CONSULTAS DE SELECCIÓN Como ya se ha explicado con

Transcripción

FPB Informática – Access 2003 – Docente Andrea Diego
CONSULTAS DE SELECCIÓN
Como ya se ha explicado con anterioridad, una consulta es el elemento de Access
que nos servirá para poder seleccionar aquellos datos de las tablas que nos interesen
mostrar en cualquier momento.
Creación de consultas
Para confeccionar una consulta
tendremos
que
acceder
previamente al apartado de las
consultas y a través de este,
podremos generar la consulta de
varias formas, utilizando el botón
nuevo de la barra de la ventana
de la base de datos:
También podremos hacerlo utilizando el asistente de las consultas a través de la opción
Crear una consulta utilizando el asistente, o bien utilizando directamente la opción
Crear una consulta en vista diseño. Que aparecerá la siguiente ventana.
-1-
Lo primero que veremos en la ventana del diseño de la consulta es el cuadro Mostrar
tabla, desde el que podremos escoger que tablas y/o consultas utilizaremos para la
construcción de nuestra consulta. En este cuadro podremos hacer doble clic sobre el
objeto para colocarlo en la ventana de la consulta o bien un clic en el objeto y a
continuación pulsaremos el botón Agregar.
Una vez tenemos los objetos colocados en la ventana, podremos escoger aquellos
campos que tienen que participar en nuestra consulta, haciendo doble clic sobre el
campo que nos interese.
Introducir criterios de selección
Introducir criterios en una
consulta, nos servirá para
que esta, muestre aquellos
registros que cumplan una
serie de requisitos, como
por ejemplo una listado de
todos aquellos clientes de
una cierta población. Para
buscar un valor sencillo,
simplemente
lo
escribiremos en la fila Criterios correspondiente al campo que deseamos comprobar.
Si el campo donde escribimos el criterio es un texto, este tendrá que estar entre comillas,
-2-
normalmente Access ya las coloca automáticamente. Para los valores numéricos no se
incorporará ningún carácter adicional. Para los tipos de datos fecha, los introduciremos
entre el símbolo de la parrilla (#), aunque normalmente también lo hace Access
automáticamente. Los valores lógicos (Sí/No, VERDADERO/FASO), tampoco tendrán
ningún carácter adicional.
Podremos visualizar los resultados pulsando el botón vista de la barra de
herramientas:
La ventana vista hoja de datos, realmente es exactamente igual que la ventana hoja de
datos de una tabla, con la diferencia que no aparecen todos los campos de la tabla, sino
solo aquellos que nosotros hayamos escogido en la consulta, tendrá el siguiente aspecto.
-3-
Operadores de comparación de una consulta
>
Mayor que
<
Menor que
>= Mayor o igual
que
<= Menor o igual
que
<> Diferente de
Si lo que queremos es que sea una igualación, únicamente colocaremos el valor, sin
necesidad de colocar el símbolo igual previamente.
Operadores Y (AND) y O (OR)
Si quisiéramos mostrar clientes de varias poblaciones, tendríamos que utilizar le operador
lógico
O, o bien colocar los diferentes criterios en las diferentes filas O preparadas para la ocasión:
Ejemplo: “Barcelona” O “Badalona”
El operador O, mostraría todos aquellos registros que cumplieran una condición u otra.
Teniendo en cuenta que en una celda a la vez, solo puede existir un valor, cuando tenga que
ser igual a este, siempre utilizaremos el operador O.
Por otro lado, si quisiéramos que los dos valores se cumplieran a la vez, utilizaremos
el operador Y. Este, normalmente lo utilizaremos cuando utilicemos los operadores
de comparación
Ejemplo:
En una tabla de alumnos de un colegio, si queremos mostrar todos
aquellos alumnos que tienen menos de 15 años, haríamos los siguiente en
el apartado criterios del campo Edad:
>15
Si por el contrario quisíeramos aquellos alumnos que se encuentran en
