manual clubes - Federación de Castilla la Mancha de Karate y

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FEDERACIÓN DE CASTILLA-LA MANCHA DE KARATE Y DISCIPLINAS ASOCIADAS
Manual
Administración de Clubes Bienvenidos a la nueva forma de controlar y gestionar los datos de afiliados de la Federación de Castilla – La Mancha de Karate. Deseamos que este sea un gran comienzo de la andadura hacia una completa administración online de datos y recursos relacionados con afiliados, clubes y administración. Para acceder a la plataforma solo tiene que entrar en www.fcmkda.com y a continuación seleccionar la opción “Acceso gestión de afiliados”. 1 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas RECOMENDACIONES INFORMÁTICAS: Si usas Internet Explorer como navegador (Recomendamos Firefox 3.x, Google Chrome u Opera) deberá de tener en cuenta que hay que realizar unos ajustes en su navegador para el correcto funcionamiento de la web. Estos ajustes están explicados en un enlace situado justo debajo del menú deslizante. Es posible que algunas configuraciones del navegador no permitan visualizar algunas pantallas con las que trabaja el programa: En este caso, debería comprobar que no tiene activada la opción de Bloquear ventanas emergentes (Herramientas > Opciones > Contenido), o bien si ésta opción la quiere activada debe añadir la página al listado de excepciones para que permita que nuestra página abra ventanas emergentes (todas están relacionadas con la aplicación de la página, por lo que ninguna de ellas será de publicidad). Después de configurar esto, debe ir a Herramientas > Limpiar Historial Reciente. Si alguna vez le aparece error al retroceder de página o entrar en un apartado, actualice de nuevo la página hasta que se solucione. Se recomienda usar los botones de retroceso “Volver al Club” o pinchar en el menú, antes que dar a Retroceder Página en el navegador pues la página vuelve a comprobar los permisos de acceso y suele resultar algo molesto. PORTADA Desde la portada seleccionamos el tipo de acceso a la base de datos, que en nuestro caso será “Clubes”. La Portada contiene los distintos accesos restringidos:  Afiliados (acceso del deportista).  Clubes.  Técnicos (en desarrollo).  Eventos (en desarrollo).  Administración (Federación). 2 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas ACCESO A CLUBES Es la página de autentificación de los clubes. Mediante este proceso nos aseguramos que accede a su club y nadie más puede ver su información. Desde este acceso el Club accede a la base de datos que gestiona su club y sus afiliados, y podrá gestionar demás trámites que están en proyecto. ACCEDER AL CLUB CLUB: Selecciona el nombre del club en la lista desplegable. CLAVE: escribir la clave asignada. Puede modificar su clave indicándolo en Secretaría. La clave debe tener un máximo de ocho dígitos alfanuméricos. 2.1 Página de Club Una vez accedemos al Club, veremos la siguiente página principal. En ella podemos ver las principales zonas de trabajo de esta sección. La página de Club se divide en dos zonas, una superior que es relativa al club, y una inferior que muestra los afiliados, sus estados y algunos datos del afiliado dándonos una visión general del estado de nuestro club. 3 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas La sección relativa a club está dividida a su vez en varias “pestañas” que organizan la información del club: 
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Datos del Club: Muestra datos generales del Club. Datos de Afiliación del Club: Muestra los datos relativos a fecha de afiliación del club, fecha de renovación y el núm. de licencia nacional asignado por la RFEK. Datos del Director: Datos personales del director técnico del Club. Datos de los Profesores: Datos personales de los profesores habilitados en el Club. Disciplinas y estilos: En esta sección indicamos qué disciplinas y qué estilos de dichas disciplinas se imparten en el club. Es necesario tenerlo correcto para un funcionamiento correcto del club y de la estadística de las licencias. FUNCIONES BÁSICAS: 
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MODIFICAR. RENOVAR. PERMITIR RENOVE. MENSAJERÍA PDF. 
