Manual de capacitación distrital

Transcripción

246-ES—(310)
La edición de 2010 del Manual de Capacitación Distrital (246-ES) ha sido
diseñada para el uso del Comité Distrital de Capacitación a cargo de los
seminarios de instrucción durante los años rotarios 2010-2011, 2011-2012
y 2012-2013. Esta publicación se basa en la información y disposiciones
contenidas en los Estatutos prescritos a los clubes rotarios, el Reglamento
que se recomienda a los clubes rotarios, los Estatutos de Rotary International,
el Reglamento de Rotary International, el Rotary Code of Policies y el Rotary
Foundation Code of Policies. Se ruega consultar dichos documentos para
obtener la normativa vigente establecida por RI. Todo cambio efectuado a los
mencionados documentos por el Consejo de Legislación, la Directiva de RI
o el Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria invalida la normativa
estipulada en esta publicación.
Índice de materias
Introducción
1
1 Funciones y responsabilidades
3
Instructores distritales
Comité Distrital de Capacitación
Eventos de capacitación de Rotary
Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo
Recursos
Calendario de planificación
2 Guía para la sesión de capacitación del instructor
Programa
Esbozo de las sesiones
3
4
5
6
8
12
19
20
21
Introducción
En vista de la rotación anual de los cargos de liderazgo a nivel de club y
distrito, es vital para el futuro de la organización que tales líderes estén
debidamente preparados para el año en que ejercerán sus respectivas funciones. En calidad de integrante del Comité Distrital de Capacitación, es su
responsabilidad garantizar que los dirigentes de los clubes y distritos adquieran las destrezas y los conocimientos necesarios para el desempeño de
sus funciones y de mantener actualizados a los rotarios sobre los programas
y las actividades de RI. El Manual de capacitación distrital (246-ES) le será
de utilidad en el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades.
La preparación de líderes capaces de establecer y mantener clubes eficaces
es un aspecto fundamental de todo programa de capacitación de Rotary.
Por disposición de la Junta Directiva de RI, se consideran clubes eficaces
aquellos capaces de:
t Mantener o aumentar el cuadro social.
t Implementar con éxito proyectos que aborden problemas de la propia
comunidad y de comunidades de otros países.
t Apoyar a La Fundación Rotaria mediante la participación en los programas y las aportaciones económicas.
t Formar dirigentes para que presten servicio a Rotary más allá del ámbito
del club.
El Manual de capacitación distrital lo ayudará a planificar y llevar a cabo
reuniones de capacitación para impulsar la eficacia de los clubes. En el
capítulo 1 se explican las responsabilidades del instructor distrital y del
Comité Distrital de Capacitación, el ciclo de capacitación del liderazgo y
los recursos de RI disponibles. El capítulo 2 presenta un modelo de la sesión de capacitación del instructor, que usted puede utilizar y adaptar a las
necesidades de los dirigentes de su distrito.
MANUAL DE CAPACITACIÓN DISTRITAL
1
En www.rotary.org
(pulsar en Cuadro social
Para los instructores)
Capacitación
encontrará información complementaria en materia de
formación. Si desea obtener una copia impresa de la
información, contacte con el personal de la División de
Formación y Capacitación de Líderes.
¿Desea enviar sus comentarios?
Remita toda consulta o comentario respecto al presente manual a:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: + 1 847 866 3000
Fax: + 1 847 866 9446
2
1
Funciones y responsabilidades
El Comité Distrital de Capacitación y el instructor distrital, quien preside el
comité, son los encargados de impartir formación en el ámbito del distrito.
Instructores distritales
El instructor distrital es responsable de brindar apoyo al gobernador y al
gobernador electo en la capacitación de los dirigentes distritales y de club,
así como mantener actualizados a los demás rotarios del distrito.
Responsabilidades
Entre las responsabilidades del instructor distrital se cuentan las siguientes:
t Presidir el Comité Distrital de Capacitación y designar a las personas a
cargo de las reuniones y sesiones de capacitación, según sea necesario.
t Colaborar con el gobernador de distrito y el gobernador electo a fin de:
− Implementar el programa desarrollado por el gobernador o el gobernador electo.
− Colaborar en la búsqueda y selección de dirigentes de los seminarios
de capacitación.
− Determinar los métodos específicos del distrito, a efectos de transmitir
los conceptos clave, efectuar los arreglos logísticos necesarios o conducir las sesiones.
− Determinar el papel que desempeñará el instructor distrital en cada
reunión de capacitación.
t Colaborar con el Comité Distrital de Capacitación a efectos de:
− Gestionar las actividades de capacitación en el distrito.
− Comunicarse con otros comités distritales a cargo de la capacitación.
− Consultar con los funcionarios designados por RI y La Fundación
Rotaria, entre ellos: dirigentes de capacitación de RI, coordinadores regionales de La Fundación Rotaria (CRLFR) y coordinadores de
Rotary.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
3
Requisitos
Se recomienda que el instructor distrital cumpla estos requisitos básicos:
t Ser socio activo de un club del distrito durante un mínimo de tres años y
estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones.
t Ser ex gobernador de distrito, ex asistente del gobernador experimentado
o ex presidente de un comité distrital.
t Trabajar bajo la dirección del convocador de la respectiva reunión
(el gobernador o el gobernador electo).
t Tener disposición y capacidad para aceptar las responsabilidades del
cargo, según lo dispuesto por cada distrito.
t Ejercer en un campo relacionado con la enseñanza o capacitación.
