Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos

Transcripción

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
MANUAL
de Organización
APLICADO A LA:
UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., ABRIL DEL 2009.
CONTENIDO
Sección
 Introducción
1
 Directorio
2
 Legislación o Base legal
3
 Misión
4
 Visión
5
 Estructura Orgánica
6
 Organigrama
7
 Descripción de Puestos
8
 Autorización
9
 Control de Revisiones y Actualizaciones
10
INTRODUCCIÓN
El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores
públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de
información que les permita conocer la organización de la Unidad de
Sistemas y Procedimientos Administrativos, dependiente de la
Dirección de Administración, adscrita a la Secretaría de Educación
de Gobierno del Estado, así como las funciones a su cargo.
Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y
autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y
funcionamiento,
los
objetivos
que
tienen
encomendados
y la
descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos.
Además, el manual de organización facilita a los empleados y
funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su
competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar
al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios
de productividad, reorganización y de recursos humanos.
La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que
integra la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos.
será el mismo el responsable de actualizar o modificar su contenido.
Dado a la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario
que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas,
se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos
de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la
Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.
DIRECTORIO
SECRETARIO DE EDUCACIÓN
Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez
DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
C.P. Arturo Vinicio de León Martínez
TITULAR DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara.
ASISTENTE
C. María Elizabeth Contreras Bernal
SECRETARIA
Vacante
INFORMÁTICA
I.S.C. Oscar Eduardo Cruz Martínez
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
L.A.E. Ivan Partida Ortega
ANALISTA
Vacante
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
L.I. Dulce Angélica del Carmen Álvarez Espinosa
GESTIÓN DE CALIDAD
L.A.E. Sonia Elena Alvarado González
LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de
Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos son los
siguientes:
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
 Constitución Política del Estado de San Luis Potosí.
 Acuerdo para la Modernización de la Educación Básica (Mayo 1992).
 Plan Estatal de Desarrollo 1998 – 2003.
 Programa Estatal de Desarrollo Educativo (2003 – 2009).
 Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública.
 Ley Orgánica de la Administración Pública de Gobierno del Estado.
 Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la información
Pública del Estado de San Luis Potosí.
 Plan Sectorial de Educación 2007 – 2012.
MISIÓN
Desarrollar Sistemas de Información, Organización, Métodos y
Procedimientos Administrativos de calidad, que permitan mejorar el
desempeño de las áreas que conforman la Secretaría de Educación
orientando a sus funcionarios sobre técnicas de administración
actualizadas de acuerdo con las nuevas corrientes administrativas y
educativas, que permitan la creación de equipos de trabajo
multifuncionales y fortalezca el desempeño individual de los trabajadores.
VISIÓN
Ser una instancia clave para la Secretaría de Educación del Gobierno del
Estado, que de manera creativa e innovadora impulse la eficiencia en la
gestión de la organización, los sistemas y procedimientos administrativos
que permitan elevar la calidad de nuestros servicios hacia la comunidad
educativa.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
1.0 Secretaría de Educación de Gobierno del Estado.
1.11 Dirección de Administración.
1.11.7 Titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos
Administrativos.
1.11.7.1 Organización y Métodos Administrativos.
1.11.7.2 Procedimientos Administrativos.
1.11.7.3 Gestión de Calidad.
ORGANIGRAMA
UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Dirección
Dirección de
de
Administración
Administración
C.P.
C.P. Arturo
Arturo Vinicio
Vinicio de
de León
León
Martínez
Martínez
Titular
Titular de
de la
la Unidad
Unidad de
de
Sistemas
Sistemas yy Procedimientos
Procedimientos
Administrativos
Administrativos
I.S.C..
I.S.C..Blanca
Blanca Estela
Estela
Sifuentes
SifuentesLara
Lara
Asistente
Asistente
Secretaria
Secretaria
Vacante
Vacante
C.
