá observar cómo la hoja se ha desplazado hasta situar en pantalla la
celda deseada.
5. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
Un método muy usado para desplazarse en un libro activo es mediante el uso de las barras
de desplazamiento.
Éstas permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, para
ello simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón.
También se puede hacer clic en los triángulos que se encuentran situados al principio y al
final de cada una de las barras.
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TEMA 2: EXCEL
6. RESUMEN
En este capítulo se ha aprendido cómo está conformada una hoja de cálculo y cómo
desplazarse por sus celdas de forma rápida, tanto mediante teclado como mediante ratón.
Además se ha mostrado la necesidad de poseer métodos de desplazamiento rápido debido a la
gran cantidad de filas y columnas que una hoja de Microsoft Excel 2007 contiene.
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33
TEMA 3
120511
INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE
CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
TIPOS DE DATOS
3.
RESUMEN
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TEMA 3: EXCEL
TEMA 3
INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE
CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
Ha llegado el momento de conocer cómo introducir los datos en las hojas de cálculo con los
que posteriormente se realizarán las operaciones. Se comprobará la gran cantidad de tipos de
datos con los que se puede trabajar. No hay que pensar que solo se puede trabajar con datos
numéricos, Excel trabaja también con datos alfabéticos, fechas, horas, etc.
2. TIPOS DE DATOS
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda en la que se van a introducir los datos y teclear los datos
que se deseen introducir. Se observará que estos datos aparecen simultáneamente en
dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas.

Ahora se debe introducir el valor en la celda para lo que se puede usar cualquiera de los
tres métodos que se describen a continuación:

Tecla [Intro]: al pulsarla se conseguirá que los datos queden validados y que la celda
activa pase a ser la que se encuentra justo por debajo.
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
Teclas de movimiento: al pulsar cualquiera de ellas se valida el valor introducido en
la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se
pulsa [flecha derecha] será la celda contigua hacia la derecha.

Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la
misma.
Si antes de introducir la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla [Esc] del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el
valor que tenía.
Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información
sobre el posible error cometido, en este caso es necesario leerlo detenidamente para
comprender lo que le dice y aceptar la corrección o no.
2.1. TIPOS DE DATOS
En este apartado se va a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que se
pueden introducir en las celdas de una hoja de cálculo.
NÚMEROS
Para introducir números se puede incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos
especiales +, 0, 1, %, €.
En cuanto a la introducción de caracteres numéricos se debe tener en cuenta lo siguiente:

Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir precedido por el signo -.

Al escribir un número entre paréntesis Excel lo interpreta como un número negativo.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo 3E5 equivale a
300000 (3 x 10^5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
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TEMA 3: EXCEL

Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se
verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.

Si se introducen fracciones tales como 114, 6/89, se debe escribir primero un cero para
que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasará automáticamente a
anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
ALFANUMÉRICO
Para introducir texto como una-constante se selecciona una celda y se escribe el texto.
En cuanto a la escritura de texto es importante tener en cuenta lo siguiente:

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que están en
blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la
primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
FECHA/HORA
Para introducir una fecha u hora, no basta con escribirla de la forma en que desea que
aparezca. Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la
derecha en la celda.
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Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, solo será
necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no
estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se deberá introducir el año completo.
FÓRMULAS
Se trata de una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones u operadores.

Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones
con los datos de las hojas de cálculo como: sumar, restar, multiplicar, dividir, hallar senos
y cosenos, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel mostrará un
mensaje de error. Para insertar funciones hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben separarse por un punto y coma [;] o dos puntos [I, si indica un
rango.
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TEMA 3: EXCEL
=SUMA(Al:C2) esta función equivale a =Al+A2+131+B2+C1-i-C2
La función MAX devuelve el valor máximo de entre un conjunto de
valores. Rellene las celdas Al, Bl, Cl, 01 con las cantidades 32, 33, 54, 52
respectivamente. A continuación sitúe en la casilla A2 la fórmula que calcule
el valor máximo de los cuatro valores introducidos.
SOLUCIÓN
Para ello inicialmente se escribirán los valores en las casillas
correspondientes.
A continuación habrá que situarse en la casilla A2 y escribir
=MAX(A1:D1)
Al pulsar [Intro] se comprobará como en la casilla aparece el valor
máximo entre los contenidos desde Al a Dl.
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3. RESUMEN
Arrancada la aplicación lo primero es saber introducir los datos en la hoja de cálculo a fin de
que se pueda trabajar con ellos. En este capítulo se ha aprendido este cometido, además de
descubrirse la gran variedad de tipos de datos con los que el programa es capaz de realizar
operaciones: alfabéticos, numéricos, fechas, horas, notación científica, etc.
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TEMA 4
120511
EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE
CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO
3.
MODIFICACIÓN DE DATOS
4.
INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN
5.
COPIADO O REUBICACIÓN
6.
RESUMEN
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TEMA 4: EXCEL
TEMA 4
EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE
CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
En el presente capítulo se repasarán los diferentes métodos de selección de celdas para
poder modificar el aspecto de éstas. Es necesario tener presente que el programa permite la
selección de uno o varios rangos de celdas mediante el uso del ratón o del teclado, lo que
acelerará el trabajo con la hoja.
2. SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO
Antes de que se lleve a cabo una modificación en el contenido de una celda o rango de
celdas con el programa, es necesario seleccionar las celdas sobre las que se va a trabajar. Es
altamente recomendable que se hagan constantes pruebas a medida que se avanza en el
capítulo a fin de mejorar la experiencia.
Para trabajar en este capítulo -se debe tener presente la forma que toma el puntero del ratón
ya que a la hora de seleccionar las celdas este toma el siguiente aspecto:
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2.1. RANGOS
SELECCIÓN DE UNA CELDA
Para seleccionar una única celda solo se tiene que hacer clic sobre la celda elegida con el
botón izquierdo del ratón.
SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, se pulsa con el botón izquierdo del ratón
la primera celda a seleccionar y se mantiene pulsado el botón del ratón mientras se arrastra
hasta la última celda a seleccionar. Al soltarlo se podrá comprobar cómo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
2.2. COLUMNAS
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
También puede seleccionarse usando el teclado del equipo. Para ello hay que situarse en
cualquier celda de la columna a seleccionar y pulsar la tecla [Ctrl] y al mismo tiempo la [barra
espaciadora].
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TEMA 4: EXCEL
2.3. FILAS
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo derecho de la fila a
seleccionar y hacer clic sobre éste.
cualquier celda de la fila a seleccionar y pulsar la tecla [Mayús] y al mismo tiempo la [barra
espaciadora].
2.4. HOJAS
Para seleccionar una hoja situar el cursor sobre el botón que se encuentra entre el indicativo
de la columna A y de la fila 1 y hacer clic sobre éste.
cualquier celda de la hoja a seleccionar y pulsar las teclas [Ctrl], [Mayús] y [barra espaciadora]
al mismo tiempo.
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3. MODIFICACIÓN DE DATOS
3.1. EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA
Ya se ha visto cómo en cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,
números o fórmulas y los pasos a seguir para ello.
Si lo que se desea es modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está
escribiendo o posteriormente, después de la introducción, es también factible.

Para ello si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se
puede modificar utilizando la tecla [Retroceso] del teclado para borrar el carácter situado
a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. Debe tener presente que
no se puede utilizar la tecla [flecha izquierda] porque equivale a validar la entrada de
datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, hay que seleccionar la
celda adecuada, activar la barra de fórmulas pulsando la tecla [F2] o ir directamente a la
barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La barra de estado
cambiará de Listo a Modificar. En la barra de fórmulas aparecerá el punto de inserción o
cursor al final de la misma. Tras teclear la modificación pulsar [antro) o haga clic sobre el
botón Aceptar.
3.2. BORRADO DEL CONTENIDO DE UNA CELDA O RANGO DE
CELDAS
Para borrar el contenido de una celda o rango de celdas, inicialmente se deben seleccionar
para que se activen según ya se ha visto en apartados anteriores.
Una vez señaladas, pulsar el botón [Supra del teclado, observar cómo es borrado el
contenido de éstas.
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TEMA 4: EXCEL
3.3. USO DEL CORRECTOR ORTOGRÁFICO
Microsoft Office Excel 2007 dispone de un corrector ortográfico que le permitirá detectar
errores de ortografía en su hoja de cálculo.
Debe saber que Excel básicamente detecta si una palabra está o no en el diccionario así que
aunque el corrector ortográfico no detecte ningún error en su hoja, esto no le asegura que no
exista.
Para activar el corrector de ortografía debe situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.
A continuación seleccionar la opción Ortografía dentro de la pestaña Revisar.
En caso de encontrar algún posible error ortográfico durante el proceso, aparecerá el cuadro
de diálogo Ortografía.
En la parte superior aparece un mensaje que le advierte de la palabra que no ha encontrado
en el diccionario y por lo tanto puede ser errónea.
En el recuadro Sugerencias se encontrará una lista con posibles soluciones a su corrección.
Si la palabra es correcta, se puede utilizar cualquiera de los siguientes botones:

Omitir una vez para ignorar esta palabra.

Omitir todas para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro.
Si la palabra es errónea, y se encuentra en la lista de Sugerencias se pasaría a
seleccionarla; si no se encuentra en la lista de Sugerencias se escribiría directamente en el
recuadro No está en el diccionario, y a continuación se usa cualquiera de los siguientes
botones:

Cambiar para sustituir la palabra errónea por la que se ha escrito.
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
Cambiar todas para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que se ha
escrito.

Autocorrección para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se
añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final,
si encuentra otro error volverá a avisar con un mensaje.
3.4. USO DE
REEMPLAZO
LAS
UTILIDADES
BÁSICAS
DE
BÚSQUEDA
Y
Microsoft Office Excel 2007 posee en su ficha Inicio, dentro del grupo Modificar las
opciones de Búsqueda y Reemplazo que permitirán localizar de forma rápida el contenido de
una celda.
Pulsar la opción Buscar y Seleccionar y observar cómo aparecen las opciones Buscar y
Reemplazar.
Al activar la opción Buscar, aparece un cuadro de diálogo que permite buscar una cadena
alfanumérica, de fechas, de hora, etc., sin más que situar parte de su contenido en la ventana
emergente y pulsar la opción Buscar siguiente (que muestra la siguiente coincidencia a partir
de dónde tiene situado el cursor) o Buscar todos (que hace una búsqueda rápida en todo el
documento activo).
Se puede observar cómo además en la misma ventana aparece una pestaña denominada
Reemplazar. Al activarla el anterior cuadro de diálogo cambia ya que junto a la opción Buscar
aparece la de Reemplazar. Ésta le permite que siempre que el programa encuentre la cadena
de caracteres que usted ha escrito en el cuadro de búsqueda, sea remplazada
automáticamente por la que aparece en el cuadro de reemplazamiento.
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TEMA 4: EXCEL
4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN
A continuación se va a conocer cómo se puede llevar a cabo la inserción y eliminación de
filas, columnas, celdas y hojas de cálculo. Este apartado será muy útil para llevar a cabo un
diseño óptimo de la hoja de cálculo.
4.1. CELDAS
Para insertar celdas dentro de una hoja de cálculo, en primer lugar se deben seleccionar las
celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas.
En la pestaña Inicio se encuentra el botón Insertar. Púlsar y elegir la opción Insertar
celdas...
Ahora se debe señalar al programa si se quiere que las celdas seleccionadas se desplacen
hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Por último hacer clic en el botón Aceptar.
Para eliminar celdas el procedimiento es muy parecido. Seleccionar en primer lugar las
celdas a eliminar.
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51
Seleccionar el menú Eliminar ubicado en la pestaña Inicio. Púlsar y elegir la opción
Eliminar celdas.
Aparecerá un cuadro de diálogo para que se elija si se quiere desplazar las celdas a la
derecha o izquierda. Hacer clic en Aceptar.
4.2. FILAS
Para insertar una fila se debe señalar inicialmente la fila sobre la que desea añadir la nueva.
A continuación en el menú Insertar que se encuentra en la pestaña Inicio, elegir la opción
Insertar filas de hoja. Al seleccionar esta opción se podrá comprobar que todas las filas a
partir de la señalada bajarán una posición.
El proceso de inserción es muy similar al de eliminación, primero seleccionar la fila o filas
que se desea eliminar. En el menú Eliminar que se encontrará en la pestaña Inicio elegir la
opción Eliminar columnas de hoja.
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TEMA 4: EXCEL
4.3. COLUMNAS
El proceso de inserción y eliminación de columnas es exactamente igual que el de filas.
Evidentemente la única diferencia es el botón a usar en el menú Insertar/Eliminar de la
pestaña Inicio, que es Insertar/Eliminar columnas de hoja.
4.4. HOJAS DE CÁLCULO
Se habrá observado como cada vez que se trabaja con un libro de Excel, éste está
compuesto por defecto por tres hojas.
Sin embargo, si se necesita trabajar con más de tres se pueden añadir las que se deseen
hasta un máximo de 255.
Para añadir una hoja, situarse en la hoja posterior a la que desea insertar. En el menú
Insertar de la pestaña Inicio elija la opción Insertar hoja.
Para eliminar una hoja hay que situarse inicialmente sobre la hoja a eliminar. Seleccionar en
el menú Eliminar, que encontrará en la pestaña Inicio, la opción Eliminar hoja.
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5. COPIADO O REUBICACIÓN
5.1. CELDAS O RANGOS DE CELDAS
Para copiar celdas dentro de una hoja de cálculo, en primer lugar se deben seleccionar las
celdas a copiar.
En la pestaña Inicio se encuentra el botón Copiar, dentro del grupo Portapapeles.
Situarse en la celda de destino. Basta con situarse en el lugar donde se quiere copiar la
primera de las celdas, no teniendo obligatoriamente que seleccionar un rango de celdas tan
grade como el rango de celdas origen.
Pulsar el botón Pegar, de la pestaña Inicio, dentro del grupo Portapapeles.
5.2. HOJAS DE CÁLCULO
En ocasiones se sentirá la necesidad de copiar una hoja en otro libro o en el mismo con el
que está trabajando. Para copiar una hoja se ofrecen dos de los métodos más comunes.
El primero incluye el uso del menú contextual: situarse sobre la etiqueta de la hoja que desea
mover; pulsar el botón derecho del ratón a fin de que se despliegue el menú contextual.
Seleccionar la opción Mover o copiar...
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TEMA 4: EXCEL
Observar que aparece una pequeña ventana para que se elija en qué libro se desea copiar
(opción Al libro) y en la que además seleccionado el libro se debe elegir dónde se quiere
copiar: antes de la Hoja 1, antes de la Hoja 2, etc. (opción Antes de la hora).
El segundo método es más rápido y cómodo si lo que se desea es copiar la hoja dentro del
mismo libro de trabajo.
Situarse en la hoja a copiar y pulsar la tecla [CtrI] del teclado. Mantener pulsada la tecla [CtrIl
y pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar. Arrastrarla hasta la posición
deseada.
Una vez situado en el lugar de destino, soltar el botón del ratón y soltar la tecla [CM].
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Cree un libro de Excel y elimine las Hoja 2 y Hoja 3. A continuación
introduzca los siguientes datos en pantalla.
SOLUCIÓN
Inicialmente se va a abrir un libro de Excel en el que se van a eliminar la
Hoja 2 y Hoja 3.
A continuación se introducirán los datos para que la tabla quede como la
requerida.
6. RESUMEN
Trabajar con celdas, filas y columnas es sin duda una de las rutinas más repetidas en el uso
del programa Microsoft Excel 2007, por eso en este capítulo se han estudiado las herramientas
básicas de selección y edición de estos elementos.
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TEMA 5
120511
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN
LIBRO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CREACIÓN DE UN LIBRO NUEVO
3.
ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE
4.
GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN LIBRO
5.
CREACIÓN DE UNA DÚPLICA DE UN LIBRO
6.
CERRADO DE UN LIBRO
7.
RESUMEN
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TEMA 5: EXCEL
TEMA 5
ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN DE UN
LIBRO
1. INTRODUCCIÓN
En esta unidad se va a aprender el tratamiento básico de archivos de Excel 2007. Se trata de
crear, abrir, guardar, duplicar y cerrar libros con el programa de Microsoft.
2. CREACIÓN DE UN LIBRO NUEVO
Para crear un nuevo documento con el editor de hojas de cálculo, se abrirá el programa
siguiendo la secuencia: Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office ->
Microsoft Office Excel 2007.
Una vez abierto el programa se tendrán varias opciones:

La primera pasa por seguir la ruta con el ratón: Botón Office -> Nuevo -> Libro en
blanco.

