Viaje de Estudio
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Viaje de Estudio
1 “REGLAMENTO Y FUNCIONAMIENTO” "VIAJE DE ESTUDIOS” ALIANZA FRANCESA DE REÑACA LYCEE JEAN D’ALEMBERT (Aprobado por Directorio año 2009) El Viaje de Estudio se enmarca dentro del proyecto educativo del Colegio, por lo cual los alumnos que participan de dicho evento deberán ser alumnos regulares que se encuentran cursando Tercero Medio en el Lycée Jean d’ Alembert a la fecha de su realización. La Asociación de Padres y Apoderados en este documento, ha tratado de verter las instrucciones y procedimientos del Viaje de Estudios que dicen directa relación con el trabajo que realizan los padres. De este modo la APA entregará la concesión de los distintos eventos que permitirán la obtención de fondos pro Viaje de Estudios (Ramada, Bingo, Rifa y Kermesse), los que han sido reglamentados en los distintos procedimientos que se encuentran a disposición de quien lo requiera, en la oficina de esta Asociación. La A.P.A. contará con un Director Delegado el que prestará apoyo a la comisión Viaje de Estudios y podrá participar en las reuniones realizadas para la organización de este viaje. A contar del año 2011, la A.P.A. aportará con 3 UF a aquellos alumnos que viajen, cuyas familias sean socias de ésta, siendo requisito indispensable para este aporte el haber cancelado como mínimo los cuatro últimos años de cuotas sociales del APA. COMISIÓN VIAJE DE ESTUDIOS Se deberá conformar una comisión en Segundo Medio, compuesta al menos por tres apoderados, socios APA y podrán sumarse a estas los presidentes de cada curso. Esta comisión será la encargada de velar por la organización de los distintos eventos a realizar y serán responsables de los fondos que se reúnan. Dentro de esta comisión se deberá elegir: Un integrante que los representen ante la Dirección, Un Coordinador de eventos. Un Tesorero Un Encargado del Fondo Solidario Viaje Estudios Es importante señalar, que el Tesorero deberá llevar los registros de puntaje obtenido por cada apoderado en los distintos eventos. El participar en esta comisión no dará puntos ni fondos adicionales a los integrantes. Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 2 FONDOS VIAJE DE ESTUDIOS Los fondos obtenidos en cada evento serán depositados en un Fondo Mutuo a nombre de A.P.A. Estos quedarán debidamente individualizados por curso en una carpeta para cada evento y sólo son destinados para ser utilizados en el Viaje de Estudios. Junto a cada depósito se debe adjuntar el listado de los participantes y la cantidad de puntos obtenidos, en forma individual, para cada evento. Los fondos recaudados serán entregados al Tesorero el año que se realice al viaje y sólo podrán ser ocupados para Viaje de Estudios En el evento que un alumno no participe en el Viaje de Estudio por motivos de fuerza mayor, estos valores podrán ser heredables a un hermano menor, dejándose un depósito individualizado. En caso contrario, estos valores serán asignados al fondo común debiéndose redistribuir el puntaje obtenido. Dentro de esta comisión deberá existir un Comité Evaluador de los casos que postulen al beneficio del 20% del Fondo Solidario Viaje de Estudio, que surgirá de las distintas actividades. Este comité evaluador velará por la privacidad de los datos entregados por cada familia postulante a la Beca y debiera contar con al menos: Un Delegado de cada curso, designado para este efecto Un Asistente Social. Un miembro de la comisión Viaje de Estudios Para acceder a este beneficio es requisito indispensable: Ser socio APA y haber cancelado sus cuotas sociales los últimos 4 años. El monto solicitado no podrá exceder de los valores obtenidos en las actividades anteriores, Los participantes del comité evaluador no podrán acceder a este beneficio. No realizar alargue. Existirá un Sistema de Postulación, el cual deberá solicitarse al encargado del Comité Evaluador Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 3 PROCEDIMIENTO VIAJE DE ESTUDIOS La Comisión Viaje de Estudio, en Tercero Medio, deberá seguir los siguientes pasos: En Marzo: - Citar a reunión de los apoderados para establecer líneas de trabajo y fechas de las actividades a realizar. - Los apoderados deberán firmar el Compromiso /Inscripción Viaje de estudios, completando todos los datos personales solicitados y enviar a la oficina APA la documentación requerida en la reunión. En Abril: - Los representantes ante dirección deben solicitar una reunión con ésta para coordinar el Itinerario del Viaje. - Pedir cotizaciones a las diferentes Agencias de Viaje de acuerdo al itinerario entregado. Importante es preocuparse si se incluye el Bus de traslado al aeropuerto. Se acompaña las Especificaciones del Viaje de Estudios. En Mayo: - Solicitar cotizaciones de albergues a Francia vía rectoría - Recepción de todas las cotizaciones para la elección de las 3 o 4 mejores alternativas, considerando los valores y el prestigio de la Agencia. Ver Anexo En Junio: - Citar a reunión a todos los apoderados del nivel en la que cual cada Agencia hace una breve presentación del programa ofrecido. Luego de esto se somete a votación de todos los apoderados presentes para la elección de la Agencia que realizará el viaje. - Informar a los Apoderados de los montos a cancelar, plazos y condiciones tanto lo relativo a la Agencia como los Albergues. - Informar a Dirección del colegio el nombre y antecedentes de la Agencia que se adjudique el viaje. - Los gastos operacionales, ya sean por transferencias, notariales etc. Serán recaudados en la oficina de la APA y serán siempre en moneda local. Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 4 En Julio: - Realizar un contrato entre la Agencia y la Comisión Organizadora y la Dirección con todos los compromisos que adquiere la agencia de acuerdo al itinerario. - Solicitar a la Dirección la reserva de los albergues en Francia. - Cada apoderado, en forma personal y voluntaria, deberá solicitar la devolución a la Gerencia del Colegio del aporte reembolsable de 26 UF, enviar correo al siguiente: [email protected] - Cada apoderado deberá gestionar la obtención de pasaporte de su hijo (a). - La comisión, por encargo de los apoderados, solicitará al APA el pago del aporte entregado a sus socios. En Agosto: - Pedir a los apoderados el dinero en Euros, para la cancelar los albergues y el dinero que se entrega a los niños durante el viaje, costo de almuerzos y museos. - La totalidad del dinero (en Euro) para el viaje se recibirá en la oficina de recaudación del colegio; debiendo emitir el correspondiente recibo foliado, estos deben ser retirados periódicamente por el tesorero del viaje de estudios. - Para la reserva de los albergues, que corresponde app. al 30% del monto a cancelar, se deberá efectuar en el banco, un depósito en moneda extranjera (Euros), además se deberán cancelar los costos de transferencia al colegio. - La comisión solicitará al APA los fondos depositados en Fondos Mutuos por las distintas actividades, y los entregará a la Agencia con un listado de asignación individual de aportes en abono o pago del Viaje. - Cada apoderado negociará en forma individual con la Agencia de Viajes, el pago de las diferencias que se generen entre los valores previamente recaudados en las diferentes actividades y el valor final del Viaje de Estudio. En Septiembre - Cada alumno deberá entregar una fotocopia de su pasaporte en las oficinas del APA. - Fecha tope de confirmación de participación en el viaje de estudios. Informar alargue del viaje de estudios - Firmar documentación entregada por colegio. Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 5 En Octubre - Coordinar reunión con profesores que acompañaran a los alumnos. - La comisión, por encargo de los apoderados, solicitará al APA el pago del aporte entregado a sus socios. En Noviembre - Los padres deben tramitar la autorización notarial para salir del país, la que debe extenderse en 3 originales. - En oficina APA se recibirá: *Pasaporte original *2 fotos carnet con nombre y RUT * Autorización Notarial ( 3 originales) *Certificados de Nacimiento (Por internet gratuito el de Asignación Familiar) - El colegio tramitará, para aquellos alumnos que lo requieren, el carnet student international. - APA entregara documentación a Vida escolar, a fin de que se requiera la autorización del Ministerio de Educación. - Rector debe firmar documentos (copia del pasaporte) En Diciembre - Entregar a la Agencia las autorizaciones notariales, pasaportes y certificado de nacimiento para su revisión. - Pedir entrega de pasajes para su revisión. - Entregar a los alumnos seguro de asistencia en viaje Cada promoción deberá, al término de esta actividad, anexar a este documento los resultados y comentarios obtenidos, a fin de servir como base para el futuro. Anexos : Compromisos, Fichas de Postulación a Becas de ayuda Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 6 COMPROMISO INSCRIPCION VIAJE DE ESTUDIOS FAVOR COMPLETAR CON LETRA IMPRENTA I. ANTECEDENTES DEL ALUMNO Nombre Completo: Fecha de Nacimiento: R.U.T: Domicilio Actual Ciudad Teléfono casa Teléfono celular Email ALUMNO PARTICIPARA VIAJE ESTUDIOS SI ______ NO______ EN CASO DE INFORMAR QUE NO ESPECIFICAR: II. ANTECEDENTES DEL MADRE Nombre Completo: R.U.T: Teléfono casa Teléfono celular Teléfono oficina Email III. ANTECEDENTES DEL PADRE Nombre Completo: R.U.T: Teléfono casa Teléfono celular Teléfono oficina Email IV. INTERLOCUTOR RESPONSABLE VIAJE DE ESTUDIOS Nombre Completo: Email V. OBSERVACIONES ALUMNO HARÁ ALARGUE VIAJE DE ESTUDIOS : SI____________ NO____________ FIRMA APODERADO ____________________________________ Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 7 (FICHA POSTULACION Y CRITERIOS EVALUACION) Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 8 FORMULARIO POSTULACION BECA FECHA ANTECEDENTES PERSONALES ALUMNO Nombre Alumno(a) Apellido Rut. Domicilio Ciudad Teléfono Paterno Apellido Materno Nombre E-mail Curso Edad Antigüedad Año ingreso Hermanos el colegio Cuantos Seguro Escolar Vigente Socio APA Estado Civil Desde año Casado Separado Soltero Viudo OTROS ANTECEDENTES Nombre Sostenedor/Apoderado Estado Civil Casado Separado Tipo de trabajo Tipo de vivienda Gastos Básicos Soltero Viudo Dependiente Independiente Ingreso Mensual $ Propia Arrendada Dividendo $ Arriendo $ Luz Agua Gas Teléfono Internet Cable Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl 9 Las Perdices 450 Reñaca [email protected] www.apadalembert.cl