Comité Distrital de Capacitación
La función del comité es brindar apoyo al gobernador y al gobernador electo en la capacitación de los dirigentes distritales y de los clubes, además de
supervisar el plan general de capacitación del distrito. En calidad de presidente del Comité de Capacitación, el instructor distrital designa a las personas responsables de las reuniones de capacitación, según sea necesario.
Responsabilidades
El comité, bajo la dirección del convocador de la reunión, se encarga de:
t Dirigir la evaluación de las necesidades de capacitación y analizar los
resultados.
t Coordinar los arreglos logísticos.
t Administrar el presupuesto de la reunión.
t Seleccionar y preparar a los dirigentes de capacitación.
t Preparar y distribuir los materiales.
t Gestionar el proceso de inscripción.
t Analizar las evaluaciones de las reuniones.
t Ayudar a los instructores de los clubes en la planificación y promoción
de las reuniones de capacitación.
Requisitos
Los integrantes del comité deberán cumplir los siguientes requisitos básicos:
t Poseer experiencia en los campos de la educación o capacitación, o en
calidad de moderador.
t Ser socio activo de un club del distrito, al día en el cumplimiento de sus
obligaciones.
Organización
El Comité Distrital de Capacitación se organizará de acuerdo a las necesidades del distrito. El comité en pleno bien podría trabajar en todas las
reuniones, asignándosele a cada integrante una tarea específica (selección
del local o preparación del material, por ejemplo), o se podría designar a
4
un miembro del comité como responsable de una reunión en particular (un
integrante podría encargarse del PETS y otro del Seminario de Capacitación
para el Liderazgo Distrital, por ejemplo). Independientemente de la modalidad que se utilice, se deberá incluir a un representante o persona de
enlace de los comités distritales que generalmente organizan una reunión
de capacitación, tales como el Comité Distrital de La Fundación Rotaria o el
Comité Distrital de Desarrollo del Cuadro Social.
Eventos de capacitación de Rotary
En www.rotary.org (Cuadro social J Eventos) figura la relación de las
reuniones de capacitación que se recomiendan para los dirigentes distritales y de club, incluidos el objetivo, programas, temas y materiales
de cada sesión.
El gobernador de distrito electo es el convocador de los siguientes programas
de capacitación.
Evento
Seminario de
Capacitación del Equipo
Distrital
Seminario de
Capacitación para
Presidentes Electos de
Club (PETS)*
Asamblea de Distrito
Participantes
Asistentes del gobernador e integrantes de comités distritales
Presidentes electos
Presidentes, secretarios, tesoreros y presidentes
de comités de los clubes
Seminario Distrital para Presidentes de club, integrantes de los Comités
el Desarrollo del Cuadro de Desarrollo del Cuadro Social de los clubes y
Social
rotarios interesados
* Si se celebra un PETS multidistrital, el gobernador electo selecciona a un representante del distrito (generalmente el instructor distrital o, en algunas ocasiones, otro
miembro del Comité Distrital de Capacitación), quien tendrá a cargo el desarrollo y la
conducción de las sesiones de capacitación y aportará ideas para efectuar los arreglos
logísticos, el programa y los materiales del seminario.
5
El gobernador de distrito es el convocador de los siguientes programas
de capacitación.
Evento
Seminario de
Capacitación para el
Liderazgo Distrital
Programa de desarrollo
del liderazgo, de ser
apropiado
Seminario Distrital de
La Fundación Rotaria
Reunión de
Capacitación del
Liderazgo Distrital de
Rotaract
Participantes
Rotarios interesados en desempeñarse como
funcionarios distritales
Todo rotario con interés en el liderazgo
Presidentes de club, Comités de La Fundación
Rotaria de los clubes y rotarios interesados
Presidentes y funcionarios entrantes de clubes
Rotaract, representantes distritales de Rotaract
entrantes, asistentes del gobernador, Comités de
Rotaract de los clubes rotarios patrocinadores y
asesores de clubes Rotaract
Otras reuniones de
capacitación que se
consideren adecuadas
en el distrito
Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo
Dado que los dirigentes de los clubes y distritos cambian anualmente, la capacitación es un aspecto fundamental para garantizar la continuidad. El ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo en Rotary International
y La Fundación Rotaria consta de una serie de reuniones de capacitación
consecutivas en el distrito. Puesto que el ciclo de capacitación ofrece un
formato flexible, las sesiones pueden adaptarse a las necesidades de los distritos y participantes. Al modificar el ciclo de capacitación, tenga presente
las siguientes alternativas:
t Realizar la reunión en un día de semana.
t Combinar varias reuniones si los participantes deben recorrer largas
distancias.
t Celebrar reuniones simultáneas de manera que los participantes puedan
viajar juntos.
t Realizar reuniones virtuales.
Como se aprecia en el diagrama que aparece a continuación, cada programa
de capacitación para los funcionarios entrantes se basa en la sesión anterior, a fin de garantizar que todos los dirigentes de los clubes y el distrito
compartan la misma visión al comenzar el nuevo año rotario. Las oportunidades de formación permanente, incluidos el Seminario de Capacitación
para el Liderazgo Distrital y el Seminario Distrital de La Fundación Rotaria,
aseguran que los dirigentes de los clubes y el distrito cuenten con información actualizada sobre Rotary y la Fundación, y adquieran las destrezas
necesarias de liderazgo.
6
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Reuniones de capacitación para funcionarios entrantes
SEMINARIO DISTRITAL DE
DESARROLLO DEL CUADRO SOCIAL
Los dirigentes de club determinan las metas
del cuadro social para el año.
ASAMBLEA DE DISTRITO Los presidentes electos
trazan planes con el equipo de liderazgo del club.
SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA PRESIDENTES ELECTOS (PETS)
Los gobernadores electos capacitan a los presidentes de club entrantes.