C.María
MaríaElizabeth
ElizabethContreras
Contreras
Bernal
Bernal
Informática
Informática
I.S.C.
I.S.C. Oscar
Oscar Eduardo
Eduardo Cruz
Cruz
Martínez
Martínez
Organización
Organización yy Métodos
Métodos
Administrativos
Administrativos
Procedimientos
Procedimientos
Administrativos
Administrativos
Gestión
Gestión de
de Calidad
Calidad
L.A.E.
L.A.E. Ivan
Ivan Partida
Partida Ortega
Ortega
L.
L. I.I. Dulce
Dulce Angélica
Angélica del
del
Carmen
Carmen Álvarez
ÁlvarezEspinosa
Espinosa
L.
L. A.E.
A.E. Sonia
Sonia Elena
Elena Alvarado
Alvarado
González
González
Analista
Analista
Vacante
Vacante
01 Personal de Confianza
00 Personal de Base
05 Personal de Honorarios ----------Total Plazas: 06
El C. C.P. Arturo Vinicio de León Martínez, Director de
Administración de la Secretaría de Educación del Gobierno
del Estado, certifica que el presente organigrama refleja el
personal así como los puestos y nombramientos que integran la
estructura vigente al mes de Abril el del año 2009.
Firma: _________________________
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO
Coordinar las funciones, actividades y políticas que de Organización y
Procedimientos, así como las que señalen las autoridades superiores
para cumplir con la misión, visión, objetivos y metas de la Unidad y la
Secretaría.
FUNCIONES
 Participar en la integración del Programa Estatal de Educación,
teniendo como referente el Programa Sectorial de Educación 2007 –
2012.
 Dirigir la elaboración del plan anual de trabajo de la Unidad de
Sistemas y Procedimientos Administrativos (USYPA).
 Mantener una estructura orgánica actualizada como instrumento de
operación de los programas y proyectos de la USYPA.
 Orientar y asesorar a directivos de los subsistemas educativos sobre
una nueva perspectiva educativa y de gestión.
 Orientar sobre la redefinición de las funciones y roles de los
Supervisores, Jefes de Enseñanza y Directores de Escuelas, de
acuerdo a una nueva perspectiva y visión de la educación.
 Coordinar el diseño, elaboración y autorización de los Manuales de
Organización y de Procedimientos de la Secretaría de Educación del
Gobierno del Estado.
 Fomentar una cultura organizacional eficiente en los procedimientos de
las áreas que integran la Secretaría de Educación.
Responsable del Puesto
I.S.C. Blanca Estela Sifuentes Lara
Director de Administración
C.P. Arturo Vinicio de León
Martínez
ADMINISTRATIVOS
(Continúa)
 Prever los recursos financieros, materiales, humanos y técnicos
indispensables para la operación de planes, programas y/o proyectos
de la unidad.
 Supervisar la aplicación eficiente
USYPA.
de los recursos asignados a la
 Desarrollar un sistema de información integrado e integral de la
USYPA, que facilite el trabajo y la toma de decisiones.
 Coordinar con las Unidades Administrativas y el personal de la
USYPA en la actualización de los manuales de organización y de
procedimientos.
 Supervisar que las Unidades Administrativas cumplan con la
aplicación correcta de las políticas, normas y procedimientos
indicados en los manuales de organización y de procedimientos.
 Evaluar junto con el área de Calidad el óptimo funcionamiento y
definir las opciones de mejora de los procesos dentro de cada área
de la Secretaría de Educación.
 Estar capacitado en las nuevos modelos administrativos y
procedimentales que permitan dar una mejor orientación al personal
de la USYPA y de la Secretaría de Educación.
 Informar a las dependencias oficiales correspondientes sobre la
situación que guarda la información contenida en los Manuales
Administrativo, cuando así se requiera.
Martínez
ADMINISTRATIVOS
(Continúa)
 Asistir a la capacitación que se programe dentro del marco de la
calidad educativa.