edades comprendidas entre 10 y 15 años, sería el siguiente criterio:
>=10 Y <=15
Las cláusulas ENTRE, EN y COMO
Además de los operadores de comparación, Access nos ofrece la posibilidad de utilizar
tres cláusulas de predicado especiales que son útiles para especificar los datos deseados
en las hoja de respuestas.
-4-
Entre
Resulta de gran utilidad para especificar un rango de
valores.
Ejemplos:
La cláusula
Entre 10 y 20
Sería lo mismo que >=10 Y <=20.
En
Es muy útil cuando necesitamos especificar una lista de valores, en la que cualquiera de
ellos puede coincidir con el contenido del campo que está siendo buscado.
Ejemplos:
La cláusula
“Barcelona” O “Badalona” O “Mataró” O
“Martorell” O “Tárrega”
Sería lo mismo que EN(“Barcelona”;”Badalona”;”Mataró”;”Martorell”;”Tárrega”)
Como
Para buscar modelos en campos de texto. Podemos incluir caracteres especiales y rangos
de valores en las cadenas de comparación. Utilizaremos los llamados caracteres
comodín. El carácter ? cuando queramos indicar un carácter cualquier en esa posición.
Un * para indicar cero o más caracteres en esa posición.
Ejemplo:
Imaginemos que sabemos una parte del apellido de un cliente y no
conocemos el resto, sabemos que se llama Gómez pero no en que posición se
encuentra ese Gómez en el nombre, haríamos lo siguiente:
Como “*Gómez*”
Consultas de selección calculadas
Utilizando las columnas libres en la vista diseño, podremos realizar cálculos con los
campos de las tablas. Para hacerlo tendremos que tener en cuenta que un campo
siempre tiene que ir encerrado entre corchetes [Nombre del campo] cuando actúa
como campo en un cálculo.
-5-
Podremos utilizar los siguientes operadores matemáticos:
+
Sumar
-
Restar
*
Multiplicar
/
Dividir
&
Permitirá crear cadenas de
texto.
Si hacemos un clic en la fila campo de de la columna deseada y a continuación pulsamos
la combinación de teclas Mayús + F2, se abre la ventana Zoom, desde donde es más
cómodo introducir la expresión deseada.
-6-
Generador de expresiones
Si no sabemos muy bien como podríamos colocar los campos, símbolos, etc. dentro de
una expresión, o resulta demasiado compleja para hacerla manualmente, podríamos
utilizar el Generador de Expresiones.
Para acceder a esta ventana, haríamos un clic en el botón Generar situado en la barra de
herramientas de las consultas.
Desde el generador, utilizando las diferentes partes de la ventana, podremos realizar todo
tipo de expresiones. En la parte izquierda de la tabla, veremos una lista de todos los
objetos de Access, cuando cliquemos sobre uno de ellos, en la parte central se nos
colocarán los elementos que forman parte de este objeto y al hacer un clic sobre este
elemento, en la parte derecha se nos mostrarán las propiedades del mismo.
También desde esta ventana podremos acceder a todas las funciones que tiene
incorporadas Access.
-7-
Ordenación de los datos
Normalmente, Access presenta las filas de la hoja de respuestas en el orden en que se
recuperaron de la base de datos. Sin embargo, podemos ordenar la información
en una consulta, utilizando la fila Orden del campo por el que deseamos ordenar. Los
métodos para ordenar serán Ascendente o Descendente.
Consultas de totales
Podría ser que por alguna razón no necesitáramos ver toda la información de los datos de
una tabla, sino que únicamente necesitamos totalizar estos datos, agrupándolos por algún
-8-
o algunos campos concretos.
Para ello, accederemos al menú Ver – Totales y a continuación procederemos a agrupar
por el campo que necesitamos y a escoger la función que queremos que nos realice dicho
cálculo. También podríamos pulsar el botón Totales de la barra de herramientas.
Una vez realizados estos pasos para convertir la consulta de selección en una consulta de
totales, Access, visualiza Agrupar por en la fila Total de todos los campos que se
