TRD- Gerencia - Aguas de Manizales

AGUAS DE MANIZALES S.A. E.S.P.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia
PROCESO PRODUCTOR: Gerencia
CENTRO DE
COSTOS
CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
INDICES
1 DE:
RETENCIÓN
(AÑOS)
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
1
DISPOSICIÓN
FINAL
S
D
CT
PROCEDIMIENTO
E
Serie documental con valor secundario con carácter
administrativo y legal. Dan testimonio de las decisiones
11000
1
ACTAS
01
ACTAS DE COMITÉ DE GERENCIA
Fecha
Nro Documento
Asunto
directivas de la organización, adquieren valor histórico
1
9
X
X
desde el momento en que se generan. Se conservan
como parte de la memoria institucional. Se digitalizarán
con el fin de facilitar su consulta y se conservarán
totalmente. Cicular externa 003 de 2014 AGN.
- Actas y Anexos
Fecha
Nro Documento
Asunto
11000
1
ACTAS
14
ACTAS ENTIDADES MUNICIPALES
Serie documental con valor secundario con carácter
administrativo y legal. Dan testimonio de las decisiones
directivas de la organización, adquieren valor histórico
1
6
X
X
desde el momento en que se generan. Se conservan
como parte de la memoria institucional. Se digitalizarán
con el fin de facilitar su consulta y se conservarán
totalmente. Cicular externa 003 de 2014 AGN.
- Actas consejo de gobierno
- Alcadia
- Procuenca
11000
2
INFORMES
04
INFORMES DE ASUNTOS DEL PROCESO
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
Documentos
con
valor
primario
que
reflejan
información de las gestiones realizada por el proceso.
1
9
X
X
Por su contenido informativo se digitalizarán con el fin
de facilitar su consulta y una vez cumplido su tiempo de
retención se eliminara.
- Informes
- Solicitudes
- Respuesta a solicitudes
- Anexos
CONVENCIONES
S = Selección
CT = Conservación Total
RESPONSABLES
D = Digitalización
E = Eliminación
Líder Del Proceso
Líder Administración Documental
TI-CC-R03 / Mayo 2014 / Primera
1 de 7
AGUAS
AGUAS
DE
DE
MANIZALES
MANIZALES
S.A.
S.A.
E.S.P.
E.S.P.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia
PROCESO PRODUCTOR: Comunicaciones e Imagen Corporativa
CENTRO DE
CODIGO
COSTOS
11100
2
SERIE
CODIGO
SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
HOJA:
INDICES
RETENCIÓN
(AÑOS)
ARCHIVO
GESTIÓN
INFORMES
01
INFORMES DE GESTIÓN
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
1
ARCHIVO
CENTRAL
5
1
DE:
1
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
S
D
CT
E
X
Documentos que reflejan información de la
gestión realizada por el proceso. Se guarda
en Archivo de Gestión 1 año, en Archivo
Central 5 años, se digitaliza y luego se
elimina.
X
Documentos que reflejan información de la
gestión realizada por el proceso. Se guarda
en archivo de gestión 1 años En Archivo
Central 5 años, se digitaliza y luego se
elimina.
- Seguimiento a medios
- Escuchame
11100
2
INFORMES
04
INFORMES DE ASUNTOS DEL PROCESO
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
1
5
- Informes
- Solicitudes
- Respuesta a solicitudes
- Anexos
CONVENCIONES
S = Selección
CT = Conservación Total
RESPONSABLES
D = Digitalización
E = Eliminación
Líder Del Proceso
Líder Administración Documental
TI-CC-R03 / Mayo 2014 / Primera.
2 de 7
AGUAS DE MANIZALES S.A. E.S.P.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
HOJA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia
PROCESO PRODUCTOR: Control Interno
CENTRO DE
COSTOS
CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
INDICES
RETENCIÓN
(AÑOS)
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
1
DE:
1
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
S
D
CT
E
Documentos
11120
2
INFORMES
02
INFORMES A ENTES DE CONTROL EXTERO
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
que
soportan
los
informes
presentados a los entes de control externo por
1
20
X
X
parte de la Entidad. Por ser una serie con valor
primario se conservará totalmente, se digitalizarán
con el fin de facilitar su consulta. Estatuto
Anticorrupción Ley 1474 de 2011
- Informes
- Anexos al Informe
- Requerimientos
- Respuesta a Requerimientos
Documentos que reflejan información de auditorias
efectuadas a los procesos de la Entidad. Por su
11120
2
INFORMES
03
INFORMES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
contenido diciplinario y correctivo, forman parte de
1
20
X
X
la
memoria
institucional;
Por
lo
tanto
se
conservarán totalmente. Se digitalizarán con el fin
de facilitar su consulta. Estatuto Anticorrupción Ley
1474 de 2011
- Informes
- Anexos al Informe
- Requerimientos
- Respuesta a Requerimientos
11120
2
INFORMES
04
INFORMES DE ASUNTOS DEL PROCESO
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
1
9
X
X
Documentos que reflejan información de la gestión
realizada por el proceso. Por su contenido
informativo, forman parte de la memoria
institucional por lo tanto se conservarán
totalmente. Se digitalizarán con el fin de facilitar su
consulta.