La segunda pasa por usar el icono que encontrará en la barra de herramientas de acceso
rápido.
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59
La diferencia básica entre ambas formas de hacerlo es que al realizar la apertura con la
primera opción se verá como se abre una ventana similar a la que aparece a continuación.
Desde este panel se puede empezar un libro con base en cualquier plantilla (si es que existe)
o si lo que se quiere es la forma estándar (libro en blanco) hay que tomar la opción Libro en
blanco.
En el segundo caso, no se presenta ningún panel y directamente, la plantilla utilizada
siempre es la de defecto "Normal.xltx" (libro en blanco). Aparece el libro vacío y se puede
empezar a trabajar.
60
CCCD05EXCEL.12T1
TEMA 5: EXCEL
3. ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE
Para abrir un libro ya existente hay que seguir la secuencia: Botón Office -> Abrir. También
se puede hacer pulsando simultáneamente [Ctril + [Al.
Ahora se debe indicar dónde se encuentra dicho documento. Para ello se hará clic en uno de
los accesos directos de la barra mis direcciones situada a la izquierda del cuadro de diálogo, o
abrir la lista desplegable Buscar en que permite acceder a otras unidades.
Se abrirá la lista de subcarpetas en la que aparecen los documentos que allí se encuentran.
De forma predeterminada se abrirá la carpeta Mis documentos. En caso de que el documento
se encuentre en una ubicación diferente habrá que desplazarse por las carpetas, mediante el
uso de los botones de desplazamiento y una vez encontrado hacer doble clic sobre él.
Se debe saber que el programa guarda un listado interno de los últimos documentos abiertos
a modo de enlace, de tal forma que para acceder a uno de éstos basta con pulsar en el nombre
del documento que aparece simplemente al hacer clic en el botón Office.
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4. GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN
LIBRO
Si ya se ha abierto algún documento mediante alguno de los métodos anteriormente vistos y
se realiza algún cambio sobre él (se escribe algún texto nuevo, se borra, se inserta una
imagen...) el documento nuevo ya no es exactamente al que se abrió con anterioridad.
Para guardar el documento con los cambios basta hacer clic en: Botón Office -> Guardar.
El programa sustituirá el documento anterior por el nuevo y lo guardará con el mismo nombre
y en la misma ubicación que el archivo inicial.
5. CREACIÓN DE UNA DÚPLICA DE UN LIBRO
La opción Guardar como se encontrará siguiendo la ruta: Botón Office -> Guardar como > Libro de Excel.
Mediante el uso de esta opción se puede conseguir una copia exacta de un archivo de Excel
2007. A continuación se verá paso a paso cómo hacerlo.
En primer lugar se ha de abrir un libro de Excel, llamado en este caso "27893-tareacontabilidad".
Ahora se usa la opción Guardar como para crear una dúplica del archivo, para ello se
seguirá la secuencia arriba indicada.
62
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TEMA 5: EXCEL
Se puede observar que por defecto el procesador de texto intenta guardar el documento con
el nombre del archivo que está abierto ("27893-tarea-contabilidad")
Para conseguir una copia exacta del original se ha de cambiar el nombre del archivo (en este
caso se pondrá "prueba") y pulse el botón Guardar.
Ahora se podrá comprobar que se dispone de dos archivos idénticos con dos nombres
distintos "27893-tarea-contabilidad.xlsx" y "Prueba.xlsx".
6. CERRADO DE UN LIBRO
Si se tiene un libro abierto y se desea cerrar, se puede acceder mediante clics de ratón a la
ruta: Botón Office -> Cerrar.
Si se han guardado previamente los cambios que se han realizado al documento que se va a
cerrar, el libro en curso se cerrará aunque el programa quedará abierto.
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63
En caso de que no se hayan guardado las modificaciones últimas del libro en curso
aparecerá un cuadro de diálogo advirtiendo de este hecho.
Si se pulsa Sí se abrirá el cuadro de diálogo para Guardar el archivo; si se pulsa No, el libro
se cierra sin guardar los últimos cambios realizados en él. En el caso de que se opte por
Cancelar, el libro no se cerrará.
Cree un libro que simule el horario de clases de un estudiante.
Guárdelo con el nombre "HORARIO". A continuación cree una dúplica
del
archivo
guardándolo
como
"HORARI01".
Cierre
ambos
documentos.
SOLUCIÓN
Inicialmente se crea el libro que
representa el horario:
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CCCD05EXCEL.12T1
TEMA 5: EXCEL
Mediante la ruta correspondiente se guarda el archivo con el nombre
"HORARIO":
A continuación se crea una dúplica de este archivo, guardándolo con el
nombre "HORARI01".
Por último se cierran los archivos:
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7. RESUMEN
El presente capítulo se puede resumir en como el cambio de interfaz que ha experimentado
Office a partir de su versión 2007 pasa porque la mayoría de los comandos relacionados con
apertura, cierre, guardado, impresión, etc., hayan quedados agrupados en el menú desplegable
que aparece al pulsar el novedoso botón Office.
66
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TEMA 6
120511
OPERACIONES CON RANGO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
RELLENO RÁPIDO DE UN RANGO
3.
SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS
4.
NOMBRES DE RANGOS
5.
RESUMEN
CCCD06EXCEL.12T1
TEMA 6: EXCEL
TEMA 6
OPERACIONES CON RANGOS
1. INTRODUCCIÓN
Un rango de una hoja de cálculo no es más que un conjunto de celdas contiguas que son
seleccionadas para realizar una misma operación. El uso de rangos es muy útil para llevar a
cabo una operación conjunta sobre un grupo de celdas.
En este capítulo se aprenderá a seleccionar, nombrar y realizar operaciones con ellos.
2. RELLENO RÁPIDO DE UN RANGO
Con Microsoft Excel 2007 se pueden rellenar de forma automática celdas de un hoja de
cálculo. Es posible además configurar el programa para que siga una serie de números,
combinaciones de texto y número, fechas, etc.
Para llevar a cabo el Relleno automático, se seleccionarán las celdas iniciales y se
arrastrará el controlador de relleno.
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Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno para
elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar solo los formatos de
celda, se hará clic en Rellenar formatos solo y para rellenar solo el contenido de la celda, se
hará clic en Rellenar sin formato.
2.1. RELLENAR FÓRMULAS EN CELDAS ADYACENTES
Si se desea copiar una fórmula para que ésta se aplique en las celdas contiguas a la que
está definida se seleccionará la celda que contiene la fórmula y se arrastrará el controlador de
relleno por las celdas de destino. Si lo que se desea es elegir la forma de relleno, se puede
hacer clic en Opciones de autorrelleno.
Construir una tabla con dos columnas: una primera columna que
contenga las cantidades 10, 15, 12 y 14, y una segunda columna que
contenga las cantidades 2, 23, 35 y 19.
En una tercera columna establezca la suma de ambas. Para ello use
la función Suma y copie la fórmula al resto de la columna mediante el
uso del controlador de relleno.
SOLUCIÓN
Se construirá la tabla introduciendo los datos:
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TEMA 6: EXCEL
Se establecerá la columna C como columna de A y B. Para ello se usará
la función Suma en la celda Cl.
A continuación se pulsará [Intro].
Como paso siguiente se copiará la fórmula al resto de la columna
mediante el controlador de relleno.
El resultado es el deseado, como se podrá comprobar.
2.2. RELLENAR SERIES DE NÚMERO O FECHAS
Aunque todas las opciones de relleno sean muy interesantes el relleno automático de series
de números o fechas es sin duda una de las tareas que más trabajo simplifica en el uso diario
con hojas de cálculo.
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Para llevar a cabo esta acción, se seleccionará la primera celda del rango que se desea
rellenar y se escribirá el valor inicial de la serie. A continuación se establecerá, en la celda
contigua el valor siguiente de la serie, a fin de que el programa interprete la secuencia de
generación de la sucesión.
De esta forma, si se desea situar la serie 3, 6, 9, 12, 15..., se escribirá 3 y 6 en las primeras
dos celdas y se arrastrará el controlador de relleno.
Se podrá comprobar cómo el programa interpreta correctamente la serie y genera el resto de
términos.
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TEMA 6: EXCEL
3. SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS
A continuación se verán los diferentes métodos que existen para llevar a cabo la selección
de un rango.
3.1. MEDIANTE TECLADO
El primer paso será activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se quiere
seleccionar.
A continuación se pulsa la tecla [Mayús] y, sin soltarla, se señala mediante las teclas de
dirección del teclado la celda de la esquina contraria del rango deseado. Se podrá observar
cómo el rango seleccionado queda resaltado.
Si lo que se desea es cancelar la selección, se puede pulsar cualquier tecla de movimiento, o
bien hacer clic con el ratón sobre cualquier otra celda dentro o fuera de la selección.
3.2. MEDIANTE EL RATÓN
Para realizar la selección se hará clic con el ratón sobre una de las celdas de la esquina del
rango a seleccionar.
A continuación se pulsará el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, se arrastrará el ratón
hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango.
Tras soltar el botón la selección estará realizada, quedando resaltado el rango seleccionado.
Se podrá observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde
donde inició la selección. Aunque es evidente que ésta también esa celda está seleccionada.
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3.3. SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS
En este apartado se verá la selección de rangos múltiples y rangos tridimensionales.
RANGOS MÚLTIPLES
Es muy frecuente que se necesite llevar a cabo operaciones con varios grupos de celdas
(varios rangos) por ejemplo para aplicarles un formato determinado. Se podrá observar que si
tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra selección en otro lugar de la hoja, la primera
de las selecciones se deselecciona. Para realizar la selección de varios rangos en primer lugar
se puede realizar la selección de un rango como ya se ha indicado anteriormente. Para después
pulsar la tecla [Ctrl] y, manteniéndola pulsada, realizar una nueva selección con el ratón.
Manteniendo la tecla [Ctrl] pulsada se pueden realizar tantas selecciones como sea necesario.
RANGOS TRIDIMENSIONALES
Es posible además realizar operaciones con celdas o rangos que se encuentren en distintas
hojas de cálculo o incluso libros distintos.
Para hacer referencia a celdas o a rangos de otras hojas debe indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda o dirección del rango (A2:B4 indica el
rango de celdas que va desde la celda A2 a la celda B4)
Hoja2!A2 esta referencia está señalando a la celda A2 de la Hoja 2.
Hoja2!A2:B4 está haciendo referencia al rango de celdas entre las
celdas A2 y B4 de la Hoja 2.
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TEMA 6: EXCEL
Suponga que en una casilla determinada de su hoja de cálculo encuentra
la siguiente fórmula:
=SUMA(Hoja 1 12:B4;11oja213:115:Hoja3W4:G5) ¿Qué resultado se
obtendrá de ella?
SOLUCIÓN
Esta fórmula devolverá la suma de todos los valores que se encuentran
en la Hoja 1 en el rango de celdas entre A2 y B4, todos los valores que se
encuentran en la Hoja 2 en el rango de celdas entre A3 y B5 y en la Hoja 3
en el rango de celdas entre F4 y G5.
Es necesario saber también que se pueden sumar datos de hojas externas, si bien la
notación cambia. Por ejemplo: [presupuesto 2006]Hoja1'!B2 indica que la celda se encuentra
en el libro "Presupuesto 2006", en la Hoja 1 y en la celda B2.
Es muy importante prestar atención a la introducción de comillas y corchetes.
4. NOMBRES DE RANGOS
Es muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos,
establecer y nombrar rangos de celdas.
Para verlo con mayor claridad se va a seguir un ejemplo, para lo que se supone que se
posee el siguiente grupo de datos en el que se representa el consumo de litros de agua de un
grifo a lo largo de la semana.
Inicialmente se seleccionará el rango de datos correspondiente a la Mañana mediante uno
de los métodos vistos anteriormente.
En el Cuadro de nombres, que se encuentra situado junto a la barra de fórmulas, se
escribirá el nombre que desee asignar al rango, por ejemplo Mañana.
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Posteriormente se pulsará [Enter] en el teclado y se habrá conseguido nombrar a ese rango.
Se podrá repetir esta operación por filas y columnas para nombrar los rangos que se desee.
Existe otra forma de realizar esta función de una manera más sencilla mediante el uso de la
barra de herramientas.
Para ello habrá que ubicarse en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas.
Se seleccionará el ícono Asignar nombre a un rango, y se podrá observar cómo se abre un
cuadro de controles donde debe nombrar el rango que se desee, así como establecer el
conjunto de datos que lo formarán sobreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes.
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TEMA 6: EXCEL
A continuación se seleccionará el nombre del rango.
Y si se desea se podrá realizar una descripción de los datos que contiene el rango.
Tras pulsar el botón que posee una flecha roja Excel le permitirá la selección del rango a
nombrar.
Cuando se haya terminado esta operación se podrá pulsar el botón Aceptar y quedará
finalizada la operación.
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5. RESUMEN
En este capítulo se han aprendido a desarrollar múltiples tareas con rangos de celdas de
Excel 2007, tales como definirlos, nombrarlos, trabajar con rangos múltiples y tridimensionales,
etc.
Todas estas tareas permitirán operar con grupos de celdas en lugar de operar con celdas
aisladas lo que repercutirá directamente en la eficiencia y rapidez del trabajo con hojas de
cálculo, sobre todo en un ámbito profesional en el que se manejen gran cantidad de datos.
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TEMA 7
120512
MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA
DE CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
FORMATO DE CELDA
3.
ANCHURA Y ALTURA DE LAS COLUMNAS Y FILAS
4.
OCULTANDO Y MOSTRANDO COLUMNAS, FILAS U HOJAS DE CÁLCULO
5.
FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO
6.
CAMBIO DE NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO
7.
FORMATOS CONDICIONALES
8.
AUTOFORMATOS O ESTILOS PREDEFINIDOS
9.
RESUMEN
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TEMA 7: EXCEL
TEMA 7
MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA
DE CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
Además de eficiente, es de agradecer que la hoja de cálculo sea visual, lo que mejorará el
tratamiento masivo de datos y ayudará a la ubicación en un determinado lugar. El uso de
colores, fuentes, bordes, formatos condicionales, etc., conseguirá dar un aspecto más
profesional a los libros de Excel 2007.
2. FORMATO DE CELDA
A continuación se verá como dar formatos a los diferentes elementos de Excel.
2.1. NÚMERO
Excel permite la modificación de la visualización del tipo de datos (categorías) que van a
ocupar una celda o un grupo de ellas.
Para conseguir estas modificaciones se comenzará por seleccionar inicialmente el rango de
celdas en las que quiere modificar el aspecto de los números. En la pestaña Inicio hacer clic
sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número. Se elegirá la categoría deseada en la
pestaña Número del cuadro de diálogo que aparece.
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Las categorías más utilizadas son:

General: visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite números enteros, decimales, números en forma
exponencial, etc.