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AÑADIR AFILIADO. AFILIADOS PENDIENTES DE RENOVAR. AFILIADOS DADOS DE ALTA. GENERAR PDF. ACTIVIDADES. 4 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas MODIFICAR Nos lleva al formulario de datos del Club, donde podemos actualizar todos los datos de contacto relativos a club. Atención: Cuidado con darle al botón “Borrar formulario” y actualizar el registro, pues se quedaría toda la información en blanco. Algunos datos, por seguridad, no pueden ser modificados por el Club. En caso de que necesite modificarlos, póngase en contacto con Secretaría. RENOVAR Desde este botón el Club tramita la renovación del CLUB (primera renovación de la temporada), de los PROFESORES, y de sus AFILIADOS. Esta función la explicaremos más adelante. PERMITIR RENOVE Desde este botón el Club habilita o deshabilita la función de renovación de sus afiliados desde su propio acceso, quienes pueden federarse haciendo un solo clic en el botón de renovar que tendrán habilitado pasada la temporada, y haciendo el pago por tarjeta. MENSAJERÍA Abre una ventana de mensajes que pueden enviarse a los clubes o a administración (Secretaría FCMKDA). Pueden usar estos mensajes para cambios y temas a tratar con la federación, así como primera asistencia en caso de necesitar de algún dato o cambio no realizable por los clubes. 5 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas PDF Desde este botón accedemos al listado de afiliaciones que se han creado durante la temporada, listados en PDF, para que los clubes tengan acceso para su consulta en cualquier ocasión. Este apartado se divide en dos pestañas: 1) “PDF del Club”: Son las afiliaciones tramitadas por el Club. 2) “PDF del Afiliado”: Son las afiliaciones individuales que han tramitado los deportistas de su club desde su acceso. AÑADIR AFILIADO Nos permite añadir un afiliado a nuestro club mediante un formulario de alta. No se olviden de rellenar la disciplina y el estilo. De momento no deben rellenar el espacio referido al Grado. 6 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas IMPORTANTE: 1. Compruebe previamente que la persona y licencia que desee dar de alta (disciplina) no existe con anterioridad en el club o bien en otro (consultar con el deportista). 2. Rellene de la forma más completa posible su nombre y apellidos (en caso de nombres y apellidos compuestos). Si carece de segundo apellido (extranjeros), puede rellenarle con un “XX” para que el sistema acepte la ficha para su renovación. 3. Tenga seguro si es la segunda o posteriores licencias que el deportista tenga en la Federación, en el mismo o distinto Club/Dojo (consultar con el deportista). Si ese es el caso, recuerde que debe marcar la casilla de 2ª licencia cuando le renueve. De lo contrario, no se aplicará el precio reducido. 4. Tras rellenar la ficha, esta persona aparecerá en la base de datos del club, con un número de licencia provisional asignado, pero ¡OJO!, aún no está federado. Posteriormente hay que usar la acción RENOVAR. EN CASO DE QUE EL DEPORTISTA QUE DESEA RENOVAR SE ENCUENTRA EN OTRO CLUB/DOJO, DEBE SOLICITAR EN SECRETARÍA EL CAMBIO DE CLUB CON LA HOJA DE SOLICITUD OFICIAL, QUIEN TRAMITARÁ MANUALMENTE EL CAMBIO. Detalles a tener en cuenta al rellenar el formulario de nuevo afiliado y restantes formularios: 1.
Para rellenar el DNI o NIE lo primero es elegir el tipo de documento en el menú desplegable. Una vez elegido rellenarlo con el formato tal como se indica a continuación: DNI: 12345678Z (Sin espacios ni guiones) NIE: (X ó Y)1234567M (La primera letra tampoco se pone espaciada ni con guiones) 2.
La fechas se introducen mediante el icono que veremos a la derecha de los campos que sean fechas. Al pulsar el icono, una venta emergente nos permitirá elegir la fecha. 3.