SEMINARIO DE CAPACITACIÓN DEL EQUIPO DISTRITAL
Los gobernadores electos formulan planes con el equipo de liderazgo distrital.
ASAMBLEA INTERNACIONAL
Los gobernadores electos intercambian ideas con los GDE de todo el mundo.
SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA GOBERNADORES ELECTOS (GETS)
Los gobernadores electos trazan planes para su año con otros GDE de su zona.
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Oportunidades de formación permanente
INSTITUTOS ROTARIOS Y SEMINARIOS REGIONALES DE LFR
Ex funcionarios, funcionarios en ejercicio y entrantes de RI
SEMINARIO DISTRITAL DE LA FUNDACIÓN ROTARIA
Comités distritales y de club de LFR
PROGRAMA DE DESARROLLO DEL LIDERAZGO
Dirigentes de club potenciales
SEMINARIO DE CAPACITACIÓN PARA EL LIDERAZGO DISTRITAL
Dirigentes de club con experiencia (celebrado junto con la Conferencia de Distrito)
7
Recursos
Los integrantes del Comité Distrital de Capacitación deberán poseer conocimientos generales de los recursos y materiales de RI disponibles para
capacitar e informar a los rotarios sobre la historia, los objetivos, las normas
y la estructura de la organización.
La mayoría de las publicaciones de RI se actualizan cada tres años; por lo
tanto, no es de sorprenderse que en algunas publicaciones figure a veces
información desactualizada. En estos casos, recomendamos revisar y actualizar los datos según sea necesario. En el código impreso en la portada o la
contraportada de la publicación se indica la fecha de la última revisión. Por
ejemplo, el código de este manual es 246-ES–(310), lo cual significa que es
la publicación número 246, el idioma es español (ES), y la última revisión
fue en marzo de 2010.
NUEVO Indica una publicación
nueva o actualizada
Disponibilidad en el sitio web: (W) = material
que también está disponible para su descarga.
Sólo en la web = material que sólo puede
obtenerse descargándolo de la web
NUEVO
Preparado para ayudar al Comité de Capacitación Distrital a organizar y dirigir sesiones
distritales de capacitación. Contiene información sobre las reuniones distritales de RI y la
Fundación, planificación de los programas y logística, y preparación de los dirigentes de
capacitación. 2010. EN,ES,FR,JA,KO,PT. (W) 246-ES, US$3
Año de publicación
o actualización
Disponibilidad en
otros idiomas
Número de
publicación
Precio: Todos los precios figuran
en dólares estadounidenses e
incluyen franqueo y envío
Tanto en el Directorio Oficial como en www.rotary.org encontrará los datos
de contacto del personal de la Secretaría y de los funcionarios de RI y la
Fundación, así como la relación de las personas nombradas a diversos cargos.
Podrá descargar publicaciones de www.rotary.org/downloadlibrary, u obtenerlas en línea en shop.rotary.org, por correo electrónico ([email protected]),
o la oficina de RI correspondiente a su región.
8
Los recursos que figuran a continuación le serán de suma utilidad en el
cumplimiento de sus responsabilidades:
Rotary.org
En el sitio web de RI (www.rotary.org) encontrará un caudal de información acerca de Rotary así como servicios especiales. Entérese sobre la
historia, la filosofía, los programas y la estructura administrativa de Rotary
International y La Fundación Rotaria. También podrá descargar toda una
variedad de formularios, solicitudes y publicaciones. Ya se trate de material
mediático, libros o folletos, con solo pulsar el ratón tendrá acceso a información de último momento.
t $BQBDJUBDJØOJ1BSBMPTJOTUSVDUPSFT — En esta sección encontrará
información sobre cómo organizar un evento de capacitación distrital o
cómo impartir instrucción, además de otros temas como:
− Planificación de reuniones de capacitación (determinar las necesidades de capacitación, arreglos logísticos y evaluación de la reunión)
− Capacitación de los rotarios (técnicas didácticas para la formación de
adultos, sugerencias para facilitar el aprendizaje y actividades interactivas)
− Capacitación del instructor (formación de los dirigentes de capacitación, versión electrónica del modelo de la Guía para la sesión de
capacitación del instructor)
− Seminarios web (mejores prácticas, instrucciones y lista de control
para la realización de una conferencia web)
− Instructor del club (funciones y responsabilidades, cómo incorporar el
cargo dentro de la estructura del club rotario)
− Rotary Training Talk (boletín electrónico mensual con últimas noticias
acerca del área de capacitación, incluida información sobre las remesas de material de RI, decisiones adoptadas por la Directiva en materia
9
de formación de líderes y sugerencias de capacitación; suscripción
gratuita, en español y otros idiomas)
− Base de datos de las mejores prácticas de capacitación (reseña de actividades de capacitación llevadas a cabo con éxito por clubes y distritos rotarios; sólo en inglés)
t $FOUSPEFBQSFOEJ[BKFFOMÓOFBEF3PUBSZ $VBESPTPDJBMJ
$BQBDJUBDJØOJ1BSBUPEPTMPTSPUBSJPT
— Capacitación autodidacta en
línea para los socios de clubes rotarios. Se pueden descargar o consultar en línea módulos, videos y mejores prácticas para los socios nuevos
y funcionarios de club. Tal metodología no tiene como fin sustituir las
reuniones distritales de capacitación, sino más bien, los módulos deben
usarse como formación complementaria.
t *OGPSNBDJØOCÈTJDBTPCSF3PUBSZFOMÓOFB$VBESPTPDJBMJ4PDJPT
OVFWPTJ*OGPSNBDJØOCÈTJDBTPCSF3PUBSZ
— Introducción en línea
a Rotary International. Incluye videos de corta duración ideales para
nuevos socios y rotarios experimentados, además de ser un excelente
recurso para la captación de socios.
t 3PUBSZ*NBHFT/PUJDJBTJ.VMUJNFEJB
— Fototeca de RI con función
de búsqueda que contiene miles de fotografías descargables de proyectos,
programas, y rotarios de todo el mundo, ideal para usarlas en presentaciones, páginas web y publicaciones. (Disponible únicamente en la
versión en inglés del sitio web de RI.)
