Reemplazo-Actualiz Componentes Equipos Cómputo

Transcripción

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE
UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS
ODONTOLOGICOS
INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE
ESCUELA DEL CABALLO PERUANO DE PASO
POLICLINICO “FERNANDO CABIESES”
SERVICIOS CORPORATIVOS
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS SOBRE MANTENIMIENTO
CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O
ACTUALIZACION DE LOS COMPONENTES
INTERNOS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO
2006
EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO
BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL
INVOLUCRADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO.
TODA DIFUSION EXTERNA DEL MISMO DEBERA SER
AUTORIZADO EN FORMA ESCRITA POR EL VICEPRESIDENTE
EJECUTIVO.
Manual de Políticas, Normas y Procedimientos
Versión 1
Reemplazo y/o Actualización de Componente Internos
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MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE MANTENIMIENTO
CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS
DE EQUIPOS DE COMPUTO
INDICE
I.- ALCANCES........................................................................................................................... 4
II.- BASE LEGAL ...................................................................................................................... 4
III.- OBJETIVO .......................................................................................................................... 5
IV.- TERMINOLOGIA ................................................................................................................ 5
V.- POLITICAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O
ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS........................................................... 6
VI.- NORMAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O
ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS........................................................... 7
VII.-PROCESOS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O
ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS......................................................... 10
VIII.- FORMATOS.................................................................................................................... 16
8.1.
Solicitud de Servicio de Soporte Técnico: .............................................................................. 16
8.2.
Guía de Usuario de la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico ............................................ 18
8.3.
Formato Unico de Requisición:.............................................................................................. 20
8.4.
Guía de Usuario del Formato Unico de Requisición............................................................... 22
8.5.
Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadora.................................... 24
8.6.
Guía de Usuario del Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadoras .. 26
8.7.
Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora ................................................. 28
8.8.
Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora ................. 30
8.9.
Formato de Inventario de los Servidores................................................................................ 31
8.10. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Servidores................................................ 33
8.11. Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS ...................................... 35
8.12. Guía de Usuario de Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS....... 37
8.13. Informe Técnico: ................................................................................................................... 38
8.14. Guía de Usuario del Informe Técnico..................................................................................... 40
8.15. Registro de Canjes por Reparación y/o Actualización de Componentes Internos de Equipos de
Cómputo: .............................................................................................................................. 42
8.16. Guía de Usuario del Registro de Canjes por Reparación y/o Actualizaron de Componentes
Internos de Equipos de Cómputo........................................................................................... 44
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MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE MANTENIMIENTO
CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS
EQUIPOS DE COMPUTO
I.- ALCANCES
El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de todo el personal que
intervenga en el Proceso de Mantenimiento Correctivo: Reemplazo y/o Actualización de
Componentes Internos de Equipos de Cómputo.
II.- BASE LEGAL
Para la UCSUR:
•
Decreto Legislativo Nº 882. Ley de Promoción a la Inversión en Educación.
•
Resolución Nº 356. Autoriza nuestro funcionamiento.
•
Estatutos de la Universidad Científica del Sur.
•
Ley Universitaria
•
Reglamento General.
Para Instituto SISE:
•
Ley General de Educación 28044.
•
Ley 27444 de Procedimientos Administrativos Generales.
•
DS 036-85-ED Reglamento para el otorgamiento, expedición e inscripción del Título a
los egresados.
•
RD 776-88-ED Evaluación Académica de los IST y Escuelas Superiores.
•
DS 005-Reglamento General de los Institutos y Escuelas Superiores.
•
DS 011-98-ED Modifican el Reglamento de Sanciones e infracciones para las
instituciones educativas particulares.
•
DS 014-2002-ED Reglamento de Creación, Autorización de funcionamiento de
Instituciones Educativas No Universitarias de Formación Tecnológica.
•
RVM 085-2003-ED Aprueban catálogo Nacional de Títulos y Certificados.
•
RVM 175-2003-ED Aprobar las normas de Revalidación.
•
RD 1109-2003-ED Aprueban formatos para revalidación y criterios para la evaluación
de infraestructura de Institutos Superiores Tecnológicos.
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• RD 044-2004-ED Aprueban componentes referentes al Sistema Productivo y módulos
Educativos asociados de los títulos profesionales del Catálogo Nacional de Títulos y
Certificaciones.
III.- OBJETIVO
Establecer claramente las Políticas, Normas y Procedimientos sobre Mantenimiento Correctivo:
Reemplazo y/o Actualización de Componentes Internos.
IV.- TERMINOLOGIA
Unidad de Negocios (UN): Son las unidades núcleo de la Organización, encargadas de generar
los ingresos y valor a la Organización.
Política: Criterios de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones al
poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel
institucional.
Norma: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con
la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la
interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad
administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de
sanciones para quienes no la observen.
Procesos: Serie de pasos lógicos y estructurados con el objetivo de garantizar la uniformidad
de las acciones para alcanzar metas y resultados homogéneos.
