Sistema de Gastos y Caja

Transcripción

Mega 6 S.A.
SISTEMA DE GASTOS Y CAJA
1 Introducción
1.1 Objetivos
En este manual se presenta la documentación relativa al uso y funcionamiento del
Sistema de Gastos y Caja, como herramienta para la gestión en la oficina de un
Despachante de Aduana.
El sistema permite registrar los gastos efectuados por el Despachante a nombre del
Cliente, que luego serán facturados a éste en Facturación, sin tener que registrar 2
veces la información, ya que los datos son mostrados en Facturación para ser
imputados en el propio cabezal de la factura.
Permite también ingresar todos los demás gastos de la oficina, con un detalle por
Acreedor de lo adeudado, llevar el stock de cheques diferidos, cheques próximos a
vencer y otras características que iremos describiendo en este manual.
Además, cuenta con la posibilidad de hacer la exportación de los datos al Sistema
Contable de Mega 6, o al Sistema Memory Conty de la empresa Memory Computación,
con la cual hemos firmado un Acuerdo de Participación para la interacción entre
ambos sistemas.
1.2 Estructura del documento
La estructura del documento es la siguiente:
Introducción: Breve reseña de la aplicación y descripción del manual.
Manual de Funcionamiento: Descripción del sistema punto por punto, explicando su
funcionamiento.
Imputación de Gastos en Facturación: Muestra la relación entre el Sistema de Gastos y
Caja y el Sistema de Facturación.
Soporte Técnico: Como solucionar los problemas más comunes, y a dónde recurrir en
caso de no poder solucionarlos.
-1-
Mega 6 S.A.
2 Manual de Funcionamiento
2.1 CAJA
2.1.1 Mantenimiento de Movimientos
Este punto permite ingresar, modificar y consulta los distintos tipos de movimientos
que maneja el sistema:







Asientos de Diario
Gastos y Proveedores
Pago Acreedores
Devolución Contado
Nota de Crédito
Depósito
Cobranza
Nota: En el menú principal del Sistema, existe la posibilidad de hacer un ingreso rápido
mediante botones de estos tipos de movimientos, así como a algunos puntos
más comunes (notas de carpeta, exportar a contabilidad, cheques emitidos,
facturas por acreedor)
En el menú de Mantenimiento se pueden ver o buscar movimiento, de acuerdo a lo
siguiente:

Ultimos ingresos: selecciona los últimos ingresos (ordenados por fecha).

Fecha de ingreso: selecciona un rango de fechas de ingreso.

Número de Comprobante: en el caso de usar Número de Comprobante, se
podrá hacer una búsqueda por este dato.

Carpeta: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y
coincidan con el mismo.

Cliente: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y

Factura (Proveedor): buscará los movimientos que en la factura del proveedor
tengan ese dato ingresado y coincidan con el mismo.
En esta búsqueda se puede filtrar (Mostrar) por Tipo de Movimiento ingresado para
hacer más fácil el acceso.
-2-
Mega 6 S.A.
A su vez tenemos 3 botones que nos permiten hacer lo siguiente:

Nuevo: permite ingresar un nuevo movimiento, desplegándose una lista de los
tipos posibles

Modificar: permite modificar o consultar el movimiento que esté seleccionado
en la lista de movimientos.

Ver Asiento: permite listar (en formato diario y con vista previa) el movimiento
que esté seleccionado en la lista de movimientos.
Dentro de cada movimiento, si se va a modificar o eliminar el mismo, y el movimiento
no está Exportado a Contabilidad, se mostrará una pantalla, que para poder acceder a
modificar
o
eliminar
el
movimiento, se
tendrá que presionar el botón Editar.
Si el movimiento fue Exportado a Contabilidad, sólo se podrán modificar algunos
campos que no afecten a la contabilización (se mostrarán con fondo azul), y se
accederá por el
botón
modificación
del movimiento.
A su vez, se
verá el cartel “Movimiento Exportado”.
Botones Comunes a todos los Movimientos:

Nuevo: permite cargar un nuevo movimiento

Guardar: una vez ingresada la información permite guardarla, previa
confirmación de que el movimiento cierre (DEBE/HABER)

Guardar Imprimir: similar a Guardar, pero permite sacar una impresión tipo
“Diario” del movimiento.
-3-
Mega 6 S.A.

Eliminar: se elimina el movimiento entero (sólo Modificaciones)

Eliminar ítem: permite eliminar la línea seleccionada en el movimiento.

Calculadora: llama a la calculadora de Windows

Ctrl. Ingreso: Muestra los usuarios que ingresaron y modificaron el movimiento

Salir: permite abandonar el ingreso del movimiento. En caso de no haberse
terminado pide confirmación de que los datos ingresados se perderán.
A continuación, pasaremos a describir cada uno de los tipos de movimientos que
pueden ser ingresados en el sistema
2.1.1.1 Asientos de Diario:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Asientos de Diario, que son
básicamente movimientos que permiten mover una o más cuentas al Debe y su o sus
contrapartidas al Haber.
En el ejemplo adjunto, tenemos un depósito de efectivo.
Los datos a pedir en el cabezal son los siguientes:



Fecha: fecha del movimiento
Descripción: una breve descripción del movimiento
T. C.: tipo de cambio del movimiento
-4-
Mega 6 S.A.
Los datos a pedir por línea son los siguientes:

Cuenta Contable: se puede digitar el Número de Cuenta o parte del nombre
para hacer la búsqueda

Comprobante: Número de Comprobante interno, si la empresa lo utiliza.

Importe: campo de importe

Moneda: la moneda va a estar determinada por la moneda de la cuenta en la
línea.

Observaciones: se puede ingresar algún comentario.
2.1.1.2 Gastos y Proveedores:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Movimientos de Gastos y
Proveedores, con los gastos que hace la empresa, tanto a nombre del cliente, como los
suyo propios.
Esto incluye tanto movimientos al contado, como a crédito (Acreedores).





Forma de Pago: si es Contado o Crédito
Moneda: si es pesos o dólares
Los datos a pedir para la línea del Debe (Gasto) son los siguientes:
-5-
Mega 6 S.A.



