Procedimiento para el llenado del formato de Requisicion.

Procedimiento para el llenado del formato de Requisicion.

Nombre del Documento: Procedimiento
realización de una requisición de insumos.
Referencia a la Norma ISO 9001:2008
para
la Código:
Revisión: 7
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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE UNA REQUISICIÓN DE INSUMOS
Este procedimiento tiene como finalidad describir en forma sucinta los pasos que se
deben seguir para la realización de una requisición de insumos ante el Departamento de
Recursos Materiales y Servicios del Instituto Tecnológico de Apizaco.
1. Una requisición de insumos dentro del Instituto Tecnológico de Apizaco la puede llenar
cualquier servidor público adscrito al ITA, con la condición que al final de su llenado
sea autorizada por su jefe inmediato superior.
2. Antes de llenar el formato para la Requisición es necesario verificar que su insumo
haya sido presupuestado en el Programa Operativo Anual correspondiente a su
departamento.
3. Identificar a que Número de proyecto pertenece el insumo. Si en caso de que se
tuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda al personal del
Departamento de Planeación del Instituto.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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4. Identificar a que partida pertenece el insumo dentro del Clasificador por Objeto del
Gasto vigente. Consultar el siguiente hipervínculo:
www.itapizaco.edu.mx/~materiales/Adquisiciones/ClasificadoresPorObjetoGasto/ClasificadorPorObjetoGasto2011.pdf.
Si en caso de que se tuviera incertidumbre al respecto se deberá de solicitar ayuda al
personal del Departamento de Planeación del Instituto.
5. Para obtener el monto estimado del insumo es necesario que se siga cualquiera de los
siguientes criterios:
a) Preguntar a la oficina de Adquisiciones para que se les proporcione el monto
del insumo.
b) Buscar en la Internet el costo aproximado del insumo y añadir:
 El I.V.A.,
 Así como los gastos de envío si es que aplica.
 Tener en cuenta la fecha de adquisición del insumo.
 Si el insumo se tiene que importar o su precio está en dólares se tiene
que considerar el tipo de cambio para la fecha de la adquisición.
 Si el insumo se tiene que importar se tiene que considerar los gastos de
importación (pago de aranceles).
c) Si el insumo que se desea adquirir ya ha sido comprado dentro de los últimos
dos meses para su departamento, usted podrá usar el mismo precio con la
consideración de que le adicione un incremento que nos permita estar por
arriba del precio real, y así evitar realizar una vez más el tramite del formato de
la requisición si es que el costo de la compra real quedara por arriba del monto
estimado de la requisición.
Nota: El precio real del insumo siempre debe ser mayor o igual al del
presupuestado en la requisición
6. Una vez obtenida esta información, las áreas solicitantes, llenan el Formato para
Requisición de Bienes y Servicios SNEST-AD-FO-03, especificando claramente los
requisitos de compra y adjuntando en un archivo por separado las especificaciones de
los insumos. Posteriormente se recaban las firmas correspondientes y lo entregan a
la oficina de adquisiciones del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
(DRMyS) del Instituto Tecnológico de Apizaco. Cabe hacer hincapié que se deberán
de entregar en formato impreso (en tres tantos) y además se deberán de enviar (la
requisición y las especificaciones) en formato electrónico (Word o Excell) al correo
electrónico [email protected] con la finalidad de subirlos a la plataforma
de adquisiciones del DRMyS de manera expedita. Los archivos electrónicos podrán
ser editados para su fácil manipulación, no se aceptaran requisiciones escaneadas.
7. El archivo que contendrá las especificaciones del insumo deberán de venir a detalle
indicando cualquiera de los siguientes atributos que puedan aplicar al insumo:
 Fecha de adquisición.
 Cantidad
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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realización de una requisición de insumos.
Referencia a la Norma ISO 9001:2008
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Modelo
Marca
Descripción para que será utilizado.
Color
Tipo de material
Tamaño
Velocidad
Capacidad, etc.
Se sugiere anexar fotografías del insumo si es que se tienen, con el
objetivo de ser lo más explícito que se pueda.
8.
Es importante subrayar que si la requisición no viene acompañada con el archivo de
especificaciones antes mencionado (si es que aplica), el personal de la oficina de
Adquisiciones no procesara su solicitud hasta que se proporciones los detalles de la
adquisición al 100%.
9.
Este procedimiento no es definitivo y es susceptible a cambios y sugerencias que se
le puedan hacer, con el objetivo de coadyuvar a la eficiencia de este proceso.
ELABORÓ
ING. ANTONIO SOLÍS LIMA
Jefe del Depto. De Recursos Materiales y
de Servicios.
Firma:
8 de Agosto de 2011
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
LIC. FREDERICK GARCÍA
LÓPEZ
Subdirector de Servicios
Administrativos
Firma:
9 de Agosto de 2011
AUTORIZÓ
M.C. JESUS MARIO FLORES
VERDUZCO
Director
Firma:
10 de Agosto de 2011
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