Coordinación: Actividad que constituye la esencia de la Administración, siendo su propósito la
armonización del esfuerzo individual para lograr las metas del grupo.
Equipo Informático: Integrado por PC, impresoras, scanner, servidores, cañón multimedia, hab,
cables, adaptadores, etc.
Computadora: Herramienta que por su técnica permite realizar al hombre cálculos a gran
velocidad y manejar la información, almacenando datos y derivando trabajos correlativos.
PC: Está integrada por una computadora más sus periféricos (Teclado, mouse, monitor).
Componente Interno: Son cada una de las partes internas de un Equipo de Cómputo
Reemplazo de Componente Interno: Cuando uno o varios componentes internos han sido
cambiados por que se encuentran malogrados y no puedan ser reparables.
Actualización de Equipo de Cómputo: Cuando uno o varios componentes Internos son
mejorados, ya sea por cambio o aumento, también es llamado repotenciación.
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V.- POLITICAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION
DE COMPONENTES INTERNOS
5.1. Está prohibido comprar Componentes Internos para ensamblar Equipos de Cómputo,
salvo autorización expresa de la Vicepresidencia Ejecutiva.
5.2. Toda compra de Equipos de Cómputo deberá encontrarse en el Presupuesto de
Inversiones aprobado o en el Presupuesto Operativo.
5.3. Los Usuarios no podrán solicitar directamente la Compra de un Componente Internos de
Equipos de Cómputo al área de Logística; pues deberá ser canalizado por el área de
Soporte Técnico de la sede respectiva.
5.4. Todo reemplazo de Componentes Internos por reparación de un Equipo de Cómputo, se
considera como gasto siempre y cuando las características del equipo no sean
mejoradas.
5.5. Todo cambio de Componentes Internos para actualizar, mejorar y/o aumentar la vida útil
de un Equipo de Cómputo deberá ser considerado como un incremento del valor del
Activo Fijo; el mismo que deberá ser considerado en el manejo contable.
5.6. Toda falla de equipo que se encuentre dentro del período de garantía deberá ser cubierto
en su totalidad por el proveedor.
5.7. Todo usuario que remueva el sello de garantía de un equipo será responsable del mismo.
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VI.- NORMAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION
DE COMPONENTES INTERNOS
6.1. Todo servicio de Soporte Técnico que sea solicitado por los usuarios (vía correo, teléfono
o personalmente) deberá ser registrado en la “Solicitud de Servicio de Soporte Técnico”;
necesite o no la compra de un Componente Interno para un Equipo de Cómputo.
6.2. Todo servicio de Soporte Técnico que se atiende a los Usuarios y que necesite la compra
de un Componente Interno para un Equipo de Cómputo deberá registrarse en el formato
de “Informe Técnico”.
6.3. Para solicitar la compra de componentes internos al área de Logística se deberá adjuntar
al FUR (Formato Unico de Requisición) el ¨Informe Técnico¨.
6.4. La Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones en coordinación con la Dirección de
Contabilidad deberán contar con un registro de todos los equipos y/o componentes de
cómputo de propiedad de la Institución.
6.5. Los Responsables de Soporte Técnico de las Sedes en coordinación con la Jefatura de
Soporte Técnico y Comunicaciones deberán dar cabal cumplimiento a las normas de
instalación y notificaciones correspondientes: actualización, reubicación, reasignación, y
todo aquello que implique movimiento de equipos.
6.6. Todos los Componente de los Equipos de Cómputo (computadoras personales,
servidores y demás relacionados), y los de telecomunicaciones que sean propiedad de la
Institución que por reemplazo y/o actualización hayan sido cambiados deberán ser
informados a las áreas de Logística de la Sede, Jefatura de Soporte Técnico y
Comunicaciones, Dirección de Contabilidad y otros que le competan.
6.7. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede deberá mantener actualizado los cambios
de los componentes de los Equipos de Cómputo a su cargo, en los formatos “Inventario
de Componentes Internos de la Computadora”, “Inventario de los Periféricos de la
Computadora”, “Inventario de los Servidores”, “Inventario de Hub, Switch, Routers,
Transceiver y UPS”, debiendo entregar el formato correspondiente a la Jefatura de
Soporte Técnico y Comunicaciones, cada vez que se realice un cambio.
6.8. El informe de cambio por actualización o reemplazo de Componentes Internos de los
Equipos de Cómputo lo deberá entregar el Responsable de Soporte Técnico de la Sede a
la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones, con la autorización de conformidad del
Usuario respectivo a más tardar a los dos (02) días de efectuado el cambio.
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6.9. La Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones deberá informar mensualmente a la
Dirección de Contabilidad sobre los cambios por Actualización o Reemplazo de los
Componentes Internos de los Equipos de Cómputo de la Institución.
6.10. Todo Componente reemplazado o dado de baja deberá ser entregado al área de
Logística de la sede correspondiente con su respectivo cargo.
