Horas Extras/Procedimientos compensatorios para

Horas Extras/Procedimientos compensatorios para

LEANDER INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT
Bret Champion, Ed.D.
Superintendente
Lineamientos Administrativos: Horas Extras/Procedimientos compensatorios
para Empleados No Exentos
Entregado por: Departamento Financiero y Departamento de Recursos
Humanos.
Fecha Efectiva: 8/1/08
PROPÓSITO: Estos lineamientos deben ser seguidos cuando todos los empleados no exentos
han hecho horas extras y ganado tiempo compensatorio.
DEFINICIÓN : Todos los empleados no exentos (paraprofesionales y personal auxiliar) están
cubiertos bajo la Ley de Estándares de Trabajo Justo (FLSA por sus siglas en inglés). A los
empleados no exentos se les debe pagar tiempo extra o dar tiempo compensatorio por trabajo que
exceda las 40 horas en una semana de trabajo. Una vez que se ha establecido la semana de
trabajo no puede ser modificada. La FLSA requiere que a todos los empleados les sea pagado
al menos el salario mínimo vigente.
Concerniente a la Política Local del Distrito: El Superintendente o su designado determina los
términos de empleo y el Departamento/Administrador de Campus determina el horario de trabajo
diario del empleado. Todas las horas extras deben tener aprobación previa del Administrador.
Lineamientos Generales
•
La semana de trabajo comenzará el lunes a las 12:00 a.m. y finaliza el domingo a las 11:59
p.m.
•
Para empleados auxiliares (por hora), la compensación es pagada basada en el tiempo
registrado en el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos. Para empleados paraprofesionales,
las horas trabajadas y el tiempo compensatorio acumulado será grabado y mantenido en el
sistema de tiempo y asistencia Kronos.
•
De acuerdo con las prácticas del Distrito, empleados auxiliares (por hora) no pueden
acumular tiempo compensatorio.
•
Paraprofesionales acumularán tiempo compensatorio documentado a través del sistema de
acumulación de tiempo compensatorio del Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos. Todo el
tiempo compensatorio debe tomarse antes del final del calendario de trabajo.
•
Por política local DEA, a discreción del Distrito, los empleados no exentos podrían
recibir tiempo libre compensatorio, en vez de tiempo extra pagado por horas extras de
trabajo.
•
Acumular tiempo compensatorio en cambio de pagos en efectivo debe ser entendido y
aceptado antes de que el trabajo se desempeñe. El entendimiento no necesita estar por escrito
pero sí se recomienda.
•
El tiempo compensatorio Ganado por empleados no exentos no podría acumularse más
allá de las 60 horas. Si un empleado tiene un balance de más de 60 horas de tiempo
extra, el empleado deberá hacer uso de tiempo compensatorio, o a discreción del
Distrito, podría recibir pago por tiempo extra.
•
Un empleado podría usar tiempo compensatorio de acuerdo con las políticas de licencias del
Distrito si tal uso no interrumpe los deberes y operaciones primordiales del Distrito. (Ver
DEC(LOAL)). El Distrito podría requerir que un empleado use tiempo compensatorio
cuando sea en el mejor interés del Distrito. El tiempo compensatorio podría ser usado como
opción del empleado o del Distrito.
•
Tiempo Flexible solo es permitido dentro de la misma semana de trabajo a discreción del
administrador.
•
Cuando un empleado está “corto” en sus 40 horas en una semana de trabajo (el empleado
tiene 39.5 horas pero menos de 40) y no tiene tiempo de compensación el administrador
necesita hablar con el empleado e informarle que si eso continúa ocurriendo (trabajar menos
de 40 horas a la semana) se tomarán medidas disciplinarias. Si ellos trabajan 39.5 horas o
menos se les descontará una hora de su tiempo de licencia y transferir el balance restante de
esa hora, en el fondo común de compensación de tiempo a 1.0 o tiempo exacto.
•
Es a discreción del Administrador del Campus/Departamento permitirle al empleado trabajar
desde la casa. Todo el tiempo trabajado desde la casa debe tener aprobación previa del
Administrador en su departamento/campus. Los empleados que trabajan desde casa se les
requiere notificar al administrador de Kronos de su oficina para editar su tiempo con los
comentarios (la razón por la cual) y firmar la “Tarjeta de Corrección de Tiempo Kronos”
para aceptar la corrección.