- Informes
- Solicitudes
- Respuesta a solicitudes
- Anexos
CONVENCIONES
S = Selección
CT = Conservación Total
RESPONSABLES
D = Digitalización
E = Eliminación
Líder Del Proceso
Líder Administración Documental
TI-CC-R03 / Mayo 2014 / Primera.
3 de 7
AGUAS DE MANIZALES S.A. E.S.P.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
HOJA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia
PROCESO PRODUCTOR: Secretaría General
CENTRO DE
COSTOS
CODIGO
SERIE
CODIGO
SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
INDICES
RETENCIÓN
(AÑOS)
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
1
DE:
4
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
S
D
CT
E
Serie documental con valor primario. Se
conservaran totalmente para historia de la
11300
1
ACTAS
02
ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
Fecha
N° Documento
Asunto
2
8
X
entidad, ya que documentos estos dan cuenta
X
de las decisiones tomadas por la Junta Rectora
de la Empresa. Una vez transferidas al AC se
debe digitalizar.
- Actas y Anexos
11300
1
ACTAS
03
ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
Fecha
N° Documento
Asunto
2
8
X
Documentos de carácter administrativo y legal.
Dan testimonio de las decisiones directivas de
la organización. Adquieren valor histórico
desde el momento en que se generan. Se
conservarán totalmente como parte de la
memoria institucional y se digitalizarán con el
fin de facilitar su consulta.
X
- Actas y Anexos
- Libro de Accionistas
11300
2
INFORMES
04
INFORMES DE ASUNTOS DEL PROCESO
Fecha
Remitente
Asunto
Destino
Documentos que reflejan información de la
1
19
X
X
gestión realizada por el proceso. Una vez
cumplido su tiempo de retención en archivo
central, previa su digitalización, se eliminarán.
- Informes
- Solicitudes
- Respuesta a solicitudes
- Anexos
1150
5
CONTRATOS
01
CONTRATOS DE OBRA Y REPARACIÓN
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
Documentos de carácter administrativo y legal.
2
18
X
X
Según lo establece la Ley 80 de 1993, se
conservan
20
años
en
el
Archivo.
posteriormente se digitaliza y se elimina.
Contrato
Documentos Inicio Contrato
Estudio y Diseños
Solicitudes y Respuesta a Solicitudes
Informes Semanales
Acta Convenio de Precios
Actas de Pago
Informes Mensuales
Permisos Entidades
Acta Recibo Final
Bitácora de Obra
Acta de Cumplimiento
Seguimiento y Visitas de Obra
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
11300
5
CONTRATOS
02
CONTRATOS DE ADQUISICIÓN Y SUMINISTRO
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
11300
5
CONTRATOS
03
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE
EQUIPOS
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
11300
5
CONTRATOS
04
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE
EDIFICIOS
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
05
CONTRATOS DE AUDITORIAS Y REVISORIAS
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
06
CONTRATOS DE ASESORIA Y CONSULTORIA
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
11300
5
CONTRATOS
07
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y
PROFESIONALES
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
08
CONTRATOS DE LECTURA Y REPARTO
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
09
CONTRATOS DE IMPRESIÓN DE FACTURAS
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
10
CONTRATOS DE CORTE Y RECONEXIÓN DEL SERVICIO
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
11
CONTRATOS DE INTERVENTORIA
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
Fecha
N° Contrato
Contratista
Asunto
11300
5
CONTRATOS
12
CONTRATOS ALIADOS COMERCIALES
Documentos de carácter administrativo. Se
conservan por veinte (20) años en el Archivo
Central y posteriormente se selecciona y
2
18
X
X
digitaliza por cada año un 10% de los contratos
teniendo como criterio su aporte para el
desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y los que hayan
sido objeto de procesos jurídicos.
- Contrato
11300
6
PROCESOS
LEGALES
01
ACCIONES POPULARES, TUTELAS Y DEMANDAS
Fecha
Numero
Remitente
Destino
Pasados veinte (20) años de emitida la
sentencia se eliminan. El expediente es propio
2
8
X
X
del juzgado que conoció y tramitó el proceso.
Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley
1437 de 2011. Se digitalizan con el fin de
facilitar su consulta.
- Solicitudes
- Respuesta a Solicitudes
- Conciliaciones
- Anexos
- Sentencia
CONVENCIONES
S = Selección
CT = Conservación Total
RESPONSABLES
D = Digitalización
E = Eliminación
Líder Del Proceso
Líder Administración Documental
TI-CC-R03 / Mayo 2014 / Primera.