encuentran en la cuadrícula
de diseño. En este momento,
los registros de cada campo
estarán agrupados pero no
totalizados. Si ejecutáramos
la
consulta,
obtendríamos
una fila para cada conjunto
de valores únicos, pero no
totales.
totales
ajuste
Podemos
reemplazando
Agrupar
por,
crear
el
por
alguna de las funciones que
se incorporan.
-9-
CONSULTAS DE PARÁMETROS
Hasta ahora, nos hemos basado en introducir criterios de selección directamente en la
ventana consulta en vista diseño. Sin embargo, no tenemos que decir los valores que
deseamos que Access busque exactamente en el momento de diseñar la consulta. En su
lugar, podemos incluir un parámetro en la consulta y Access emitirá un mensaje para que
indiquemos el criterio antes de ejecutar la consulta.
Para establecer un parámetro, introduciremos un nombre o una frase encerrada entre
corchetes [Nombre o frase que
deseemos colocar], en lugar de
introducir un valor en la fila de
criterios. Lo que encerremos entre
corchetes
se
convertirá
en
el
nombre por el que Access conocerá
el parámetro. Access visualizará
este nombre en un cuadro de
diálogo
cuando
se
ejecute
la
consulta, de modo que sería una
buena idea introducir una frase que
describa
deseamos.
lo
que
en
Como
realidad
podemos
introducir varios parámetros en una
consulta cada nombre o frase debe ser única e informativa.
Cuando ejecutemos la consulta aparecerá un
cuadro de diálogo que nos solicitará la
información del parámetro:
CONSULTAS DE ACCIÓN
Una buena descripción para las consultas de acción, es que son un poco peligrosas ya
que modifican datos de una tabla, se recomienda que antes de ejecutarlas se realicen
copia de los registros de las tablas por lo que pudiera pasar.
- 10 -
Veremos 3 tipos diferentes de consultas de acción, cada uno de ellos actuará de una
manera diferente con los registros de nuestras tablas.
Consulta de Creación de tablas
Consulta de Actualización
Consulta de eliminación
Para
crear
una
consulta
de
acción,
empezaremos
a
crear una consulta
como si de una de
selección
tratara
se
y
para
convertir
una
consulta
de
selección
a
cualquiera de las
consultas
mencionadas, haremos un clic en la opción correspondiente del menú Consulta.
También podríamos
hacerlo a través la
opción
correspondiente
del
botón
de
Tipo
consulta de la barra
de herramientas
- 11 -
Para ejecutar una consulta de acción, sólo tendremos que hacer clic en el botón
ejecutar de la barra de herramientas de la ventana de la vista diseño de la
consulta
o bien, abriendo la consulta desde la ventana de la base de datos. De cualquier
forma, nos indicará siempre lo que estamos a punto de modificar.
Consulta de creación de tablas
Servirá para almacenar como una nueva tabla, los resultados que son extraídos
de una consulta de selección. Si
ejecutamos la misma consulta una y
otra vez sobre datos que no son
modificados, puede que sea más
rápido acceder a los datos desde la
tabla en lugar de hacerlo desde una
consulta,
particularmente
si
esa
consulta debe unir varias tablas.
Al indicar a Access que
queremos
crear
una
consulta de creación de
tablas,
aparecerá
una
ventana que nos pedirá el
- 12 -
nombre y la ubicación de la nueva tabla de datos.
Consulta de
actualización
A veces es necesario modificar un
conjunto indeterminado de registros en
una tabla basándose en unos criterios
concretos y hacerlo manualmente sería
perder demasiado tiempo. Para ello,
crearemos consultas de actualización,
que
servirán
precisamente
para
modificar los datos de una tabla.
Consulta de
eliminación
La utilizaremos para eliminar
de forma masiva los datos de
una tabla, siguiendo unos
criterios determinados.
- 13 -

CONSULTAS DE SELECCIÓN Como ya se ha explicado con

Transcripción

Documentos relacionados

Taller 1 - Profeant.webnode.es

1. Interpolación de forma 2. Interpolación de movimiento 3. Texto