DOCUMENTO DE TRABAJO - Mesa de Ayuda SIAPER

Transcripción

INSTRUCTIVO - ERRORES CARGA MASIVA PRORROGA - SIAPER REGISTRO
ELECTRONICO
Instructivo Errores
CARGA MASIVA
PRÓRROGA DE CONTRATO
SIAPER
REGISTRO ELECTRONICO
Contraloría General de la República
Actividad
Nombre
Fecha
Versión
Elaboración
SIAPER NEGOCIO
16/01/2011
1.0
ELECTRONICO
INTRODUCCIÓN
Por definición, la carga masiva de los archivos formato (.csv) en la plataforma SIAPER es de naturaleza
binaria, es decir, la carga se realiza de forma completa en el sistema, o de lo contrario, se rechaza la carga y
ninguno de los datos es ingresado a la resolución exenta creada por su Servicio en Registro Electrónico.
Consecuentemente, cuando la carga es aceptada, la información que contiene el archivo (.csv) de carga
masiva de su servicio, debe ser validada íntegramente por la plataforma para poder ser ingresada.
Debido a esta condición, el usuario del sistema debe asegurarse que la información codificada en su fichero
sea la correcta.
Con el objetivo de facilitar al usuario la identificación, interpretación y corrección de los errores que arrojan
los informes de validación, es que se presenta el siguiente instructivo.
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ELECTRONICO
INSTRUCTIVO SOBRE ERRORES EN PROCESO DE CARGA MASIVA PRÓRROGAS DE CONTRATAS
El proceso de Carga Masiva de Datos correspondiente a actos administrativos de Prórrogas de Designaciones
a Contrata puede conllevar a los siguientes dos resultados finales del proceso informados en el “Estado
Planilla” de la grilla “Lista de Cargas de Planilla”:
1. CARGA EXITOSA DE DATOS: ESTADO PLANILLA “VALIDADO”
La carga exitosa final de los datos del archivo (.cvs) implica que los datos fueron codificados
correctamente y serán poblados en la Resolución Exenta creada por su Servicio en Registro Electrónico. Y
consecuentemente, el sistema no generará Informe de Validación alguno, puesto que no existieron
errores en la carga y la columna Informe de Validación se mostrará vacía.
2. CARGA CON ERRORES: ESTADO PLANILLA “NO VALIDO, POR CONTENER ERROR”
Ahora bien, en caso que el archivo cargado por el usuario contuviera algún error, el sistema será capaz de
detectarlo informando en la columna “Estado Planilla” la opción “No Valido, por contener error” y emitirá
un informe de validación que podrá ser revisado por el usuario a través del icono:
(Ver Figura 1).
Figura 1. Listado de Cargas de Planillas
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ELECTRONICO
2.1 RESULTADOS DEL INFORME DE VALIDACIÓN
El usuario deberá acceder al icono
mostrado en la columna Informe de Validación para analizar las
inconsistencias detectadas en el proceso de Carga Masiva. (Ver Figura 2)
Figura 2. Informe de validación
2.1.1 TIPOS DE ERRORES CONTENIDOS EN INFORME DE VALIDACIÓN
A continuación, en la Tabla 1, se muestran los tipos de errores y una descripción detallada de lo que el
usuario debe realizar cuando el Informe de Validación detecte que una línea del archivo cargado le arroje un
error.
Tabla 1. Tabla de Errores del Informe de Validación
Codigo Tipo de error
0601
Error de código del
servicio
0602
Funcionario inexistente
en la base de datos
0603
Error de tipo de
documento
0604
Error por no encontrar
documento en RE
Descripción
Estudio/Analisis
Chequear la lista de Códigos de
El código del Servicio incorporado Servicio. Verificar que el código de
a su planilla no corresponde a su su servicio sea el mismo código
Servicio
poblado en la columna “COD
SERVICIO” en su archivo csv.
Chequear en el submenú “Buscar
Funcionario”, si el RUN que
incorporó en la columna “RUN” y
El funcionario que intenta cargar “DV” de su archivo csv , existe en la
no se encuentra registrado en base de datos.
nuestra base de datos SIAPER
De no encontrar al RUN consultado,
contactarse a la mesa de ayuda a fin
de averiguar la situación del sujeto o
resolución de nombramiento.
Chequear en la columna “TIPO” de
El tipo de documento que intenta
su archivo csv, tenga el valor
cargar corresponde a una materia
“RESOLUCION EXENTA” o “DECRETO
afecta a Toma de Razón
EXENTO”. No admite otro valor
Chequear las columnas “TIPO”,
El documento que intenta tramitar “NÚMERO” y “FECHA”, ya que
en la plataforma SIAPER RE no ha conforme estos valores, se buscó en
sido creado
la plataforma y no se encontró
documento. Si no lo tiene creado,
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ELECTRONICO
0605
Error por documento
tramitado
0606
Error de fecha invalida
columna "FECHA"
0607
0608
0609
0610
0611
El documento que intenta
prorrogar ya se encuentra
tramitado por este Organismo de
Control
La fecha de su documento no es
válida para el sistema; debe tener
un formato dd/mm/aaaa
La fecha de la prorroga no es
válida para el sistema; debe tener
columna "FECHAPRO"
un formato dd/mm/aaaa
La fecha desde de su documento
no es válida para el sistema; debe
columna "FECHADESDE"
tener un formato dd/mm/aaaa
La fecha hasta de su documento
no es válida para el sistema; debe
columna "FECHAHASTA"
tener un formato dd/mm/aaaa
Error por documento
inexistente en base de
datos
El documento que intenta
prorrogar no se encuentra
registrado en nuestra base de
datos SIAPER (ver video tutorial)
La designación que intenta
prorrogar tiene una anomalía que
puede ser de los siguientes tipos:
- La fecha desde de la prorroga no
es consecutiva.