 Asistir a las reuniones que la autoridad inmediata estime convenientes
y en las que de acuerdo a la naturaleza de las funciones sean
necesarias.
 Facilitar la asistencia del personal de la USYPA a los cursos de
capacitación para mejorar su desempeño.
 Mantener un clima organizacional adecuado para el desempeño del
personal.
 Evaluar las políticas, procesos y procedimientos de la USYPA.
 Realizar periódicamente evaluaciones del desempeño del personal.
 Estas funciones son enunciativas más no limitativas.
Martínez
ASISTENTE
OBJETIVO
Apoyar las actividades de la Unidad de Sistemas y Procedimientos
Administrativos para atender de manera oportuna las necesidades de
los departamentos de la Secretaría de Educación.
FUNCIONES
 Participar en la coordinación de las actividades de la titular de la
Unidad.
 Administrar la agenda de trabajo de la Unidad de Sistemas y
Procedimientos Administrativos (USYPA).
 Coordinar la logística de las reuniones del despacho de la USYPA.
 Llevar el seguimiento del proceso de los manuales administrativos, a
fin de entregar de manera oportuna ante las instancias
correspondientes.
 Realizar el mecanografiado o captura
correspondientes al despacho de la USYPA.
de
documentos
 Agendar fechas de capacitación al personal de enlace entre los
departamentos y unidades administrativas de la Secretaría para
asistir a cursos de actualización sobre la elaboración de manuales.
 Asistir a los cursos de capacitación tendientes a mejorar su
desempeño profesional.
 Coordinar y controlar el manejo del archivo de la unidad de acuerdo
con las disposiciones correspondientes.
C. María Elizabeth Contreras
Bernal
Martínez
ASISTENTE
(Continúa)
 Capturar la información correspondiente en el sistema de información
para el seguimiento de avance de los manuales administrativos.
 Atender las llamadas telefónicas dirigidas a la USYPA y turnarlas a
quien correspondan.
 Llevar el control del registro de la correspondencia recibida y enviada.
 Llevar el control de asistencias del personal de la unidad.
 Implementar acciones definidas en coordinación con el titular de la
unidad para mantener un clima organizacional favorable.
C. María Elizabeth Contreras
Bernal
Martínez
SECRETARIA
OBJETIVO
Operar las políticas y procedimientos de la recepción y control de la
correspondencia y audiencia de la Unidad, para contribuir a la
eficiencia administrativa de la misma.
FUNCIONES
 Participar en la coordinación de las actividades secretariales de la
titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos
(USYPA).
 Aplicar el procedimiento de las audiencias solicitadas por el personal
interno y externo al titular de la USYPA
 Atender al personal y al público en general solicitante de audiencias
con el titular de la USYPA.
 Atender la comunicación telefónica.
 Realizar el mecanografiado o captura
correspondientes al despacho de la USYPA.
de
documentos
 Valorar periódicamente la eficiencia de los procedimientos de
recepción, envío y control de la correspondencia y del archivo.
 Proponer adecuaciones a los procedimientos de la correspondencia y
audiencias.
 Proponer y asistir a los cursos de capacitación tendientes a mejorar
su desempeño secretarial.
Vacante
Martínez
SECRETARIA
(Continúa)
 Integrar, actualizar y resguardar el archivo de la correspondencia de la
titular de la Unidad.
 Prever los materiales de oficina y solicitar la autorización del titular de
la Unidad.
 Integrar al sistema de información integral de la USYPA, información
respecto del seguimiento de la correspondencia y sus resultados.
Vacante
Martínez
INFORMÁTICA
OBJETIVO
Desarrollar sistemas y programas computacionales que permitan
mejorar los niveles de eficiencia y eficacia administrativa de la Unidad
de Sistemas y Procedimientos.
FUNCIONES
 Crear y fomentar sistemas y programas de informática administrativa
de la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYPA).
 Constituir un sistema integral de datos e información de la USYPA.