6.11. Toda solicitud de revisión de los Equipos de Cómputo deberá contar con el formato
“Solicitud de Requerimiento de Servicio” que será registrado por el Técnico de Soporte.
6.12. Para la compra de Componentes Internos de los Equipos de Cómputo se deberá llenar el
“Formato Unico de Requisición” adjuntando el informe técnico que justifique dicha
compra.
6.13. El Director de Sede (en el caso de SISE) o el Jefe de Administración (en el caso de
UCSUR) o el Gerente U.N.S.O. (en el caso de U.N.S.O.) son los únicos que podrán
autorizar las compras de los Componentes Internos del Equipo de Cómputo. Si no se
autorizará la compra deberá justificar la negativa en el “Formato Unico de Requisición”.
6.14. El Proceso de compras se realiza conforme al ¨Manual de Políticas, Normas y
Procedimientos de Logística¨ o conforme el ¨Manual de Políticas, Normas y
Procedimientos de Fondo Fijo¨ según sea el caso.
6.15. El Usuario deberá Firmar la Solicitud de Soporte Técnico, dando conformidad al cambio
ya sea por reemplazo o actualización del Componente Interno del Equipo de Cómputo.
6.16. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede deberá presentar mensualmente un
informe resumen de las reparaciones o repotenciaciones al Jefe de Soporte Técnico y
Comunicaciones con copia al Jefe de Administración (en el caso UCSUR) o Director de
Sede (en el caso de SISE) o al Gerente U.N.S.O. (en caso de U.N.S.O.).
6.17. La Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones deberá informar los cambios por
reparación o repotenciación a la Dirección de Contabilidad la primera semana de cada
mes; correspondiente a los cambios realizados en cada Unidad de Negocios.
6.18. El área de Logística deberá mantener un Inventario de Componentes Internos y/o
Equipos inutilizables, que deberá estar a disposición del área de Soporte Técnico y
Comunicaciones, Dirección de Contabilidad y Dirección de Auditoria Interna.
6.19. Para la venta de Componentes Internos y /o Equipos inutilizables se deberá solicitar la
aprobación del Responsable de Soporte Técnico de la Sede, Director de Sede (SISE) o
Jefe de Administración (UCSUR) y Contador General.
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6.20. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede deberá elaborar el Informe Técnico,
cuando la reparación lo realice un proveedor.
6.21. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede es el responsable de velar por los
Equipos cuando un proveedor brinda sus servicios.
6.22. Para realizar una compra de un componente interno es necesario presentar su Informe
Técnico y anexarlo al F.U.R. (Formato Unico de Requisición).
6.23. El monto máximo permitido para la adquisición de los componentes internos de los
equipos de cómputo deberá regirse de acuerdo a lo estipulado en el ¨Manual de Fondo
Fijo¨ y ¨Manual de Logística¨.
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VII.-PROCESOS
SOBRE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO:
ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS
REEMPLAZO
Y/O
INICIO
USUARIO:
•
Solicitar la revisión de su Equipo de Cómputo.
RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO DE LA SEDE:
Paso C:
•
Revisar el Equipo de Cómputo.
¿Necesita reemplazo y/o actualización?
No necesita reemplazo y/o actualización:
•
Fin del proceso.
Si necesita reemplazo y/o actualización:
•
Buscar componente interno en el almacén de equipos desmantelados.
¿Se encontró componente interno para reemplazo?
Si se encontró componente interno:
•
Llenar el formato “Pedido de Almacén” solicitando componente interno.
•
Entregar el formato “Pedido de Almacén” a almacén de la sede.
•
Ir al Paso A:
No se encontró componente interno:
•
Elaborar el informe sobre la falla del componente.
•
Llenar el “Formato Único de Requisición”, es la solicitud de pedido para el reemplazo o
actualización del Componente Interno del Equipo de Cómputo.
•
Firmar el informe sobre la falla del Componente Interno y el “Formato Único de Requisición”.
•
Entregar el informe sobre la falla y el “Formato Único de Requisición” a su Jefe Inmediato
Superior (Director de Sede ó Jefe Administrador).
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DIRECTOR DE SEDE / JEFE DE ADMINISTRACION:
•
Revisar el informe sobre la falla y el “Formato Único de Requisición”.
¿Autoriza Compra de Componente Interno?
No autoriza compra de Componente Interno:
•
Indicar el motivo de la negativa de la compra en el “Formato Unico de Requisición”.
•
Fin del Proceso.
Si autoriza compra de Componente Interno:
•
Firma “Formato Único de Requisición”.
•
Entregar el “Formato Único de Requisición” al Jefe de Logística.
JEFE DE LOGISTICA:
•
Revisar el “Formato Único de Requisición”.
¿Monto de la Compra es mayor a lo indicado en Fondo Fijo?
Si es monto es mayor a lo indicado en el Fondo Fijo:
•
Ir al Proceso de Compras Normal (Logísticas), detallado en el ¨Manual de Políticas, Normas y
Procedimientos de Logística¨.
