manual administrativo linea “refacciones”

Transcripción

Laguna Agrícola Mecánica, S.A. de C.V.
MANUAL ADMINISTRATIVO
LINEA “REFACCIONES”
Actualizado por:
Comité de Evaluación
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
Autorización: Comité de Dirección
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Juan Fdo. Dávila R.
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
ÍNDICE
I. - INTRODUCCION
lI.- POLITICAS LINEA REFACCIONES
1.- Política para Control de Inventario de Refacciones
2.- Política para el cálculo y pago de Comisiones
3.- Política para el Control de Mercancía a Vistas
4.- Política para el Control de Mercancía solicitada de Emergencia
5.- Política para el Control de Reposición de Partes por Remoción
6.- Política para el Control de las Requisiciones de Consumo Interno
7.- Política para el Control de las Entregas de mercancía a Domicilio
8.- Política para el Control de Acomodo de la Mercancía en los Almacenes
9.- Política para el Control de Compras de Productos Publicitarios y Juguetería
10.- Política para el Control y seguimiento de Compras a IJD y otros Proveedores
11.- Política para el Control y Seguimiento de Reclamaciones a Ind. John Deere y
otros Proveedores
III.- ORGANIGRAMA Y DESCRIPCION DE PUESTOS
1.- Organigrama Departamental
2.- Descripción de Puestos
IV.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO-GRAMAS
1. Sistema Integral para el Control del Inventario de Refacciones
2.- Procedimiento y Flujograma para el Cálculo y pago de Comisiones
3.- Procedimiento y Flujograma para el Control de Mercancía a Vistas
4.- Procedimiento y Flujograma para el Control de Mercancía solicitada por
Emergencia
5.- Procedimiento y Flujograma para el Control de Reposición de Partes por
Remoción
6.- Procedimiento y Flujograma para el Control de Requisiciones de Consumo
Interno
7.- Procedimiento y Flujograma para el Control de Entrega de Mercancía a
Domicilio
8.- Procedimiento y Flujograma para el Control del Acomodo de Mercancía en los
Almacenes
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9.- Procedimiento y Flujograma para el Control de Compras de Productos
Publicitarios y Juguetería
10.-Procedimiento y Flujograma para el Control y seguimiento de Compras a IJD y
otros Proveedores
11.-Procedimiento y Flujograma para el Control y seguimiento de Reclamaciones a
IJD y otros Proveedores
V.- FORMATOS
DC-LREF-F001.-Concentrado de ventas de Grupo para el Cálculo de Comisión al
Coordinador General de Refacciones
DC-LREF-F002.-Informe de facturación por Vendedor de Refacciones
DC-LREF-F003.-Concentrado de Ventas para el cálculo de Comisiones de
Refacciones
DC-LREF-F004.-Reporte de Ventas de Refacciones en Servicio
DC-LREF-F005.-Comisiones a Vendedores Integrales por Documentos Pagados
DC-LREF-F006.-Reporte de comisiones al Personal de otros Departamentos
DC-LREF-F007.-Tabla para el pago de comisiones al Personal de la Línea de
Refacciones
DC-LREF-F008.-Mercancía a Vistas
DC-LREF-F009.-Requisición a Vistas a los Técnicos de Taller
DC-LREF-F010.-Solicitud de Partes de Pedido de Emergencia
DC-LREF-F011.-Etiqueta de Pedido de Emergencia
DC-LREF-F012.-Remoción de Partes
DC-LREF-F013.-Requisición de Mercancía para Consumo Interno
DC-LREF-F014.-Registro de Ventas Perdidas
DC-LREF-F015.-Calendario para Programación de Actividades de Comité de
Refacciones
VI.- HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES
VII.- LISTA DE USUARIOS
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I.
INTRODUCCIÓN
Se ha preparado el presente “MANUAL ADMINISTRATIVO PARA LA LINEA REFACCIONES”,
con el propósito de mantener debidamente ordenada y organizada esta línea en todos los aspectos.
Esperamos que sus Integrantes observen y le den el debido cumplimiento a su contenido, con el
único fin de satisfacer a nuestros Clientes brindándoles un SERVICIO DE EXCELENCIA.
Es importante enfatizar que tanto las Políticas, Sistemas, Procedimientos, Flujogramas y Formatos
que integran este Manual, están sujetos a una dinámica de cambios que nos van marcando las
diversas etapas en la vida de los negocios, por lo que agradecemos de antemano a todas aquellas
Personas para que nos hagan llegar sus opiniones y sugerencias tendientes a mejorarlo,
enriquecerlo y mantenerlo actualizado.
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II.- POLITICAS LINEA REFACCIONES
1.-Política para el control del inventario de Refacciones:
1.1 Vigilaremos y controlaremos la mercancía con ética, honestidad, responsabilidad y
profesionalismo.
1.2 Cuidaremos la correcta recepción y entrega de mercancía en todos sus aspectos, siendo
eficientes en su manejo y control.
1.3 Para efectos administrativos y contables, el Sistema de costos que llevaremos en este
inventario será el de costos promedio.
1.4
El sistema de cómputo que utilizaremos para el control de este inventario, será el
sugerido por I.J.D., denominado “EQUIP”.
1.5 La documentación que emite el sistema por las operaciones será entregada
oportunamente a los departamentos interesados, lo que se deberán cumplir y respetar
por todos los Involucrados.
1.6 Mantendremos debidamente ordenada, acomodada e identificada toda la Mercancía.
1.7 Daremos cuenta y razón al Personal autorizado, sobre el estado que guarda la
mercancía de este Inventario (Auditores Internos y Externos, Personal de IJD, Directivos,
Etc.)
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1.8 Practicaremos Inventarios físicos rotativos en forma periódica durante el año, para
cerciorarnos de la existencia física y teórica de la mercancía, aclarando con
responsabilidad, fundamento y justificación, cualquier diferencia que se determine,
siendo obligatorio practicar uno al final de cada Ejercicio Fiscal.
1.9 Respetaremos las presentes políticas, sistemas, procedimientos y flujo gramas
instituidos en este manual, informando al Comité de Dirección sobre cualquier desacato
del mismo.
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2.- Política para el cálculo y pago de comisiones en la línea Refacciones.
2.1 La línea Refacciones se clasifica internamente para este efecto, en 10 secciones sujetas
al pago de comisiones que son las siguientes:
a) Coordinación General de Refacciones
b) Asistente y Auxiliar Administrativo
c) Gerencia de Refacciones
d) Asistente y Controlista de Inventarios
e) Despachador al Publico
f)
Despachador a Taller (Ventanilla)
g) Almacenista “A”
h) Almacenista “B”
i)
Repartidor a Domicilio
j)
Otras Líneas
2.2 La tabla conteniendo los porcentajes para el cálculo y pago de comisiones se presenta
por separado y forma parte integrante de esta política, los porcentajes contenidos en la
misma podrán ser modificados en cualquier momento por el Comité de Dirección.
