Circular #388

Circular N° 388
Información importante para proveedores - 17 de marzo de 2015
Cambio en el procedimiento de ingreso del personal externo a los almacenes
y sedes administrativas del Grupo Éxito
Apreciado proveedor:
Con el fin de facilitar y controlar el proceso de ingreso del personal externo a los almacenes, el
Grupo Éxito cambiará el procedimiento a partir del 24 de Marzo de 2015. A continuación
encontrará el paso a paso de este proceso:
1. El operador de personal externo deberá enviar por correo electrónico a la persona encargada
de la Regional correspondiente, los datos de las personas externas que ingresarán a los
almacenes. Esta relación de personas deberá realizarse a través del formato "Relación de
personas externas" que encontrará anexo a esta circular, allí debe describir la marca del
proveedor y el evento al cual asistirá la persona.
La persona encargada de recibir esta información en cada regional es:
Nombre
Astrid Morales Tabares
Edna Mabel Contreras Luna
Leonardo Suarez Sanjuan
Gabriel Arturo Toro Posada
Ciudad
Medellín
Bogotá
Barranquilla
Cali
Teléfono
339 54 17
6605200 Ext 4441
361 51 47
554 01 67
Correo
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
2. Para poder cumplir con los tiempos establecidos, es necesario que el operador de personal
externo envíe la información en los siguientes días: El día martes se recibirá información para
ingreso del personal el día viernes. El jueves se recibirá información para ingreso de personal el
día martes de la semana siguiente. Es importante aclarar que la información enviada en días
diferentes a martes y jueves, no será tenida en cuenta para autorizar ingresos de personal a los
almacenes.
3. Con la información recibida en el formato, el encargado de la regional, realizarán la respectiva
verificación de los postulados.
4. Una vez validada la información, el encargado de la regional dará respuesta al operador a
través de un correo electrónico, de las personas que continúan en el proceso. Esta respuesta se
dará el día anterior al ingreso (el día jueves para ingreso el viernes, y el lunes para ingreso el
martes):
5. Las personas que sean seleccionadas deberán presentarse los días martes y viernes con la
Auxiliar de Gestión Humana correspondiente desde las 8:30 a.m. hasta las 11:00 a.m. y entregar
los siguientes documentos:
• Documento de Identidad.
• Certificado de manipulación de alimentos con 10 horas de intensidad. (Si aplica).
• Autoliquidación PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) o afiliaciones vigentes (EPS,
ARL y AFP).
• Escarapela del empleador. (No es válido como escarapela o identificación el carné expedido por
la ARL) 80.
6. La Auxiliar de Gestión Humana de cada almacén validará la documentación presentada por el
personal externo y realizará la matrícula de los mismos en el sistema. (Los traslados del personal
externo que se realicen entre dependencias deberán seguir este mismo procedimiento de envío
de información al encargado de la regional correspondiente).
7. El personal de seguridad en los almacenes o la persona responsable del tema en la
dependencia, estará encargado de realizar la capacitación al personal externo. Esta capacitación
estará enfocada a:
•
•
•
•
Rutas de evacuación.
Claves de seguridad.
Espacios físicos del almacén.
Lineamientos de conducta dentro de las dependencias de la compañía.
8. El Acceso y salida de este personal a las dependencias se realizará siempre por las porterías
de Empleados.
Agradecemos su colaboración y seguimiento a estas indicaciones, con las cuales esperamos
ofrecer un servicio mucho más eficiente para todos.
Cordialmente,
LEONARDO F. FORERO CLAVIJO
Director de Gestión Humana Grupo Éxito
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