Recursos humanos
t Coordinadores regionales de La Fundación Rotaria (CRFR y asistentes de
los CRFR) — Grupo de rotarios que asiste a los clubes y distritos en todos
los aspectos relacionados con La Fundación Rotaria.
t Coordinadores de Rotary — Rotarios nombrados para servir como principal fuente de información sobre los programas de RI, cuadro social y el
funcionamiento de clubes eficaces.
t Dirigentes de capacitación de RI — Líderes rotarios de todo el mundo,
quienes reciben entrenamiento en técnicas de moderación de sesiones,
encargados de dirigir los grupos de discusión para los gobernadores electos durante la Asamblea Internacional.
t Personal de la División de Formación y Capacitación de Líderes de RI —
Asiste a los clubes y distritos en la implementación de sus iniciativas de
formación.
Recursos de uso general
t Directorio Oficial (007-EN) — Contiene los datos de los funcionarios de
RI y la Fundación, comités, grupos de acción y personal de la Secretaría
de RI; la lista mundial de todos los distritos y gobernadores; la lista de
los clubes de cada distrito en orden alfabético y datos de contacto.
Se publica anualmente.
t Manual de Procedimiento (035-ES) — Contiene la normas y procedimientos, además de los documentos estatutarios de RI, establecidos por
acuerdos legislativos y decisiones de la Directiva de RI y el Consejo de
10
Fiduciarios de La Fundación Rotaria. Se publica cada tres años, después
de reunirse el Consejo de Legislación.
t Catálogo de RI (019-ES) — Lista de publicaciones, programas audiovisuales, formularios y otros materiales de RI. Disponible en ejemplar
impreso o en línea. Se actualiza anualmente.
Cuadro social
t Guía para el desarrollo del cuadro social (417-ES) — Describe los procedimientos básicos para formular un plan de acción que promueva el
desarrollo del cuadro y contiene, además, sugerencias para la implementación de estrategias eficaces para captar y mantener socios.
t Orientación de socios nuevos (414-ES) — Recurso para rotarios a nivel
de club responsables de los programas de información para socios nuevos y en perspectiva.
Proyectos de servicio
t Comunidades en acción (605-ES) — Guía con instrucciones detalladas
para la planificación, realización y evaluación de un proyecto de
servicio.
t Manual de Interact (654-ES) — Guía completa para la organización y
administración de clubes Interact, tanto para los rotarios de los clubes
patrocinadores como para los dirigentes de los clubes Interact.
t Manual de Rotaract (562-ES) — Guía para la organización y administración de clubes Rotaract y la implementación de proyectos de servicio y
de desarrollo profesional.
t Manual para los Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad
(770-ES) — Explica los pasos básicos para la organización de los grupos
y la selección de posibles líderes futuros; incluye además estudios de
casos prácticos e ideas para proyectos.
t Guía para los Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (694-ES) —
Guía para la organización de seminarios de RYLA, cuyo objetivo es desarrollar aptitudes de liderazgo en la gente joven.
t Manual del programa de Voluntarios de Rotary (263-ES) — Publicación
que ofrece información sobre oportunidades de voluntariado en la comunidad local e internacional, así como directrices para coordinadores de
proyectos rotarios y presidentes de comités distritales y de club.
t Servicio en la Comunidad Mundial: Guía para la acción (742-ES) — Este
manual contiene información sobre el SCM y brinda una visión general
de proyectos de donaciones en especie y del programa de Voluntarios
de Rotary, así como de los programas de subvenciones que otorga
La Fundación Rotaria que podrían utilizarse para financiar proyectos
de SCM.
t Manual del Intercambio de Jóvenes (746-ES) — Información completa
para los rotarios interesados en organizar un programa de Intercambio de
Jóvenes en sus distritos.
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La Fundación Rotaria
t Manual de instrucción para el Seminario Distrital de La Fundación
Rotaria (438-ES) — Material de consulta para organizar y dirigir tales
seminarios.
t La Fundación Rotaria — Tarjeta informativa (159-ES) — Folleto de
bolsillo con las más recientes estadísticas, programas y contribuciones
recibidas por la Fundación.
t La Fundación Rotaria de RI – Guía de consulta rápida (219-ES) —
Ofrece una reseña general de los programas y servicios prestados por
La Fundación Rotaria.
Relaciones públicas
t Relaciones públicas eficaces: Guía para los clubes rotarios (257-ES) —
Ofrece sugerencias y recursos básicos para ayudar a los rotarios a promocionar las actividades del club.
t Guía para situaciones de crisis (515-ES) — Orienta a clubes y distritos
rotarios a manejar eficazmente situaciones inesperadas y cómo responder
a la prensa ante tales circunstancias.