2.3 Las comisiones serán pagadas en forma quincenal y se tomará en cuenta la facturación
neta, esto quiere decir, restando de las facturas la notas de crédito por devoluciones,
descuentos, bonificaciones, cancelaciones, etc. Todo lo anterior antes de IVA.
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3. Políticas para el control de mercancías a vistas.
3.1 La mercancía a vistas deberá facilitarse únicamente a Clientes reconocidos y que tengan
una buena relación comercial con la Empresa, la documentación de salida, en caso de
Matriz deberá ser autorizada por el Coordinador General y/o Gerente de Refacciones y
Gerente de Crédito y Cobranza, en el caso de Sucursales por el Coordinador Divisional
Administrativo y/o Gerente de Refacciones y Gerente de Cobranza.
3.2 En el caso de los Técnicos que requieran mercancías para reparar o dar servicio en el
campo, se les entrega previa requisición a vistas debidamente autorizadas por los
Gerentes de Refacciones y Servicio, esta mercancía deberá ser reportada tanto lo que
consumió, como el sobrante el mismo día al regresar el Técnico a más tardar el siguiente
día a las 9:00 a.m.
3.3 La mercancía a vistas con Clientes, no deberá permanecer fuera de la Empresa por más
de dos días, posterior a este término se le facturará a dicho Cliente o a quien que la
facilitó.
3.4 Toda mercancía a vistas deberá sujetarse y cumplir con los requisitos y lineamientos
específicos en el procedimiento y control diseñados para tal efecto, mismos que forman
parte de este manual.
3.5 Cualquier desacato a lo instituido en estas políticas, será motivo de sanción a la Persona
que lo infrinja.
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4. Política para el control de mercancía solicitada de emergencia
4.1 La mercancía que sea solicitada por el Cliente y que no se encuentre en existencia por
ser una pieza especial que no tenga movimiento en nuestro kardex y que el Cliente esté
de acuerdo en que se le pida por EMERGENCIA, se deberá solicitar como mínimo el
50% de anticipo del valor de la pieza.
4.2 Referente al punto anterior, solamente se exceptuará de solicitarse anticipo en
los
casos:
a. Socios
b. Clientes Potenciales y seguros de adquirir la pieza.
c. Por autorización verbal o por escrito de algún miembro del Comité de Dirección.
4.3 La mercancía solicitada de emergencia que no sea de movimiento y que hubo error al
fincar el pedido, se le cargará el costo de la devolución que actualmente es del 35% del
precio de compra al Responsable de haber fincado dicho pedido, ya sea de la Línea
Refacciones, de Servicio o de Maquinaria.
4.4 En el caso de mercancía de emergencia
solicitada por los Técnicos de servicio al
Despachador de Taller y se tarde en surtirse, deberán de tener comunicación ambas
partes para que decidan en común acuerdo su cancelación, ya que si no se comunican,
el cargo será al posible Responsable (Técnico o Despachador de Taller).
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4.5 En base a la política de IJD, el término para devolución de piezas que no fueron
aceptados por el Cliente o Técnico por diversos motivos, se deberán regresar en un
plazo de 20 días hábiles a partir de la fecha de recepción, por este motivo se deberá
tener una comunicación estrecha entre Despachador con Cliente y Técnico, ya que al
investigar y detectarles negligencia se procederá a efectuar los cargos por
responsabilidad que corresponda.
4.6 Respetar y dar cumplimiento por los involucrados, al sistema instituido para tal efecto y
que forma parte de este Manual.
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5. Política para el control de reposición de partes por remoción
5.1 Únicamente se podrán remover partes de Maquinaria y Equipo en existencia y en
propiedad, cuando se presentan situaciones críticas que puedan afectar la imagen de la
Empresa y que al no hacerlo se corra el riesgo de perder ventas a futuro.
5.2 La remoción de partes deberá ser autorizada por el Gerente de Maquinaria y en el caso
de Matriz, por el Director Comercial y de Adquisiciones o en su ausencia por cualquier
miembro del Comité de Dirección, en Sucursales por el Coordinador Operativo o en su
ausencia por el Coordinador Divisional Administrativo, en los formatos previamente
establecidos.
5.3 Para el caso de maquinaria en Depósito de IJD, la autorización deberá ser emitida por el
Gerente de Territorio de IJD en el formato previamente establecido.
5.4 Las partes removidas deberán ser restituidas dentro de un plazo que no exceda de 3
días para partes nacionales y de 6 días para partes de importación, esto último en los
casos de no haber existencia en Fábrica.
5.5 Antes de remover la parte, la Línea de Servicio a través de la Persona asignada por el
Gerente de Servicio elabora una Mica-bolsa para la remoción correspondiente, la cual
deberá colocarse en una parte VISIBLE de la Maquina (de preferencia en el volante),
para incluir en ésta el formato DC-LREF-F012.
5.6 Estas políticas deberán ser observadas y respetadas por todos los Involucrados, así
como el sistema instituido para tal efecto ya que forma parte de las mismas.
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6. Política para el control de las requisiciones de consumo interno
6.1 El concepto de Requisiciones de Consumo Interno se deber entender como la mercancía
que sale de este almacén de refacciones para ser consumida por otro departamento y
que implica un cargo a sus Gastos.
6.2 La Línea de Servicio es la única autorizada para llevar el control de estas requisiciones
así como es la apertura de las Ordenes Internas. Toda requisición
para Consumo
interno deberá ser previamente autorizada por los Gerentes de Líneas que las solicitan,
así como por el Coordinador Divisional Administrativo o cualquier miembro del Comité de
Dirección, en su ausencia por el Gerente de Maquinaria.
6.3 La Requisición de Consumo Interno será debidamente llenada por cada Línea,
especificando claramente la mercancía solicitada y mencionando en qué se va a utilizar.
6.4 Una vez autorizada una Requisición NO deberá agregarse ninguna pieza, si esto fuera
necesario deberá elaborarse otra Requisición.
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7. Política para el control de la entrega de mercancía a domicilio
7.1 Las entregas de mercancía a domicilio deberán ser previamente autorizadas por el
Gerente de Refacciones o en su ausencia por la Persona que lo asiste, en el formato
previamente establecido (pedido por teléfono o bien a través de un Vendedor Integral).
7.2 Toda pieza solicitada para entregarse a domicilio deberá ser enviada y entregada por la
Persona asignada (Repartidor) lo más rápido posible o en su defecto avisar al Cliente
cualquier motivo de atraso.