Si el monto es menor o igual a lo indicado en Fondo Fijo:
•
Se puede comprar por el ¨Proceso de Compras Normal¨ y en los casos urgentes se puede
comprar por el Proceso de Compras por Fondo Fijo, detallado en el ¨Manual de Políticas,
Normas y Procedimientos de Fondo Fijo¨.
Paso A:
•
Registrar en su cuaderno de cargo la entrega del Componente Interno, indicando si es por
mejora o reemplazo.
•
Entregar el Componente Interno al Responsable de Soporte Técnico de la Sede.
•
Instalar el Componente Interno de los Equipos de Cómputo.
•
Entregar la Solicitud de Requerimiento de Servicio al Usuario para que la firme como
conformidad del requerimiento.
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USUARIO:
¿El servicio está conforme?
Si el servicio está conforme:
•
Firmar la Solicitud de Requerimiento de Servicio al Usuario como conformidad del
requerimiento.
Si el servicio no está conforme:
Ir al paso “C”.
•
Entregar el componente averiado si fuera el caso al área de Logística.
JEFE DE LOGISTICA:
•
Registrar en el cuaderno de cargo la entrega del componente averiado si fuera el caso.
•
Actualizar los “Inventario de Componentes Internos de la Computadora”, “Inventario de los
Periféricos de la Computadora”, “Formato de Inventario de los Servidores” o “Inventario de
Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS” según corresponda.
•
Entregar el informe sobre las actualizaciones y/o reemplazos por correo al Jefe de Soporte
Técnico y Comunicaciones. Los Cambios deberán ser marcados en color Rojo para que se
pueda diferenciar rápidamente.
JEFE DE SOPORTE TECNICO Y COMUNICACIONES:
•
Revisar el Informe sobre las actualizaciones de los Componentes Internos de los Equipos de
Cómputo.
•
Elaborar el informe mensual sobre las Actualizaciones de los Componentes Internos de los
Equipos de Cómputo.
•
Entregar el informe mensual sobre las Actualizaciones de los Componentes Internos de los
Equipos de Cómputo al Contador General.
CONTADOR GENERAL:
•
Revisar el informe mensual sobre las Actualizaciones de los Componentes Internos de los
Equipos de Cómputo.
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•
Actualizar la Información de los Equipos de Cómputo.
FIN.
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VIII.- FORMATOS
8.1. Solicitud de Servicio de Soporte Técnico:
CODIGO:
Ver página siguiente.
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FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO
N° SOLICITUD:
_________________
DATO S DEL USUARIO:
SEDE DEL USUARIO:
____________________________________________________________
NOMBRE DEL TECNICO:
AREA DEL
USUARIO:____________ _____ _____ _____ _____ ______ _____ _____ _____ _____ __
CODIGO DEL EQUIPO:
NOMBRE DEL USUARIO:____________ _____ _____ _____ _____ ______ _____ ___ _______ ____
_
FORMA EN QUE EL USUARIO SOLICITA EL SERVICIO:
________________
__________________
CODIGO DEL COMPONENTE:
____________
PERSONAL MENTE
POR TELEFONO
COSTO DE COMP. CON IGV:_________ ____
VIA CORREO
FECHA Y HORA EN QUE SE SOLICITA EL SERVICIO:
DIA /M ES/AÑO
AM
FECHA Y HORA EN QUE SE INICIA EL SERVICIO:
HORA/M IN/PM ó
TIPO DE FALL A:
RED
HARDWAR E
FECHA Y HORA DE TERMINO DEL SERVICIO:
DETALLE
TECNICO:
COMPONEN TE
SOFTWAR
DESCRIPCION DE LA F ALL A
E
ACCIONES RE ALIZAD AS
MONITOR
FUENTE
CPU
MEMORIA
DISCO DURO
DISKETERA
MAIN BOARD
LECTORA O GR ABADOR
TARJETA DE RED
TARJETA DE VIDEO
FALL A DE SOFTWARE
IMPRESOR A
TECLADO
MOUSE
ESTAB ILIZADOR
OTROS
CUADRO A SER LLENADO POR EL USUARIO:
USUARIO::__________________________________________________________________________________
FIRMA DE USUARIO
OBSERVACIONES:
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________ _______________________________________________________________
8.2. Guía de Usuario de la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico
A. DESCRIPCION DEL FORMATO:
El formato de "Solicitud de Servicio de Soporte Técnico" es un Formato que deberá utilizar el
Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte, cuando se presente una solicitud de
servicio de parte de los usuarios.
B. FORMA DE USO DEL FORMATO:
•
El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte llenará el Formato para llevar un
control de los Servicios de Soporte Técnico que realiza.
•
Una vez terminado el Servicio de Soporte Técnico el usuario deberá firmar el formato como
conformidad del servicio solicitado.
C. LLENADO DEL FORMATO:
El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte indicará los siguientes datos:
•
Sede del Usuario: Indicar la Sede a la que pertenece el usuario que solicita el servicio.