 Innovar sistemas y programas automatizados en la USYPA.
 Apoyar en la operación de los equipos de cómputo en las áreas de la
USYPA.
 Capacitar al personal de las áreas de la USYPA en la operación de
equipos de cómputo.
 Prever el mantenimiento de los equipos de cómputo de la USYPA.
 Participar en la evaluación de la eficacia y eficiencia de los sistemas,
programa y equipos de cómputo.
 Proporcionar la información digital a la Unidad de Información Pública
de la Secretaría.
 Mantener actualizados los manuales de Organización y
Procedimientos en formato digital interactivo para que estén
disponibles en el módulo de transparencia de esta Secretaría de
Educación.
I.S.C. Oscar Eduardo cruz Martínez
Martínez
INFORMÁTICA
(Continúa)
 Asistir a las reuniones que la autoridad inmediata, considere
necesarias.
 Estar actualizado en los aspectos técnicos necesarios para el mejor
desempeño de sus actividades.
Martínez
I.S.C. Oscar Eduardo cruz Martínez
OBJETIVO
Analizar, organizar y coordinar la revisión e implementación, así como,
el seguimiento de la aplicación de los Manuales de Organización de las
Direcciones, Jefaturas y áreas que integran la Secretaría de Educación
de manera adecuada a fin de coadyuvar en su desempeño diario.
FUNCIONES
 Coordinar la operación de las funciones, actividades y políticas
establecidas en los manuales de organización en materia de
Administración.
 Mantener actualizados
corresponda.
los
manuales
de
organización,
según
 Asesorar a las diferentes áreas de la Secretaría de Educación en la
formulación de los Manuales de Organización.
 Proponer al titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos
(USYPA) nuevas estrategias y/o procedimientos para el desarrollo de
las actividades de la Unidad.
 Mantener una estrecha coordinación con las Unidades Administrativas
de la Secretaría para asesorar sobre la creación o diseño de nuevos
modelos organizacionales.
 Organizar la difusión de las normas y lineamientos existentes para la
elaboración de nuevos manuales administrativos.
 Coordinar las actividades que estén relacionadas a la incorporación,
adecuación y actualización de funciones a los Manuales
Administrativos.
Martínez
L.A.E. Ivan Partida Ortega
(Continúa)
 Informar periódicamente al titular de la USYPA, sobre la situación que
guarda la información contenida en los manuales de organización.
 Participar en las reuniones que la autoridad inmediata superior
considere necesarias.
L.A.E. Ivan partida Ortega
Martínez
ANALISTA
OBJETIVO
Apoyar en el estudio y análisis de información relacionada a la
estructura y diseño de Sistemas y Procedimientos Administrativos e
instrumentos de administración, para coadyuvar al diseño e integración
de estructuras orgánicas eficientes.
FUNCIONES
 Mantener actualizados los registros automáticos de los programas
desarrollados en la Unidad de Sistemas y Procedimientos (USYPA).
 Verificar el cumplimiento de las normas y disposiciones administrativas
implementadas en las áreas a través de sistemas y procedimientos
administrativos.
 Auxiliar en la investigación de datos y recopilación de información para
efectuar estudios organizacionales de las áreas.
 Apoyar en el análisis e interpretación de datos que permitan obtener
resultados precisos sobre la situación que prevalece en las áreas.
 Controlar la entrada y salida de información en relación a la estructura
organizacional de la Secretaría y de cada área que conforma su
estructura.
 Participar en la elaboración de planes, programas y proyectos
orientados a mejorar los servicios que presta la Secretaría de
Educación
 Asesorar técnicamente al personal operativo de las áreas cuando se
implementen nuevos sistemas y procedimientos.
Vacante
Martínez
ANALISTA
(Continúa)
 Participar en la capacitación de personal cuando por necesidad de
funcionamiento del área haya que implementarse un sistema o
modificarse algún proceso.
 Apoyar en la revisión y actualización de los manuales administrativos
de la Secretaría de Educación.