7.3 El o los encargados de surtir la mercancía a domicilio deberán ser entregadas en el
mismo día o más tardar las 9:00 a.m. del siguiente día. Toda la documentación que sirvió
de base para la entrega (Facturas a crédito, pedidos firmados de recibidos, efectivo o
cheques
en
ventas
de
contado,
etc.)
serán
turnados
a
los
departamentos
correspondientes para el seguimiento de la cobranza, cálculo de comisiones, etc.
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8. Política para el control de acomodo de la mercancía en los almacenes
8.1 Toda la mercancía que se recibe, ya sea de los pedidos de IJD (Emergencia y Stock) o
de otros Proveedores, deberá ser acomodada en sus gabinetes y/o casilleros
correspondientes el mismo día de su recepción sin excepción, por la Persona (s)
asignada.
8.2 La mercancía en el almacén de refacciones deberá ser debidamente acomodada en
función de su movimiento y volumen.
8.3 Estas políticas van encaminadas al aprovechamiento óptimo de los espacios en las
bodegas o almacenes de refacciones.
8.4 Se deberá mantener debidamente presentable y bien acomodada en sus gabinetes y/o
casilleros, toda la mercancía del autoservicio y exhibición del mostrador en función de su
temporada.
8.5 Se deberá tener aseados los espacios y mobiliarios de este almacén.
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9. Política para el control de compras de Productos Publicitarios y Juguetería
9.1 Todas las compras de artículos publicitarios y juguetería deberán ser realizadas por el
Coordinador General de Refacciones.
9.2 Los artículos mencionados en el punto anterior son exclusivamente para venta a los
Clientes en general.
9.3 En caso de solicitar un Gerente de otra Línea, este tipo de artículos para obsequio a
Clientes, deberá solicitar la autorización por escrito del Director Comercial y de
Adquisiciones.
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10. Política para el control y seguimiento de Compras a Industrias John Deere y otros
Proveedores
10.1 Todas las compras de refacciones a IJD y otros Proveedores serán realizadas y
autorizadas por el Coordinador General de Refacciones.
10.2 Todos los pedidos de Stock de Refacciones JD, deberán de realizarse en forma diaria y
semanal de acuerdo al pedido sugerido del Sistema EQUIP.
10.3 Todos los pedidos de Stock de Refacciones que no sean JD, deberán realizarse en
forma diaria y semanal dependiendo de su demanda y temporada.
10.4 Todos los Gerentes de Refacciones deberán enviar semanalmente al Coordinador
General de Refacciones el pedido de Stock Sugerido de IJD y otros Proveedores.
10.5 Se deberán registrar y reportar las ventas perdidas por Mostrador y Taller.
10.6 La junta del Comité de Refacciones deberá realizarse mensualmente.
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11. Política para el control y seguimiento de reclamaciones a Industrias John Deere y otros
Proveedores
11.1 Toda mercancía sujeta a reclamarse según los pedidos recibidos de IJD y otros
Proveedores, deberán ser reclamados de inmediato, en base a los lineamientos y
términos que nos tienen establecidos.
11.2 Se deberá estar al pendiente sobre el pago de dichas reclamaciones, basados en los
Estados de cuenta que nos emiten mensualmente, solicitando autorización previa para
su deducción en caso de no estar abonados.
Nota: Para lo anterior y
otros conceptos, el Coordinador General de Ref.,
el Gerente de
Refacciones y sus Asistentes deberán estar al pendiente y al día sobre la Actualización en la
emisión de boletines y circulares por parte de IJD y otros Proveedores.
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III. ORGANIGRAMA Y DESCRIPCION DE PUESTOS
ORGANIGRAMA LINEA REFACCIONES
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ASESORÍA Y SERVICIOS LAMSA, S.A. DE C.V.
DESCRIPCIÓN DE PUESTO A DESARROLLAR EN LA EMPRESA:
LAGUNA AGRÍCOLA MECÁNICA, S.A. DE C.V.
•
Coordinador General Línea Refacciones
•
Gerente de Refacciones
•
Controlista de Inventarios y Aux. Admvo. de Ref.
•
Asistente y Auxiliar Administrativo Coord. Gral. Ref.
•
Despachadores al Público
•
Despachador al Taller
•
Almacenistas
•
Repartidor a domicilio
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IV. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS.
1. Sistema integral “EQUIP” para control del inventario de Refacciones.
Nota: En este sistema se utilizará el manual diseñado por TID-IJD, en el módulo de Repuestos.
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2. Procedimiento y Flujograma para el cálculo y pago de comisiones.
2.1 Procedimiento para el cálculo y pago de comisiones a:
a) Coordinador General de Refacciones
b) Asistente y Auxiliar Administrativo Coord. Gral.
c) Gerente de Refacciones
d) Asistente y Controlista de Inventario
e) Despachador al Publico
f)
Despachador a Taller (Ventanilla)
g) Almacenista “A”
h) Almacenista “B”
i)
j)
Otras Líneas
2.1.1 Forma de cálculo por comisiones al Coordinador General de Refacciones.
a)
Se elabora un concentrado de Ventas de grupo (Formato DC-LREF-F001) sobre las
líneas efectos de comisión para el Coordinador General de Refacciones. De este
concentrado se toma las ventas netas y ésta es la base para el cálculo efecto de
pago de comisiones.
2.1.2 Forma de cálculo por comisiones a: Gerente de Refacciones, Asistente y Auxiliar
Administrativo, Asistente y Controlista de Inventarios, Despachador al Público,
Almacenistas y Repartidor a Domicilio.
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a)
Se obtiene un informe de facturación por vendedor, esto del sistema “EQUIP” de la
opción “Reporte” ( Formato DC-LREF-F002 ) de acuerdo al calendario para el corte
de comisiones (el cual se modifica cada año).
b)
En base al informe anterior se elabora el formato (DC-LREF-F003),,concentrando
todas las ventas de todos los Vendedores y taller para obtener las ventas totales,
esto es la base para el pago de las comisiones.
c)
Para el cálculo al Despachador a Taller (Ventanilla), la Línea de Servicio pasa un
reporte de Ventas de refacciones sobre facturación a Clientes, interna y cargos
directos a Maquinaria, según formato(DC-LREF-F004).
Para obtener la base para el cálculo, se toman en cuenta las ventas en mostrador en
base al Formato (DC-LREF-F002) y se le suman los totales correspondientes de
(DC-LREF-F004), la suma de estos dos son vaciados en el reporte (DC-LREFF003), y ésta es la base para el pago de su comisión.
2.1.3 Forma de calcular comisiones a los Vendedores Integrales.
a) Se obtiene del sistema de Comisiones sobre cobranza de la Línea de Refacciones el
reporte ( Formato DC-LREF-F005) de las facturas pagadas o abonadas en el plazo
de acuerdo al período para efectos de nómina, la suma neta de cada Vendedor es la
base para el formato(DC-LREF-F006).