Recursos distritales
Los materiales de RI se diseñan para cubrir las necesidades generales de
todos los rotarios del mundo. Tales materiales pueden complementarse con
información específica de su distrito o región como:
t Estructura del distrito
t Directorio distrital
t Sitio web del distrito
t Ejemplos de proyectos y actividades llevados a cabo con éxito
t Ejemplos de iniciativas eficaces para fomentar el aumento del número de
socios
t Calendario de planificación de los eventos distritales más importantes
t Ejemplos de estrategias para mejorar la organización del club o distrito
Calendario de planificación
En el siguiente calendario se describen las tareas necesarias para la planificación de una reunión de capacitación. El cronograma enumera los
pasos que deben tomarse en los meses especificados antes de la reunión de
capacitación. En los espacios provistos en las dos columnas de la derecha
deberá incluirse el nombre de la persona responsable de cada tarea y la
fecha de conclusión. En www.rotary.org (Cuadro social J Capacitación J
Para los instructores) encontrará más información sobre el particular y un
archivo electrónico del calendario.
12
Seminario de capacitación
Año rotario
De 12 a 6 MESES antes de la FECHA DE LA REUNIÓN
Tarea
Seleccionar la(s) fecha(s) y el local de la reunión en
colaboración con el convocador.
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
SEIS MESES antes de la FECHA DE LA REUNIÓN
Tarea
Determinar las necesidades de capacitación. Planificar
la evaluación de las necesidades.
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
Distribuir el Cuestionario para la evaluación de las
necesidades de capacitación (disponible en www.rotary
.org) entre ex participantes y posibles participantes.
Examinar evaluaciones anteriores o recopilar comentarios de ex participantes sobre reuniones previas de
capacitación, ya sea por teléfono o personalmente.
Considerar el programa de las sesiones de capacitación.
¿Qué temas son esenciales para las sesiones?
¿Qué temas deberían añadirse o combinarse?
Empezar la búsqueda de instructores preparados.
Determinar a cuánto ascienden los ingresos y gastos de
la reunión, en base a presupuestos de seminarios similares realizados anteriormente.
Analizar el cuestionario y las entrevistas para la evaluación de las necesidades de capacitación.
13
Elaborar un programa de promoción.
Promover la reunión a través de boletines mensuales,
sitios web distritales y correspondencia masiva.
TRES MESES antes de la FECHA DE LA REUNIÓN
Tarea
Concretar el programa de la reunión.
Decidir la disposición de las salas para cada sesión,
según el programa (consulte la sección “Planificación
de una reunión de capacitación” en www.rotary.org).
Finalizar el presupuesto (consultar la Hoja de
trabajo para la preparación del presupuesto en
www.rotary.org).
Cerciorarse de contar con el espacio adecuado, según el
método de capacitación elegido.
Suministrar al local los detalles de la sesión: fecha,
nombre de la sala, hora de comienzo y finalización
de las reuniones, y los servicios que proporcionará
el local, tales como disposición de las salas, equipo
audiovisual, computadoras, comidas, decoraciones y
señalización. Cerciorarse de que se cuente con servicio
de conserjería antes y después de cada sesión.
Disponer los arreglos para el servicio de comidas.
Seleccionar a los dirigentes de capacitación.
Entregarles, una vez que hayan aceptado el cargo, la
Hoja de trabajo para la preparación del dirigente de
capacitación, disponible en www.rotary.org.
14
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
Impartir la debida formación a los dirigentes de capacitación (consulte la Guía para la sesión de capacitación
del instructor incluida en este manual y disponible en
www.rotary.org).
CINCO SEMANAS antes de la FECHA DE LA REUNIÓN
Tarea
Determinar qué materiales impresos se necesitarán
para la reunión (papel con membrete, sobres, distintivos, tarjetones para mesas, programas, formularios de
inscripción, vales para las comidas, hojas de trabajo,
material publicitario, evaluaciones y letreros) y programar cómo y cuándo los distribuirá.
Nombrar un jefe de redacción que se encargue de examinar todos los materiales antes de imprimirlos.
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
Programar la producción de los materiales para la
reunión.
Determinar qué otros artículos de oficina se necesitarán
en sede (blocs, bolígrafos, rotafolios, marcadores,
borradores).
Disponer de los arreglos para el equipo necesario (micrófonos, parlantes, proyectores LCD, pantallas, computadoras, televisores/DVD, atriles, servicio de agua,
etc.) con el local contratado o los proveedores del caso.
Contactar con los clubes que no se hayan inscrito.
Contratar a los intérpretes, si es necesario.
15
DOS SEMANAS antes de la FECHA DE LA REUNIÓN
Tarea
Terminar la lista de participantes.
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
Imprimir los tarjetones para mesa y distintivos o
gafetes.
Enviar un recordatorio a todos los participantes por
correo electrónico.
Verificar que los materiales de inscripción contengan
las hojas informativas y vales necesarios.
UN DÍA antes de la REUNIÓN
Fecha:
Tarea
Asignada a
Examinar el local de la reunión. Disponer los asientos para los invitados importantes y funcionarios de
Rotary, según el orden de precedencia prescrito en el
Rotary Code of Policies.*
Reunirse con los dirigentes de capacitación para aclarar
dudas de último momento. Suministrar a los dirigentes
de capacitación la lista de control para la sala de
capacitación incluida en la Hoja de trabajo para la
preparación del dirigente de capacitación, disponible
en www.rotary.org.
Guardar los archivos pertinentes en una computadora
portátil, CD-ROM o un disco de memoria flash.
Plazo hasta
* El apartado 26.090. del Rotary Code of Policies establece el protocolo respecto al orden en que se ha de presentar a
los dignatarios indicados a continuación y la asignación de los asientos correspondientes a estas autoridades rotarias
en toda reunión y acto oficial de Rotary: funcionarios de Rotary International y La Fundación Rotaria, ex funcionarios
y futuros funcionarios de RI y LFR, integrantes de comités, y sus respectivos cónyuges.