Número: contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.

Moneda: es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales,
se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los
números negativos.

Contabilidad: difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha: contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

Porcentaje: visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Se puede escoger
también el número de decimales.
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TEMA 7: EXCEL

Texto: las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.

Especial: contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.

Personalizada: aquí se podrá crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
Con Excel se puede fácilmente modificar la visualización de los números en la celda. Para
ello habrá que seguir una serie de pasos:

Inicialmente se llevará a cabo la selección del rango de celdas al que desea modificar el
aspecto numérico.

En la pestaña Inicio hacer clic en la sección Número, concretamente en la ficha de la
derecha.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría, en este caso Número.
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83

Ahora verá cómo se ofrece la posibilidad de elegir las posiciones decimales por defecto
de los números señalados, la opción punto o coma de elemento separador y la opción de
poder representar números negativos.
2.2. ALINEACIÓN
En la banda de opciones se encontrarán una serie de botones que permitirán modificar la
alineación de la/las celda/celdas previamente seleccionadas.
Se destacará del grupo Alineación el primer grupo de botones de Alineación vertical:
Un segundo de Alineación horizontal:
Y el botón Combinar y centrar que permite la fusión de celdas previamente seleccionadas y
el centrado automático del texto.
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TEMA 7: EXCEL
2.3. FUENTE
En la banda de Opciones también se encontrará el grupo Fuente que aglutina la mayoría de
opciones referentes a la fuente que incluye la hoja de cálculo.
Los botones de su parte superior permitirán (de izquierda a derecha):

Cambiar el tipo de tipografía.

Modificar el tamaño de la tipografía.

Aumentar o disminuir el tamaño de la tipografía punto a punto.
En su parte inferior se encontrarán los siguientes botones:
Mediante su uso se conseguirá que el texto señalado pase a Negrita, Cursiva o Subrayado
respectivamente.
2.4. BORDES
En el grupo Fuente se encontrará el botón Bordes que permitirá establecer bordes a una
celda o grupo de ellas. Se pueden establecer bordes superiores, inferiores, laterales y centrales.
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Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere
incorporar el borde.
2.5. RELLENO
Se puede dar un color destacado a las celdas mediante el Relleno de color. Se encontrará
esta opción en el grupo Formato de la pestaña Inicio.
2.6. PROTECCIÓN
La protección de celdas permitirá bloquear el contenido de alguna de éstas a fin de que no
puedan ser modificadas. Para llevar a cabo la protección se deben realizar dos operaciones. La
primera consiste en proteger las celdas que no se quiere que sufran variaciones y la segunda
en proteger la hoja.
Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran
cambios, pero es inapreciable ya que la hoja no está protegida.
Para desbloquear las celdas se debe seleccionar el rango de celdas que se quiere
desbloquear y llevar a cabo los siguientes pasos en la pestaña Inicio:
1.- Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
2.- Después hacer clic en la pestaña Proteger.
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TEMA 7: EXCEL
3.- Desactivar la casilla Bloqueada y haga clic en Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, el
valor de la celda no se visualizará en la barra de fórmulas.
Las operaciones incluidas en la ficha Proteger no tienen efecto alguno si no se protege la
hoja de cálculo. Para ello Habrá que seleccionar la pestaña Revisar. En ella haga clic en el
botón Proteger hoja, situado en la sección Cambios. Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger
hoja.
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Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el
contenido de las celdas de la hoja activa.
Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo
para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactívela para
tener en cuenta la protección.
3. ANCHURA Y ALTURA DE LAS COLUMNAS Y FILAS
Es posible en Excel modificar el aspecto de filas y columnas de una hoja de cálculo para que
su tamaño se adapte a sus necesidades. A continuación se verá cómo llevar a cabo esta tarea.
3.1. ALTO DE FILA
Es necesario saber que Microsoft Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila en
función de la elección de letra que haya adoptado por defecto.
Aún así si se desea modificar la altura es necesario seguir estas instrucciones:
La primera forma de llevar a cabo esta tarea consiste en seleccionar la fila o filas a modificar.
A continuación en el menú Formato de la pestaña Inicio elegir la opción Alto de fila.
Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. Se indicará en éste el alto de fila
deseado, usando la coma como separador y se hará clic en Aceptar.
El segundo método consiste el colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del
número de la fila a modificar, en la cabecera de la fila y redimensionar la altura hasta el valor
deseado, posteriormente se soltará el botón del ratón.
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TEMA 7: EXCEL
3.2. ANCHO DE COLUMNA
De igual forma, para llevar a cabo la modificación de la anchura de las columnas de la hoja
se debe seleccionar la columna o columnas que se desea modificar. En caso de no seleccionar
ninguna, la operación se realizará a la columna en la que se esté situado en ese momento.
Desplegar el menú Formato situado en la pestaña Inicio. Elegir la opción Ancho de
columna y aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. Indicar en éste el ancho de
columna deseado, usando la coma como separador y hacer clic en Aceptar.
También es posible llevar a cabo esta operación redimensionando con el ratón el ancho de la
columna o columnas seleccionadas. Para ello se debe operar, al igual que en el caso de las
filas, sobre la cabecera de éstas.
4. OCULTANDO Y MOSTRANDO COLUMNAS, FILAS U HOJAS
DE CÁLCULO
Al trabajar con la aplicación se puede simplificar la visualización de la hoja de trabajo
ocultando filas o columnas que sean prescindibles en un momento determinado, todo ello claro,
sin perder su contenido.
4.1. OCULTACIÓN DE COLUMNAS
Para ocultar las columnas se deberá seleccionar la columna o columnas que se desee
ocultar.
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A continuación en la pestaña Inicio se pulsará Formato, y se elegirá la opción Ocultar y
mostrar, tras esta operación se debe elegir la opción Ocultar columnas.
El resultado será el siguiente:
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TEMA 7: EXCEL
4.2. OCULTACIÓN DE FILAS
La ocultación de filas exige un procedimiento similar al visto para las columnas.
Se seleccionará la fila o filas que se desee ocultar. En la pestaña Inicio se pulsará Formato.
A continuación se elegirá la opción Ocultar y mostrar, y por último se elegirá Ocultar filas.
4.3. OCULTACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO
En el libro activo de trabajo se pueden ocultar las hojas de cálculo que no se necesite tener
presentes a fin de que el interfaz quede más claro. Para ello sobre la pestaña que en la parte
inferior del libro da nombre a la hoja de cálculo en uso se hará clic con el botón derecho del
ratón y se pulsará Ocultar.
5. FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO
El formato de una hoja de cálculo se refiere al conjunto de características (tipo de letra, color
de la tipografía, color de fondo, etc.) que afectan a una celda o conjunto de ellas.
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Office incorpora una serie de formatos preestablecidos de celda que se pueden aplicar de
forma grupa! para dar un aspecto singular a las hojas de cálculo. Para ello habrá que
seleccionar la parte o partes a las que desea aplicar uno de los formatos predeterminados que
incluye el programa.
A continuación en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos se hará clic sobre el botón
Estilos de celda.
Se observará cómo se despliega una lista de iconos que representan formatos
predeterminados de hojas de cálculo celdas.
Se hará clic en el que sea más adecuado para aplicarlo a las celdas previamente señaladas
y se verá cómo éstas adquieren el formato seleccionado.
6. CAMBIO DE NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Por defecto cuando se abre la aplicación e inicia el trabajo en un libro nuevo, éste contiene
tres hojas de cálculo donde se pueden introducir datos.
Evidentemente es muy fácil añadir alguna más y eliminar la/las que no sean necesarias.
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TEMA 7: EXCEL
En este capítulo se va a renombrarlas a fin de otorgarle una etiqueta que ayude a identificar
claramente el contenido de la misma.
Para ello sobre las pestañas que identifican a cada una de las hojas de cálculo de cada libro,
nombradas inicialmente por defecto Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3, se hará clic con el botón derecho.
En el menú que aparece se elegirá la opción Cambiar Nombre. Se podrá comprobar que
ahora se puede cambiar el nombre de la pestaña y poner el nombre deseado.
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7. FORMATOS CONDICIONALES
El formato condicional se usa para aplicar un formato u otro predeterminado en función del
valor de la celda.
Para aplicar un formato condicional a una celda se llevarán a cabo los siguientes pasos:
1.- Seleccionar la celda o celdas a la que se desea aplicar el formato condicional.
2.- En la pestaña Inicio acceda al menú Formato condicional.
3.- Se observará que por defecto posee varias opciones como Resaltar celdas
dependiendo de su relación con otras, Resaltar aquellas que tengan un valor
mayor o menor que otro, etc.
4.- Por último resaltar que también se puede aplicar una regla personalizada accediendo a
la opción Nueva regla.
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TEMA 7: EXCEL
8. AUTOFORMATOS O ESTILOS PREDEFINIDOS
Si no se encuentra un diseño que sea satisfactorio se puede aplicar un formato
predeterminado a cualquier parte de una hoja de cálculo o a la hoja completa.
En primer lugar se debe seleccionar la parte o partes a las que se desea aplicar uno de los
formatos predeterminados que incluye el programa.
A continuación en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos se hará clic sobre el botón Dar
formato como tabla.
Se observará cómo se despliega una lista de iconos que representan formatos
predeterminados de hojas de cálculo.
A continuación se hará clic en el que sea más adecuado para aplicarlo en la hoja.
Por último se verá cómo el conjunto de características de este formato predeterminado se
aplican sobre la región previamente seleccionada.
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Elaborar una hoja de cálculo para clasificar los siguientes datos
acerca de las horas de trabajo de los departamentos de una empresa:
Departamento de RRHH: Lunes 6 horas, Martes 4 horas, Miércoles 5
horas, Jueves 5 horas, Viernes 1 hora.
Departamento de Producción: Lunes 8 horas, Martes 8 horas, Miércoles
8 horas, Jueves 2 horas, Viernes 1 hora.
Aplicar a las celdas que conforman los días de la semana el Estilo
de celda: azul Énfasis 60%. Para el resto se aplicará un formato de libre
elección.
SOLUCIÓN
Inicialmente se creará la hoja de cálculo que resuma los datos:
A continuación mediante el uso de los estilos de celda se dará el formato
adecuado a los días de la semana:
Por último se asignará el formato al resto de celdas, Para ello también se
usarán los formatos predeterminados de celda:
96
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TEMA 7: EXCEL
9. RESUMEN
La facilidad del programa Excel para utilizar gran cantidad de datos, hace necesario la
incorporación de múltiples herramientas de formato que ayuden a identificar, buscar, clasificar,
ordenar, etc., el contenido de las hojas de cálculo.
Por eso es necesario conocer las herramientas que se han trabajado a lo largo del capítulo,
cómo se usan y cuándo se pueden aplicar, éste ha sido el cometido de esta unidad 7.
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TEMA 8
120512
FÓRMULAS
1.
INTRODUCCIÓN
2.
OPERADORES Y PRIORIDAD
3.
ESCRITURA DE FÓRMULAS
4.
COPIA DE FÓRMULAS
5.
REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS
6.
REFERENCIAS EXTERNAS Y VÍNCULOS
7.
RESOLUCIÓN DE ERRORES EN LAS FÓRMULAS
8.
RESUMEN
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TEMA 8: EXCEL
TEMA 8
FÓRMULAS
1. INTRODUCCIÓN
Las fórmulas y las funciones son sin duda el alma de Microsoft Excel 2007. Por ello se
podrán considerar esta unidad y la siguiente como las más importantes de este manual.
La función principal de Excel es la realización de cálculos con los datos introducidos en las
hojas. Para llevar a cabo éstos son necesarias el uso de fórmulas y funciones.
2. OPERADORES Y PRIORIDAD
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones y operadores.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

Operadores aritméticos, que se emplean para producir resultados numéricos.
Por ejemplo los operadores aritméticos pueden ser: + - * / % ^

Operadores de tipo texto, que se emplean para concatenar celdas que contengan texto.
Un operador tipo texto es &
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101

Operadores relacionales, que se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.
Operadores relacionales son: < > = <= >= <>

Operadores de referencia, que indican que el valor producido en la celda
referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), que se emplea para indicar un rango
de celdas. Por ejemplo Al:G5.

Operador de unión indicado por una coma (,) que une los valores de dos o más
celdas. Como por ejemplo Al ,G5.
2.1. PRIORIDAD EN LAS OPERACIONES
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa
y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del
paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los
operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de
comparación y por último las de operadores lógicos.

Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir, son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son los siguientes:
Comparación
Igualdad [=]
Desigualdad [<>]
Menor que [<]
Mayor que [>]
Menor o igual que [<=]
Mayor o igual que [>=]
102
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TEMA 8: EXCEL

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de
mayor a menor):
Aritméticos
Lógicos
Exponenciación [A]
Not
Negación [-]
And
Multiplicación [*] y División [fi
Or
Adición [+] y Sustracción [-]
Concatenación de caracteres [&]
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a
medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones
y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que
aparece, de izquierda a derecha.
El operador de concatenación de cadenas de caracteres [8,d no es realmente un operador
aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
3. ESCRITURA DE FÓRMULAS
Las fórmulas en Excel deben ser introducidas en la Barra de fórmulas, situada en la parte
superior de la hoja. Siempre deben comenzar por el símbolo =
Como ejemplo se van a situar dos columnas A y B de números y en la columna C se va a
situar la suma de estos números.
Para ello inicialmente se señalará la celda C2 en la que se situará el resultado de la
operación haciendo clic en ella.
En la barra de fórmulas, señalada en la ilustración anterior, se insertará la fórmula
correspondiente. En este caso será =A2+B2
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103
Para finalizar se ha de pulsar [Intro] y se observará cómo en C2 aparece el resultado de la
operación solicitada.
4. COPIA DE FÓRMULAS
Siguiendo el ejemplo del apartado anterior, si se requiere que en la columna C de la hoja de
cálculo se recoja la suma de los elementos que conforman la columna A y la columna B, tal y
como se muestra en la siguiente imagen:
Indudablemente queda descartado señalar una a una cada una de las celdas de la columna
C y escribir manualmente la fórmula que la define, ya que ante una gran cantidad de datos
resultaría muy tedioso. En su lugar se usará el Cuadrado de llenado. El Cuadrado de llenado
es una herramienta que copia la fórmula de una casilla aplicándola a las celdas de su alrededor
de forma inteligente.
Para realizar un ejemplo inicialmente se introducirá la fórmula en C2 siguiendo lo visto en el
apartado anterior.
104
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TEMA 8: EXCEL
Al situarse en el extremo inferior derecho de la casilla C2 se podrá apreciar que aparecerá un
pequeño cuadrado que es el Cuadrado de llenado.
A continuación se hará clic en él y sin soltar el botón derecho del ratón se arrastrará hacia
abajo, sobre las casillas de la columna C.
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105
Al soltarlo se comprobará cómo la fórmula =A2+B2 de la celda C2 se ha transformado en
=A3+B3 en la celda C3, =A4+B4 en la celda C4, etc.
106
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TEMA 8: EXCEL
Elaborar una hoja de cálculo con seis columnas. En las columnas
tercera, cuarta, quinta y sexta se colocará la suma, resta, producto y
cociente sucesivamente de los números que se encuentran en las
columnas primera y segunda respectivamente. Las A y B contendrán la
serie de números del 1 al 10.
SOLUCIÓN
Inicialmente se crearán las dos primeras columnas con los números del 1
al 10.
A continuación se situará el cursor en la celda C2 y se escribirá =A24132. Posteriormente se pulsará [Intro].
Se arrastrará el Cuadro de llenado hacia abajo para copiar la fórmula a
todas las celdas situadas por debajo.
Y se obtendrá el siguiente resultado:
Se repite el proceso situándose en la celda D2 y escribiendo =A2-B2. Se
pulsará [Intro].
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107
En la celda E2 se escribirá en la barra de fórmulas =A2*B2, a
continuación se pulsa [Intro]. De igual forma se situará el cursor en la celda
F2 y se escribirá =A2/B2. Tras esto se pulsa [Intro].
Posteriormente para todos los casos se arrastrará el Cuadro de llenado
hacia abajo para copiar la fórmula a todas las celdas situadas por debajo.
Como resultado se obtendrán los siguientes resultados:
5. REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS
Al desarrollar el trabajo con Excel 2007 y fundamentalmente al trabajar con fórmulas y
funciones es seguro que se usarán referencias a una celda o un conjunto de ellas que no son
propiamente la misma celda donde se sitúa la fórmula.
Una referencia es un enlace a un lugar, cuando se escribe =A1+A2 se está refiriendo a la
suma del contenido de la celda Al con la del contenido de la celda A2. Se trata pues de una
referencia.
Existen 3 tipos de referencias:

Referencias relativas: las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula
en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias se hacen con
respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula. Esta
es la opción que ofrece Excel por defecto.
108
CCCD08EXCEL.12T1
TEMA 8: EXCEL
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se está copiando una
columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará
por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a la celda Al, al copiarla una
columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en
uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en
vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula
sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia absoluta: las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la
formula a otra celda, las referencias a las celdas de la fórmula son fijas.
Si ahora se copia la celda A2 en B3, aunque se copie una columna
hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y
delante de la fila se encuentra el signo $ no variará la fórmula y en B3
pondrá =$A$1+2.
CCCD08EXCEL.12T1
109

Referencia mixta: se puede hacer una combinación de ambas referencias, se puede
hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de
la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no
variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila
hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2.
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de
la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no
tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la
derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será
=B$1+2.
6. REFERENCIAS EXTERNAS Y VÍNCULOS
Se puede presuponer que se está trabajando con un libro que tiene varias hojas de datos,
con Excel 2007 es posible hacer referencia a datos que se encuentren en otras hojas del libro
en uso o incluso a datos incluidos en otros libros.
110
CCCD08EXCEL.12T1
TEMA 8: EXCEL
6.1. REFERENCIA A OTRAS HOJAS
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debe indicar el nombre de la hoja seguido del
signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo Hoja3!B5, esta referencia está
haciendo alusión a la celda 85 de la hoja Hoja3.
Hay que tener en cuenta que si la hoja tuviese un nombre personalizado con espacios
incluidos, como por ejemplo Mi facturación la referencia sería de este modo 'Nombre de la
hoja external´!B5, esto es habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples["],
en el caso del ejemplo 'Mi facturación'!B5.
6.2. REFERENCIA A OTROS LIBROS
Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el nombre del libro entre
corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo '[Financiación 2011]Hoja3´!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra
en el libro "Financiación 2011", en la Hoja3 y en la celda B2.
7. RESOLUCIÓN DE ERRORES EN LAS FÓRMULAS
Es muy usual cometer errores a la hora de introducir fórmulas en las hojas de cálculo. Por
ello el programa incorpora una serle de herramientas a fin de detectar el tipo de error cometido
para poder subsanarlo.
7.1. TIPOS DE ERRORES
En Excel existen siete resultados diferentes de error, que son los siguientes:

#¡N/A!

#¡REF!

#¡NUM!

#¿NOMBRE?

#¡DIV/0!

#¡VALOR!

#¡NULO!
A continuación se verá que significa cada uno de ellos, de esta manera se podrá depurar y
corregir fácilmente.
CCCD08EXCEL.12T1
111
#¡N/A!
Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna
coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado
no existe en la matriz de búsqueda.
#¡REF!
Este tipo de error surge cuando se tiene una referencia de celda inválida en la fórmula. Por
ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), se obtendrá #iREF! ya que
no se podrá buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas.
En esta otra =DESREF(Hojal!A1, -1,0,1,1), también se obtiene #iREF! ya que no hay
ninguna fila encima de la celda Al. Siguiendo con esta fórmula, si se elimina la primera fila de la
hoja "Hojal", o si se elimina la Hojal, la fórmula mostrará #iREF!, ya que se ha perdido la
referencia a la celda Hojal!Al.
#¡NUMERO!
Este error se produce cuando se ingresa algún valor no numérico como un argumento de
función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico).
Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno
positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite O ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123,
B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.
#¡NOMBRE!
Este error se obtiene cuando se escribe mal el nombre de alguna función. También puede
surgir cuando se utiliza alguna función personalizada y se tienen deshabilitadas las macros o el
complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre
de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve
#¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es
SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que se usen comillas al ingresar un argumento
de texto.
#¡DIV/0!
Este error se produce al hacer una división por cero, o bien, por una referencia a un cero.
#¡VALOR!
Este error es similar a #¡NUMERO!, se obtendrá cuando el tipo de argumento solicitado por
la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico
cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.
#¡NULO!
Este error es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de
intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en
blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y
112
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TEMA 8: EXCEL
J1J10 no se intersecan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda
común a ambos rangos.
A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer
referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que
está generando el error, se puede ejecutar (previa selección de la celda con error)
Herramientas -> Auditoría de fórmulas -> Rastrear error, Excel señalará con una línea roja la
celda que está produciendo el error.
Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la
celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado, o bien, cuando contiene una
fecha inválida.
7.2. HERRAMIENTAS DE AYUDA EN LA RESOLUCIÓN DE ERRORES
Se supone que al introducir una fórmula le aparece en la celda la siguiente notación
#¿NOMBRE?, este es sin duda uno de los avisos que aparece de forma más usual al tratar con
fórmulas.
Para resolverlo se acudirá a la pestaña Fórmulas y se hará clic en el botón Comprobación
de errores...
Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobación de errores en el que se informa de qué tipo
de error se trata, ofreciéndose incluso a veces una corrección.
Si se pulsa en Ayuda sobre este error aparece una ventana de ayuda sobre este tipo de
error. El botón Mostrar pasos de cálculo... abre un cuadro de diálogo donde se evalúa la
fórmula y se informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está
en los parámetros de la fórmula.
El botón Omitir error salta el error actual y pasa al siguiente que encuentre en la hoja de
trabajo. El botón Modificar en la barra de fórmulas remite a la barra de fórmulas para editar la
fórmula que contiene el error.
8. RESUMEN
La potencia real del programa queda patente con el uso de fórmulas y funciones en las hojas
de cálculo.
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113
La introducción de estas fórmulas de una forma correcta es vital para un perfecto
funcionamiento. Sin embargo si se cometen errores de definición, Microsoft Office Excel 2007
está preparado con herramientas que permiten identificar el/los errores cometidos y propone
soluciones a éstos.
114
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TEMA 9
120514
FUNCIONES
1.
INTRODUCCIÓN
2.
FUNCIONES MATEMÁTICAS PREDEFINIDAS EN LA APLICACIÓN DE LA HOJA DE
CÁLCULO
3.
REGLAS PARA UTILIZAR LAS FUNCIONES PREDETERMINADAS
4.
UTILIZACIÓN DE LAS FUNCIONES MÁS USUALES
5.
USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES
9.
RESUMEN
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TEMA 9: EXCEL
TEMA 9
FUNCIONES
1. INTRODUCCIÓN
A lo largo de este capítulo se verá el uso que Excel se puede realizar para el cálculo de las
diferentes funciones.
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la
fórmula que la contiene.
2. FUNCIONES
MATEMÁTICAS PREDEFINIDAS
APLICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO
EN
LA
Excel 2007 contiene 327 funciones agrupadas en doce categorías, que son:

Funciones de complementos y automatización.

Funciones de cubo.

Funciones de base de datos.
CCCD09EXCEL.12T1
117

Funciones de fecha y hora.

Funciones de ingeniería.

Funciones financieras.

Funciones de información.

Funciones lógicas.

Funciones de búsqueda y referencia.

Funciones matemáticas y trigonométricas.

Funciones estadísticas.

Funciones de texto.
Las funciones matemáticas permiten realizar cálculos de muy diversa índole, entre se pueden
encontrar las siguientes:
118
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TEMA 9: EXCEL
Funciones Matemáticas
Operación que realiza
ABS
Devuelve el valor absoluto de un número
ACOS
Devuelve el arcocoseno de un número.
ACOSH
Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
ASENO
Devuelve el arcoseno de un número.
ASENOH
Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.
ATAN
Devuelve la arcotangente de un número.
ATAN2
Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y".
ATANH
Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
MULTIPLO.SUPERIOR
Redondea un número al entero más próximo o
al múltiplo significativo más cercano.
COMBINAT
Devuelve el número de combinaciones para
un número determinado de objetos.
COS
Devuelve el coseno de un número.
COSH
Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
GRADOS
Convierte radianes en grados.
REDONDEA.PAR
Redondea un número hasta el número entero par más próximo.
EXP
Devuelve e elevado a la potencia de un número dado.
FACT
FACT.DOBLE
Devuelve el factorial de un número.
Devuelve el factorial doble de un número.
MULTIPLO.INFERIOR
Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero,
M.C.D
Devuelve el máximo común divisor.
ENTERO
Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.
M.C.M
LN
LOG
LOG1O
MDETERM
MINVERSA
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Devuelve el mínimo común múltiplo.
Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.
Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.
Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
Devuelve la determinante matricial de una matriz.
Devuelve la matriz inversa de una matriz.
119
Funciones Ma temática s
Operación que rea liza
MMULT
Devuelve el pro ducto de mat riz de do s m atrices.
RESIDUO
Devuelve el resto de la divisió n.
REDOND.M ULT
Devuelve u n número red ondead o al m últiplo d eseado.
MULTINOMIAL
Devuelve el polin omio de un conjunto de nú meros.
REDONDEA .I MPAR
Redond ea un núm ero h acía arriba hasta
el entero im par m ás próximo.
PI
Devuelve el valor de pi.
POTENCIA
Devuelve el resultado de elevar un núm ero a un a potencia.
PRODUCTO
M ultiplica sus a rgum entos.
COCIE NTE
Devuelve la parte entera de una divisió n.
RADIANES
Convierte grados en ra dianes.
ALEATORIO
Devuelve u n número aleatorio entre O y 1 .
ALEATORIO.ENTRE
Devuelve u n número aleatorio entre los núm eros que esp ecifiq ue.
NUMERO.ROMANO
Convierte un nú mero arábigo en n úmero
roman o, co n f orma to de texto.
REDONDEA R
Redond ea un núm ero al núm ero de decimales especificado.
REDONDEA R.MENOS
Redond ea un núm ero h acia abajo, en d ire cción hacia cero.
REDONDEA R.MAS
Redond ea un núm ero h acia arrib a, en dirección contraria a cero .
SUM A.SERIES
Devuelve la suma de una serie de pote ncias
en función d e la fórmula.
SIGNO
Devuelve el signo de un número.
SENO
Devuelve el seno d e un ángu lo det erminado .
SENOH
Devuelve el seno h iperbólico de un número.
RAIZ
RAIZ2P1
Devuelve la raíz cua drada positiva d e un núm ero.
Devuelve la raíz cua drada de un núm ero
multiplicado por PI (número * pi).
SUBTOTALES
120
Devuelve un subtotal en una lista o b ase de datos.
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TEMA 9: EXCEL
Funciones Matemáticas
Operación que realiza
SUMA
Suma sus argumentos.
SUMAR.S1
Suma las celdas especificadas que cumplen
unos criterios determinados.
SUMAR.S.CONJUNTO
Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.
SUMAPRODUCTO
Devuelve la suma de los productos de los
correspondientes componentes de matriz.
SUMA.CUADRADOS
Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
SUMAX2MENOSY2
Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados
de los valores correspondientes de dos matrices.
SUMAX2MASY2
Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de
los valores correspondientes de dos matrices.
TAN
Devuelve la tangente de un número.
TANH
Devuelve la tangente hiperbólica de un número.
TRUNCAR
Trunca un número a un entero.
En la siguiente actividad se va a hacer uso de tres funciones matemáticas
básicas. Para ello inicialmente se construirá una hoja de cálculo que recoja en
las columnas A y B la siguiente información:
Realice los siguientes cálculos:

En la columna C se va a situar el Máximo común divisor de los números
situados en las columnas A y B.

En la columna O, el Signo de los números de la columna A.