NOTA: Las comisiones se calculan en base a la tabla (DC-LREF-F007)que se menciona en
las políticas.
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2.2 Flujo-Grama para el cálculo y pago de comisiones.
Inicio
Realizar Cálculo y
concentración de
Comisiones
Obtener reportes para
cálculos
Entregar Reporte a
Depto. de Nóminas y
Prestaciones
Autorización por
Coordinador Gral. Línea,
Ref., Gerente
Refacciones y/o
Coordinador Admvo.
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3. Procedimiento y Flujograma para el control de mercancía a vistas.
3.1 Procedimiento para el control de mercancía a vistas.
3.1.1
Toda mercancía a vistas deberá llenarse el formato DC-LREF-F008 “MERCANCIA A
VISTAS” (en original y dos tantos). El original se queda en la Empresa en el consecutivo,
una copia se entrega al Cliente con las piezas, y la segunda copia se queda en el
consecutivo debidamente firmado de recibido. Este formato deberá ser autorizado
primeramente por el Coordinador General y/o Gerente de Refacciones con el Vo.Bo. en
Matriz por cualquier miembro del Comité de Dirección y el Departamento de Crédito y
Cobranza, y en Sucursales por el Coordinador Divisional Administrativo y Departamento
de Cobranza.
3.1.2
Al cumplirse el plazo mencionado en la política correspondiente se hará lo siguiente:
a).- Si el Cliente regresa la pieza, se le recibe y se le entrega el original (formato).
b).- Si se utilizó la pieza, se procede a Facturar anexando el original del formato.
3.1.3
La mercancía solicitada por el Departamento de Servicio, para llevar el Técnico a una
reparación o servicio en el campo, será solicitada por el Jefe de Taller al Despachador de
Refacciones por ventanilla en el formato “Requisiciones a vistas a los Técnicos del taller”
(DC-LREF-F009) en original y copia. Misma que después de surtida se le dará el
siguiente trámite:
Después de que el Técnico terminó su trabajo, ya sea en campo o en el mismo taller,
éste procede a hacer la devolución de Mercancía no utilizada.
Para el caso de las refacciones utilizadas, se entrega original al Jefe de taller para que
éste elabore la requisición o para el cargo a la orden de reparación y su posterior
facturación.
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Adquisiciones
3.2 Flujograma para el control de mercancías a vistas.
formato
“Mercancías a
Vistas”
Inicio
Se regresa
mercancía no
utilizada y se
factura la utilizada
No
cía del almacén,
salida a Vistas
¿Utilizó toda
la mercancía?
Mercancía del
almacén de dos a
seis días máximo
Si
Se factura toda la
mercancía
Termina
Actualizado por:
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Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
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Director
Director
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Coord. Sistemas
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Administrativo
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4. Procedimiento y Flujograma para el control de partes solicitadas por emergencia.
4.1 Procedimiento para el control de partes solicitadas por emergencia.
4.1.1
Cuando un Cliente solicita una pieza, misma que no se tenga en existencia, se le deberá
informar al Cliente si autoriza a solicitarla por Emergencia, según política.
4.1.2
Si el Cliente autoriza pedirla por emergencia (foliado) se le solicitará el 50% de anticipo
como mínimo y se procede a llenar el formato DC-LREF-F010 “Solicitud de partes pedido
de Emergencia” (foliado en forma consecutiva) elaborado por el Despachador con todos
los datos requeridos en original y copia.
4.1.3
Una vez liquidado el anticipo por el Cliente en caja, el Despachador procede a entregar el
original al Gerente de Refacciones para su autorización y tramitar el pedido, la copia se
conserva en el consecutivo para su control.
4.1.4
Al recibir el pedido diario de emergencia, las Personas asignadas deberán avisar al
Gerente de Refacciones y al Despachador sobre las piezas de emergencia, esto es para
que éste último avise a su Cliente o al Técnico de taller para que pase a recoger dichas
piezas.
4.1.5
Después de lo anterior procede a su acomodo en la sección especial para piezas de
emergencia, anexándole a cada pieza la etiqueta, llenándole todos los datos requeridos
formato (DC-LREF-F011).
4.1.6
Informar de inmediato a la Controlista de inventario para el registro de dichos pedidos
recibidos.
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
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Director
Director
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4.2. Flujograma para el control de partes solicitadas por emergencia.
Inicio
Cliente Solicita
Refacción
Se avisa al Cliente
y pasa a recoger
pieza
Facturar a Cliente
Se da entrada a
almacén
Despachador
busca Refacción
Termina
Pieza tarda
máximo 2 días en
llegar
Si
¿Encontró
pieza?
No realizar
Pedido
No
No
Preguntar si el
Cliente autoriza
solicitar la pieza
Actualizado por:
Llenar solicitud
Pedido de
Emergencia a IJD
¿Autorizó?
Si
Lic.
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Pedir 50% de
anticipo como
mínimo sobre valor
de pieza
SR.
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5. Procedimiento y Flujograma para el control de reposición de partes por remoción.
5.1.Procedimiento para el control de reposición de partes por remoción.
5.1.1
En caso de no tener en existencia alguna pieza, que le sea Urgente a un Cliente potencial
o especial y con la idea de brindar un buen servicio e imagen, se debe solicitar
autorización para su remoción de una máquina nueva o usada, como sigue:
a) Para maquinaria en propiedad y en depósito, se utilizará la forma “Remoción de
Partes”, misma que será autorizada según política, formato DC-LREF-F012.
b) El formato anterior se elabora en tres tantos, distribuyéndose como sigue:
Original: Se entrega al Técnico o a la Persona responsable de hacer la Remoción, y
deberá colocarse en una parte VISIBLE de la máquina (de preferencia en el volante)
para incluir la información de referencia correspondiente.
Primera copia; Será entregada al Controlista de inventario de Maquinaria para su
conocimiento.
Segunda copia; se queda en el Departamento de Refacciones, la cual se inserta en
una pizarra que está a la vista del Personal para su monitoreo y seguimiento.
5.1.2
Al aceptar entregar una pieza de Remoción al Cliente, el importe o valor será ingresado
en caja y abonado como anticipo, mismo que será cruzado vs. la factura cuando sea
recibida la pieza de Fábrica, en caso de ser a crédito se le anexará el vale de la factura y
se enviará a Cartera. La entrega se hará como Mercancía a Vistas y se elaborará el
formato DC-LREF-F008.
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SR.
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Director
Director
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5.1.3
En el caso de las piezas que son para los Clientes de la Línea de Servicio por Maquinaria
en reparación, se hace lo siguiente:
5.1.4
En el caso de las piezas que son para los Clientes de la Línea de Servicio por Maquinaria
en reparación, se hace lo siguiente:
a) Al remover la pieza se elabora el formato DC-LREF-F012, debidamente requisitado y
siguiendo los mismos pasos del punto anterior.