Si carece de segundo apellido (extranjeros), puede rellenarle con un “XX” para que el sistema acepte la ficha para su renovación. 7 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas VISTA DE AFILIADOS La vista de afiliados está situada justo debajo del cuadro de datos del club. A primera vista nos da información básica de los afiliados, su estado (afiliado o no afiliado), así como su número de afiliación y algunos datos básicos. Si la tabla se encuentra en rojo, es un deportista no federado en la temporada vigente, si está en blanco, sí está federado. Tras hacer la renovación, permanecerán en rojo hasta que no se confirme el pago y Administración confirme la renovación. BÚSQUEDA: Dispone de un buscador en la parte superior del cuadro de afiliados. Sólo debe introducir una palabra (un nombre, o uno de los apellidos) o un número de licencia. Moverse entre los afiliados Para movernos entre los afiliados disponemos de botones para movernos adelante y atrás en el listado de afiliados. Estos botones están situados en la parte inferior de la tabla de afiliados. Funciones Encontramos dos funciones más que modifican el aspecto de la tabla de afiliados, situadas bajo el cuadro de información del club, nos permiten filtrar los afiliados en dos grupos, pendientes de renovar, y renovados (dados de alta), permitiéndonos volver al estado anterior al volver a pulsarlos. 8 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas GENERAR PDF Desde este botón accedemos a dos funciones: 1) LISTADO DE AFILIADOS (parte izquierda de la pantalla). 2) CERTIFICADOS (parte derecha y esquina inferior izquierda). LISTADO DE AFILIADOS Siempre que lo necesitemos podemos generar LISTADOS DE AFILIADOS, o incluso de No Afiliados (útil para tener una sola vista de deportistas que no han renovado licencia durante la temporada). Podemos generar el listado en formato PDF ordenado según mejor nos convenga: - Orden alfabético. - Orden según núm. licencia. - Orden según fecha de nacimiento. CERTIFICADOS También podemos generar CERTIFICADOS. Se trata de un documento generado de forma automática en formato PDF, en el que la FCMKDA acredita el dato que nos interesa: - Un grado. - Historial de grados (grabados en la ficha). - La afiliación de un deportista. - El histórico de licencias de un deportista (grabados en la ficha). 9 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas Nota: debemos recordar que la base de datos es de reciente creación, y no disponemos de un histórico completo de cada deportista en cuando a los años que se ha afiliado y sus grados. Con este proyecto, se pretende informatizar y guardar todo el histórico posible, sin embargo, lógicamente los grados y afiliaciones anteriores no se encuentran grabados. El Club puede solicitar en Secretaría que grabe un grado o año de afiliación de un deportista, solo enviando la fotocopia de esa licencia o grado (desde cinturón negro). Los grados menores los puede grabar directamente el maestro en la ficha del deportista, bajo su responsabilidad sobre la veracidad de dicho dato. El club debe introducir el número de licencia sobre el cual quiere generar el certificado. Cuando avancemos más temporadas, será útil la opción de marcar el año cuya afiliación nos interesa. De forma predeterminada nos aparecerá la temporada en curso. 1) CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN: En dos botones distintos podemos generar dos tipos de certificados: - Que certifique la afiliación de una temporada concreta. - Que certifique la afiliación de todas las temporadas que consten en su ficha. 2) CERTIFICADOS DE GRADO: Con la desaparición del carné de grados (físico), el deportista podrá certificar el grado que posee si lo necesita para cualquier asunto o ante algún organismo. Se generan dos tipos: - Que certifique un grado concreto (hay que seleccionar de la lista el grado que nos interesa certificar). - Que certifique el histórico de grados (los que aparecen en la ficha). Nota: el propio deportista, accediendo a su ficha, podrá generar estos certificados sin necesidad de que lo haga el club por él. 3) CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN DEL CLUB: Con el botón “PDF Certificado Clubes”, situado en la parte inferior izquierda, se certifica la afiliación del Club/Dojo a la FCMKDA durante la temporada en curso. Contiene los datos principales del club (Nombre Club y Nº Registro CCAA) así como los profesores habilitados. En el caso de los Dojos, se hace mención al club al que pertenecen. ACTIVIDADES Desde este botón accedemos al módulo de ACTIVIDADES desde donde podemos inscribir a nuestros afiliados a cursos, competiciones y demás actividades de la FCMKDA. 