En la columna E, se escribirán en Notación Romana los números
arábigos ubicados en la columna B.
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121
SOLUCIÓN
En primer lugar se deberán conocer cómo se usan las funciones Máximo
común divisor, Signo y Números Romanos.
Para
el
cálculo
del
Máximo
común
divisor
la
notación
será
=M.C.1)(argumento1 ;argumento2;...).
Esta función va a devolver Máximo común divisor de los argumentos. Habrá
que situarse pues en la celda C2 y escribir =M.C.D(A2;62).
Tras esto se habrá de pulsar [Intro].
Se podrá observar cómo en la casilla C2 ha aparecido 17 que es Máximo
Común Divisor de 34 y 51.
Para completar el objetivo, se arrastrará el cuadro de llenado desde C2
hasta C6 para copiar la fórmula a todos los elementos de la columna C.
122
CCCD09EXCEL.12T1
TEMA 9: EXCEL
Se podrá comprobar que en la casilla C4 aparece un error de tipo #iNUM!,
este error indica que los argumentos usados en la función son incorrectos. En
este caso la función M.C.D. no admite argumentos negativos.
Seguidamente se pasará a realizar los cálculos para la función Signo. Su
notación es =Signo(número), esta función devolverá 1 si el número es positivo,
-1 si es negativo y O si es cero.
Para la realización de los cálculos habrá que situarse en la celda D2 y
escribir =Signo(A2).
A continuación se pulsará la tecla [Intro].
CCCD09EXCEL.12T1
123
Se observará cómo en la casilla D2 ha aparecido 1 que es el valor que
devuelve la función Signo al ser 34 un número positivo.
Para completar el objetivo, se arrastrará el cuadro de llenado desde D2
hasta D6 para copiar la fórmula a todos los elementos de la columna D.
Por último se calculará la función NUMERO.ROMANO cuya notación es
=NUMERO. ROMANO(argumento). Con esta función se conseguirá convertir a
un número arábigo en romano con formato de texto.
Para ello el primer paso consistirá en sitúese en la celda E2 y escribir
=NUMERO.ROMANO(B2).
Seguidamente se pulsará la tecla [Intro].
124
CCCD09EXCEL.12T1
TEMA 9: EXCEL
En la casilla E2 ha aparecido U que es el número romano correspondiente al
valor 51 de la casilla B2.
Por último se arrastra el cuadro de llenado desde E2 hasta E6 para copiar
la fórmula a todos los elementos de la columna E
3. REGLAS
PARA
PREDEFINIDAS
UTILIZAR
LAS
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,
realiza unos cálculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y de no ser respetada, el programa
mostrará un mensaje de error:
1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por [;].
En resumen la sintaxis de cualquier función es: =nombre Junción(argumento 1 ;argumento 1
;...;argumento N).
• =SUMA(A1;A3).
• =PROMEDIO(B1:C4).
CCCD09EXCEL.12T1
125
4. UTILIZACIÓN DE LAS FUNCIONES MÁS USUALES

S U M A . S u m a t o d o s l o s n ú m e r o s d e u n r a n g o . S i n t a x i s : SUMA(número 1
;número2; ...).

PROMEDIO. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis:
PROMEDIO(número 1 ;número2;...).

MAX.
Devuelve
el
valor
máximo
de
un
conjunto
de
valores.
Sintaxis:
MAX(númerol;número2; ...).

MIN. Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: MIN(número1
;número2; ...).

CONTAR. Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los
números incluidos dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el
número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de
números. Sintaxis: CONTAR(valor 1 ;valor2;...).

SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma).

Rango: es el rango de celdas que se desea evaluar según los
criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números,
o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los
valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios
pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas".
126
CCCD09EXCEL.12T1
TEMA 9: EXCEL

1 Rango_suma: son las celdas reales que se deben sumar si las
correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si
se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarán
según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios.
• CONTAR.SI. Cuenta l as cel das , dentro del rango, que no
están en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis:
CONTAR. Sl(rango;criterío)..

Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener
números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a
celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32",
"manzanas" o B4.
• CONCATENAR. Concatena dos o más cadenas en una cadena de texto. Sintaxis:
CONCATENAR (texto 1 ;texto2; ...).
Texto1, texto2..., son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un
elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
números o referencias a celdas únicas.
• SUMAPRODUCTO. Multiplica los componentes correspondientes de las matrices
suministradas
y
devuelve
la
suma
de
esos
productos.
Sintaxis:
SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;matriz3; ...).
Matriz1, matriz2, matriz3,... son de 2 a 255 matrices cuyos componentes
desea multiplicar y después sumar.
CCCD09EXCEL.12T1
127
• HOY. Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de
fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era
General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis: HOYO.
5. USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES
Excel cuenta con un excelente asistente que ayudará a la hora de usar fórmulas. Para usarlo
es necesario situarse en la celda en que se quiere introducir la función. Hacer clic en la pestaña
Fórmulas, en el botón Insertar Función.
También se puede acceder haciendo clic en el botón situado en la barra de fórmulas.
Al hacer clic aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función:
128
CCCD09EXCEL.12T1
TEMA 9: EXCEL
El programa permite buscar la función que se necesite escribiendo una breve descripción de
la función necesitada en el recuadro Buscar una función. Al pulsar el botón Ir, se mostrará una
selección de funciones relacionadas con la descripción que se ha insertado.
A fin de que la lista de funciones no sea tan grande se puede seleccionar previamente una
categoría de funciones, aunque si se desconoce la ubicación de la función que se necesita se
puede seleccionar la opción Todas.
Se puede observar que cuando se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los
distintos argumentos necesarios para su uso, así como una breve descripción de ésta. Además se
encuentra el enlace Ayuda sobre esta función seleccionada en el que se puede obtener una
descripción más detallada de su uso.
CCCD09EXCEL.12T1
129
En la parte inferior de la barra de fórmulas aparece el cuadro de diálogo Argumentos de
función que invita a introducir los argumentos necesarios para su uso correcto. Es evidente que
este cuadro variará según la función que se haya seleccionado.
A modo de ejemplo se usará la función PRODUCTO( ).
En el recuadro Número 1 se tiene que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A2:B5. Para ello, se hará clic sobre el botón:
El cuadro se hará entonces más pequeño y se podrá ver toda la hoja de cálculo.
Se seleccionará el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento, para
seleccionar un rango de celdas se hará clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botón se arrastrará hasta la última celda del rango. A continuación
se pulsará la tecla [Intro] para volver al cuadro diálogo.
130
CCCD09EXCEL.12T1
TEMA 9: EXCEL
En el r e c u a d r o Número2 se tendrá que indicar, en el caso de que existiese, el segundo
argumento.
6. RESUMEN
Microsoft Office Excel es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más
potente, más flexible y más utilizado del mundo. Ningún otro programa puede competir con él en
cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la psicología, de
la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos.
Las fórmulas y funciones son sin duda las dos grandes herramientas que han definido el avance
y versatilidad de este software. Las ayudas con las que el programa cuenta acercan al usuario
su funcionamiento y le abren un inmenso campo de posibilidades de trabajo.
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131
TEMA 10
120514
INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR LA
INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE
CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
ELEMENTOS DE UN GRÁFICO
3.
CREACIÓN DE UN GRÁFICO
4.
RESUMEN
CCCD10EXCEL.12T1
TEMA 10: EXCEL
TEMA 10
INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR
LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE
CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
En este capítulo se aprenderá a crear gráficos con Excel 2007.
Excel 2007 permite crear gráficos de forma profesional de forma rápida y sencilla. Estos
gráficos facilitarán la comparación y el análisis de datos al presentarlos en un formato visual.
2. ELEMENTOS DE UN GRÁFICO
Antes de comenzar se podrá observar la
siguiente viñeta que resume de forma visual las
partes que componen un gráfico realizado con el
programa.

Gráfico: el gráfico es la representación
gráfica de los datos de la hoja de cálculo.
Existen distintos tipos de gráficos, como
se verá en el siguiente apartado.

Título del gráfico: el título del gráfico es
el texto que lo encabeza.
CCCD10EXCEL.12T1
135

Marcas de datos: es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en
un gráfico de columnas las marcas de datos son las columnas o barras verticales, es
decir, hay una columna por cada número representado.

Líneas de división o trazado: son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen
al fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan
las marcas de datos.

Texto: el texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto
asignado está unido indefectiblemente a un objeto del gráfico (como el título del gráfico),
mientras que el texto no asignado es libre.

Leyenda: la leyenda es un recuadro en el que se identifican las marcas de datos.

Ejes: los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico.
Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abcisas,
eje x o eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores. En el eje de
abcisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se
representan los valores de los datos.

Marcas: las marcas de graduación son marcas que aparecen en los ejes graduación y
que sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.

Área de trazado: es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.

Series de datos: son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.
3. CREACIÓN DE UN GRÁFICO
Las herramientas iniciales de inserción de gráficos están ubicadas en la sección Gráficos de
la pestaña Insertar.
Para comenzar a generar el gráfico deseado es conveniente que se tenga seleccionado el
rango de celdas que participarán en él, aunque a posteriori este paso también puede realizarse.
La única diferencia visual es que si no lo selecciona el gráfico se creará inicialmente en blanco.
136
CCCD10EXCEL.12T1
TEMA 10: EXCEL
En la sección Gráficos se puede observar cómo Excel 2007 posee una gran cantidad de
tipos de gráficos. Además dentro de cada tipo general de gráfico se encontrará un enlace
situado en su parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráficos...
Si se hace clic en esta opción se obtendría un resultado similar que si despliega el cuadro de
diálogo Insertar gráfico que se muestra el hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de
la sección Gráficos.
Se puede ver una lista de todos los gráficos disponibles. Se seleccionará uno y se pulsará
Aceptar para comenzar la creación.
Si se selecciona un rango de celdas al comienzo se comprobará que aparece el nuevo
gráfico inmediatamente insertado en la hoja de cálculo. Si por el contrario no se hizo así o no es
correcto, se debe modificar el gráfico obtenido.
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4. MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO
Si el resultado obtenido no ha sido satisfactorio o se desea modificar la apariencia del gráfico
se tendrá en cuenta que el paso más importante a la hora de modificar un gráfico o iniciar su
elaboración consiste en Añadir una serie de datos. Mediante este paso se definirá qué datos
se desea que aparezcan en modo gráfico.
En la pestaña Diseño, una vez que se ha elaborado el gráfico inicial se encontrarán dos
botones muy útiles para esta tarea: Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar datos.
Si se pulsa el botón Seleccionar datos aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:
En él se encontrará un campo llamado Rango de datos del gráfico donde se puede
seleccionar el rango de celdas que se tendrán en consideración para su creación.
Se pulsará el botón azulado situado a la derecha de la opción y se seleccionarán las celdas.
Al hacerlo Excel asociará unos datos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Se debe tener en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse
(por ejemplo los gráficos de superficie), sin embargo otros necesitan solo una o dos.
Mediante el botón Cambiar fila/columna se pueden permutar los datos de las series y
pasarlas a categoría o viceversa.
4.1. MODIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL GRÁFICO
Las opciones relativas al aspecto del gráfico están reunidas en la pestaña Presentación. Se
puede fácilmente incluir una cuadrícula de fondo, mostrar o no los ejes, insertar/modificar las
etiquetas del gráfico, etc.
138
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TEMA 10: EXCEL
Además agrupadas en la sección Fondo se encontrarán una serie de botones: Área de
trazado, Cuadro gráfico, Plano inferior del gráfico, Giro 3D, que modifican el aspecto visual
de una forma fácil, obteniendo rápidamente resultados muy profesionales. Y es que el programa
ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas.
Para conseguir por último un aspecto adecuado del gráfico, se puede acudir a la sección
Estilos de diseño, en la pestaña Diseño, donde se pueden seleccionar diferentes
configuraciones predefinidas de estilos y colores para cada una de las partes (áreas, barras,
leyendas, etc.) que componen el gráfico.
En el apartado 2 de este capítulo se ha trabajado con una tabla de
datos sobre Número de hijos/Número de familias. Estos datos se han
recogido en forma gráfica en un diagrama de barras que ha sido
generado al final del capítulo 2. Modifique al menos tres características
del gráfico para obtener un resultado más atractivo visualmente.
SOLUCIÓN
Siguiendo las directrices establecidas en el apartado Modificación de un
gráfico, se ha de acudir a la pestañas Diseño y Presentación para modificar
algunos parámetros. Un posible resultado puede ser:
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4.2. BORRADO DE UN GRÁFICO
Para llevar a cabo el borrado de un gráfico se hará doble clic con el ratón sobre él y se ha de
pulsar la tecla suprimir del teclado. Se comprobará cómo el gráfico es eliminado de su zona de
trabajo.
5. RESUMEN
En este capítulo se ha aprendido a manejar las herramientas relacionadas con los gráficos
de Excel 2007. Se habrá podido comprobar la sencillez y variedad de posibilidades que el
programa le ofrece para realzar el diseño de estos elementos visuales.
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TEMA 11
120514
INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE
UNA HOJA DE CÁLCULO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
IMÁGENES
3.
AUTOFORMAS
4.
TEXTO ARTÍSTICO
5.
OTROS ELEMENTOS
6.
RESUMEN
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TEMA 11: EXCEL
TEMA 11
INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE
UNA HOJA DE CÁLCULO
1. INTRODUCCIÓN
Además de gráficos el programa incluye herramientas para mejorar el aspecto visual de la
hoja de cálculo mediante la inserción de otros elementos gráficos como por ejemplo imágenes,
autoformas, textos artísticos, gráficos de flujo, etc.
2. IMÁGENES
Para insertar una imagen procedente de un archivo de imagen en un libro de trabajo se ha
de hacer clic inicialmente en el lugar de la hoja donde se desee insertar la imagen.
Posteriormente dentro de la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones se encontrará el botón
Imagen.
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143
Tras hacer clic en él aparecerá un cuadro de diálogo para situar la ubicación del archivo a
insertar en la hoja de cálculo:
A continuación será posible desplazarse por el árbol de carpetas y una vez encontrada la
imagen, señalarla y pulsar el botón Insertar. Tras esta acción la imagen quedará insertada en la
hoja de cálculo.
Otra opción para insertar imágenes en la hoja de cálculo es el uso de la Galería de
imágenes prediseñadas del programa.
Office 2007 incorpora una biblioteca de imágenes vectoriales agrupadas por temas, que
podrán ser incluidas fácilmente en los libros que se creen, llamadas Imágenes prediseñadas.
El hecho de que sean imágenes construidas con vectores favorece que puedan hacerse más
grandes o pequeñas sin pérdida alguna de resolución.
Para insertar una imagen prediseñada se ha de hacer clic en el botón Imágenes
prediseñadas dentro de la ficha Insertar, en el grupo ilustraciones.
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TEMA 11: EXCEL
A la derecha de la pantalla aparecerá el panel lateral de Imágenes prediseñadas.
Para buscar una imagen relacionada con algún tema en concreto se ha de introducir la/las
palabra/as que describan lo que se busca en el apartado Buscar.
Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que se inserte el disco de
Excel 2007 para copiar la imagen a su disco duro.
La biblioteca se completa con una colección de estos gráficos ubicada en el sitio de internet
de Office Online.
3. AUTOFORMAS
Como alternativa a la inserción de imágenes, en Excel 2007 se pueden crear e insertar
dibujos usando autoformas, también llamadas en Excel 2007, formas. Una autoforma es una
figura predefinida de forma (una línea, óvalo, cubo, símbolo de diagrama de flujo, titular o un
dibujo a mano alzada) que puede insertar rápidamente en una hoja y personalizar después.
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145
Para insertar una autoforma se tendrá que ir a la pestaña Insertar, dentro del grupo
Ilustraciones y a continuación hacer clic en Formas.
Hacer clic en el botón de la forma que se desea insertar. Se podrá observar como si se
mantiene el cursor del mouse (ratón) sobre un botón, una información de pantalla muestra una
descripción de la forma.
Para dar a la autoforma un tamaño y forma específicos, se activará haciendo clic sobre ella y
arrastrando una de las esquinas con el ratón.
4. TEXTO ARTÍSTICO
WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de
Microsoft Office 2007 para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o reflejado.
Para insertar WordArt en un libro, en el grupo Texto de la ficha Insertar, se hará clic en el
botón WordArt y luego se elegirá el estilo de WordArt que se desee.
146
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TEMA 11: EXCEL
A continuación se escribirá el texto en el Cuadro texto que aparece.
También se puede elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto en las pestañas Inicio y
Formato.
5. OTROS ELEMENTOS
En Excel 2007 se pueden insertar además de una forma sencilla, gráficos SmartArt. Un
gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear eligiendo
entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente.
Para insertar un gráfico, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, se hará clic en
SmartArt.
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A continuación se elegirá un gráfico SmartArt y se hará clic en el tipo y en el diseño que se
desea.
A continuación se escribirá el texto mediante uno de estos procedimientos:

Haciendo clic en una forma del gráfico SmartArt y, a continuación, escribir el texto.