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SR.
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Director
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5.2. Flujograma para el control de reposición de partes por remoción.
Inicio
Solicitud de
remoción de parte
por el Gte. De
Refacc. al depto.
de Maq. A
Servicio.
Elaboración de
Mica-Bolsa e
Incluir en la
misma.
Actualizado por:
Termina
Remoción de
pieza y entrega
al Cliente o
Técnico.
Recepción de la
pieza por
Refacciones y
avisa a Maq. y
Servicio.
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Instalación de
la pieza.
SR.
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6. Procedimiento y Flujograma para el control de requisiciones de consumo interno.
6.1.Procedimiento para el control de requisiciones de consumo interno.
6.1.1
La Línea de Servicio maneja las requisiciones de mercancías a la Línea de Refacciones
(DC-LREF-F013) en dos tantos; el original para su autorización y surtido al Depto. de
Refacciones, la copia para el consecutivo del Depto. que solicita.
6.1.2
Servicio abre una orden de trabajo interna por cada concepto de gastos según
corresponda(al momento de ser solicitado) misma que se cierre al final de cada mes.
6.1.3
El formato estará debidamente requisitado y deberá ser autorizado antes de surtirse por
el Gerente del Dpto. al cual se le va a efectuará el cargo a sus gastos, esto se debe
cumplir sin excepción.
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6.2.- Flujograma para el control de requisiciones de consumo interno
Elaboración de
Requisición
Termina
Abrir Orden Interna
que se llevará
según gasto que
corresponda
conocimiento a
Servicio
Actualizado por:
Surtido de
Mercancía
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7. Procedimiento y Flujograma para el control de la entrega de mercancía a domicilio.
7.1.- Procedimiento para el control de la entrega de mercancía a domicilio.
7.1.1
El Repartidor a domicilio recibe instrucciones del Gerente de Refacciones o de su
Asistente sobre los pedidos de mercancía a entregar.
7.1.2
Organiza diariamente su ruta de entregas, solicitando toda la documentación como
Facturas, pedidos, etc. para que el Cliente reciba de conformidad, firme la factura ó
documentación en caso de crédito o bien efectué el pago en caso de contado.
7.1.3
Al regresar de su ruta, el Repartidor procede a entregar de inmediato toda la
documentación requerida a los Departamentos correspondientes (Cartera, Caja, Asistente
y Controlista de Inventarios, etc.)
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Director
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7.2. Flujograma para el control de la entrega de mercancía a domicilio.
Inicio
Solicitud de
mercancía por
Cliente
Elaborar
documentación
requerida
Entregar
documentación a
departamentos
interesados
Repartidor
organiza ruta
Entrega de
mercancía al
Cliente.
Termina
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Director
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8.- Procedimiento y Flujograma para el control del acomodo de mercancía en los almacenes.
8.1.- Procedimiento para el control del acomodo de mercancía en los almacenes.
8.1.1 El almacén de refacciones está seccionado de la siguiente forma:
a)
Área de autoservicio y exhibición.
b)
Anaqueles/Gabinetes cercanos al mostrador de alto movimiento y poco volumen
para un surtido rápido.
c)
Sección de anaqueles a distancia regular de mostrador para partes de poco
movimiento y poco volumen.
d)
Sección de bodega, para partes de alto movimiento y alto volumen (esto
generalmente cerca de las puertas de carga y descarga.)
8.1.2 En base al diseño anterior los Almacenistas reciben los pedidos de mercancía de los
Proveedores y proceden a lo siguiente:
a)
Retirar listas de empaque (anexo o pegado a las cajas, en algunos casos dentro de
la misma) y avisa a la Controlista de inventarios para su registro inmediato para
entrada al inventario.
b)
Después de lo anterior, abre las cajas y se procede a revisar la mercancía y cotejar
contra la lista de empaque y verificar su contenido y acomodo en su casillero y
localización correspondiente, en caso de no tener ubicación le asigna una nueva.
c)
Reportar de inmediato faltantes al Gerente de Refacciones y Controlista del
inventario para su debida reclamación, así como los sobrantes si es que los hubiera.
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SR.
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Director
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8.1.3
Toda
la
mercancía
deberá
estar
debidamente
acomodada
en
sus
áreas
correspondientes, teniendo especial cuidado los Almacenistas incluyendo a los
Despachadores de mantener libre los accesos para su despacho.
8.1.4
Acomodo y presentación de las mercancías del área de autoservicio y exhibición.
a)
El acomodo de artículos del área de Autoservicio, se hace en base a líneas de
necesidades como son:
- Área eléctrica.
- Área de herramienta manual.
- Área de juguetería.
- Área de jardinería.
- Área de botaderos de manguera y artículos defectuosos.
- Área de exhibición de equipos agrícolas e industriales.
- Área de Calzado.
- Etc.
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8.2. Flujograma para el control del acomodo de mercancía en los almacenes.
.
Inicio
Recibir al
transportista con la
mercancía por los
almacenistas
Checar físicamente
las refacciones
recibidas con la
lista de empaque
Verificar si
descripción en
etiqueta son las
mismas que en la
refacción
Buscar e identificar
las listas de
empaque
Da Registro y
Entrada a Almacén
Verificar el
remitente
Checar si la
dirección de
destino es la
correcta
No
¿Es para Dpto.
de
Refacciones?
Si
Revisar contenido
de guía con
paquetes que
llegan
Canalizar a Dpto.
Correspondiente
Termina
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9.-Procedimiento y Flujograma para el control de las compras de productos publicitarios y
juguetería.
9.1.- Procedimiento para el control de las compras de productos publicitarios y juguetería.
9.1.1
Obtener los catálogos de productos de los Proveedores.
9.1.2
Solicitar autorización por escrito en base a un listado dirigido al Coordinador General de
Refacciones.
9.1.3
Una vez autorizado se procede a fincar el pedido al Proveedor.
9.1.4
Recibida la mercancía se promocionará a los Clientes.
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9.2.- Flujograma para el control de las compras de productos publicitarios y juguetería
Inicio
Recepción de
mercancía y
promoción a los
Clientes
Obtener los
Catálogos de
Proveedores
Actualizado por:
Termina
Fincar Pedido
Solicita pedido
sugerido para su
autorización
Lic.
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10.- Procedimiento y Flujograma para el control y seguimiento de Compras a IJD y otros
Proveedores.
10.1 Procedimiento para el control y seguimiento de Compras a IJD y otros Proveedores.
10.1.1
Se obtiene el pedido sugerido de Stock en base al Manual del sistema EQUIP.
10.1.2
Todos los pedidos de Stock sugeridos de Refacciones JD y otros Proveedores se
enviarán vía correo electrónico al Coordinador General de Refacciones por cada uno
de los Gerentes.