 Apoyar en la revisión y actualización del Catálogo de Servicios de la
Secretaría.
Vacante
Martínez
OBJETIVO
Analizar, organizar y coordinar la operación de las actividades que
estén relacionadas a la revisión así como el diseño de Sistemas y
Procedimientos Administrativos que coadyuven a la eficiencia de los
servicios educativos de la Secretaría de Educación.
FUNCIONES
 Coordinar la operación de las funciones, actividades y políticas
establecidas en los manuales de procedimientos en materia de
administración de los recursos de la Unidad.
 Mantener actualizados los manuales de procedimientos de las
Unidades Administrativas, según corresponda.
 Proponer al titular de la Unidad de Sistemas y Procedimientos
(USYPA), nuevas estrategias y/o procedimientos para el desarrollo de
las actividades de la Unidad.
 Mantener una estrecha coordinación con las Unidades Administrativas
de la Secretaría para asesorar sobre la creación o diseño de nuevos
procedimientos administrativos.
 Organizar la difusión de las normas y lineamientos existentes para la
elaboración de nuevos manuales de procedimientos.
 Coordinar las actividades que estén relacionadas a la incorporación,
adecuación y actualización de nuevos procedimientos a los manuales
administrativos.
 Participar en la reuniones que la autoridad inmediata superior
L.I. Dulce Angélica del Carmen
Álvarez Espinosa
Martínez
(Continúa)
L.I. Dulce Angélica del Carmen
Álvarez Espinosa
Martínez
GESTIÓN DE CALIDAD
OBJETIVO
Analizar, organizar y coordinar las actividades relacionadas con la
asesoría para realizar Manuales Administrativos en materia de calidad
y certificaciones en las áreas adscritas a la SEGE.
FUNCIONES
 Coordinar la información necesaria para la operación de las funciones,
actividades y políticas establecidas en los manuales de organización y
procedimientos en materia aplicables a las certificaciones de calidad.
 Mantener un vinculo estrecho de trabajo con el personal de Gestión de
Calidad de la Secretaría a fin de apoyar el proceso de certificación.
 Analizar con el equipo de la unidad de Sistemas y Procedimientos si
las funciones y procedimientos estipulados en los manuales
corresponden a las mejores estrategias que permitan elevar la calidad
educativa.
 Apoyar en el análisis de los sistemas y procedimientos administrativos
para que estos cumplan con técnicas de calidad eficientes que agilicen
los procesos.
 Elaborar planes de capacitación referentes a la realización de
Manuales Administrativos.
 Coordinar la logística necesaria para capacitar al personal en la
realización , así como en técnicas de calidad en lo referente a
Manuales Administrativos.
 Verificar que los manuales administrativos cumplan con todos los
requisitos marcados por la metodología emitida por Oficialía Mayor
para su aprobación inmediata.
L.A.E. Sonia Elena Alvarado
González
Martínez
GESTIÓN DE CALIDAD
(Continúa)
 Participar en la reuniones que la autoridad inmediata superior
L.A.E. Sonia Elena Alvarado
González
Martínez
AUTORIZACIÓN
RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
C.P. Arturo Vinicio de León Martínez
Titular de la Unidad de Sistemas y
Procedimientos Administrativos
REVISÓ
Lic. Gonzalo Ortuño Castro
Director de Organización
AUTORIZAN
SECRETARIO DE EDUCACIÓN
OFICIAL MAYOR
Lic. Francisco Antonio Rubín
de Celis Chávez
C.P. Humberto Picharra Carrete
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
FECHA
NOMBRE
FIRMA
CARGO
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Parte del Manual que se Actualiza
Hoja (s) que se modifica (n):
FORMULÓ
Titular Admtvo. De
la dependencia
REVISÓ
AUTORIZO
Dirección de
organización y
Métodos
Oficial Mayor

Unidad de Sistemas y Procedimientos Administrativos

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