Hacer clic en [Texto] en el panel de texto y escribir o pegar el texto.

Copiar texto desde otro programa, hacer clic en [Texto] y pegarlo en el panel de texto.
Además se pueden cambiar los colores de todo un gráfico SmartArt. Para ello tras hacer clic
en el gráfico SmartArt, vaya al grupo Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el
grupo Estilos SmartArt, hacer clic en Cambiar colores.
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TEMA 11: EXCEL
Con las herramientas que se han visto anteriormente elegir un
gráfico que se considere adecuado para la siguiente situación: un
entrenador está intentado convencer a sus jugadores que un equipo
está formado por el trabajo conjunto de todos los jugadores y del
cuerpo técnico.
SOLUCIONES
Se elegirá un gráfico SmartArt situado en el grupo Relación:
Concretamente el siguiente:
A continuación se rellenará el gráfico SmartArt con los detalles a fin de
que resuma la situación:
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Se puede observar como además se han modificado los colores
originales.
6. RESUMEN
En esta sociedad en la que el papel de la información visual es tan relevante, es necesario el
uso de elementos que complementen y hagan atractivas a las hojas de cálculo. SmartArt,
WordArt, la Galería de imágenes de Office, etc., permiten dar un toque distintivo rápido y
profesional a los libros.
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TEMA 12
120514
IMPRESIÓN
1.
INTRODUCCIÓN
2.
ZONAS DE IMPRESIÓN
3.
ESPECIFICACIONES DE IMPRESIÓN
4.
CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
5.
VISTA PRELIMINAR
6.
RESUMEN
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TEMA 12: EXCEL
TEMA 12
IMPRESIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Como cualquier documento de Office 2007 se puede obtener una copia de su documento en
papel mediante el uso de una impresora. En los siguientes apartados se aprenderá a configurar
los parámetros básicos de ajuste de esta función tan importante del programa Microsoft Office
Excel 2007.
2. ZONAS DE IMPRESIÓN
Teniendo presente que una hoja de cálculo puede tener una extensión variable, conforme a
las necesidades, a la hora de llevar a cabo la impresión de un trabajo en Excel se debe definir
qué región es la que se desea que aparezca y la que no.
Aunque existen varios métodos de realizar esta operación la más sencilla pasa por señalar
las celdas que conforman la región a imprimir.
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153
A continuación en la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página pulsar el
botón Área de impresión. En las opciones que aparecen hacer clic en Establecer el área de
impresión.
En caso de llevar a cabo una impresión, la/las zona/as señaladas son las que se imprimirán
exclusivamente.
3. ESPECIFICACIONES DE IMPRESIÓN
Excel 2007 tiene tres funcionalidades básicas de impresión a las que puede acceder
siguiendo la ruta: Botón Office -> Imprimir.
154
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TEMA 12: EXCEL
Éstas son:

Imprimir: que permite seleccionar una impresora, un número de copias y otras opciones
de impresión antes de imprimir.

Impresión rápida: que realiza la configuración de impresión definida por defecto en el
momento de uso, no permitiendo la selección de ninguna opción, lo que implica tanto una
impresión rápida a cambio de una pérdida de control del proceso de impresión.

Vista preliminar: que ofrece una previsualización del documento antes de su impresión,
permitiendo, si fuese necesario, cambios en éste.
211
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4. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 permite llevar a cabo modificaciones en
factores que afecta a la presentación de las páginas impresas entre las que se encuentran:
orientación, encabezados y pies de página, tamaño de papel, márgenes, etc.
Todas estas modificaciones se pueden conseguir mediante los botones del grupo
Configuración de página situado en la pestaña Diseño de página.
4.1. MÁRGENES
El primer botón del grupo es el llamado Márgenes, si se hace clic sobre él se le plantean tres
opciones predefinidas (Normal, Ancho y Estrecho) y la opción Márgenes personalizados que
permite configurar a su gusto de forma exacta los márgenes del libro.
Al hacer clic sobre esta última opción, aparecerá una ventana como la siguiente:
156
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TEMA 12: EXCEL
Se podrá observar cómo se da la posibilidad de modificar los márgenes superior, inferior,
derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, incluso se encuentran dos botones con los que se
puede establecer el espacio e reservar para un Encabezado o un Pie de página.
Puede además que el texto a imprimir se ajuste al centro de la página automáticamente tanto
horizontalmente como verticalmente con la opción Centrar la página.
4.2. ORIENTACIÓN
Al desplegar el botón Orientación usted tiene la posibilidad de seleccionar la Orientación
de la impresión: horizontal o vertical.
4.3. ENCABEZADOS Y PIES Y NUMERACIÓN DE PÁGINA
Para establecer un encabezado y/o pie de página hay que hacer clic en la opción Márgenes
personalizados del botón Márgenes (al igual que antes). A continuación activar la pestaña
Encabezado y pie de página en la ventana que aparece:
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157
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie
de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página.
En esta ficha se encontrarán dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no
hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a la hoja de cálculo.
En el recuadro Encabezado, aparece el tipo de encabezado que se haya elegido. Pulsando
la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificar el
encabezado, se hará clic sobre el botón Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de página, aparece el tipo de pie de página elegido. Pulsando la flecha
de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para modificar el pie de página, se
hará clic sobre el botón Personalizar pie de página...
Se va a ver ahora cómo añadir un encabezado o un pie de página a cada una de las páginas
a imprimir. Para ello se tendrá presente que si pulsa Personalizar pie de página o
Personalizar encabezado de página aparece un cuadro de diálogo similar al que a
continuación se describe.
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TEMA 12: EXCEL
Excel divide el encabezado y el pie de página en tres secciones, dependiendo de dónde se
desee que aparezca el contenido del encabezado o pie de página: a la izquierda, en la zona
central o a la derecha.
Se usará la barra de botones para modificar el aspecto del encabezado o pie de página. A
continuación se estudiará de forma más detenida la utilidad de cada uno de ellos.

Usando este botón se abrirá el cuadro de diálogo Fuente con el que se pueden realizar
modificaciones de formato al texto insertado.

Pulsando este otro botón se realizará la inserción automática del número de la página.

Este otro realizará la inserción del número total de páginas a imprimir del libro de trabajo.

Este botón introduce la fecha de impresión del documento.

Pulsando este botón se introduce la hora de impresión del documento.

Esta opción permite poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir
su posición en el disco).

Esta otra introduce el nombre del libro de trabajo.

Introduce el nombre de la hoja.
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
Esta opción permite la inserción de una imagen.

Con esta opción se permite la modificación del aspecto de la imagen seleccionada. Este
botón solamente estará activo en caso de haber añadido una imagen en el encabezado o
pie de página.
Con esta aplicación práctica se propone abrir una hoja de cálculo y
establecer un encabezado de página con las siguientes características:

A la izquierda: la ruta de acceso.

A la derecha: la hora de impresión del documento.

En la parte central: el nombre del documento.
SOLUCIONES
En primer lugar se abrirá el documento en cuestión.
Siguiendo la ruta establecida en el capítulo, se abrirá el cuadro de
diálogo Encabezado de página:
A continuación habrá que situarse en la parte izquierda y pulsar el botón:
160
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TEMA 12: EXCEL
Posteriormente situarse en la derecha y pulsar el botón:
Seguidamente habrá que situarse en la parte central y pulsar el botón:
El cuadro de diálogo Encabezado tendrá que tener una forma similar a
ésta:
Y el resultado se podrá ver en la vista preliminar:
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161
5. VISTA PRELIMINAR
La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja antes de imprimirla.
Para activar esta vista se hará clic en la ruta: Botón Office -> Imprimir -> Vista Preliminar.
La página se mostrará del siguiente modo:
En caso de tener más de una página, se podrá cambiar la página a visualizar utilizando los
botones Página anterior y página siguiente.
Evidentemente, en caso de que la página solo tenga una extensión de una hoja, estos
aparecerán desactivados.
Se podrá observa que si se sitúa el puntero del ratón a la hoja en este modo, éste se
transforma en una lupa que permite ampliar o reducir cualquier zona de la página.
162
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TEMA 12: EXCEL
Si se sitúa en cualquier parte de la página y se hace clic, se ampliará la parte de la página en
la que se encuentre. Si se vuelve a hacer clic se volverá a visualizar la página completa. Esta
operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón Zoom.
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, haciendo clic sobre el botón
Imprimir se activará el cuadro de diálogo Impresión que permite definir las Formas de
Impresión y la Configuración de la Impresora.
5.1. FORMAS DE IMPRESIÓN
Al hacer clic sobre el botón Imprimir aparecerán los siguientes controles de impresión
agrupados en grupos:
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163
El grupo Impresora que permite seleccionar el tipo de impresora y las propiedades de ésta:

Nombre: que muestra la impresora que está usando por defecto el sistema operativo,
conocida como Impresora predeterminada. Si se despliega la lista se puede elegir otra
impresora para imprimir.

Propiedades: mediante este botón se pueden modificar las características de la
impresora seleccionada en la lista Nombre: el estilo y la calidad de impresión, el tipo de
papel, etc.

Imprimir a archivo: el documento se guardará en un archivo con el formato que utiliza
Windows para imprimir. Mediante esta opción se consigue imprimir el documento siempre
que se quiera sin tener que abrir Word.
El grupo Intervalo de páginas permite establecer qué parte del documento se va a imprimir:

Todas: imprime todas las páginas contenidas en el documento.

Páginas: permite especificar qué páginas del documento serán impresas.
164
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TEMA 12: EXCEL
El grupo Imprimir permite seleccionar el rango de impresión de la hoja de cálculo, pudiendo
elegir entre la impresión de una Selección, de Todo el Libro o de las Hojas activas
exclusivamente.
El grupo Copias, permite especificar el número de copias que se van a imprimir del texto:

Número de copias: en el que se puede seleccionar cuántas copias se van a realizar.

Intercalar: esta opción determinará el orden en el que se imprimirán las páginas si se van
a imprimir varias copias.
5.2. CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA
En este apartado se van a estudiar los pasos que se han de seguir para:

Buscar una impresora.

Configurar una nueva impresora.

Establecer una impresora como determinada.
BUSCAR UNA IMPRESORA
En el cuadro Nombre, seleccionar la impresora que se desee utilizar.
Si la impresora que se desea no aparece en la lista, pero está disponible el botón Buscar
impresora, se puede buscar y agregar a la lista del cuadro Nombre y a la carpeta Impresoras
del equipo.
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165
CONFIGURAR UNA NUEVA IMPRESORA
En Windows XP, se ha de seguir la ruta: Inicio -> Panel de Control -> en Impresoras y
faxes -> Archivo -> Agregar una impresora.
A continuación se seguirán las instrucciones del Asistente para agregar impresoras.
Una vez terminada la operación, se puede imprimir una página de prueba, para lo que
habrá que asegúrese de que la impresora esté encendida y preparada para imprimir.
ESTABLECER UNA IMPRESORA COMO PREDETERMINADA
En Windows XP, se seguirá la ruta: Inicio -> Panel de Control -> Impresoras y faxes
Con el botón secundario del mouse (ratón), se hará clic en el icono de la impresora que se
desee utilizar como predeterminada y, a continuación, se hará clic en Establecer como
impresora predeterminada, en el menú contextual.
6. RESUMEN
Excel 2007 incluye una gran cantidad de funcionalidades relacionadas con la impresión de
hojas de cálculo. En este capítulo se han estudiado una gran cantidad de ellas que servirán de
ayuda para dar un aspecto profesional a la edición impresa de su trabajo con el programa.
166
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TEMA 13
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TRABAJO CON DATOS
1.
INTRODUCCIÓN
2.
VALIDACIONES DE DATOS
3.
ESQUEMAS
4.
CREACIÓN DE TABLAS O LISTAS DE DATOS
5.
ORDENACIÓN DE LISTAS DE DATOS, POR UNO O VARIOS CAMPOS
6.
USO DE FILTROS
7.
SUBTOTALES
8.
RESUMEN
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TEMA 13: EXCEL
TEMA 13
TRABAJO CON DATOS
1. INTRODUCCIÓN
En la siguiente unidad se va a profundizar un poco más en las herramientas que Excel 2007
ofrece.
La aplicación implementa herramientas que ayudarán a trabajar con gran cantidad de datos,
entre las que se verán la validación de datos que ayudará a detectar posibles errores
cometidos, los esquemas que ayudarán a obtener un resumen visual de la hoja, la ordenación
de datos, la creación de Tablas, etc.
2. VALIDACIONES DE DATOS
Si se está trabajando con una gran cantidad de datos, es muy probable que se cometan
errores al introducir éstos por pantalla o importarlos de otra instancia. La función para validar los
datos ayudará a detectar posibles errores cometidos mediante una serie de condiciones que se
establecerán previamente.
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169
Básicamente, la validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta
característica tiene una función muy concreta: validar el contenido de una celda pudiendo
incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda, seleccionar la/las celda/as que se desean validar.
Acceder a la pestaña Datos y pulsar en Validación de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Validación de datos similar al de la viñeta siguiente, donde
se puede elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación se indicará la condición para que el dato sea correcto.
Así en el desplegable Permitir se encontrará: Cualquier valor, Número entero, Decimal,
Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y Personalizada.
En el caso de que se eligiera Número entero, solo permitirá que la/las celda/ as
seleccionadas contengan un número entero, en otro caso, se producirá un error.
Adicionalmente se pueden restringir más los valores permitidos en la celda con la opción
Datos. Así se puede elegir que el número entero esté comprendido entre 2 y 9.
170
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TEMA 13: EXCEL
Una opción interesante pasa por elegir en el seleccionable Permitir, la opción Lista, gracias
a la que se pueden escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de
los disponibles en la lista.
Para ello en el recuadro Origen, se elegirán los distintos valores separados por [;] (punto y
coma) para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada se puede introducir un mensaje que se muestre al
acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados
válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error que desea se le
muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
3. ESQUEMAS
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor
trascendencia de un documento esquematizado.
Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta algunos aspectos.
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171

Los datos para poder crear un esquema deben contener una jerarquía o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si se tienen datos sobre el valor de las importaciones
a lo largo del año en toda Europa con las importaciones mensuales de todos los países,
se podría realizar un esquema fácilmente. Sin embargo, si únicamente se tienen datos
sobre los gastos - precios de los productos de un supermercado (producto -precio), no se
podrá llevar a cabo un esquema puesto que se carece de niveles suficientes.