•
Area del Usuario: Indicar el área a la que pertenece el usuario que solicita el servicio.
•
Nombre del Usuario: Indicar el nombre del usuario que solicita el servicio.
•
Forma en que el Usuario solicita el servicio: Marcar si la solicitud es personalmente, por
teléfono o vía correo.
•
Nro. de Solicitud: Indicar el número de solicitud de servicio (es un número correlativo que
lo coloca el Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte).
•
Nombre del Técnico: Indica el nombre del técnico que realizará el servicio técnico.
•
Código del Equipo: Indicar el código del equipo al que se le realizará el servicio técnico.
•
Código del Componente: Indicar el código del.
•
Costo del Componente: Indicar el costo del componente que se reemplazo, precio con
I.G.V.
•
Tipo de Falla: Marcar si es de red, hardware o software.
•
Fecha y hora en que se solicita el servicio: Indicar la fecha y hora en la que se realizó la
solicitud de servicio técnico.
•
Fecha y hora en que en que se inicia el servicio: Indicar la fecha y hora en la que se
Inició el servicio técnico.
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•
Fecha y hora en que termina el servicio: Indicar la fecha y hora en la que se Terminó el
servicio técnico.
•
Componente: Marcar que tipo de Equipo o Componente Interno es el que se encuentra
averiado.
•
Descripción de la Falla: Indicar detalladamente la falla del Componente Interno.
•
Acciones Realizada: Indicar las acciones realizadas por el Técnico de Soporte en el
Componente averiado.
•
Usuario: Indicar los Nombres y Apellidos del Usuario al que se le realizó la reparación.
•
Firma de Conformidad del Usuario: El Usuario solicitante deberá firmar la Solicitud de
Servicio de Soporte Técnico dando conformidad del servicio realizado.
•
Observaciones: El Usuario solicitante deberá indicar las observaciones cuando existe
disconformidad del servicio realizado.
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8.3. Formato Unico de Requisición:
CODIGO:
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Nro.
FORMATO UNICO DE REQUISICIÓN
ITEM CANT.
Nro.
FECHA
/
/
DESCRIPCION: Especificaciones
Técnicas
FORMATO UNICO DE REQUISICIÓN
ITEM CANT.
FECHA
/
/
DESCRIPCIÓN: Especificaciones
Técnicas
OBSERVACIONES :______________________________________
OBSERVACIONES :______________________________________
FECHA DE ENTREGA:______________ AREA :______________
FECHA DE ENTREGA:______________ AREA :______________
TENTATIVA
TENTATIVA
SOLICITA :____________
___________________
SOLICITA :____________
___________________
CENTRO DE COSTOS
POR VENTA POR AREA
POR FUNCION
CENTRO DE COSTOS
POR VENTA POR AREA
POR FUNCION
___________________________________
FIRMA AUTORIZADA
___________________________________
FIRMA AUTORIZADA
8.4. Guía de Usuario del Formato Unico de Requisición
El "Formato Unico de Requerimiento " es un Formato que deberá utilizar el Responsable de
Soporte Técnico para solicitar la Compra de Componentes Internos y/o Equipos y servirá como
Formato Unico de Requisición de Materiales al área de Logística; sólo será válido con la firma
autorizada.
•
El Responsable Soporte Técnico de la Sede llenará el Formato por duplicado y entregará
uno al área de Logística para su atención y otro lo guardará como cargo. Los datos serán
llenados con letra imprenta legible y en forma completa.
El Responsable de Soporte Técnico de la Sede indicará los siguientes datos:
•
N°: Indicar el número correlativo del Requerimiento cuando se recepciona el Formato en
original y copia (Jefe de Logística).
•
Fecha de Pedido: Indicar la fecha, mes y año en el que se está solicitando los
Componentes Internos y/o Equipos de Cómputo” al área de Logística.
•
Item: Indicar el número correlativo del los Componentes Internos y/o Equipos de Cómputo
solicitados.
•
Cantidad Pedida: Indicar la cantidad de cada componente que se solicita.
•
Descripción del material: Describir con letra clara los materiales a solicitar; indicando
todos los parámetros posibles que permitan evitar errores en la compra.
•
Monto: Indicar el monto aproximado del material y/o equipo, en algunos casos se coloca el
número de cotización que se adjunta.
•
Observaciones: Escribir alguna observación sobre la requisición.
•
Fecha de Entrega Tentativa: Indicar la fecha, mes y año en el que el proveedor podría
entregar lo solicitado.
•
Area: Indicar el área que solicita la requisición.
•
Solicita: Indicar el Nombre del Usuario solicitante.
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•
Centro de Costo: Indicar el Centro de Costo al que será cargado el Componente y/o
equipo. Por venta, por área y por función será indicado por el usuario.
•
Firma Autorizada: Indicar la firma del Director de Sede (SISE) o Jefe de Administración
(UCSUR), Gerente (en el caso de U.N.S.O.), Administrador en el caso de (Policlínico,
UPCI) que aprueba la requisición.
