Presentación de PowerPoint - Instituto Sonorense de Transparencia

Presentación de PowerPoint - Instituto Sonorense de Transparencia

INSTITUTO DE TRANSPARENCIA
INFORMATIVA DEL ESTADO DE SONORA
“Lineamientos de Administración
Documental ”
Hermosillo, Sonora, Febrero y Marzo de 2014
Objetivo del curso:
Que los participantes tengan conocimiento de
los conceptos que integraron a la reforma de los
Lineamientos en materia de Administración
Documental.
Lo mas relevante de la reforma:
La homogenización de los Lineamientos
emitidos por el ITIES el día 29 de marzo
de 2012 con la Reforma a la Ley.
Principales conceptos que fueron contenidos
en la Reforma de la Ley:
1.- Operación de archivos organizados y seguros (Obligación)
2.-Contar con un archivo de tramite (obligación)
3.-Contar con un archivo de concentración (obligación)
4.-Destinar espacio físico para el archivo (obligación)
5.-Responsable de archivo (obligación)
6.-Instrumentos de control y consulta (obligación)
7.- Procedimiento de destrucción documental (obligación)
Conceptos correlativos de la Reforma de Ley
con los Lineamientos:
Reformas de Ley
Lineamientos
Operación de archivos organizados y seguros
Artículo 2°
Contar con un archivo de tramite
Artículo 22, 23 y 24
Contar con un archivo de concentración
Artículo 25, 26 y 27
Responsable de archivo
Artículo 15 y 16
Instrumentos de control y consulta
Artículo 28 y 29
Procedimiento de destrucción documental
Artículo 43 al 50
Conceptos añadidos a la Reforma de Ley :
1.- Principios de la administración documental:
*Integridad
*Disponibilidad
*Eficiencia
*Localización expedita
*Conservación
2.-Destinar un espacio físico
3.-Plazo de 1 año para contar con archivos centrales
4.-Identificación de valores documentales (legal, fiscal y
administrativo)
Reducción del tiempo de conservación
de documentos públicos :
30
40
Ahora
Antes
Conservación y Seguridad de los Archivos:
Todo sujeto obligado oficial contará con un espacio físico,
que será de uso exclusivo para la conservación de su
documentación de acuerdo a los tiempos señalados en su
catálogo de disposición documental.
Requisitos Mínimos para el espacio físico
del resguardo de documentos públicos:
Conservación y Seguridad de los Archivos:
Medidas y procedimientos técnicos que garanticen
la conservación de la información y la seguridad de
sus soportes documentales.
Documentos electrónicos:
Los documentos electrónicos pueden contener en conjunto o
de manera separada, información textual, numérica, grafica,
audiovisual, vínculos a hipertexto, sin menoscabo de los
metadatos propios del documento.
Documentos electrónicos:
Deberán guardarse en los equipos
informáticos de los sujetos
obligados oficiales garantizando la
seguridad de dichos documentos
en línea o en la nube.
¿Es lo mismo la depuración
documental que la destrucción de
documentos públicos?
Depuración documental:
También conocida como baja documental, es el proceso
administrativo que realiza la institución para la eliminación
razonada y sistemática de documentación que haya prescrito
en sus valores primarios(administrativo, legal o fiscal) que no
posea valores secundarios o históricos de conformidad con el
catálogo de disposición documental, en este proceso no
interviene el instituto.
Acta para la depuración documental:
I.- Enumerar las cajas que serán eliminadas.
II.- Señalar el tipo o materia de documentación que se eliminara.
III.- Detallar el motivo y su fundamento legal.
IV.- Mencionar la técnica de selección que se utilizó para la depuración.
V.- Especificar el lugar, hora y fecha del acto de eliminación.
VI.- Describir la forma en la cual será eliminada la documentación.
VII.- Contar con el soporte fotográfico necesario.
VIII.-Firmar cada uno de los titulares de área administrativa que estén
eliminando documentos, así como la firma y visto bueno del titular de la
dependencia o entidad pública.
IX- Integrar por parte del responsable o coordinador del archivo
institucional el expediente correspondiente a la depuración realizada.
Destrucción de documentos públicos:
El Instituto de Transparencia Informativa del Estado de
Sonora, será el organismo titular para determinar si existen
o no en su caso, condiciones especiales para la destrucción
de documentación pública, tales como la perdida de
vigencia documental o aquellas referentes a siniestros
ocasionados a un caso fortuito o de fuerza mayor tales
como inundaciones, incendios, climas u otros.
Salvedad legal para la destrucción de
documentos Públicos (art. 70)…
Razones especiales:
1.- Vigencia documental
2.-Siniestros= Ley de Protección Civil
¿Que debe de contener la relación analítica
solicitada en la reforma a la Ley para el
procedimiento de destrucción documental? (art. 71)
 El área o áreas que generaron la información.
 El periodo que comprende la información.
 La naturaleza y temática de la información.
 El plazo, el procedimiento y lugar en que podrá ser
consultada la información, que nunca será menos de un mes.
 Si se conservará o no respaldo electrónico de la información.
 Si los documentos que se pretenden destruir contienen
información como reservada o confidencial.
Procedimiento de destrucción de
documentación pública:
Solicitud
(3 días hábiles)
Verificación
Física
Resolución del
Pleno
si
No
Final
Procedimiento
Resolución
Se publica
1 mes
Ciudadano
Donación
10 días hábiles
Resolución y
Notificación
Final
Procedimiento
¿Que pasa si desaparece una unidad
administrativa de algún sujeto obligado?
Se levantará inventario con la participación de:
 Personal del ITIES
 Personal de la unidad administración que desaparece
 Personal de la unidad administrativa que se quedara con
el resguardo
Cumplimiento artículo 14
fracción XXII Bis A
Estructura:
Catálogos documentales(art. 29):
Los sujetos obligados oficiales, por medio del responsable del archivo, deberán
asegurarse de que se elaboren los instrumentos de control y consulta que propicien la
administración, organización, descripción, conservación y localización expedita de sus
archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:
I.- El cuadro general de clasificación archivística;
II.- El catálogo de disposición documental;
III.- Los inventarios documentales:
a).- General
b).- De transferencia
IV.- La guía simple de archivos.
Cuadro General de Clasificación
Archivística( art. 3 fracc. X):
Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de los sujetos
obligados oficiales.
Catálogo de Disposición Documental:
(art. 3 fracc. VII)
Registro general y sistemático que establece
los valores documentales, los plazos de
conservación, la vigencia documental, la
clasificación de reserva o confidencialidad y
el destino final.
¡¡¡Muchas gracias por
tu atención!!!
Contacto: 662 213 15 43, 662 213 15 46
01 800 701 65 66
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