16
DURANTE LA REUNIÓN
Tarea
Examinar el local de la reunión.
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
Fecha:
Asignada a
Plazo hasta
Conversar con los participantes para constatar que todo
marche satisfactoriamente.
Utilizar un programa/lista de control detallada al minuto para la conducción de la reunión.
Distribuir los formularios de evaluación.
Hasta DOS SEMANAS después de la
FECHA DE LA REUNIÓN
Tarea
Reunirse con los miembros del comité para que rindan
sus informes y analizar los resultados de la reunión.
Reunirse con todos los dirigentes de capacitación para
que rindan sus informes.
Examinar las evaluaciones y analizar los resultados.
Intercambiar ideas con los dirigentes distritales a fin de
hacer las mejoras necesarias para reuniones futuras.
17
2
Guía para la sesión de capacitación
del instructor
El presente modelo tiene como objetivo facilitar la preparación y adaptación de la guía para las sesiones de capacitación de los instructores. Incluye
un programa y los esbozos de las sesiones. Podrá encontrar información
complementaria en www.rotary.org. Las sesiones que siguen a continuación
incluyen los respectivos recursos disponibles en línea. A fin de aprovechar
al máximo las sesiones de capacitación, recomiende anticipadamente a los
participantes que repasen dichas páginas antes de asistir a la reunión.
En www.rotary.org (Cuadro social J Capacitación J Para los instructores
J Capacitación del instructor) encontrará la versión en Word de la guía
de la sesión y las diapositivas correspondientes. Utilice las preguntas y
las actividades sugeridas que mejor se ajusten a las necesidades de los
participantes.
GUÍA PARA LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN DEL INSTRUCTOR
19
Programa
Este programa es para una reunión de capacitación de un día de duración,
la cual puede celebrarse los demás cursos de formación del año. Si piensa
llevar a cabo en el distrito una sesión de capacitación el instructor para
cada una de las reuniones distintas, modifique el programa de manera
acorde.
Desde
20
Hasta
Duración
60 min.
Capacitación del instructor
Comida e inscripción (optativo)
30 min.
4FTJØOQMFOBSJBEFBQFSUVSB
Palabras del instructor distrital
30 min.
4FTJØO
Ciclo de capacitación para el desarrollo
del liderazgo
15 min.
Descanso
60 min.
4FTJØO
La capacitación de los rotarios
60 min.
Comida
60 min.
4FTJØO
Capacitación con moderador
45 min.
4FTJØO
Comunicación no verbal
15 min.
Descanso
60 min.
4FTJØO
Manejo del tiempo
45 min.
4FTJØO
Métodos de capacitación interactivos
30 min.
4FTJØOQMFOBSJBEFDMBVTVSB
Palabras del instructor distrital y
evaluación
Sesión plenaria de apertura
El Comité Distrital de Capacitación debe aprovechar la sesión plenaria de
apertura como una oportunidad para marcar la tónica del seminario para
informar, motivar e inspirar a los participantes.
Pautas para la sesión
t Explicar cómo la sesión preparará a los dirigentes de capacitación para
impartir formación a los rotarios.
t Repasar el programa, incluido el horario de los descansos y las comidas.
t Explicar los aspectos logísticos para los grupos de discusión.
Sesión 1: Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo
Se conoce como Ciclo de capacitación para el desarrollo de liderazgo al
programa anual de sesiones de formación que recomienda Rotary con el
objeto de preparar a los rotarios que asumirán nuevos cargos de liderazgo
y mantener a los socios actualizados. Se ha establecido para cada reunión
temas específicos, así como materiales y recursos para el convocador y los
participantes.
Al finalizar la sesión, los participantes:
t Estarán familiarizados con el Ciclo de capacitación para el desarrollo del
liderazgo
t Sabrán cuáles son las reuniones de capacitación que se celebran en el
distrito
t Entenderán cabalmente la función que cumplirán como dirigentes de
capacitación
Recursos en línea
En www.rotary.org (Cuadro social J Eventos) encontrará información
detallada sobre el Ciclo de capacitación para el desarrollo del liderazgo, los
eventos de formación que recomienda Rotary, los convocadores y participantes de cada reunión y los recursos y materiales pertinentes.
t Proporcionar un cuadro panorámico del ciclo de capacitación para el
desarrollo del liderazgo de Rotary.
t Explicar cómo cada reunión del ciclo de capacitación se basa en la
anterior.
t Mencionar los programas de capacitación que ofrece el distrito.
t Indicar las fechas de las próximas reuniones de capacitación en el
distrito.
t Explicar las funciones del dirigente de capacitación en el distrito.
t Explicar las expectativas respecto a la función de los dirigentes de
capacitación.
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Preguntas para la discusión
t ¿Qué beneficios reportan estas reuniones de capacitación al club y
distrito?
t ¿Cómo se benefician el club y el distrito con un sistema de formación
permanente?
t ¿Qué reunión de capacitación es la más importante y por qué motivo?
t ¿Qué funciones cumplirán en cada reunión de capacitación?
Actividades que se sugieren
t Establezca, al inicio de la sesión, las normas de procedimiento que se
usarán, por ejemplo, esperar el turno para hacer uso de la palabra, animar a los participantes a expresar sus opiniones y respetarlas y limitar
el uso de teléfonos móviles. Exhiba el comportamiento que los participantes deberían emular al conducir sus reuniones de capacitación.