10.1.3
Para el registro de ventas perdidas se utilizara el formato DC-LREF-F014, mismo que
deberá ser llenado diariamente y reportado al Coordinador General de Refacciones
cada semana.
10.1.4
Las juntas del Comité de Refacciones deberán realizarse mensualmente de acuerdo al
Calendario (Formato DCL-LREF-F015) establecido para dichas reuniones.
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10.2.- Flujograma para el control y seguimiento de Compras a IJD y otros Proveedores.
Inicio
Elaboración de
Pedido
SugeridoHacer
del
TerminaIni
cio
Recepción y
entrada al
Almacén y
SistemaMercan
Recepción,
autorización y
envío para su
surtidoLlenar
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11.- Procedimiento y Flujograma para el control y seguimiento de reclamaciones a IJD y
otros Proveedores.
11.1.- Procedimiento para el control y seguimiento de reclamaciones a IJD y otros Proveedores.
11.1.1
Identificar las fuentes de información para obtener y tramitar una reclamación a IJD y
otros Proveedores.
a) Mercancía faltante en el pedido.
b) Mercancía dañada en tránsito.
c) Error en precio.
d) Mercancía defectuosa.
e) Mercancía dañada por mal empaque.
f) Refacciones ordenadas por error.
g) Refacciones equivocadas.
11.1.2
Una vez identificada la fuente por el Almacenista, según sea el caso de acuerdo al
punto anterior, éste le informa al Controlista de inventarios para que proceda a enviar o
elaborar la reclamación en el formato oficial instituido por IJD y otros Proveedores.
11.1.3
En el caso de IJD, éstos se envían por medio del sistema JD POINT, así mismo se
envía la pieza reclamada a la Planta, para checar que la pieza se abonó, se revisa
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también en el sistema JD POINT en su formato correspondiente, mismo que deberá ser
totalmente firmado.
11.1.4
Para la reclamación de Mercancía a otros Proveedores se deberá ajustarse a los
procedimientos instituidos por cada uno de ellos.
Notas:
1.- Se deberá tener en cuenta el plazo para reclamaciones que actualmente deberá realizarse
dentro de un plazo de 20 días hábiles posteriores a la expedición de la factura, respetando los
términos de IJD.
2.-
Efectuados los pasos anteriores se procede a concentrar los formatos de reclamaciones
elaboradas durante la semana y una vez empaquetados y acompañando de las piezas
correspondientes según criterio de IJD, se procede a su envío, esto será los martes y viernes de
cada semana o el siguiente día hábil en su caso.
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11.2.- Flujograma para el control y seguimiento de reclamaciones a IJD y otros Proveedores.
Termina
Inicio
Verifica el abono
correspondiente
por parte del
Proveedor
Identificar motivo
de la reclamación
Envío de formato
de reclamación
y/o piezas según
el caso
Almacenista informa
al controlista para
realizar reclamación
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SR.
C.P.
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Director
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Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
V.- FORMATOS
DC-LREF-F001
Actualizado por:
Lic.
C.P.
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Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
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Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F002
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F003
ASESORIA Y SERVICIOS LAMSA, S.A. DE C.V.
REPORTE DE COMISIONES PAGADAS AL PERSONAL POR SERVICIOS PRESTADOS A "LAGUNA AGRICOLA MECANICA S.A. DE C.V
CONCENTRADO DE VENTAS PARA EL CALCULO DE COMISIONES DE
REFACCIONES
CRESCENCIO
GERARDO
E. ROCHA
VICTOR A.
RUBEN
SUBTOTAL
SALIDAS INTERNAS
REPORTE COMISIONES SERV.
TOTAL
TOTAL NETO
Actualizado por:
-
$
$
-
$
-
-
-
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
-
-
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F004
REPORTE DE VENTAS DE REFACCIONES EN DEPTO. DE SERVICIO
FECHA
FACTURACION A CLIENTES
12/07/2012
$
-
12/08/2012
$
-
12/10/2012
$
-
12/11/2012
$
-
12/13/2012
$
-
12/14/2012
$
-
12/15/2012
$
-
12/17/2012
$
-
12/18/2012
$
-
12/19/2012
$
-
$
TOTALES
FACTURACION INTERNA
-
Total Clientes e Internas
$
-
-
C ARGOS D IRE C TOS A MAQUINARIA:
FECHA
NO.DE REQUISICION
Actualizado por:
IMPORTE
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F005
Cliente
REFACCIONES
01 VENTAS DE CONTADO
FRANCISCO MARTINEZ B.
LUIS MANUEL ARMIJO PEÑA
EDUARDO ANTONIO TRICIO SIERRA
FONTIBRE S.A. DE C.V.
FONTIBRE S.A. DE C.V.
PROPIEDAD LUCHANAS S DE S.S.
AGRICOLA EL EDEN S.P.R. DE R.L. DE C.V.
RAUL PEREZ VELAZQUEZ
JOSE ALFREDO GARCIA LESPRON
AGUSTIN IGNACIO GIL GARCIA
RAFAEL ALFONSO ALVAREZ VALDES
LAS PINTAS DEL NORTE S.A. DE C.V.
OVIDIO GARZA CANTU
EMILIO SUAREZ
INDUSTRIAL AGROPECUARIA DE SAN PEDRO
S.A. DE C.V.
MARCELO FULGENCIO GOMEZ GANEM
TERESITA DE JESUS GOMEZ GANEM
MIGUEL GIL GARCIA
MIGUEL GIL ZAMORANO
MARCELO FULGENCIO GOMEZ GANEM
PEDRO REYES VALDEZ
PEDRO REYES VALDEZ
IGNACIO REYES VALDEZ
MIGUEL GIL GARCIA
RAUL GUTIERREZ SANCHEZ
BETA SANTA MONICA S.P.R. DE R.L. DE C.V.