1) ACCESO AL MÓDULO: Pulsamos el botón “Actividades”. 10 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas Una vez hayan entrado, aparece un listado con las actividades cuya inscripción se encuentra abierta dentro del plazo que establece la FCMKDA. Seleccionamos la actividad que nos interesa con el botón “Inscribir” Nos aparecerá un listado de conceptos y precios (Módulos), que en el ejemplo expuesto son TERCER DAN, CUARTO DAN, etc. ya que se trata de hacer un listado de aspirantes y pagos para un examen. 1) Selecciono un módulo, por ejemplo TERCER DAN y desde el listado de alumnos que aparece desplegado selecciono los alumnos que inscribo. Este listado si se pulsa sobre el rótulo de “Nombre y Apellidos” me los ordena por orden alfabético, en cambio si pulso sobre el rótulo “F. Nacimiento”, me los ordenará por fecha de nacimiento. De esta forma facilita la búsqueda del alumno. 2) Una vez he terminado oculto la lista de alumnos con el botón “Ocultar Afiliados” y así accedo más rápido al menú inferior derecho, pues el siguiente paso es pulsar el botón “Inscribir Afiliados”. 3) Se repite el mismo proceso para inscribir por otro concepto, repitiendo al terminar siempre con el botón “Inscribir Afiliados” 4) Cuando acabemos pulsamos el botón “Siguiente” y aparecerá un resumen de los inscritos.  Si hay algún error podemos eliminar. 11 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas 5) Se elige el modelo de pago. 6) Se da al botón “Finalizar” y se genera un PDF con esa inscripción. La Federación recibirá un aviso de esa inscripción y una vez compruebe el pago por parte del club inscribe definitivamente a esos alumnos. Recuerden que el club debe remitir el justificante de pago a continuación, salvo que se haya seleccionado pago por tarjeta ya que la inscripción se hace automáticamente. 2.2 Ficha de afiliado La ficha de afiliado nos muestra todos los datos y opciones relacionadas con un afiliado de nuestro club. ¡OJO! CADA DEPORTISTA TENDRÁ UNA FICHA POR CADA DISCIPLINA EN LA QUE ESTÉ FEDERADO, A LA CUAL SE LE ASIGNA UN NÚMERO DE LICENCIA QUE CONSERVARÁ DURANTE TODA SU VIDA FEDERATIVA. En una primera vista, muestra sus datos de interés, como nº Licencia, apellidos, nombre, DNI, Club, Disciplina, Fecha de Nacimiento y Teléfono. Recuerde que un deportista puede tener varias licencias, por lo que éstas se diferenciarán por el número de licencia y la disciplina. Al pulsar sobre el botón con el código (Nº Licencia) del afiliado pasaremos a la ventana de su ficha: En esta ficha se nos muestra la información del afiliado en tres pestañas: o Datos de afiliado, que nos muestra la información básica y de contacto del afiliado. o Datos Club afiliado, que nos muestra los datos de a que club pertenece el afiliado. 12 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas o Historial de grados, que nos muestra un historial de grados del afiliado ordenado cronológicamente. o Histórico de licencias, que nos muestra el historial de temporadas en las que consta las afiliaciones del deportista ordenado cronológicamente. Funciones de la ficha de afiliado 
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Modificar Ir al Club del Afiliado (vuelve a la portada del Club). MODIFICAR Nos permite modificar los datos de afiliado. Es un formulario similar al de alta de un afiliado nuevo y cumple las mismas normas. No podrá modificar la fecha de nacimiento. Si ésta es errónea, deberá ponerse en contacto con Secretaría justificando la verdadera fecha, para que se realice la rectificación. La segunda pestaña “Datos Licencia” sólo puede modificarse por el Club en lo que se refiere a los grados del deportista, grabando sus grados hasta marrón. Cambio de grado del Deportista (Historial de Grados): Para cambiar el grado (actual) a un afiliado, debemos entrar en su ficha y pulsar en la pestaña “Historial Grados” que nos abrirá el formulario de entrada de datos en los grados. En esta pestaña, se graban tantos los grados anteriores como el actual. Será el último grado cronológicamente conseguido el que figure como último grado en la ficha del deportista. Los profesores dados de alta en cada club, son quienes pueden asignar los grados hasta marrón. Deben de señalarse los siguientes datos. 13 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas 