Factura: número de documento del gasto

Proveedor: si se necesita identificar el mismo para los gastos propios, en caso
de declaración detallada de IVA (DGI – Anexo 2181). Se puede ingresar el RUT o
parte del nombre del mismo (Debe ser ingresado previamente en Proveedores)

Fecha de Factura: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificar
el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA
(DGI – Anexo 2181)

DUA: En el caso de ser un gasto a imputar a un cliente, o como referencia. Si
este dato existe trae automáticamente la Carpeta, y el nombre del Cliente. Si se
omite porque no se tiene, se puede cargar la Carpeta, y esta trae el DUA y
Cliente.

Carpeta: Si se carga y existe, trae automáticamente el DUA y el Cliente. Si la
operación ya tiene emitida una factura al Cliente, la muestra y la línea queda en
color azul.

Cliente: Nombre del Cliente, si corresponde.

Movimiento a Facturar: Se carga el tipo de movimiento de Facturación, para
después imputarlo en el Cabezal de Factura. El código 100 – BROU
AUTOMATICO, se usa para cargar el gasto, pero en el cabezal de Mega se pasan
los conceptos desglosados (recargo, imaduni, etc). Se puede obtener ayuda con
F1 (ver también Relación Cuenta Contable – Movimientos a Facturar)

Iva: Porcentaje de IVA del Gasto.

Importe: campo de importe sin IVA

Los datos a pedir para la línea del Haber (Medio de Pago) son los siguientes:

Tipo de Medio de Pago: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco por
ej.) o parte del nombre para hacer la búsqueda o utilizar F1 para una ventana
de ayuda.

Acreedor: Si se trata de un gasto a crédito, pide el Acreedor, el cual deberá
haber sido ingresado como Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento –
Acreedores)

Banco: si se paga con cheque de terceros, ingresado por Cobranza (No
Operativo)

Número: En el caso de ser un Banco con el cual se maneja cheques, el Número
de Cheque, el cual será controlado contra el Stock de Cheques, si está sin
utilizar y existe. Si se trata de un Acreedor, acá se ingresará el número de
Factura. Si se trata de una Transferencia Bancaria o un Giro, se deja en blanco,
y al final pedirá confirmación.
-6-
Mega 6 S.A.

Vencimiento: Si se trata de un cheque de pago diferido, el vencimiento del
cheque.

Importe: campo de importe total del pago.
Nota: se pueden cancelar los gastos con más de un tipo de medio de pago, por ej. con
cheque más efectivo. Incluso, se puede pagar como en el ejemplo, un gasto en pesos
con dólares, y viceversa.
Nota: Pago con Cheque de Terceros:
El asiento se ingresa normalmente, pero al seleccionar los Medios de Pago, se podrá
usar Cheques de Terceros M/N,
como forma de pago, igual que si
hubiera sido cheque propio o
efectivo.
Una vez seleccionado, se desplegará una lista con los cheques recibidos que aún no
han sido depositados, pudiendo seleccionar más de uno para conformar el pago.
Botones específicos del Movimiento:

Herramientas:
o Calculadora: llama a la calculadora de Windows
o Ver gastos con factura: Muestra los movimientos cuya carpeta está
facturada.
o Marcar Movimientos que no se facturan: Permite abrir una pantalla
donde se puede marcar los gastos para que no se facturen
o
-7-
Mega 6 S.A.
Ejemplo de Marcar Movimientos que no se facturan
Ejemplo de Ver gastos con factura
2.1.1.3 Pago a Acreedores:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Movimientos de Pago a
Acreedores, pudiendo hacer tanto Pago de Facturas como Pagos a Cuenta.





T. de Cambio.: tipo de cambio del movimiento
Tipo de Pago: si es Pago de Facturas o Pago a Cuenta
-8-
Mega 6 S.A.
Los datos a pedir para la línea del Debe (Gasto) son los siguientes:

Acreedor: Se pide el Acreedor, el cual deberá haber sido ingresado como
Acreedor en el Sistema. (Ver Mantenimiento – Acreedores)

Factura: número de factura que se va a pagar (se abre ayuda automática con
las facturas impagas para elegir). Si es un Pago a Cuenta, se saltará y pondrá
pago a cuenta.


Recibo: número de recibo del Acreedor

Importe: campo de importe del pago a la factura o a cuenta. Si se paga
parcialmente una factura, acá se ingresa el importe a pagar (menor a importe
del saldo de la factura)


Tipo de Medio de Pago: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco por
de ayuda.

Acreedores)

Banco: si se paga con cheque de terceros, ingresado por Cobranza (No
Operativo)

Número: En el caso de ser un Banco con el cual se maneja cheques, el Número
de Cheque, el cual será controlado contra el Stock de Cheques, si está sin
utilizar y existe. Si se trata de un Acreedor, acá se ingresará el número de
Factura. Si se trata de una Transferencia Bancaria o un Giro, se deja en blanco,
y al final pedirá confirmación.

Vencimiento: Si se trata de un cheque de pago diferido, el vencimiento del
cheque.
 Importe: campo de importe total del pago.
Nota: se pueden cancelar los gastos con más de un tipo de medio de pago, por ej.
con cheque más efectivo. Incluso, se puede pagar como en el ejemplo, un gasto en
pesos con dólares, y viceversa.
2.1.1.4 Devolución Contado:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Devoluciones Contado de
aquellos Movimientos de Gastos y Proveedores, que no sean a crédito.
-9-
Mega 6 S.A.




Los datos a pedir para la línea del Debe (Medio de Pago) son los siguientes:

Tipo de Medio de Cobro: se puede digitar el Número de Cuenta (del banco por
de ayuda. Se puede ingresar efectivo (Caja M/N o Caja M/E) o cheque.

Banco: Se selecciona Efectivo o el Banco emisor

Número: Se utiliza solo si es Cheque

Vencimiento: Se utilizar solo si es Cheque

Importe: campo de importe total de la Devolución.
Los datos a pedir para la línea del Haber (Gasto) son los siguientes:



Factura: número de documento de la Devolución
- 10 -
Mega 6 S.A.


Fecha de Factura: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita identificar
el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración detallada de IVA
(DGI – Anexo 2181)

Cliente.

color azul.


Iva: Porcentaje de IVA de la Devolución.