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8.5. Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadora
CODIGO:
•
Ver en la página siguiente el formato resumido.
•
NOTA IMPORTANTE: Para el uso del formato normal se adjuntará el archivo en Excel
“Inventario de Equipos y Componentes”.
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COMPONENTES INTERNOS DEL COMPUTADOR
NOMBRE DEL EQUIPO
EQUIPO 1
EQUIPO 2
EQUIPO 3
USUARIO RESPONSABLE
Placa Madre
Memoria
Tarjeta de Red
Tarjeta de videos
Tarjeta de Sonido
Lectora CD
Disco Fijo
Disco Flexible
Otros
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8.6. Guía de Usuario del Formato de Inventario de Componentes Internos de la
Computadoras
El formato “Inventario de Componentes Internos de la Computadoras" lo utilizará el
Responsable de Soporte Técnico de la Sede para llevar un control detallado de los
Componentes Internos de las computadoras que se encuentra en la Sede bajo su
responsabilidad.
•
Se ingresará las características de los Componentes Internos de los computadores del
laboratorio o computadores administrativos, y cada actualización deberá ser registrada
inmediatamente en el formato.
El Responsable de Soporte Técnico indicará los siguientes datos:
•
NOMBRE DEL EQUIPO: Indicar el nombre de la computadora sobre la cual se indicarán
sus componentes internos.
•
USUARIO RESPONSABLE: Indicar el nombre del usuario al que se le ha asignado la
computadora en el caso de que la computadora no esté asignada a un usuario específico
(laboratorio) no se especifica nada.
•
PLACA MADRE: Indicar las características más importantes de la placa madre:
Procesador, mhz, arquitectura, couler, nro. serie del fabricante de la placa, número de
ranuras y la fecha de la última actualización.
•
MEMORIAS: Indicar las características más importantes de la memoria RAM, si hubiera
varios módulos de memoria indicar las características de cada una: Capacidad, marca,
tipo, arquitectura, nro. de serie del fabricante y la fecha de la última actualización.
•
TARJETA DE RED: Indicar las características más importantes
de la tarjeta de red:
Marca, modelo, arquitectura, conector, serie de fabricante, la fecha de la última
actualización.
•
TARJETA DE VIDEO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de video:
Marca, modelo, arquitectura, memoria de video, serie del fabricante, observaciones y la
fecha de la última actualización.
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•
TARJETA DE SONIO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de sonido:
Marca, modelo, descripción, arquitectura, serie del fabricante y la fecha de la última
actualización
•
LECTORA: Indicar las características más importantes de la lectora CD: Marca, modelo,
arquitectura, velocidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización.
•
DISCO FIJO: Indicar las características más importantes del Disco Fijo: Marca, modelo,
arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización.
•
DISCO FLEXIBLE: Indicar las características más importantes del Disco Flexible: Marca,
modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización.
•
OTROS: Indicar las características de algún otro componente interno: Marca, modelo,
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Página 27
8.7. Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora
CODIGO:
Versión 1
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PERIFERICO
NOMBRE DEL
EQUIPO
Versión 1
CASE
MONITOR
TECLADO
MOUSE
IMPRESORA
SCANNER
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8.8. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora
El formato “Inventario de los Periféricos de la Computadora” lo utilizará el Responsable de
Soporte Técnico de cada Sede para llevar un control detallado de los Periféricos de las
computadoras que se encuentran en la Sede bajo su responsabilidad.
•
Se ingresará las características de los Periféricos de los computadores del laboratorio o
computadoras administrativas, y cada actualización deberá ser registrada inmediatamente
en el formato.
•
NOMBRE DEL EQUIPO: Indicar el nombre de la computadora sobre la cual se indicarán
sus periféricos.
•
CASE: Indicar las características más importantes del Case: Marca, modelo y serie de
fabricante y serie de inventario.
•
MONITOR: Indicar las características más importantes del Monitor: Marca, modelo, año de
fabricación, resolución máxima, serie de fabricante y serie de Inventario.
•
TECLADO: Indicar las características más importantes del Teclado: Marca, modelo, serie
de fabricante y serie de Inventario.
•
MOUSE: Indicar las características más importantes del Mouse: Marca, modelo, serie de
fabricante y serie de Inventario.
•
IMPRESORA: Indicar las características más importantes de la Impresora: Marca, modelo,
serie de fabricante y serie de Inventario.
•
SCANNER: Indicar las características más importantes del Scanner: Marca, modelo, serie
de fabricante y serie de Inventario.
Versión 1
Página 30
8.9. Formato de Inventario de los Servidores
CODIGO:
Versión 1
Página 31
SERVIDOR
NOMBRE DEL EQUIPO
EQUIPO 1
EQUIPO 2
EQUIPO 3
SERIE
Placa Madre
Memoria
Tarjeta de Red
Tarjeta de Video
Tarjeta de Sonido
Lectora CD / Quemadora
de CD
Disco Duro 1
Disco Duro 2
Disco Flexible
Otros
Versión 1
Página. 32
8.10. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Servidores
El formato “Inventario de Servidores” lo utilizará el Responsable de Soporte Técnico de cada
Sede para llevar un control detallado de los Servidores que están bajo su responsabilidad.