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Cinturón. Fecha del grado conseguido. Profesor que otorga el grado: Se selecciona desde una lista desplegable. Aparecen los profesores que el club ha dado de alta en dicha temporada y que también ha de estar federado. El sistema reconoce el tipo de diploma que tiene, y le habilita a grabar los grados hasta el que su titulación de entrenador le permita. Los cinturones superiores, otorgados por la Real Federación Española o por la FCMKDA sólo los podrá grabar administración. Si el deportista desea tener actualizado este campo, debe remitir a la Federación fotocopia del carné de grados y se grabará el mismo en su ficha. Rellenar el historial de grados Para rellenar los cinturones de un afiliado el procedimiento es el siguiente. Iremos al apartado “historial de grados” de la ficha del usuario y pulsaremos sobre el botón “Rellenar historial de grados”. Nos aparecerá en la ventana emergente el historial más el formulario para añadir grado hasta marrón: Cuando halla rellenado los datos, pulse sobre “Agregar a historial” para almacenar ese grado en la ficha del afiliado. 2.3 Profesores y datos de profesores de un Club Los profesores de un club que se han habilitado en la temporada se pueden ver, desde la ficha del club, en la pestaña “Datos de los profesores”. 14 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas Desde la pestaña de “Disciplinas y estilos del Profesor” podemos añadir o quitar las disciplinas y estilos del profesor. Modificar datos de un profesor: Entraremos a su ficha pulsando en el botón de su código y luego haremos click en el botón “modificar”. Solo podemos modificar los datos de contacto como dirección, teléfono y e‐mail. Importancia del Nº de Monitor: El número de Monitor del profesor es importante para poder listarlo como profesor cuando queramos dar un cinturón que ha otorgado ese profesor. Es un código interno que la Federación asigna a los entrenadores. Si no tiene este código en la ficha del profesor, éste no aparecerá en el listado de profesores al dar un grado a un afiliado del club. Si este código no apareciese, consulte con Secretaría. 2.4 Renovar Club A principio de temporada, el Club podrá desde su acceso tramitar su renovación. Puede aprovechar además para realizar en la misma acción la renovación de sus deportistas (en este caso, si va a federar a nuevos afiliados que no constan en la base de datos, debe hacerlo mediante el botón “Añadir Afiliado”). Cuando Administración haya autorizado su solicitud, le aparecerán en su base de datos, y ya podrá federarlos a la vez que renueva el club, o bien puede esperar y renovarlos en otra sesión. 1º ACCEDER A LA REAFILIACIÓN (Botón “Renovar” en la pantalla principal del Club) En primer lugar, se producirá la renovación del Club, saliendo una tabla de pago con el importe de la renovación de Club. 2º RENOVAR PROFESORES Para renovar los profesores, daremos al botón y se desplegará una lista de profesores que estuvieron dados de alta la temporada anterior, desde la cual seleccionaremos a quienes queremos renovar. 15 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas 3º RENOVAR AFILIADOS Desplegaremos el listado de federados desde el botón En un primer vistazo veremos su nombre y apellidos, núm. licencia y disciplina. Seleccionaremos los deportistas que el Club va a renovar activando la casilla de la columna de RENOVAR. ¡OJO! SEGUNDA LICENCIA: Si la disciplina que se renueva sería la 2ª o posterior licencia durante la misma temporada, se debe seleccionar también la casilla de 2ª licencia (así el coste será menor y la aplicación no enviará por duplicado su ficha a la mutualidad). 4º CONFIRMAR LA RENOVACIÓN. Una vez ya hemos realizado la selección de renovaciones, hacemos click sobre el botón de “Renovar” y nos aparecerá la carta de pago con los importes a deber. Elegiremos también el método de pago. 16 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas Si hacemos click de nuevo en los botones “Mostrar Profesores” y “Mostrar Alumnos” veremos los profesores y deportistas que habíamos seleccionado en el paso anterior para comprobar que son los correctos. Al desplegar los profesores y alumnos renovados para su comprobación, podremos eliminarlos si nos hemos equivocado, o volver atrás para seleccionar más profesores o alumnos. Cuando seleccionamos la forma de pago, nos saldrá una alerta con la modalidad de pago. Para que Administración acepte la Renovación, el Club debe de enviar a Secretaría el justificante de pago en un tiempo máximo de tres días hábiles. Recuerde que tiene a su disposición el pago por tarjeta de crédito, que lleva un recargo de 0,80 € por operación (sobre el total de la carta de pago). Para finalizar las afiliaciones, pulsamos el botón “Finalizar”, y aparecerá una alerta para confirmar y si aceptamos terminaremos con la renovación y volveremos a la pantalla de inicio. Tendrá los documentos .pdf generados con las renovaciones a través del botón Si ha elegido el método de pago por ingreso o transferencia bancaria, recuerde indicar en concepto el núm. de relación que le aparece en dicho documento (ej. Renovación 32/2011). 