Es importante sentar las normas desde un comienzo a fin de que todos
sepan lo que se espera de ellos, y propiciar así una participación plena y
ordenada.
t Divida a los participantes en subgrupos, y asigne a cada grupo una
reunión de capacitación. Déles 10 minutos para que intercambien ideas
sobre la reunión asignada y los motivos por los cuales los rotarios deberían asistir a la misma. Luego, cada grupo deberá hacer una presentación
acerca de la reunión que le ha tocado, incluidos los temas a tratarse, la
fecha de realización, y los motivos por los cuales los rotarios deberían
asistir. Imprima copias del Ciclo de capacitación para el desarrollo del
liderazgo para la reunión.
t En una hoja de rotafolio, anote las reuniones recomendadas por la
Directiva y pida a los participantes que marquen la reunión que consideran más importante. Una vez que todos hayan votado, analice las razones
de su selección.
Sesión 2: La capacitación de los rotarios
Recuerde que los rotarios son voluntarios cuyo tiempo es sumamente
valioso. A fin de que se imparta una capacitación eficaz, deberán aplicarse
técnicas didácticas básicas para adultos.
Al finalizar la sesión, los participantes podrán:
t Comprender las características de los alumnos adultos.
t Nombrar las técnicas más propicias para la retención de información por
parte de los adultos.
t Utilizar distintas estrategias para hacer presentaciones.
Recursos en línea
J Capacitación de los rotarios) encontrará información acerca de técnicas
para la enseñanza/aprendizaje de adultos.
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t Explicar las características de los alumnos adultos.
t Mencionar las distintas maneras en que los adultos retienen
información.
t Mostrar distintas estrategias que los dirigentes de capacitación pueden
utilizar en sus presentaciones.
t ¿Cuáles son algunas características de los alumnos adultos?
t ¿Qué experiencia tienen en la enseñanza de adultos?
t ¿Qué factores deben tenerse en cuenta en la capacitación de adultos?
t ¿Cómo podrían maximizar la retención de información durante la capacitación?
t ¿Qué destrezas deben tener en consideración cuando hacen una presentación ante un grupo?
t ¿Qué técnicas de presentación utilizan al preparar una reunión de capacitación?
t Escriba las distintas maneras (una por hoja) en que los adultos retienen
información, y péguelas en las paredes de la sala. Pida a los participantes
que se coloquen junto al método con el que más se identifican. Una vez
agrupados, los participantes discutirán las razones por las que consideran dicho método tan eficaz. Luego cada grupo presentará sus razones.
t Pida a los participantes que se pongan de pie y encuentren en la sala a
dos personas que no conozcan. Una vez agrupados, deberán, de manera
colectiva, mencionar cinco puntos que se hayan tratado durante la sesión
de capacitación. Luego, analice con todo el grupo cómo se dio la retención de la información presentada y si les fue fácil o difícil recordarla.
Sesión 3: Capacitación con moderador
Los instructores cumplen en realidad la función de moderadores, en otras
palabras, deben ser imparciales, además de determinar, orientar y supervisar el rumbo de las discusiones del grupo. En este tipo de sesiones, se pide
a los participantes que respondan preguntas en base a sus conocimientos y
experiencia.
t Describir las cualidades de un buen moderador.
t Explicar las distintas técnicas que se emplean en las sesiones de discusión con moderador.
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Recursos en línea
J Capacitación de los rotarios) encontrará información sobre la función
que cumple el moderador, cómo dirigir la discusión y sugerencias para
lidiar con participantes que causan problemas.
t Describir las cualidades de un buen moderador.
t Explicar las distintas técnicas que se emplean en las sesiones de discusión con moderador.
t Analizar las diversas maneras de formular preguntas a los participantes.
t Indicar las técnicas que se utilizan con participantes problemáticos.
t ¿Qué cualidades debe reunir un buen moderador?
t ¿En qué se diferencian el estilo de un moderador y el de un catedrático o
conferencista?
t ¿Por qué se considera una buena técnica la discusión con moderador?
t ¿Qué técnicas eficaces deben utilizarse durante las sesiones con
moderador?
t ¿Qué harían si los participantes optaran por no intervenir en una sesión
con moderador?
t ¿Qué técnicas utilizarían para lidiar con participantes que causan
problemas?
t Divida a los participantes en grupos de tres o cuatro y distribuya varias
secciones de una de las guías para dirigentes de RI. Asegúrese de que
todos los integrantes tengan su propia copia. Pida a cada grupo que lea
el material. Déle a cada participante la oportunidad de moderar una
discusión con los miembros de su respectivo grupo sobre el material
leído. Pida luego a los participantes que rindan un breve informe sobre
la actividad y respondan a las preguntas que se formulen. Las guías para
dirigentes de capacitación de RI pueden descargarse gratuitamente en
ww.rotary.org.
t Lea en voz alta el siguiente caso hipotético, o prepare uno propio:
Supongamos que se encuentran moderando una sesión sobre cómo implementar un proyecto de servicio en el club. A medida que el grupo comienza a analizar las mejores prácticas para la realización de proyectos
de servicio, notan que uno de los participantes se está impacientando.
Está hablando de brazos cruzados con la persona a su lado, haciendo
comentarios en voz alta completamente ajenos a la sesión. ¿Qué harían
como moderador?
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Sesión 4: Comunicación no verbal
Es importante que los instructores estén conscientes de sus propios gestos
y ademanes (lo que se conoce como comunicación no verbal) y la connotación que éstos puedan tener en ciertas culturas. Deben estar atentos a las
expresiones o manifestaciones no verbales de los participantes en caso de
que sea necesario aclarar algún concepto o hacer una pregunta.
t Indicar los distintos tipos de comunicación no verbal.
t Describir cómo modificar la capacitación de acuerdo a la comunicación
no verbal.