RAUL GARCIA LESPRON
HECTOR URIBE DE LOS SANTOS
JOSE QUINTANA NUÑEZ
ERNESTO BLANCO DE LA FUENTE
ELISEO CASTAÑEDA PALACIOS
JUAN AGUILAR HERNANDEZ
ERNESTO GRANA VELAZQUEZ
RALMO SPR DE RL
JUAN HERNANDEZ RODRIGUEZ
ALONSO HERNANDEZ RODRIGUEZ
JOSE GPE SANDOVAL DIAZ
SEFERINO CASTRO RAMIREZ
RAFAEL CASTAÑEDA SALAZAR
REFACCIONES
COMISIONES A VENDEDORES DE DOCUMENTOS PAGADOS
PERIODO DEL 07/DICIEMBRE/2012 A 19/DICIEMBRE/2012
Vencimiento Fecha de pago Ddv Documento Importe Doc. % Com Comision Vend. % Com. Com.Gerencia
10/12/2012
10/12/2012
0
24/02/2012
23/07/2012
23/07/2012
21/07/2012
21/07/2012
13/07/2012
13/07/2012
13/07/2012
13/07/2012
13/07/2012
05/03/2010
13/07/2012
11/07/2012
11/07/2012
11/07/2012
09/07/2012
27/06/2012
27/06/2012
27/06/2012
13/08/2012
07/09/2012
17/09/2012
17/09/2012
19/09/2012
19/09/2012
19/09/2012
11/10/2012
12/10/2012
20/10/2012
07/11/2012
08/11/2012
09/11/2012
13/11/2012
14/11/2012
27/11/2012
17/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
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17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
17/12/2012
11/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
13/12/2012
15/12/2012
11/12/2012
18/12/2012
13/12/2012
07/12/2012
17/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
299
147
147
149
149
157
157
157
157
157
1018
157
159
159
159
161
173
173
173
126
95
93
93
91
91
91
69
68
60
36
37
32
35
29
10
0
0
0
0
0
0
18/10/2012
07/12/2012
27/10/2012
08/11/2012
08/11/2012
08/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
20/11/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
10/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
19/12/2012
11/12/2012
11/12/2012
19/12/2012
11/12/2012
11/12/2012
11/12/2012
18/12/2012
02/08/2012
02/08/2012
25/08/2012
25/08/2012
05/10/2012
22/10/2012
15/12/2012
15/12/2012
15/12/2012
15/12/2012
17/12/2012
13/12/2012
135
135
112
112
73
52
19/04/2012
19/12/2012
244
09/11/2012
10/12/2012
31
04/10/2012
29/10/2012
14/12/2012
18/12/2012
13/12/2012
11/12/2012
14/12/2012
18/12/2012
70
43
0
0
26/10/2012
07/12/2012
42
GRAN TOTAL
Actualizado por:
448966
TOTAL
349774
404665
404657
404449
404448
400952
400949
400944
400940
400935
400935
400919
400189
399937
400045
399084
394959
394913
394912
412604
420314
422582
422584
423420
423425
423440
430321
430465
433087
438826
439089
439554
440645
440999
445293
452223
452861
452859
452856
452855
452853
TOTAL
526.52
526.52
14,659.55
1,870.29
2,389.30
1,908.78
18,399.12
1,753.86
941.28
3,085.09
688.67
1,399.13
21,139.06
1,399.13
710.06
1,949.14
6,521.38
30,513.62
789.45
749.8
2,135.48
21,803.42
7,772.00
9,302.04
2,867.41
5,121.07
11,722.96
9,451.13
3,583.94
7,751.70
6,802.61
17,660.72
1,191.11
6,686.17
6,912.57
16,192.44
3,669.70
13,336.31
11,070.83
11,654.49
14,119.02
9,590.96
2,486.18
313,750.97
50
432391
3,775.59
2
65.1
0
0
53
41
41
41
21
21
29
1
1
1
8
435544
439130
439121
439124
442593
442598
442599
448974
448974
448972
448955
TOTAL
408878
408882
416465
416470
428521
433455
TOTAL
368927
TOTAL
439583
TOTAL
428101
436171
450326
452258
TOTAL
435469
TOTAL
TOTAL
8,850.46
10,983.45
18,550.18
8,886.66
8,185.31
7,858.71
8,329.89
10,000.00
20,953.09
1,930.89
3,452.29
111,756.52
6,135.56
847.35
553.58
1,071.33
16,325.16
4,311.91
29,244.89
5,664.73
5,664.73
3,268.64
3,268.64
1,129.52
3,272.94
1,116.80
6,259.78
11,779.04
13,850.42
13,850.42
489,841.73
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
152.59
189.37
319.83
153.22
141.13
135.5
143.62
172.41
361.26
33.29
59.52
1,926.84
0
0
0
0
281.47
74.34
355.81
0
0
65.37
65.37
19.47
56.43
19.26
107.93
203.09
238.8
238.8
5,087.07
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
489,841.73
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
9.08
9.08
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
61.79
133.65
117.29
304.5
20.54
115.28
119.18
279.18
63.27
229.94
190.88
200.94
243.43
165.36
42.87
2,288.08
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
5,087.07
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F006
ASESORIA Y SERVICIOS LAMSA, S.A. DE C.V.
REPORTE DE COMISIONES PAGADAS AL PERSONAL POR SERVICIOS PRESTADOS A "LAGUNA AGRICOLA MECANICA S.A. DE C.V
REPORTE PARA COMISIONES AL PERSONAL DE OTROS DEPARTAMENTOS
REFACCIONES
DEPARTAMENTO DE :
NOMINA DEL :
DEL 01 AL 15 DE DICIEMBRE 2012
FAVOR DE PAGAR COMISION AL PERSONAL DE LOS SIGUIENTES DEPARTAMENTOS:
CODIGO
NOMBRE
1 - 14
VENTA
%
COMISION
2047 BLANCO DE LA FUENTE ERNESTO
$
-
2
$
-
2575 URIBE DE LOS SANTOS HECTOR
$
-
2
$
-
2342 FRANCISCO MARTINEZ B.
$
-
2
$
-
22565 EMILIO SUAREZ BELTRAN
$
-
2
$
-
2170 MIGUEL FACCUSEH MARTINEZ
$
-
2
$
-
2080 RAFAEL CASTAÑEDA
$
-
2
$
-
$
-
2
$
-
22607 JUAN ANTONIO VELAZQUEZ RAMIREZ
TOTAL
ELABORO:
AUTORIZO JEFE DE DEPARTAMENTO
DIANA CRISTAL CORTES REYNOSA
SR. RODOLFO DAVILA DELGADILLO
REVISO SECC. NOMINAS:
Vo. Bo.
SRITA. ELISA J. TORRES MORALES
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F007
TABLA PARA EL PAGO DE COMISIONES
AL PERSONAL DE LA LINEA DE REFACCIONES
%
A)
COMISION AL COORDINADOR GENERAL DE
REFACCIONES
B)
COMISION AL ASISTENTE Y AUXILIAR ADMINISTRATIVO
C)
COMISION AL GERENTE DE REFACCIONES
.08
.06910
1.5
COMISION AL ASISTENTE Y CONTROLISTA DE
INVENTARIOS
.07543
TORREON
DURANGO
FRESNILLO
JEREZ
RIO GRANDE
CALERA
GUADALUPE VICTORIA
NAZAS
VILLA UNION
D)
.276373
.271449
0.41
pendiente
0.89
.461082
0.32950
0.38
E)
COMISION AL DESPACHADOR AL PUBLICO
F)
COMISION AL DESPACHADOR A TALLER (VENTANILLA)
G)
COMISION AL ALMACENISTAS “A” Y "B"
.02000
H)
COMISION AL REPARTIDOR A DOMICILIO
0.5
I)
COMISION A OTRAS LÍNEAS (VENDEDOR INTEGRAL)
2
J)
VENDEDOR INTEGRAL EN SUCURSALES
4
Actualizado por:
1
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
1.45
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F008
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F009
LAGUNA AGRICOLA MECANICA, S.A. DE C.V.