2.1.1.5 Nota de Crédito:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Notas de Crédito de los
Acreedores, de aquellos Movimientos de Gastos y Proveedores, que sean a crédito.
- 11 -
Mega 6 S.A.




Los datos a pedir para la línea del Debe son los siguientes:

Acreedores)

Factura: Acá se ingresará el número de Factura que afecta.


Nota de Crédito: se ingresa el número de la Nota de Crédito

Importe: campo de importe total de la Nota de Crédito.
Los datos a pedir para la línea del Haber (Gasto) son los siguientes:



Nota de Crédito: número de la Nota de Crédito.


Fecha de Nota de Crédito: si es diferente a la fecha del Asiento, y se necesita
identificar el Proveedor para los gastos propios, en caso de declaración
detallada de IVA (DGI – Anexo 2181)

Cliente.

color azul.

Cliente: Nombre del Cliente, si corresponde.


Iva: Porcentaje de IVA del Gasto.
- 12 -
Mega 6 S.A.


2.1.1.6 Depósito:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar los Depósitos Bancarios. Tanto
Efectivo como cheques recibidos por Cobranza.




Los datos a pedir para la línea del Debe son los siguientes:

para hacer la búsqueda, de la cuenta del Banco receptor.

Nro. de Depósito: acá se ingresará el número de depósito que dio el banco.


Importe: campo de importe total del depósito
- 13 -

Mega 6 S.A.
Tipo de Valor: de acuerdo a una tabla predeterminada:
o EFECTIVO
o CHEQUE

Banco: Banco emisor del cheque que se está depositando

Número: Número del cheque que se está depositando

Vencimiento: Vencimiento del cheque que se está depositando

Importe: campo de importe del valor que se está depositando
2.1.1.7 Cobranza:
Este punto permite ingresar, modificar y consultar las Cobranzas de los Clientes. Se
podrán ingresar Anticipos, Cancelaciones de Saldos y Pagos a Cuenta, los cuales
también impactarán en las Cuentas Corrientes de los Clientes.







Moneda: si es pesos o dólares (debe corresponder a la moneda de la Cuenta
Corriente, en la cual se facturó o se va a facturar)
Recibo: número de recibo del cobro
Tipo: si se trata de un Anticipo, Cancelación de Saldos o Pago a Cuenta (en un
recibo no se pueden mezclar)
Cliente: cliente al cual se le va a cobrar
- 14 -
Mega 6 S.A.
Los datos a pedir para la línea del Debe (Medio de Cobro) son los siguientes:

Tipo de Valor: de acuerdo a una tabla predeterminada:
o EFECTIVO
o CHEQUE

Banco: Banco emisor del cheque (se puede digitar parte del nombre del banco
como ayuda)

Número: Número del cheque, si corresponde

Vencimiento: Vencimiento del cheque, si corresponde

Importe: campo de importe del cobro

Moneda: moneda del cobro
Nota: puede ingresarse por ej, parte en efectivo y parte en cheque/s, así como
cobrarse en otra moneda.
Los datos a pedir para la línea del Haber son los siguientes:

Carpeta: Si es Anticipo o Cancelación, se puede digitar el Número de Carpeta, si
es Pago a Cuenta, pondrá una cuenta “bolsa” y pedirá directamente el importe.

Factura: Sólo para Cancelación, Nro. de Factura emitida al Cliente.

Importe Factura: Sólo para Cancelación, importe total de la Factura

Importe Ya Pagado: Sólo para Cancelación, si la factura ya tiene pagos, el
importe.

Importe recibo: importe afectado en este recibo
Nota: Cuando se trate de una Cancelación, se contará con un botón de Ayuda (?), que
nos mostrará para el Cliente y la moneda definida, las carpetas que tienen Saldo (igual
al F8 del ingreso de movimientos de Cuentas Corrientes), pudiendo seleccionar
múltiples carpetas, las que al confirmar serán volcadas al recibo.
Nota: Se ha agregado la posibilidad de seleccionar si el pago se trata de:

Saldo total de la factura (opción por defecto)

Solo el Iva de la factura

Saldo de la factura sin contar el Iva
Nota – Cuentas Corrientes: Los movimientos ingresados por Cobranza, no podrán ser
modificados ni eliminados desde el Sistema de Cuentas Corrientes de Mega 6.
- 15 -
Mega 6 S.A.
2.1.2 Impresión de Diario:
Este punto permite emitir un listado con formato de Diario, de todos los movimientos
ingresados, de acuerdo al criterio de búsqueda seleccionado, de acuerdo a lo
siguiente:

Ultimos ingresos: selecciona los últimos ingresos (ordenados por fecha).

Fecha de ingreso: selecciona un rango de fechas de ingreso.

Número de Comprobante: en el caso de usar Número de Comprobante, se
podrá hacer una búsqueda por este dato.