•
Se recomienda al administrador que discuta la semana incompleta de trabajo con el empleado
tan pronto como sea posible.
Tiempo Extra
•
El tiempo extra será pagado del presupuesto de los campus y departamentos.
•
El tiempo extra incluye cualquier número de horas trabajadas en exceso de las 40 horas de
una misma semana de trabajo.
•
Todo el tiempo extra debe reflejarse en el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos.
•
El tiempo extra no se puede anular como acuerdo voluntario entre el supervisor y el
empleado.
•
Un empleado no exento no puede “donar” tiempo extra o acceder a que le reduzcan su tarifa
de pago.
•
Los Administradores que permiten a sus empleados trabajar tiempo extra sin la
documentación apropiada estarán sujetos a acciones disciplinarias.
Violaciones al Reglamento
•
Empleados no exentos que trabajan horas extras, excepto a las instruidas por su
Administrador, están sujetos a acción disciplinaria incluso hasta despido.
•
Los Administradores que estén en violación de estas provisiones como están descritas en los
Procedimientos del Distrito permitiendo tiempo compensatorio, en vez de tiempo pagado, a
empleados auxiliares estarán sujetos a acción disciplinaria.
TIEMPO SIN MARCAR
•
Los empleados que olvidan marcar el tiempo o “punch” en su registro de tiempo deben avisar
al administrador de Kronos en su oficina para editar el tiempo y agregar los comentarios
(razón por la cual) y firmar la “Tarjeta de Corrección de Tiempo Kronos” para aceptar la
corrección. El reporte debe ser aprobado por un administrador facultado para estas
aprobaciones.
Días fuera de contrato (no pagados/días sin trabajo)
•
A los empleados no se les permite trabajar antes o después de su año calendario sin
autorización previa por escrito del apropiado Asistente del Superintendente, Superintendente,
Director Ejecutivo de Recursos Humanos o su designado. Todas las aprobaciones deben ser
hechas por adelantado y deben estar reflejadas en el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos.
Cuando los empleados han trabajado días fuera de contrato, el administrador de Kronos debe
ser contactado para que las horas marcadas por el empleado puedan ser movidas al fondo de
acumulación de tiempo compensatorio del empleado como tiempo exacto hasta un límite de
40 horas, y luego el tiempo y tiempo y medio por encima de las 40 horas en una semana.
Ellos también deben firmar la “Tarjeta de Corrección de Tiempo Kronos” para aceptar la
corrección.
•
El tiempo y los horarios de asistencia deben coincidir con los calendarios de trabajo.
Registrar Licencias y Ausencias
•
Todas las licencias y ausencias deberán ser registradas usando el Sistema de Reporte de
Ausencias (Aesop) y en el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos.
•
Los reportes de licencia por enfermedad, licencia personal, y licencia por calendario serán
cargados primero al balance remanente acumulado de tiempo compensatorio; luego, se
cargará al tiempo de licencia disponible.
•
Para empleados profesionales y paraprofesionales cuando su posición requiera de un
sustituto, la licencia local y estatal será registrada en incrementos de cuatro horas u ocho
horas basado en el día completo de trabajo del empleado, excepto en casos de acuerdo con
las provisiones dadas para licencia intermitente en La Ley de Licencia Familiar y Médica o
cuando sea coordinado con beneficios de Compensación de Trabajadores (Workers Comp.)
como se explica en las políticas. Para posiciones que no requieran de un sustituto , la
licencia estatal o local será registrada en incrementos de media hora. Para empleados
auxiliares, otra licencia otorgada deberá ser registrada de acuerdo con los procedimientos
administrativos del departamento.
Registros
•
Todos los empleados no exentos están requeridos a usar el Sistema de Tiempo y Asistencia
Kronos de LISD.
•
Los empleados auxiliares deben usar el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos para
registrar el tiempo trabajado y así recibir compensación. Debe reflejar con precisión todo el
tiempo trabajado por el empleado.