En una hoja solo se puede incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los
mismos datos, se deben copiar los datos a otra hoja.

Para crear esquemas automáticamente se debe preparar lo hoja con un formato
adecuado.
Aunque existen dos formas de crear esquemas, manual y automática, se va a estudiar esta
última simplemente ya que la otra se sale de la competencia de este manual:
A fin de que Excel cree un esquema de forma automática se tiene que tener presente que:

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
A continuación se podrá observar una disposición válida de datos preparados para llevar a
cabo un esquema:
Se puede ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, Cll, D11, B20, C20, D20
y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las
celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.
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TEMA 13: EXCEL
En este ejemplo puede formar un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se
han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se han calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).
Para realizar el esquema habrá que situarse sobre una celda cualquiera y seleccionar la
opción Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña Datos.
Automáticamente, Excel genera los niveles del esquema como se puede ver a continuación:
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173
Por columnas se observará que existen dos niveles:

La tabla desplegada por completo.

La tabla con los datos trimestrales.
Por filas se tienen tres niveles:

La tabla desplegada completamente.

Por autonomías.

Solo por España.
Para comprimir y expandir el esquema solo se tiene que hacer clic en los símbolos - y + de
cada nivel.
4. CREACIÓN DE TABLAS O LISTAS DE DATOS
Se puede decir que una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o
registros. En la primera fila de la tabla se encuentran las cabeceras de las columnas (los
nombres de los campos), en el resto se encuentran los datos.
La utilidad de éstas radica en que Excel incluye una serie de herramientas que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre ellas se pueden destacar:
174
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TEMA 13: EXCEL

Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

Crear un resumen de los datos.

Aplicar formatos a todos los datos.

Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo
Las tablas de datos ya se usaban en versiones anteriores de Excel bajo el término Listas de
datos.
4.1. CREAR UNA TABLA
Para llevar a cabo la creación de una tabla es necesario seleccionar el rango de celdas (con
datos o vacías) que se quiere incluir en la lista.
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175
A continuación se pulsará Tabla en la pestaña Insertar. En pantalla aparecerá el cuadro de
diálogo de Creación de tabla.
Si se ha obviado el paso anterior de selección de celdas para la tabla ahora se puede hacer.
Si en el rango seleccionado se ha incluido la fila de cabeceras lo que es altamente
recomendable, se activará la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Al final hacer
clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, se comprobará como en la banda de opciones aparece la
pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla.
Y en la hoja de cálculo aparecerá en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla se pueden teclear directamente los
nuevos valores sobre la ella, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción es muy
apropiada en caso de que la lista sea muy grande.
5. ORDENACIÓN DE LISTAS DE DATOS, POR UNO O VARIOS
CAMPOS
Excel puede llevar fácilmente la ordenación de una tabla atendiendo a un único criterio o
atendiendo a varios simultáneamente.
Si lo que se desea es ordenar por un único criterio, en este caso por ejemplo por el campo
Capital, habrá que posicionarse en la columna del mismo nombre. Acceder a la pestaña Datos
y pulse Ordenar.
176
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TEMA 13: EXCEL
Escoger el criterio de ordenación o pulsar uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar
para que la ordenación sea ascendente o descendente.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el
criterio Capital y posteriormente por Sede, en la pestaña Datos, pulsar sobre Ordenar...
Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar donde se pueden seleccionar los campos por los
que se desea ordenar (pulsando Agregar nivel para añadir un campo).
Dentro de cada campo (columna), especificar si se desea Ordenar según valores, Colores
de la celda, etc., así como el Criterio de ordenación (de menor a mayor, de menor a mayor,
de la A a la Z, de la Z a la A...)
Tener en cuenta que los datos se ordenarán primero por el primer nivel de la lista, y
sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
El resultado es el siguiente:
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6. USO DE FILTROS
Al hablar del filtrado de una lista se está haciendo referencia a la selección exclusiva de los
registros de una tabla que cumplan un criterio prefijado.
Para utilizar el Filtro se hará uso de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de los
campos.
Así si hace clic en la flecha Sede aparece un menú desplegable como el siguiente, donde se
puede elegir entre una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si solo se marca Madrid, Excel filtrará todos los registros que tengan Madrid en
el campo Sede, desapareciendo el resto de filas de la lista.
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TEMA 13: EXCEL
7. SUBTOTALES
La función de subtotales en Excel permite tener de manera casi inmediata filas con totales de
la información que se tiene en la hoja de cálculo.
Se supondrá que se tiene una hoja como la siguiente donde se hace un resumen del trabajo
de una serie de vendedores de seguros.
Se debe saber que para utilizar la función de subtotales en Excel se debe tener una hoja con
datos ordenados por columnas.
Se va a definir el resultado que se desee obtener, en este caso se definirán los subtotales de
recaudación por Región.
Lo primero que se tiene que hacer es ordenar su lista por el campo en que desea dar el corte
de subtotal, es decir por la columna Región.
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Una vez ordenado este campo, se deben seleccionar todas las celdas
dónde
se
tengan
datos. Un método abreviado para hacer esto es presionar las teclas [Ctrl]-[lnicio] con lo que
se colocarán en la primera celda de la hoja y luego se presionarán las teclas
[Shift]+[Ctrl]+[Inicio].
Al estar seleccionados los datos, se accederá a la pestaña Datos y se presionará el botón
Subtotal, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
En este cuadro de diálogo, en el cuadro de opción Para cada cambio en: se seleccionará
Región.
En el cuadro de opción Usar función: se seleccionará Suma. En la lista de Agregar
subtotal a: se marcará únicamente la opción Total.
Se revisará que estén seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales y
Resumen debajo de los datos y se hará clic en Aceptar.
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TEMA 13: EXCEL
En la hoja de cálculo han aparecido ahora 3 cuadritos numerados del 1 al 3 en lado derecho.
Esto indica que se ha agrupado la información del archivo en 3 niveles.
Si se hace clic en el cuadrito marcado con el número 2 se podrá ver que se ocultan las líneas
con datos y quedan solo las de subtotales, es decir, la venta por Región, de igual manera se
puede hacer clic en el número 1 y se mostrará solo el total general de ventas.
Se propone la elaboración una tabla como la que se ha usado en
este apartado. Siguiendo los pasos vistos, se establecerán los
subtotales de la sección Vendedor.
SOLUCIÓN
En un primer paso se abrirá un libro en blanco de Excel y se elaborará
una tabla como la anterior.
A continuación se deberán ordenar los datos contenidos en ella
atendiendo a la columna Vendedor.
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Seleccionar todos los datos que componen la tabla. Ir a la pestaña Datos
y presionar el botón Subtotal.
Al aparecer el cuadro de diálogo correspondiente, señalar:

En Para cada cambio en: seleccionar Vendedor.

En el cuadro de opción Usar función: seleccione Suma.

En la lista de Agregar subtotal a: marcar únicamente la opción Total.
A continuación se podrá observar cómo se obtiene el resultado deseado:
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TEMA 13: EXCEL
8. RESUMEN
Aunque los controles de datos vistos en esta unidad están en el ámbito de un usuario
experto del programa es conveniente, debido al poder de las herramientas disponibles, que se
conozcan y usen a fin de sacar un mayor rendimiento del trabajo con el programa.
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TEMA 14
120514
UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE
REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS COMPARTIDOS
1.
1INTRODUCCIÓN
2.
INSERCIÓN DE COMENTARIOS
3.
CONTROL DE CAMBIOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
4.
PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
5.
PROTECCIÓN DE UN LIBRO
6.
LIBROS COMPARTIDOS
7.
RESUMEN
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TEMA 14: EXCEL
TEMA 14
UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE
REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS COMPARTIDOS
1. INTRODUCCIÓN
Suponiendo que las personas de un grupo de trabajo administran varios proyectos cada una
y se desea conocer el estado de los proyectos de todos los compañeros. Excel posee una
herramienta destinada a facilitar el trabajo colaborativo: el uso de libros compartidos, mediante
el cual todas las personas implicadas podrían especificar la información sobre sus proyectos en
el mismo libro.
El propietario del libro compartido, podrá administrarlo quitando usuarios del mismo y
resolviendo los cambios que están en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los
cambios, se puede dejar de compartir el libro.
2. INSERCIÓN DE COMENTARIOS
En pasadas lecciones se ha aprendido a insertar diversos elementos en una celda, entre los
que se destaca un texto, un número, una fórmula, etc. Pues bien se va a ver cómo también se
puede insertar un comentario. Un comentario es muy útil para el usuario ya que puede usar
como un aviso para anotar cualquier tipo de sugerencia, una fórmula compleja, para hacer una
anotación sobre el contenido, etc.
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187
Para insertar un comentario habrá que situarse en la celda en la que se desee adjuntar.
Para ello habrá que ir a la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones Comentarios,
seleccionar la opción Nuevo comentario.
Se podrá observar cómo se abre un cuadro de diálogo indicando el nombre del usuario que
hace el comentario.
A continuación se escribirá el contenido del mensaje dentro del cuadro y para finalizar se
hará clic fuera del cuadro.
Habrá que tener presente que el nombre del usuario que aparece en el comentario, el
programa lo toma del panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en el
que el programa fue instalado en el ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar
desde las Opciones de Excel, dentro de Más frecuentes en el apartado Nombre de UsuarioCAP.
14 Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos
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TEMA 14: EXCEL
Una celda que tiene un comentario insertado se distingue de las demás porque tiene un
triángulo rojo en su parte superior derecha. Al situar el cursor sobre ella, se comprobará cómo
se despliega éste.
3. CONTROL DE CAMBIOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Se puede usar el control de cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un
libro cada vez que se guarda. Este historial de cambios puede ayudar a identificar los cambios
realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar estos cambios. El control de
cambios es especialmente útil cuando varios usuarios editan un libro. También resulta útil
cuando se envía un libro a los revisores para que lo comenten y luego se desea combinar los
comentarios que se recibieran con una copia de ese libro, incorporando los cambios y
comentarios que se desean conservar.
El control de cambios solo se encuentra disponible en los libros compartidos. De hecho, al
activar el control de cambios, el libro se convierte automáticamente en un libro compartido.
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189
Aunque un libro compartido generalmente se almacena en una ubicación a la que pueden tener
acceso otros usuarios, también se puede efectuar el control de cambios en una copia local de
un libro compartido.
Cuando se realizan cambios en el libro compartido, se puede ver el historial de cambios
directamente en la hoja de cálculo o en una hoja de cálculo de historial independiente. En
ambos casos, se pueden revisar de forma instantánea los detalles de cada cambio. Por
ejemplo, se puede ver quién realizó el cambio, qué tipo de cambio se realizó, cuándo se realizó,
qué celdas quedaron afectadas y qué información se agregó o eliminó.
Excel proporciona las siguientes formas para tener acceso al historial de cambios
almacenado y usarlo:

Resaltado en pantalla. Excel puede marcar las zonas cambiadas con un color diferente
para cada usuario y mostrar los detalles básicos como un comentario cuando sitúa el
puntero sobre cada celda cambiada. El resaltado en pantalla resulta útil cuando un libro
no tiene muchos cambios o cuando se desea ver rápidamente qué se cambió.

Control de historial. Excel puede mostrar una hoja de cálculo de historial independiente
con una lista imprimible de los detalles de los cambios que se pueden filtrar para buscar
cambios que interesen. La hoja de cálculo de historial es útil cuando un libro tiene
muchos cambios o cuando se desea investigar qué sucedió en una serie de cambios.

Revisión de los cambios. Excel puede guiar por la secuencia de cambios para que se
pueda decidir si se desea aceptar o rechazar cada cambio. Este método resulta útil
cuando se evalúan los comentarios de otros usuarios.
Para activar el control de cambios para un libro, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios,
se hará clic en Compartir libro.
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TEMA 14: EXCEL
En la ficha Modificación, se activará la casilla Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez.
A continuación hacer clic en la ficha Uso avanzado.
En Control de cambios, se hará clic en Guardar historial de cambios durante y, en el
cuadro Días, se escribirá la cantidad de días por el que se desee conservar el historial de
cambios.
Hacer clic en Aceptar y, ante la pregunta de si se desea guardar el libro, se hará clic en
Aceptar.
Cuando ya no se deseen resaltar los cambios, se podrá desactivar el resaltado de cambios.
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, se hará clic en Control de cambios y luego en
Resaltar cambios.
En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, se desactivará la casilla Efectuar control de
cambios al modificar.
4. PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Excel 2007 ofrece varias órdenes para proteger las celdas de su libro de trabajo. Para ello se
tendrán que realizar dos operaciones: inicialmente se tienen que proteger las celdas que no se
quiere que sufran variaciones. Posteriormente se debe proteger la hoja.
Cuando una celda esté bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas
las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no se notará ya que
la hoja no está protegida. Para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la
hoja de cálculo.
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191
Para desbloquear las celdas cuyo contenido se desea modificar en algún momento se
llevarán a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que se desea desbloquear para poder realizar
variaciones.