Error en campo
- Tiene distinto el régimen de
desempeño/horas/fecha
horas al documento que intenta
consecutiva
prorrogar.
- Error en el código en la
dependencia de desempeño
(Ver video Tutorial)
proceda a darle origen como
documento en la plataforma SIAPER
RE.
Chequear las columnas “TIPO”,
“NUMERO” y “FECHA”, ya que
conforme estos valores, se buscó en
la plataforma y este documento se
encuentra
registrado
en
la
plataforma
Chequear las columnas “FECHA” de
su archivo csv. Debe tener el
formato dd/mm/aaaa.
Chequear las columnas “FECHAPRO”
de su archivo csv. Debe tener el
formato dd/mm/aaaa.
Chequear
las
columnas
“FECHADESDE” de su archivo csv.
Debe tener el formato dd/mm/aaaa.
Chequear
las
columnas
“FECHAHASTA” de su archivo csv.
Debe tener el formato dd/mm/aaaa.
Chequear las columnas “NUM.PRO”
y “FECHAPRO” de su csv, ya que
conforme estos valores, se buscó
en la plataforma y no se encontró el
documento.
Contactarse a la Mesa de ayuda a fin
de averiguar la situación del
documento en comento.
La diferencia puede estar en 3
situaciones:
1. Chequear
la
columna
“FECHA DESDE” de su
archivo csv y compararlo
con la resolución que
intenta prorrogar. Esto se
realiza ingresando el RUN
del sujeto en “Buscar
Funcionario”,
luego
ingresando a la resolución
que intenta prorrogar, y
finalmente
viendo
en
campo “Fecha Hasta”. El
sistema detectó que no
existe
continuidad
de
fechas. Por tanto, Ud. debe
regularizar dicha situación.
2. Chequear
la
columna
“HORAS” de su archivo csv
y compararlo con la
resolución que intenta
prorrogar. Esto se realiza
ingresando el RUN del
sujeto
en
“Buscar
Funcionario”,
luego
finalmente
viendo
en
campo “HORAS”. Si existe
error en la base de datos,
ingrese un caso a la Mesa
de ayuda, solicitando con
exactitud la modificación a
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ELECTRONICO
efectuar. (Se recuerda que
la información debe estar
contenida en la resolución
con soporte papel)
3. Chequear
la
columna
“DEPDESEMPEÑO” de su
archivo csv y compararlo
con la resolución que
intenta prorrogar. Esto se
realiza ingresando el RUN
del sujeto en “Buscar
Funcionario”,
luego
finalmente
viendo
en
campo “Dependencia de
desempeño”. Si existe error
en la base de datos o bien
no figura la dependencia,
ingrese un caso a la Mesa
de ayuda, solicitando con
exactitud la modificación a
efectuar. (Se recuerda que
la información debe estar
contenida en la resolución
con soporte papel)
0612
Error en el código
dependencia
desempeño
Chequear la lista de Códigos de las
dependencias de su Servicio.
Se encontró una inconsistencia en Verificar que el código de la
la dependencia de desempeño dependencia de su servicio sea el
informada.
mismo código poblado en la
columna “COD SERVICIO” en su
archivo csv.
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ELECTRONICO
3. SOLICITUD DE ATENCIÓN A MESA DE AYUDA.
Una vez que el usuario realiza el proceso de Carga Masiva y el sistema arroja como resultado un Informe de
Validación, el usuario deberá analizar la lista de errores que se detectaron en el proceso, su origen y
potencial corrección.
Fruto de este análisis, el usuario podrá identificar las causas que provocaron la falla en el proceso y verificar,
por tanto, si los errores se deben a una falla en los datos ingresados por su Servicio en el archivo “.csv”, o
bien, porque existe una inconsistencia en la base de datos SIAPER.
Consecuentemente, si el error detectado corresponde a un fallo en el proceso de carga de datos efectuada
por el Servicio, se deberá realizar el correspondiente proceso de corrección del archivo. Sin embargo, si el
error informado, correspondiese a una inconsistencia con la base de datos del sistema, el usuario deberá
ponerse en contacto con Mesa de Ayuda SIAPER.
En importante destacar, que en esta solicitud de atención debe detallarse de forma clara y específica los
errores detectados hacia la Mesa de Ayuda, de manera de no llevar a malas interpretaciones y/o dobles
lecturas.
Por ejemplo, se sugiere utilizar la siguiente redacción o formato para sus solicitudes:
Ejemplo:
Señores Mesa de Ayuda:
Por favor se solicita corregir la siguiente información observada en la base de datos de SIAPER
Línea
Error
RUN asociado
Dice en SIAPER
Debe decir
2
610
13857558-6
Campo horas igual a cero (no hay valor)
Debe decir 44
10
610
10026198-7
Campo dependencia de desempeño dice
Defensoría Penal Metropolitana Norte
Debe decir cero (sin
1
valor)
1
Debe decir 0 cada vez que la resolución en formato papel no señale la información que se pide en SIAPER.
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