Función de la Unidad de Codificación Diagnóstica en el

Transcripción

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Función de la Unidad de Codificación
Diagnóstica en el Registro Gallego de Tumores
(REGAT). Nuevas Vías de Colaboración
Rey García, G.M. (1)
Mosteyrín Salgado, P. (2)
Suanzes Hernández,J. (3)
Castro Bernárdez,M. (4)
1. Unidad de Codificación Diagnóstica del C.H.U. de Vigo.
Responsable REGAT
2. Unidad de Codificación Diagnóstica del Area Sanitaria
de Ferrol. Responsable REGAT
3. Coordinador del Sistema de Información del Cáncer en
Galicia. Consellería de Sanidade.
4. Servicio de Epidemioloxía. Dirección Xeral de Saúde
Pública e Planificación.
RESUMEN
La puesta en marcha de un registro “único”
de tumores en funcionamiento, implantado
en nuestra comunidad antes del 2010, hacía
imprescindible establecer una estructura organizativa que mantenga y apoye a todos los
procesos de registro, clasificación, auditoría y
análisis de datos, derivados tanto de la puesta
en marcha, como del mantenimiento del Registro Gallego de Tumores. Para ello y con el
objetivo de una colaboración transversal de
los distintos profesionales de las organizaciones (clínicos, anatomo-patólogos, epidemiólogos, codificadores, informáticos, etc.) que podían aportar su experiencia, se creó un equipo
de desarrollo de proyecto que coordinado por
la Consellería de Sanidad llevó a buen fin la
implantación consensuada del sistema REGAT en Galicia. El objetivo de nuestro trabajo
se centra en la función del profesional médico
de las unidades de Codificación Diagnóstica
de los Hospitales en lo correspondiente a implantación, apoyo a los distintos profesionales
y seguimiento del sistema gallego de registro
de tumores.
Dirección de Correspondencia:
Gloria María Rey García
Unidad de Codificación Clínica
C.H. Universitário de Vigo –Hospital Meixoeiro
Camiño Meixueiro, S/N
Tfn: 986 81 11 11 ext.: 211479
[email protected]
Palabras Clave
Registro de Tumores Gallego, REGAT, Colaboración Registro Tumores-Codificación
Diagnóstica, Función Unidad Codificación
papeles médicos 2010; VOL. 19 Núm. 2
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Role of the Unit in Diagnostic Coding Gallego
Registry of Tumors (REGAT).
New ways of collaboration
ABSTRACT
The launch of a record “unique” tumor in
place, implanted in our community before
2010, made it imperative to establish an organizational structure to maintain and support
all processes of registration, classification,
audit and analysis of data derived from both
of starting up, maintenance and Gallego Tumor Registry. For this and for the purpose
of cross-collaboration of various professional
organizations (physicians, pathologists, epidemiologists, encoders, informatic technicians,
etc.) which could provide expertise, a project
development team that coordinated by the
Department of Health is created. He achieved the agreed deployment of race REGAT in
Galicia system. The aim of our work focuses
on the role of professional Medical Diagnostic
Coding Units in the Hospital for implementation, support and monitoring of various professionals Galician registration system tumors.
Key words
Gallego Tumor Registry, REGAT, Collaboration-Consolidation Tumor Registry Diagnostics, Consolidation Unit Function
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INTRODUCCIÓN
La experiencia en las organizaciones de salud
ha demostrado que el éxito de los proyectos
que conllevan cierto esfuerzo y voluntariedad,
en lo que a recogida y declaración por parte
de los profesionales se refiere, pasa por una
correcta sistemática de implantación.
Por ello, la importancia de haber conseguido
definir y consensuar el funcionamiento de una
estructura organizativa a nivel autonómico, y
lo más importante su compromiso por parte
del crisol de profesionales que participan en la
misma, nos permitirá garantizar que el Registro Gallego de Tumores (en adelante REGAT)
aporte información actualizada y de calidad,
para la puesta a disposición de los distintos
profesionales e instituciones que la necesiten
para el desarrollo de su tarea, estudios, estadísticas o publicaciones.
Si bien el principal objetivo del trabajo fue
definir las funciones del médico codificador
en el REGAT y su implicación en la implantación y mantenimiento del mismo, hemos
puntualizado de forma genérica las distintas
funciones que la estructura organizativa debe
desempeñar, con independencia del tipo de
profesional que sea nombrado responsable en
las distintas organizaciones que participan en
el proyecto:
- Deberá contar obligatoriamente con un manejo experto de sistemas de codificación dentro de la organización.
- La implantación del mantenimiento del registro ha sido definido como “el corazón del
proyecto”. REGAT ha sido concebido como un
registro con un alto grado de automatización,
aprovechando dos ventajas fundamentales de
los Sistemas de Información Hospitalarios
Gallegos: la existencia de un catálogo de aplicaciones corporativo y la identificación única
del paciente en todos los sistemas, a través de
la integración con Tarjeta Sanitaria. Sin embargo, la automatización de un registro nunca
puede ser completa, siendo indispensable llevar a cabo manualmente una serie de procesos que permitan garantizar una alta calidad
de los datos.