Carpeta: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y

Cliente: buscará los movimientos (gastos) que tengan ingresado el dato y

Factura (Proveedor): buscará los movimientos que en la factura del proveedor
tengan ese dato ingresado y coincidan con el mismo.
- 16 -
Mega 6 S.A.
2.1.3 Exportar a Contabilidad:
Este punto permite exportar la información ingresada en el Sistema de Gastos y Caja,
al sistema Contable de Mega 6, o al Sistema Contable Memory Conty.
Una vez ingresada las fechas (desde y hasta, dentro del mismo mes), se presionará el
botón Buscar, y se listarán los movimientos para esas fechas que aún no han sido
exportados.
Si se quiere exportar todos los movimientos listados, abajo hay un botón “Marcar
Todos” que los marca, y luego solo queda presionar el botón “Exportar Datos” para
que la información sea generada en la Contabilidad de Mega, o en el archivo de
intercambio con Memory Conty.
También puede ser utilizado para “Desmarcar” los movimientos exportados, ya sea
para poder efectuar una modificación o para volverlos a exportar. Entonces se hace la
búsqueda por “Buscar Exportados” y se marcan aquellos movimientos a desmarcar, y
se presiona “Desmarcar Datos”.
También es posible imprimir la lista con los movimientos mostrados en pantalla.
Nota sobre Exportación a Memory y Anexo 2181:
Antes que nada, se deberán configurar los Códigos de Iva Compras para Tasa Básica y
Tasa Mínima que usa Memory Conty (Menú Carpetas – Configuración – Impuestos de
Memory), para poder utilizarlos en las Exportación de Datos.
Con esto quedará el sistema en condiciones de que los Asientos de Gastos (más Notas
de Crédito y Devoluciones Contado), generen la información con los datos del RUC del
Proveedor y la fecha de emisión del documento, para de esa forma Memory cuente
con los datos para generar el Anexo 2181.
- 17 -
Mega 6 S.A.
En el Sistema de Memory, deberán estar ingresados los Clientes y los Proveedores, ya
que detectamos que al importar los asientos, dan error si no existen. (Ver Exportar a
Txt en Proveedores, y en Cuentas Corrientes (Generación de Clientes para Memory).
En la generación de los asientos, se ha hecho un cambio, para incluir dentro del
renglón del Gasto, el importe del IVA (que antes iba en renglón aparte), el código de
Impuesto del IVA correspondiente y el RUT (campo RUC), la fecha de emisión (campo
EMISION) del Documento, y el Tipo de Asiento (campo TIPOASIENTO), los cuales se
deberán tomar en cuenta al importar en Memory Conty.
2.1.4 Consulta de Gastos:
Este punto permite el control del estado de los Gastos ingresados en el sistema, para
un rango de fechas, y su estado actual, es decir, si se encuentra facturado o no.
Se puede por un lado seleccionar:


Pagos Oficiales o Todos los pagos: Las cuentas que queremos considerar como
Pagos Oficiales, se ingresan en Mantenimiento – Cuentas de Pagos Oficiales.
Gastos Facturados, Sin Facturar o Ambos
Se puede seleccionar el Tipo de Búsqueda:






Carpeta: busca gastos de acuerdo a la carpeta ingresada
Correlativo: busca de acuerdo al correlativo ingresado
Sin Carpeta: busca los que no tengan carpeta ingresada
Movimiento a Facturar: busca de acuerdo al tipode Movimiento de Facturación
ingresado.
Cuenta de Gastos: busca de acuerdo a la Cuenta Contable ingresada
Consolidar en Pesos o Dólares: muestra los gastos convertidos a la moneda
seleccionada
- 18 -
Mega 6 S.A.
Además de poder combinar las búsquedas, se deberá ingresar los siguientes datos:




Cliente: busca para el cliente o todos si no se ingresa
Operación: permite seleccionar un tipo de Operación o todos.
Moneda: permite seleccionar la moneda del gasto o ambas
Rango de Fechas: rango para buscar los gastos (Obligatorio)
El resultado obtenido de la búsqueda puede ser visto por pantalla, ser impreso o
exportado a una planilla Excel.
Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre los Gastos, será posible
visualizar la pantalla con el detalle del movimiento
2.1.5 Listado de Mayor de Caja y Bancos:
Este punto permite emitir un Listado de Mayor de Caja y Bancos, de aquellas cuentas
definidas en los Medios de Pago (salvo los Acreedores que tienen su punto aparte).
Para emitir el listado, se deben definir los siguientes parámetros:
Período: define el período
para el cual se van a listar
los movimientos,
poniendo el saldo
anterior a la fecha desde,
y el actual, a la fecha
hasta.
- 19 -
Mega 6 S.A.
Cuenta: se selecciona con la ayuda.
Lista cuentas sin movimientos: Si se marca, lista aquellas cuentas que no tengan
movimientos en el período.
Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea, será posible
visualizar la pantalla con el detalle del movimiento.
También es posible imprimir la planilla o exportarla a Excel.
Con este listado, se obtendrá el Saldo de la Cuenta a la fecha “hasta” del período
seleccionado.
2.1.6 Listado de IVA Compras:
Este punto permite emitir un Listado del IVA Compras de los movimientos, de aquellos
que tengan IVA Compras
Para emitir el listado, se deben definir los siguientes parámetros:
Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos
Cuenta: se selecciona con la ayuda, con la o las cuentas de IVA Compras definidas en el
Sistema.
- 20 -
Mega 6 S.A.
Con este listado, se obtendrá el total de la Cuenta para el período seleccionado.
2.1.7 Generación de Reporte de Anexo 2181 Compras:
Este nuevo punto del Sistema, permitirá, para aquellos que no usen Memory Conty,
generar la información detallada de los Iva Compras y Compras Exentas, para importar
en el programa Beta de DGI.
Al dar Buscar, nos generará una vista con el resumen de los Proveedores, por mes de
factura e Impuesto, detallando el importe gravado y el IVA correspondiente,
declarados en Moneda Pesos.
- 21 -
Mega 6 S.A.
Esta información podrá ser Impresa, “Exportada a Excel” o “Exportada a Txt”, este
último con el formato para ser importado por el Sistema Beta de DGI, para la
confección de la declaración.
El nombre del archivo será de la forma DGIxxx-aaaamm.txt (xxx=número de
despachante, aaaa= año y mm=mes), y será alojado en la carpeta Pasaje (ej: DGI504201307.TXT).
Al momento de generar el archivo, si el mismo ya existe pedirá la siguiente
confirmación:
“Atención, el archivo DGI504-201305.TXT ya existe. Desea eliminar los datos
existentes ?
(SI = borra datos | No = agrega datos a los existentes)”
Esto se preguntará, ya que el Archivo a Importar en el Programa Beta de DGI, debe
incluir las compras, y las ventas. Las ventas en el sistema de Mega, serán generadas en
un punto dentro del sistema de Facturación, en un archivo similar al generado acá, con
el detalle de las ventas por Cliente. De esta forma, al archivo generado con las ventas
se le puede agregar la información generada para las compras.
Nota: tener especial cuidado de no generar 2 veces la información en el archivo, y
controlar los totales en el Sistema Beta de DGI, antes de enviar la declaración.
- 22 -
Mega 6 S.A.
2.2 Carpeta
2.2.1 Rentabilidad por Carpeta:
Este punto permite realizar una Consulta de la Rentabilidad de una Operación,
permitiendo ver los gastos imputados y los conceptos Facturados por la empresa.
La consulta se puede hacer por número de Carpeta o por Correlativo de DUA,
obteniendo los datos que se muestran en el dibujo adjunto.
Como podemos ver, además de identificarnos el Cliente, la Receptoría, el DUA y el Tipo
de Operación, nos trae los conceptos facturados por la empresa al cliente, en pesos y
en dólares, como ingresos, y como egresos, los 2 gastos que en este caso fueron
registrados para esta operación.
Nos muestra los totales de cada columna, y al final, la Rentabilidad de la Carpeta,
expresada en pesos y dólares.
Además nos presenta los Anticipos que haya para la Carpeta.
Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre los Gastos, será posible
- 23 -
Mega 6 S.A.
Parándonos sobre un gasto imputado, nos abre una ventana que nos muestra el
Correlativo que tomó ese gasto en el sistema de Facturación, y nos da la posibilidad de
desafectarlo para imputarlo otra vez.
2.2.2 Rentabilidad por Fecha:
Este punto permite realizar una Consulta de la Rentabilidad de las Operaciones,
incluidas en el rango de fechas solicitado, para un cliente o todos los clientes.
Se ha incorporado la posibilidad de hacer la selección de Fecha de las Carpetas, ya sea
incluyendo las carpetas cuyos Gastos estén en el rango, o bien aquellas que fueron
facturadas en el mismo.
La información por carpeta acá se limita a una línea con los totales de ingresos y
egresos más la rentabilidad, tanto en pesos como en dólares.
Esto permite observar la rentabilidad de todas las operaciones, permitiendo con un
doble clic del mouse, ver los gastos imputados y los conceptos Facturados por la
empresa para la carpeta que se desea observar con más detenimiento.
Se puede imprimir el resultado o exportarlo a Excel.
2.2.3 Movimientos sin Exportar o sin Carpeta:
Este punto permite realizar una Consulta de los Movimientos de Gastos que, para un
período de fechas determinado, carezcan de Número de Carpeta o estén sin Exportar a
Contabilidad, para lo cual se deben definir los siguientes parámetros:



Cuenta Contable: se puede ingresar una cuenta contable o parte de ella (ej: 41
todas las que empiezan por 41). Es opcional.
Fecha desde / hasta : Rango de fechas de ingreso al sistema de cada
documento.
Sin número de Carpeta: se marca con un clic si se desea que controle
- 24 -

Mega 6 S.A.
Sin Exportar: se marca con un clic si se desea que controle
También es posible imprimir la planilla
2.2.4 Notas en Carpeta:
Este punto permite ingresar notas u observaciones a una carpeta, para que otra
persona, por ejemplo en los Cabezales de Facturación pueda consultarlo.
La posibilidad de
cargar Notas a una
carpeta,
también
está
disponible
desde el ingreso de
gastos.
- 25 -
Mega 6 S.A.
2.3 Acreedores
2.3.1 Listado de Mayor de Acreedores:
Este punto permite realizar el Listado de Mayor de Acreedores, para lo cual se deben
definir los siguientes parámetros:
Período: define el período para el cual se van a listar los movimientos, poniendo el
saldo anterior a la fecha
desde, y el actual, a la fecha
hasta.
Moneda: pesos o dólares
Acreedor: se selecciona con la
ayuda o ingresando parte del
nombre. Si se omite lista todos
los acreedores que coincidan
con Período y Moneda.
Lista cuentas sin movimientos: Si se marca, lista aquellas cuentas que no tengan
movimientos en el período.
Con este listado, se obtendrá el Saldo del Acreedor a la fecha “hasta” del período
seleccionado.
- 26 -
Mega 6 S.A.
2.3.2 Facturas por Acreedor:
Este punto permite hacer una Consulta de Facturas por Acreedor, para lo cual se
deben definir los siguientes parámetros:






Fecha de Ingreso: Rango de fechas del documento a listar
Fecha de Vencimiento: Rango de fechas de vencimiento del documento (en
caso de tenerla)
Estado: si lista documentos pendientes o cancelados.
Acreedor: se selecciona con la ayuda o ingresando parte del nombre. Si se
omite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda.
Nro. de Factura: busca un documento en particular
Este listado dará al final un Saldo Total del período seleccionado, o sea, no se obtendrá
con él el Saldo Acumulado del Acreedor. Si se listan varios acreedores, se obtendrá el
saldo por Acreedor.
También es posible imprimir la planilla.
- 27 -
Mega 6 S.A.
2.3.3 Balance de Cuentas:
Este punto permite listar los Saldos Pendientes por Acreedor, para lo cual se deben
definir los siguientes parámetros:



Fecha de Ingreso: Rango de fechas de los documentos a listar. Si se omite, lista
los saldos Actuales de los Acreedores.
omite lista todos los acreedores que coincidan con Período y Moneda.
Este listado dará al final un Saldo Total del período seleccionado, o sea, no se obtendrá
con él el Saldo Acumulado del Acreedor, salvo que no se haya seleccionado período.
Se listará un Acreedor por línea.
También es posible imprimir la planilla.
2.3.4 Movimientos por Factura:
Este punto permite hacer una Consulta de los movimientos que tuvo cada Factura
(Factura, pago, Nota de Crédito), para lo cual se deben definir los siguientes
parámetros:


Fecha de Ingreso: Rango de fechas de los documentos a listar
Fecha de Vencimiento: Rango de fechas de vencimiento de los documentos (en
caso de tenerla)
- 28 -



Mega 6 S.A.
Estado: si lista documentos pendientes o cancelados o ambos.
omite lista todos los acreedores que coincidan con Período.
Nro. de Factura: busca un documento en particular
Como se ve en el dibujo, las facturas dentro del Acreedor se muestran en un formato
tipo árbol, que permite mostrar (clic en signo de +) o esconder (clic en signo de -) la
apertura del elemento.
El Saldo Total mostrado, corresponde al saldo de los documentos en el período
seleccionado y no al Saldo Actual del Acreedor.
2.3.5 Acreedores:
Mantenimiento del Matricero de Acreedores, que se explica en el punto
MANTENIMIENTO.
- 29 -
Mega 6 S.A.
2.4 Cheques
2.4.1 Consulta de Cheques Recibidos:
Este punto permite realizar la consulta de los Cheques Recibidos en la Cobranza o en
Devolución Contado, pudiendo realizar la misma seleccionando distintos parámetros,
individualmente o juntos:

Rango de Fecha de Recibido

Rango de Fecha de Vencimiento

Número de Cheque

Moneda: Dólares, Pesos o Ambas

Estado del Cheque: Sin Depositar, Depositados, Rechazados o Usados para
pagar Gastos
Se podrá también listar sin Totales (sólo Total Final), o Totalizar por Año, o por Mes o
por Día.
La información será presentada en la pantalla, y la misma podrá ser también impresa.
Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea del cheque, será
posible visualizar la pantalla con el detalle de la cobranza.
Dentro de los Estados posibles, se puede consultar los cheques recibidos y usados para
pagar gastos (Cheques de Terceros)
- 30 -
Mega 6 S.A.
2.4.2 Consulta de Cheques Emitidos:
Este punto permite realizar la consulta de los Cheques Emitidos para pagar Gastos,
pudiendo realizar la misma seleccionando distintos parámetros, individualmente o
juntos:

Rango de Fecha de Emitido

Rango de Fecha de Vencimiento

Número de Cuenta Contable del Gasto

Moneda: Dólares, Pesos o Ambas
Se podrá también listar sin Totales (sólo Total Final), o Totalizar por Año, o por Mes o
por Día.
La información será presentada en la pantalla, y la misma podrá ser también impresa.
Como en la mayoría de las pantallas, haciendo doble clic sobre la línea del cheque, será
posible visualizar la pantalla con el detalle del gasto.
2.4.3 Emitidos próximos a vencer:
Este punto permite consultar los próximos vencimientos de los cheques, y en el caso
de haber sido depositados, realizar la imputación del movimiento en la cuenta
contable del Banco, y descontarlo de la cuenta de Cheques Diferidos.
Es posible marcar uno o todos los cheques mostrados en la pantalla, lo cual habilitará
el botón Procesar que permite realizar las imputaciones en las cuentas, como se
describe en el párrafo anterior.
- 31 -
Mega 6 S.A.
Una pantalla similar a esta, se presentará al entrar al sistema, si para ese día o días
anteriores, hay cheques de pago diferidos emitidos sin imputar, pudiendo realizar la
misma operación. Una vez realizada, ese cheque no vuelve a aparecer.
2.4.4 Stock de Cheques propios (chequeras):
Este punto permite hacer el ingreso de las libretas de Cheques que se obtienen del
Banco, como forma de llevar el stock de cheques libres de la empresa.
En los Gastos, cuando se pague con cheque, el mismo deberá estar en una de las
libretas ingresadas, y además no deberá estar utilizado.
Las libretas se ingresarán desde el punto “Nueva Libreta”, el que pedirá los siguientes
datos:



Banco Emisor
Numeración de comienzo de la
Libreta (Serie y Número)
Cantidad de Cheques o
Numeración del último cheque
En la Consulta y Mantenimiento, podemos consultar por distintos parámetros, pero
será obligatorio ingresar por lo menos el Banco Emisor.
Se puede hacer búsqueda por rango de cheques, si están usados, disponibles o todos,
y se da la posibilidad de no mostrar los anulados.
Así mismo desde acá, se
puede marcar un
cheque como Anulado,
volver a habilitarlo o
borrarlo, si ese cheque
no está usado.
- 32 -
Mega 6 S.A.
2.5 Mantenimiento
2.5.1 Medios de Pago:
Se deberán definir todas las formas de pago que utiliza la empresa para el pago a sus
proveedores.
Por ejemplo, Caja M/N, Bancos, Certificados de Crédito, etc.
También se deberán definir 2
medios especiales, que son
Acreedores M/N y M/E. Esto
permitirá después ingresar
gastos que se imputan a las
cuentas individuales de los
Acreedores.
Para cada medio se deberá,
por un lado ingresar el
número de Cuenta en el
Sistema Contable, para poder
hacer luego el pasaje. El
medio de pago Acreedores no
lo necesita (se ingresará para cada Acreedor).
Se necesita entonces definir los siguientes parámetros que se pedirán en cada
movimiento:











Cuenta Contable: número de Cuenta en el sistema contable
Número de Documento: número de cheque, de Certificado de Crédito, etc.
Fecha de Vencimiento: por ejemplo Vto. de un cheque diferido
Banco: si se va a pagar con cheque de terceros
Importe: importe del gasto
Acreedores: si se trata del medio Acreedores
Cheque: si se trata de un cheque
Cheque de Terceros: si se trata de una Forma de Pago con Cheques de Terceros
(si se usa esta no debe usarse como Banco o Caja)
Cuenta Contable: del Plan de Cuentas
Cuenta de Cheque Diferido: Si es un Banco, y va a manejar Cheques de Pago
Diferido, se debe ingresar el Nro. De Cuenta de Cheques de Pago Diferido, del
Plan de Cuentas.
Moneda: se debe especificar si se trata de Pesos o Dólares
Nota sobre uso de Cheques de Terceros como forma de pago:
En este punto dentro de Mantenimiento, se deberá crear un nuevo Medio de Pago, en
el cual se deberán ingresar solamente los siguientes datos:

Nombre del Pago: descripción del medio de pago
- 33 -
Mega 6 S.A.

Cuenta Contable: deberá ser la cuenta donde se encuentra ingresado el cheque
(ej: Caja M/N o Caja M/E)

Cheque de Terceros: marcando esta opción, cuando se ingrese el pago del gasto
mostrará la lista de cheques recibidos sin depositar. Con esta opción se deshabilitan las restantes.
Si se hubiera creado una cuenta aparte para los Cheques Diferidos recibidos, se deberá hacer
un Medio de Pago aparte para estos cheques, poniendo en la Cuenta Contable, la cuenta de
Cheques Diferidos a Cobrar. Lo mismo para cada moneda (Pesos o Dólares).
2.5.2 Acreedores:
El sistema permite llevar los Acreedores desglosados por Factura, llevando el control
del Saldo de cada una.
Para ello, es necesario
ingresar cada uno de los
Acreedores en este
punto, indicando cual es
el Nro de Cuenta en el
Plan de Cuentas (es
necesario que existe
una cuenta para cada
acreedor – relación 1 a
1).
Un mismo Acreedor, podrá a su vez manejar una o ambas monedas, por lo tanto
tendrá una o ambas cuentas.
2.5.3 Medios de Cobro:
Se deberán definir todas las formas de cobro que se reciben de sus Clientes.
Por ejemplo, Efectivo, Cheque Común, Cheque Diferido, Certificados de Crédito, etc.
Para cada medio se deberá, por un lado ingresar los números de Cuenta Contable, si
maneja ambas monedas, la cuenta en cada una. Se puede repetir la cuenta en distintos
medios, ej Efectivo y Cheques.
- 34 -
Mega 6 S.A.
Se necesita entonces definir los siguientes parámetros que se pedirán en cada
movimiento:









Descripción del Medio de Cobro: no operativo
Banco: nombre del banco emisor
Número de Documento: número de cheque, de Certificado de Crédito, etc.
Fecha de Vencimiento: por ejemplo Vto. de un cheque diferido
Moneda: no operativo
Importe: importe del cobro
Cheque: si se trata de un cheque
Cuenta Contable $: número de Cuenta en el sistema contable
Cuenta Contable U$S: número de Cuenta en el sistema contable
2.5.4 Mantenimiento de Proveedores:
Se ha creado un punto en Mantenimiento, para el ingreso de los Proveedores con su
RUT, lo cual debe ser previo al ingreso en las líneas de los asientos.
Los datos a pedir son:

RUT

Razón Social

Dirección (opcional)

Localidad (opcional)
- 35 -
Mega 6 S.A.
Ingresando en el botón Buscar, nos muestra todos los Proveedores ya ingresados,
pudiendo sacar un listado del mismo, o efectuar una exportación en formato TXT, para
que los mismos puedan ser ingresados en Memory Conty.
2.5.5 Relación Cuenta Contable – Movimiento a Facturar:
En este punto, se podrán definir relaciones entre Cuentas Contables de los Gastos, y en
que movimiento o grupo de movimientos se van a facturar.
Esto simplifica al momento de ir ingresando los gastos, ya que el sistema en lugar de
proponer todos los tipos de movimiento (al dar F1- Ayuda), va a mostrar una lista
acotada a lo que se defina acá.
Se podrán cargar tantas relaciones como sea necesario. Se puede ingresar todo el nro.
del Movimiento o parte del mismo.
En el ejemplo, la cuenta contable 408, cuando en un gasto se ingrese esta cuenta, va a
proponer todos los movimientos que empiezan con 20.
2.5.6 Cuentas de Pagos Oficiales:
En este punto, se podrán definir cuales cuentas contables, son cuentas de Pagos
Oficiales.
- 36 -
Mega 6 S.A.
Esto servirá después para hacer una selección de los gastos en el punto “Consulta de
Gastos” del menú Caja. En ese punto, se pueden buscar Gastos Facturados y Sin
Facturar, por Cliente, por Operación, por Moneda y entre fechas.
En la columna de la izquierda se muestran todas las cuentas, y en la de la derecha, las
que
han
sido
consideradas
Pagos Oficiales.
Para poner o sacar
una cuenta de
Pagos Oficiales, se
marca la cuenta
(clic en la casilla) y
se presiona la
flecha verde que
corresponda.
2.5.7 Mantenimiento de Cuentas Contables:
Se podrán modificar desde este punto, las Cuentas del Plan de Cuentas del Sistema
Contable, que interactua con el Sistema de Gastos y Caja.
Si usa Contabilidad de Memory, tenga en cuenta que si modifica por este punto, y
después vuelve a importar el Plan de Cuentas, las modificaciones se perderán.
Para ver el listado completo de las cuentas, se accede por el botón Buscar, y desde esa
lista se podrá ingresar a modificar o eliminar una cuenta.
Se recomienda tener especial atención al momento de Eliminar una Cuenta, ya que de
haber sido usada, puede generar problemas al exportar a contabilidad o listar los
asientos.
- 37 -
Mega 6 S.A.
Acá vemos la pantalla después de presionar Buscar.
- 38 -
Mega 6 S.A.
2.6 Herramientas
2.6.1 Sistema de Usuarios:
La aplicación cuenta con un Sistema de Usuarios para garantizar la seguridad de la
información allí ingresada.
A los efectos de salvaguardar la
información, el sistema dispone de 3
niveles de usuario:
a) Supervisor: tiene todos los
derechos,
pudiendo
ingresar,
modificar o consultar datos.
b) Sólo ingreso: tiene la posibilidad de
ingresar y modificar datos ¿?
c) Sólo consulta: puede solamente acceder a consultar datos, recomendado para
usuarios que deban efectuar consultas gerenciales, pero que no conocen el uso del
sistema.
El mantenimiento
de los usuarios
debe hacerlo un
usuario de tipo
“Supervisor”, el
cual
deberá
digitar su clave al
entrar.
Los otros tipos de usuario, en el sistema de usuarios, sólo podrán cambiar su
contraseña.
También es posible generar un usuario que caduque en determinada fecha, a partir de
la cual no podrá entrar más al sistema.
2.6.2 Respaldar:
Este punto permite acceder al sistema de respaldos de Mega 6, pudiendo respaldar
toda la carpeta donde está instalado el sistema (Sistema de Mega + Sistema de
Gastos), o todos los sistemas de Mega 6 que estén instalados en el disco.
2.6.3 Importar Cuentas desde Excel:
Este punto permite, cuando se trabaja con el Memory Conty, importar desde un Excel
el Plan de Cuentas que va a ser usado en el sistema. Se deberá habilitar este punto en
la Configuración del Sistema.
- 39 -
Mega 6 S.A.
2.6.4 Saldo inicial de Caja y Bancos:
Este punto permite cargar Saldos iniciales por única vez, que serán usados para la
conformación de los Saldos del Listado de Mayor de Caja y Bancos.
- 40 -
Mega 6 S.A.
2.6.5 Regenerar Saldos por Acreedor:
Este punto permite recalcular los Saldos de cada Acreedor, en caso de haberse
producido algún problema.
2.6.6 Regenerar Saldos de Caja y Bancos:
Este punto permite regenerar los Saldos de Caja y Bancos, en caso de haberse
producido algún problema.
2.6.7 Consulta de Movimientos Eliminados:
Así como en cada movimiento es posible consultar quien ingresó y/o modificó un
asiento, de acuerdo a su usuario, ahora se creó la posibilidad de mostrar quien eliminó
un movimiento, accediendo a un menú similar al de Consulta de Movimientos, con las
mismas búsquedas que tiene éste.
Esta consulta está disponible solamente para los usuarios de tipo Supervisor.
2.6.8 Opciones de Configuración:
Este punto permite acceder establecer configuraciones al Sistema para:


Exportación a Excel: Permite que las exportaciones a Microsoft Excel de este
sistema, en lugar de grabar la planilla, la abran en pantalla, para que el usuario
la pueda manipular y grabar una vez realizados los cambios que crea
conveniente.
Importa Cuentas al Sistema: Permite la importación del Matricero de Cuentas
desde una planilla Excel. (Compatibilidad con Memory Conty).
- 41 -


Mega 6 S.A.
Pide Proveedores: Permite marcar si se pide o no el Proveedor y la Fecha de
Emisión de la Factura, en los Gastos, ya que hay empresas que por no
pertenecer al grupo CEDE, no necesitarán ingresar estos datos (Anexo 2181).
Códigos de Iva Compras - Memory: En este punto se ingresan los códigos de
los impuestos como están definidos en Memory Conty
- 42 -
Mega 6 S.A.
3 Imputación de Gastos en Facturación
Al ingresar a un Cabezal de Facturación que tenga gastos ingresados para la operación,
estos serán mostrados para imputar en una nueva pantalla.
En esta pantalla, se podrá imputar todos los movimientos que se muestran (excepto
los BROU AUTOMATICO – 100), marcarlos para no imputarlos o en el caso de que se
muestren varios para el mismo concepto, unificarlos y generar un solo movimiento por
el total en el cabezal de Facturación.
Para ello tenemos 3 botones:

Imputar $: solo imputa aquellos movimientos que son en Pesos

Imputar U$S: solo imputa aquellos movimientos que son en Dólares

Imputar Ambas: imputa los movimientos de ambas monedas.
Los Gastos marcados como “No Facturar” no se mostrarán en la pantalla de
imputación.
En el Cabezal de la Factura, es posible consultar las notas de la Carpeta que se puedan
haber ingresado desde el
Sistema de Gastos y Caja.
- 43 -
Mega 6 S.A.
4 Soporte Técnico
4.1 Problemas en el Funcionamiento
Si se detectan problemas en el funcionamiento, tome nota detallada del error y
comuníquese con nuestra empresa (ver contacto).
4.2 Contacto
Las consultas podrán hacerse al siguiente teléfono y fax :

2915 11 53
o a la dirección de correo:

[email protected]
4.3 Versión del Manual

Agosto de 2014
- 44 -
Mega 6 S.A.
5 Indice
SISTEMA DE GASTOS Y CAJA...................................................................................1
1 Introducción....................................................................................................................1
1.1 Objetivos..................................................................................................................1
1.2 Estructura del documento........................................................................................1
2 Manual de Funcionamiento............................................................................................2
2.1 CAJA.......................................................................................................................2
2.1.1 Mantenimiento de Movimientos.......................................................................2
2.1.2 Impresión de Diario:.......................................................................................16
2.1.3 Exportar a Contabilidad:.................................................................................17
2.1.4 Consulta de Gastos:........................................................................................18
2.1.5 Listado de Mayor de Caja y Bancos:..............................................................19
2.1.6 Listado de IVA Compras:...............................................................................20
2.1.7 Generación de Reporte de Anexo 2181 Compras:.........................................21
2.2 Carpeta..................................................................................................................23
2.2.1 Rentabilidad por Carpeta:...............................................................................23
2.2.2 Rentabilidad por Fecha:..................................................................................24
2.2.3 Movimientos sin Exportar o sin Carpeta:.......................................................24
2.2.4 Notas en Carpeta:............................................................................................25
2.3 Acreedores.............................................................................................................26
2.3.1 Listado de Mayor de Acreedores:...................................................................26
2.3.2 Facturas por Acreedor:...................................................................................27
2.3.3 Balance de Cuentas:........................................................................................28
2.3.4 Movimientos por Factura:..............................................................................28
2.3.5 Acreedores:.....................................................................................................29
2.4 Cheques.................................................................................................................30
2.4.1 Consulta de Cheques Recibidos:....................................................................30
2.4.2 Consulta de Cheques Emitidos:......................................................................31
2.4.3 Emitidos próximos a vencer:..........................................................................31
2.4.4 Stock de Cheques propios (chequeras):..........................................................32
2.5 Mantenimiento.......................................................................................................33
2.5.1 Medios de Pago:.............................................................................................33
2.5.2 Acreedores:.....................................................................................................34
2.5.3 Medios de Cobro:...........................................................................................34
2.5.4 Mantenimiento de Proveedores:.....................................................................35
2.5.5 Relación Cuenta Contable – Movimiento a Facturar:....................................36
2.5.6 Cuentas de Pagos Oficiales:...........................................................................36
2.5.7 Mantenimiento de Cuentas Contables:...........................................................37
2.6 Herramientas..........................................................................................................39
2.6.1 Sistema de Usuarios:......................................................................................39
2.6.2 Respaldar:.......................................................................................................39
2.6.3 Importar Cuentas desde Excel:.......................................................................39
2.6.4 Saldo inicial de Caja y Bancos:......................................................................40
2.6.5 Regenerar Saldos por Acreedor:.....................................................................41
2.6.6 Regenerar Saldos de Caja y Bancos:..............................................................41
2.6.7 Consulta de Movimientos Eliminados:...........................................................41
2.6.8 Opciones de Configuración:...........................................................................41
3 Imputación de Gastos en Facturación...........................................................................43
4 Soporte Técnico............................................................................................................44
- 45 -
Mega 6 S.A.
4.1 Problemas en el Funcionamiento...........................................................................44
4.2 Contacto.................................................................................................................44
4.3 Versión del Manual...............................................................................................44
5 Indice............................................................................................................................45
- 46 -

Sistema de Gastos y Caja

Transcripción

Documentos relacionados

Comentarios para recibir un pronto pago

Formato Solicitud Ayuda Profesoral