•
Se ingresará las características de los Servidores de la Organización y cada actualización
deberá ser registrada inmediatamente en el formato.
•
NOMBRE DEL EQUIPO: Indicar el nombre del Servidor sobre el cual se indicarán sus
componentes internos.
•
PLACA MADRE: Indicar las características más importantes de la placa madre:
Procesador, número de serie, megahertz, arquitectura, couler, número de mainboard
marca, mainboard modelo, serie placa, número de ranuras y la fecha de la última
actualización.
•
MEMORIAS: Indicar las características más importantes de la memoria RAM, si hubiera
varios módulos de memoria indicar las características de cada una: Capacidad, marca,
tipo, arquitectura, número de serie del fabricante y la fecha de la última actualización.
•
TARJETA DE RED: Indicar las características más importantes de la tarjeta de red: marca,
modelo, arquitectura, conector, serie del fabricante, la fecha de la última actualización.
•
TARJETA DE VIDEO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de video:
Marca, modelo, arquitectura, memoria de video, serie del fabricante, observaciones y la
fecha de la última actualización.
•
TARJETA DE SONIO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de sonido:
Marca, modelo, descripción, arquitectura, serie del fabricante y la fecha de la última
actualización
•
LECTORA / QUEMADORA CD: Indicar las características más importantes de la lectora
CD: Marca, modelo, arquitectura, velocidad, serie del fabricante y la fecha de la última
actualización.
•
DISCO DURO 1: Indicar las características más importantes del Disco Duro 1: Marca,
Versión 1
Página 33
•
DISCO DURO 2: Indicar las características más importantes del Disco Duro 1: Marca,
•
DISCO FLEXIBLE: Indicar las características más importantes del Disco Flexible: Marca,
•
OTROS: Indicar las características de algún otro componente interno: Marca, modelo,
Versión 1
Página 34
8.11. Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS
CODIGO:
•
•
NOTA: Para el uso del formato normal se adjuntará el archivo en Excel “Inventario de
Equipos y Componentes”.
Versión 1
Página 35
HUB / SWITCH
UBICACIÓN:
UBICACIÓN 1
UBICACIÓN 2
UBICACIÓN 3
Características del Hub
Accesorios
ROUTER
UBICACIÓN:
UBICACIÓN 1
UBICACIÓN 2
UBICACIÓN 3
TRANSCEIVER
UBICACIÓN:
UBICACIÓN 1
UBICACIÓN 2
UBICACIÓN 3
UBICACIÓN 2
UBICACIÓN 3
UPS
UBICACIÓN:
UBICACIÓN 1
Versión 1
Página 36
8.12. Guía de Usuario de Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS
El formato “Inventario de los Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS” lo utilizarán el
Responsable de Soporte Técnico de cada Sede para llevar un control detallado de los mismos
y que se encuentran bajo su responsabilidad.
•
Se ingresará las características de los Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS de la
Organización y cada actualización deberá ser registrada inmediatamente en el formato.
•
UBICACION: Indicar el laboratorio, área, o equipo al que se le ha asignado el Hub, Switch,
Routers, Transceiver y UPS.
•
HUB / SWITCH: Indicar las características más importantes del Hub / Switch: Marca,
modelo, nro. de puertos, descripción, serie del fabricante, serie del Inventario, conectores,
voltaje y observaciones.
•
ACCESORIOS DEL HUB / SWITCH: Indicar las características más importantes de los
Accesorios del Hub / Swith: Marca, modelo, serie del fabricante, descripción y fecha de
última actualización.
•
ROUTER: Indicar las características más importantes del Router: Marca, modelo, nro. de
puertos, descripción, serie del fabricante, serie del inventario, conectores, voltaje y
observaciones.
•
TRANSCEIVER: Indicar las características más importantes
del Transceiver: Marca,
modelo, nro. de puertos, descripción, serie del fabricante, serie del Inventario, conectores,
voltaje y observaciones.
•
UPS Indicar las características más importantes del UPS: Marca, modelo, descripción,
serie del fabricante, serie del Inventario, tiempo de autonomía, voltaje y observaciones.
Versión 1
Página. 37
8.13. Informe Técnico:
CODIGO :
Versión 1
Página 38
INFORME TECNICO
Usuario..................................................................................................... Fecha: ......... / ........ / ........
Area a la que corresponde el Usuario................................................................................................
Personal Responsable: .......................................................................................................................
Motivo:
1. .......................................................................................................................................................
2. .......................................................................................................................................................
3. .......................................................................................................................................................
Equipos
Número de Serie
.
.................................................. .................................................
Modelo
..................................................
.................................................. .................................................. ..................................................
.................................................. .................................................. ..................................................
.................................................. .................................................. ..................................................