Recursos en línea
J Capacitación de los rotarios) encontrará información complementaria.
t Mencionar los distintos tipos de comunicación no verbal.
t Describir cómo modificar la capacitación de acuerdo a la comunicación
no verbal.
t ¿Qué es la comunicación no verbal?
t ¿Quién puede darnos un ejemplo de comunicación no verbal?
t ¿Han tenido que modificar sus técnicas de capacitación debido a la comunicación no verbal manifestada por un participante?
t Prepare un ejemplo basado en una sesión en la cual los participantes
manifiesten distintos tipos de comunicación no verbal (por ejemplo,
un participante está bostezando y a punto de dormirse, y otro frunce el
ceño y sacude la cabeza en señal de desaprobación). Tras presentar el
ejemplo, divida a los participantes en grupos de cuatro o cinco y pídales
que analicen las siguientes preguntas: ¿Qué deducirían de la situación
descripta? ¿Cómo modificarían la capacitación según el comportamiento
de tales participantes? Los participantes presentarán luego sus conclusiones al grupo entero.
t Demuestre a los participantes la importancia de hablar claramente y con
voz alta durante las sesiones de capacitación. A medida que trate el tema
de la comunicación verbal, comience a hablar de manera monótona y
vaya bajando la voz hasta que se escuche sólo un susurro. Siga cambiando el tono de voz y esté atento a la reacción de los participantes. Después
de unos minutos, haga una pausa en la sesión para explicar la importancia de la calidad y los distintos timbres de voz.
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Sesión 5: Manejo del tiempo
En vista de que los rotarios asisten a las reuniones de capacitación en su
tiempo libre, los instructores deben tener un buen manejo del tiempo a fin
de que las sesiones comiencen y terminen puntualmente.
t Aplicar técnicas para el manejo del tiempo.
t Determinar los materiales que necesitarán en una sala de capacitación.
Recursos en línea
J Capacitación de los rotarios) podrá encontrar la Hoja de trabajo de preparación para el dirigente de capacitación, calendario de planificación y
problemas de manejo de tiempo y soluciones que se sugieren.
t Explicar las pautas para manejar el tiempo en una reunión de capacitación.
t Repasar la lista de verificación de la sala en la Hoja de trabajo de preparación para el dirigente de capacitación.
t ¿Qué técnicas de manejo del tiempo utilizan en sus sesiones de capacitación?
t Al examinar la sala antes de la sesión de capacitación, ¿qué deben tener
en consideración?
t Indique a los participantes que analicen el tema del manejo del tiempo y
cómo se relaciona con su experiencia personal. Luego, deberán preparar
un modelo de programa para una sesión sobre desarrollo del cuadro social de 45 minutos. ¿Incluyeron el tiempo adecuado para que sus participantes trabajen en grupo?
t Pregunte a los participantes: Cuando ustedes impartieron instrucción
o asistieron a una reunión de capacitación, ¿qué cosas no marcharon?
Anote las respuestas en el rotafolio, y pregunte: ¿Cómo se resolvió la
situación?
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Sesión 6: Métodos de capacitación interactivos
A fin de mantener la atención y el interés de los participantes, se recomienda a los dirigentes de capacitación incorporar actividades interactivas en
sus sesiones. Tales actividades son una oportunidad para que los asistentes
se conozcan mutuamente, además de motivar a los participantes a expresar sus opiniones y poner en práctica los conceptos aprendidos durante la
sesión.
t Comprender las ventajas de utilizar actividades interactivas.
t Determinar qué técnicas usar para impartir una capacitación interactiva.
Recursos en línea
J Capacitación de los rotarios) encontrará una relación de actividades
interactivas.
t Explicar que a veces es necesario modificar la sesión para mantener un
alto nivel de participación.
t Repasar las actividades interactivas con los participantes.
t Analizar cuál es la mejor técnica para hacer presentaciones en una sesión de capacitación.
t ¿Qué método de capacitación prefieren?
t ¿Cómo podrían incorporar uno de estos métodos si no estuvieran en la
guía para la sesión?
Actividades sugeridas
t Indique a los participantes que formen grupos según sus intereses comunes. Asigne a cada grupo un tema para la sesión, por ejemplo: la implementación de un proyecto de servicio o el desarrollo del cuadro social.
Cada grupo debe hacer una lluvia de ideas sobre actividades interactivas.
Una vez que hayan terminado, pídales que presenten una o dos actividades que sugerirían. Anote las actividades en una hoja de rotafolio y
analice las ideas planteadas.
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Sesión plenaria de clausura
La sesión plenaria de clausura servirá de conclusión a las sesiones de capacitación e intercambios de ideas en que hubieran participado los dirigentes
de capacitación durante el seminario. Es la última oportunidad que tendrá
el Comité Distrital de Capacitación para destacar los puntos importantes y
atender otros asuntos del distrito. El objetivo es cerrar con broche de oro la
reunión de capacitación con esta sesión plenaria.
t Poner de relieve los temas principales de las discusiones y los puntos
fundamentales.
t Agradecer y reconocer la destacada participación de los asistentes al
seminario.
t Invitar a los participantes a formular preguntas al Comité Distrital de
Capacitación.
t Mencionar la importancia que reviste la evaluación para organizar mejores seminarios de capacitación en el futuro.
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OBTENGA CAPACITACIÓN
DE NIVEL AVANZADO
GUÍAS PARA DIRIGENTES DE RI
+ Brindan un programa de capacitación
+ Proporcionan materiales audiovisuales
+ Pueden ajustarse a las necesidades
locales específicas
Disponibles por intermedio del gobernador electo o el sitio web de RI: www.rotary.org
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
www.rotary.org
246-ES—(310)

Manual de capacitación distrital

Transcripción

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