DEPARTAMENTO DE TALLER Y SERVICIO
No.DE ORDEN
REQUISICION A VISTAS A LOS TECNICOS DEL TALLER
MECANICO
REFACCIONES PARA LA ORDEN DE TRABAJO DEL CLIENTE:
FECHA
No.
No.CLIENTE
MAQUINARIA A REPARAR
CANTIDAD
NOMBRE DE LA PIEZA
No. DE LA PIEZA
AUTORIZO
RECIBIO
1. ORIGINAL: SE TURNA A JEFE DE TALLER POR DESPACHADOR A TALLER
PARA QUE LLENE LA REQUISICION CORRESPONDIENTE A FACTURAR
2. COPIA:
PERMANECE CON DESPACHADOR A TALLER PARA ACLARACIONES
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F010
SOLICITUD DE PARTES PEDIDO DE EMERGENCIA
FOLIO:
NOMBRE DEL CLIENTE:
DIRECCION:
TELEFONO:
MAQ. O TRAC._______________________________________
CANTIDAD
NO. PIEZA
PEDIDO No. ________________________
FECHA:
MODELO:_______________ MARCA:______________
REFACC.
EXIST.
DESCRIPCION
SOLICITADO POR:___________________________________________
"TODO PEDIDO DE EMERGENCIA REQUIERE DEL 50% DE ANTICIPO COMO MINIMO"
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F011
Blvd. Periférico Raúl López Sánchez S/N Km. 10.5 Fracc El Roble I C.P 27110
Torreón, Coahuila México
Tel. 01 (871) 747 – 31 – 00
ETIQUETA DE PEDIDO DE EMERGENCIA
Solicitado por:
Para el Cliente:
Numero de Parte:
Fecha de Pedido:
Fecha de Recepcion:
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F012
LAGUNA AGRÍCOLA MECÁNICA, S.A. DE C.V.
REMOCIÓN DE PARTES
FOLIO NO _____________
REQUISICION DE: ______ MAQ. PROP.
DE: ______ MAQ. DEP.
PIEZAS SOLICITADAS AL DEPARTAMENTO DE MAQUINARIA POR EL DEPARTAMENTO _______________ PARA REMOCION DE
MAQUINARIA NUEVA O USADA
FECHA____________________ MAQUINARIA ______________________ SERIE No. ___________________________
VENDIDA AL CLIENTE:_____________________ OTRO MOTIVO ____________________________________________
NOMBRE DE LA PERSONA QUE REMOVIO LA PARTE: ____________________________________________________
NO. DE PIEZA
DESCRIPCION
CANTIDAD
PEDIDO A FÁBRICA NO: ___________________________ FECHA DE ENTREGA_______________________
SOLICITADO POR: ________________________________
RECIBIDO POR: ______________________
_________________________
________________________
_______________________
GERENTE REFACCIONES
GERENTE DE VENTAS
TECNICO QUE REMOVIO
LA PARTE
____________________________
__________________________
CONTROLISTA DE INVENATRIOS
Actualizado por:
GERENCIA GENERAL
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
Vo.Bo.
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F013
DEPARTAMENTO DE TALLER Y SERVICIO
No.DE ORDEN:
REFACCIONES PARA ORDEN DE TRABAJO INTERNA
FECHA:
MECANICO/USUARIO:
CARGO A:
CANTIDAD No. DE LA PIEZA
NOMBRE DE LA PIEZA
AUTORIZO
RECIBIO
1. ORIGINAL: SE TURNA A JEFE DE TALLER POR EL DESPACHADOR A TALLER
PARA QUE LLENE LA REQUISICION CORRESPONDIENTE A FACTURAR
2. COPIA:
Actualizado por:
PERMANECE CON DESPACHADOR A TALLER PARA ACLARACIONES
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F014
SUC…………………………………….
Departamento de Refacciones Agricolas
FECHA:___________________
VENDEDOR:________________________
Bitacora de Ventas Perdidas de Refacciones.
Fecha
Num ero de Parte
Actualizado por:
Descripcion
PZA
$
Cantidad
Costo
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
Causa de la Venta Perdida
Disponibilidad
Precio
Otros
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
DC-LREF-F015
LAGUNA AGRICOLA MECANICA, S.A DE C.V
CALENDARIO PARA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES DE COMITÉ DE
REFACCIONES PARA PROMOCIONES DE TALLER POR EL AÑO ____
FECHA DE
REUNION
MAQUINARIA AUTILIZAR
FECHA PROM. EPOCA DE
TALLER
TRABAJO
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
VI. HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES
REVISIÓN
FECHA
AUTORIZO
DESCRIPCIÓN
PUESTO/FIRMA
11/1990
Diseño del primer Manual Genuino Lamsa
Comité de
Dirección
2
06/2000
Actualización Manual para alinearnos a IJD
Comité de
Dirección
3
10/2005
Actualización por cambio Sistema IJD
Comité de
Dirección
4
09/2011
Actualización por instalación Sistema Integral
EQUIP
5
11/2012
1
Se actualizaron políticas y procedimientos.
Comité de
Dirección
Comité de
Dirección
Se integró al Internet para estar a la vanguardia
en tecnología y comunicación en línea, así
02/2013
6
como
para
contribuir
como
Empresa
Socialmente Responsable (ESR) en el control
Comité de
Dirección
del medio ambiente y economizar suministros.
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones
VII. LISTA DE USUARIOS
•
Director Finanzas y Sistemas
•
Director Comercial y de Adquisiciones
•
Director Administrativo
•
Coordinador General Contabilidad Integral
•
Coordinador de Sistemas
•
Coordinador Divisional Administrativo
•
Coordinador General Auditoria Interna
•
Auditor Interno
•
Coordinador General Línea Refacciones
•
Gerente de Refacciones
•
Controlista de Inventarios y Aux. Admvo. de Ref.
•
Asistente y Auxiliar Administrativo Refacc.
•
Despachador al Público
•
Despachador a Taller
•
Almacenistas Refacciones
•
Actualizado por:
Lic.
C.P.
Sebastián Torres
Jefe de Proyectos
SR.
C.P.
Martha Alvarado S.
Hermilo García
Director de
Director
Director
Coord. Cont. Int
Coord. Sistemas
Coord. Admvo. DL.
Finanzas y Sistemas
Comercial y de
Administrativo
Adquisiciones

manual administrativo linea “refacciones”

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