- Las tareas de mantenimiento serán llevadas
a cabo desde los centros hospitalarios, con el
fin de asegurar la correcta ejecución de dichas
tareas.
- Debe de existir un nivel de supervisión y auditoría que gestionará los cambios en los procesos, asegurándose de su correcta comprensión por parte de todos los implicados.
- El seguimiento y evolución del REGAT debe
permitir, en base a un análisis del nivel de
uso, de las incidencias encontradas y de las
solicitudes de los centros, adoptar medidas
correctivas y adaptativas precisas.
- Un proyecto en el que intervienen diferentes
unidades y centros requiere un gran esfuerzo
de coordinación y gestión, debiéndose establecer procedimientos y circuitos ágiles de trabajo que den soporte a los diferentes procesos.
Los mismos serán consensuados, comunicados
e implantados en colaboración con los responsables del REGAT de cada una de las unidades
y centros que participan en el proyecto.
MATERIAL Y MÉTODOS
La Consellería de Sanidad bajo la responsabilidad del Coordinador del Sistema de Información del Cáncer en Galicia, ejerció como acción
inicial la creación de un grupo de trabajo multisectorial, formado por profesionales de primer nivel en sus ámbitos de responsabilidad.
Para ello se convocó desde las gerencias de los
hospitales del sistema, a clínicos, codificadores,
anatomo-patólogos, epidemiólogos e informáticos, con amplia experiencia en sistemas de
registro y explotación de información clínica.
Se procedió al análisis de los diferentes registros de tumores que estaban en marcha en el
Sistema Gallego de Salud.
Inventariados los diferentes sistemas de información corporativos implantados en los distintos operativos pertenecientes al Sistema Gallego de Salud, se analizó la posibilidad de automatización de la recogida de datos (figura 1).
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Se ejecutaron sesiones técnicas de definición
de requerimientos, obteniendo como resultado de las mismas la definición del marco
estratégico del proyecto y de los objetivos,
utilidades y criterios de inclusión de casos y
realizar una primera propuesta de variables
de registro.
RESULTADOS
Basándose en la importancia de la calidad de
codificación CIE-9-MC (como una de las bases de inclusión/modificación de registros al
REGAT), una de las conclusiones importantes
de las sesiones técnicas fue la necesidad de la
incorporación del médico responsable de codificación en tareas de supervisión, auditoría
y mantenimiento de la codificación velando
por la calidad y análisis de los datos, así como
elaboración de los informes necesarios para el
desempeño de las funciones de los distintos
estamentos que puedan aportar o solicitar información al registro.
Se promueve la designación de un Responsable
Operativo del REGAT en cada hospital y su respectiva inclusión en el Comité de Tumores.
Basado en los aplicativos ya implantados en el
Sistema Gallego de Salud, bajo el paragüas de
Sistema de Información y Análisis Complejos
(SIAC’s) se definen las necesidades de incorporar al mismo una herramienta específica
para la obtención de indicadores relevantes
REGAT y su vinculación con el resto de aplicativos ya implantados (figura 1).
Se realiza el diseño del Proceso de Automatización del REGAT (figura 2). Este se ha utilizado
como base de implantación del registro en todos los hospitales públicos de Galicia en 2010.
DISCUSIÓN
comunes a todos los centros del sistema sanitario (Anatomía Patológica, CMBD, Farmacia,
Listas de espera, Consultas Externas, Quirófanos) así como otros registros específicos como
el Registro de Mortalidad y Programa Gallego
de Detección Precoz de Cáncer de Mama.
Los registros de tumores deben de cumplir
obligatoriamente amplios criterios de calidad
y fiabilidad de la información, dado que de los
mismos, tanto los profesionales como las autoridades sanitarias, pueden tomar decisiones
de enorme trascendencia para la población.
Fundamental y casi condición previa para la
garantía de funcionamiento del REGAT han
sido los mecanismos de identificación única
del paciente en los sistemas de información
sanitarios, a través de la base de datos poblacional de Tarjeta Sanitaria.
El REGAT, cumpliendo criterios internacionales de control de calidad, se mide con tres características: Comparabilidad, Exhaustividad
y Validez.
La validez es quizás el aspecto más importante
dentro del control de calidad de un registro,
teniendo como misión principal la medición
de la exactitud del registro. Además del apoyo
en la implantación y en la colaboración con los
clínicos para el seguimiento, es en este criterio
(validez) donde las Unidades de Codificación
Diagnóstica tienen su principal función y donde el proyecto REGAT ha generado una nueva
vía de colaboración en el sistema del médico
responsable de codificación.
El sistema REGAT, a diferencia de otras iniciativas existentes de registro de tumores que
establecen la dicotomía entre registro hospitalario y registro poblacional, se concibe como
un sistema “único” capaz de dar respuesta a
las necesidades de la gestión asistencial, la investigación, la planificación y la vigilancia epidemiológica.
La implantación del REGAT en los hospitales
públicos de Galicia ha potenciado los métodos
de recogida automática de datos sobre tumores. Para ello se aprovecha la situación privilegiada del sistema de información sanitario gallego, que cuenta con aplicaciones corporativas
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Figura 1 - Definición del REGAT
Figura 2 - Proceso de automatización del REGAT
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