Trabajo realizado:
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
________________________
_______________________________
________________
RESPONSABLE DEL SERVICIO
RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO
DE LA SEDE
USUARIO
Observaciones:
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
.....................................................................................
Documento de Referencia:
.............................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................
8.14. Guía de Usuario del Informe Técnico
El "Informe Técnico" se utiliza para mencionar los trabajos realizados por el Responsable de
Soporte Técnico o Técnico de Soporte, indicando los Componentes Internos que se necesita
comprar para la reparación del Equipo de Cómputo.
•
Una vez terminado los trabajos realizados en el Equipo de Cómputo averiado el
Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte realizará un “Informe Técnico” que
deberá ser firmado y adjuntado al FUR; el cual será entregado al área de Logística para la
compra de los “Componentes Internos” necesarios para la reparación.
El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte indicará los siguientes datos:
•
Usuario: Indicar los nombres y apellidos del Usuario para el cual se solicita la compra de
un Componente Interno para la reparación de su Equipo de Cómputo.
•
Fecha: Indicar la fecha en que se realiza el Informe Técnico.
•
Area a la que corresponde el Usuario: Indicar el área a la que pertenece el usuario que
solicita el servicio.
•
Personal Responsable: Indicar el nombre del responsable del servicio de soporte técnico
(Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico de Soporte).
•
Motivo: Indicar el motivo del servicio de soporte técnico.
•
Equipo, Número de Serie, Modelo: Indicar los Componentes Internos averiados con su
número de serie respectivo y el modelo.
•
Firma del Responsable del Servicio: Firmar el “Informe Técnico” por el Responsable del
servicio de soporte técnico (Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico de
Soporte).
•
Firma del Responsable de Soporte Técnico de la Sede: Firmar el “Informe Técnico”
elaborado por el responsable del servicio de soporte técnico el Responsable de Soporte
Técnico de la Sede.
•
Firma del Usuario: Firmar el “Informe Técnico” por el Usuario que solicito el servicio de
soporte técnico.
Versión 1
Página. 40
•
Observaciones: Indicar los Componentes Internos que se necesitaría cambiar, detallando
las especificaciones técnica.
•
Documento de Referencia: Indicar el número de solicitud a la que sea hace referencia el
“Informe Técnico”.
Versión 1
Página 41
8.15. Registro de Canjes por Reparación y/o Actualización de Componentes Internos de
Equipos de Cómputo:
Versión 1
Página 42
REGISTRO DE CANJES POR REPARACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE COMPONENTES INTERNOS DE EQUIPOS DE
CÓMPUTO
REGISTRO DE LA ENTREGA DEL COMPONENTE INTERNO
NUEVO
Item
Fecha
Especificaciones
Número
Observaciones Firma
de
Técnicas
del de Serie
Entrega Componte
REGISTRO DE ENTREGA DEL COMPONENTE INTERNO
AVERIADO
Fecha de Especificaciones
Número
Observaciones Firma
Entrega
Técnicas
del de Serie
Componente
(Código del Equipo)
8.16. Guía de Usuario del Registro de Canjes por Reparación y/o Actualizaron de Componentes
Internos de Equipos de Cómputo
El "Registro de Canjes por Reparación y/o Actualización de Componentes Internos de Equipo
de Cómputo" se utiliza para el registro de entrega del Componente nuevo y el componente
averiado.
•
El Jefe de Logística llevará un cuaderno de cargo donde registre la entrega del
Componente Interno del Equipo de Cómputo al Responsable de Soporte Técnico de la
Sede o Técnico en Soporte; también se registrará la entrega del Componente Interno
averiado.
El Jefe de Logística indicará los siguientes datos:
Registro de la Entrega del Componente Internos Nuevo:
•
Fecha de Entrega: Indicar la fecha de entrega del Componente Interno nuevo al
Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte.
•
Especificaciones Técnicas del Componente: Indicar la descripción del Componente
Interno nuevo.
•
Número de Serie: Indicar el número de serie de fábrica del Componente Interno nuevo.
•
Observaciones: Indicar las observaciones si las hubiera.
•
Firma: Firmar el cuaderno de cargo por el Responsable de Soporte Técnico de la Sede o
Técnico en Soporte que recoge el Componente Interno nuevo.
Registro de la Entrega del Componente Internos Averiado:
•
Fecha de Entrega: Indicar la fecha de entrega del Componente Interno averiado por el
Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte.
•
Especificaciones Técnicas del Componente: Indicar la descripción del Componente
Interno averiado.
•
Número de Serie: Indicar el número de serie de fábrica del Componente Interno averiado.
•
Observaciones: Indicar las observaciones si las hubiera.
Versión 1
Página
44
•
Firma: Firmar el cuaderno de cargo por el Responsable de Soporte Técnico de la Sede o
Técnico en Soporte que entrega el Componente Interno averiado.
Versión 1
Página
45

Reemplazo-Actualiz Componentes Equipos Cómputo

Transcripción

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