•
Cada vez que un reporte de tiempo y asistencia sea editado por el Administrador de Kronos
deberá ser revisado y aprobado por el administrador facultado a estar a cargo del Sistema
Kronos en su campus/departamento. Cualquier “corrección” deberá ser firmada por el
empleado y administrador que aprueba, para la edición de tiempo así como los comentarios
ingresados por el administrador. Las copias deben ser guardadas en el campus para el año en
curso y luego enviadas a Retención de Registros por tres (3) años adicionales. Los cambios
al tiempo de Kronos debe ser hecho por el Administrador facultado para Aprobar, y el
Administrador de Kronos no puede hacer correcciones de su propio tiempo.
•
Cuando sea necesario pagar tiempo extra (ejemplo: tiempo compensatorio) a un
paraprofesional, se debe llenar una forma Suplementaria de Pago y ser aprobada por el
administrador apropiado. Se debe adjuntar el reporte de acumulación de Kronos indicando
las horas de tiempo compensatorio que se pagarán.
•
La falsificación de registros acerca de tiempo trabajado, hora de almuerzo, u horas extras es
causal de despido inmediato.
•
El administrador de Kronos usará el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos para hacer
auditoría y monitorear la actividad de tiempo.
ASUNTOS ESPECIFICOS CON RELACION A FLSA (Fair Labor Standards Act/Ley de
Estándares de Trabajo Justo)
Tiempo Compensatorio
Los distritos escolares pueden usar tiempo compensatorio (una o una hora y media por cada hora
extra trabajada por encima de 40 horas) en reemplazo de pago en dinero de horas extras para
empleados no exentos provisto que haya un entendimiento previo entre el empleado y los
empleados para el desempeño del trabajo. Se puede acumular un máximo de 60 horas de tiempo
compensatorio normalmente para empleados no exentos antes de horas extras, a discreción del
Distrito, podría recibir pago por tiempo extra.
Uso de Tiempo Compensatorio
A un empleado deberá permitírsele usar tiempo compensatorio dentro de un período de tiempo
razonable después de que el empleado o el Distrito realicen la solicitud siempre y cuando el uso
del tiempo compensatorio no interfiera con los deberes y operaciones primordiales del Distrito.
Un inconveniente simple para el Distrito no es base suficiente para denegar la solicitud de uso de
tiempo compensatorio. El término “tiempo libre compensatorio” significa las horas que un
empleado no está trabajando que no son contadas como horas trabajadas durante la semana de
trabajo para propósitos de compensación de tiempo extra, y por las cuales Un Reporte de
Ausencia de los Deberes (si es requerido por el campus/departamento) debe ser entregado el
tiempo debe ser registrado en el sistema Aesop.
Entendimiento entre Empleador y Empleados
Acumular tiempo compensatorio en reemplazo de pagos en dinero debe ser entendido y acordado
antes de que el trabajo se realice. Este entendimiento podría ser en la forma de una notificación
de intención (verbal o por escrito) por el empleador antes de que el trabajo sea desempeñado. Un
entendimiento se presume existe con respecto a cualquier empleado que acepte tiempo
compensatorio en reemplazo de pago en dinero de tiempo extra después de haber sido notificado.
Tiempo Flexible (Rehacer, Cambiar, Otro)
El distrito permitirá tiempo flexible dentro de la misma semana de trabajo (lunes a las 12:00 am
a domingo a las 11:59 pm). Es a discreción del administrador del campus/departamento otorgar
tiempo flexible en su departamento/campus. Tiempo flexible es definido como el tiempo ganado
y tomado en la misma semana de trabajo de 40 horas. El tiempo real de llegada y salida debe
estar reflejado en el Sistema de Tiempo y Asistencia Kronos.
Tiempos de Comidas
Tiempo de comida en buena fé no es tiempo trabajado. Un empleado que no tiene un tiempo de
almuerzo fuera de su deber será compensado por el tiempo trabajado. Para calificar como fuera
de sus deberes, la comida debe ser de 30 minutos o más. El empleado debe estar completamente
libre de sus responsabilidades de trabajo tales como respondiendo el teléfono o desempeñando
alguna tarea.
Pausas/Periodos de Descanso
De acuerdo con el FLSA, el tiempo de descanso de menos de veinte (20) minutos no serían
deducidos de las horas computadas trabajadas. Los empleados no deben marcar tiempo de
entrada o salida para los descansos menores de 20 minutos. La opción de permitirle a un
empleado una pausa o periodo de descanso es a discreción del Director/Administrador. Las
pausas no deben ser sustituidas por salidas temprano. Los periodos de descanso de LISD no
deben ser más de quince (15) minutos.