2.5 Renovar Federados Una vez el Club ya está renovado, en cualquier momento de la temporada podrá renovar a sus federados. Para ello tendrá a su disposición el botón en la parte inferior del cuadro de datos del club. Desplegaremos el listado de federados desde el botón y le aparecerá en el listado los federados pendientes de renovar con su nombre y apellidos, núm. licencia y disciplina. Seleccionaremos los deportistas que el Club va a renovar activando la casilla de la columna de RENOVAR, ¡OJO! SEGUNDA LICENCIA: Si la disciplina que se renueva sería la 2ª o sucesivas licencias durante la misma temporada (más de una disciplina), se debe seleccionar también la casilla de 2ª licencia (así el coste será menor y la aplicación no enviará por duplicado su ficha a la mutualidad). ¡OJO! NUEVOS FEDERADOS: Recuerde que para federar a nuevos deportistas, debe antes usar la aplicación “AÑADIR AFILIADO” para que le aparezca en su base de datos. Posteriormente ya podrá FEDERAR a ese deportista cuando le aparezca en el listado para RENOVAR. Los siguientes pasos serían elegir método de pago y revisar y confirmar las renovaciones tramitadas. Si no ha elegido el pago por tarjeta, el número de referencia le servirá para hacer el ingreso o transferencia bancaria, debiendo presentar en Secretaría el justificante de pago para que valide sus federaciones. Si en un plazo de tres días hábiles Secretaría no ha tenido constancia de pago, el trámite no se hará efectivo. 17 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas CONSIDERACIONES IMPORTANTES 
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El uso de la plataforma on‐line por parte de los clubes sustituye a la afiliación en boletín de soporte físico. Supone que todas las solicitudes de licencias nuevas y las renovaciones llevarán implícita la aceptación de las disposiciones de cesión de datos e imagen del deportista, con su correspondiente política de cancelación, que se indica mediante una alerta cuando se introduce un nuevo federado o se renueva on‐line, por ello el club deberá informar previamente al deportista ( o a su padre/madre/tutor si éste es menor de 14 años) de dichas disposiciones ya que se entenderá en todo caso que el club realizará el referido trámite con su consentimiento. No obstante se recomienda que el deportista rellene el boletín físico con su firma y consentimiento y dicho documento obre en poder del club. Si decide no usar esta herramienta para renovar afiliados, debe remitir la documentación necesaria (hojas resumen, cartas de pago y fichas de deportistas) a la Federación, como se venía haciendo de forma tradicional. Tenga en cuenta que los datos obligatorios para poder federar/renovar constan de nombre y apellidos, DNI, fecha de nacimiento, dirección, y teléfono. En caso de ser menor de 14 años, el sistema reconocerá esta edad y añadirá un nuevo formulario para que se introduzcan los datos del padre/madre/tutor, que es quien debe aceptar en su nombre la política de cesión y protección de datos. Si el deportista no tiene documento DNI/NIE, se introducirá el del padre/madre/tutor. 
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Si ha elegido el método de pago mediante ingreso o transferencia bancaria, debe siempre hacer llegar a Secretaría el justificante de dicho pago, dentro de los tres días siguientes a la operación on‐line. Indique en el concepto del ingreso el número de referencia que le consta en su carta de pago (documento pdf que le saldrá al finalizar la operación). De lo contrario, Administración no confirmará la operación, y no constará ninguna preafiliación. No dude en ponerse en contacto con Secretaría para que le sea resuelta cualquier duda con respecto al concepto y uso de la base de datos on‐line. DESDE LA FEDERACIÓN LE AGRADECEMOS SU INTERÉS, ESFUERZO Y PACIENCIA EN APLICAR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS A LA ADMINISTRACIÓN DE LA PRÁCTICA DEPORTIVA. CON ELLO CONTRIBUYE A SIMPLIFICAR TRÁMITES, FACILITANDO ASÍ EL FUNCIONAMIENTO DE LA FEDERACIÓN, LA SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES, Y LE AYUDARÁ A ACCEDER Y GESTIONAR LA BASE DE DATOS DE SUS FEDERADOS. En caso de problemas técnicos, escriba a: [email protected] 18 Manual de uso para Clubes de la Administración Web de la FCMKDA Octubre 2012 © Federación de Castilla‐ La Mancha de Karate y Disciplinas Asociadas