En la pestaña Inicio hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
Pulsar sobre la pestaña Proteger.
Desactivar la casilla Bloqueada y hacer clic sobre el botón Aceptar. Si se activa la casilla
Oculta, el valor de la celda no se podrá visualizar en la barra de fórmulas.
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TEMA 14: EXCEL
Las operaciones de la ficha Proteger no tendrán efecto si no protege la hoja de cálculo, por
lo tanto a continuación tendrá que realizar los siguientes pasos:
En la pestaña Revisar, haga clic sobre el botón Proteger hoja que se encuentra en la
sección Cambios.
En el cuadro de diálogo Proteger hoja, dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido
de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.
Activar las opciones que se deseen de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de
cálculo para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla
para tener en cuenta la protección.
Si de nuevo se desea desproteger la hoja, se volverán a realizar los mismos pasos que en el
proceso de protección.
5. PROTECCIÓN DE UN LIBRO
Esta opción permite proteger los libros con contraseñas para que solo las personas que las
conozcan puedan acceder a los ficheros.
En Excel se pueden establecer dos tipos de contraseñas:

Contraseña de apertura: para que solo puedan acceder al libro aquellas personas que
conocen la contraseña.
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
Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero
solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.
Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas
y minúsculas.
Para restringir el acceso a sus libros mediante contraseñas, se hará clic en el botón Office y
se elegirá la opción Guardar como...-> Libro de Excel.
Se pulsará el botón Herramientas y se elegirá la opción Opciones generales...
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TEMA 14: EXCEL
Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
Se escribirá la contraseña en el recuadro Contraseña de apertura para abrir o en el
recuadro Contraseña de escritura dependiendo del tipo de contraseña.
A continuación se haga clic sobre el botón Aceptar. Se comprobará que se debe ahora
confirmar la contraseña.
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Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.
El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo. Si
se ha utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo solicitando
la contraseña.
Se propone la creación de un libro de Excel, este libro se protegerá con
una contraseña de escritura, y no de apertura.
A continuación se abrirá el libro y se comprobará que es posible su
apertura e imposible su edición sin conocer la contraseña preestablecida.
SOLUCIÓN
Se generará una hoja de cálculo como la siguiente.
Siguiendo las instrucciones del apartado se insertará la contraseña de
escritura. Para ello se seguirá la secuencia: Botón Office -> Guardar como
-> Libro de Excel -> Herramientas -> Opciones generales.
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TEMA 14: EXCEL
Pulsar Aceptar, reintroducir la contraseña y posteriormente hacer clic en
Aceptar y Guardar.
Comprobar a continuación que todo ha ido como se esperaba. Habrá que
recordar que para ello se debe cerrar el libro y reabrirlo.
Comprobar que tras establecer la contraseña de escritura el mensaje al
iniciar es distinto. El programa solicita la contraseña de escritura para poder
editar, aunque también se ofrece la posibilidad de abrir en modo Solo
lectura, con lo que se podrían ver los datos contenidos en la hoja quedando
imposibilitada su edición.
6. LIBROS COMPARTIDOS
Se puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias
personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de un grupo
de trabajo administran varios proyectos cada una y se desea conocer el estado de los proyectos
de los compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del
estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán especificar la información sobre
sus proyectos en el mismo libro.
Como propietario del libro compartido, se puede administrar quitando usuarios del mismo y
resolviendo los cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los
cambios, se puede dejar de compartir el libro.
Para crear un libro compartido se debe partir de un nuevo libro en el que escriban los datos
que se desean proporcionar o abrir un libro existente que se desee que esté disponible para su
modificación por varios usuarios.
En el grupo Cambios de la ficha Revisar, se hará clic en Compartir libro.
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En la ficha Edición, activar la casilla de verificación Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
En la ficha Avanzadas, seleccionar las opciones que se desean utilizar para realizar un
seguimiento de los cambios y actualizarlos; a continuación, hacer clic en Aceptar.
Se podrá seguir uno de los procedimientos siguientes:

Si es un libro nuevo, escribir un nombre en el cuadro Nombre de archivo.

Si se trata de un libro existente, hacer clic en Aceptar para guardar el libro, se hará clic en
el botón Office y, a continuación, hacer clic en Guardar como.
En los equipos que ejecuten Windows Vista o Windows 7, en la barra de direcciones,
seleccionar una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios previstos y hacer
clic en Guardar.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP, en el cuadro Guardar en, seleccionar
una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios previstos y hacer clic en
Guardar.
Después de abrir un libro compartido, se pueden especificar y cambiar los datos igual que en
un libro normal.
7. RESUMEN
Excel 2007 es sin duda una herramienta muy potente de uso empresarial. La necesidad de
seguridad en los libros justifica la inserción de opciones de seguridad de hojas y libros. Además
incluye herramientas que posibilitan que un grupo determinado de personas puedan editar un
mismo documento de trabajo, mostrándose si fuese necesario, los cambios realizados por cada
uno de los editores.
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TEMA 15
120514
IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL
PAQUETE OFIMÁTICO
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CON BASES DE DATOS
3.
CON PRESENTACIONES
4.
CON DOCUMENTOS DE TEXTO
5.
RESUMEN
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TEMA 15: EXCEL
TEMA 15
IMPORTANCIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES
DEL PAQUETE OFIMÁTICO
1. INTRODUCCIÓN
Es frecuente que en el ámbito profesional surja la necesidad de trabajar en Excel 2007 con
datos procedentes de otras aplicaciones.
El problema fundamental de la importación de datos externos es el formato de los propios
archivos debido a la posible incompatibilidad entre aplicaciones. Se debe tener presente que al
importar datos de otros programas puede que:

Algunas de las fórmulas no ajusten correctamente.

El formato resultante no se ajuste al original.

Las fórmulas y funciones que no son entendidas por Excel, directamente las obvia y no
las copia.
2. CON BASES DE DATOS
Para importar archivos desde Access, programa de generación de bases de datos de
Microsoft Office 2007, en la pestaña Datos acceder al botón desde Access que se encontrará
en el grupo Obtener datos externos.
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201
Al pulsar el botón aparecerá un cuadro de diálogo en el que se debe seleccionar el archivo a
importar.
Realizado este paso el asistente de importación del programa guiará para llevar a cabo una
incorporación eficiente de los datos externos.
Una vez seleccionada la base, aparecerá la lista de tablas y consultas que componen la base
de datos seleccionada.
Llevar a cabo la selección de una de las tablas o consultas y pulsar Aceptar.
202
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TEMA 15: EXCEL
El asistente ofrecerá ahora una ventana en la que puede elegir la vista de datos en el libro de
Excel. Así ofrece la posibilidad de verlo como una Tabla, un Informe de tabla dinámica o un
Informe de gráfico y tabla dinámicos. Además se debe seleccionar si los datos se desean ver en
una hoja de cálculo existente o bien se quiere que se reflejen en una nueva hoja.
3. CON PRESENTACIONES
La mayoría de tablas que se encuentren en otros documentos, y se pueda seleccionar y
copiar, Excel permitirá pegarlas en una hoja de cálculo.
La compatibilidad entre documentos del paquete Microsoft Office es bastante amplia. Así se
puede trabajar intercambiando datos entre archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones,
bases de datos, etc. En algunos se permitirá crear conexiones de actualización y en otros no.
Excel también es compatible con la mayoría de los navegadores del mercado, y sobre todo
con Internet Explorer por ser un desarrollo de la misma compañía Microsoft Corporation. Así, si
se navega con Internet Explorer, al hacer clic con el botón derecho sobre una tabla, en el menú
contextual se encontrará la opción Exportar a Excel, que volcará los datos de la tabla en una
nueva hoja de cálculo.
Habrá que tener presente que aunque no sean visibles, la estructura interna de cualquier
web suele estar formada por una agrupación de tablas.
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203
4. CON DOCUMENTOS DE TEXTO
Existen dos métodos para importar archivos de texto. Cuando se habla de archivos de texto
se hace referencia tanto a archivos de texto plano (ASCII), archivos de texto con formato ".doc"
(Microsoft Office Word), ".rft", etc.
El primer método pasa por importar éstos mediante el asistente de importación de archivos
de texto que se encontrará en la pestaña Datos, concretamente en el grupo Obtener datos
externos, pulsando el botón Desde texto.
Sin embargo la compatibilidad entre los formatos Office es tan destacable que el método de
importación de este tipo de documentos (".doc", ".docx") en el programa es mucho más simple.
Seleccionar en su documento de texto la tabla que desee importar a Excel. A continuación
copiar la tabla al portapapeles pulsando [CtrI] + [C].
En Excel seleccionar la celda en la que desea insertar la hoja. Al pulsar fCtr11 + [V] en la
hoja de cálculo se comprobará que la tabla es insertada en su documento ".xls" o ".xlsx".
Es posible que se advierta que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja. Pulsar
Aceptar y se pegará la tabla con el mismo formato que poseía en Word.
En el siguiente ejercicio se podrá comprobar la efectividad de la importación entre archivos
de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel 2007.
Se propone crear un documento de texto en Word 2007 con una
tabla que refleje en la primera columna el nombre de los meses del año
y en la segunda el número de días correspondiente a cada mes. Se
copiará y se pegará en una hoja de cálculo.
SOLUCIÓN
Se comenzará creando el documento de texto con la tabla indicada.
204
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TEMA 15: EXCEL
A continuación se copiará la tabla al Portapapeles haciendo [Ctrl] + [C]
sobre la tabla. Se abrirá una hoja en blanco de Excel.
Hacer [Ctrl] + [V] en la celda Al.
La tabla se habrá copiado perfectamente en la hoja de cálculo.
.
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205
5. RESUMEN
La compatibilidad entre los programas que conforman la suite Microsoft Office es casi
perfecta. Éste ha sido sin duda uno de los grandes avances que le han convertido en el líder
indiscutible de los softwares de ofimática.
206
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TEMA 16
120514
PLANTILLAS Y MACROS
1.
INTRODUCCIÓN
2.
CREACIÓN Y USO DE PLANTILLAS
3.
GRABADORA DE MACROS
4.
RESUMEN
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TEMA 16: EXCEL
TEMA 16
PLANTILLAS Y MACROS
1. INTRODUCCIÓN
Es muy común que para ahorrar tiempo en el trabajo con Excel se haga uso de herramientas
que simplifiquen las tareas repetitivas. Las plantillas y los macros son sin duda dos buenas
soluciones en este aspecto.
2. CREACIÓN Y USO DE PLANTILLAS
Una plantilla no es más que un modelo base con el que poder generar diferentes libros de
trabajo.
Para crear una plantilla inicialmente se debe abrir el libro que se desea usar como plantilla.
Para ello se hará clic en el botón Office, y posteriormente en Guardar como.
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209
En el cuadro Nombre de archivo se establecerá el nombre que se desee usar para ésta.
A continuación es donde se debe determinar el formato de plantilla. Para ello en el cuadro
Guardar tipo, hacer clic en Plantilla de Excel o usar la opción Plantilla de Excel habilitada
para macros si el libro contiene macros que se desee que estén disponibles. Por último se hará
clic en Guardar.
Por defecto la plantilla se guardará en la carpeta Plantillas para que por seguridad se
encuentre disponible cuando se desee usarla.
Cuando se desee usar esta plantilla como base de trabajo u otra de las preinstaladas en el
programa simplemente se debe abrir el programa, pulsar el botón Office y hacer clic en: Nuevo
-> Plantillas.
210
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TEMA 16: EXCEL
Ahora se elegirá la opción:

Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, se hará clic en En blanco y
reciente y después, en Plantillas utilizadas recientemente, hacer doble clic en la
plantilla que se desee usar.

Para basar el libro en una plantilla instalada, hacer clic en Plantillas instaladas y
después, en Plantillas instaladas, hacer doble clic en la plantilla que se desee usar.

Para basar el libro en una plantilla que se haya creado, habrá que hacer clic en Mis
plantillas y después, en la ficha Mis plantillas, hacer doble clic en la plantilla que se
desee usar.

Para basar el libro en otro libro, hacer clic en Nuevo a partir de un libro existente y,
después, hacer doble clic en el libro que desee usar.
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Suponiendo que le han pedido que cree un modelo de Hoja de Asistencia
a un Evento con Microsoft Office Excel 2007.
Buscar en las Plantillas preinstaladas en el equipo alguna que pueda
servirle de partida para que, tras una breve edición, sea el modelo deseado.
SOLUCIÓN
Se comenzará abriendo las plantillas preinstaladas en el programa. Para
ello acceder a: Botón Office -> Nuevo -> Plantillas.
Seleccionar la plantilla que posee el nombre de Hoja de Asistencia.
212
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TEMA 16: EXCEL
Comprobar que realmente es un documento válido para elaborar una
hoja de asistencia perfecta tras una leve modificación.
3. GRABADORA DE MACROS
Lo normal a la hora de trabajar en Excel 2007 es que se lleven a cabo tareas repetitivas de
formato, de edición, etc., que hacen que el trabajo se vuelva tedioso e ineficiente. Una macro es
un método de automatización de tareas que se fusionan por ejemplo en un botón en nuestro
libro de trabajo.
Para llevar a cabo una macro de una forma fácil se va a usar la grabadora de macros
disponible en Excel. Ésta permite grabar las acciones deseadas en pantalla, transcribiéndolas
posteriormente y de forma automática al lenguaje informático en que el programa las usa.
Para dar comienzo a la grabación de una macro se accederá a la pestaña Vista y
desplegando el submenú Macros; se seleccionará Grabar macro...
Al seleccionar esta opción aparecerá un cuadro de diálogo para atribuir un Nombre a la
macro que va a definir (hay que recordar que no están permitidos espacios en blanco) y un
Método abreviado que no es más que una combinación de las teclas [CTRL] y otra cualquiera
seleccionada con la que después se pueda conseguir un acceso rápido a la ejecución de la
macro. Habrá que tener presente que se debe elegir una combinación de teclas que no estén
previamente predefinidas en Excel.
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213
En el campo Guardar macro en se puede seleccionar si hacerlo en el libro activo, en el libro
de macros personal o en otro.
Es conveniente siempre rellenar el campo Descripción en el que se hará una breve
descripción de la macro en forma de texto a fin de poder comprobar a posteriori para qué
cometido fueron definidas.
Al pulsar el botón Aceptar comenzará la grabación. Se podrá comprobar que en la barra de
estado aparecerá ahora un cuadradito que da la opción de llevar a cabo la detención de la
grabación.
Para posteriormente ejecutar la macro, simplemente se introducirá con el teclado la
combinación de letras asociadas que ha elegido para la macro a la hora de llevar a cabo la
grabación.
4. RESUMEN
La gestión del tiempo en el ámbito empresarial es sin duda uno de los mayores problemas
con las que las empresas se encuentran. No tiene ningún sentido la elaboración de documentos
o realización de tareas repetitivas que repercutirán en un descenso de la productividad. Las
macros y las plantillas son dos herramientas que ayudarán a realizar de un forma cómoda
aquellas tareas que posean un carácter más rutinario.
214
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curso de aplicacións informáticas de follas de cálculo

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