Trabajo No Autorizado
El administrador es responsable por asegurar que los empleados no exentos se adhieran a su
horario de trabajo asignado y no trabajen horas en exceso sin autorización. Si un empleado no
exento continua, o se le permite, trabajar antes-después del turno o en el fin de semana, el
Distrito esta requerido a compensar debidamente al empleado.
Tiempo Compensable (Ejemplos)
Los siguientes son varios ejemplos de cálculos de tiempo compensable. Nota: Kronos calcula el
tiempo compensable ganado por el empleado.
El salario para un para profesional basado en 40.0 horas por semana.
40.0 horas
=
Pago normal
2.0 horas X1
=
3.0 horas de tiempo compensatorio (tiempo y medio)
42.0 horas trabajadas =
3.0 horas de tiempo acumulado compensatorio
Se recomienda a toda costa que solamente en circunstancias extenuantes a los para profesionales
se les permita trabajar más de las horas que tienen asignadas o programadas.
Tiempo No-Compensable (Ejemplos)
Todos los distritos escolares pagan a sus empleados por una porción de tiempo no trabajada
como un beneficio para sus empleados. Por ejemplo, la licencia pagada estatal es ofrecida a los
empleados como un beneficio que es requerido por la ley estatal. Para propósitos de FLSA, sin
embargo, este tiempo es considerado tiempo no compensable y no se requiere que se incluya en
la determinación de horas trabajadas para propósitos de tiempo extra. Algunos otros ejemplos de
tiempo no compensable incluye:
Periodos para comidas de una hora o más de duración en la cual un empleado es
completamente relevado de sus funciones,
Tiempo de viaje de la casa al lugar de trabajo,
Cumplir deber como jurado para empleados no exentos,
Días festivos pagos
Tiempo compensatorio usado
Los siguientes son ejemplos de cómo el tiempo no-compensable es calculado.
Ejemplo:
A.
Un empleado trabaja el siguiente horario de una semana de trabajo que incluye un dia
festivo pago:
Lunes
FESTIVO
8 horas
No pagas/No día laboral
Martes
8 horas
trabajadas
Miércoles
10 horas
trabajadas
Jueves
10 horas
trabajadas
Viernes
8 horas
trabajadas
En este ejemplo, el empleado tiene 36 horas de tiempo compensable más 8 horas de tiempo no
compensable (festivo) para un total de 44 horas. Aquí no hay problema de tiempo extra de
FLSA porque las horas trabajadas no excedieron las 40 horas durante la semana establecida de
trabajo.
B.
Un empleado trabaja el siguiente horario de una semana de trabajo que incluye un día
pagado por enfermedad:
Lunes
9 horas
trabajadas
Martes
10 horas
trabajadas
Miércoles
10 horas
trabajadas
Jueves
8 horas
licencia local pagada
Viernes
8 horas
trabajadas
Sábado
6 horas
trabajadas
En este ejemplo, el empleado trabajo un total de 43 horas compensables más 8 horas de tiempo
no-compensable (licencia local) para un total de 51 horas pagadas. Solo tres horas son
consideradas tiempo extra y computadas a una y un tiempo y medio a la tarifa de pago normal.
Lineamientos de LISD
Tiempo Extra/Procedimientos de Tiempo Compensatorio para
Empleados No Exentos
ES OBLIGATORIO QUE TODOS LOS EMPLEADOS NUEVOS DE LISD LEAN
ESTA POLÍTICA ANTES DE LA FECHA DE COMIENZO DEL EMPLEADO.
ENTRA EN EFECTO: Enero 1, 2008
EMPLEADO(A):
Yo certifico que he recibido, leído y entendido los Lineamientos de LISD titulados “Tiempo
Extra/Procedimientos de Tiempo Compensatorio para Empleados No Exentos”. Además de
esto, yo entiendo que falsificar información sobre el tiempo y la asistencia es considerado
“fraude” y es una ofensa criminal acusable.
Nombre Impreso: _______________________ Firma: ___________________________
Campus/Departamento: ___________________________ Fecha:
_______________________________
*Firmar y mantener en archivo personal